PENDAFTARAN PASIEN

No. :001/SPO-
Dokumen UKP/PKM-
SMT/2023
SPO No. Revisi :
Tanggal
: 21 Juni 2023
Terbit
Halaman : 1/7

PUSKESMAS PIPIYANTI, S.kep.Ners

SEMATA NIP. 197401052009042003

Pendaftaran pasien adalah pelayanan rutin petugas untuk

1. Pengertian menertibkan urutan pelayanan dan memudahkan mendapatkan

informasi rekam medis bagi seluruh fasilitas pelayanan yang
tersedia di Puskesmas.

Sebagai acuan penerapan langkah – langkah untuk melakukan

2. Tujuan pelayanan pasien di unit pendaftaran dan rekam medis berjalan
dengan tertib dan lancar.

3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala Puskesmas Semata Nomor : /SK/PKM-

SMT/2023 Tentang Perubahan Pada Kebijakan Pelayanan Klinis

a. Undang-undang Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan ;

b. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 Tahun 2008 tentang
Rekam Medis ;
4. Referensi c. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 43 tahun 2019 tentang
Pusat Kesehatan Masyarakat ;
d. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 11 tahun 2017 tentang
Keselamatan Pasien.

5. Prosedur/ a. Pasien Baru :

Langkah- 1) Petugas TRIASE mempersiapkan nomor antrian yang berbeda
langkah antara pasien Prioritas (lansia, disabilitas, balita, ibu hamil)
dengan Pasien Non Prioritas, pasien poli umum, poli gigi dan
poli TB.
2) Pasien mengambil nomor antrian sesuai dengan kondisi.
3) Petugas TRIASE memasukkan NIK/Kartu BPJS pasien dan poli
tujuan ke aplikasi antrian online BPJS sehingga data antrian
pasien tersambung dengan komputer petugas pendaftaran
4) Petugas pendaftaran akan memanggil pasien prioritas terlebih
dahulu baru kemudian pasien non prioritas sesuai dengan
nomor antrian yang tertera di komputer pendaftaran.
5) Petugas pendaftaran menanyakan apakah pasien atau keluarga
sudah pernah datang berobat ke Puskesmas atau sudah
memiliki kartu tanda berobat.
6) Petugas pendaftaran mengecek status pasien di antrian online
apakah memiliki BPJS yang aktif atau tidak.
7) Petugas pendaftaran memberikan formulir pendaftaran dan
general consent yang harus di isi oleh pasien baru.
8) Petugas pendaftaran memberikan penjelasan tentang cara
pengisian formulir pendaftaran dan general consent.
9) Petugas pendaftaran menyiapkan rekam medis pasien baru.
10)Petugas pendaftaran mencatat identitas (nama, alamat, tanggal
lahir/umur, nomor KK, agama, pekerjaan, status perkawinan,
nomor BPJS) ke dalam rekam medis pasien.
11)Petugas pendaftaran menyiapkan kartu tanda berobat untuk
satu keluarga dalam KK dan mengisi data yang diperlukan di
dalam kartu tanda berobat.
12)Petugas pendaftaran menyerahkan kartu tanda berobat kepada
pasien atau keluarga dan menjelaskan fungsi kartu tanda
berobat.
13)Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien untuk menuju ke
kursi tunggu sesuai ruang pelayanan.
14)Petugas mencatat identitas pasien di buku register pasien.
15)Petugas pendaftaran memberikan nomor urut dan bagi pasien
prioritas akan diberikan tulisan PRIORITAS di kertas resep dan
diselipkan di Rekam Medis pasien
16)Petugas mengantar rekam medis ke masing-masing ruang
pelayanan yang dituju.
17)Apabila selesai pelayanan, petugas Rekam Medis mengambil
kembali Rekam Medis di ruang pelayanan.
18)Petugas pendaftaran melakukan entri diagnosa ke dalam
sistem E-puskesmas di komputer.
19)Petugas Rekam Medis mengembalikan Rekam Medis ke rak
penyimpanan Rekam Medis berdasarkan urutan family folder.
20)Petugas ruang pendaftaran merapikan tempat pendaftaran.
b. Pasien Lama :
1) Petugas TRIASE mempersiapkan nomor antrian yang
berbeda antara pasien Prioritas (lansia, disabilitas, balita,
ibu hamil) dengan Pasien Non Prioritas, pasien poli
umum, poli gigi dan poli TB.
2) Pasien mengambil nomor antrian sesuai dengan kondisi.
3) Petugas TRIASE memasukkan NIK/Kartu BPJS pasien
dan poli tujuan ke aplikasi antrian online BPJS sehingga
data antrian pasien tersambung dengan komputer
petugas pendaftaran
4) Petugas pendaftaran akan memanggil pasien prioritas
terlebih dahulu baru kemudian pasien non prioritas
sesuai dengan nomor antrian yang tertera di komputer
pendaftaran.
5) Petugas pendaftaran menanyakan maksud
kedatangan/keluhan pasien untuk menentukan poli
tujuan.
6) Petugas pendaftaran mengecek status pasien di antrian
online apakah memiliki BPJS yang aktif atau tidak.
7) Petugas pendaftaran meminta kartu tanda berobat untuk
mencari rekam medis pasien, jika pasien tidak membawa
kartu tanda berobat, petugas pendaftaran menanyakan
nama KK dan alamat KK untuk mencari nomor rekam
medis.
8) Petugas Rekam Medis mencari rekam medis pasien
sesuai kartu tanda berobat, Jika rekam medis tidak
ditemukan, petugas pendaftaran membuat rekam medis
sementara.
9) Petugas pendaftaran mencatat hari, tanggal, jam di
status rekam medis pasien.
10)Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien untuk
menuju ke kursi tunggu sesuai ruang pelayanan.
11)Petugas pendaftaran mencatat identitas pasien di buku
register pasien.
12)Petugas pendaftaran memberikan nomor urut dan bagi
pasien prioritas akan diberikan tulisan PRIORITAS di
kertas resep dan diselipkan di Rekam Medis pasien.
13)Petugas mengantar rekam medis ke masing-masing
ruang pelayanan yang dituju.
14)Apabila selesai pelayanan, petugas mengambil kembali
 Rekam Medis di ruang pelayanan.
15)Petugas pendaftaran melakukan entri diagnosa ke dalam
sistem E-Puskesmas di computer.
16)Petugas Rekam Medis mengembalikan Rekam Medis ke
rak penyimpanan Rekam Medis berdasarkan urutan
family folder.
17)Petugas ruang pendaftaran merapikan tempat
pendaftaran.

6. Diagram Alir a.Pasien baru

Petugas mempersiapkan dua jenis

Pasien mengambil nomor
nomor antrian yang berbeda antara
antrian sesuai dengan
pasien Prioritas ( lansia,disabilitas,balita, kondisi
ibu hamil) dengan Pasien Non Prioritas

Petugas membantu pasien

Petugas pendaftaran Prioritas prioritas yang tidak
didampingi oleh keluarga
memanggil nomor antrian dengan
untuk mengambil nomor
awalan kode A untuk dilayani di antrian.
pendaftaran prioritas dan petugas Non
Prioritas memanggil nomor antrian
dengan awalan kode B untuk dilayani di
pendaftaran UMUM-JKN.
Petugas pendaftaran
menanyakan apakah pasien
Petugas pendaftaran menanyakan atau keluarga sudah pernah
maksud kedatangan/keluhan pasien datang berobat ke
untuk menentukan poli tujuan. Puskesmas atau sudah
memiliki kartu tanda berobat.

Petugas pendaftaran memberikan formulir Petugas pendaftaran

pendaftaran dan general consent yang menanyakan apakah pasien
harus diisi oleh pasien baru. mempunyai BPJS Kesehatan
atau tidak dan mengecek
status aktif peserta BPJS

Petugas pendaftaran memberikan

Petugas pendaftaran
penjelasan tentang cara pengisian
menyiapkan rekam medis
formulir pendaftaran dan general consent. pasien baru

Petugas pendaftaran mencatat

Petugas pendaftaran menyiapkan kartu identitas (nama, alamat,
tanda berobat untuk satu keluarga dalam tanggal lahir/umur, nomor KK,
KK dan mengisi data yang diperlukan di agama, pekerjaan, status
dalam kartu tanda berobat. perkawinan, nomor BPJS) ke
dalam rekam medis pasien.

Petugas pendaftaran menyerahkan kartu

Petugas pendaftaran
tanda berobat kepada pasien atau mempersilahkan pasien untuk
keluarga dan menjelaskan fungsi kartu menuju ke kursi tunggu
tanda berobat. sesuai ruang pelayanan
Petugas pendaftaran memberikan nomor
urut dan bagi pasien prioritas akan
Petugas mencatat
diberikan tulisan PRIORITAS di kertas
identitas pasien di buku
resep dan diselipkan di Rekam Medis
register pasien.
pasien.

b. Pasien Lama
 a. Ruang pendaftaran dan Rekam Medis
b. Ruang pemeriksaan umum
c. Ruang kesehatan gigi dan mulut
7. Unit Terkait
d. Ruang pelayanan KIA/KB, Imunisasi
e. Ruang MTBS
f. Ruang TB

8. Dokumen a. Formulir General Consent

Terkait b. Rekam Medis

9. Rekaman Histori Perubahan

No Yang diubah Isi Perubahan Tanggal

Perubahan
 PENDAFTARAN PASIEN

No. Kode :

Terbitan :
DAFTAR
TILIK No. Revisi :
PUSKESMAS
Tanggal Mulai Berlaku :
SEMATA
Halaman :1/5

No Daftar Pertanyaan Ya Tidak TB

Pasien Baru

1 Apakah Petugas mempersiapkan dua jenis nomor

antrian yang berbeda antara pasien
Prioritas dengan Pasien Non Prioritas ?
2 Apakah Pasien mengambil nomor antrian sesuai
dengan kondisi ?
3 Apakah Petugas membantu pasien Lansia dan
atau disabilitas yang tidak didampingi oleh
keluarga untuk mengambil nomor antrian?
4 Apakah Petugas pendaftaran memanggil nomor
antrian dengan awalan kode A (prioritas
terlebih dahulu), jika tidak ada maka
memanggil nomor antrian dengan awalan
kode B (pasien non prioritas)?
5 Apakah Petugas pendaftaran menanyakan nama
dan usia pasien yang akan berobat?
6 Apakah Petugas pendaftaran menanyakan apakah
pasien atau keluarga sudah pernah
datang berobat ke Puskesmas atau sudah
memiliki kartu tanda berobat?
7 Apakah Petugas pendaftaran memberikan formulir
pendaftaran dan general consent yang
harus di isi oleh pasien baru?
8 Apakah Petugas pendaftaran memberikan
 penjelasan tentang cara pengisian formulir
pendaftaran dan general consent?
9 Apakah Petugas pendaftaran mengecek
keanggotaan BPJS untuk pasien mandiri.
Jika tidak aktif, pasien terhitung umum?
10 Apakah Petugas pendaftaran menanyakan ruang
pelayanan mana yang akan dituju?
11 Apakah Petugas pendaftaran menyiapkan rekam
medis pasien baru?
12 Apakah Petugas pendaftaran mencatat identitas
(nama, alamat, tanggal lahir/umur, nomor
KK, agama, pekerjaan, status
perkawinan), nomor BPJS ke dalam rekam
medis pasien?
13 Apakah Petugas pendaftaran menyiapkan kartu
tanda berobat untuk satu keluarga dalam
KK dan mengisi data yang diperlukan di
dalam kartu tanda berobat?
14 Apakah Petugas pendaftaran menyerahkan kartu
tanda berobat kepada pasien atau
keluarga dan menjelaskan fungsi kartu
tanda berobat?
15 Apakah Petugas pendaftaran mempersilahkan
pasien untuk duduk di kursi tunggu sesuai
ruang pelayanan?
16 Apakah Petugas membuat bukti pelayanan
pendaftaran, dan menyerahkan kepada
pasien untuk membayar retribusi bagi
pasien umum?
17 Apakah Petugas mencatat identitas pasien di buku
register pasien baru?
18 Apakah Petugas pendaftaran memberikan nomor
urut di map rekam medis?
19 Apakah Petugas Rekam Medis mengantar rekam
medis ke masing-masing ruang pelayanan
yang dituju?
20 Apakah Apabila selesai pelayanan, petugas
Rekam Medis mengambil kembali Rekam
Medis di ruang pelayanan?
21 Apakah Petugas pendaftaran melakukan entri
diagnosa ke dalam program p-Care di
computer?
22 Apakah Petugas Rekam Medis mengembalikan
Rekam Medis ke rak penyimpanan Rekam
Medis berdasarkan family folder?
23 Apakah Petugas ruang pendaftaran merapikan
tempat pendaftaran?
Pasien Lama
1 Apakah Petugas mempersiapkan dua jenis nomor
antrian yang berbeda antara pasien
Prioritas dengan Pasien Non Prioritas ?
2 Apakah Pasien mengambil nomor antrian sesuai
dengan kondisi?
3 Apakah Petugas membantu pasien Lansia dan
atau disabilitas yang tidak didampingi oleh
keluarga untuk mengambil nomor antrian?
4 Apakah Petugas pendaftaran memanggil nomor
antrian dengan awalan kode A (prioritas
terlebih dahulu), jika tidak ada maka
memanggil nomor antrian dengan awalan
kode B (pasien non prioritas)?
5 Apakah Petugas pendaftaran menanyakan nama
dan usia pasien yang akan berobat?
6 Apakah Petugas pendaftaran menanyakan apakah
pasien atau keluarga lain sudah pernah
datang berobat ke Puskesmas atau sudah
memiliki kartu berobat?
7 Apakah Petugas pendaftaran mengecek
keanggotaan BPJS untuk pasien mandiri.
Jika tidak aktif, pasien terhitung umum?
8 Apakah Petugas pendaftaran meminta kartu tanda
berobat untuk mencari rekam medis
pasien?
9 Apakah Jika pasien tidak membawa kartu tanda
berobat, petugas pendaftaran
menanyakan nama KK dan alamat KK
untuk mencari nomor rekam medis?
10 Apakah Petugas Rekam Medis mencari rekam
 medis pasien sesuai kartu tanda berobat?
11 Apakah Jika rekam medis tidak ditemukan,
petugas pendaftaran membuat rekam
medis sementara?
12 Apakah Petugas Rekam Medis tetap mencari
rekam medis yang tidak ditemukan dan
menggabungkan rekam medis sementara
dengan rekam medis yang lama, setelah
pelayanan selesai?
13 Apakah Petugas pendaftaran mengidentifikasi
apakah nama pasien sudah terdaftar di
dalam family folder pasien sebelumnya?
14 Apakah Bagi pasien yang belum terdaftar di dalam
family folder, petugas ruang pendaftaran
memberikan nomor rekam medis pasien
baru kemudian mencatatnya di rekam
medis pasien?
15 Apakah Petugas pendaftaran mencatat hari,
tanggal, jam di status rekam medis jika
masih ada tepat di lembar rekam medis,
jika satu lembar rekam medis telah penuh,
petugas pendaftaran mengisi identitas
pasien (nama, alamat, tanggal lahir/umur,
nomor KK, agama, pekerjaan, status
perkawinan), nomor BPJS ke dalam rekam
medis pasien?
16 Apakah Petugas membuatkan kartu tanda berobat
jika kartu sebelumnya hilang dan
menjelaskan fungsi kartu tanda berobat?
17 Apakah Petugas membuat bukti pelayanan
pendaftaran, dan menyerahkan kepada
pasien untuk membayar retribusi bagi
pasien umum?
18 Apakah Petugas pendaftaran mempersilahkan
pasien untuk duduk di kursi tunggu sesuai
ruang pelayanan?
19 Apakah Petugas pendaftaran mencatat identitas
pasien di buku register pasien?
20 Apakah Petugas pendaftaran memberikan nomor
 urut di map rekam medis?
21 Apakah Petugas Rekam Medis mengantar rekam
medis ke masing-masing ruang pelayanan
yang dituju?
22 Apakah Apabila selesai pelayanan, petugas
Rekam Medis mengambil kembali Rekam
Medis di ruang pelayanan?
23 Apakah Petugas pendaftaran melakukan entri
diagnosa ke dalam program p-Care di
computer?
24 Apakah Petugas Rekam Medis mengembalikan
Rekam Medis ke rak penyimpanan Rekam
Medis berdasarkan family folder?
25 Apakah Petugas ruang pendaftaran merapikan
tempat pendaftaran?

Compliance Rate (CR) : .............................%

Semata,……………………..
Pelaksana/Auditor

(…………………….)