PERENCANAAN KEBUTUHAN

TENAGA REKAM MEDIS DENGAN

METODE WORKLOAD INDICATOR
or STAFFING NEED (WISN) DI
RUMAH SAKIT RAFFLESIA
BENGKULU
PENDAHULUAN

Pelayanan kesehatan adalah setiap upaya yang diselenggarakan sendiri atau secara
bersama-sama dalam suatu organisasi untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan,
mencegah dan menyembuhkan penyakit serta memulihkan kesehatan perseorangan,
keluarga, kelompok maupun masyarakat (Depkes RI, 2009). Pelayanan merupakan
kegiatan yang dinamis berupa membantu, menyiapkan, menyediakan dan memproses
serta membantu keperluan orang lain (Wahit dan Nurul, 2011).

Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan

kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan rawat inap, rawat jalan dan
gawat darurat (Undang-Undang RI, 2009).

Untuk menyelenggarakan pelayanan kepada pasien, berdasarkan Permenkes Nomor

749a/Menkes/Per/XII/1989 keberadaan rekam medis di rumah sakit sangat diperlukan,
karena kewajiban penyelenggara sarana pelayanan kesehatan untuk membuat rekam
medis baik pelayanan rawat jalan maupun rawat inap. Hal ini penting karena rekam
medis sebagai sumber informasi medis pasien. Dengan demikian di Unit Kerja Rekam
Medis membutuhkan sumber daya manusia yang tidak sedikit dan tentunya
berkompeten di bidangnya agar kegiatan pengelolaan rekam medis dalapt berjalan
dengan lancar.

Pengelolaan rekam medis yang baik membutuhkan tenaga yang kompeten di bidang
rekam medis. Perencanaan sumber daya manusia merupakan fungsi utama yang harus
dilaksanakan setiap organisasi serta harus menjadi fokus perhatian, sehingga langkah-
langkah yang diambil manajemen menjadi tepat guna lebih menjamin bahwa di dalam
organisasi tersedia tenaga kesehatan yang tepat untuk menduduki jabatan dan pekerjaan
yang tepat dalam waktu yang tepat dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran
yang telah ditetapkan. Salah satu bentuk perencanaan sumber daya manusia kesehatan
adalah tenaga rekam medis.

Kepmenkes RI Nomor 81/Menkes/SK/I/2004 Tentang Pedoman Penyusunan

Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat Provinsi, Kabupaten/Kota
serta Rumah Sakit merupakan pedoman yang digunakan untuk menyusun rencana
penyediaan dan kebutuhan sumber daya manusia di institusi pelayanan kesehatan.
Pedoman tersebut menggunakan metode WISN (Workload Indicator Staff Need),
dimana metode tersebut merupakan indikator yang menunjukkan besarnya kebutuhan
tenaga pada sarana kesehatan berdasarkan beban kerja, sehingga lokasi/relokasi akan
lebih mudah dan rasional.
Dari hasil observasi di Rumah Sakit Rafflesia Bengkulu, perencanaan kebutuhan tenaga
kesehatan khususnya rekam medis yang dibuat masih belum sempurna sehingga
kebijakan dalam perencanaan kebutuhan tenaga di bagian pendaftaran dan rekam medis
belum begitu jelas. Dilihat dari segi alur proses kebijakan perencanaan kebutuhan
tenaga pendaftaran dan rekam medis, langkah-langkah, koordinasi dan proses
konsultasi terkait perencanaan tersebut belum terstruktur dengan baik. Pengelolaan
sumber daya manusia kesehatan khususnya perencanaan kebutuhan tenaga rekam medis
di Rumah Sakit Raffesia Bengkulu belum dikelola secara profesional. Akibatnya tenaga
yang ada belum sesuai dengan kompetensi dan kebutuhan nyata di lapangan. Untuk
mencukupi kebutuhan akan tenaga rekam medis. Berdasarkan latar belakang yang telah
diuraikan, penulis tertarik untuk melakukan analisis kebutuhan rekam medis di Rumah
Sakit Rafflesia Bengkulu dengan metode WISN

METODE

Penelitian ini merupakan studi kasus yang bersifat deskriptif kualitatif dengan
pendekatan indukatif. Sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah sumber daya
kesehatan di Rumah Sakit Rafflesia Bengkulu pada loket pendaftaran dan rekam medis
sebanyak 3 orang. Teknik pengambilan sampel yang digunakan dalam penelitian ini
adalah non probality sampling dengan metode purposive sampling. Jenis data yang
digunakan dalam penelitian ini adalah data primer berupa data uraian tugas dan data
sekunder Data sekunder berupa analisis jabatan tiap jabatan dan data kepegawaian yang
ada di Rumah Sakit Rafflesia.

Observasi dilakukan dengan cara sistematis yaitu melihat kegiatan yang dialkuakn oleh
petugas dari awal kegiatan sampai akhir kegiatan di Rumah Sakit Raffelsia Bengkulu.
Instrument pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini dalam penelitian ini
berupa ceklis observasi, stopwatch dan formulir-formulir pencatatan.

Wawancara, peneliti mengumpulkan data dengan mengajukan secara langsung kepada

responden dengan bantuan panduan wawancara dan jawaban dicatat dengan
menggunakan alat pencatat.

Studi dokumentasi, dilakukan untuk mengetahui sumber data sekunder yang

mendukung penelitian ini. Seperti Standar Operasional Prosedur (SOP), kebijakan,
analisis jabatan, uraian tugas, data kepegawaian, profil Rumah Sakit Rafflesia dan
aturan yang berlaku di Rumah Sakit Rafflesia. Instrument yang digunakan adalah seklis
studi dokumentasi.
Reduksi data dapat diartikan pemilahan data dari penelitian yang dilakukan di lapangan.
Semua catatan-catatan tertulis saat penelitian dilakukan dan dipilah baik yang akan
diguanakan maupun tidak digunakan (Notoatmojo, 2002).

Penyajian data adalah proses setelah dlakukan reduksi data. Setelah dlakukan
pengolahan maka data disajikan baik berupa angka maupun bukan angka. Penelitian ini
adalah penelitian kuantitatif sehingga penyajian data bukan berupa angka namun berupa
teks yang bersifat naratif. Penyajian seperti itu dapat memberikan informasi yang detail
dan paham (Notoatmojo, 2002).

Kesimpulan yang dikemukakan dan didukung oleh bukti-bukto yang valid saat
penelitian mengumpulkan data di lapangan. Oleh itu, kedimpulan yang dikemukakan
merupakan kesimpulan yang dapat dipertanggung jawabkan (Notoatmojo, 2002).

HASIL DAN PEMBAHASAN

Uraian Pekerjaan Petugas Rekam Medis di Rumah Sakit Rafflesia Bengkulu

Berdasarkan Profil Rumah Sakit Raffesia Bengkulu Tahun 2014 dinyatakan bahwa
jumlah kunjungan pasien di Rumah Sakit Raffesia Bengkulu selama satu tahun
sebanyak 20.073 pasien. Pasien baru berjumlah 6.322 orang dan pasien lama berjumlah
13.751 orang. Uraian kegiatan tenaga pendaftaran dan rekam medis di Rumah Sakit
Raffesia Bengkulu meliputi mendaftar pasien dan entri data pasien ke Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS), memberikan informasi yang diperlukan oleh
pasien dan/atau keluarga, mencari dan mengembalikan berkas rekam medis ke rak
penyimpanan berkas, mendistribusikan berkas rekam medis ke klinik, mencetak register
kunjungan pasien, membuat laporan tahunan rumah sakit dan membuat laporan
perencanaan kebutuhan rekam medis.

Berikut disajikan data mengenai uraian kegiatan tenaga pendaftaran dan rekam medis
beserta kuantitas kerja dan waktu kerja per-kegiatan.

Tabel 4.1

Uraian Kegiatan Tenaga Rekam Medis

 Rata-Rata
Waktu
No Kegiatan Kuant Per-
Kegiatn
(Menit)
Menyiapkan
peralatan Kali 288 10
pendaftaran
Wawancara
Psien 6322 3
pasien baru
Wawancara
Psien 13751 1,5
pasien lama
Memberikan
Kali 20073 1
info
Membuat RM
Brkas 6322 1
baru
Membuat
kartu berobat Kartu 6322 1
baru
Mencatat
nomor RM Kali 6322 0.5
baru
Entri data
sosial pasien Psien 6322 3
baru
Entri data
Psien 13751 0,5
pasien lama
Mencari RM
Brkas 13751 2
lama
Distribusi RM Brkas 20073 0,5
Entri data
pemeriksaan Kali 20073 5
(coding)
Membuat map
Brkas 6322 2
RM baru
Sortir berkas
Brkas 20073 0.25
RM
Mengembalian
Brkas 20073 2
RM ke filling
Cetak register
Kali 288 15
harian
Merapikan
nomor urut Kali 288 15
pendaftaran
Membuat
laporan
Kali 12 120
bulanan rumah
sakit
 Rata-Rata
Waktu
No Kegiatan Kuant Per-
Kegiatn
(Menit)
Membuat
laporan
Kali 1 300
tahunan rumah
sakit
Rapat bulanan Kali 12 120
Lokakarya Kali 1 120
Seminar Kali 4 240
Membuat
laporan
Kali 1 120
perencanaan
RM

berdasarkan uraian pekerjaan petugas rekam medis di Rumah Sakit Rafflesia Bengkulu,
pekerjaan paling singkat yang dilakukan oleh petugas adalah 0,25 menit untuk sortir
rekam medis dan pekerjaan paling banyak menyita waktu adalah pembuatan laporan
tahunan.

Setiap sumber daya manusia memiliki uraian pekerjaan yang harus mereka gunakan
sebagai pedoman dalam menjalankan tugasnya. Uraian pekerjaan merupakan ringkasan
aktivitas-aktivitas yang terpenting dari suatu jabatan, termasuk di dalamnya tugas dan
tanggungjawab. Dengan kata lian, uraian pekerjaan menjelaskan tentang apa yang harus
dikerjakan, mengapa dikerjakan, dimana dikerjakan serta bagaimana cara ringkas
mengerjakannya. Penyelenggaraan rekam medis menurut Keputusan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 135/Kep/Menpan/12/2002 dakam Hatta
(2008) adalah kegiatan pelayanan penunjang secara profesional yang berorientasi pada
kebutuhan informasi kesehatan bagi pemberi pelayanan kesehatan, administrator dan
manajemen pada sarana pelayanan kesehatan dan instansi lain yang berkepentingan
berdasarkan pada ilmu pengetahun rekam medis.

terselenggaranya manajemen informasi kesehatan dimulai dengan dibuatnya rekam

medis secara baik dan benar oleh tenaga kesehatan pada sarana pelayanan kesehatan
yang kemudian dikelola secara terencana melalui teknologi informasi dan komunikasi.
Penyelenggarakan rekam medis yang baik bergantung pada petugas rekam medis itu
sendiri. Dengan terpenuhinya jumlah petugas rekam medis yang sesuai dengan uraian
pekerjaan tiap-tiap unit kerja maka pelayanan akan menjadi lebih maksimal. Oleh
karena itu, perencanaan untuk pengembilan keputusan kebutuhan tenaga kerja sesuai
uraian pekerjaan yanga ada diperlukan agar pelayanan yang diberikan dapat berjalan
secara maksimal.
Menurut Sastrohadiwirya (2002), uraian pekerjaan merupakan rincian pekerjaan yang
berisikan informasi menyeluruh tentang tugas atau kewajiban, tanggungjawab dan
kondis-kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan tersebut dikerjakan serta pedoman,
petunjuk dan arah tindakan bagi tenaga kerja untuk melaksanakan pekerjaan sesuai
dengan tugas dan tanggungjawab. Berdasarkan Kepmenkes Nomor
81/Menkes/SK/I/2004 rata-rata waktu adalah suatu kegiatan pokok oleh masing-masing
katagori sumber daya manusia pada setiap unit kerja. Kebutuhan waktu untuk
menyelesaikan kegiatan sangat bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan, Standar
Operasional Prosedur (SOP), sarana dan prasarana medic yang tersedia serta
kompetensi sumber daya manusia. Rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh seorang
tenaga pendaftaran dan rekam medis dalam menyelesaikan semua kegiatan pokoknya
selama satu tahun adalah 399.125,5 menit.

Perhitungan Kebutuhan Petugas Rekam Medis di Rumah Sakit Rafflesia

Bengkulu dengan Metode WISN

Waktu Kerja Tersedia per-Sumber Daya Manusia pada Unit Rekam Medis

Hari kerja dalam satu tahun di Rumah Sakit Rafflesia Bengkulu adalah 288 hari (jumlah
hari kerja satu tahun yang sudah dikurangi hari libur nasional, cuti, ketidakhadiran kerja
dan lain-lain). Adapun waktu kerja efektif dalam satu hari kerja adalah 7 jam. Dengan
demikian, total waktu kerja tersedia selama satu tahun di Rumah Sakit Rafflesia
Bengkulu adalah 120.960 menit.

= 288 hari x 7 jam

= 2016 jam

= 120.960 menit

Standar Beban Kerja per-Sumber Daya Manusia pada Unit Kerja Rekam Medis

Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama satu per-kategori
sumber daya manusia. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun
berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (rata-rata waktu) dan
waktu yang tersedia per-tahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga.

Waktu Kerja Tersedia

STD =
Waktu Kerja per-Kegiatan Pokok

Berikut disajikan standar beban kerja tenaga rekam medis di Rumah Sakit Rafflesia
Bengkulu per-kegiatan pokok.
Tabel 4.2

Standar Beban Kerja per-Kegiatan Pokok

Standar
No Kegiatan Beban
Kerja
Menyiapkan peralatan
12096
pendaftaran
Wawancara pasien baru 40320
Wawancara pasien lama 80640
Memberikan info 120960
Membuat RM baru 120960
Membuat kartu berobat
120960
baru
Mencatat nomor RM baru 241920
Entri data sosial pasien
40320
baru
Entri data pasien lama 241920
Mencari RM lama 60480
Distribusi RM 241920
Entri data pemeriksaan
241920
(coding)
Membuat map RM baru 60480
Sortir berkas RM 483840
Mengembalian RM ke
60480
filling
Cetak register harian 8064
Merapikan nomor urut
8064
pendaftaran
Membuat laporan bulanan
1008
rumah sakit
Membuat laporan tahunan
403.2
rumah sakit
Rapat bulanan 1008
Lokakarya 1008
Seminar 504
Membuat laporan
1008
perencanaan RM

Berdasarkan tabel 2 diatas, diperoleh data standar beban kerja paling rendah adalah
kegiatan sortir berkas rekam medis sebesar 483.840 menit/tahun. Hal ini menunjukkan
bahwa kegiatan sortir berkas rekam medis membutuhkan waktu 1/483.840 dari hari
kerja tersedia dalam satu tahun. Sedangkan standar beban kerja paling tinggi adalah
membuat laporan tahuna rumah sakit 403.2 menit/tahun. Hal ini menunjukkan untuk
membuat laporan petugas membutuhkan waktu 1/403.2 dari hari kerja tersedia dalam
satu tahun.

Standar Kelonggaran per-Sumber Daya Manusia pada Unit Kerja Rekam Medis

Penyusunan standar kelonggaran bertujuan untuk memperoleh faktor kelonggaran tiap

kategori sumber daya manusia meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk
menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi
rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok/pelayanan. Penyusunan faktor
kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tiap
kategori tentang; kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan
pasien, misalnya rapat, penyusunan loparan kegiatan, menyusun kebutuhan bahan habis
pakai; frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu bulan; serta waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan kegiatan.

Kuant. Keg. Pok Stand


= +
SDM Stand Bbn Krja Kleongrn

Menurut Kepmenkes Nomor 81/Menkes/SK/I/2004, standar kelonggaran dapat dihitung

dengan rumus:

Rata-Rata Waktu per-Faktor

SKG = Kelonggaran
Waktu Kerja Tersedia

Berikut disajikan standar kelonggaran tenaga rekam medis di Rumah Sakit Rafflesia
Bengkulu

Tabel 4.3 Standar Kelonggaran

Wkt
Standar
No Kgiatn Sat Kuant
Klonggrn
(mnt)
Rapat
Kali 12 120 0,000992
bulanan
Lokakarya Kali 1 120 0,000992
Seminar Kali 1 240 0,001984
Jumlah 0,003968
Dari tabel 3 tersebut diketahui bahwa standar kelonggaran yang diperoleh sebesar
0,003968. Artinya setiap petugas loket pendaftaran dan rekam medis mempunyai faktor
kelonggaran sebesar 0,003968 sumber daya manusia ataua dengan kata lain, setiap
petugas membutuhkan waktu untuk menghadiri rapat atau lokakarya sebesar 0,3968%
dari total kerja waktu tersedia. Standar kelonggaran yang paling banyak membutuhkan
waktu adalah menghadiri seminar dengan standar waktu 0,001984 sumber daya
manusia atau 0,1984% dari total waktu kerja tersedia.

Kebutuhan Sumber Daya Manusia Pendaftaran dan Rekam Medis yang Ideal

Menurut Kepmenkes Nomor 81/Menkes/SK/I/2004, kebutuhan sumber daya manusia

untuk bagian pendafataran dan rekam medis di Rumah Sakit Rafflesia Bengkulu dengan
menggunakan rumus:

Tabel 4.4

Kebutuhan Sumber Daya Manusia Pendaftaran dan Rekam Medis

Kebutuhan
No Kegiatan
SDM
Menyiapkan peralatan
0,0238
pendaftaran
Wawancara pasien baru 0,1568
Wawancara pasien lama 0,1705
Memberikan info 0,1659
Membuat RM baru 0,0523
Membuat kartu berobat
0,0523
baru
Mencatat nomor RM
0,0261
baru
Entri data sosial pasien
0,1568
baru
Entri data pasien lama 0,0568
Mencari RM lama 0,2274
Distribusi RM 0,0829
Entri data pemeriksaan
0,0829
(coding)
 Kebutuhan
No Kegiatan
SDM
Membuat map RM baru 0,1045
Sortir berkas RM 0,0415
Mengembalian RM ke
0,3319
filling
Cetak register harian 0,0357
Merapikan nomor urut
0,0357
pendaftaran
Membuat laporan
0,0119
bulanan rumah sakit
Membuat laporan
0,0025
tahunan rumah sakit
Rapat bulanan 0,0119
Lokakarya 0,0009
Seminar 0,0079
Membuat laporan
0,0009
perencanaan RM
Jumlah 1,8398

Jumlah kebutuhan sumber daya manusia = 1,8398 + 0,004 = 1,8438 ~ 2 sumber daya
manusia.

Jumlah petugas pendaftaran dan rekam medis yang ada di Rumah Sakit Rafflesia
Bengkulu sampai dengan bulan Desember 2014 sebanyak 1 orang. Dengan demikian,
tenaga pendaftaran dan pengelolaan rekam medis masih kurang 1 orang lagi.

Berdasarkan Kepmenkes RI Nomor 81/Menkes/SK/I/2014 Tentang Pedoman

Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat Provinsi,
Kabupaten/Kota serta Rumah Sakit dinyatakan bahwa perencanaan sumber daya
manusia kesehatan ditunjukan pada perhitungan kebutuhan sumber daya manusia
kesehatan untuk memenuhi kebutuhan pada sarana pelayanan kesehatan seperti
puskesmas, rumah sakit, poloklinik dan lain-lainnya. Oleh sebab itu, perencanaan
kebutuhan sumber daya manusia bukanlah kegiatan yang ringan. Hal ini dikarenakan
perhitungan kebutuhan sumber daya manusia harus menggunakan metode perhitungan
yang berdasarkan pada beban pekerjaan nyata yang dilaksanakan oelh tiap kategori
sumber daya manusia kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan.
Metode tersebut haruslah mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis muah
diterapkan, komprehensif dan realistis. Metode yang sesuai dengan kondisi tersebut
adalah metode perhitungan kebutuhan sumber daya menusia berdasarkan beban kerja
(WISN). Menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2008 Tentang
Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan
Pemerintah Derah (Ningsih, 2012), analisis beban kerja dilaksanakan untuk mengukur
dan menghitung beban kerja setiap jabatan atau unit kerja dalam rangka efisiensi dan
efektivitas pelaksanaan tugas dan meningkatkan kapasitas organisasi yang profesional,
transparam. proposional dan rasional. Selain itu, menurut penelitian Suharyono dan
Adisasmito (2006), kelebihan perhitungan tenaga kesehatan menggunakan metode
WISN adalah lebih fokus pada perhitungan kebutuhan tenaga kesehatan serta
menyesuaikan dengan uraian tugas yang ada pada unit kerja yang diteliti sehingga
diperoleh hasil yang sesuai dengan beban kerja berdasarkan uraian pekerjaan.

SIMPULAN

Kebutuhan sumber daya manusia pada pendaftaran dan pengelolaan rekam medis yang
ideal berdasarkan metode WISN yang di Rumah Sakit Rafflesia Bengkulu adalah
sejumlah 2 orang.

DAFTAR PUSTAKA

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 81/Menkes/SK/I/2014

Tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan di
Tingkat Provinsi, Kabupaten/Kota serta Rumah Sakit.

Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2008 Tentang Pedoman
Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah
Daerah.

Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 377/Menkes/SK/III/2007 Tentang

Standar ProfesiPerekam Medis dan Informasi Kesehatan

Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 129/Menkes/SK/II/2008 Tentang

Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.

Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Tentang

Rekam Medis.

Ningsih, D.W. 2012. Perencanaan Kebutuhan Petugas Rekam Medis Berdasarkan

Uraian Pekerjaan Sebagai Dasar Pengambilan Keputusan di Rumah sakit Grhasia
Yogyakarta Tahun 2012. Tugas Akhir D-3 Rekam Medis Sekolah Vokasi UGM.
Notoatmodjo, S. 2002. Pengembangan Sumber Daya Manusia. Jakarta : Rineka Cipta.

Sastrohadiwirya, S. 2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia. Jakarta : Bumi Aksara.

Suharyono, M, W dan Adisasmito Wiku B, B. 2006. Analisis Jumlah Kebutuhan

Tenaga Pekarya dengan Woks Sampling di Unit Layanan Gizi Pelayanan Kesehatan
Saint Carolus. Tersedia di alamat http://staf.blog.ui.ac.id/wiku-a/files/2009/10/analsiis-
jml-kebutuhantenaga-pekarya-dengan-work-sampling-out.pdf.