Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah

Setempat (PWS)

menyesuaikan menu dan tampilan setelah akun login terverifikasi dengan mengentrikan
user name dan password secara benar.

Gambar 2.1. Halaman Login Aplikasi Sistem Informasi Pencatatan dan Pelaporan
Imunisasi - Pemantauan Wilayah Setempat (PWS)

Sebagai catatan, kriteria password yang baik dan handal (tidak mudah ditebak dan di-
hack oleh orang lain) adalah sebagai berikut:
1. Paling sedikit terdiri atas 8 (delapan) karakter
2. Bukan kata yang terdapat dalam kamus.
3. Bukan termasuk kata yang sama dengan struktur huruf pada keyboard. Misalnya
“qwerty”, “asdf”, “zxcv”.
4. Tidak mengandung data pribadi seseorang, seperti tanggal lahir, nim, dan
sebagainya.
5. Bukan merupakan kata dengan struktur berulang-ulang, seperti “abc”, “123456”,
“abc123”, “aabbcc”, dan sejenisnya.
6. Sebaiknya kombinasi huruf besar dan kecil. Misalnya “liNuX”.
7. Sebaiknya kombinasi kata ditambah dengan angka, misal “uBunTu73”.
8. Akan lebih baik lagi jika dikombinasikan dengan karakter khusus, seperti
~!@#$%^&*()_+

7
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

5. Step 2 - Mengentri Data

Langkah ini dilakukan hanya bila step 1 telah dilengkapi dengan baik. Jangan sampai
ada langkah pada step 1 yang terlewat.

5.1. Mengentri Data Pembagi (Denominator) dan Data Pasien

Pada tahapan ini dientrikan data pembagi (denominator) berdasarkan tahun berjalan,
lokasi Puskesmas, dan cakupan kelurahan di Puskesmas. Dilakukan oleh Petugas
Imunisasi. Bila proses ini dilewati, maka fitur Target Pencapaian Kumulatif Bulanan
(Gambar 5.5) tidak akan keluar hasilnya.

5.1.1. Login sebagai aktor petugas imunisasi

5.1.2. Sorot menu menu utama | input target sasaran tahunan, pastikan data yang
dientrikan sesuai dengan standar dari kemenkes (bila ada pertimbangan tertentu
yag menyebabkan entri tidak sesuai dengan standar kemenkes, agar disepakati
terlebih dahulu dengan pemangku kepentingan terkait seperti kepala puskesmas
dan lainnya, baru entrikan data).

Gambar 5.1. Daftar (Transaksi) Data Target Sasaran Imunisasi per Kelurahan/Desa

12
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.2. Tambah Data Target Sasaran Imunisasi per Kelurahan/Desa (Step 1)

Gambar 5.3. Tambah Data Target Sasaran Imunisasi per Kelurahan/Desa (Step 2)

13
Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.4. Rekap Pencapaian Target Sasaran Bulanan

14
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.5. Target Pencapaian Kumulatif Bulanan

5.1.3. Sorot menu menu utama | input biodata sasaran, untuk melakukan entri data
pasien yang akan dilakukan imunisasi.

- untuk bayi baru lahir (BBL), setelah entri data sasaran baru, alamat rumah dan
status pribadi, setelah menekan tombol hijau bertuliskan “simpan dan lanjut ke
form bayi baru lahir”, akan ada form tambahan yang harus diisi.
- untuk pasien imunisasi yang bukan BBL, setelah menekan tombol biru
bertuliskan “simpan dan lanjut ke pelayanan imunisasi”, lanjut ke layanan
imunisasi.
- pasien yang akan dilayani dipilih, kemudian tekan tombol kuning bertuliskan
“layanan” untuk melakukan pelayanan imunisasi.

Sasaran imunisasi secara garis besar terbagi atas 2 (dua) jenis, yaitu bayi baru lahir
(BBL), dan sasaran imunisasi (untuk pasien yang didaftarkan tidak sejak lahir di

15
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Puskesmas yang bersangkutan). Pembagian ini diperlukan mengingat perlakuan sistem

terhadap kedua objek sasaran imunisasi tersebut berbeda.

Gambar 5.6. Daftar Sasaran Imunisasi

16
Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.7. Tambah Data Bayi Baru Lahir (BBL) dan Sasaran Imunisasi

17
Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.8. Form Tambahan untuk Register Bayi Baru Lahir (BBL)

18
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

5.2. Mengentri Data Layanan Imunisasi Terhadap Pasien

Pada tahapan ini dilakukan entri data layanan imunisasi terhadap pasien yang telah
terdaftar dalam sistem.

Gambar 5.9. Daftar Pelayanan Imunisasi

Catatan: Alur pendaftaran dan pelayanan dikondisikan sedemikian rupa sehingga mirip
dengan SIP/SIKDA Generik, sehingga relatif memudahkan bila integrasi modul imunisasi
sebagai komponen pelengkap layanan KIA pada aplikasi SIP/SIKDA Generik dilakukan
nanti.

5.2.1. Sorot menu menu utama | input pelayanan imunisasi, untuk melakukan review
terhadap pelayanan imunisasi

Masih terkait dengan fitur sebelumnya, pada bagian ini akan dijelaskan fitur baru lainnya
yaitu rekalkulasi jadwal imunisasi secara dinamis. Fitur ini dapat diakses oleh petugas
imunisasi ketika melakukan tugasnya dalam melayani pasien.

19
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.10. Pelayanan Imunisasi (Step 1)

Walau jadwal imunisasi yang ada sebelumnya sudah baik karena di-generate
berdasarkan tanggal lahir bayi, kelemahan pada pengembangan aplikasi tahun kemarin
adalah jadwal yang ada bersifat statis dan bila di tengah pelaksanaannya ternyata
tanggalnya meleset (tepatnya: imunisasi dilakukan telat dari yang telah dijadwalkan),

20
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

penanggalan terhadap imunisasi yang dilakukan sesudahnya tidak ikut berubah secara
dinamis. Hal ini sudah diperbaiki dengan menambahkan tampilan jadwal realisasi
kegiatan imunisasi yang dilakukan oleh petugas imunisasi terhadap pasien yang
bersangkutan.

Gambar 5.11. Rekomendasi Jadwal Imunisasi vs. Realisasi Jadwal Imunisasi

Bila realisasi yang dilakukan oleh petugas imunisasi bergeser (biasanya lebih telat, walau
lebih cepat juga dimungkinkan pada beberapa kasus) dari jadwal yang telah dikalkulasi
berdasarkan tanggal kelahiran bayi, maka system secara otomatis akan memberikan
warna background kuning pada cell layanan imunisasi tersebut.

21
Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.12. Pelayanan Imunisasi (Step 2)

22
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.13. Pelayanan Imunisasi (Step 3)

Fitur ini merupakan penanda bagi pasien sasaran imunisasi bahwa yang bersangkutan
telah melalui proses imunisasi dasar lengkap maupun imunisasi lengkap lanjutan bayi
dua tahun (baduta). Sertifikat ini bisa diunduh dalam bentuk portable document format
(pdf), yang mana linknya akan muncul bila data imunisasi yang dibutuhkan lengkap terisi.

23
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.14. Sertifikat Imunisasi Dasar Lengkap (IDL)

Gambar 5.15. Sertifikat Imunisasi Lengkap Lanjutan Bayi Dua Tahun (Baduta)

24
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

5.2.2. Sorot menu menu utama | form bayi baru lahir, untuk melakukan review data
BBL yang telah dientrikan di puskesmas yang bersangkutan
5.2.3. Sorot menu menu utama | daftar anak imunisasi hari ini, untuk melakukan
review terhadap data pasien (anak) yang akan dilakukan imunisasi pada hari ini di
puskesmas yang bersangkutan

Dalam melaksanakan tugasnya, petugas imunisasi perlu melihat data tentang bayi /
individu mana saja yang akan disuntik dari hari ke hari, termasuk mereka yang masih
belum dilakukan suntik vaksinasi.

Gambar 5.16. Daftar Imunisasi Anak Hari Ini

Data yang ditampilkan merupakan hasil populate terhadap data sasaran imunisasi yang
memiliki kesesuaian tanggal pada rekomendasi jadwal imunisasi dengan tanggal hari ini.
Desain tampilan antar muka dikondisikan konsisten dengan fitur pelayanan sasaran
imunisasi, sehingga petugas imunisasi diharapkan tidak menemui kesulitan yang berarti
dalam melakukan pelayanan dengan menggunakan fitur ini.

5.2.4. Logout

25
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

5.3. Mengentri Data Stok Vaksin, Stok Logistik dan Ketersediaan Cold Chain

Pada tahapan ini dientrikan data stok vaksin, stok logistik dan ketersediaan cold chain
berdasarkan bulan berjalan dan lokasi Puskesmas. Dilakukan oleh Petugas Imunisasi.

5.3.1. Login sebagai aktor petugas imunisasi

5.3.2. Sorot menu menu utama | input stok vaksin, untuk melakukan entri data stok
vaksin di puskesmas yang bersangkutan. Dilakukan setiap awal bulan
5.3.3. Sorot menu menu utama | input stok logistik, untuk melakukan entri data stok
logistik di puskesmas yang bersangkutan. Dilakukan setiap awal bulan
5.3.4. Sorot menu menu utama | input ketersediaan cold chain, untuk melakukan entri
data ketersediaan cold chain di puskesmas yang bersangkutan. Dilakukan setiap
awal bulan
5.3.5. Logout

5.4. Mengentri Data Pengeluaran Stok Vaksin, Stok Logistik dan Stok (Kondisi)
Cold Chain

Pada tahapan ini dientrikan data pengeluatan vaksin, stok logistik dan ketersediaan cold
chain berdasarkan bulan berjalan dan lokasi Puskesmas. Angka yag dientrikan akan
dipergunakan sebagai pengurang dari stok yang telah dientrikan pada poin 5.2).
Dilakukan oleh Petugas Imunisasi.

5.4.1. Login sebagai aktor petugas imunisasi

5.4.2. Sorot menu menu utama | pengeluaran stok vaksin harian, untuk melakukan
entri data stok vaksin di puskesmas yang bersangkutan. Dilakukan setiap hari.

Entri data agregat secara statik sudah disediakan untuk stok vaksin di tingkat Puskesmas,
yang mana secara berjenjang akan dijumlah berdasarkan hirarki kewilayahan dengan
urutan Puskesmas – Dinkes Kab/Kota – Dinkes Propinsi – Kemenkes. Mengingat
penggunaan aplikasi ini akan terintegrasi erat dengan aplikasi SIKDA Generik versi 2.0

26
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

secara modular, maka manajemen stok dan logistik vaksin pada aplikasi Sistem Informasi
Imunisasi juga harus disesuaikan dengan alur program yang sudah ditanamkan pada
aplikasi SIKDA Generik versi 2.0 tersebut, dengan memperhatikan dasar hukum yang
berasal dari Kemenkes sebagai regulator sekaligus sebagai leading sector di bidang
kesehatan.

Selain manajemen stok dan logistik untuk vaksin, terdapat juga manajemen stok dan
logistik untuk logistik pendukung dan cold chain.

Gambar 5.17. Daftar (Transaksi) Input Stok Vaksin Bulanan

27
Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.18. Tambah Stok Vaksin Bulanan (Step 1)

Gambar 5.19. Tambah Stok Vaksin Bulanan (Step 2)

28
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.20. Daftar (Transaksi) Input Stok Logistik Pendukung Bulanan

Secara antar muka, proses tambah, ubah dan hapus pada stok logistik pendukung dan
stok cold chain sama dengan vaksin.

Gambar 5.21. Daftar (Transaksi) Input Stok Cold Chain Bulanan

29
Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.22. Daftar Pengeluaran Stok Harian

Gambar 5.23. Tambah Pengeluaran Stok Harian (Step 1)

30
Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.24. Tambah Pengeluaran Stok Harian (Step 2)

31
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.25. Laporan Monitoring Logistik Imunisasi

5.4.3. Sorot menu menu utama | pengeluaran stok logistik harian, untuk melakukan
entri data stok logistik di puskesmas yang bersangkutan. Dilakukan setiap hari
5.4.4. Sorot menu menu utama | pengeluaran stok cold chain bulanan, untuk
melakukan entri data ketersediaan stok dan kondisi peralatan cold chain di
puskesmas yang bersangkutan. Dilakukan setiap awal bulan
5.4.5. Logout

32
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

6. Step 3 - Meng-generate laporan

Merupakan fitur pelaporan berdasarkan data-data yang telah dientrikan. Di-generate

secara bulanan oleh setiap tingkat manajerial pengelolaan data kesehatan (Puskesmas
– Dinkes Kab/Kota – Dinkes Propinsi – Kemenkes). Petugas Imunisasi dan Kepala
Puskesmas (untuk tingkat puskesmas), Dinkes Kab/Kota (untuk tingkat kab/kota), Dinkes
Provinsi (untuk tingkat provinsi), dan Admin Kemenkes (untuk tingkat nasional).

6.1. Meng-generate Laporan Register Imunisasi

6.1.1. Login sebagai aktor petugas imunisasi

6.1.2. Sorot menu formulir pencatatan | register imunisasi bulanan, untuk
menggenerate pelaporan terkait register imunisasi bulanan di puskesmas yang
bersangkutan. Dilakukan setiap awal bulan.

Gambar 6.1. Register Imunisasi Bulanan

33
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Tampilan yang ada dikondisikan sedemikian rupa sehingga aktor yang meng-generate
laporan bias mereview dulu data yang akan diekspor ke dalam bentuk spreadsheet.
Variabel yang dimasukkan untuk membatasi jumlah tampilan adalah bulan dan tahun
dalam bentuk drop down menu.

6.2. Meng-generate Laporan Pencapaian Target Sasaran

6.2.1. Sorot menu formulir pelaporan | rekap pencapaian target sasaran, untuk
menggenerate pelaporan terkait rekap pencapaian target sasaran di puskesmas
yang bersangkutan. Dilakukan setiap awal bulan.
6.2.2. Sorot menu formulir pelaporan | LB imunisasi, untuk menggenerate pelaporan
terkait kegiatan imunisasi bulanan di puskesmas yang bersangkutan. Dilakukan
setiap awal bulan.

Merupakan fitur pelaporan yang berisikan data imunisasi yang telah dilakukan dan di-
generate secara bulanan oleh petugas imunisasi. Tampilan yang ada dikondisikan
sedemikian rupa sehingga aktor yang meng-generate laporan bias mereview dulu data
yang akan diekspor ke dalam bentuk spreadsheet. Variabel yang dimasukkan untuk
membatasi jumlah tampilan adalah bulan dan tahun dalam bentuk drop down menu.

Gambar 6.2. Laporan Bulanan (LB) Imunisasi

34
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Untuk mempermudah view atas kolom yang tersedia, field total diberi cell background
warna kuning.

6.3. Meng-generate Laporan Monitoring Logistik

6.3.1. Sorot menu formulir pelaporan | laporan monitoring logistik imunisasi, untuk
menggenerate pelaporan terkait monitoring stok vaksin, logistik dan cold chain di
puskesmas yang bersangkutan. Dilakukan setiap awal bulan.
6.3.2. Sorot menu formulir pelaporan | grafik, untuk meng-generate tampilan target
pencapaian hingga bulan dan tahun berjalan di puskesmas yang bersangkutan.
Dilakukan setiap awal bulan (data yang ditampilkan dapat difilter berdasarkan jenis
imunisasi, bulan, dan tahun; pada bagian bawah chart terdapat data tekstual
berdasarkan kelurahan cakupan puskesmas yang bersangkutan).
6.3.3. Logout.

Catatan: form-form pada menu pengaturan | data master dapat dikelola juga oleh
petugas imunisasi selain oleh administrator puskesmas.

Catatan Tambahan:

1. User name dan password untuk akun Administrator Puskesmas saat ini disamakan
dengan user name dan password untuk akun Administrator Puskesmas pada aplikasi
Keluarga Sehat.
2. Data-data yang dientrikan pada beberapa form secara otomatis akan dijumlah secara
berjenjang sesuai hirarki wilayah yang terdapat pada internal database sistem.
Sehingga bila administrator dinkes tingkat propinsi dan administrator tingkat kab/kota
login ke sistem yang sama, data yang ditampilkan sudah otomatis berupa agregat
yang dijumlahkan sesuai tingkatan hirarki wilayah.
3. Pastikan untuk keluar dari aplikasi (logout) bila aplikasi ditinggalkan atau tidak dipakai,
untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

35