Definisi Quality Assurance (QA)

Terkadang kita merasa bingung ketika membedakan antara definisi Quality

Control (QC) dan Quality Assurance (QA), karena kedua hal tersebut hamper
mirip dari segi kata dan keduanya memang berada pada departemen yang
sama di dalam perusahaan. Nah, yang membedakan kedua hal tersebut yaitu
terdapat pada tugasnya yang berbeda, meskipun kedua hal tersebut terdapat
dalam sebuah departemen yang sama. Kita mengetahui jika tugas Quality
Control (QC) adalah pengendalian kualitas, sedangkan tugas Quality
Assurance yaitu sebagai penjamin kualitas.

Jadi, secara umum definisi Quality Assurance (QA) dapat didefinisikan secara
umum mencakup uji-tes, monitoring, dan memeriksa semua proses produksi
yang terlibat dalam suatu produksi produk. Selain itu, tugas dari Quality
Assurance (QA) yaitu memastikan semua standar kualitas dipenuhi oleh setiap
komponen dari produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan untuk
memberikan jaminan kualitas sesuai standar yang diberikan oleh perusahaan.

Jadi, secara umum, tugas dan tanggung jawab dari Quality Assurance yaitu
terkait dengan peran jaminan kualitas. Meskipun sifat yang tepat dari pekerjaan
jaminan kualitas akan berbeda berdasarkan pada industri tertentu, tugas utama
dan kompetensi terkait dengan memastikan bahwa produk tersebut memenuhi
standar kualitas yang diperlukan atau diberikan sesuai standar perusahaan.

Tanggung Jawab Quality Assurance (QA)

Tanggung jawab dari seorang Quality Assurance (QA) secara umum adalah
memastikan bahwa produk atau jasa yang diproduksi perusahaan telah
memenuhi standar yang ditetapkan termasuk dari segi kegunaan, keandalan,
kinerja serta standar kualitas umum lainnya yang ditetapkan oleh perusahaan
tersebut.

Tugas Pokok dan Tanggung Jawab Terperinci

QA
 Merancang sampel prosedur dan petunjuk untuk mencatat dan
melaporkan data berkualitas.
 Merencanakan prosedur jaminan kualitas terhadap suatu produk atau
jasa.
 Memastikan kepatuhan berkelanjutan dengan persyaratan peraturan
kualitas dan industri yang ditetapkan perusahaan.
 Mengembangkan, merekomendasikan dan memantau tindakan
perbaikan dan pencegahan.
 Mengelola dan memeriksa kegiatan manajemen risiko.
 Mengumpulkan dan menyusun data kualitas statistik.
 Menyelidiki keluhan pelanggan dan masalah ketidaksesuaian.
  Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan mengatur intervensi pelatihan
untuk memenuhi standar kualitas.
 Bertanggung jawab untuk sistem manajemen dokumen.
 Menafsirkan dan menerapkan standar jaminan kualitas.
 Mengevaluasi kecukupan standar jaminan kualitas.
 Mendokumentasikan serta meninjau pelaksanaan pada efisiensi kualitas
serta inspeksi pada sistem agar sistem dapat berjalan sesuai dengan
rencana perusahaan.
 Memantau dan melaksanakan pengujian, inspeksi bahan dan produk
guna memastikan kualitas dari produk jadi.
 Audit internal dan kegiatan jaminan kualitas lainnya.
 Menganalisis data untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan dalam
sistem mutu.
 Menyiapkan laporan hasil dari kegiatan kualitas.
 Mengkoordinasikan dukungan pada audit yang dilakukan oleh penyedia
audit eksternal.
 Mengevaluasi temuan audit dan menerapkan tindakan koreksi yang
tepat.

Persyaratan Pendidikan dan Pengalaman Quality

Assurance (QA)
Adapun persyaratan Pendidikan serta pengalaman Quality Assurance (QA)
adalah sebagai berikut.

 Gelar sarjana ataupun diploma yang sesuai dengan bidang tugas.

 Berpengalaman dalam pemeriksaan mutu, audit dan pengalaman
pengujian.
 Berpengalaman khusus dalam produk industri.
 Berpengalaman dengan pelaksanaan program tindakan korektif.
 Akan lebih baik jika memiliki sertifikasi Quality Engineer, Kualitas Auditor,
Six Sigma, dan Peningkatan Kualitas Asosiasi.
 Memiliki pengetahuan tentang persyaratan peraturan yang relevan.
 Memiliki keterampilan & pengetahuan tentang alat, konsep dan
metodologi QA.
 Memiliki keterampilan komputer yang baik termasuk Microsoft Office dan
database.

Keahlian Quality Assurance (QA)

Seorang Quality Assurance (QA) dituntut untuk memiliki keahlian-keahlian
sebagai berikut.

 Pandai untuk komunikasi secara lisan dan tertulis.

 Manajemen dan analisis.
 Menganalisis masalah dan pemecahan masalah perencanaan dan
pengorganisasian keputusan Pengambilan keputusan.
 Teliti.
 Mampu bekerja sama.
 Detail.
 Orientasi layanan pelanggan.
 Mampu dalam pengumpulan data.
Apa Yang Dimaksud Dengan BI-SSSS? - Pada halaman sebelumnya kami telah menjelaskan apa itu BI-
ETP yang memang masih ada hubungannya dengan apa yang kita bahas pada halaman ini tentang BI-
SSSS. Arti dari BI-SSSS atau Bank Indonesia-Scripless Securities Settlement System adalah sarana
transaksi online antara peserta BI-SSSS dengan Bank Indonesia dalam rangka Operasi Pasar Terbuka,
fasilitas pendanaan BI kepada Bank dan transaksi Surat Berharga Negara untuk dan atas nama Pemerintah.

BI-SSSS juga melakukan penatausahaan surat berharga secara elektronik untuk transaksi tersebut dan
terintegrasi dengan Sistem Bank Indonesia – Real Time Gross Settlement (Sistem BI-RTGS). Agar lebih
lengkap mengenal istilah BI-SSSS dapat anda baca di bawah ini..

1.) Apa keuntungan menggunakan BI-SSSS?

Penggunaan BI-SSSS memiliki keuntungan yaitu menghemat waktu pemrosesan transaksi dibandingkan
proses manual serta dapat menghindari kemungkinan kesalahan akibat kekurangan dana dari pembeli surat
berharga.

2. Apakah BI-SSSS memiliki back-up dan Business Recovery Plan untuk bagi transaksi Peserta BI-
SSSS?
BI-SSSS memiliki back-up yang ditempatkan pada lokasi yang jauh dari kompleks perkantoran BI namun
masih mudah dijangkau. Jika terdapat gangguan jaringan pada terminal ST Peserta, Business Recovery
Plan yang dilakukan adalah peserta BI-SSSS dapat melakukan akses melalui terminal PC Guest Bank yang
diletakkan di Bank Indonesia dengan mengajukan permohonan penggunaan PC Guest Bank terlebih
dahulu kepada BI.

3.) Apakah BI-SSSS menetapkan biaya pada peserta BI-SSSS?

Bank Indonesia menetapkan biaya terkait penggunaan BI-SSSS kepada peserta dengan besar yang sama
untuk semua jenis peserta. Biaya penggunaan tersebut meliputi biaya transaksi, biaya setelmen dan biaya
pengambilan informasi.

4.) Bagaimana proses bidding di BI-SSSS ?

 Transaksi Pasar Perdana BI mengumumkan waktu pelaksanaan lelang kepada peserta lelang yang
sudah ditentukan terlebih dahulu melalui terminal BiddCC. Peserta lelang dapat melakukan
penawaran pada BI melalui terminal ST untuk diterima oleh terminal BidCC. Pada saat lelang
selesai, BI akan mengumumkan pemenang lelang melalui terminal BidCC. Pertukaran dana dan
surat berharga yang dimenangkan pada saat lelang dilakukan oleh terminal SCC.
 Transaksi Pasar Sekunder Pada pasar sekunder, penjual surat berharga dan pembeli surat berharga
melakukan transaksi melalui terminal ST. Pertukaran surat berharga dan dana berhasil dilakukan
apabila pembeli memiliki kecukupan dana dan penjual memiliki jumlah surat berharga sesuai
kebutuhan pembeli. Pertukaran dan dan dan surat berharga dilakukan pada terminal SCC.
 Transaksi Standing Facility dan Fasilitas Pendanaan Peserta BI-SSSS dapat mengajukan
kebutuhan Standing Facility dan Fasilitas Pendanaan melalui terminal ST yang diteruskan pada
terminal BidCC. Kemudian perintah pengajuan Standing Facility dan Fasilitas Pendanaan
diteruskan pada terminal SCC untuk melihat kecukupan dana peserta BI-SSSS.

5.) Apa saja komponen BI-SSSS?

Komponen BI-SSSS meliputi :

 Automatic Bidding System Central Computer (BidCC) di pihak Penyelenggara yang berfungsi
sebagai sarana transaksi peserta BI-SSSS dengan Bank Indonesia.
 SSSS Central Computer (SCC) di pihak Penyelenggara yang berfungsi sebagai sarana
penatausahaan transaksi dengan Bank Indonesia dan penatausahaan Surat Berharga. SSSS
 Terminal (ST) di pihak Peserta yang berfungsi sebagai sarana pengiriman Transaksi dengan Bank
Indonesia dan pengiriman instruksi setelmen transaksi Surat Berharga ke Penyelenggara.

6.) Siapa saja peserta BI-SSSS?

Peserta BI-SSSS adalah Bank, Departemen Keuangan, Sub-Registry, Broker, Perusahaan Efek yang
ditunjuk sebagai Peserta lelang dan institusi lain yang disetujui oleh Bank Indonesia sebagai peserta BI-
SSSS.
Sesuai dengan fungsinya, peserta BI-SSSS terdiri dari;

1. peserta penerbit yaitu Bank Indonesia dan Departemen Keuangan,

2. peserta transaksi yaitu Bank Indonesia, bank, Perusahaan Pialang Pasar Uang dan Perusahaan
Efek, serta Lembaga lain yang disetujui oleh Bank Indonesia seperti Lembaga Penjamin Simpanan
(LPS), dan
3. peserta transaksi dan sekaligus sebagai pemilik rekening surat berharga yaitu Bank Indonesia,
bank dan Sub-Registry.

7.) Apa saja yang ditatausahakan di BI-SSSS?

BI-SSSS melakukan penatausahaan hal-hal sebagai berikut :
a. Surat Berharga yang diterbitkan oleh Bank Indonesia yaitu Sertifikat Bank Indonesia (SBI) dan
Sertifikat Bank Indonesia Syariah (SBIS)

b. Surat Berharga yang diterbitkan oleh Pemerintah terdiri atas :

 Surat Utang Negara meliputi seri Fixed Rate (FR), seri Variable Rate (VR), seri Zero Coupon
(ZC), penjatahan Obligasi Ritel Indonesia (ORI) dan Surat Perbendaharaan Negara (SPN).
 Surat Berharga Syariah Negara meliputi seri Ijarah Fixed Rate (IFR) dan Sukuk Ritel.

c. Standing Facility atau Fasilitas Pendanaan Bank Indonesia yang meliputi Fasilitas Bank Indonesia
(FASBI) dan repo dengan menggunakan SBI dan SBN sebagai jaminan. Fasilitas Pendanaan yang
diberikan oleh Bank Indonesia meliputi Fasilitas Likuiditas Intrahari (FLI), Fasilitas Likuiditas Intrahari
Syariah (FLIS), Fasilitas Pendanaan Jangka Pendek (FPJP) dan Fasilitas Pendanaan Jangka Pendek
Syariah (FPJPS)
.

[ Baca Juga : Mengenal BI-ETP Dalam Istilah Perbankan ]

Advertisement

BI-SSSS menggabungkan sistem transaksi Bank Indonesia dengan sistem penatausahaan Surat Berharga.
Kegiatan transaksi Bank Indonesia, mencakup

1. Pelaksanaan Operasi Pasar Terbuka (OPT),

2. Pemberian fasilitas pendanaan Bank Indonesia kepada Bank, dan
3. Pelaksanaan transaksi Surat Berharga Negara (SBN) untuk dan atas nama Pemerintah.

Sementara kegiatan penatausahaan Surat Berharga mencakup kegiatan

 1. Setelmen,
2. Registrasi kepemilikan, dan
3. Rembayaran kupon/pelunasan Surat Berharga.

Kegiatan transaksi dan penatausahaan dilakukan dalam satu sistem yang terintegrasi dan terhubung
langsung (on-line) antara Bank Indonesia dengan para pelaku pasar. Selain itu, BI-SSSS mencakup juga
sistem informasi antar peserta dan penyelenggara BI-SSSS, sistem setelmen surat berharga dan sistem
penatausahaan surat berharga.

Setelmen Surat Berharga melalui BI-SSSS dilakukan secara seamless dengan sistem setelmen dana Peserta
melalui Sistem Sistem BI-RTGS yang memungkinkan Peserta BI-SSSS memanfaatkan fasilitas setelmen
secara Delivery Versus Payment (DVP) yang dapat dilakukan secara cepat dan seketika sehingga risiko
setelmen Surat Berharga dapat diminimalkan.

Pengembangan BI-SSSS mengacu pada standar internasional yaitu Recommendations for securities
settlement systems dari Committee of Payment and Settlement System (CPSS) dan The International
Organization of Securities Commissions (IOSCO). BI-SSSS selalu melakukan penyesuaian dan
pengembangan terhadap aplikasi-aplikasinya untuk mengakomodasi kebutuhan perkembangan pasar
keuangan domestik.

Masalah Quality biasanya lebih jelas terlihat dalam industri-industri barang / produk real.
Tetapi dalam industri jasa seperti perbankan Quality tidak terlalu terukur. Dalam industri
barang, proses quality kontrol sangat konsisten dilakukan dalam usaha memproduksi
barang-barang dengan kualitas terbaik. Hal ini mungkin sulit kita temukan di industri jasa
seperti perbankan.

Tapi jangan salah sebetulnya perbankan juga cukup concern di dalam hal maintain
Quality ini. Di dalam bank-bank besar bagian yang berfungsi untuk melakukan maintain
Quality ini disebut Quality Assurance (QA Departemen). Karena berada di bawah divisi
Consumer Banking maka unit ini disebut sebagai Consumer Banking Quality Assurance
(CBQA). Dimana CBQA bertanggung jawab untuk memastikan semua kegiatan
dilaksanakan dengan baik, benar dan efektif dan mensupport pihak bisnis.

Lingkup tanggung jawab Quality Assurance (QA) adalah melakukan pemantauan

dan evaluasi pekerjaan yang dilakukan secara sistematis terhadap berbagai aspek
layanan, proyek atau fasilitas untuk memaksimalkan kemungkinan bahwa standar
minimum kualitas sedang dicapai oleh suatu proses produksi. Tapi hati-hati, perlu
diketahui bersama bahwa QA tidak dapat benar-benar menjamin produksi produk
berkualitas.

Dua prinsip yang termasuk dalam Quality Assurance Unit adalah Fit for purpose dan
Right first time.

Fit for purpose adalah produk atau proses harus sesuai untuk tujuan yang dimaksudkan,
sedangkan Right first time adalah kesalahan harus dihilangkan mulai dari proses
pertama dilakukan, yaitu termasuk pengaturan kualitas bahan baku, bahan rakitan,
produk dan komponen, jasa yang berkaitan dengan produksi, dan proses manajemen,
produksi dan inspeksi. Menurut saya prinsip-prinsip ini kalau benar-benar diterapkan
dalam satu organisasi bisnis secara menyeluruh dan konsisten maka akan sangat
manjur untuk mencapai satu performance yang terbaik. Bisa kita bayangkan apabila
tidak ada unit ini, ibarat satu negara tanpa polisi, dimana semua bisa bekerja dengan
sekehendak hatinya, tanpa standard kualitas pekerjaan, tanpa rencana kualitas yang
akan dicapai dan tanpa prosedur perbaikannya.

Peranan QA dalam Perbankan

Dalam perbankan, Quality Assurance Unit akan membantu pihak bisnis mengevaluasi
dan meningkatkan efektivitas proses bisnis melalui: mitigasi resiko dan control dan
proses tata kelola, menjadi Mitra pihak bisnis dalam mengembangkan bisnis secara
berkelanjutan, membantu pihak bisnis untuk lebih siap di AUDIT setiap saat, bertindak
sebagai co-reviewer proses bisnis baru.

Pentingnya pembentukan team QA dalam Perbankan

Karena cukup besar peranan QA dalam membantu pihak bisnis di perbankan, maka
pembentukan Quality Assurance Unit sangat penting, yaitu untuk memastikan bahwa
kualitas, kepatuhan dan kontrol tidak terganggu dalam pelaksanaan pekerjaan day to
day.
Berikut ini adalah langkah-langkah yang digunakan dalam monitoring QA:
1. Melaksanakan dokumentasi dan membuat catatan mutu :
o Manual Mutu
o Rencana Mutu
o Prosedur Perbaikan
o Catatan Mutu
2. Melakukan Audit (Internal dan Eksternal), menguji implementasi dan efektivitas
program peningkatan mutu dan ketaatan pada standar yang telah ditetapkan

Untuk itu dalam pelaksanaanya diperlukan tim yang berdedikasi untuk hal tersebut agar
dapat :

1. Mengantisipasi peningkatan tekanan dari regulator (Bank Indonesia)

2. Menyelaraskan dengan berjalan dan meningkatkan Internal Audit yang dilakukan
oleh SKAI
3. mengevaluasi proses bisnis, dan merekomendasikan perbaikannya

Kendala Yang dihadapi Quality Assurance Unit

Di dalam melakukan tugasnya team QA banyak berhubungan dengan unit-unit bisnis
yang lain. Standar Mutu yang dtelah diterapkan melibatkan seluruh unit kerja di dalam
bank. Apabila standard mutu hanya diterapkan di satu atau dua unit kerja saja maka
tidak akan terjadi impact yang berarti terhadap performance organisasi bank. Jadi harus
semua unit kerja menerapkan standard mutu yang dikeluarkan dan disepakati oleh QA
dan unit bisnis. Oleh karena itu team QA juga bertanggung jawab mensosialisasikan
standard mutu ini di semua unit sehingga setiap orang dalam organisasi bank memiliki
pengertian yang sama dan concern yang sama.
Oleh karena itu salah satu keberhasilan dari team QA dapat diukur dari besarnya
dukungan dan kontribusi dari setiap unit organisasi dalam usaha meningkatkan mutu di
unitnya. Perlu diakui bersama bahwa kesulitan yang terbesar di dalam melaksanakan
kegiatan peningkatan mutu perusahaan adalah untuk menyamakan persepsi dan
kesadaran dari semua anggota organisasi perusahaan mengenai peningkatan mutu.

Menurut Bernhard Sumbayak, founder Vibizconsulting, acapkali dalam prakteknya

Quality Assurance unit akan berbenturan dengan bagian-bagian yang lain. Hal ini
disebabkan karena QA unit akan mengelola kualitas bagian-bagian yang terkait, tetapi
bagian-bagian yang dikelola QA nya sering merasa hal ini hanya menambah pekerjaan
yang sudah menumpuk dan sering dianggap tidak terkait dengan performance individu
atau groupnya. Sehingga dampaknya adalah terjadi resistance atau kalau secara halus
“ogah-ogahan” melaksanakannya dari bagian-bagian tersebut. Untuk itu perlu upaya
dari management untuk menyadarkan bahwa kalau QA berjalan di dalam “long term” hal
ini akan membuat perusahaan maupun individu yang ada dalam perusahaan akan
menikmati keuntungan juga, baik secara financial maupun non financial. Sosialisasi QA
oleh pihak manajemen tidak bisa dilakukan satu atau dua kali kepada bagian-bagian
terkait. Tetapi harus konsisten dilakukan sampai kesadaran untuk meningkatkan QA di
masing-masing unit terbentuk dan menjadi budaya.