Sumber: Diadaptasi dari Berita Financial Executive, Juni 2002, hal. 8. www.Ioma.Com; Ed McKenna.

(13 Desember
2004). ACI Hits Stop Sign. Dunia Lalu Lintas. Newark, p. 1.

Air Cargo, Inc. (ACI) adalah perusahaan manajemen logistik yang menyediakan
layanan darat kargo udara untuk 17+ maskapai penerbangan pemegang saham dan
53 rekanan, termasuk layanan pengumpan jalan yang menghubungkan bandara dan
kota di Amerika Serikat dan Eropa, pengambilan dan pengiriman udara reguler
pengiriman kargo, penjemputan kargo udara paket kecil, dan pengiriman khusus
penerbangan, waktu yang pasti. Sistem crash besar pada akhir 1990-an
menyebabkan pendapatan ACI turun dari sekitar $ 150 juta menjadi sekitar $ 145 juta;
ini berfungsi sebagai alarm untuk manajemen dan memulai upaya integrasi sistem
mereka dengan sistem e-Enterprise mereka.

MASALAH DENGAN SILOS FUNGSI

ACI menjalankan berbagai aplikasi bisnis untuk pengiriman, penagihan, audit

pengiriman, dan rekonsiliasi. Sebelum mengonversi ke ERP, staf akuntansi ACI harus
mengekspor dan mengimpor file teks untuk berkomunikasi lintas aplikasi akuntansi
dan bisnis. Ini memakan waktu dan bahkan membuat laporan terbaru sedikit tanggal.
ACI awalnya dianggap hanya meningkatkan sistem akuntansi yang ada ke rilis baru;
Namun, Jack Downing, direktur TI ACI, memutuskan bahwa pendekatan ini tidak
layak karena mereka telah mengembangkan berbagai prosedur khusus dalam
akuntansi dan aplikasi bisnis lainnya. "Peningkatan tidak akan ekonomis," jelasnya,
"karena kami telah melakukan begitu banyak perubahan pada perangkat lunak lama."

e- SISTEM ENTERPRISE

ACI mengimplementasikan empat e-Enterprise aplikasi— seri keuangan, seri

distribusi, seri kustomisasi, dan seri integrasi — dan mengintegrasikannya dengan
sistem manajemen basis data, Microsoft SQL Server, di backend. Selain itu, ACI
menggunakan layanan transformasi Microsoft. Efek langsung dari implementasi ini
adalah integrasi sistem akuntansi dengan aplikasi lini bisnis, sehingga menghilangkan
masuknya kembali data manual. Ini terjadi karena Microsoft SQL Server dan
perangkat lunak Data Transformation Services (DTS) terhubung ke aplikasi lini bisnis
ACI dan mengirimkan data transaksi ke sistemACI e-Enterprise. Perangkat lunak DTS
adalah alat ekstrak, transformasi, dan memuat (ETL) yang mengkonsolidasikan data
dari sumber yang berbeda ke tujuan tunggal atau ganda. 1 Data ini digunakan untuk
memperbarui catatan keuangan. Perhatikan bahwa DTS berjalan di latar belakang
secara teratur tanpa memerlukan intervensi manual. Akibatnya, departemen
akuntansi tidak perlu lagi mengekspor dan mengimpor catatan bisnis secara manual
untuk menghasilkan laporannya.
 1
Lihat situs Web Microsoft untuk lebih jelasnya: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc917688.aspx (diakses Februari
2007).

MANFAAT
Keuntungan utama dari sistem e-Enterprise adalah bahwa ia menghubungkan
kontrak yang dikelola dalam aplikasi lini bisnis dengan catatan keuangan. "Setelah
kami menyetujui tarif, ketentuan, dan jam operasi dengan kontraktor, mereka
dimasukkan ke dalam sistem administrasi kontrak kami," kata Sally Hartmann, CFO
ACI. “Di masa lalu, kami harus memasukkan kembali informasi itu ke dalam sistem
keuangan secara manual dan berharap bahwa kami ingat untuk menyesuaikannya
jika ada perubahan dalam kontrak. Tetapi sekarang, kami secara otomatis
memindahkan informasi ini dari sistem akuntansi ke sistem manajemen kontrak. Dan
kami memiliki kemampuan untuk memindahkan informasi itu ke arah lain juga, yang
sebelumnya tidak kami miliki. ” Manfaat utama di sini adalah bahwa jika kontraktor
berhenti membayar tagihannya, sistem gudang akan segera memberi tahu orang-
orang pengiriman. Hartmann menambahkan: “Kami juga menyelesaikan tautan
langsung dari sumber daya manusia kami ke sistem akuntansi kami. Ini akan
menghilangkan area lain dari entri data manual dan mengurangi potensi kesalahan. "
Hartman akhirnya melihat tiga keuntungan lain yang diperoleh ACI dari konversi
ERP ini. Ini adalah sebagai berikut:
• “Berdasarkan apa yang telah saya lihat sejauh ini, saya memperkirakan bahwa kami
akan mengurangi beban kerja administrasi kami sekitar 10 persen, terutama dengan
mengurangi entri data manual.”
• “Dengan sistem ERP, kami akan memberikan informasi yang lebih akurat, lengkap, dan tepat
waktu kepada para pembuat keputusan.”

• "Kami banyak bergerak ke e-commerce, dan e-Enterprise menyediakan blok bangunan yang
memungkinkan aliran informasi dua arah antara e-bisnis dan sistem keuangan."

Kasus ACI menyoroti beberapa masalah dengan sistem heterogen dan bagaimana
mereka dapat mempengaruhi berbagai departemen dalam perusahaan dari Akuntansi hingga
Pergudangan. Integrasi sistem di ACI telah memperkenalkan beberapa manfaat dan
kelemahan. Pertanyaannya tetap apakah manfaatnya lebih besar daripada kekurangannya.
Bagaimana menurut anda?

PREVIEW
DalamUdara, Anda dapat melihat apa yang terjadi pada departemen fungsional ketika
perusahaan berpindah dari sistem silo ke sistem informasi perusahaan (EIS). Manfaat
penting dari konversi semacam itu biasanya adalah penghapusan entri ulang data manual
(yaitu, merekam kembali informasi dari satu aplikasi fungsional ke aplikasi lainnya).
Manfaat lain adalah berkurangnya ketergantungan pada spreadsheet untuk menghasilkan
laporan manajemen dan untuk menjawab pertanyaan manajemen khusus. Kelemahan
dari implementasi sistem terintegrasi dapat mencakup biaya tinggi untuk
mengimplementasikan sistem ERP, perubahan proses yang diperlukan untuk
mendapatkan manfaat dari sistem baru, dan melatih karyawan untuk menggunakan
sistem baru ini. Dalam organisasi saat ini, integrasi sistem informasi (IS) sangat penting
untuk kelangsungan hidup dan pertumbuhannya. Integrasi sistem berarti Anda
mengizinkan IS heterogen (campur aduk) IS untuk berkomunikasi atau mengintegrasikan
dan berbagi informasi (atau data) secara mulus satu sama lain. Penting untuk dipahami
bahwa kata kunci di sini mulus karena sistem telah berbagi informasi satu sama lain untuk
waktu yang lama; Namun, mereka membutuhkan hubungan manusia. Informasi yang
dihasilkan dari satu sistem harus dimasukkan kembali secara manual oleh pengguna ke
sistem lain, seperti yang diilustrasikan dalam wadah Kargo Udara. Kasus ini juga
menunjukkan masalah khas yang dihadapi oleh organisasi dengan proses integrasi data
manual. Pertama, dibutuhkan waktu lebih lama untuk memasukkan informasi ke dalam
sistem, ada kesalahan dan ketidakakuratan, dan pertukaran informasi tidak dapat terjadi
secara waktu nyata

(atau secara instan karena diperbarui oleh orang lain) antara berbagai pemangku
kepentingan organisasi. Misalnya, karyawan gudang tidak mengetahui siklus penjualan
produk, dan karyawan layanan pelanggan mungkin tidak mengetahui status produk yang
dikirim. Ini menghasilkan inefisiensi dalam operasi organisasi, yang mencerminkan
layanan pelanggan yang buruk, dan dalam jangka panjang membuat organisasi tidak
efektif dalam lanskap kompetitifnya. Faktanya, integrasi sistem adalah masalah utama
bagi organisasi untuk pertumbuhannya; Oleh karena itu, manajemen perlu memperhatikan
masalah ini. Sistem informasi perusahaan memainkan peran penting dalam integrasi
sistem, sebagaimana dibahas dalam bab ini. Sistem ERP adalah jenis utama sistem
informasi perusahaan yang memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan sistem
heterogen ke dalam satu aplikasi di seluruh organisasi dengan sistem manajemen basis
data terintegrasi.
Bab ini akan menelusuri asal-usul bagaimana sistem informasi berevolusi menjadi
kumpulan heterogen sistem atauterisolasi silo yang selama 50 tahun terakhir — hubungan
mereka dengan struktur organisasi, nilai integrasi sistem, dan peran ERP dalam integrasi
sistem - tion. Sistem informasi pada umumnya berkembang di sekitar kebutuhan
organisasi. Sebelum membahas evolusi IS, penting untuk memahami evolusi organisasi.
Bab ini membahas singkat tentang evolusi silo fungsional dalam organisasi, diikuti dengan
diskusi tentang evolusi IS dalam sebuah organisasi. Ini diikuti oleh diskusi tentang
tantangan integrasi sistem, manfaat sistem terintegrasi, dan peran ERP dalam integrasi
sistem. Bab ini akan menyimpulkan dengan serangkaian tantangan yang dihadapi oleh
manajemen tentang integrasi sistem dan peran mereka dalam menyelesaikannya.

SILOS FUNGSIONAL
Menurut kamus Webster, silo adalah lubang kedap udara atau menara untuk
mengawetkan produk. Silo pada dasarnya adalah unit operasi terkotak yang terisolasi dari
lingkungannya. Mengapa sistem dan organisasi informasi berkembang menjadi silo
fungsional? Untuk memahami alasannya, pertama-tama kita perlu melihat evolusi historis
organisasi modern dan sistem yang mendukung persyaratan informasi mereka.

Horisontal Silo
 Ahli teori ManajemenHuber dan McDaniel2 dalam studi penelitian mereka menemukan
bahwa kompleksitas dan turbulensi dalam lingkungan organisasi memaksanya untuk
memecah tugas-tugas kompleks menjadi unit yang lebih kecil yang dapat dikelola. Jika
kita melihat lebih dekat pada evolusi organisasi modern, penekanan awal selalu pada
paradigma horizontal atau fungsional. Pada awal 1900-an, seorang filsuf manajemen
bernama Henry Fayol3 adalah orang pertama yang membagi organisasi yang difungsikan
menjadi lima bidang dasar: perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, komando, dan
pengendalian. Klasifikasi Fayol diperluas dan dikonseptualisasikan pada 1930-an oleh
Luther Gulick4 ke dalam model fungsional POSDCORB (perencanaan, pengorganisasian,
penyusunan staf, pengarahan, pengarahan, koordinasi, pelaporan, dan penganggaran).
Kategorisasi POSDCORB (Gambar 2-1) menjadi sangat populer dan menyebabkan
serangkaian fungsi organisasi formal seperti kontrol, manajemen,

2
Huber, G., dan McDaniel, R. (Mei 1986). Paradigma Pengambilan Keputusan Desain Organisasi. Ilmu Manajemen, 572-
589.

3
Fayol, H. (1916). Administrasi Idustrielle et Generale. Paris: Dunod.

4
Gulick, L. (1937). Catatan tentang Teori Organisasi. Dalam: Makalah tentang Ilmu Administrasi. New York: Columbia
University Press.

Organisasi

Perencanaan Pengorganisasian Kepegawaian Mengarahkan Koordinasi Pelaporan Penganggaran

GAMBAR 2-1 Model Fungsional Organisasi (POSDCORB) Sumber: Diadaptasi dari Bernard, C. (1938). Fungsi
Eksekutif. Cambridge: Harvard University Press.
pengawasan, dan administrasi dimulai pada akhir 1930-an. 5 Selama 50 tahun ke depan
terminologi fungsi dalam organisasi telah berubah, katakanlah dari perencanaan menjadi
manajemen menjadi strategi, tetapi konsep mengkategorikan kegiatan kompleks menjadi
fungsi terorganisir tetap ada untuk alasan kontrol dan koordinasi. Klasifikasi organisasi
saat ini ke dalam divisi atau departemen seperti Akuntansi, Sumber Daya Manusia,
Pemasaran, Manajemen, dan lain-lain mencerminkan evolusi ini dalam organisasi yang
memecah tugas-tugas kompleks menjadi tugas-tugas yang lebih kecil yang dapat
ditugaskan kepada sekelompok orang yang kemudian dapat dianggap bertanggung
jawab.
Silo Vertikal
Selain divisi fungsional atau horizontal, organisasi juga telah melihat layering fungsi
manajemen secara vertikal atau hierarkis. Pada akhir 1960-an, Robert Anthony, 6 seorang
peneliti organisasi, di Universitas Harvard, menemukan bahwa organisasi juga membagi
tanggung jawab dalam lapisan hierarkis dari perencanaan strategis ke kontrol manajemen
dan kontrol operasi. Sebagai contoh, sebagian besar organisasi memiliki manajemen
tingkat atas seperti CEO dan presiden untuk merencanakan strategi jangka panjang
organisasi, sedangkan manajemen tingkat menengah (mis. Wakil presiden atau manajer
umum) berfokus pada masalah taktis dan pelaksanaan kebijakan organisasi untuk
memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuan strategisnya. Tugas manajemen tingkat
rendah (misalnya, pengawas) adalah untuk fokus pada operasi sehari-hari perusahaan.
Kategorisasi vertikal ini, meskipun tidak memisahkan fungsi organisasi, memang
melibatkan serangkaian kegiatan yang berbeda. Silo fungsional biasanya mengikuti model
ilmiah untuk bisnis dan biasanya memiliki struktur pelaporan hierarkis atau multilayer,
kepemimpinan formal, posisi manajemen, atau keduanya dengan otoritas final dalam
pengambilan keputusan. Dalam organisasi fungsional tradisional (atau silo) ini,
mempertahankan perintah dan kontrol biasanya penting untuk keseluruhan fungsi
organisasi bisnis.
Jadi, ketika organisasi menjadi besar dan kompleks, mereka cenderung membagi
fungsi menjadi unit-unit yang lebih kecil dan menugaskan satu atau lebih staf tanggung
jawab untuk kegiatan ini. Hal ini memungkinkan organisasi untuk mengelola kompleksitas
serta staf untuk berspesialisasi dalam kegiatan yang meningkatkan

5
Barnard, C. (1938). Fungsi Eksekutif. Cambridge: Harvard University Press.
6
Anthony, R. (1965). Sistem Perencanaan dan Kontrol: Kerangka Analisis. Boston, MA: Sekolah Tinggi Bisnis Pers
Universitas Harvard.

GAMBAR 2-2 Model Organisasi Hierarkis

produktivitas dan efisiensi. Kelompok kerja atau tim dengan kepemimpinan formal atau
pengawas juga merupakan bagian dari struktur organisasi ini. Kualitas produk dan
layanan meningkat, tetapi organisasi ini dibagi menjadi unit-unit yang terkotak-kotak yang
tidak saling mengenal. Berbagi informasi hanya terjadi di tingkat manajemen yang lebih
tinggi.
Meskipun ada upaya untuk memecahkannya, silo fungsional tetap hidup dan berjalan
dengan baik. Menurut survei oleh Purchasing majalah,7 96 persen responden mengatakan
organisasi mereka masih mempertahankan struktur fungsional tetapi 86 persen juga
mengatakan mereka setuju dengan keputusan perusahaan mereka untuk
mempromosikan kerja tim dan integrasi area fungsional di organisasi mereka. Salah satu
alasannya adalah masalah berbagi informasi dan komunikasi bertambah buruk ketika
organisasi menyebar secara geografis dan menjadi lebih virtual. Tujuan asli dari
pembagian fungsional (yaitu, efisiensi dan efektivitas) dikalahkan. Kurangnya berbagi
informasi di semua tingkatan organisasi sering menyebabkan masalah dengan
manajemen persediaan, seperti kelebihan produksi barang, ketika departemen penjualan
tidak berbagi data saat ini tentang proyeksi penjualan dengan departemen produksi, atau
layanan pelanggan yang buruk, ketika perwakilan layanan pelanggan tidak mengetahui
status barang yang dikirim. Ketidakefisienan dapat merayap dari operasi hingga ke tingkat
perencanaan strategis organisasi. Dengan persaingan global dan organisasi virtual,
struktur organisasi fungsional tradisional harus berubah menjadi struktur yang berorientasi
pada proses untuk memungkinkan integrasi informasi yang lebih mudah dan fleksibilitas
yang lebih besar bagi organisasi untuk menyesuaikan kembali dengan lingkungannya.
Untuk bersaing dalam ekonomi global, perusahaan harus mengambil pandangan proses
bisnis dan memanfaatkan TI untuk mengintegrasikan proses bisnis itu.

PROSES BISNIS DAN SILOS

Masalah silo fungsional dirasakan oleh banyak organisasi pada akhir 1980-an dan awal
1990-an, yang melahirkan rekayasa ulang proses bisnis (BPR). Pengelompokan
fungsional sering menyebabkan

7
Pembelian. (4 November 1999), 24.

dengan pandangan picik untuk meningkatkan divisi atau departemen daripada seluruh
organisasi. Ini menyebabkan gesekan intraorganisasional dan kontraproduktif terhadap
tujuan keseluruhan organisasi. Fokus proses bisnis yang dipimpin oleh guru manajemen
seperti Peter Drucker8 dan Hammer dan Champy9 mereorientasi manajemen untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi dengan berfokus pada proses bisnis
(misalnya, pengembangan produk dan proses pemesanan). Proses bisnis memberikan
pandangan alternatif pengelompokan orang dan sumber daya yang berfokus pada
kegiatan organisasi, bahkan jika itu berarti memotong melintasi area fungsional tradisional
(mis., Pemrosesan pesanan), yang melibatkan interaksi antara penjualan, pergudangan,
dan area fungsional akuntansi sebagai pekerjaan berkembang dari pesanan penjualan
awal ke pengumpulan pembayaran dari klien. Proses bisnis lintas-fungsional dapat
melibatkan orang dan sumber daya dari berbagai departemen fungsional yang bekerja
bersama, berbagi informasi, jika perlu, di setiap tingkat organisasi. Fokus proses bisnis ini
telah memindahkan pemikiran manajemen dari departemen fungsional ke tampilan
proses bisnis. Pandangan proses bisnis meratakan struktur organisasi dari hierarki ke
matriks di mana orang dan sumber daya dari berbagai unit fungsional berkolaborasi pada
proyek-proyek seperti pengembangan produk baru, pengadaan, atau pemrosesan
pesanan untuk melayani entitas eksternal organisasi dengan lebih baik dan lebih cepat.
Struktur organisasi lintas fungsional memecah silo fungsional tradisional dari suatu
organisasi yang membuka aliran informasi dari satu departemen ke departemen lainnya.
Ini membuka pintu untuk lebih banyak perubahan organisasi karena beberapa organisasi
bergerak dari orientasi proses ke orientasi pelanggan. Organisasi yang berfokus pada
pelanggan memfokuskan semua proses bisnisnya untuk meningkatkan hubungan dengan
pelanggannya. Misalnya, Komputer Dell tidak menyediakan komputernya untuk
pelanggannya; sebagai gantinya, Dell memberikan opsi konfigurasi kepada pelanggannya
melalui situs Web Dell.com. Pelanggan merancang konfigurasi komputer berdasarkan
kebutuhannya dan kemudian mengirimkan pesanan ke Dell. Dell kemudian memproses
pesanan dan mengirimkannya kepada pelanggan dalam waktu dua minggu. Pendekatan
yang berfokus pada pelanggan ini memungkinkan Dell untuk berkomunikasi dan
berinteraksi lebih baik dengan pelanggannya dan membiarkan mereka mengendalikan
proses organisasi. Proses bisnis dan BPR akan dibahas lebih rinci dalam Bab 9. Evolusi
organisasi ini dari silo fungsional ke proses bisnis dan pendekatan yang berpusat pada
pelanggan telah berdampak besar pada evolusi sistem informasi, seperti yang akan Anda
lihat di bagian selanjutnya .

GAMBAR 2-3 Struktur Matriks Organisasi

8
Drucker, P. (1995). Mengelola dalam Masa Perubahan Besar. New York: Truman Talley Books / Dutton.

9
Hammer, M., dan Champy, J. (1993). Reengineering the Corporation. New York: Harper Business Press.