1.

Pengantar tentang ERP

Oleh
Mahendrawathi ER
Jurusan Sistem Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Enterprise Resource Planning (ERP) semakin banyak diimplementasikan oleh berbagai organisasi di
seluruh dunia. Pada awal-awal implementasi ERP sebagian besar manajemen tidak memahami
banyaknya hal yang harus dipertimbangkan sebelum, selama dan setelah implementasi. Sistem ERP
sangat berbeda dengan packaged software biasa seperti Microsoft Office dan lainnya. Tidak ada jalan
pintas dalam mengimplementasikan sistem ERP. Sebelum membahas secara mendalam tentang sistem
ERP, maka perlu dipahami latar belakang dan perkembangan sistem enterprise di dalam organisasi.

Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI)

Sistem Informasi adalah komponen kritis bagi organisasi yang sukses dewasa ini. Sistem informasi
menyediakan otomasi komputer untuk mendukung fungsi bisnis seperti: akuntansi, keuangan,
pemasaran, pelayanan pelanggan, manajemen sumber daya manusia dan operasi bisnis. Sistem
informasi berperan besar dalam aktivitas primer maupun sekunder dalam rantai nilai sebuah
perusahaan (organization’s value chain).

Sistem informasi (SI) mencakup perangkat keras, perangkat lunak, komunikasi, proses-proses data,
dan manusia. Teknologi informasi hanya mencakup komponen perangkat lunak dan perangkat keras.
Peran dari sistem informasi adalah untuk memroses data menjadi informasi menggunakan sumber daya
Teknologi Informasi, Proses Bisnis dan Manusia. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa Teknologi
Informasi adalah komponen dari Sistem Informasi.

Sistem Informasi umumnya menggunakan model tiga fase yaitu input, process, dan output. Kombinasi
dari kelima komponen SI biasanya digunakan pada tiap tahap. Sebagai contoh, pada proses input dan
output, manusia sangat banyak digunakan, sementara TI dan aturan proses bisnis banyak digunakan
selama fase proses. Gambar 1.1 menunjukkan perbandingan antara proses dalam sistem industri dengan
sistem informasi. Pada sistem industri, masukan berupa bahan mentah mengalami proses produksi
untuk menghasilkan output berupa produk akhir. Sementara sistem informasi mendapat masukan data
mentah yang mengalami pemrosesan dengan proses bisnis untuk menghasilkan luaran berupa laporan.

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
 Gambar 1. 1. Perbandingan Proses dalam Sistem Industri dengan Sistem Informasi

Peran SI dalam Dunia Bisnis

Organisasi bisnis menjadi semakin kompleks karena:

• Semakin banyaknya laposan dalam hirarki manajemen
• Semakin meningkatnya tingkat koordinasi antar departemen
Setiap departemen memiliki kebutuhan informasi yang berbeda-beda. Tidak ada satu sistem informasi
yang dapat mendukung semua kebutuhan bisnis dari sebuah organisasi.

Manajemen biasanya dikategorikan menjadi tiga level: Strategis, Menengah dan Operasional. Setiap
tingkatan manajemen memiliki kebutuhan informasi yang berbeda-beda seperti ditunjukkan pada
gambar 1.2. Kharakteristik dari masing-masing level adalah:
• Level Strategis:
• Fungsi-fungsi sangat tidak terstruktur, dan sumber daya tidak ditentukan
• Kebutuhan-kebutuhan kuantitatif lebih sedikit
• Level Operasional:
• Fungsi-fungsi sangat terstruktur dan sumber daya sudah ditentukan
• Kebutuhan-kebutuhan kuantitatif lebih banyak
• Level Manajemen Menengah: Di antara strategis dan operasional
Seorang Eksekutif puncak dari sebuah perusahaan mungkin membutuhkan (tertarik dengan) sebuah
laporan yang dengan cepat menyatakan produk-produk tertentu yang terjual dengan baik di pasaran
pada waktu dan tempat yang berbeda (dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan lain). Sementara
manajemen operasional tertarik pada laporan penjualan yang detil dari seluruh produk yang menjadi
tanggung jawabnya bulan lalu.

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
 Gambar 1.2. Karakteristik Level Manajemen dalam Organisasi

Pembagian Fungsional dalam Perusahaan

Di awal terbentuknya perusahaan modern, struktur organisasi perusahaan lebih menekankan pada
departemen atau fungsi. Pegaturan perusahaan berdasarkan departemen memiliki beberapa kelebihan
sebagai berikut:
• Tenaga kerja diberi kesempatan untuk menjadi sangat spesialis dalam bidangnya
• Biaya-biaya untuk sentralisasi berbagai fungsi menjadi menurun. Sebagian fungsi koordinasi dan
pengawasan bisa didesentralisasikan kepada departemen sehingga tidak semua staf perlu
berkoordinasi dengan pimpinan organisasi.
• Tempat kerja menjadi lebih aman, setiap orang tahu dimana mereka harus bekerja dan pekerjaan
yang harus dilakukan
• Struktur organisasi terdefinisi dengan lebih jelas dan dapat dengan mudah digambarkan dan
ditampilkan
Terdapat satu kelemahan yang timbul bagi perusahaan yang hanya menekankan pada departemen.
Begitu pekerja ditempatkan di dalam “kotak” struktur organisasi seperti yang ditunjukkan pada gambar
1, maka ia seringkali menganggap bahwa “kotak” tersebut merupakan batasan dimana ia harus berada.

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
Fenomena ini dikenal dengan Functional Silos yang menimbulkan beberapa permasalahan sebagai
berikut:
• Komunikasi keluar “kotak” sangat terbatas
• Anggota departemen hanya melakukan tugas yang menjadi tanggung jawab departemennya
• Setiap departemen berusaha memaksimalkan pengaruh dan otoritasnya sementara pada saat yang
bersamaan mengoptimalkan kinerjanya

Dalam kenyataannya perusahaan modern terdiri dari departemen berdasarkan fungsi, dan pada saat
yang sama melakukan proses. Gambar 1.3 menunjukkan perusahaan dengan departemen-departemen
vertikal dan proses-proses horisontal yang melintasi departemen-departemen ini. Sebagai contohnya
adalah inbound logistics yaitu proses mengadakan material dari pihak eksternal ke dalam perusahaan.
Proses ini diawali oleh departemen pembelian (purchasing). Material tersebut akan digunakan oleh
departemen manufacturing. Untuk mengidentifikasi apakah material memenuhi spesifikasi maka
seringkali departemen engineering perlu dilibatkan. Kemudian finance departemen yang melakukan
pembayaran terhadap material yang diadakan. Ini berarti pembelian tidak berhenti di departemen
purchasing saja tetapi banyak pihak lain yang harus dilibatkan.

Gambar 1.3. Departemen dan Proses

Proses Bisnis dan Sistem Informasi

Proses Bisnis adalah sekelompok aktivitas atau pekerjaan yang terkoordinasi untuk mencapai sebuah
tujuan bisnis (e.g. memenuhi pesanan pelanggan, memesan bahan, mentarget pelanggan, merancang
produk baru, menyewa tenaga kerja, dll).

Proses Bisnis mengacu pada bagaimana:

• Pekerjaan diatur, dikoordinasikan dan ditujukan untuk menghasilkan produk atau layanan yang
bernilai

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
• Adalah aliran (workflows) dari bahan, informasi dan pengetahuan yang nyata (berupa sekumpulan
aktivitas).
• Cara dimana organisasi mengkoordinasikan pekerjaan, informasi dan pengetahuan dan cara yang
ditentukan oleh manajemen untuk mengkoordinassikan pekerjaan.
Setiap bisnis dapat dianggap sebagai sekumpulan proses bisnis. Banyak proses bisnis melekat pada
sebuah area fungsional tertentu. Sebagai contoh, fungsi penjualan dan pemasaran akan bertanggung
jawab untuk mengidentifikasi pelanggan, dan fungsi sumber daya manusia akan bertanggung jawab
untuk mendapatkan tenaga kerja.

Proses bisnis yang lain melintasi berbagai area fungsional dan membutuhkan koordinasi antar
departemen. Sebagai contoh adalah proses pemenuhan pesanan pelanggan seperti ditunjukkan pada
gambar 1.4. Pertama, bagian penjualan menerima pesanan penjualan (sales order). Pesanan diteruskan
terlebih dahulu ke bagian akuntansi untuk memastikan bahwa pelanggan mampu membayar
pesanannya. Kemudian, departemen produksi menarik produk dari persediaan kemudian produk
tersebut dikirim kepada pelanggan.

Dapatkah anda memberikan contoh proses bisnis lainnya?

Gambar 1.4. Pemenuhan pesanan pelanggan terdiri dari sekumpulan langkah yang kompleks yang
memerlukan koordinasi yang baik antara fungsi penjualan, akuntansi dan manufaktur.

Silo Informasi dan Integrasi Sistem

Seiring dengan semakin besar dan kompleksnya sebuah organisasi, maka manajemen cenderung
membagi fungsi-fungsi ke dalam unit-unit yang lebih kecil dengan menempatkan sekelompok staff untuk
aktivitas-aktivitas tertentu. Dalam melaksanakan proses atau aktivitas yang menjadi tanggung jawabnya,

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
berbagai departemen membutuhkan data dan informasi dari bagian lainnya. Gambar 1.5 menunjukkan
data dan informasi untuk sebuah proses perencanaan.

SDM • Data tenaga kerja

Sales • Data permintaan

Gudang • Data persediaan

• Data lead time dari

Pengadaan supplier

Gambar 1.5. Data yang dibutuhkan untuk perencanaan

Secara tradisional kebutuhan informasi untuk setiap fungsi atau departemen difasilitasi dengan adanya
sistem informasi khusus: seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi kepegawaian, sistem
informasi pemasaran dll. Masing-masing sistem umumnya memiliki arsitektur teknologi informasi
tersendiri sehingga data dan informasi disimpan oleh masing-masing departemen terpisah dari
departemen lainnya. Kenyataan bahwa untuk setiap proses data dan informasi tersebar di berbagai
bagian menimbulkan beberapa masalah yaitu:

1. Redundansi Data dan Information Assymmetry

Gambar 1.6 menunjukkan contoh data daftar produk yang muncul di database sales & marketing,
produksi dan pengadaan. Dalam skala besar redundansi ini menimbulkan ketidakefisienan. Resiko
lainnya adalah information assymmetry dimana data yang sama namun disimpan di database yang
berbeda sehingga tidak konsisten. Misalkan saja produksi melakukan update terhadap daftar
produk, namun bagian sales dan marketing serta pengadaan tidak sehingga daftar produk di ketiga
database tersebut mungkin tidak sama.

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
 Gambar 1.6. Redundansi Data Daftar Produk

2. Data dan informasi tidak dapat diperoleh dengan cepat

Permasalahan yang lain yang timbul dari kondisi ini adalah waktu untuk mendapatkan informasi
bisa cukup panjang (gambar 1.7). Misalnya saja bagian penjualan membutuhkan informasi
tentang berapa sisa barang yang dapat dijual. Sales harus menghubungi bagian gudang. Gudang
akan mengecek data barang yang tersisa di gudang. Kemudian perlu dicocokkan juga dari sisa
barang yang tersedia di gudang berapa barang yang telah dijanjikan. Selain itu bagian sales juga
harus menghubungi bagian produksi untuk mengetahui barang yang sedang dalam produksi.
Jika semua masih dilakukan secara manual atau sudah terotomasi namun data atau informasi
tersebut berada pada database yang berbeda-beda maka waktu yang dibutuhkan untuk
mendapatkan informasi tersebut menjadi lama.

Gambar 1.7. Proses untuk Mendapatkan Data Sisa Barang

Fenomena munculnya sekumpulan sistem independen dan tidak terintegrasi, dikenal dengan silo
information systems, pada akhirnya menimbulkan bottlenecks dan mengganggu produktivitas. Pada
era persaingan yang semakin kompetitif dewasa ini, sebuah organisasi akan mengalami kesulitan untuk
beroperasi dan bertahan dengan silo information system. Organisasi harus menjadi lincah dan fleksibel
sehingga membutuhkan sistem informasi yang memiliki data, aplikasi dan sumber daya terintegrasi
untuk seluruh organisasi. Untuk berkompetisi secara efektif, organisasi harus berfokus kepada

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
pelanggan. Hal ini membutuhkan integrasi antar fungsional antara akuntansi, pemasaran dan
departemen lain dalam organisasi. Perubahan cara pandang perusahaan dari fungsional ke cara pandang
berbasis proses dan didukung perkembangan Teknologi Informasi mendorong lahirnya ERP.

Referensi
Motiwalla, L. V. and Thompson, J. (2012), Enterprise Systems for Management, Pearson.

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
 2. Sejarah Perkembangan ERP
Secara historis Enterprise Resource Planning berkembang dari perusahaan manufaktur yaitu perusahaan
yang mengolah bahan mentah menjadi produk jadi. Perusahaan manufaktur selalu berusaha untuk
mengoptimalkan proses pengolahan sehingga dapat menghasilkan output optimal dan pada akhirnya
profit yang maksimal. Upaya pengelolaan proses produksi tersebut bersama dengan perkembangan
Sistem dan Teknologi Informasi akhirnya mendorong munculnya berbagai konsep dan melahirkan ERP.

Motiwalla & Thompson (2013) merangkum evolusi ERP seperti pada tabel 2.1. Bagian ini akan
membahas evolusi sistem sampai munculnya ERP.

Tabel 2.1. Evolusi Sistem dan Platform

Periode Sistem Platform

1960an Manajemen dan Kontrol Sistem Mainframe menggunakan Perangkat Lunak

Persediaan generasi ketiga (Cobol, Fortran)

1970an Materials Requirements Sistem Mainframe menggunakan Perangkat Lunak

Planning (MRP) generasi ketiga (Cobol, Fortran)

1980an Materials Requirements Sistem Mainframe menggunakan Perangkat Lunak

Planning (MRP-II) basis data dan aplikasi manufaktur generasi
keempat.
1990an Enterprise Resource Sistem client-server mainframe dengan perangkat
Planning lunak basis data dan perangkat lunak paket generasi
keempat.

2000an Extended ERP or ERP-II Sistem Client-server menggunakan platform Web,

open source dengan integrasi ke aplikasi-aplikasi
generasi kelima seperti SCM, CRM, SFA (Sales Force
Automation), APS (Advanced Planning and
Scheduling).

Pengelolaan Manual - Era 1920an sampai 1960an

Pada era 1920-an adalah era kemunculan perusahaan-perusahaan manufaktur modern. Saat itu,
kompetisi masih tidak seketat saat ini, jumlah perusahaan masih sedikit sehingga perusahaan
memegang kekuatan pasar. Permintaan konsumen tidak terlalu bervariasi sehingga konsumen
cenderung membeli apa saja yang dihasilkan oleh perusahaan. Ford sebagai pelopor industri manufaktur

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
modern saat itu hanya menghasilkan satu tipe produk yaitu Ford model T yang berwarna hitam, dan
produk tersebut memiliki siklus hidup yang sangat panjang di pasaran. Motto Ford yang sangat terkenal
saat itu adalah “my customers can have any color as long as it is Black”. Motto tersebut menunjukkan
bahwa perusahaan tersebut memiliki kekuatan tawar yang sangat tinggi di pasar.

Pada era ini perusahaan menggunakan pendekatan manual sederhana untuk mengelola persediaan.
Perusahaan bisa menyimpan persediaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan karena anggapannya
adalah apa yang disimpan pada akhirnya akan digunakan untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Sistem yang digunakan pada periode ini adalah sistem pengelolaan dan kontrol persediaan, platform
yang digunakan adalah sistem mainframe menggunakan perangkat lunak generasi ketiga seperti Cobol
dan Fortran.

Keadaan ini menyebabkan tenaga kerja adalah penentu biaya, sehingga fokusnya adalah menekan biaya
tenaga kerja. Kebijakan pembelian adalah untuk membeli sedikit untuk semua material. Asumsinya
adalah pelanggan akan terus membeli apa yang dibeli sebelumnya sehingga resiko material tidak
terpakai sangat rendah. Persediaan dianggap sebagai aset dan teknik yang dicari adalah bagaimana
mengelola persediaan yang besar secara efisien.

Material Requirement Planning (MRP) – Era 1970an

Memasuki era 1970an perekonomian berkembang pesat, selera konsumen mulai berubah dan
bervariasi. Jumlah perusahaan yang bersaing semakin bertambah sehingga kompetisi menjadi semakin
ketat. Perusahaan otomotif seperti Ford mendapatkan pesaing baru yaitu General Motor. GM dengan
motto “Car for every purse and purpose” memperkenalkan konsep segmentasi pelanggan yaitu
memproduksi produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. GM memproduksi Chevrolet untuk
kalangan yang menengah sementara Cadillac ditawarkan untuk segmen pelanggan yang lebih berkelas.
Kondisi ini menyebabkan perusahaan tidak lagi dapat memesan dan menyimpan sedikit untuk seluruh
material. Timbul kebutuhan untuk memesan hanya apa yang dibutuhkan. Pesanan harus berdasarkan
atas apa yang terjual. Kebutuhan harus dipenuhi dari material yang ada di persediaan atau material yang
telah dipastikan akan datang. Jika perusahaan terlanjur membeli dan menyimpan semua material maka
terdapat resiko bahwa material tersebut tidak akan terpakai. Kelebihan inventory menjadi masalah
besar.

Walaupun platformnya masih sama yaitu sistem mainframe menggunakan perangkat lunak generasi
ketiga tetapi masalah manajemen material mulai mendapat perhatian. Praktisi dan akademisi mulai
berpikir cara mengelola dua sumber daya kritis dalam perusahaan yaitu persediaan dan tenaga kerja. Di
era ini muncul konsep Material Requirement Planning (MRP) yaitu sebuah sistem terkomputerisasi
untuk merencanakan dan mengelola persediaan. Sistem yang baru ini menggantikan perencanaan
manual dan penggunaan kartu input/output manual. Sistem ini secara otomatis merencanakan,
membuat dan membeli kebutuhan material berdasarkan item yang akan dikapalkan, status persediaan
saat tertentu dan item yang akan tiba. George Plossl, salah satu pionir MRP, secara simpel mengatakan
“MRP menghitung apa yang saya butuhkan, membandingkannya dengan apa yang saya miliki dan
menghitung apa yang perlu saya dapatkan dan kapan”.

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
Inputan yang dibutuhkan oleh MRP adalah apa yang akan diproduksi, material apa yang diperlukan
untuk suatu produk dan jangka waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi produk. Selain itu, MRP
membutuhkan informasi tentang tingkat persediaan material baik yang sudah ada di gudang (inventory
on hand) maupun yang akan diterima (inventory in transit). MRP kemudian melakukan perhitungan
kebutuhan total dan membandingkan dengan apa yang sudah ada atau akan tiba. Hasil luaran dari MRP
adalah perintah untuk melakukan produksi, pemesanan atau pembatalan pesanan material atau
pemindahan waktu pesanan.

Asumsi dasar yang diterapkan untuk memungkinkan komputasi MRP adalah pemesanan harus dimulai
selambat mungkin untuk meminimalkan persediaan sambil tetap dapat memenuhi kebutuhan
pelanggan tepat waktu. Artinya, pemesanan baru akan dilakukan jika sudah ada kebutuhan untuk itu.
MRP tidak membeli lebih awal ataupun lebih banyak. Namun, asumsi ini berarti informasi yang diberikan
harus sangat akurat. Kekurangan dari asumsi ini adalah jika terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan
misalnya saja keterlambatan pengiriman pesanan maka keseluruhan proses produksi akan terhambat.
Untuk mengatasi hal ini telah banyak yang dilakukan antara lain menambahkan stok pengaman dalam
perhitungan MRP.

Closed-Loop MRP
Di era 1970-an MRP sudah diterima dengan baik dan memberikan keuntungan bagi operasi manufaktur.
Namun, terdapat satu hal penting yang belum diperhitungkan. Pada MRP yang menjadi fokus adalah
ketersediaan material. Padahal perusahaan tidak hanya perlu memiliki material untuk melakukan
pekerjaan, tetapi juga kapasitas yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Oleh karena itu,
timbul kebutuhan untuk melengkapi hasil perhitungan kebutuhan material dari MRP dengan
perhitungan kapasitas. Dengan demikian hasil MRP tidak semata-mata mengalir ke lantai produksi,
namun dilakukan pula rencana kebutuhan kapasitas. Jika kebutuhan kapasitas tidak mencukupi maka
muncul umpan balik ke tahap perhitungan kebutuhan material. Dengan meningkatnya kemampuan dan
menurunnya harga komputer menyebabkan kapasitas komputer untuk melakukan komputasi matematis
tersedia dengan harga yang terjangkau. Hal ini memungkinkan penambahan perhitungan rencana
kapasitas sebagai feedback loop MRP dan memunculkan “Closed Loop MRP”.

Closed-loop MRP yang dikenal juga dengan Big MRP memungkinkan tidak hanya perhitungan material
tetapi rencana kapasitas berdasarkan prioritas rencana material. Big MRP membutuhkan informasi
tambahan yaitu alur proses produksi yang telah ditentukan (routing). Alur ini menunjukkan pada mesin
mana bagian produk akan dibuat sehingga kapasitas dan beban dapat direncanakan dan dijadualkan.
Closed-loop MRP juga membutuhkan asumsi untuk memungkinkan komputasi dengan komputer pada
saat itu yaitu setiap pusat kerja dianggap memiliki kapasitas tak terbatas untuk memenuhi permintaan
saat diperlukan.

Manufacturing Resource Planning (MRP II) – Era 1980an

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
Dalam perkembangan berikutnya muncul pemikiran bahwa saat sebuah persediaan berpindah,
keuangan juga berpindah. Kekuatan dan terjangkaunya teknologi memungkinkan penelusuran
pergerakan persediaan dan aktivitas finansial. Terhubungnya kedua hal ini memberi gambaran dan
analisis pengaruh manufaktur terhadap kinerja finansial perusahaan. Sistem terintegrasi ini disebut
dengan Manufacturing Resource Planning (MRPII).

MRPII adalah sebuah metode perencanaan seluruh sumber daya di dalam perusahaan manufaktur
secara efektif. MRPII adalah sistem bisnis terintegrasi yang:
• Memberikan visibilitas kebutuhan material dan kapasitas yang timbul dari rencana operasi
• Memungkinkan input aktivitas yang detil
• Menerjemahkan seluruh aktivitas ini ke dalam statemen finansial
• Menyarankan tindakan untuk mengatasi item-item yang tidak seimbang dengan rencana yang
dibuat
Di era MRP II, platform sudah berkembang menjadi sistem mainframe menggunakan perangkat lunak
basis data dan aplikasi manufaktur generasi keempat.

Enterprise Resource Planning (ERP) – era 1990an sampai sekarang

Sistem teknologi informasi yang lama berdasarkan atas teknologi mainframe. Teknologi mainframe ini
memiliki cakupan yang sempit dan bersifat operasional saja. Selain perubahan dalam cara pandang
perusahaan di era 1990an juga terjadi perubahan yang cukup mendasar di bidang teknologi informasi.
Biaya teknologi terus menurun dan ditemukannya Personal Computer (PC) merevolusi wajah sistem
manajemen bisnis. PC memungkinkan pengguna untuk mengakses data mereka secara langsung untuk
kebutuhan analisis menggunakan spreadsheet atau alat lain. Mainframe besar dan tidak fleksibel segera
digantikan oleh sistem client-server mainframe dengan perangkat lunak basis data dan perangkat lunak
paket generasi keempat. Pada era ini kemudian muncullah ERP.

Referensi

1. Ptak, C.A (2004), ERP: Tools, Techniques and Applications for Integrating the Supply Chain, St.
Lucie Press.
2. O’Leary, D.E (2000), Enterprise Resource Planning Systems: Systems, Life Cycle, Electronic
Commerce and Risk, Cambridge University Press
3. Motiwalla, L. V. and Thompson, J. (2012), Enterprise Systems for Management, Pearson.

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
 3. Gambaran Umum ERP
ERP adalah sistem teknologi informasi operasional yang mengumpulkan informasi dari seluruh fungsi di
dalam perusahaan. Kelebihan utama ERP dibandingkan legacy systems adalah cakupan yang lebih luas
untuk mengambil keputusan-keputusan yang lebih baik.

ERP bukan sekedar MRPII yang dijalankan dengan arsitektur Client-Server melainkan sistem yang
meliputi seluruh perencanaan sumber daya perusahaan beberapa diantaranya adalah desain produk,
penyimpanan informasi, perencanaan material, perencanaan kapasitas, dan sistem komunikasi

Menurut Botta-Genoulaz & Millet (2006) ERP adalah sebuah paket perangkat lunak yang berusaha
mengintegrasikan seluruh departemen dan fungsi-fungsi dari sebuah perusahaan ke dalam satu sistem
komputer yang dapat melayani kebutuhan berbagai departemen.

Apakah Sistem ERP?

Menurut Motiwalla dan Thompson (2013) ERP adalah generasi pertama dari Enterprise Systems yang
ditujukan untuk mengintegrasikan seluruh data dan mendukung semua fungsi utama dalam sebuah
organisasi. ERP systems mengintegrasikan berbagai aspek fungsional organisasi dan sistem dalam
organisasi dengan sistem dari partner dan supplier. Sistem ini web enabled, yang bekerja dengan
menggunakan web clients, sehingga memungkinkannya untuk diakses oleh karyawan, klien, partner dan
vendor perusahaan dari berbagai tempat setiap saat (Gambar 3.1.)

Tujuan dari sistem ERP adalah untuk membuat aliran informasi dinamis dan segera, sehingga
meningkatkan kegunaan dan nilai dari informasi. ERP bertindak sebagai repository pusat dan
menghilangkan redundansi data dan meningkatkan fleksibilitas. Tujuan lain dari ERP adalah untuk
mengintegrasikan departemen dan fungsi seluruh organisasi ke dalam satu infrastruktur yang melayani
kebutuhan setiap departemen. Setiap departemen memiliki sistem komputer sendiri. ERP
menggabungkannya menjadi sebuah perangkat lunak terinterasi yang bekerja pada basis data tunggal,
sehingga memungkinkan berbagai departemen membagi informasi dan berkomunikasi satu dengan
yang lain dengan mudah. ERP menggantikan berbagai sistem yang biasanya ada di dalam organisasi. ERP
menyelesaikan masalah utama terkait dengan integrasi informasi dari berbagai sumber dan
membuatnya tersedia secara real-time.

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
 Gambar 3.1. Sistem ERP

Komponen ERP
Sebuah sistem ERP terdiri dari beberapa komponen untuk menjalankan input, pemrosesan dan output
dari sebuah sistem seperti yang ditunjukkan pada tabel 2.2. Tim implementasi harus mengevaluasi
dengan baik setiap komponen dalam kaitannya dengan yang lain pada saat membuat rencana
implementasi.

Tabel 2.2. Komponen Sistem ERP

Perangkat Keras Servers dan peripherals
Proses Perangkat Lunak (termasuk basis data) Sistem Operasi dan basis data
Informasi (Sumber Data) Data organisasi dari sumber internal dan
eksternal
Proses Proses bisnis (contoh mentarget pelanggan,
menyewa tenaga kerja), prosedur dan
kebijakan
Manusia Pengguna akhir dan staff TI

Seluruh komponen harus bekerja bersama-sama dengan mulus agar implementasi sukses. Perangkat
keras, perangkat lunak dan data memainkan peran penting dalam implementasi ERP. Keterlibatan
manusia dan integrasi proses harus ditangani di tahapan awal dari rencana implementasi.

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
Setiap komponen harus diletakkan dengan benar dan setiap lapisan harus mendukung efisiensi dari
lapisan lain. Pendekatan berlapis juga memberikan kemungkinan untuk mengubah lapisan tanpa secara
signifikan mempengaruhi lapisan lain. Susunan lapisan komponen ERP ditampilkan pada gambar 3.2.

Gambar 3.2. Lapisan komponen sistem ERP

Arsitektur ERP
Arsitektur dari sebuah sistem ERP mempengaruhi biaya, perawatan dan penggunaan dari sistem.
Arsitektur ERP (cetak biru dari sistem ERP yang sesungguhnya) membantu tim implementasi
membangun sistem ERP untuk organisasi. Arsitektur ERP mengubah strategi implementasi ERP di tingkat
tinggi menjadi aliran informasi dengan keterhubungannya dalam organisasi. Jika dibeli, arsitektur ERP
seringkali diarahkan oleh vendor (Package-Driven Architecture). Tidak seperti halnya arsitektur TI,
dimana arsitektur ditentukan oleh strategi organisasi.

Contoh arsitektur ERP dari sebuah perguruan tinggi besar ditunjukkan pada gambar 3.3.

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
 Gambar 3.3. Arsitektur ERP sebuah Perguruan Tinggi

Terdapat dua tipe arsitektur:

• Fokus Logis pada mendukung kebutuhan dari pengguna akhir sepertinya ditunjukkan pada
gambar 3.4.
• Fokus Fisik pada efisiensi dari sistem seperti ditunjukkan pada gambar 3.5.

Arsitektur Logis dari Sistem ERP

Arsitektur logis menyediakan skema basis data dari entitas dan hubungan pada tingkatan lebih bawah,
diikuti dengan proses bisnis inti dan logika bisnis yang ditangani oleh sistem pada tingkatan kedua.
Tingkat ketiga menyediakan detil-detil dari aplikasi yang mendukung berbagai fungsi bisnis yang
dibangun dalam sistem ERP. Pengguna akhir tidak pernah melihat tingkatan pertama dan kedua karena
mereka umumnya berinteraksi dengan tingkatan aplikasi yang menyediakan mereka akses ke aplikasi
fungsional. Arsitektur logis ditunjukkan pada gambar

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
 Gambar 3.4. Arsitektur Logis Sistem ERP

Gambar 3.5. Arsitektur Bertingkat (Fisik) dari Sistem ERP

Keuntungan-keuntungan Secara Sistem dari Sistem ERP

• Integrasi data dan aplikasi seluruh area fungsional (contoh data dapat dimasukkan sekali dan
digunakan oleh semua aplikasi; sehingga meningkatkan akurasi dan kualitas dari data)
• Perbaikan di sisi pemeliharaan dan support karena staf TI dikelola secara terpusat.

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
 • Konsistensi dari antar muka pengguna di seluruh aplikasi berarti pelatihan staf berkurang,
produktivitas lebih baik dan perpindahan pekerjaan antar fungsional.
• Keamanan data dan aplikasi diperbaiki karena control yang lebih baik dan perangkat lunak yang
tersentralisasi.

Batasan-batasan Sistem dari Sistem ERP

• Kompleksitas dalam menginstall, mengkonfigurasi dan memelihara sistem meningkat,
sehingga membutuhkan staff TI, perangkat keras dan fasilitas jaringan yang memiliki spesialisasi
khusus.
• Konsolidasi dari perangkat keras, perangkat lunak dan manusia yang bisa membebani dan sulit
untuk dicapai.
• Konversi data dan transformasi dari sistem lama ke sistem baru bisa sangat melelahkan dan
proses yang kompleks.
• Melatih ulang Staff TI dan pengguna akhir dari sistem baru dan menimbulkan resistensi dan
mengurangi produktivitas.

Keuntungan Bisnis dari Sistem ERP

• Kelincahan organisasi dari sisi merespon perubahan pada lingkungan untuk berkembang dan
mempertahankan pangsa pasar.
• Membagi informasi ke seluruh area fungsional membantu kolaborasi antar karyawan.
• Menghubungkan bertukar informasi secara real-time dengan partner rantai pasok
meningkatkan efisiensi dan menurunkan biaya.
• Meningkatkan pelayanan pelanggan karena alur informasi antar departemen yang semakin
cepat.
• Efisiensi dari proses bisnis meningkat karena rekayasa ulang proses bisnis.

Batasan-batasan Bisnis dari Sistem ERP

• Pelatihan ulang untuk seluruh staf dengan sistem baru bisa menjadi mahal dan memakan waktu.
• Perubahan peran dan batasn departemen bisa menimbulkan pergolakan dan resistensi terhadap
sistem baru.

Pengaruh ERP
ERP adalah sebuah keberhasilan korporasi yang memiliki pengaruh besar pada dunia bisnis dan
teknologi informasi.

• Pemanfaatan ERP oleh perusahaan

ERP mempengaruhi hampir semua perusahaan besar di dunia. Sebuah sistem ERP (SAP R/3) digunakan
lebih dari 60% perusahaan Multinasional. ERP juga mempengaruhi banyak perusahaan kecil dan
menengah (SME)
– Tahun 1995 90% pendapatan SAP berasal dari perusahaan besar
– Tahun 1997 50% pendapatan SAP berasal dari perusahaan kecil dan menengah
• ERP mempengaruhi perilaku pesaing

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
Jika sebuah perusahaan mengimplementasikan ERP, maka kompetitornya ikut terdorong untuk
menerapkan ERP agar tidak tertinggal.

• ERP mempengaruhi kebutuhan partner bisnis

Implementasi ERP di sebuah perusahaan selain mendorong kompetitor maka juga menyebabkan partner
bisnis perlu beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi pada organisasi yang mengimplementasikan
ERP. Tidak jarang sebuah perusahaan yang telah sukses mengimplementasikan ERP mendorong partner
bisnisnya untuk ikut mengimplementasikan ERP.

• ERP mengubah sifat perusahaan konsultansi

Sistem ERP sangat penting untuk pertumbuhan konsultansi. ERP termasuk sistem yang menjadi
kompleks. Tidak semua perusahaan memiliki sumber daya manusia yang memiliki kompetensi terkait
dengan penerapan ERP. Oleh karena itu dalam implementasi ERP hampir semua perusahaan
menggunakan jasa konsultansi. ERP dapat disebut sebagai produk andalan yang menyebabkan industri
konsultansi meningkat pesat dalam beberapa dasawarsa terakhir.

• ERP menyediakan salah satu alat utama untuk Re-engineering

Business Process Re-engineering (BPR) atau rekayasa ulang proses bisnis adalah sebuah konsep yang
dikenalkan pada periode yang hampir bersamaan dengan ERP. BPR berusaha melakukan perombakan
besar-besaran terhadap proses bisnis di dalam perusahaan untuk mencapai peningkatan kinerja secara
signifikan dalam waktu yang relatif singkat. Salah satu alternatif dalam BPR adalah melakukan otomasi
proses bisnis yang antara lain dapat dilakukan dengan mengimplementasikan ERP. Dalam banyak
kesempatan perusahaan yang ingin menerapkan ERP juga harus melakukan perombakan besar-besaran
pada proses bisnisnya. Hal ini menyebabkan ERP disebut sebagai salah satu alat utama dalam melakukan
re-engineering.

• ERP menyebarkan banyak best practices

ERP dikembangkan berdasarkan atas best practice atau cara terbaik melakukan sesuatu di berbagai
perusahaan yang terbaik di bidangnya. Dengan menggunakan ERP maka perusahaan memiliki akses
terhadap berbagai best practice yang ada misalnya bagaimana flow dari proses pengadaan, pemenuhan
order, data apa yang dibutuhkan, dsb. Dalam implementasi ERP jika ada perusahaan yang menemukan
adanya ketidakcocokan maka mereka akan menginformasikan kepada pengembang ERP akan hal
tersebut. Pengembang menilai ketidakcocokan tersebut dan jika dirasa penting maka dilakukan
penyesuaian dalam produk ERP mereka. Dengan demikian maka produk ERP tersebut akan terus
menerus berkembang.

• ERP merupakan produk korporasi Client-Server yang pertama

Setelah munculnya ERP maka berbagai produk korporasi lain bermunculan seperti CRM dan SCM.

• ERP mengubah hakekat fungsi sistem informasi

Secara historis fungsi sistem informasi adalah mendesain, mengembangkan dan mengimplementasikan
software. Dengan sistem ERP maka bagian desain dan pengembangan telah dikerjakan pihak lain dalam

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
hal ini pengembang ERP. Ini berarti ERP menggantikan sebagian besar kebutuhan software perusahaan
yang kemudian mengubah hakekat dasar fungsi sistem informasi. Jika pada awalnya perusahaan
membutuhkan programmer dan system analyst maka dewasa ini penguasaan terhadap paket software
dan implementasinya pada perusahaan lebih diutamakan

• ERP telah mengubah hakekat pekerjaan di seluruh aspek fungsional, seperti manufaktur
ERP mengaburkan garis antara user dan IT. User sebagai pelaku bisnis juga dituntut untuk menguasai
teknologi ERP. Sebaliknya, seorang spesialis informasi juga dituntut menguasai proses bisnis.

• Biaya ERP tinggi

Rata-rata biaya kepemilikan implementasi ERP adalah US$15 juta.

• ERP telah mengalami perkembangan yang sangat besar di pasar

Pada tahun 1993 pasar ERP adalah US$319 juta sementara pada tahun 1998 diperkirakan US$ 24.3 juta.
Angka ini tentu sudah meningkat lagi untuk era millenium.

Bagaimana ERP menciptakan nilai?

• ERP mengintegrasikan aktivitas perusahaan melewati berbagai fungsi dan lokasi
• ERP menggunakan “Best Practices” sehingga dapat digunakan untuk meningkatkan cara
perusahaan melakukan bisnis
• ERP memungkinkan standarisasi organisasi dari berbagai lokasi. Jika ada sebuah perusahaan
yang memiliki beberapa cabang. Jika perusahaan menerapkanERP di seluruh cabang maka lokasi
dengan proses dibawah standar dapat ditarik dengan proses lain yang lebih efisien.
• ERP menghilangkan informasi yang redundan dan asimetris dengan meletakkan informasi ke
dalam database yang sama, sehingga meningkatkan kontrol, membuka akses untuk pihak yang
membutuhkan dan membuat struktur organisasi menjadi lebih flat (rata).
• ERP menyediakan informasi online dan real time
• ERP memungkinkan akses secara simultan terhadap data yang sama untuk perencanaan dan
kontrol
• ERP memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi di dalam organisasi. ERP dapat mempertemukan
berbagai fungsi dan lokasi sehingga memaksa kolaborasi di dalam perusahaan itu sendiri.
• ERP memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi antar organisasi. ERP menyediakan backbone
untuk komunikasi dan kolaborasi dengan organisasi lain. Semakin banyak perusahaan membuka
database nya untuk membantu procurement dan fungsi lainnya

Vendor ERP Vendors

SAP
SAP dikenal sebagai pemimpin dari vendor ERP dengan lebih dari 12 juta pengguna. Solusinya untuk
semua tipe industri dan setiap pasar utama. www.sap.com

Oracle/Peoplesoft

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015
Sebagai ERP Vendor terbesar kedua, Oracle menyediakan solusi yang dibagi per kategori industri dan
menjanjikan dukungan jangka panjang untuk pelanggan PeopleSoft yang diakuisisi pada 2004.
www.oracle.com

Infor
Penyedia perangkat lunak enterprise terbesar ketiga di dunnia. Infor memberikan solusi enterprise
terintegrasi pada rantai pasok (supply chain), hubungan pelanggan (customer relationship) dan
pengelolaan pelanggan. www.infor.com/infor/

Microsoft Dynamics
Sebelumnya dikenal dengan Microsoft Business Solutions atau Great Plains, Microsoft Dynamics adalah
solusi manajemen bisnis menyeluruh yang dibangun di atas platform Microsoft.

Lawson
Solusi perangkat lunak yang disesuaikan dengan industri yang mencakup manajemen kinerja enterprise,
distribusi, keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, dan operasi ritel. www.Lawson.com

SSA Global
Mengakuisisi Baan pada tahun 2004. Mereka mengklaim dapat menyediakan solusi yang mencapai
tujuan tertentu dalam tenggang waktu yang lebih singkat dan lebih efisien dengan waktu.

Referensi

1. Ptak, C.A (2004), ERP: Tools, Techniques and Applications for Integrating the Supply Chain, St.
Lucie Press.
2. O’Leary, D.E (2000), Enterprise Resource Planning Systems: Systems, Life Cycle, Electronic
Commerce and Risk, Cambridge University Press
3. Motiwalla, L. V. and Thompson, J. (2012), Enterprise Systems for Management, Pearson.

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

© Mahendrawathi ER, 2015