Pengantar ERP

Selasa, 07 Februari 2023 16.07

Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem Enterprise identik dengan ERP

ERP adalah produk enterprise system yang pertama kali dikembangkan. ERP banyak
digunakan oleh perusahaan di seluruh dunia. Pada awal implementasi banyak perusahaan
yang tidak tahu apa yang harus dikembangkan sebelum dan selama implementasi.
System ERP bukan sekedar software, dia adalah software yang sangat berbeda dengan
paket software biasa (seperti Microsoft Office dan lain sebagainya).

Tidak ada jalan pintas dalam mengimplementasikan sistem ERP.

ERP dan Sistem Informasi

• Sistem Informasi adalah komponen kritis bagi organisasi yang sukses dewasa ini.
• Sistem informasi menyediakan otomasi komputer untuk mendukung fungsi bisnis
seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, pelayanan pelanggan, manajemen sumber
daya manusia, dan operasi bisnis.
• Sistem informasi berperan besar dalam aktivitas primer maupun sekunder dalam
rantai nilai sebuah perusahaan (organization's value chain).

Sistem Informasi dan Komponennya

 • Sistem Informasi itu sendiri mencakup perangkat keras, perangkat lunak, komunikasi.
proses-proses data, dan manusia.
• Sementara teknologi informasi mencakup elemen perangkat lunak dan perangkat
keras.
• Peran dari sistem informasi adalah untuk memproses data menjadi informasi
menggunakan sumber daya teknologi informasi, proses bisnis, dan manusia. Oleh
karena itu dapat dikatakan bahwa teknologi informasi adalah komponen dari sistem
informasi.

Fase-fase Dalam Sistem Informasi

• Sistem informasi umumnya menggunakan model 3 fase, yaitu input, proses, dan
output.
• Kombinasi dari kelima komponen SI biasanya digunakan dalam tiap tahap. Sebagai
contoh pada proses input dan output manusia sangat banyak digunakan. Sementara
Teknologi Informasi dan aturan proses bisnis banyak digunakan selama fase proses.
Gambar ini menunjukkan perbandingan proses dalam Sistem Industri dengan Sistem
Informasi

• Pada Sistem Industri masukan berupa bahan mentah mengalami proses produksi
untuk menghasilkan output berupa produk akhir.
• Sementara pada Sistem Informasi mendapatkan masukan berupa data mentah yang
mengalami pemrosesan dengan proses bisnis untuk menghasilkan luaran berupa
laporan.

Peran Sistem Informasi dalam Enterprise

Organisasi bisnis menjadi semakin kompleks karena:
• Semakin banyaknya lapisan dalam hirarki manajemen
• Semakin meningkatnya tingkat koordinasi antar departemen dan setiap departemen
 memiliki kebutuhan informasi yang berbeda-beda. Tidak ada satu sistem informasipun
yang dapat mendukung semua kebutuhan bisnis dari sebuah organisasi.

Manajemen biasanya dikategorikan dalam 3 level (Strategis, menengah, dan operasional)

setiap level memiliki kebutuhan yang berbeda-beda seperti pada gambar. Karakteristik pada
masing-masing level adalah:
• Level Strategis : Fungsi-fungsi sangat tidak terstruktur dan sumber daya tidak
ditentukan. Kebutuhan kuantitatif lebih sedikit.
• Level Menengah : Berada diantara strategis dan operasional
• Level Operasional : Fungsi-fungsinya sudah sangat terstruktur dan sumber daya telah
ditentukan. Kebutuhan kuantitatif lebih banyak

Contoh bagaimana organisasi pada level manajerial dan fungsional sangat mempengaruhi
kebutuhan data dan informasi:
• Seorang eksekutif puncak memerlukan laporan misalnya: Produk-produk tertentu
dijual dengan baik di pasaran dalam waktu dan tempat yang berbeda
• Sementara manajemen operasional tertarik pada laporan penjualan yang detail dari
seluruh produk yang menjadi tanggung jawabnya pada bulan lalu

Proses Bisnis dan SI

• Proses bisnis adalah sekelompok aktivitas atau pekerjaan yang terkoordinasi untuk
mencapai sebuah tujuan bisnis.

• Proses bisnis pemenuhan pesanan pelanggan. Contoh lainnya proses menarget

pelanggan, merancang produk baru, dll.

• Proses bisnis bisa dikatakan mengacu pada bagaimana sebuah pekerjaan diatur,
ditujukan dan dikoordinasikan untuk menghasilkan sebuah produk yang bernilai.
• Proses bisnis dapat didefinisikan juga sebagai aliran (workflow) dari bahan, informasi,
dan pengetahuan yang nyata, yaitu berupa sekumpulan aktivitas
• Proses bisnis adalah cara sebuah organisasi mengoordinasikan pekerjaan, informasi
dan pengetahuan dan cara yang ditentukan manajemen untuk mengoordinasikan
pekerjaan.

• Setiap bisnis dapat dikatakan sebagai sekumpulan proses bisnis. Banyak proses bisnis
melekat pada suatu fungsional bisnis tertentu. Contoh: fungsi SDM bertanggung jawab
 untuk memperoleh tenaga kerja
• Proses bisnis yang lain melintasi area fungsional dan memerlukan koordinasi antar
departemen. Contoh (lihat gambar): Secara menyeluruh proses pemenuhan pesanan
pelanggan mencakup koordinasi antara fungsi penjualan, akuntansi, serta manufaktur
dan produksi

Silo Informasi dan Integrasi Sistem

• Seiring dengan semakin besar dan masifnya organisasi maka manajemen cenderung
membagi fungsi-fungsi ke dalam unit-unit yang lebih kecil dengan menempatkan
sekelompok staff untuk aktivitas-aktivitas tertentu.
• Dalam melaksanakan proses atau aktivitas yang menjadi tanggung jawabnya, sebagian
departemen membutuhkan data dan informasi dari beberapa bagian lainnya.
• Kebutuhan informasi untuk beberapa departemen atau fungsional disediakan melalui
sistem informasi khusus (misalnya: sistem informasi keuangan). Masing-masing sistem
memiliki arsitektur teknologinya sendiri, sehingga informasi antar departemen
terpisah.

• Data dan informasi yang tersebar di beberapa bagian menimbulkan beberapa

permasalahan, yaitu data redundancy dan information assymetry, dimana data dan
informasi tidak dapat diperoleh dengan cepat

Redundansi Data dan Information Assymetry

• Gambar tersebut menunjukkan contoh data daftar produk yang muncul di database
sales & marketing, produksi dan pengadaan. Dalam skala besar redundansi ini
menimbulkan ketidak efektifan.
• Information Assymetry: Data yang sama namun disimpan dalam database yang
berbeda sehingga menjadi tidak konsisten. Misal: produksi melakukan update pada
daftar produk, sementara bagian sales & marketing, dan pengadaan tidak
melakukannya sehingga daftar produk di ketiga database tersebut tidak sama.

Data dan Informasi tidak dapat diperoleh dengan cepat

• Permasalahan yang lain yang timbul dari kondisi ini adalah waktu untuk mendapatkan
informasi bisa cukup panjang (lihat gambar diatas).

• Misalnya penjualan membutuhkan informasi tentang berapa sisa barang yang dapat
dijual. Maka bagian sales harus menghubungi bagian gudang. Gudang harus mengecek
data yang tersedia di gudang. Namun harus juga dicocokkan dengan barang yang
tersedia di gudang dan barang yang dijanjikan. Selain itu bagian sales harus
menghubungi bagian produksi untuk mendapatkan data barang yang sedang di
produksi. Jika data-data tersebut terletak di database yang berbeda maka waktu untuk
mendapatkan informasi tersebut akan cukup lama.
Masalah pada silo Information System

Fenomena munculnya sekumpulan sistem independen dan tidak terintegrasi, dikenal

dengan silo information systems, menimbulkan bottlenecks dan mengganggu
produktivitas.
Pada era persaingan yang semakin kompetitif, sebuah organisasi mengalami kesulitan untuk
beroperasi dan bertahan dengan silo information system. Organisasi harus menjadi lincah
dan fleksibel sehingga membutuhkan sistem informasi yang memiliki sumber daya
terintegrasi untuk sebuah organisasi.
Untuk berkompetisi secara efektif, organisasi harus berfokus pada pelanggan, makanya
setiap fungsional dalam organisasi harus saling terintegrasi.

Munculnya ERP dan Sistem Enterprise

Perubahan cara pandang perusahaan dari fungsional ke cara pandang proses dan didukung
dengan perkembangan teknologi informasi mendorong lahirnya ERP dan Enterprise Systems
lainnya.
Sistem enterprise merupakan komponen penting bagi organisasi dewasa ini dan
menyediakan dukungan otomasi komputer untuk berbagai fungsi bisnis.
Secara umum sistem enterprise berperan penting dalam berbagai aktivitas utama maupun
pendukung dengan rantai nilai dalam organisasi

Gambar ini menunjukkan apa yang Motiwalla dalam bukunya kelompokkan kedalam sistem
enterprise. Memang pada intinya adalah Enterprise Resource Planning. Tapi dalam kaitan
dengan hubungan pada supplier, ada juga enterprise systems yang disebut sebagai Supply
Chain Management. Dan dalam kaitan dengan pelanggan, ada Customer Relationship
Management. Selain itu ada juga yang menghubungkan dengan tenaga kerja yang disebut
dengan Knowledge Management (Collaboration). Serta ada pula sistem enterprise yang
disebut Partner Relationship Management yang menghubungkan perusahaan dengan
partner

Sistem mainframe
MRP: Adanya segmentasi
ERP: Personal Computer

Kompleksitas dalam konfigurasi

Membutuhkan waktu lama untuk konfigurasi awal
Konversi untuk transformasi membutuhkan waktu lama
Konsolidasi hardware software dan manusia
Proses komplek