CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

CHAPTER 2

SYSTEMS INTEGRATION

TUJUAN PEMBELAJARAN

• Memahami dampak struktur organisasi pada sistem informasi

• Cari tahu tentang jenis silo fungsional pada organisasi
• Pelajari tentang evolusi dari generasi dan arsitektur teknologi sistem informasi dan
pengaruhnya terhadap lingkungan silo
• Ketahui apa itu integrasi sistem dan mengapa itu penting bagi organisasi
• Memahami peran sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dalam integrasi sistem

KASUS 2-1

KASUS PEMBUKAAN: SISTEM e-ENTERPRISE AIR CARGO

Air Cargo, Inc. (ACI) adalah perusahaan manajemen logistik yang menyediakan layanan
darat kargo udara untuk 17+ maskapai pemegang saham dan 53 asosiasi, termasuk layanan
pengumpan jalan yang menghubungkan bandara dan kota-kota di Amerika Serikat dan Eropa,
pengambilan dan pengiriman pengiriman kargo udara reguler, pickup kargo udara paket kecil, dan
pengiriman khusus penerbangan, dengan waktu pengiriman yang pasti. Sistem utama jatuh/rusak
(crash) besar pada akhir 1990-an yang menyebabkan pendapatan ACI turun dari sekitar $150 juta
menjadi sekitar $145 juta ketika mereka memulai upaya integrasi sistem mereka dengan sistem e-
Enterprise mereka.

MASALAH DENGAN SILOS FUNGSIONAL

ACI menjalankan berbagai aplikasi bisnis untuk pengiriman, penagihan, audit pengiriman,
dan rekonsiliasi. Sebelum mengonversi ke ERP, staf akuntansi ACI harus mengekspor dan
mengimpor file teks untuk berkomunikasi lintas aplikasi akuntansi dan bisnis. Ini memakan waktu
dan bahkan membuat laporan terbaru sedikit terlambat. ACI awalnya dianggap hanya
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

meningkatkan sistem akuntansi yang ada ke sistem yang baru; Namun, Jack Downing, direktur TI
ACT, memutuskan bahwa pendekatan ini tidak layak karena mereka telah mengembangkan
berbagai prosedur khusus dalam akuntansi dan aplikasi bisnis lainnya. "Peningkatan tidak akan
ekonomis," jelasnya, "karena kami telah melakukan begitu banyak perubahan pada perangkat
lunak lama."

SISTEM e-ENTERPRISE

Oleh karena itu ACI mengimplementasikan empat aplikasi eEnterprise: seri keuangan, seri
distribusi, seri kustomisasi dan integrasi, dan Microsoft SQL Server. Selain itu, ACI menggunakan
layanan transformasi Microsoft. Efek langsung dari implementasi ini mengintegrasikan sistem
akuntansi dengan lini aplikasi bisnis, dengan menghilangkan entri data manual. Ini terjadi karena
Microsoft SQL Server dan perangkat lunak Data Transformation Services (DTS) terhubung ke
aplikasi lini bisnis ACI dan mengirimkan data transaksi ke sistem eEnterprise ACI. Data ini
digunakan untuk memperbarui catatan keuangan. Perhatikan bahwa DTS berjalan di latar belakang
secara teratur tanpa memerlukan intervensi manual. Akibatnya, departemen akuntansi tidak perlu
lagi mengekspor dan mengimpor lini catatan bisnis secara manual untuk menghasilkan laporannya.

MANFAAT

Keuntungan utama dari sistem eEnterprise adalah bahwa ia menghubungkan kontrak yang
dikelola dalam lini aplikasi bisnis dengan catatan keuangan. "Begitu kami menyetujui tarif,
ketentuan, dan jam operasi dengan kontraktor, mereka dimasukkan ke dalam sistem administrasi
kontrak kami," kata Sally Hartmann, CFO ACI. "Di masa lalu, kami harus memasukkan kembali
informasi itu ke dalam sistem keuangan secara manual dan berharap bahwa kami ingat untuk
menyesuaikannya jika ada perubahan dalam kontrak. Tapi sekarang, kami secara otomatis
memindahkan informasi ini dari sistem akuntansi ke sistem manajemen kontrak. Dan kami
memiliki kemampuan untuk memindahkan informasi itu ke arah lain juga, yang sebelumnya tidak
kami miliki. " Manfaat utama di sini adalah bahwa jika kontraktor berhenti membayar tagihannya,
sistem gudang akan segera memberi tahu orang-orang pengiriman. Hartmann menambahkan:
"Kami juga menyelesaikan tautan langsung dari sumber daya manusia kami ke sistem akuntansi
kami. Ini akan menghilangkan area lain dari entri data manual dan mengurangi potensi kesalahan."
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

Hartman akhirnya melihat tiga keuntungan lain yang diperoleh ACI dari konversi ERP ini.
Ini adalah:

• "Berdasarkan apa yang telah saya lihat sejauh ini, saya memperkirakan bahwa kami akan
mengurangi beban pekerjaan administratif sekitar 10 persen, terutama dengan mengurangi
entri data manual."
• "Dengan sistem ERP, kami akan memberikan informasi yang lebih akurat, lengkap, dan
tepat waktu kepada para pembuat keputusan."
• "Kami banyak bergerak ke e-commerce, dan eEnterprise menyediakan blok bangunan yang
memungkinkan aliran informasi dua arah antara e-bisnis dan sistem keuangan."

Kasus ACT menyoroti beberapa masalah dengan sistem heterogen dan bagaimana mereka
dapat mempengaruhi berbagai departemen dengan di perusahaan dari Akuntansi hingga
Pergudangan. Integrasi sistem di ACI telah memperkenalkan beberapa manfaat dan kelemahan.
Pertanyaannya tetap apakah manfaatnya lebih besar daripada kekurangannya. Apa yang kamu
pikirkan?

PREVIEW

Dalam kasus Air Cargo, Anda dapat melihat apa yang terjadi pada departemen fungsional
ketika perusahaan berpindah dari sistem silo ke sistem informasi perusahaan. Manfaat penting dari
konversi semacam itu biasanya adalah penghapusan entri ulang data manual (mis., Merekam
kembali informasi dari satu aplikasi fungsional ke aplikasi lainnya). Manfaat lain adalah
pengurangan dan hampir tidak ada spreadsheet untuk menghasilkan laporan manajemen dan untuk
menjawab pertanyaan manajemen khusus. Kelemahan dari penerapan sistem terintegrasi dapat
mencakup biaya tinggi untuk mengimplementasikan sistem ERP, proses yang diperlukan berubah
untuk mengambil manfaat dari sistem baru, dan melatih karyawan untuk menggunakan sistem baru
ini.

Dalam organisasi saat ini, integrasi sistem informasi sangat penting untuk kelangsungan
hidup dan pertumbuhannya. Integrasi sistem berarti Anda mengizinkan IS (SISTEM
INFORMASI) heterogen (campur aduk) untuk berkomunikasi atau mengintegrasikan dan berbagi
informasi (atau data) secara mulus satu sama lain. Penting untuk dipahami bahwa kata kunci di
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

sini mulus karena sistem telah berbagi informasi satu sama lain untuk waktu yang lama; Namun,
mereka membutuhkan hubungan manusia. Informasi yang dihasilkan dari satu sistem harus
dimasukkan kembali secara manual oleh pengguna ke sistem lain, seperti yang diilustrasikan
dalam wadah Kargo Udara. Kasus ini juga menunjukkan masalah khas yang dihadapi oleh
organisasi dengan proses integrasi data manual. Pertama, dibutuhkan waktu lebih lama untuk
memasukkan informasi ke dalam sistem, ada kesalahan dan ketidakakuratan, dan pertukaran
informasi tidak dapat terjadi secara waktu nyata (atau secara instan karena diperbarui oleh orang
lain) antara berbagai pemangku kepentingan organisasi. Misalnya, karyawan gudang tidak
mengetahui siklus penjualan produk, dan karyawan layanan pelanggan mungkin tidak tahu status
produk yang dikirim. Ini menghasilkan inefisiensi dalam operasi organisasi, yang mencerminkan
layanan pelanggan yang buruk dan dalam jangka panjang membuat organisasi tidak efektif dalam
lanskap kompetitifnya. Faktanya, integrasi sistem adalah masalah utama bagi organisasi untuk
pertumbuhannya; Oleh karena itu, manajemen perlu memperhatikan masalah ini. Sistem informasi
perusahaan (EIS) memainkan peran penting dalam integrasi sistem sebagaimana dibahas dalam
bab ini. Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) adalah jenis utama sistem informasi
perusahaan yang memungkinkan organisasi mengintegrasikan sistem heterogen menjadi satu
aplikasi di seluruh organisasi dengan sistem manajemen basis data terintegrasi.

Bab ini akan menelusuri asal-usul bagaimana sistem informasi telah berkembang menjadi
kumpulan sistem atau silo yang heterogen selama 50 tahun terakhir - hubungan mereka dengan
struktur organisasi, nilai integrasi sistem, dan peran ERP dalam integrasi sistem. Sistem informasi
pada umumnya berkembang di sekitar kebutuhan organisasi. Sebelum membahas evolusi IS,
penting untuk memahami evolusi organisasi. Bab ini membahas singkat tentang evolusi silo
fungsional dalam organisasi diikuti dengan diskusi tentang evolusi IS dalam sebuah organisasi. Ini
diikuti oleh diskusi tentang tantangan integrasi sistem, manfaat sistem terintegrasi, dan peran ERP
dalam integrasi sistem. Bab ini akan menyimpulkan dengan serangkaian tantangan yang dihadapi
oleh manajemen tentang integrasi sistem dan peran mereka dalam menyelesaikannya.
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

SILOS FUNGSIONAL

Menurut kamus Webster, silo adalah lubang kedap udara atau menara untuk
mengawetkan produk. Silo pada dasarnya adalah unit operasi yang terkotak dari lingkungannya.
Mengapa sistem dan organisasi informasi berkembang menjadi silo fungsional? Untuk memahami
alasannya, pertama-tama kita perlu melihat evolusi historis organisasi modern dan sistem yang
mendukung persyaratan informasi mereka.

SILOS HORIZONTAL

Ahli teori manajemen Huber dan McDaniel1 dalam studi penelitian mereka menemukan
bahwa kompleksitas dan turbulensi dalam lingkungan organisasi memaksanya untuk memecah
tugas kompleks menjadi unit yang lebih kecil yang dapat dikelola. Jika kita melihat lebih dekat
pada evolusi organisasi modern, penekanan awal selalu pada paradigma horizontal atau fungsional.
Pada awal 1900-an, seorang filsuf manajemen bernama Henry Fayol adalah orang pertama yang
membagi organisasi yang difungsikan menjadi lima bidang dasar: perencanaan, pengorganisasian,
koordinasi, komando, dan pengendalian. Klasifikasi Fayol diperluas dan dikonseptualisasikan
pada 1930-an oleh Luther Gulick ke dalam model fungsional POSDCORB (Perencanaan,
Pengorganisasian, Penetapan Staf, Pengarahan, Koordinasi, Pelaporan, dan Penganggaran).
Kategorisasi POSDCORB (Gambar 2-1) menjadi sangat populer dan menyebabkan serangkaian
fungsi organisasi formal seperti kontrol, manajemen, pengawasan, dan administrasi dimulai pada
akhir 1930-an. Selama 50 tahun ke depan terminologi fungsi dalam organisasi telah berubah,
katakanlah dari perencanaan ke manajemen ke strategi, tetapi konsep mengkategorikan kegiatan
kompleks menjadi fungsi terorganisir tetap ada untuk alasan kontrol dan koordinasi. Klasifikasi
organisasi saat ini ke dalam divisi atau departemen seperti Akuntansi, Sumber Daya Manusia,
Pemasaran, Manajemen, dan lain-lain mencerminkan evolusi ini dalam organisasi yang melanggar
tugas kompleks yang menjadi tugas yang lebih kecil yang dapat dikelola dapat ditugaskan kepada
sekelompok orang yang kemudian dapat dianggap bertanggung jawab.
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

SILOS VERTIKAL

Selain divisi fungsional atau horizontal, organisasi juga telah melihat layering fungsi
manajemen secara vertikal atau hierarkis. Pada akhir 1960-an, Robert Anthony, seorang peneliti
organisasi, di Universitas Harvard, menemukan bahwa organisasi juga membagi tanggung jawab
dalam lapisan hierarkis dari perencanaan strategis ke kontrol manajemen dan kontrol operasi.
Sebagai contoh, sebagian besar organisasi memiliki manajemen tingkat atas seperti CEO dan
presiden untuk merencanakan strategi jangka panjang organisasi, sedangkan manajemen tingkat
menengah (misalnya, wakil presiden atau manajer umum) berfokus pada masalah taktis dan pada
pelaksanaan kebijakan organisasi untuk memastikan bahwa perusahaan sedang mencapai tujuan
strategisnya. Tugas manajemen tingkat bawah (mis., Penyelia) adalah fokus pada operasi sehari-
hari perusahaan. Kategorisasi vertikal ini, meskipun tidak memisahkan fungsi organisasi, memang
melibatkan serangkaian kegiatan yang berbeda. Silo fungsional biasanya mengikuti model ilmiah
untuk bisnis dan biasanya memiliki struktur pelaporan hierarkis atau berlapis-lapis, kepemimpinan
formal, posisi manajemen, atau keduanya dengan otoritas akhir dalam pengambilan keputusan.
Dalam organisasi fungsional tradisional (atau silo) ini, mempertahankan perintah dan kontrol
biasanya penting untuk keseluruhan fungsi organisasi bisnis.
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

Dengan demikian, ketika organisasi menjadi besar dan kompleks, mereka cenderung
membagi fungsi menjadi unit-unit yang lebih kecil dan menugaskan satu atau lebih staf tanggung
jawab untuk kegiatan ini. Ini memungkinkan organisasi untuk mengelola kompleksitas serta staf
untuk berspesialisasi dalam kegiatan yang meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Kelompok
kerja atau tim dengan kepemimpinan formal atau pengawas juga merupakan bagian dari struktur
organisasi ini. Kualitas produk dan layanan meningkat, tetapi organisasi ini dibagi menjadi unit-
unit yang terkotak-kotak yang tidak saling mengenal. Berbagi informasi hanya terjadi di tingkat
manajemen yang lebih tinggi.

Meskipun ada upaya untuk memecahkannya, silo fungsional tetap hidup dan berjalan
dengan baik. Menurut survei oleh majalah Purchasing, 96 persen responden mengatakan
organisasi mereka masih mempertahankan struktur fungsional tetapi 86 persen juga mengatakan
mereka setuju dengan keputusan perusahaan mereka untuk mempromosikan kerja tim dan integrasi
area fungsional dalam organisasi mereka. Salah satu alasannya adalah masalah komunikasi dan
komunikasi semakin memburuk karena organisasi menyebar secara geografis dan semakin virtual.
Tujuan asli dari pembagian fungsional (mis., Efisiensi dan efektifitas) dikalahkan. Kurangnya
berbagi informasi di semua tingkatan organisasi sering mengarah ke masalah dengan manajemen
persediaan, seperti kelebihan produksi barang, ketika departemen penjualan tidak berbagi data saat
ini tentang proyeksi penjualan dengan departemen produksi atau layanan pelanggan yang buruk
ketika perwakilan layanan pelanggan tidak mengetahui status barang yang dikirim.
Ketidakefisienan dapat merayap dari operasi hingga ke tingkat perencanaan strategis organisasi.
Dengan persaingan global dan organisasi virtual, struktur organisasi fungsional tradisional harus
berubah menjadi struktur yang berorientasi pada proses untuk memungkinkan integrasi informasi
yang lebih mudah dan fleksibilitas yang lebih besar bagi organisasi untuk menyelaraskan kembali
dengan lingkungannya. Untuk bersaing dalam ekonomi global, perusahaan harus mengambil
pandangan proses bisnis dan memanfaatkan TI untuk mengintegrasikan proses bisnis itu.
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

PROSES BISNIS DAN SILOS

Masalah fungsional silo dirasakan oleh banyak organisasi di akhir tahun 980-an dan awal
1990-an, yang melahirkan rekayasa ulang proses bisnis (BPR). Pengelompokan fungsional sering
mengarah pada pandangan rabun untuk meningkatkan divisi atau departemen daripada seluruh
organisasi. Ini menyebabkan gesekan intra-organisasi dan kontraproduktif terhadap tujuan
keseluruhan organisasi. Fokus proses bisnis dipimpin oleh guru manajemen seperti Peter Drucker
dan Hammer & Champy, manajemen berorientasi ulang pada peningkatan efisiensi dan efektivitas
organisasi dengan berfokus pada proses bisnis (mis., Pengembangan produk dan pemrosesan
pesanan). Proses bisnis memberikan pandangan alternatif pengelompokan orang dan sumber daya
yang berfokus pada aktivitas organisasi, bahkan jika itu berarti memotong melintasi area
fungsional tradisional (misalnya, pemrosesan pesanan), yang melibatkan interaksi antara
penjualan, pergudangan, dan area fungsional akuntansi sebagai pekerjaan berkembang dari
pesanan penjualan awal ke pengumpulan pembayaran dari klien. Proses bisnis lintas-fungsional
dapat melibatkan orang dan sumber daya dari berbagai departemen fungsional yang bekerja
bersama, berbagi informasi, jika perlu, di setiap tingkat organisasi. Fokus proses bisnis ini telah
memindahkan pemikiran manajemen dari departemen fungsional ke tampilan proses bisnis.
Pandangan proses bisnis meratakan struktur organisasi dari hierarki ke matriks di mana orang dan
sumber daya dari berbagai unit fungsional berkolaborasi pada proyek-proyek seperti
pengembangan produk baru, pengadaan, atau pemrosesan pesanan untuk melayani entitas
eksternal organisasi dengan lebih baik dan lebih cepat.

Struktur organisasi lintas fungsional memecah silo fungsional tradisional organisasi yang
membuka aliran informasi dari satu departemen ke departemen lainnya. Ini membuka pintu untuk
lebih banyak perubahan organisasi karena beberapa organisasi bergerak dari orientasi proses ke
orientasi pelanggan. Organisasi customercentric memfokuskan semua proses bisnisnya di sekitar
meningkatkan hubungan dengan pelanggannya. Misalnya, Komputer Dell tidak memasang
komputernya untuk pelanggannya; sebagai gantinya, Dell memberikan opsi konfigurasi kepada
pelanggannya melalui situs web Dell.com. Pelanggan merancang konfigurasi komputer
berdasarkan kebutuhannya dan kemudian mengirimkan pesanan ke Dell. Dell kemudian
memproses pesanan dan mengirimkannya kepada pelanggan dalam waktu 2 minggu. Pendekatan
yang berfokus pada pelanggan ini memungkinkan Dell untuk berkomunikasi dan berinteraksi lebih
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

baik dengan pelanggannya dan membiarkan mereka mengendalikan proses organisasi. Proses
bisnis dan BPR akan dibahas secara lebih rinci di Bab 9.

Evolusi organisasi ini dari silo fungsional ke proses bisnis dan pendekatan yang berpusat pada
pelanggan telah berdampak besar pada evolusi sistem informasi, seperti yang akan Anda lihat di
bagian selanjutnya.

EVOLUSI ADALAH DALAM ORGANISASI

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, peran sistem informasi telah dan akan selalu menjadi
salah satu pendukung kegiatan bisnis dan meningkatkan efisiensi pekerja. Namun seiring waktu,
seiring dengan perubahan dan ekspansi bisnis, sistem perlu berubah untuk mengimbangi. Hasilnya
kadang-kadang beragam sistem informasi dan konfigurasi arsitektur komputer yang menciptakan
sistem non-terintegrasi yang heterogen atau independen. Sistem ini pada akhirnya menciptakan
kemacetan dan mengganggu produktivitas. Sistem ini tidak memiliki kontrol dan koordinasi.
Mereka menjadi tempat berkembang biak untuk data yang tidak konsisten, tidak akurat, dan tidak
kompatibel dan akhirnya menyebabkan kesalahan manajemen. Sistem informasi yang bekerja
secara independen dan dikelompokkan oleh berbagai fungsi dan departemen, atau keduanya,
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

dikenal sebagai silo. Sistem ini tidak dapat berbagi data dan karenanya mengharuskan pengguna
untuk mengakses beberapa sistem untuk mengintegrasikan data secara manual. Akibatnya,
peluang meningkat untuk kesalahan data dan inkonsistensi. Sistem Silo fokus pada tugas atau
fungsi individu, atau keduanya, bukan pada proses dan tim. Selain itu, sistem ini menyulitkan
organisasi untuk menjadi customer-centric karena data tidak dapat diasimilasi dari area fungsional
yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Misalnya, jika proses dukungan pelanggan
memerlukan informasi untuk ditarik dari departemen akuntansi dan pengiriman, tugas tersebut
memerlukan akses ke dua sistem terpisah dan kemudian secara visual mencocokkan informasi
pengiriman dengan informasi penagihan. Ini bisa memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan,
yang mengakibatkan buruknya dukungan pelanggan.

Masalah mendasar dengan silo fungsional adalah bahwa organisasi merancang, mengelola,
dan menghargai karyawan dan manajer mereka dengan kinerja fungsional, namun mereka
memberikan nilai kepada pelanggan melalui proses lintas fungsional. Mendapatkan keseimbangan
yang tepat antara manajemen fungsional dan proses pengiriman adalah jantung dari kinerja
organisasi. Organisasi telah dirancang di sekitar fungsi untuk waktu yang sangat lama dan untuk
alasan yang baik. Fungsi organisasi (mis., Penjualan, manufaktur, penilaian klaim, SDM, dan
gudang) penting. Mereka menyediakan struktur di mana organisasi berfungsi dengan lancar.
Misalnya, departemen gudang dan manajer gudang sangat penting untuk mempertahankan kontrol
atas inventaris produk.

Ketika penekanannya hanya pada kinerja fungsional, organisasi cenderung menciptakan

silo yang mengoptimalkan hasil fungsional, mungkin dengan mengorbankan kinerja proses end-
to-end. Kinerja organisasi juga tidak dioptimalkan dengan berfokus pada terowongan proses
dengan mengorbankan operasi fungsional. Mengganti silo fungsional dengan terowongan proses
akan menjadi fungsi yang mengalahkan diri sendiri karena hanya akan membuat proses menjadi
efisien tanpa memberikan nilai kepada pelanggan. Dalam organisasi saat ini, sistem informasi silo
menciptakan hambatan bagi karyawan, vendor, dan klien. Seperti ditunjukkan pada Gambar 2-4,
lingkungan silo tidak efisien, tidak akurat, dan mahal. Informasi ditangkap dan dimasukkan
kembali beberapa kali, dan tidak tersedia dalam waktu nyata. Lingkungan Silo menghambat
pengambilan keputusan perusahaan dan efektivitas keseluruhan karena informasi kunci tidak
pernah keluar dari kantong organisasi yang berbeda pada waktunya bagi pembuat keputusan.
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

Dalam lingkungan sistem silo hanya karyawan selektif dari departemen yang memiliki akses ke
informasi; pelanggan, mitra, dan pemasok bergantung pada karyawan ini untuk memberi mereka
jawaban.

Sebagai contoh, sebelum UPS menerapkan sistem pelacakan paket yang dapat diakses
publik untuk pelanggan, mitra, dan pemasok, ada hambatan besar dalam menemukan status paket
dalam jaringan distribusi UPS yang luas. Dibutuhkan biaya jutaan dolar untuk menjawab
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

pertanyaan pelanggan tentang status paket. Menerapkan sistem pelacakan paket terintegrasi adalah
win-win untuk UPS dan pelanggan, mitra, dan pemasoknya. UPS menghabiskan lebih sedikit
untuk menjawab pertanyaan pelanggan, dan pelanggan mendapatkan jawaban mereka kapan pun
mereka ingin tahu. Dalam lingkungan sistem yang terintegrasi, semua pihak memiliki akses ke
sumber data yang sama dari jaringan secara real-time. Evolusi IS, ketika diamati dari arsitektur
perangkat keras dan perangkat lunaknya ke berbagai generasi sistem, menunjukkan bahwa peran
IS pada umumnya adalah untuk mendukung kebutuhan informasi yang berkembang dari
organisasi.

GENERASI IS

Sistem komputer generasi pertama (ditunjukkan pada Gambar 2-5) adalah sistem berbasis
mainframe dengan arsitektur terpusat, yang berfokus pada produk-produk yang paling
berkembang biak. Ada banyak vendor dengan banyak aplikasi. Butuh banyak waktu dan uang
(mis., Antarmuka data dan konsultasi) untuk membuatnya bekerja bersama. Hanya sejumlah kecil
karyawan (pengguna daya) yang dapat terhubung ke aplikasi yang paling berkembang biak ini
melalui jaringan yang mahal, kaku, dan eksklusif. Pengguna listrik ini memiliki metode yang
terbatas dan tidak efektif (mis., Surat biasa, telepon, faks, email awal) untuk berbagi informasi
dengan pelanggan, pemasok, mitra, dan karyawan lainnya.

Sistem informasi (IS) seperti yang kita kenal sekarang telah digunakan dalam bisnis sejak
1960-an. Sebelum dekade itu, sistem komputer hanya digunakan oleh organisasi ilmiah dan
pemerintahan untuk penelitian dan pengembangan senjata pertahanan. Misalnya, sistem UNIVAC
dianggap sebagai sistem komputer pertama yang digunakan untuk membuat senjata dalam Perang
Dunia II. Namun, pada 1960-an, pengenalan komputer ke dalam organisasi bisnis oleh vendor
seperti IBMn'i dan UNISYS mulai mengubah cara sistem komputer digunakan. Lihat Gambar 2-5
untuk evolusi kronologis sistem informasi berbasis komputer. Evolusi IS sering dipandang sebagai
proses perubahan sosioteknik di mana teknologi, faktor manusia, hubungan organisasi, dan tugas
berubah secara terus menerus. Proses sosioteknik ini, sering dikenal sebagai siklus hidup sistem
untuk menganalisis persyaratan sistem informasi, membantu menganalisis dinamika sosioteknikal
yang kompleks antara sistem informasi dan organisasi. Dengan memahami evolusi sistem sebagai
urutan peristiwa kritis dan keadaan dalam sistem sosial-teknis dan elemen-elemennya, peneliti
proses dapat menceritakan narasi proses dan hasil mereka.
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

1940s – 1950s 1960s – 1970s 1980s – 1990s 2000s

UNIVAC computer komputer mainframe komputer pribadi sistem arsitektur
dengan arsitektur dengan arsitektur layanan web
terpusat klien / server
• arsitektur akses • arsitektur terpusat • arsitektur client / • arsitektur layanan
langsung • sistem operasi server web
• tidak ada sistem yang terpasang di • sistem operasi • sistem operasi
operasi dalam perangkat terpisah dari mesin virtual
• tidak ada akses keras perangkat keras • aplikasi, data, dan
jarak jauh • akses jarak jauh; • aplikasi dan data layanan
• hanya komputasi tersedia dari terdistribusi didistribusikan
ilmiah terminal klien • pemrosesan dibagi • pemrosesan
• tidak ada aplikasi • aplikasi dan data antara klien pintar dibagikan dan
perangkat lunak terpusat dan server digunakan secara
• aplikasi yang terdistribusi cerdas dalam
dirancang untuk • aplikasi yang komputasi grid
berfungsi sebagai dibagikan ke atau aplikasi P2P
silo seluruh organisasi • aplikasi yang
dibagikan antara
klien, pemasok dan
mitra eksternal

ARSITEKTUR IS

IS hari ini dapat dikonfigurasikan menggunakan beragam arsitektur sistem tergantung pada
kebutuhan informasi organisasi. Kemajuan pesat dalam teknologi komputer dan jaringan, serta
dinamika organisasi, terus mendorong munculnya model sistem informasi baru. Meskipun
demikian, tiga jenis utama arsitektur sistem telah umum digunakan dalam organisasi untuk
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

beberapa waktu: arsitektur sistem yang terpusat, terdesentralisasi, dan terdistribusi, seperti yang
ditunjukkan pada Gambar 2-6.

Generasi pertama arsitektur komputer adalah pendekatan terpusat yang memanfaatkan

komputer mainframe untuk menampung semua sistem aplikasi dan sumber daya data organisasi.
Komputer pusat ini biasanya merupakan komputer mainframe yang menyediakan akses ke
pengguna. Arsitektur ini memiliki manfaat seperti kontrol yang baik atas sistem informasi,
pemeliharaan sistem yang mudah, dan dukungan teknis. Namun, dalam pendekatan ini, pengguna
tidak memiliki banyak kendali atas manipulasi data untuk kebutuhan spesifik mereka. Selain itu,
jika sistem pusat mati, organisasi dapat terhenti.

Generasi berikutnya melihat arsitektur yang sangat terdesentralisasi di mana setiap

pengguna memiliki komputer pribadi. Pengguna memiliki kontrol penuh terhadap sistem
informasi dan sumber daya data pada komputer mereka. Komputer-komputer ini biasanya secara
longgar jaringan untuk berbagi file data, printer, atau sumber daya lainnya secara ad hoc. Ini
memindahkan komputasi keluar dari ruang belakang dan ke desktop. Manfaat dari pendekatan ini
adalah fleksibilitas dalam ukuran perangkat keras dan kecepatan, dan memungkinkan pengguna
akhir untuk memiliki kontrol penuh terhadap sistem informasi. Karena hanya ada sedikit data dan
integrasi aplikasi, namun ada duplikasi upaya, redundansi data, dan informasi yang tidak konsisten
di seluruh organisasi.
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

Akhirnya, sistem saat ini didasarkan pada arsitektur terdistribusi yang memungkinkan
berbagi aplikasi dan sumber daya data antara pengguna akhir dan komputer server (pusat). Ini
menggabungkan fitur dari arsitektur terpusat dan desentralisasi. Dalam konfigurasi ini, komputer
pribadi terhubung melalui jaringan ke komputer server, yang bisa berupa mainframe atau jenis
komputer lain. Server biasanya menampung aplikasi dan data yang dibagikan di seluruh
organisasi, sedangkan pes menyimpan aplikasi dan data yang tidak memerlukan pembagian apa
pun. Arsitektur ini memungkinkan data untuk disinkronkan antara server dan klien secara real-
time, karenanya minimal duplikasi usaha dan peningkatan konsistensi data. Meskipun mereka
sangat fleksibel dan dapat diukur, ada beberapa kelemahan. Arsitekturnya sangat kompleks dan
membutuhkan perencanaan dan desain yang cermat. Selain itu, diperlukan staf pendukung TI yang
sangat terlatih untuk mengelola dan mengoordinasikan berbagai aplikasi, sistem operasi, dan
perangkat keras.

FUNGSIONALISASI IS

Selain melayani berbagai tingkat manajemen, IS juga mendukung fungsi bisnis utama
seperti manufaktur, pemasaran, akuntansi, keuangan, dan SDM. Setiap bidang fungsional juga
memiliki kebutuhan informasi dan laporan yang berbeda. Misalnya, IS SDM akan memberikan
informasi tentang gaji dan tunjangan karyawan, sedangkan IS manufaktur akan memberikan
laporan tentang jadwal bengkel kerja dan inventaris suku cadang. Untuk memperumit masalah ini
lebih lanjut, setiap bidang fungsional dalam suatu organisasi memiliki beberapa tingkatan
manajemen, masing-masing memerlukan tingkat analisis dan perincian informasi yang berbeda.
Gambar 2-7 menunjukkan berbagai sistem informasi ini berdasarkan tingkat manajemen dan area
fungsional organisasi.
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

Di luar infrastruktur sistem (misalnya, sistem operasi, basis data, dan jaringan), level
terendah piramida SI terdiri dari sistem otomasi kantor (OAS), yang mendukung aktivitas
karyawan, dan sistem pemrosesan transaksi (TPS), yang digunakan untuk catat informasi
terperinci di semua bidang fungsional utama dan untuk membuat informasi baru. TPS adalah
workhorses organisasi. Mereka mendukung operasi organisasi dan mencatat setiap transaksi,
apakah itu penjualan, pembelian, atau pembayaran. Mereka sering dikategorikan berdasarkan area
fungsional dalam organisasi (mis., Penjualan, pembelian, dan pengiriman dan penerimaan).

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem pelaporan yang mengkategorikan dan
mengatur informasi sesuai kebutuhan oleh manajer tingkat menengah. Laporan-laporan ini dapat
berupa penjualan berdasarkan produk untuk periode triwulanan, atau dapat berupa jadwal produksi
oleh pabrik. Sistem pendukung keputusan (DSS) adalah sistem analitik yang menggunakan
persamaan matematika untuk memproses data dari TPS ke asisten manajer dalam melakukan
analisis bagaimana-jika, dalam mengidentifikasi tren, dan secara umum membantu dalam
membuat keputusan yang didorong oleh data. Ini bisa sesederhana menggunakan perangkat lunak
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

spreadsheet (mis., Pencarian tujuan, tabel pivot, dll.) Atau sesuatu yang lebih canggih seperti
perangkat lunak pemrosesan analitik online (OLAP). Sistem Pakar juga membantu manajer dalam
pengambilan keputusan menggunakan analisis kualitatif yang menangkap heuristik penyelesaian
masalah untuk mengidentifikasi solusi. Alat ini sangat berguna untuk melatih manajer pemula
dalam situasi kehidupan nyata dengan menyediakan akses ke basis pengetahuan manajer
berpengalaman. Akhirnya, Sistem Dukungan Eksekutif (ESS) menyediakan dasbor visual dari
informasi strategis ke manajemen tingkat atas secara waktu nyata (mis., Potret kinerja organisasi).
Sistem ini biasanya dikustomisasi untuk setiap area fungsional organisasi.

INTEGRASI SISTEM

Saat ini, mungkin lebih daripada sebelumnya, adalah penting bahwa perusahaan menjadi efisien
dan efektif dengan produk dan layanan mereka. Kemampuan untuk merespons dengan cepat
terhadap kondisi pasar adalah bagian penting dari melindungi basis pelanggan Anda dari serbuan
pesaing global yang lapar. Ini juga merupakan kunci untuk menumbuhkan atau mempertahankan
basis pelanggan itu. Dilihat dari cara lain, ketidakmampuan untuk memenuhi permintaan pasar
secara efektif dapat memiliki konsekuensi yang tidak menguntungkan. Memiliki terlalu banyak
atau tidak cukup persediaan, atau memiliki persediaan di tempat yang salah dan waktu yang salah,
dapat berdampak buruk pada profitabilitas perusahaan - dan bahkan kemampuan bertahan. Sistem
terintegrasi memungkinkan perusahaan untuk mencapai sesuatu yang paling disinggung hingga
saat ini: menghubungkan fungsi sisi permintaan dan penawaran dengan cara yang memungkinkan
respons yang cepat dan fleksibel terhadap perubahan permintaan. Dengan demikian, ada banyak
driver di organisasi untuk memiliki sistem terintegrasi. Mengembangkan proses untuk mendukung
sistem terintegrasi bukanlah tugas yang mudah, tetapi dapat dilakukan, sebagaimana dibuktikan
oleh para pemimpin industri seperti Dell, Amazon, dan lainnya yang telah menerapkan sistem
terintegrasi.
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

LOGIS VERSUS FISIK SI

Pada tingkat logis atau manusia, integrasi sistem berarti mengembangkan sistem informasi
yang memungkinkan organisasi untuk berbagi data dengan semua pemangku kepentingannya
berdasarkan kebutuhan dan otorisasi mereka. Ini juga berarti, bagaimanapun, memungkinkan
akses ke sumber data bersama oleh orang-orang dari berbagai bidang fungsional organisasi. Di sisi
lain, pada tingkat fisik atau teknis, integrasi sistem berarti menyediakan konektivitas tanpa batas
antara sistem heterogen. Sebagian besar organisasi saat ini telah mengumpulkan berbagai aplikasi
yang berasal dari berbagai vendor dan berjalan pada sistem operasi yang berbeda dan bekerja
dengan banyak basis data. Beberapa aplikasi adalah sistem lama yang mungkin perlu bekerja
dengan sistem arsitektur client-server yang lebih baru. Memiliki konektivitas tanpa batas di
lingkungan komputasi yang heterogen ini adalah tugas yang kompleks, tetapi diperlukan agar
organisasi menjadi efisien.

Untuk mencapai integrasi logis, manajemen perlu mengubah struktur organisasi, proses,
dan peran serta tanggung jawab karyawan. Seperti disebutkan sebelumnya, rekayasa ulang proses
bisnis melampaui mengintegrasikan teknologi heterogen; itu melibatkan mengubah pola pikir
karyawan dalam organisasi, mendorong dan memungkinkan mereka untuk melakukan tugas
mereka dengan cara yang baru. Sebelum mendekati integrasi di tingkat sistem, organisasi harus
mengatasi penghalang orang, yang melibatkan mendidik dan memotivasi karyawan untuk
mengesampingkan masalah wilayah mereka (atau hambatan antar departemen) dan bekerja
bersama sebagai sebuah tim. Mengalihkan fokus karyawan dari mencapai tujuan departemen ke
sasaran organisasi adalah tugas penting bagi manajemen. Selain itu, perubahan akan diperlukan
dalam struktur manajemen hierarkis tradisional yang murni berorientasi fungsional. Misalnya,
dalam struktur lintas fungsional, analis anggaran dapat bekerja baik untuk Manajer Keuangan dan
langsung dengan manajer produk. Dengan demikian, manajer produk akan bertanggung jawab atas
perekrutan atau penilaian kinerja untuk analis anggaran ini, yang melapor kepada manajer
keuangan. Ini mungkin terdengar sangat membingungkan dan kacau; Namun, kompleksitas
hubungan ini harus dipertahankan untuk struktur organisasi yang datar dan lancar yang dapat
dengan mudah disesuaikan dengan perubahan kebutuhan lingkungan. Kerja tim adalah komponen
penting jika organisasi ingin memecahkan silo fungsional dan memiliki pekerja dari semua
tingkatan manajemen berkolaborasi dalam memecahkan masalah organisasi; selanjutnya, kerja tim
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

harus terus diperkuat dengan memiliki manajemen puncak menekankan pencapaian sasaran
organisasi, bukan sasaran departemen, dan sasaran tim alih-alih sasaran individu

LANGKAH-LANGKAH DALAM SISTEM INTEGRASI

Sehubungan dengan integrasi sistem, manajemen harus bekerja dengan kelompok teknologi
informasi untuk menghasilkan pendekatan untuk integrasi data dan layanan yang mulus untuk
mendukung struktur organisasi baru dan proses bisnis. Seperti yang disebutkan sebelumnya,
organisasi cenderung mengakumulasi campur aduk sistem dengan berbagai platform dan vendor.
Integrasi sistem umumnya melibatkan delapan langkah dalam Tabel 2-1 (ini bukan daftar lengkap).

Langkah 1 Kategorisasi sumber Melembagakan dukungan TI untuk lingkungan sistem

daya yang terintegrasi diperlukan untuk menghindari
dukungan dan pemeliharaan masalah dengan sistem
yang terintegrasi.

Langkah 2 Kepatuhan dan standar Mengembangkan single sign-on kebijakan karena

semua karyawan dan mitra eksternal akan
membutuhkan akses ke sistem yang terintegrasi dari
mana saja, kapan saja.

Langkah 3 Dukungan sistem Mengembangkan kebijakan dalam mendukung aplikasi

warisan warisan yang lebih tua.

Langkah 4 Alat middleware Alat middleware sangat penting untuk integrasi dalam
jangka pendek jika aplikasi yang ada harus digunakan
oleh organisasi.
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

Langkah 5 Otentikasi dan Single sign-on kebijakan untuk aplikasi dan akses data
otorisasi karena semua karyawan dan mitra eksternal akan
membutuhkan akses ke sistem yang terintegrasi dari
kebijakan
mana saja, kapan saja.

Langkah 6 layanan TI terpusat Staf TI harus mampu mendukung semua aplikasi dan
dan dukungan platform dengan bantuan meja terpusat IT support.

Langkah 7 Back-up, pemulihan, Sebuah back-up dan pemulihan sistem yang baik adalah
dan keamanan penting jika terjadi kegagalan sistem atau bencana
besar.

Langkah 8 Hardware dan Mengembangkan standar organisasi dan kebijakan

software standarisasi akuisisi perangkat keras baru dan perangkat lunak yang
selaras dengan strategi organisasi TI.

MANFAAT INTEGRASI SISTEM

Jika dilakukan dengan benar, integrasi sistem dapat menghasilkan manfaat luar biasa
seperti yang ditunjukkan pada Tabel 2-2. Beberapa manfaat utama dari integrasi sistem adalah:

1. Peningkatan Pendapatan dan Pertumbuhan. Secara umum, salah satu manfaat terbesar
adalah pengurangan inventaris dan biaya personil karena sistem terintegrasi. Misalnya,
Uvex Sports, Inc., sebuah perusahaan perlengkapan olahraga melihat penjualan tumbuh
dari $ 1,2 juta menjadi $ 5,2 juta tanpa biaya tambahan dan dengan tambahan hanya dua
karyawan ekstra.
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

2. Leveling Lingkungan Kompetitif. Integrasi sistem dapat membuat perusahaan kecil

berperilaku seperti pemain besar karena, dengan bantuan perangkat lunak business-to-
business terintegrasi, banyak dari mereka sekarang dapat bersaing dengan perusahaan besar
untuk mendapatkan pesanan dari pengecer raksasa seperti Wal-Mart, Target, dan lainnya.
karena mereka dapat memberikan tingkat layanan yang sama dengan sistem perusahaan.
3. Peningkatan Visibilitas Informasi. Meningkatnya ketersediaan informasi memungkinkan
para manajer dan karyawan untuk membuat keputusan yang tepat waktu. Misalnya,
perwakilan layanan pelanggan dari American Express sekarang dapat membuat keputusan
persetujuan kredit di tempat saat berbicara dengan pelanggan mereka karena akses yang
lebih baik ke profil kredit pelanggan.
4. Peningkatan Standardisasi. Manfaat samping dari integrasi adalah memaksa organisasi
untuk melakukan standarisasi pada perangkat keras, perangkat lunak, dan kebijakan TI
organisasi mereka. Awalnya ini mungkin memerlukan biaya, tetapi perusahaan yang
dikelola dengan mudah dapat menutup biaya-biaya tersebut.

Manfaat Keterbatasan

Peningkatan Pendapatan Awal Biaya Set-up tinggi

dan Pertumbuhan

Meratakan Lingkungan Power dan Antar Konflik (karena berbagi informasi)

Kompetitif

Informasi ditingkatkan -Jangka panjang dan ROI Intangible (Biasanya beberapa tahun)
Visibilitas

Peningkatan Standardisasi Keterbatasan kreativitas (Membatasi kreativitas dan

Kemerdekaan)
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

BATASAN INTEGRASI SISTEM

Integrasi sistem memang memiliki kelemahannya seperti yang ditunjukkan pada Tabel 2-2. Ini
adalah:

1. Biaya Pengaturan Awal yang Tinggi. Implementasi awal dari sistem terintegrasi tinggi baik
dalam hal biaya perangkat keras dan perangkat lunak, serta dalam hal biaya manusia karena
rekayasa ulang proses bisnis meskipun ini tidak dapat dihindari, pengaruh negatifnya pada
implementasi dapat diminimalkan dengan rencana alokasi sumber daya jangka panjang dan
komitmen dari manajemen puncak.
2. Konflik kekuasaan dan antardepartemen. Integrasi sistem seringkali melibatkan berbagi
informasi lintas departemen dan tim antar departemen. Hal ini sering menciptakan konflik
kekuasaan di antara departemen fungsional jika mereka tidak setuju dengan pada integrat
ion. Mendidik karyawan dengan strategi manajemen perubahan yang baik yang
mengkomunikasikan manfaat jangka panjang dari integrasi sistem dapat meminimalkan
konflik ini.
3. ROls Jangka Panjang dan Tidak berwujud. Pengembalian investasi (ROI) dari integrasi
sistem sering tidak muncul sampai beberapa tahun setelah implementasi, dan banyak dari
pengembalian ini datang dalam bentuk tidak berwujud dan karenanya tidak diakui pada
garis bawah organisasi. Manajer keuangan menjadi sangat kesal dengan situasi ini dan
dapat menciptakan tekanan yang akan merusak dampak jangka panjang dari integrasi
sistem; oleh karena itu, pemahaman dan dukungan manajemen puncak untuk jangka
panjang adalah unsur utama untuk keberhasilan integrasi sistem.
4. Batasan Kreativitas. Salah satu kelemahan dari standardisasi adalah bahwa ia membatasi
kreativitas dan kemandirian dalam bidang fungsional; Namun, ini dapat diminimalkan
dengan kekompakan integrasi yang lebih baik yang memberikan fleksibilitas dan
komunikasi yang lebih baik dari manajemen puncak.

Seperti yang Anda lihat, manfaatnya biasanya lebih besar daripada kekurangannya ketika
mengimplementasikan proyek integrasi sistem, terutama dalam jangka panjang. Dalam industri
dengan pasar kompetitif, integrasi sistem sangat diperlukan terlepas dari biaya. Misalnya, pemasok
pabrikan mobil (mis., Ford atau GM) atau pengecer (mis. Wal-Mart) tidak memiliki pilihan untuk
integrasi sistem. Jika mereka melewatkan integrasi sistem, mereka tidak akan dapat melakukan
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

bisnis dengan perusahaan-perusahaan besar ini, yang pindah ke sistem pertukaran data elektronik
pada awal 2000 dengan perdagangan elektronik.

INTEGRASI ERP DAN SISTEM

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah paket perangkat lunak aplikasi multi-
modul terintegrasi yang dirancang untuk melayani dan mendukung beberapa fungsi bisnis di
seluruh organisasi. Sistem ERP adalah alat strategis yang membantu organisasi meningkatkan
operasi dan manajemennya dengan mengintegrasikan proses bisnis dan membantu
mengoptimalkan alokasi sumber daya yang tersedia. Sistem ini biasanya paket perangkat lunak
komersial yang memfasilitasi pengumpulan dan integrasi informasi yang terkait dengan berbagai
bidang organisasi, termasuk keuangan, akuntansi, SDM, inventaris, pengadaan, dan layanan
pelanggan. Dengan menjadi pusat informasi pusat organisasi, sistem ERP memungkinkan
organisasi untuk lebih memahami bisnisnya, sumber daya langsung, dan merencanakan masa
depan. Sistem ERP memungkinkan organisasi untuk menstandarisasi dan meningkatkan proses
bisnisnya untuk menerapkan praktik terbaik untuk industrinya.

PERAN EP DALAM INTEGRASI LOGIS

Sistem ERP memainkan peran yang sangat penting dalam memungkinkan integrasi sistem
di berbagai tingkatan arsitektur aplikasi. Pada tingkat logis, sistem ERP mengharuskan organisasi
untuk fokus pada proses bisnis daripada fungsi. Sistem ERP dilengkapi dengan proses bawaan
untuk berbagai fungsi bisnis umum. Sistem ERP mengimplementasikan praktik terbaik melalui
langkah-langkah bawaan khusus untuk memproses pesanan pelanggan dalam hal bagaimana
informasi pesanan dimasukkan ke dalam sistem, bagaimana hal itu akan dialihkan melalui berbagai
departemen untuk tindakan atau keputusan, dan bagaimana output dari sistem dikomunikasikan
kepada berbagai pihak, termasuk pelanggan eksternal dan pemasok.

Untuk meninjau kembali contoh sebelumnya, ketika komputer Dell menerima pesanan dari
pelanggan, pesanan dibagi dengan komponen utama dan dikirim ke berbagai unit perusahaan, serta
ke mitra eksternal, pemasok, atau keduanya Dell. Setiap departemen kemudian diperbarui secara
teratur tentang status pesanan, karena bergerak melalui berbagai tahap siklus pemrosesan pesanan.
Ketika pemasok mengirimkan suku cadang ke departemen manufaktur, semua pihak akan
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

diberitahu tentang proses ini. Ketika komputer dirakit dan dikirim ke gudang untuk pengiriman
lagi, semua pihak diperbarui pada informasi ini. Bergantung pada kebijakan perusahaan Dell
tentang berbagi data, beberapa informasi yang diperbarui ini dikirimkan kepada pelanggan untuk
memberi tahu mereka tentang perkembangannya. Karena pesanan diproses melalui berbagai
tahapan siklus pemrosesan pesanan, setiap karyawan departemen fungsional yang bertanggung
jawab atas pesanan ini dapat memasuki sistem ERP dan mencari tahu status pesanan saat ini secara
real time.

Contoh sebelumnya menunjukkan bahwa jika perusahaan memiliki silo fungsional, silo
harus pergi atau implementasi sistem ERP akan gagal. Dengan bias bawaan mereka untuk proses
bisnis lintas fungsi, sistem ERP memaksa organisasi untuk meninggalkan silo mereka. Pada hari-
hari awal proyek implementasi ERP, banyak organisasi mencoba untuk mengimplementasikan
ERP dengan silo yang ada yang mengakibatkan kegagalan ERP besar. Sebagai contoh, pada tahun
1997 divisi Nestle Hershey Food menghabiskan lebih dari $ 200 juta untuk mengimplementasikan
sistem ERP tanpa melanggar silo fungsional, yang menyebabkan kegagalan implementasi sistem.
Jadi, Hershey harus menghadapi murka pelanggannya yang tidak menerima produk yang mereka
terima. telah memesan untuk Halloween. Alih-alih memodifikasi proses bisnis mereka, beberapa
organisasi mencoba untuk memodifikasi fungsi ERP, yang juga menyebabkan kegagalan
implementasi dan biaya tambahan untuk memelihara atau meningkatkan sistem yang dimodifikasi.
Satu pelajaran utama yang dapat diambil dari proyek implementasi ERP awal ini adalah bahwa
perubahan dalam proses bisnis dan integrasi sistem adalah prekursor yang diperlukan untuk
implementasi ERP. Beberapa modifikasi pada fungsi proses built-in sistem ERP baik-baik saja
selama dilakukan untuk proses bisnis yang unik; Namun, jika perubahan proses ini dilakukan
untuk menghindari resistensi pengguna bahkan ketika mereka tidak efisien atau untuk mendukung
organisasi silo maka implementasi ERP dapat mengakibatkan kegagalan yang mahal.

PERAN ERP DALAM INTEGRASI FISIK

Selain tingkat logis, integrasi sistem juga diperlukan di tingkat fisik. Sebelum menginstal
sistem ERP, sebuah organisasi mungkin harus meningkatkan atau menginstal middleware atau
menyingkirkan perangkat keras dan perangkat lunak sistem warisan mereka. Meskipun
dimungkinkan untuk melestarikan beberapa sistem warisan dan, jika perlu, mengintegrasikannya
melalui alat middleware, sistem ERP generasi saat ini tidak bekerja dengan arsitektur terpusat pada
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

platform warisan. Seperti yang akan kita bahas nanti dalam buku ini, arsitektur sistem berlapis
harus diadopsi untuk mengintegrasikan sistem ke dalam platform perusahaan bersama. Integrasi
juga diperlukan pada tingkat data (yaitu, dengan mengubah semua sumber daya data menjadi satu
basis data), pada tingkat klien (yaitu, dengan standarisasi pada semua platform klien), dan pada
tingkat aplikasi (yaitu, melalui pengguna umum desain antarmuka, akses back-end ke infrastruktur
sistem, dan cadangan serta rencana pemulihan).

Oleh karena itu sistem ERP telah menjadi aplikasi platform bagi organisasi untuk mencapai
fleksibilitas dan fluiditas untuk bertahan hidup di dunia yang kompetitif secara global.
Implementasi ERP yang baik meningkatkan efisiensi operasional dengan proses bisnis yang lebih
baik yang berfokus pada tujuan organisasi daripada pada tujuan masing-masing departemen.
Efisiensi juga ditingkatkan dengan aliran kertas ke dalam organisasi dan pertukaran data elektronik
(EDI) atau lingkungan perdagangan business-to-business (B2B) dengan mitra eksternal.
Organisasi yang ingin menerapkan e-commerce B2B (atau sistem manajemen rantai pasokan)
dengan mitra dan pemasoknya tidak akan dapat melakukan pekerjaan dengan baik tanpa ada sistem
ERP yang kuat. Diskusi lebih lanjut tentang topik ini akan mengikuti nanti dalam buku ini, tetapi
cukup untuk mengatakan bahwa sistem ERP memberikan dasar untuk aplikasi tingkat perusahaan
maju lainnya (misalnya, manajemen hubungan pelanggan, manajemen rantai pasokan, e-bisnis,
dan otomatisasi tenaga penjualan) ).

Organisasi juga dapat mencapai fluiditas yang lebih baik dengan bantuan ERP. Dengan
menanamkan praktik bisnis dan standar teknologi terbaik seperti arsitektur client-server, platform
sistem terintegrasi, dan akses sistem terdistribusi), sistem ERP memungkinkan organisasi untuk
membentuk aliansi dan kemitraan cepat dengan relatif mudah. Perusahaan seperti Amazon, Inc.,
dapat dengan mudah membentuk dan memutuskan aliansi dengan bisnis lain (mis., Toys R 'Us,
Wal-Mart, dan KBToys) untuk menjual produk mereka melalui situs web e-commerce Amazon.
Likuiditas ini telah membantu Amazon bertahan dari dotcom dengan meningkatkan produk dan
layanannya dengan biaya minimal. Ini tidak akan layak tanpa sistem yang terintegrasi. Sistem ERP
memproses transaksi untuk sistem e-niaga, yang memungkinkannya untuk menskala tanpa
hambatan utama dalam pemenuhan pesanan, layanan pelanggan, dan administrasi akun.
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

MANAJEMEN IMPLIKASI

Menurut Robert Tucker, penulis buku tersebut, Mendorong Pertumbuhan melalui Inovasi,
salah satu alasan mengapa inovasi belum tertanam sebagai pendorong utama pertumbuhan dan
profitabilitas di banyak organisasi adalah karena ia dibatasi oleh "silo" fungsional dan divisi di
dalam perusahaan. Dengan kata lain, tanggung jawab untuk inovasi terbatas pada departemen
R&D, tim SWAT inovasi khusus, atau kelompok perencanaan strategis tingkat senior. Dia
menunjukkan bahwa ini adalah cara pergerakan inovasi dimulai (mis., Dengan kantong pendukung
di berbagai departemen), tetapi ini berhasil mendapatkan dukungan yang cukup sehingga sekarang
menjadi nilai operasi inti dari organisasi penuh di sebagian besar perusahaan yang sukses saat ini.
Dengan demikian, silo fungsional dapat memiliki banyak konsekuensi yang tidak diinginkan yang
dapat membahayakan pertumbuhan organisasi dan posisi kompetitif jangka panjang dalam
industri. Beberapa implikasi bagi manajemen berdasarkan komentar di atas berikut.

Silo tidak berfungsi. Sebagian besar organisasi kehilangan dalam jangka panjang
ketika informasi tidak dibagikan secara real time melintasi batas-batas fungsional dalam
perusahaan. Dalam lingkungan yang kompetitif secara global dewasa ini, organisasi harus bersaing
baik dengan biaya lebih rendah dan dengan menyediakan layanan pelanggan yang lebih baik,
melalui aliansi dan kemitraan dengan persaingan, dan dari mengambil strategi gesit lain untuk
bertahan hidup. Silo akan mencegah organisasi untuk mengambil keuntungan dari manajemen
rantai pasokan dan kegiatan e-commerce B2B untuk memperkenalkan efisiensi dalam produksi
dan pengadaan. Sepanjang jalur informasi yang tidak dapat diakses oleh perwakilan layanan
pelanggan ketika mereka berinteraksi dengan pelanggan dapat merusak hubungan dengan klien
dan memiliki dampak negatif pada penjualan di masa depan. Sistem terintegrasi adalah fondasi
penting dan mendasar untuk sistem informasi lainnya seperti manajemen sumber daya pelanggan
atau sistem otomasi tenaga penjualan.

Integrasi sistem memiliki banyak manfaat tersembunyi. Manajemen perlu memahami

manfaat nyata dan tidak berwujud dari sistem terintegrasi. Selain manfaat langsung dari berbagi
informasi yang luas organisasi, integrasi sistem memungkinkan pengambilan keputusan untuk
mengalir ke semua karyawan di organisasi. Ini dapat membantu posisi kompetitif karena karyawan
di tingkat bawah dapat membuat keputusan yang lebih baik saat berinteraksi dengan klien atau
mitra. Ini dapat membuat karyawan merasa lebih berdaya dan menjadi anggota organisasi yang
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

lebih produktif. Tentu saja, organisasi harus mengubah proses dan kebijakan bisnisnya untuk
mengambil keuntungan dari berbagi informasi yang lebih baik yang difasilitasi dengan sistem
terintegrasi, tetapi ada potensi untuk meningkatkan retensi karyawan; Namun, ini bukan manfaat
yang sangat jelas ketika organisasi memutuskan untuk mengintegrasikan sistem.

Integrasi sistem memiliki banyak tantangan. Sebagian besar penelitian tentang topik ini
cenderung berfokus pada tantangan teknologi integrasi sistem. Ada banyak tantangan dan biaya
dalam mengintegrasikan sistem heterogen, termasuk mengganti perangkat keras dan perangkat
lunak lama dengan sistem yang lebih baru, bekerja dengan konsultan TI dalam mengembangkan
middleware untuk memfasilitasi integrasi tanpa hambatan, atau hambatan dalam integrasi data.
Namun, tantangan teknis tidak ada artinya jika dibandingkan dengan tantangan manusia yang
dihadapi organisasi ketika mengintegrasikan sistem. Tantangan pertama mungkin dengan orang-
orang di departemen TI yang akan memiliki dampak besar setelah sistem terintegrasi dalam hal
mendukung dan memelihara sistem baru. Tantangan manusia lainnya akan datang dari kepala
departemen fungsional yang akan kehilangan kendali atas data yang dihasilkan dari daerah mereka.
Tantangan lain adalah mengendalikan rumor dan kekhawatiran PHK yang menyertai proyek
integrasi sistem. Mengatasi ketakutan ini dan mengendalikan pertempuran rumput sangat penting
untuk keberhasilan proyek integrasi sistem. Mendapatkan dukungan karyawan pada proyek
integrasi sistem sangat penting untuk keberhasilan sistem terintegrasi.

Integrasi dalam sistem memunculkan banyak masalah etika baru. Integrasi sistem
menimbulkan beberapa masalah etika bagi manajemen (mis., Informasi apa yang harus dibagikan,
dan bagaimana seharusnya dibagikan). Sistem terintegrasi membuka cara-cara baru berbagi
informasi, tetapi juga membawa kemungkinan beberapa karyawan mengeksploitasi informasi ini
untuk keuntungan pribadi mereka serta akses ilegal terhadap informasi yang dapat mereka lakukan
dengan mudah dari meja mereka. Untuk menghindari penggunaan informasi yang tidak etis,
manajemen perlu mengembangkan kebijakan tentang penggunaan informasi secara etis serta
menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras keamanan yang tepat (seperti firewall) untuk
mencegah, melacak, dan memantau akses dan penggunaan informasi. Selain itu, organisasi harus
mengalokasikan sumber daya untuk pelatihan dan mendidik karyawan dan mitra eksternal tentang
cara mengakses dan menggunakan informasi dan menyadari pelanggaran etika dan keamanan yang
mungkin terjadi dengan sistem terintegrasi.
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

SUMMARY

• Silo fungsional mengelompokkan tugas dan kegiatan organisasi ke dalam kelompok untuk
meningkatkan efisiensi dan tanggung jawab pekerjaan di organisasi. Mereka umumnya
diwakili sebagai departemen seperti akuntansi atau SDM, masing-masing memiliki tujuan
dan tanggung jawab sendiri. Ketika organisasi tumbuh dalam ukuran dan kompleksitas,
mereka dibagi menjadi fungsi horisontal dan lapisan vertikal. Pengelompokan horisontal
disebut divisi fungsional, dan pengelompokan vertikal fungsi manajemen disebut hierarki
manajemen.
• Silo dapat meningkatkan produktivitas, tetapi sering menyebabkan karyawan untuk
mencapai tujuan departemen daripada tujuan organisasi secara keseluruhan. Ini dapat
menciptakan konflik antardepartemen dan kehilangan daya saing bagi organisasi karena
fokusnya bukan pada kebutuhan pelanggan. Karyawan dihargai dan dihargai berdasarkan
prestasi departemen daripada prestasi organisasi.
• Sistem informasi (SI) selalu berusaha untuk mendukung kebutuhan organisasi; karenanya
pada masa-masa awal IS dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan berbagai area
fungsional organisasi. IS selama bertahun-tahun telah dibagi secara horizontal oleh fungsi
dan secara vertikal berdasarkan level hirarkis. Hal ini menyebabkan pengembangan sistem
gado-gado yang tidak bisa berbagi data di berbagai bidang fungsional ketika organisasi
pindah dari silo ke tim lintas fungsi yang berfokus pada proses bisnis. Hal ini menyebabkan
perubahan besar menuju sistem terintegrasi.
• Evolusi IS dimulai dengan pengembangan komputer setelah Perang Dunia II. Sejak itu,
arsitektur IS telah berevolusi dari arsitektur mainframe terpusat ke komputer pribadi
dengan arsitektur server terdistribusi atau klien. Sistem awal dirancang untuk para ilmuwan
dan spesialis TI, dan sebagian besar merupakan sistem yang terisolasi. Selama beberapa
generasi, IS telah menjadi Ubiquitous untuk penggunaan bisnis dan pribadi dan saling
berhubungan dengan jaringan di seluruh dunia.
• Persaingan global dan rekayasa ulang proses bisnis mengarah pada dorongan sistem
terintegrasi sejak akhir 1980-an. Agar integrasi sistem menjadi sukses, organisasi harus
fokus baik pada tingkat manusia atau logis dan pada tingkat fisik atau sistem. Berfokus
hanya pada integrasi teknis dapat menyebabkan kegagalan dengan biaya tinggi dan
 CHAPTER 2 SYSTEMS INTEGRATION

frustrasi pekerja-euser dengan sistem terintegrasi. Integrasi sistem harus dilakukan

bersamaan dengan rekayasa ulang proses bisnis.
 Ada banyak manfaat nyata dan jangka panjang serta kelemahan jangka pendek untuk
mengintegrasikan sistem.
• Sistem ERP telah memainkan peran penting dalam integrasi sistem karena mereka telah
menyediakan organisasi dengan platform tunggal untuk mengintegrasikan semua sistem
fungsional mereka. Organisasi dapat secara bersamaan melakukan integrasi tingkat logis
dan fisik karena sistem ERP tertanam dengan praktik terbaik dalam proses bisnis untuk
fungsi umum mulai dari akuntansi hingga pergudangan. Sistem ERP dengan demikian
membuat proses integrasi sistem lebih mudah, tetapi mereka mahal dan seringkali
mengharuskan organisasi untuk memulai dari awal.
• Manajemen seharusnya tidak menganggap enteng integrasi sistem atau membiarkannya
bagi staf TI. Integrasi sistem melibatkan dan berdampak pada seluruh organisasi, yang
membutuhkan dukungan manajemen puncak dan sumber daya untuk periode jangka
panjang. Integrasi tingkat manusia atau logis diperlukan agar integrasi sistem tingkat fisik
berfungsi. Manajemen harus siap menghadapi tantangan manusia dan etika dalam proyek
integrasi sistem.