Fungsi penagihan pelanggan dan pengumpulannya dari Misty Company, perusahaan

pemanufakturan cat kecil, diselesaikan oleh resepsionis, klerikal piutang dagang dan kasir yang
juga bertugas sebagai sekretaris. Produk catnya dijual kea gen besar dan pengecer.
Berikut penjelasan semua prosedur yang dilakukan oleh karyawan Misty Company yang
berkaitan dengan penagihan pelanggan dan pengumpulannya:
a. Surat dibuka oleh resepsionis, yang memberikan pesanan pembelian pelanggan ke
klerikal piutang dagang. Ada 15 sampai dengan 20 pesanan yang diterima setiap hari.
Sesuai instruksi untuk menyelesaikan pengiriman pesanan, klerikal piutang dagang
menyiapkan lima tembusan faktur penjualan, yang didistribusikan sebagai berikut:
1. Tembusan 1 adalah tembusan untuk penagihan ke pelanggan dan ini dipegang oleh
klerikal piutang dagang sampai pemberitahuan pengiriman diterima.
2. Tembusan 2 adalah tembusan untuk piutang dagang dan ini dipegang untuk
melakukan posting pencatatan piutang dagang.
3. Tembusan 3 dan 4 dikirim ke departemen pengiriman

5. Tembusan 5 dikirim ke gudang sebagai otorisasi untuk mengeluarkan barang ke

departemen pengiriman.

b. Setelah cat dipindahkan dari gudang ke departemen pengiriman, departemen pengiriman

menyiapkan bill of lading dan label untuk kartonnya. Tembusan 4 fatur penjualan
disisipkan pada karton sebagai packing slip. Setelah truk melakukan pengiriman,
tembusan 3 bill of lading pelanggan dan tembusan 3, dengan catatan sedang dalam
pengiriman, dikembalikan ke klerikal piutang dagang. Perusahaan tidak melakukan back
order dalam kejadian sedang dalam pengiriman; pelanggan diharapkan melakukan
pesanan barang dagangan kembali. Tembusan bill of lading untuk perusahaan disimpan
oleh departemen pengiriman.
c. Ketika tembusan 3 dan tembusan bill of lading untuk pelanggan diterima oleh klerikal
piutang dagang, tembusan 1 dan 2 dilengkapi dengan nomer dan disisipi kuantitas
pengiriman, harga unti, jumlah, diskon, da total. Klerikal piutang dagang kemudian
mengirimkan tembusan 1 dan tembusan bill of lading ke pelanggan. Tembusan 2 dan 3
dijadikan 1.
d. Kartu piutang dagang individual diposting oleh klerikal piutang dagang menggunakan
system satu kali tulis (one-write) dengan cara register penjualan disisipkan sebagai
tembusan dari posting. Posting dibuat dari tembusan 2, yang kemudian disimpan, ersama-
sama dengan tembusan 3, urut nomer. Secara bulanan, klerikal buku besar meringkas
register penjualan untuk posting ke rekening buku besar.
e. Karena jangka kasnya pendek, deposit penerimaan kas juga menjadi lebih cepat.
Resepsionis menyerahkan semua surat penerimaan dan koresponden yang berkaitan ke
klerikal piutang dagang, yang memeriksa cek dan menentukan bahwa isinya sudah cukup
rinci untuk dilakukan posting ke rekening. Klerikal piutang dagang kemudian
mengesahkan cek dan memberikannya ke kasir, yang menyiapkan deposit harian. Tidak
ada uang yang diterima dalam surat dan tidak ada cat yang dijual melalui pabrik.
f. Klerikal piutang menggunakan voucher atau koresponden yang menyertakan cek untuk
posting ke kartu piutang dagang. Klerikal piutang dagang juga melakukan koresponden
dengan pelanggan mengenai pengurangan yang tidak terotorisasi untu diskon, biaya
angkut atau potongan iklan, retur dan sebagainya dan menyiapkan memo kredit yang
tepat. Persoalan yang berkaitan dengan jumlah yang besar diberikan ke manajer
penjualan untuk diselesaikan. Setiap bulan klerikal piutang dagang menyiapkan neraca
saldo dari piutang dagang yang terselesaikan dan membandingkan hasil totalnya dengan
buku besar piutang dagang.

Tugas Anda:
a. Siapkan diagram arus data logika dari prosedur sebelumnya
b. Diskusikan kelemahan pengendalian internal prosedur-prosedur di Misty Company
yang berkaitan dengan penagihan dan pembayaran untuk transaksi tersebut. Selain
mengidentifikasi kelemahan, jelaskan juga apa yang akan terjadi pada setiap
kelemahan yang ada.
 JAWAB

B. Pada internal control dalam proses pengiriman barang oleh Misty Corporation hampir tidak
terdapat banyak kelemahan dalam prosesnya kecuali adanya pelarangan back order dari
pelanggan saat terjadi proses pengiriman. Dampak dari terjadinya hal ini adalah apabila barang
yang sedang dalam proses kirim tidak sesuai dengan standar dalam pesanan, maka pelanggan
harus melakukan pemesanan kembali. Dan hal ini berpengaruh terhadap efisiensi waktu untuk
pelanggan dalam menerima barang pesanannya serta aktifitas jual beli mereka.

Pada proses penagihan dan pembayaran, adanya indikasi bahwa bagian klerikal piutang
dagang memiliki akses yang besar dalam database faktur tanpa adanya pengawasan. Memang
benar bahwa seluruh kegiatan yang terkait dengan piutang dagang menjadi bagian dari klerikal
piutang dagang, namun yang menjadi penegasan di sini adalah tidak terdapatnya pengawasan
yang berarti dari pihak managerial kepada bagian ini. Dampak dari hal ini tentunya akan
menimbulkan kemungkinan terjadinya asimteri informasi dari bagian klerikal piutang dagang
dengan managemen. Yakni beberapa informasi mengenai piutang dagang, penagihan, serta
pembayaran disembunyikan guna mendapatkan kepentingan pribadi.