Materi Inisiasi 2

Para mahasiswa yang budiman.

Kita sekarang memasuki materi inisiasi 2. Materi inisiasi kita adalah mengenai
Lingkungan Organisasi (modul 2 BMP) dan Perencanaan dan Pengambilan Keputusan
(modul 3 BMP). Materi inisiasi ini secara umum diambil dari Buku Materi Pokok (BMP)
EKMA 4116 Manajemen. Pemberian materi inisiasi ini bersifat memberikan penguatan
atas materi dari BMP untuk membantu pembelajaran mahasiswa.

Setelah pemberian materi, saya juga memberikan pertanyaan untuk kita diskusikan
bersama. Silakan para mahasiswa untuk mengajukan pendapat, komentar, atau juga
pertanyaan jika ada yang belum dipahami. Saya akan mencoba memfasilitasi untuk
membantu proses belajar mahasiswa.

Untuk itu diharapkan peran aktif mahasiswa dalam diskusi online ini. Selamat belajar
dan selamat mengikuti tuton.

LINGKUNGAN ORGANISASI

1. Lingkungan
Lingkungan organisasi adalah elemen-elemen yang berada di luar organisasi tersebut
dan secara potensial mempengaruhi kinerja organisasi. Lingkungan dapat dibagi 2
yaitu :
1. lingkungan eksternal
2. lingkungan internal

Lingkungan eksternal adalah seluruh kekuatan luar yang mempengaruhi organisasi.

Sedangkan lingkungan internal adalah suatu kejadian atau kecenderungan di dalam
suatu organisasi yang mempengaruhi aktifitas organisasi tersebut.

Lingkungan eksternal sendiri dapat dibagi 2 yaitu elemen aksi langsung dan elemen
aksi tidak langsung. Elemen aksi langsung disebut stake holder atau pihak-pihak
berkepentingan seperti konsumen, pamasok, pemerintah, serikat pekerja, pesaing,
dengan penjelasan masing-masing adalah sebagai berikut :
 Konsumen
Adalah elemen lingkungan eksternal elemen aksi langsung yang memiliki
kendudukan sangat penting dalam organisasi. Hal ini karena konsumen adalah
pengguna utama dari produk atas jasa yang dihasilkan suatu organisasi.
 Pemasok
Adalah pihak yang menyediakan bahan baku atau input/masukan bagi suatu
organisasi yang akan menghasilkan jasa atau produk sebagai suatu output atau
keluaran.
 Pemerintah

1
 Berperan sebagai pengawas, regulator, dan pendorong dunia usaha. Dalam
doktrin laissez-faire, peran campur tangan pemerintah diminta dibatasi yaitu
hanya dalam hal regulator atau perumus perundang-undangan, agar iklim pasar
bebas dapat terbentuk secara alami.
 Serikat pekerja
Adalah elemen yang berfungsi menampung aspirasi para karyawan. Adanya
serikast pekerja membuat posisi tawar karyawan terhadap perusahaan semakin
kuat.
 Pesaing
Pesaing atau kompetitor adalah organisasi lain yang juga menawarkan produk
atau jasa yang sama atau berlainan kepada para pelanggan. Produk atau jasa
tersebut dapat saja berlainan dengan produk organisasi kita. Namun apabila
memiliki pengaruh menarik minat membeli daripada para pelanggan kita, maka
organisasi tersebut dapat digolongkan sebagai pesaing.

Elemen tidak langsung di antaranya adalah teknologi, ekonomi, politik, sosial budaya,
demografi. Penjelasan dari masing-masing adalah sebagai beikut :
 Teknologi
Teknologi adalah pendorong utama perubahan. Kemajuan teknologi akan
menghemat dari sisi waktu, biaya, tenaga.
 Ekonomi
Kondisi ekonomi secara nasional dapat berpengaruh ke organisasi. Inflasi,
kebijakan moneter, kebijakan fiskal, pengangguran, upah, dapat mempengaruhi
kinerja organisasi.
 Politik
Lingkungan politik juga berpengaruh ke dalam dunia usaha. Pembahasan
pencemaran lingkungan, undang-undang anti monopoli, pengaturan tentang
merger, dan lain-lain dibahas lewat parlemen melalui proses politik. Di dalamnya
sedikit banyak terdapat kepentingan antara suatu kelompok terhadap kelompok
lainnya.
 Demografi
Adalah hal-hal yang meliputi beberapa variabel seperti usia, jenis kelamin, tingkat
pendidikan, pendapatan, agama, dan lain-lain.

Sedangkan yang termasuk dalam lingkungan internal adalah budaya, karyawan,

pemegang saham, dan dewan direksi. Penjelasan masing-masing adalah sebagai
berikut :
 Budaya
Dapat diartikan sebagai sekumpulan nilai, keyakinan, pemahaman, dan norma
pokok yang dibagi bersamaan oleh anggota suatu organisasi.
 Karyawan
SDM adalah salah satu faktor penting dalam penunjang keberhasilan organisasi.
Oleh karena itu proses rekrutmen yang ketat, disertai pendidikan dan pelatihan,
serta pengembangan karyawan, adalah penting agar tercapai peningkatan kualitas
SDM untuk kemajuan perusahaan. Manfaat pengembangan lain dari sisi karyawan
adalah adanya peningkatan motivasi kerja karyawan. Jika motivasi menurun,

2
 dapat menimbulkan keinginan pindah kerja atau perputaran karyawan / turn over.
Hal ini dapat merugikan perusahaan karena kesinambungan proses pekerjaan
sedikit banyak terganggu karena harus melatih karyawan baru.
 Pemegang Saham
Adalah orang yang memiliki saham di perusahaan dan oleh karena itu berhak
mempengaruhi sebuah keputusan lewat rapat umum pemegang saham.
 Dewan Direksi
Adalah pihak yang bertanggungjawab menentukan tujuan organisasi, menentukan
strategi mencapai tujuan, dan lain-lain.

Disamping lingkungan eksternal dan internal, beberapa ahli juga membagi

lingkungan berdasar lingkungan khusus dan umum, serta lingkungan aktual dan
lingkungan yang dipersepsikan.

Lingkungan khusus adalah elemen dari lingkungan yang secara langsung relevan bagi
organisasi dalam mencapai tujuannya. Kapanpun, lingkungan khusus ini merupakan
elemen lingkungan yang menjadi perhatian besar karena terdiri dari faktor-faktor
yang secara positif atau negatif mempengaruhi efektifitas organisasi. Misalnya
asosiasi pedagang. Sedangkan lingkungan umum adalah lingkungan yang berdampak
ke organisasi, tetapi tidak begitu jelas relevansinya. Misalnya rekayasa genetika di
perusahaan farmasi.

Lingkungan aktual dan lingkungan yang dipersepsikan maksudnya adalah tiap orang
memiliki cara pandang lingkungan yang berbeda-beda dalam mempersepsikan
lingkungannya. Ada yang mempersepsikan sebagai lingkungan umum, ada yang
sebagai lingkungan khusus.

2. Hubungan Organisasi dengan Lingkungan.

Organisasi memiliki hubungan dengan lingkungan. Setiap organisasi menghadapi

lingkungan yang berbeda-beda, dan memiliki ketidakpastian lingkungan yang
berbeda-beda.
A. Ketidakpastian lingkungan.
Ketidakpastian lingkungan akan membuat manajer perlu mempelajari perubahan
lingkungan dan langkah penyesuaian atas perubahan. Elemen dari ketidakpastian
lingkungan adalah ketidakpastian dan kompleksitas. Ketidakpastian adalah
kondisi di mana pimpinan perusahaan tidak memiliki informasi yang cukup
mengenai kondisi lingkungannya. Sedangkan kompleksitas adalah keragaman
atau banyaknya elemen eksternal yang mempengaruhi organisasi. Keragaman
tersebut adalah sebagai berikut :
 Ketidakpastian rendah
- Elemen lingkungan sedikit, elemen lingkungan berubah perlahan.
 Ketidakpastian agak rendah.
- Elemen lingkungan berjumlah besar, elemen lingkungan berubah perlahan.
 Ketidakpastian agak tinggi.
- Elemen lingkungan berjumlah sedikit, elemen lingkungan berubah dinamis.

3
  Ketidakpastian tinggi.
- Elemen lingkungan berjumlah besar, elemen lingkungan berubah dinamis.

B. Tekstur Lingkungan
Berdasarkan derajat komplesitas dan ketenangan, menurut Emery dan Trist dalam
Dadang dan Sylvana (2007), ada 4 tekstur lingkungan, yaitu :
a. Lingkungan tenang acak.
Lingkungan paling sederhana, karena perubahan secara perlahan dan bersifat
acak. Misalnya toko sepatu, tas.
b. Lingkungan tenang mengelompok.
Termasuk lingkungan cukup stabil, namun lebih kompleks dibanding
lingkungan sebelumnya. Misalnya industri perkayuan. Cenderung stabil,
namun jika terkena dampak isu perusakan lingkungan, dapat memngganggu
kelangsungan usaha perusahaan.
c. Lingkungan terganggu bereaksi.
Perubahan tidaklah bersifat acak, namun mengikuti pola tertentu. Misalnya
sepeda motor Honda dengan Yamaha saling bereaksi satu sama lain dengan
memunculkan produk terbaru, apabila muncul produk baru oleh merk yang
satu.
d. Lingkungan kacau.
Memiliki kompleksitas tinggi, dengan perubahan sangat dinamis dan saling
berkaitan. Globalisasi, dan perkembangan teknologi, berperan dalam hal ini.
Misalnya industri telekomunikasi yang berkembang sangat pesat.

C. Strategi mengendalikan lingkungan.

Untuk itu perlu ada strategi mengendalikan lingkungan. Langkah-langkah
tersebut adalah sebagai berikut :
 Menciptakan hubungan baik dengan elemen-elemen utama yang berpengaruh,
meliputi :
a. Integrasi dengan perusahaan lain.
b. Kontrak jangka panjang.
c. Pengangkatan eksekutif.
d. Iklan dan Humas.
 Mengendalikan lingkungan agar tidak berbahaya.
a. Merubah bidang usaha.
b. Bergabung dengan asosiasi sejenis.
c. Aktivitas politik : mempengaruhi perundang-undangan.

3. Lingkungan Global
Yaitu lingkungan yang berskala internasional yaitu antar negara dan cenderung
semakin tidak memiliki batas-batas wilayah. Ada beberapa hal yang perlu diketahui
mengenai lingkungan global, yaitu :
a. Proses Globalisasi
Proses globalisasi dilakukan melalui 4 tahap, yaitu :
 Tahap Domestik
Potensi pasar masih di negara asal.

4
  Tahap Internasional.
Adanya peningkatan ekspor
 Tahap Multinasional.
Memiliki fasilitas produksi dan pemasaran di banyak negara. Sepertiga dari
penjualan berasal dari luar negeri asal.
 Tahap Global.
Melakukan globalisasi secara penuh, di mana sumberdaya maupun penjualan
dapat dilakukan di negara mana saja yang memiliki biaya terendah

b. Lingkungan bisnis internasional

Meliputi lingkungan-lingkungan :
 Ekonomi.
Merupakan kondisi ekonomi di negara organisasi internasional beroperasi.
 Hukum dan politik
Adanya resiko dan instabilitas politik suatu negara.
 Lingkungan sosial budaya.
Adalah budaya suatu bangsa yaitu berupa pengetahuan, keyakinan, nilai-nilai,
serta model umum perilaku dan cara berpikir yang dianut bersama.

c. Cara-cara memasuki lingkungan internasional :

 Outsourcing.
Adalah pembagian tenaga kerja secara internasional.
 Ekspor.
Adalah memasarkan produknya di negara lain dengan biaya sumberdaya yang
relatif rendah.
 Lisensi.
Dengan lisensi, perusahaan pemberi lisensi di suatu negara dapat memastikan
sumberdaya tertentu tersedia untuk perusahaan di negara lain (penerima
lisensi).
 Investasi langsung.
Perusahaan terlibat dalam fasilitas manufaktur di negara lain, berupa
pengelolaan aktiva-aktiva produktif.

PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1. Perencanaan

Fungsi-fungsi manajemen meliputi Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, dan

Pengawasan. Salah satu fungsinya adalah perencanaan.

A. Pengertian perencanaan
Perencanaan adalah proses untuk menentukan tujuan serta sasaran yang ingin
dicapai dengan mengambil langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan
tersebut.

5
 Hasil suatu proses perencanaan yang baik harus memiliki sejumlah kemampuan
organisasi yang berasal dari kemampuannya sendiri, yaitu :
 Kemampuan memprediksi.
 Kemampuan menghitung biaya.
 Kemampuan berkomunikasi.
 Kemampuan penguasaan teknik-teknik manajemen.

B. Tahap Dasar Perencanaan

Ada 5 buah langkah untuk menyusun suatu perecanaan, yang merupakan tahap
dasar perencanaan, yaitu :
1. Menetapkan tujuan dan serangkaian tujuan.
2. Merumuskan keadaan saat ini.
3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan.
5. Mempertahankan pengendalian.

C. Hakikat dan pentingnya perencanaan

Hakikat perencanaan
Perencanaan umumnya harus memperhitungkan beberapa unsur pokok, di
antaranya :
1. Tujuan akhir yang dikehendaki.
2. Sasaran-sasaran dan prioritas untuk mewujudkannya.
3. Jangka waktu mencapai sasaran tersebut dan masalah-masalah yang dihadapi.
4. Modal atau sumberdaya yang akan digunakan.
5. Kebijaksanaan untuk melaksanakannya.
6. Orang organisasi atau badan.
7. Mekanisme pemantauan.

 Mengapa perencanaan penting

Banyak faktor yang menyebabkan perencanaan menjadi langkah penting dalam
organisasi. Manfaat perencanaan :
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan
lingkungan.
2. Membantu dalam kritalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama.
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
4. Membantu penempatan tanggungjawab lebih tepat.
5. Memberikan cara pemberian perintah untuk operasi.
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian
organisasi.
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci, dan lebih mudah dipahami.
8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
9. Menghemat waktu, usaha, dan dana.

 Peran perencanaan lainnya adalah (Amirullah dan Budiyono, 2004)

1. Mengkoordinasikan usaha-usaha.

6
 Ini untuk menyelaraskan pekerjaan antar individu dalam organisasi agar tetap
dalam payung dan tujuan organisasi.
2. Mengatasi perubahan.
Ini untuk mengantisipasi kemungkinan perubahan yang potensial muncul
selama dari lingkungan.
3. Mengembangkan manajer.
Manajer harus bersifat proaktif.
4. Mengembangkan standar kinerja.
Keberhasilan pekerjaan di masa lalu agar menjadi standar kinerja di masa
mendatang.
5. Mengurangi ketidakpastian.

D. Bagaimana suatu proses perencanaan dilakukan :

Proses perencanaan dibuat melalui langkah-langkah sebagai berikut :
1. Mengembangkan visi yang jelas.
2. Merumuskan misi ke dalam suatu pernyataan.
3. Perkiraaan perkembangan organisasi.
4. Analisis persaingan.
5. Penetapan sasaran dan tujuan.
6. Pengembangan rencana kegiatan.
7. Pengerahan sumber daya.
8. Mobilisasi dana organisasi.
9. Penyiapan sumber daya manusia.
10. Sumber daya teknologi.

E. Jenis Perencanaan :
1. Perencanaan menurut fungsinya.
2. Perencanaan strategik.
3. Perencanaan taktis operasional.
4. Rencana berkesinambungan.
5. Perencanaan menurut ruang lingkup kewilayahan.
6. Perencanaan menurut jangka waktunya.

F. Pendekatan dalam perencanaan :

1. Pendekatan Management by Objective.
2. Pendekatan perencanaan Inside Out / Inside in.
3. Pendekatan perencanaan contingency.
4. Pendekatan social demand.
5. Pendekatan man power.
6. Pendekatan Rate of Return atau Cost Benefit Ratio.

2. Pengambilan Keputusan :
A. Gambaran Umum.
Salah satu fungsi seorang manajer adalah mengambil keputusan dalam
menjalankan organisasi.

7
B. Proses pengambilan keputusan.
1. Mengidentifikasi atau menganalisis masalah.
2. Mengidentifikasi kriteria keputusan.

C. Tipe-tipe keputusan :
1. Keputusan diprogram : keputusan-keputusan rutin.
2. Keputusan tidak diprogram : keputusan-keputusan sekali pakai.

D. Gaya pengambilan keputusan :

1. Gaya mengarahkan.
2. Gaya analisis.
3. Gaya konseptual.
4. Gaya perilaku.

E. Hambatan psikologis ketika mengambil sebuah keputusan :

1. Penyakit Hamlet : adanya keraguan.
2. Dorongan berlebihan : tergesa-gesa.
3. Kecemasan memikirkan akibat : terlalu khawatir.
4. Berdiam diri : memperlambat pengambilan keputusan.

F. Berbagai tindakan jika keputusan gagal dilaksanakan :

1. Menyadari.
Menyadari kegagalan adalah penting untuk segera mengambil tindakan
perbaikan. Kegagalan bisa juga disebabkan faktor lingkungan.
2. Melangkah mundur.
Apabila pengambilan keputusan mengalami hambatan. Kita dapat berhenti
untuk menganalisis di titik mana ada kesalahan. Ini disebut melangkah
mundur untuk melihat kesalahan dan ini lebih baik daripada terus melangkah.
3. Mengganti.
Ini dilakukan jika personil yang ditunjuk tidak cakap melaksanakan tugas
yang diberikan sehingga perlu diganti
4. Mengubah
Jika sudah diputuskan, tidak mudah mengubah personil. Namun jika
menghadapi kendala, kita dapat memodifikasi keadaan dengan penambahan,
pengurangan, dan perbaikan dari rencana yang telah disusun, dengan
berkonsultasi dengan jajaran atas, selevel, dan bawah untuk memperoleh
dukungan.

G. Berbagai penyebab terjadinya kesulitan ketika akan mengambil keputusan.

Seorang manajer terkadang sulit mengambil keputusan, hal ini disebabkan
beberapa faktor, di antaranya adalah :
1. Kurang lengkapnya informasi dan data yang kita perlukan.
2. Kesulitan menggunakan tolok ukur.
3. Munculnya tujuan ganda.
4. Adanya lebih dari 1 orang yang berwenang mengambil keputusan.

8
H. Meningkatkan keterlibatan kelompok dalam pembuatan keputusan.
Pembuatan keputusan akan lebih optimal jika kita dapat melibatkan kelompok
kita dalam pengambilan keputusan. Ini penting karena dapat menggali masukan-
masukan dari anggota kelompok untuk hasil yang lebih optimal, karena kita telah
melibatkan seluruh potensi yang ada di organisasi.

I. Teknik-teknik pembuatan keputusan kelompok :

1. Teknik curah pendapat temu muka.
 Setiap anggota kelompok bebas mencurahkan pendapat apapun.
 Semakin besar ide semakin baik.
2. Teknik kelompok nominal.
Mirip dengan individual brainstorming. Hanya di sini anggota kelompok
bekerja di antara kehadiran orang lain. Lalu ide-ide peserta dapat dilihat
perserta lain. Hal ini dapat memberikan hambatan karena adanya perasaan
diawasi.
3. Teknik Delphi.
Teknik di mana melibatkan para ahli untuk menanggapi sejumlah pertanyaan
dari anggota sehingga mencapai suatu kesepakatan atas suatu persoalan.
4. Teknik pendapat elektronik.
Adalah kombinasi antara teknik nominal dengan teknologi komputer.
Hasilnya akan lebih cepat, karena tidak perlu menunggu giliran. Disamping
itu dapat bebas tanpa takut dievaluasi karena tidak diketahui nama si pemberi
ide. Hanya memiliki beberapa kelemahan, di antaranya adalah lebih mahal,
dan lalu bagi sebagian orang ada yang lebih terampil bicara lisan daripada
menggunakan komputer.