No APOL/P/HR/011

PROSEDUR PERJALANAN DINAS Tgl terbit : 1 Oktober 2013

Revisi 000
Halaman 1 dari 10

RINCIAN DOKUMEN
No Dokumen APOL/P/HR/011 Distribusi Kepada : (beri tanda x)
Issue/Revisi A000 DIRECTORATE/ DIVISI / DEPT
No DCR BOD X
Divisi/Dept. HRGA/HR All Division/Dept. X
Proyek All Project
DibuaPRevisi oleh Alexsander Herryanto
' igi ator
Diperiksa oleh
Dacumen oil r

Disetujui oleh Maikel B. Ibrahim

HR & GA r o

Disetujui oleh Iriawan lbarat

resident Director

Kolom Pen esahan

O Hak Cipta. Dokumen ini milik PT. Arpeni Pratama Ocean Line, Tbk (APOL) dan dilarang
diperbanyak atau dilampirkan dalam bentuk apapun, seluruh atau sebagian, untuk kepentingan
diluar APOL tanpa izin tertulis dari APOL. Setiap perubahan (revisi) terhadap dokumen ini harus
melalui koordinasi document controller dan persetujuan management Arpeni Pratama Ocean
Line, Tbk.
Status Revisi Dokumen

Issue/ Tanggal
Uraian Revisi NoDCR Oleh Diperiksa Disetujui
Revisi Berlaku
A000 1 Okt 13 Prosedur baru AH MBI/II

Riwayat Revisi

No
Tanggal Penjelasan Perubahan
Revisi
 No : APOL/P/HR/011
PROSEDUR PERJALANAN DINAS Tgl terbit : 1 Oktober 2013
Revisi : 000
Halaman : 1 dari 10

1. TUJUAN
Prosedur ini untuk pedoman serta membantu karyawan mengurus administrasi dalam
mengadakan perjalanan dinas ke luar kota atau ke luar negeri.

2. RUANG LINGKUP
S0P ini digunakan untuk proses pelaksanaan perjalanan dinas karyawan yang
mendapat tugas dari atasan atau perusahaan untuk melaksanakan
pelatihan,seminar,studi banding karena kebutuhan perusahaan.

3. DEFINISI
Perjalanan Dinas adalah Perjalanan Dinas (business trip) bagi karyawan
pelaksanaannya diatur dengan aturan Perusahaan. Pengaturan perjalanan dinas ini
bukan berarti memberikan karyawan pembayaran lebih dan juga Perusahaan tidak akan
menerima pengeluaran dinas yang tidak beralasan. Bagi karyawan yang ditugaskan
untuk melakukan perjalanan dinas diharapkan bijaksana dalam mengatur pengeluaran
dan menjaga nama baik Perusahaan.

4. TANGGUNG JAWAB
PA-IR MANAGER
Dokumen ini merupakan tanggung jawab HR sebagai penanggung jawab secara umum
untuk mentertibkan administrasi perjalanan dinas selama penugasan karyawan.
 No : APOL/P/HR/011
PROSEDUR PERJALANAN DINAS Tgl terbit : 1 Oktober 2013
Revisi : 000
Halaman : 2 dari 10

5. DIAGRAM ALUR

Bagan Proses Perjalanan Dinas

 No : APOL/P/HR/011
PROSEDUR PERJALANAN DINAS Tgl terbit : 1 Oktober 2013
Revisi : 000
Halaman : 3 dari 10

6. URAIAN
6.1. Rencana Perjalanan Dinas (RPD)
6.1.1. Karyawan mengisi RPD melalui Media Komunikasi Arpeni (MKA) berdasarkan
penugasan dari atasannya, action plan dan kegiatan pekerjaan yang telah
direncanakan.
6.1.2. RPD dibuat oleh karyawan/salah satu karyawan saja (bila tercantum
beberapa karyawan dalam RPD) yang akan melakukan Perjalanan Dinas.
6.1.3. RPD disetujui oleh atasan (min. manager) melalui sistem MKA.
6.1.4. Bila atasan terkait berhalangan untuk memberikan persetujuan karena sakit,
ijin atau cuti sementara RPD diperlukan segera untuk disetujui, maka atasan
tersebut dapat mendelegasikan otoritas persetujuan secara sistem kepada
karyawan yang ditunjuk.
6.1.5. RPD yang sudah disetujui oleh atasan terkait, maka diteruskan kepada PAIR
Dept. untuk diberikan persetujuan.
6.1.6. RPD dibuat sebagai dasar perhitungan BS.

6.2. Bon Sementara (BS)

6.2.1. BS digunakan selama pelaksanaan Perjalanan Dinas dan untuk kepentingan
yang berkaitan dengan kedinasan.
6.2.2. RPD dan BS dapat dicetak melalui sistem MKA setelah proses persetujuan
dari atasan selesai.
6.2.3. Karyawan bersangkutan dapat mengambil uang tunai di Bagian Kasir
Departemen Finance sesuai dengan BS yang telah divalidasi dan disetujui
oleh karyawan yang berwenang baik melalui sistem maupun manual.
6.2.4. Karyawan Pusat hanya dapat mengambil BS di kantor pusat dan karyawan
Cabang hanya dapat mengambil BS di kantor cabang masing-masing.

6.3. Perjalanan Dinas

6.3.1. Perjalanan Dinas dilakukan sesuai dengan RPD yang telah diajukan dan
disetujui oleh karyawan yang berwenang. Jika di lokasi tujuan terjadi perubahan
dari RPD yang telah ditetapkan karena suatu alasan tertentu, harus
mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari karyawan yang berwenang atau
atasannya (minimum manager).
6.3.2. Karyawan pelaksana Perjalanan Dinas membuat Ijin Meninggalkan Pekerjaan
sebelum melaksanakan Perjalanan Dinas.
6.3.3. Perusahaan menggantikan biaya-biaya yang timbul karena kedinasan tersebut
dengan bukti-bukti terlampir.
 No : APOL/P/HR/011
PROSEDUR PERJALANAN DINAS Tgl terbit : 1 Oktober 2013
Revisi : 000
Halaman : 4 dari 10

6.3.3.1.Biaya yang timbul sekecil apapun karena kedinasan tersebut tetapi tidak
memiliki bukti pendukung, maka harus mendapatkan persetujuan dan
dibuatkan kuitansi atau nota pengeluaran yang ditandatangani oleh
atasannya (minimum manager).
6.3.3.2.Biaya-biaya yang timbul dan tidak disertai dengan bukti-bukti pendukung,
maka dianggap menjadi beban pribadi karyawan yang melakukan
Perjalanan Dinas.
6.3.4. Biaya-biaya yang digantikan oleh perusahaan adalah:
6.3.4.1.Biaya administrasi perjalanan dinas luar negeri (PDLN), yaitu biaya
pembuatan paspor, visa, exit permit dan kewajiban administrasi lainnya
untuk kepentingan pengurusan ijin keluar wilayah Indonesia, kecuali biaya
fiskal luar negeri.
6.3.4.2.Biaya transportasi, diberikan penggantian penuh berdasarkan kwitansi,
terdiri dari :
6.3.4.2.1. Untuk pemesanan/pembelian tiket transportasi (kereta api/pesawat)
dilakukan oleh karyawan yang ditunjuk perusahaan.
6.3.4.2.2. Dalam hal terjadi pembatalan/penundaan terhadap tiket yang telah
dipesan (issued) yang merupakan kesalahan/kelalaian dari
karyawan pelaksana Perjalanan Dinas, maka atas segala denda
atau sanksi yang timbul merupakan tanggung jawab karyawan
yang bersangkutan (kecuali keadaan luar biasa).
6.3.4.2.3. Khusus Perjalanan Dinas keluar wilayah JABODETABEK, dimana
kendaraan kantor tidak tersedia. Atas kehendak karyawan yang
melakukan Perjalanan Dinas dapat menggunakan kendaraan
pribadi yang sudah disetujui oleh PA-IR Dept., maka perusahaan
akan menggantikan biaya perjalanan per kilometer sesuai
pemakaian sebesar yang tercantum dalam Lampiran SOP ini dan
resiko yang timbul atas kendaraan tersebut menjadi tanggungan
perusahaan.
6.3.4.2.4. Biaya transportasi rumah ke terminal/airport dan sebaliknya,
dengan batasan tertentu yang diatur oleh perusahaan.
6.3.4.2.5. Biaya transportasi selama di lokasi tujuan yang berhubungan
dengan dinas.
6.3.4.2.6. Biaya airport tax, asuransi wajib dan administrasi lain yang
berhubungan dengan dinas.
6.3.4.3. Biaya penginapan
6.3.4.3.1. Golongan Staff sampai Assistant Manager wajib menginap di
mess/wisma yang dimiliki unit bisnis yang ada di daerah tujuan
 Perjalanan Dinas. Apabila tidak memungkinkan maka dapat
menginap di hotel dengan batasan seperti tercantum pada
Lampiran SOP ini.
6.3.4.3.2. Penggantian biaya penginapan/hotel tidak termasuk mini bar
(rokok, makanan & minuman ringan, dan minuman keras), telepon
kamar, atau fasilitas lainnya yang dapat menimbulkan biaya
tambahan dan tidak tergabung dalam servis kamar.
6.3.4.3.3. Perjalanan dinas dalam negeri (PDDN) yang dilakukan lebih dari 2
(dua) minggu secara terus-menerus harus menggunakan fasilitas
kos/kontrak kamar sesuai dengan Lampiran SOP ini.
6.3.4.3.4. Laundry pakaian (satu stel pakaian setiap hari, termasuk pakaian
dalam) karyawan yang melakukan Perjalanan Dinas digantikan
perusahaan jika waktu Perjalanan Dinas dilakukan lebih dari 2
(dua) hari berturut-turut.
6.3.4.3.5. Karyawan yang melakukan Perjalanan Dinas lebih dari 1 (satu)
orang (dalam tim), maka satu kamar harus ditempati oleh 2 (dua)
orang, kecuali berbeda jenis kelamin atau untuk golongan Manager
ke atas.
6.3.4.4. Biaya Makan dan Minum
6.3.4.4.1. Biaya makan dan minum meliputi makan pagi (jika tidak termasuk
dalam servis kamar hotel), makan siang dan makan malam.
6.3.4.4.2. Perusahaan menggantikan biaya makan dan minum yang termasuk
ke dalam uang saku Perjalanan Dinas, khusus untuk golongan Staff
sampai dengan Manager.
6.3.4.5. Uang Saku
6.3.4.5.1. Untuk menggantikan biaya makan & minum serta mencukupi
keperluan-keperluan kecil lainnya selama Perjalanan Dinas
sehubungan dengan kebutuhan pribadi seperti perlengkapan mandi
(pasta gigi, sabun, dll), obat-obatan, makanan & minuman ringan
dan lain sebagainya, perusahaan memberikan uang saku secara
lumpsum yang besarnya telah diatur dalam Lampiran SOP ini.
6.3.4.5.2. Maksimum besarnya uang saku dihitung harian adalah sampai hari
ke-20 (dua puluh), bila melebihi 20 (dua puluh) hari dalam satu kali
perjalanan dinas maka:
6.3.4.5.2.1.Hari ke 21 (dua puluh satu) sampai hari ke 30 (tiga puluh) tidak
dihitung harian lagi, maka total uang saku yang diterima adalah
20x uang saku harian.
 No : APOL/P/HR/011
PROSEDUR PERJALANAN DINAS Tgl terbit : 1 Oktober 2013
Revisi : 000
Halaman : 6 dari 10

6.3.4.5.2.2.Pada hari ke-31 (tiga puluh satu), uang saku dihitung kembali
dari hari pertama sampai dengan hari ke-20 (dua puluh) bulan
kedua, dan seterusnya.
6.3.4.5.3. Uang saku diberikan berdasarkan lamanya waktu Perjalanan Dinas
yaitu sejak karyawan meninggalkan kota asal, sampai dengan
kembalinya di kota asal dan setelah jam 12 siang.
6.3.4.5.4. Karyawan yang pada hari keberangkatan Perjalanan Dinas dari
kantor maka mendapatkan uang saku tanpa uang makan per
kehadiran.
6.3.4.6.Jika dalam Perjalanan Dinas terdapat entertainment dengan pihak
eksternal perusahaan, yang berkaitan dengan tujuan kedinasannya
tersebut, maka harus mendapat persetujuan dari atasannya (minimum
manager). Ketentuan entertainment pada saat Perjalanan Dinas merujuk
pada SOP Entertainment.
6.3.5. Dalam hal seseorang karyawan melakukan Perjalanan Dinas bersama-sama
dengan atasannya maka ia diperkenankan menikmati fasilitas transportasi
dan/atau hotel yang sama dengan atasannya, apabila karyawan tersebut
menurut atasannya berfungsi sebagai pendamping tugas bagi atasannya.

6.4. Laporan Hasil Perjalanan Dinas (LHPD)

6.4.1. Karyawan dapat membuat LHPD secara tertulis, mencakup tugas-tugas atau
hasil-hasil yang telah dicapai selama Perjalanan Dinas.
6.4.2. Format LHPD disesuaikan dengan fungsi dan kepentingan masing-masing
bagian atau departemen.
6.4.3. LHPD ditujukan kepada atasannya serta karyawan lain yang berhubungan
dengan tujuan kedinasan tersebut.
6.4.4. LHPD dibuat dan diberikan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender
setelah kembali dari Perjalanan Dinas.

6.5. Laporan Biaya Perjalanan Dinas (LBPD)

6.5.1. Karyawan yang membuat RPD bertanggung jawab untuk membuat sendiri
LBPD selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah kembali dari lokasi
dinas.
6.5.2. Karyawan membuat LBPD dalam sistem MKA beserta voucher pengeluaran
sesuai dengan bukti-bukti pengeluaran yang ada dan yang digantikan oleh
perusahaan.
6.5.3. Bila karyawan melakukan PDLN ke beberapa negara sekaligus dan
melakukan jual beli mata uang asing di luar negeri, maka karyawan harus
menyertakan
 No : APOL/P/HR/011
PROSEDUR PERJALANAN DINAS Tgl terbit : 1 Oktober 2013
Revisi : 000
Halaman : 7 dari 10

bukti jual beli tersebut dan mencantumkannya sebagai bukti pada voucher
pengeluaran dan LBPD.
6.5.4. Karyawan mencetak LBPD dan voucher pengeluaran melalui sistem MKA.
6.5.5. Karyawan mengajukan voucher pengeluaran Perjalanan Dinas beserta LBPD
dengan melampirkan bukti-bukti pengeluaran kepada atasan (minimal
manager) untuk dimintakan persetujuan.

6.6. Verifikasi Data

6.6.1. Karyawan yang berwenang di Departemen HRD & GA, Accounting dan
Finance melakukan verifikasi data LBPD terhadap bukti-bukti pendukung dan
ketentuan yang terdapat dalam SOP ini.
6.6.2. Jika dalam verifikasi data terdapat ketidaksesuaian, maka departemen
tersebut berhak mengembalikan dan mengkonfirmasi LBPD yang dibuat
kepada karyawan yang melakukan Perjalanan Dinas.
6.6.3. Setelah verifikasi data dilakukan, diperiksa dan disetujui oleh tiap-tiap
Departemen HRD & GA, Accounting dan Finance, maka voucher pengeluaran
Perjalanan Dinas dan LBPD dapat ditandatangani oleh karyawan yang
berwenang untuk proses selanjutnya.
6.6.4. Validasi dari verifikasi data LBPD dan voucher dilakukan dalam sistem MKA.

6.7. Pertanggungjawaban Dinas

6.7.1. Karyawan dapat mempertanggungjawabkan kelebihan/kekurangan dari selisih
antara aktual dengan BS yang dikeluarkan oleh/kepada Departemen Finance
bagian Kasir.
6.7.2. Bila karyawan melakukan PDLN dengan menggunakan mata uang asing,
maka pengembalian sisa BS tersebut harus dalam mata uang asing. Apabila
terdapat kekurangan mata uang asing tersebut maka dapat diganti dengan
Rupiah atau mata uang asing lainnya yang disepakati dan berdasarkan kurs
yang ditetapkan melalui Departemen Finance pada saat pengembalian.
6.7.3. Pengembalian sisa BS dalam mata uang asing harus dalam satuan bulat
terkecil (misalnya 1 US$, 1 S$, 1 HK dan lain-lain) dan tidak diterima dalam
bentuk uang logam.

7. REFERENSI
7.1. SK No. 93/SKEP/HRD/APOL/VII/2012
 No : APOL/P/HR/011
PROSEDUR PERJALANAN DINAS Tgl terbit : 1 Oktober 2013
Revisi : 000
Halaman : 8 dari 10

8. DOKUMENT TERKAIT
8.1. Lampiran
8.2. Surat tugas perjalanan dinas
 BIAYA TRANSPORTASI
GOLONGAN JABATAN KELAS PDDN PDLN
Direksi Bisnis Pesawat Udara Pesawat Udara
Manager - Sr. Manager Ekonomi Pesawat Udara Pesawat Udara
Supervisor - Asst. Manager Ekonomi Pesawat Udara Pesawat Udara
Eksekutif / Kereta Api / Pesawat Udara -
Jr. Staff - Sr. Staff Ekonomi dinas luar pulau Pesawat Udara

PDDN dengan menggunakan kendaraan pribadi, maka penggantian biaya adalah:

Golongan Jabatan Biaya
Direksi Aktual
Sr. Manager - Manager Rp. 1.300,- /km

BIAYA PENGINAPAN
Golongan Jabatan PDDN / PDLN Tipe Kamar
Direksi Aktual Standar
Manager - Sr. Manager Bintang 4 Standar
Staff - Asst. Manager Bintang 3 Standar

BIAYA KOS / KONTRAK KAMAR

Golongan Jabatan Biaya per Bulan
Manager - Sr. Manager 1.500.000
Supervisor - Asst Manager 1.000.000
Staff 750.000

UANG SAKU
Golongan Jabatan Keterangan PDDN (IDR) PDLN (USD)
Biaya Makan Aktual Aktual
Sr. Manager – Direksi - Expatriat
Uang Saku 0 0
Manager - Sr. Manager Uang Saku 400.000 70
Supervisor - Asst. Manager Uang Saku 300.000 60
Staff Uang Saku 250.000 50