KOMUNIKASI BISNIS

LAPORAN MATA KULIAH

yang dibina oleh Ibu Dr. Desi Tri Kurniawati. SE., MM., CPHR

Oleh :

1. Rahardian Aji Pamungkas (195020207111089)

2. Zetia Azzahra Akmal (195020207111061)
3. Mohammad Wildan Aldiansyah (195020207111092)
4. Siti Yuniza Ika Rizkiyah (195020201111056)
5. Tiara Kartika Sari (195020207111055)

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

2020
A. Penulisan Laporan Bisnis

Laporan bisnis adalah suatu pesan yang bersifat netral, objektif, penyampaian informasi
baik internal maupun eksternal untuk membantu pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan.

Bagi suatu perusahaan, laporan bisnis digunakan dalam berbagai keperluan antara lain:

1. Memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.

2. Membantu mengimplementasikan kebijakan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan
perusahaan.
3. Untuk memenuhi persyaratan hukum atau peraturan yang berlaku bagi perusahaan.
4. Mendokumentasikan persentase pekerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal
maupun eksternal.
5. Menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan atas
masalah tertentu.
6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.

Penggolongan Laporan Bisnis

1. Menurut Fungsinya

a. Informational Report, suatu laporan yang bersifat memberi informasi menyajikan

fakta-fakta dan rangkuman tanpa melakukan analisis kesimpulan atau rekomendasi. 
nama lain untuk laporan informasional adalah laporan perkembangan (rogress
reports), laporan sementara (interim report) dan laporan triwulan (quarterly report).
b. Analitycal report. laporan yang menyajikan fakta-fakta menganalisis dan
menafsirkannya kemudian mengambil kesimpulan serta memberi rekomendasi.
Laporan analisis mungkin diberi tabel seperti laporan rekomendasi, usulan (proposal),
atau laporan justifikasi. 

2. Menurut Subjeknya
 Suatu laporan dibedakan menurut dari departemen dimana laporan itu diperoleh, sebagai
contoh laporan akuntansi, laporan pengumpulan kredit, laporan personalia, laporan
statistik, laporan pemasaran, dan lain-lain.

3. Menurut Formalitasnya
a. Laporan formal,  disebut juga long reports.  Laporan formal umumnya memiliki
panjang lebih dari 10 halaman dan mencakup masalah-masalah yang kompleks. 
Laporan formal mencakup:
 Body text:  pendahuluan, isi, penutup.
 Prefatory parts: sampul, judul, halaman, surat  kewenangan, penerimaan,
persetujuan, pengiriman,  penghargaan, abstraksi, daftar isi, daftar tabel.
 Supplemental parts: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah, indeks.
b. Laporan informal,  disebut juga short reports.  Laporan ini hanya mencakup body text
namun beberapa laporan informal juga mencakup  halaman, pengiriman, catatan
akhir, dan lampiran.

4. Menurut Keasliannya
a. Laporan otoritas (authorized reports) adalah laporan yang dibuat atas dasar
permintaan atau mendapat kuasa dari orang lain atau komputer.
b. Laporan sukarela (voluntary reports) adalah laporan yang dibuat atas inisiatif anda
sendiri.
c. Laporan swasta (private reports) adalah laporan yang dibuat oleh perusahaan-
perusahaan swasta.
d. Laporan publik (public reports) adalah laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga
pemerintah termasuk sekolah rumah sakit atau lembaga lainnya yang dibiayai oleh
negara.

5. Menurut Frekuensinya
 a. Laporan berkala, laporan yang dapat dikeluarkan secara harian mingguan bulanan
atau tahunan. Diantaranya yaitu berupa laporan bursa saham tiap jam, laporan
penjualan tiap hari, laporan biaya produksi tiap bulan, atau laporan anggaran tahunan.
b. Laporan khusus, dituliskan apabila kebutuhan akan suatu informasi muncul. Laporan
khusus mencakup situasi atau kejadian yang unik seperti munculnya krisis dalam
suatu perusahaan.

6. Menurut Jenisnya
Suatu laporan berdasarkan jenisnya dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan.
Jenis laporan dapat bersifat formal maupun informal. Laporan informal dapat meliputi:
 Laporan memorandum, merupakan suatu laporan yang lebih menekankan pada hal-
hal pokokpenting isi surat dan menggunakan format memo yaitu “kepada”, “dari”,
“subjek”, dan “tanggal”.
 Laporan surat, merupakan laporan yang menggunakan format surat dengan kepala
surat. Di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan bagian
referensi.
 Laporan cetak, laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak,
instruksi, dan baris-baris kosong. Cukup dengan mengisi baris kosong dengan
maksud dan tujuan laporan bisnis.

7. Menurut Kegiatan Proyek

Terdapat tiga jenis laporan yaitu:

a. Laporan pendahuluan, mencakup bagaimana suatu proyek disiapkan, hasil yang

diharapkan, dan bagaimana melakukan pelatihan pegawai.
b. Laporan perkembangan, saat proyek berlangsung perlu disusun laporan
Perkembangan secara berkala.
c. Laporan akhir, dibuat  pada saat proyek berakhir.
8. Menurut Pelaksanaan Pertemuan 
a. Agenda adalah dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung,
mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan.
b. Resolusi (resolutions) adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman
hasil konsensus dalam suatu pertemuan.
c. Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah
berlangsung, mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan.
d. Laporan pertemuan (proceedings) adalah suatu laporan resmi yang cakupan
bahasannya lebih luas dan berisi hasil hasil pertemuan atau konferensi penting.

Persiapan Menulis Laporan Bisnis 

Persiapan yang diperlukan sebelum menulis laporan mencakup beberapa tahap sebagai
berikut:

1) Mendefinisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup 

2) Mempertimbangkan siapa yang akan menerima laporan 
3) Menentukan ide atau gagasan
4) Mengumpulkan fakta atau bahan yang diperlukan
5) Menganalisis dan menafsirkan data
6) Mengorganisasi data dan mempersiapkan kerangka akhir 

Bagian Pokok Laporan Bisnis 

1. Pendahuluan
Terdapat 11 hal yang perlu dipertimbangkan antara lain pemberi kuasa, layout atau
rencana presentasi, masalah bisnis,  maksud penulisan laporan bisnis, ruang lingkup,
metodologi, sumber sumber informasi, keterbatasan,definisi istilah, keterbatasan, dan
latar belakang.

2. Teks
 Berisi pembahasan dan pengembangan hal-hal yang penting secara rinci mencakup
temuan fakta yang penting dan relevan dengan maksud penulisan suatu laporan bisnis. 

3. Penutup
Berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan yang
didasarkan pada isi teks, atau juga memberi rekomendasi.pada bagian penutup diberi
judul rencana tindakan atau proporsi. 

Organisasi Tubuh Laporan Bisnis

I.Cara menyusun tubuh laporan bisnis: 

a) Cara deduktif, berarti menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau
menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu sebelum hal-hal yang
rinci jelaskan.
b) Cara induktif,  cara ini menjelaskan fakta-fakta atau  bahan pendukung lainnya
yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan,  atau rekomendasi dikemukakan.

II. Cara menyusun teks laporan bisnis

1) Membuat topik atau kriteria

2) Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian
3) Mendeskripsikan lokasi atau tempat
4) Menjelaskan suatu proses atau prosedur
5) Menyusun Urutan tingkat pentingnya secara alfabet
6) Menyusun Urutan tingkat familiaritas 
7) Menyusun sumber-sumber yang digunakan
8) Pemecahan masalah 

III. Metode kerangka

Kerangka membantu untuk melihat hubungan di antara topik, membandingkan
proporsi dan judul, mengecek keterkaitan keseluruhan susunan yang logis, dan
menghilangkan overlapping.
a. Jenis-jenis judul
1) Judul topik, terdiri atas beberapa kata atau frase singkat dan kata tersebut tidak
menunjukkan pengertian yang terlalu luas. Contoh: Persiapan Sebelum
Menulis Laporan.
2) Judul kalimat lengkap, selalu mencakup subjek dan predikat. Contoh:
Persiapan itu Penting Sebelum Menulis Laporan.
3) Judul kalimat imperative, seperti perintah yag dimulai dengan suatu kata kerja
dan tidak memiliki subjek. Contoh: Siapkan Secara Efisien atau Siap Sebelum
Menulis Laporan.
4) Judul varian, dimulai dengan participle. Contoh: Mempersiapkan Sebelum
Menulis Laporan.

b. Format kerangka
Untuk kerangka pendek lebih baik memilih format yang sederhana dan simple,
sedangkan untuk kerangka yang panjang dapat menggunakan salah satu dari cara
yang tersedia.

c. Paralelisme dalam judul

Semua judul harus paralel artinya mempunyai tingkat dan bentuk gramatikal yang
sama dalam setiap bagian kerangka.
 PENULISAN LAPORAN SINGKAT

A . Karakteristik Laporan Singkat

            Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi
pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun
surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis
jarang dilengkapi dengan preliminary parts(seperti lembar halaman judul, surat pengantar, daftar
isi, dan rangkuman atau abstrak) karena hanya terdiri atas satu atau dua halaman saja. Oleh
karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada tubuh (body) suatu laporan yang mencakup
pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.
            Selain itu, laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting dalam suatu
laporan formal, antara lain :
a.   Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
b.   Grafik untuk lebih menekankan penulisan.
c.    Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
d.    Format memo atau surat.
B. Membuat Laporan Bisnis yang Baik
            Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk berkomunikasi
baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Beberapa laporan diperlukan sebagai
dokumentasi yang bersifat permanen (tetap); sementara yang lainnya diperlukan untuk
memecahkan masalah atau sekedar menjawab suatu pertanyaan. Adakalanya suatu laporan
mengalir dari pimpinan ke bawahan sebagai pertanggungjawaban terhadap berbagai keputusan
atau kebijakan yang telah dilaksanakan oleh suatu organisasi. Tetapi, adakalanya suatu laporan
mengalir dari bawahan ke pimpinan sebagai alat untuk memantau kegiatan-kegiatan yang
dilakukan oleh unit-unit atau departemen-departemen yang ada dalam suatu organisasi
            Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin.
Katakan kepada para pembaca apa yang perlu mereka ketahui, tidak lebih dan tidak kurang, dan
sajikan suatu informasi yang dapat memenuhi kebutuhan atau keinginan mereka. 
            Ada tiga hal yang harus ada dalam suatu laporan bisnis :
1. Akurat
Hal pertama yang harus diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana
mengatakan suatu kebenaran. Informasi yang tidak mengandung kebenaran, tidak akurat, atau
tidak lengkap, akan berakibat pada kemunduran, kemerosotan, atau bahkan semakin
memudarnya reputasi suatu organisasi di hadapan masyarakat pada umumnya.
Beberapa hal berikut ini akan dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
a.       Menjelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b.      Melaporkan semua fakta yang relevan.
c.       Menempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d.      Memberikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang dibuat.
e.      Menyajikan  hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan.
f.       Menjaga bias pribadi dalam suatu laporan
2. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak intern saja, tetapi juga pihak
ekstern organisasi. Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh
masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis.
Di lain pihak, pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal
berikut :
a.       Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
 b.      Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c.       Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d.      Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e.       Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka
menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, kita harus memutuskan akan menggunakan format surat yang seperti apa
serta gaya penulisan yang bagaimana. Dalam hal ini, ajukan pertanyaan berikut pada diri sendiri :
a.       Siapa yang Berinisiatif Membuat Laporan?
b.      Apa Subjek yang akan Dimasukkan ke Dalam Laporan?
c.       Kapan suatu Laporan Dibuat?
d.      Ke mana Laporan akan Dikirim?
e.       Mengapa suatu Laporan Dibuat?
f.       Bagaimana Sikap Pembaca?

C. Perencanaan Laporan Singkat

            Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan,
antara lain audiens, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi
format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.
            Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain :
a. Preprinted
Sebuah laporan yang dirancang dalam format cetakan dimana pihak yang berkepentingan
cukup mengisi atau melengkapi formulir yang sudah disiapkan dalam format tercetak.
Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima halaman, dan
berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.
b. Surat
 Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan
ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan
dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.
c. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak
intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.
d. Manuskrip
Laporan ini terdirk atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan
pendekatan formal. Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen
baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).

D. Penentuan Struktur Dasar

Selain memutuskan format dan panjang suatu laporan, hal penting lainnya yang harus
diperhatikan ialah penentuan struktur dasar. Ada tiga masalah yang biasanya muncul dalam
menentukan struktur dasar, yaitu :

a. Informasi apa yang seharusnya dimasukkan? Apakah semua data akan

dimasukkan atau akan mengeliminasi beberapa data?
b. Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah
menggunakan direct order atau indirect order?
c. Metode apa yang akan digunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Apakah
akan menggunakan pengorganisasian suatu topik atas dasar tingkat pentingnya,
urutan, kronologis, lokasi, atau kategori? Atau apakah akan mengorganisasi ide
menurut suatu argument yang logis?

E. Pengorganisasian Laporan Singkat

1. Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional

Laporan informasional memiliki satu tujuan dasar, yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah yang
tegas. Dalam menulis laporan informasional, kita tidak perlu terlalu khawatir terhadap reaksi
pembaca. Pembaca akan menanggapi materi secara tidak emosional sehingga kita dapat
menyampaikan laporan secara langsung. Yang seharusnya kita perhatikan adalah pemahaman
atau pengertian pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat sehingga pembaca
akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan informasi dalam cara
yang praktis.

Laporan informasional terdiri atas suatu laporan periodik (berkala) dan laporan aktivitas personal
dalam suatu konferensi.

a. Laporan Periodik (Berkala)

Laporan periodik adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu
departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuan laporan periodik ialah untuk memberikan
suatu gambaran bagaimana sesuatu berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan
dan dapat melakukan koreksi jika perlu.

Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan berikut :

1) Peninjauan atas Tanggung Jawab Rutin

2) Diskusi / Pembahasan Proyek Khusus

3) Rencana Periode yang akan Datang

4) Analisis Masalah / Problem

b. Laporan Aktivitas Personal (Individu)

Laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama
suatu konferensi, konvensi, atau dalam perjalanan. Tujuan laporan ini untuk menginformasikan
kepada manajemen terhadap setiap informasi penting atau keputusan yang muncul.

2. Pengorganisasian Laporan Analitis

Berbeda dengan laporan informasional yaitu untuk mendidik pembaca, laporan analitikal
dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan
atau rekomendasi.

Contoh-contoh laporan analitikal ialah sebagai berikut :

a. Laporan Justifikasi

Ialah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk
menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.
 b. Usulan Bisnis Baru di Luar Klien

Usulan untuk pihak di luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang
diterima oleh bisnis atau pemerintah di luar klien.

c. Laporan Troubleshooting

Laporan trobleshooting (troubleshooting reports) adalah dokumen yang berorientasi kepada

keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak. Jika kita ingin agar pembaca
berkonsentrasi dan mudah memahami ide-ide yang kita buat, maka kita perlu memberikan suatu
argumen yang logis dalam laporan.

Namun, tidak semua masalah dapat diatasi dengan rencana organisasional. Beberapa laporan
analitikal disusun melalui keputusan antara yang pro dan kontra. Laporan analitikal juga dapat
disusun dengan membandingkan beberapa alternatif dari serangkaian kriteria yang ada. Yang
terpenting adalah bahwa kita memilih suatu struktur yang sesuai dengan proses yang akan
digunakan untuk memecahkan masalah. Tujuannya adalah untuk memfokuskan perhatian
pembaca atas kesimpulan dan rekomendasi secara rasional.