UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS PENJADWALAN JANGKA PENDEK (SCHEDULING)

PT KARUNIA DINAMIK SEJAHTERA

TUGAS AKHIR MATA KULIAH

PENGANTAR MANAJEMEN OPERASI

KHUSNUL KHOTIMAH (1306395312)

MERISA (1306395306)
PRADNYA ZARASVATI (1306452846)
SITI YANNA (1306378464)
TSAMARA IKHSANI SYAAMILA (1306378470)

FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM SARJANA
DEPOK
DESEMBER 2014

i
 HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

“Penulis/kami yang bertandatangan dibawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas terlampir

adalah murni hasil pekerjaan penulis/kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang
penulis/kami gunakan tanpa menyebutkan sumbernya.

Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk makalah/tugas pada mata
ajaran lain kecuali penulis/kami menyatakan dengan jelas bahwa penulis/kami menggunakannya.

Penulis/kami memahami bahwa tugas yang penulis/kami kumpulkan ini dapat diperbanyak dan
atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.”

Mata Ajaran : Pengantar Manajemen Operasi

Judul Makalah/Tugas : ANALISIS PENJADWALAN JANGKA PENDEK (SCHEDULING) PT
KARUNIA DINAMIK SEJAHTERA
Tanggal : 7 Desember 2014
Dosen : Ratna Juwita

Nama : Khusnul Khotimah Nama : Merisa

NPM : 1306395312 NPM : 1306395306 Tandatangan : Tandatangan :

Nama : Pradnya Zarasvati Nama : Siti Yanna NPM : 1306452846 NPM :

1306378464 Tandatangan : Tandatangan :

Nama : Tsamara Ikhsani Syaamila

NPM : 1306378470
Tandatangan :

KATA PENGANTAR

ii
 Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan
rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan makalah ini. Penulisan makalah ini dilakukan dalam
rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi
pada Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Penulis menyadari bahwa, tanpa bantuan dan
bimbingan dari berbagai pihak, sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikan makalah ini.
Oleh karena itu, penulis mengucapkan terimakasih kepada:
1) Dosen Bu Ratna Juwita, selaku dosen Pengantar Manajemen Operasi yang telah menyediakan
waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan penulis dalam penyusunan makalah ini;
2) Bapak Bambang Bangun Wibowo, selaku Operation Head PT Karunia Dinamik Sejahtera
yang telah banyak membantu dalam usaha memperoleh data yang penulis perlukan;
3) Orangtua dan keluarga penulis yang telah memberikan bantuan dukungan material dan moral;
dan
4) Sahabat yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan makalah ini.
Akhir kata, penulis berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan
semua pihak yang telah membantu. Semoga makalah ini membawa manfaat bagi pengembangan
ilmu.

Depok, 7 Desember 2014

Penulis

ABSTRAK

Program Studi: Akuntansi

iii
Judul : ANALISIS PENJADWALAN JANGKA PENDEK (SCHEDULING) PT
KARUNIA DINAMIK SEJAHTERA

Makalah ini membahas penjadwalan dalam jangka pendek dalam manajemen operasi di PT
Karunia Dinamik Sejahtera. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dan kuantitatif dengan
desain deskriptif. Hasil penelitian menyarankan bahwa penjadwalan dalam suatu manajemen
operasi di perusahaan itu sangat penting dilakukan agar tidak terjadi banyak kesalahan dan
keterlambatan pekerjaan. Sehingga kegiatan operasi perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan
efisien.

Kata kunci:
Manajemen operasi, scheduling

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................... I

iv
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ........................................................ II
KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. III
ABSTRAK .………………………………………………………………..……........ IV
DAFTAR ISI …………………………………………………………………...…..... V
DAFTAR GAMBAR DAN TABEL ……………………………………….……....... VII
BAB I: PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang.......................................................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah..................................................................................................................1
1.3 Tujuan Penelitian...................................................................................................................2
1.4 Manfaat Penelitian.................................................................................................................2
1.5 Batasan Penelitian..................................................................................................................2
1.6 Model Operasioanl Penelitian...............................................................................................2
BAB II: LANDASAN TEORI ...........................................................................................................
2.1 Pengertian Scheduling.............................................................................................................4
2.2 Pentingnya Scheduling............................................................................................................4
2.3 Masalah Umum dalam Scheduling.........................................................................................4
2.4 Kriteria dalam Penjadwalan....................................................................................................4
2.5 Scheduling Process-Focused Facilities..................................................................................5
...........................................................................................................................................................
2.6 Loading Jobs...........................................................................................................................5
2.7 Langkah-langkah dalam Assignment Method.........................................................................6
2.8 Sequencing Jobs......................................................................................................................6
2.9 Finite Capacity Scheduling.....................................................................................................7
2.10 Scheduling Repetitive Facilities............................................................................................7
2.11 Scheduling Service Employess with Cyclical Scheduling.....................................................8
BAB III: PEMBAHASAN .................................................................................................................
3.1 Profil Perusahaan....................................................................................................................9

v
 3.2 Teknik Penjadwalan..............................................................................................................11
3.3 Kriteria Penjadwalan.............................................................................................................11
3.4 Penjadwalan Bagian Operasi................................................................................................12
3.5 Alur Pekerjaan......................................................................................................................13
3.6 Pengendalian Input-Output...................................................................................................14
3.7 Aturan Prioritas.....................................................................................................................14
3.8 Rasio Kritis (Critical Ratio).................................................................................................18
3.9 Teori Batasan........................................................................................................................18
3.10 Penjadwalan pada Sektor Jasa............................................................................................19
BAB IV: PENUTUP ..........................................................................................................................
4.1 Kesimpulan...........................................................................................................................21
4.2 Saran.....................................................................................................................................22

vi
 DAFTAR GAMBAR DAN TABEL

Gambar 1.1 Gantt Charts

Gambar 2.1. Cakupan Wilayah Kerja PT Karunia Dinamik Sejahtera

Gambar 3.1 Diagram Alur Pekerjaan

Tabel 1.1 Jadwal Operasional PT Karunia Dinamik Sejahtera

Tabel 2.1 Input-output Control PT Karunia Dinamik Sejahtera

Tabel 3.1 Waktu Pengerjaan dan Batas Waktu Pekerjaan PT Karunia Dinamik Sejahtera

Tabel 4.1 Perhitungan Metode First Come First Served (FCFS)

Tabel 5.1 Perhitungan Metode Earliest Due Date (EDD)

Tabel 6.1 Perhitungan Critical Ratio

vii
viii
 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam mengelola suatu usaha, banyak masalah terkait kegiatan operasi yang dihadapi
perusahaan, salah satunya adalah scheduling atau penjadwalan. Semua perusahaan membutuhkan
scheduling yang baik untuk memenuhi kebutuhan konsumen, meminimalisir biaya, serta
mempercepat pengiriman pesanan. Selain itu scheduling yang efektif pada umumnya dapat
menambah kapasitas, mempercepat jumlah bahan atau barang-barang yang melewati sistem atau
proses, dan menambah fleksibilitas.
Baik perusahaan jasa maupun manufaktur, scheduling adalah salah satu elemen yang dapat
menentukan kepuasan pelanggan. Perusahaan manufaktur membutuhkan scheduling agar dapat
memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu. Namun bagi perusahaan jasa, scheduling
juga diperlukan untuk menghindari ketidakpuasan pelanggan terhadap jasa mereka. Scheduling
dalam perusahaan jasa tidak kalah penting dengan elemen-elemen manajemen operasi yang lain.
Sebab dalam perusahaan jasa, tentu tidak dapat ada penundaan atau keterlambatan karena dapat
menimbulkan ketidakpuasan pelanggan.
Dalam perusahaan jasa, menambah kapasitas, mempercepat proses, dan menambah
fleksibilitas dapat menyebabkan pengiriman atau penyampaian barang yang lebih cepat, sehingga
pelayanan jasa perusahaan terhadap konsumen lebih baik. Dalam perusahaan jasa, biasanya
digunakan metode-metode yang berbedar dengan perusahaan manufaktur, contohnya penggunaan
aturan First Come First Serve, perjanjian, sistem reservasi, dan pendekatanpendekatan lainnya
dalam memenuhi kapasitas permintaan dalam perusahaan jasa. Karena itu, penulis memilih
untuk mengambil kasus mengenai topik scheduling, terutama pada perusahaan jasa.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa saja konsep scheduling for short term yang dapat di terapkan dalam perusahaan?
2. Bagaimana penerapan scheduling untuk jangka pendek dalam perusahaan?

1
1.3 Tujuan Penelitian
1. Mengetahui konsep-konsep scheduling for short term yang dapat diterapkan dalam
perusahaan?
2. Untuk mengetahui penerapan scheduling untuk jangka pendek dalam perusahaan

1.4 Manfaat Penelitian

1. Sebagai bahan informasi mengenai scheduling pada perusahaan jasa, terutama pada
perusahaan
2. Sebagai bahan masukan bagi perusahaan untuk meningkatkan efektivitas scheduling-nya
3. Untuk memenuhi kriteria tugas akhir semester mata kuliah pengantar manajemen operasi

1.5 Batasan Penelitian

Dari rumusan masalah yang tertulis di atas diperoleh gambaran dimensi permasalahan yang
begitu luas. Namun menyadari adanya keterbatasan waktu dan kemampuan, maka penulis
memandang perlu memberi batasan masalah secara jelas dan terfokus. Selanjutnya masalah yang
menjadi obyek penelitian dibatasi hanya pada scheduling jangka pendek pada perusahaan yang
kami observasi. Pembatasan masalah ini mengandung konsep pemahaman sebagai berikut :
 Yang dimaksud dengan scheduling jangka pendek perusahaan adalah proses penjadwalan
yang berhubungan dengan keputusan-keputusan mengenai kapasitas, perencanaan agregat
(intermediate), dan master schedule dalam urutan pekerjaan (job sequences) dan
pekerjaan spesifik dari personnel.

1.6 Model Operasional Penelitian

Dalam pengambilan data dan lebih memahami fenomena sosial yang penulis teliti, serta usaha
menambah informasi dalam menyusun makalah ini maka penulis menggunakan beberapa
metode, antara lain :
• Metode penelitian
Berdasarkan permasalahan diatas maka jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian
kualitatif. Adapun pengertian dari penelitian kualitatif adalah menurut Bagdan dan Taylor

2
(1975) seperti yang dikutip Lexy J. Moleong dalam bukunya ialah bahwa penelitian kualitatif
adalah sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis
atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati.
• Sumber Data
Sumber data adalah subjek utama dalam meneliti masalah diatas untuk memperoleh
datadata konkrit, adapun sumber data dalam penelitian ini adalah:
a. Sumber Data Primer: yang menjadi sumber data primer dalam penelitian ini
adalah narasumber, yaitu Operation Head dari PT Karunia Dinamik Sejahtera.
b. Sumber Data Sekunder: yang menjadi sumber data sekunder dari penelitian ini
adalah buku Manajemen Operasi oleh Heizer.

3
 BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Scheduling

Merupakan proses penjadwalan yang digunakan untuk mengalokaiskan dan memprioritaskan
permintaan kepada fasilitas-fasilitas yang tersedia.

2.2 Pentingnya Scheduling

1. Mempercepat perpindahan barang-barang

2. Meningkatkan kualitas customer service
3. Jadwal yang lebih baik menghasilkan pengiriman yang bisa diandalkan

2.3 Masalah Umum dalam Scheduling

Penjadwalan berkaitan erat dengan waktu operasi. Tugas utama dari penjadwalan adalah
untuk mnegalokasikan dan membuat prioritas dari permintaan. Selain itu terdapat pula
masalahmasalah yang utama dalam penjadwalan seperti jenis-jenis dari pengalokasian. Terdapat
2 jenis pengalokasian dalam penjadwalan, yang pertama penjadwalan maju (forward scheduling)
dan penjadwalan mundur (backward scheduling). Pada forward scheduling, permintaan diproses
sesegera mungkin setelah persyaratan diketahui. Sedangkan pada backward scheduling, dimulai
dengan penjadwalan mundur berdasarkan tanggal jatuh tempo dan operasi akhir yang pertama.
Namn pada praktiknya seringkali dua pendekatan ini dikombinasikan untuk mencapai kelayakan
dalam penjadwalan dan juga tanggal jatuh tempo.

2.4 Kriteria dalam Penjadwalan

Dalam melakukan penjadwalan, ada beberapa kriteria yang harus dipenuhi. Yang pertama,
penjadwalan harus meminimalisir waktu penyelesaian. Kedua, penjadwalan harus
memaksimalkan utilitas dari fasilitas yang ada. Selanjutnya, penjadwalan juga harus
meminimalisir work-in-process inventory. Dan terakhir, penjadwalan harus bisa meminimalisir
waktu tunggu pelanggan.

4
2.5 Scheduling Process-Focused Facilities
Pada Scheduling process-focused facilities, penjadwalan terhadap order yang masuk tidak
melanggar keterbatasan dari kapasitas yang tersedia. Sebelum menyalurkan perintah, dilakukan
pengecekan ketersediaan dari peralatan dan bahan baku. Dalam pelaksanaannya,menetapkan
tanggal jatuh tempo terhadap setiap pekerjaan dan melakukan pengecekan terhadap hal tersebut
yang berujung pada pemberian feedback dan statistic untuk efisiensi produk dan pemantauan
waktu.

2.6 Loading Jobs

Loading adalah penetapan pekerjaan sehingga biaya, waktu kosong, dan waktu penyelesaian
dapat diminimalisir. Terdapat dua jenis loading, yang pertama berbasiskan pada kapasitas,dan
yang kedua adalah penempatan pekerjaan yang spesifik ke work center.

 Input-output Control
Tujuan utama dari input-output control adalah utuk menghindari adanya overload
ataupun underload. Input-output control juga bisa menjadi salah satu indikator dalam
melakukan aksi managerial untuk menyelesaikan permasalahan penjadwalan. Underload
ataupun overload yang terdeteksi dapat di maintain menggunakan ConWIP Cards.
Adapun beberapa alternative lain yang dapat dilakukan oleh bagian operasi adalah dengan
cara meningkatkan performa, meningkatkan kapasitas, atau menaik atau turunkan
kuantitas input di work center.
 Gantt Charts
Gantt charts adalah grafik yang menunjukan waktu pemuatan, waktu kosong dari
department, mesin, dan fasilita slainnya.

Gambar 1.1 Gantt Charts

 Assignment Method

5
 Merupakan kelas khusus dari model program linear yang berfungsi untuk menempatkan
pekerjaan pada sumberdayanya. Dalam assignment method, diasumsikan hanya akan ada
satu pekerja ditugaskan untuk setiap mesinnya. Metode ini merupakan salah satu yang
paling efektif dalam meminimalisir biaya dan waktu.

2.7 Langkah-langkah dalam Assignment Method

1. Buat zero opportunity cost

2. Urutkan dari nilai terendah ke tertinggi , dan buat garis pada kolom atau barisnya
yang memiliki unsur terendah
3. Kurangi angka yag tertutupi garis dengan angka terkecil, lalu tambahkan dengan
intersection dari dua garis, dan ulangi kembali langkah kedua
4. Assignment yang paling optimal adalah yang memiliki nilai 0 pada tabel.

2.8 Sequencing Jobs

Merupakan metode penjadwalan yang menentukan pekerjaan apa yang harus dilakukan di
work center. Dalam menentukan spesifikasi jenis pekerjaan yang harus diprioritaskan, terdapat 4 jenis
yang menjadi dasar peratuaran, yakni :

1. FCFS (First Come First Serve}

2. SPT (Shortest Processing Time)
3. EDD (Ending Due Date)
4. LPT (Longest Processing Time)

Jika dibandingkan, keempat pendekatan di atas mengahsilkan beberapa fakta diantaranya

tidak ada satupun dari keempat metode tersebuta yang masuk dalam kriteria dari penjadwalan,
SPT merupakan pendekatan yang paling efektif untuk meminimaliir flow time dan jumlah
pekerjaan dalam sistem namun SPT merupakan pendekatan yang memiiki mobilitas terlama
dalam penyelesaian pesanan. Kemudian, FCFS merupakan pendekatan yang tidak memiliki
keunggulan di kriteria apapun namun merupakan pendekatan yang paling adil untuk pelanggan,
dan terakhir, EDD merupakan pendekatan dengan kemampuan untuk meminimalisir waktu telat
paling maximal diantara yang lain.

6
  Critical Ratio
Critical Ratio adalah angka index yang didapat dari membandingkan waktu yang tersisa
untuk bekerja dengan waktu yang tersedia.

 Sequencing N Jobs on Two Machines: Johnson’s Rule

Khusus untuk menentukan jenis pekerjaan dengan syarat dua atau lebih pekerjaan yang
melewati dua mesin atau work center.
Langkah-langkah :
1. Mendata seluruh pekerjaan dengan waktu penyelesaiannya di work center
2. Pilih pekerjaan dengan waktu aktivitas terendah. Waktu paling renadah akan
dikerjakan di work center pertama, waktu paling rendah selanjutnya akan dikerjakan
di work center terakhir, dan seterusnya sampai semua pekerjaan ditempatkan.

2.9 Finite Capacity Scheduling

Mengatasi kelemahan sistem berbasisi aturan dengan menyediakan sistem grafis yang interaktif
berbasis komputer. Data awal disbeut MRP.

2.10 Scheduling Repetitive Facilities

Level dari bahan baku yang digunakan dapat menolong repetitive facilities. Dengan sistem
pengulangan dalam penggunaan fasilitas ini dapat memberikan kepuasan yang lebih bagi para
pelanggan. Selian itu juga dapat memperendah investasi dari persediaan dan meningkatkan
utilitas dari peralatan dan fasiltas lainnya.

7
2.11 Scheduling Service Employees With Cyclical Scheduling
Tujuan dari penggunana Cyclical Scheduling ini adalah untuk mempertemukan kebutuhan staf
dengan jumlah minimum pekerja. Penjadwalan di sini harus membuat para pekerja senang.
Untuk menemukan solusinya digunakan teknik alogaritma sederhana.

8
 BAB III PEMBAHASAN

3.1 Profil Perusahaan

Latar Belakang
PT.Karunia Dinamik Sejahtera atau lebih dikenal dengan nama Biro Jasa Karunia adalah salah
satu dari sekian banyak biro jasa yang bergerak di bidang jasa pengurusan surat-surat kendaraan
bermotor.
Biro Jasa Karunia lahir pada tanggal 16 Maret tahun 2000. Kemudian pada tanggal 17 Juni 2006
resmi menjadi badan usaha berbasis hukum dengan bentuk PT.
Berangkat dari sikap profesionalisme dan team work, PT Karunia Dinamik Sejahtera sangat
merasa tertantang untuk terus maju dalam bidang usaha ini. Kepuasan pelanggan adalah nomor
satu bagi mereka, hal itulah yang mereka jaga selama ini.
Pengalaman yang mereka lalui selama lebih dari 10 tahun, telah menjadikan PT Karunia
Dinamik Sejahtera professional dalam jasa pengurusan surat-surat kendaraan bermotor.
Visi
Menjadi biro jasa yang terbaik di Indonesia melalui proses kerja berkelas nasional.
Misi
1. Memberikan pelayanan yang berkesan kepada pelanggan.
2. Menciptakan iklim kerja yang baik.
Layanan
Jasa Pengurusan surat- surat kendaraan meliputi :
1. Pendaftaran STNK + BPKB kendaraan baru.
2. Perpanjang pajak STNK
3. Balik nama
4. Mutasi keluar daerah
5. Ganti Nopol / Pilih Nopol
6. Proses STNK hilang
7. Proses BPKB duplikat
8. Pemblokiran untuk claim asuransi
9. Cek data kendaraan
10. Cek keabsahan dokumen kendaraan

9
 11. Keur kendaraan niaga ( Truck,Pickup ,Box dll )
12. Pembuatan / perpanjang SIM
Cakupan Wilayah

Gambar 2.1 Cakupan Wilayah Kerja PT Karunia Dinamik Sejahtera

Daerah pengurusan surat surat kendaraan bermotor yang dilayani oleh PT Karunia Dinamik
Sejahtera meliputi wilayah dibawah ini :
DKI Jakarta (Pusat, Timur, Utara, Barat, Selatan)
Depok/Tangerang/Bekasi
Jawa Barat (Bogor, Cianjur, Sukabumi, Bandung, Karawang, Subang)
Jawa Tengah (Semarang, Magelang, DIY)
Jawa Timur (Surabaya, Malang, Madiun, Jember)
Banten (Serang, Pandeglang, Cilegon, Lebak)
Sumatera (Medan, Padang, Palembang, Tanjung Karang)
Kalimantan (Barat, Timur, Selatan)

10
3.2 Teknik Penjadwalan
Terdapat dua teknik penjadwalan yang sering digunakan di dalam suatu organisasi, yaitu
penjadwalan maju (forward scheduling) dan penjadwalan mundur (backward scheduling). PT
Karunia Dinamik Sejahtera sendiri menggunakan teknik penjadwalan maju (forward scheduling)
dimana perusahaan baru akan memulai jadwal setelah persyaratan suatu pekerjaan diketahui.
Pekerjaan dilakukan sesuai dengan pesanan dan kebutuhan pelanggan.

3.3 Kriteria Penjadwalan

Terdapat empat kriteria yang menjadikan teknik penjadwalan dapat diterapkan dengan benar,
yaitu meminimalkan waktu penyelesaian, memaksimalkan utilisasi, meminimalkan persediaan
barang setengah jadi (work in process), dan meminimalkan waktu tunggu pelanggan. PT Karunia
Dinamik Sejahtera memiliki cara tersendiri untuk memenuhi keempat kriteria tersebut pada
setiap bagian operasinya.
Pertama, untuk meminimalkan waktu penyelesaian pada bagian Messenger, perusahaan
memetakkan tujuan dokumen akan diantar ke client yang lebih dekat dahulu dan juga searah agar
tidak terjadi zig-zag dalam perjalanan. Kemudian pada bagian Person In Charge (PIC), karyawan
dihimbau untuk menyiapkan dokumen yang lampirannya lebih sedikit terlebih dahulu,
melakukan komunikasi dengan client melalui e-mail dan mengurangi in-out communication
melalui telepon. Pada bagian Officer, Officer diharuskan untuk bergerak cepat dalam mengambil
dokumen dan berangkat lebih awal. Kemudian untuk bagian Finance, jam kerja karyawan disini
dimajukan 1 jam lebih awal namun mereka juga dapat pulang lebih awal jika pekerjaannya telah
selesai.
Kedua, untuk memaksimalkan utilisasi atau kepuasan perusahaan dapat memaksimalkan fasilitas
operasional, seperti jaringan email yang terjaga dengan baik sehingga komunikasi berjalan
lancar, mesin fax terdiri dari 2 line untuk menerima dan mengirim surat secara terpisah untuk
menghindari nada sibuk dari mesin fax, mesin foto kopi yang diperbesar dengan operator khusus
agar dokumen yang difoto kopi dapat segera diselesaikan, sepeda motor Messenger diberikan
kredit lunak kepemilikan agar merasa memiliki sehingga kendaraan tersebut dirawat dengan baik
oleh karyawan, dan yang terakhir telepon kantor menggunakan sistem hunting dan tidak
menggunakan operator sehingga setiap karyawan dapat segera menerima telepon. Perusahaan

11
juga memiliki aturan dering panggilan masuk tidak boleh lebih dari 3 kali dering, setelah itu
telepon harus diangkat dengan segera dan disampaikan kepada karyawan atau bagian yang dituju.
Ketiga, untuk meminimalkan persediaan barang setengah jadi (work in process) perusahaan
membuat rak schedule dimana setiap dokumen diberikan rak masing-masing dan diberikan
tanggal proses. Misalkan dokumen masuk ke PIC pada tanggal 2 yang kemudian diletakkan di
rak schedule. Lead time process dari dokumen tersebut adalah 4 hari, maka pada tanggal 6 rak
tersebut sudah kosong karena dokumen telah selesai diproses.
Keempat, meminimalkan waktu tunggu pelanggan. Terdapat dua tipe pelanggan, yaitu pelanggan
yang akan mengambil sendiri dokumennya dan pelanggan yang dokumennya akan diantar.
Dokumen yang telah selesai disiapkan terlebih dahulu, kemudian perusahaan akan menghubungi
pelanggan untuk mengambil dokumen yang telah selesai. Untuk pelanggan yang dokumennya
diantar, perusahaan akan menghubungi pelanggan tersebut untuk memberitahukan jam
kedatangan messenger untuk mengantar dokumen tersebut.

3.4 Penjadwalan Bagian Operasi

Waktu Messenger PIC Officer Finance
08.00-10.00 Menerima dokumen Menyiapkan Menerima Membuat tagihan
yang telah selesai dokumen dokumen dari PIC atau kuitansi atas
diproses pada hari untuk diproses untuk diproses dokumen yang
sebelumnya dari oleh officer telah selesai
officer dan menerima diproses oleh
tagihan kuitansi dari officer pada hari
bagian finance untuk sebelumnya
diantar ke client

10.00-12.00 Berangkat ke Meregister Berangkat menuju Menyerahkan

dokumen kuitansi kepada
masingmasing client di samsat sesuai
atau masing-masing
wilayah order ke dalam wilayahnya messenger (lembar
JABODETABEK database pertama). Lembar
masing-masing
kedua tanda
(JABODETABEK) terima, lembar

12
 ketiga diserahkan
ke bagian
accounting
12.00-13.00 Istirahat Istirahat Istirahat Istirahat
13.00-15.00 Menyerahkan Berkomunikasi Memproses Filing kuitansi dan
dokumen ke dengan client dokumen di samsat
faktur pajak
client masing- masing-masing
masing (merapihkan dan
memasukkan
kuitansi ke dalam
file)
15.00.17.00 Perjalanan kembali ke Filing copy Perjalanan kembali Filing kuitansi dan
kantor dokumen yang faktur pajak
ke kantor dengan
tadi diserahkan
ke officer membawa
dokumen yang
selesai di proses
Tabel 1.1 Jadwal Operasional PT Karunia Dinamik Sejahtera

3.5 Alur Pekerjaan

CUSTOMER MESSENGER PIC

Pemberi order Mengambil Meregister & menyiapkan
dokumen dokumen

MESSENGER FINANCE OFFICER

Mengantar Menginput biaya proses & Memproses

dokumen membuat tagihan dokumen

Gambar 3.1 Diagram Alur Pekerjaan

13
 Bagan diatas menggambarkan bagaimana alur suatu pekerjaan dari awal diterima sampai
pekerjaan selesai dikerjakan. Dokumen didapat dari dealer/customer, kemudian diambil oleh
messenger dan dibawa ke kantor untuk di register oleh PIC. Setelah itu disiapkan oleh PIC
untuk diproses oleh officer (lamanya proses atau lead time tergantung pada macam-macam
dokumen). Setelah dokumen selesai diproses, dokumen akan kembali ke kantor dan
diserahkan ke bagian keuangan untuk dibuatkan tagihan. Setelah itu dokumen diantar
kembali ke dealer/customer.

3.6 Pengendalian Input-Output

Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4
Planned Input 500 450 400 350
Actual Input 435 465 410 390
Cumulative Deviation -65 -50 -40 -80

Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4

Planned Output 540 490 440 390
Actual Output 435 475 405 380
Cumulative Deviation -65 -80 -115 -125

Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4

Cumulative Backlog 0 -10 -5 +5
Tabel 2.1 Input-output control PT. Karunia Dinamik Sejahtera (Unit)

Dengan menggunkan input-output controls, dapat diketahui bahwa pekerjaan yang belum
dikerjakan (backlog) PT. Karunia Dinamik Sejahtera rata-rata setiap bulannya meningkat pada
minggu ke-4 sebesar 5 unit.

3.7 Aturan Prioritas

Dalam mengerjakan tugasnya, PT KDS menggunakan aturan prioritas EDD (Earliest Due

14
Date) dan FCFS (First Come, First Serve). FCFS dilakukan sebagai prioritas pertama, terutama
untuk pekerjaan-pekerjaan yang memerlukan waktu pengerjaan hanya 1 hari dan batas waktu
pekerjaannya juga 1 hari, contohnya perpanjangan STNK.
FCFS dijadikan sebagai prioritas pertama juga karena merupakan aturan yang paling adil
ketika tidak ada pekerjaan khusus yang mendesak.
Ketika ada pekerjaan khusus, maka baru digunakan EDD. Misalnya ada client yang jatuh
tempo surat kendaraannya sudah lewat meminta untuk dibuatkan terlebih dahulu, maka
pengerjaan menggunakan EDD.
Dari sini kita bisa melihat bahwa aturan prioritas yang utama dalam perusahaan ini adalah
FCFS, adanya aturan prioritas EDD merupakan pengembangan yang disebabkan oleh tidak selalu
idealnya keadaan yang ada pada kenyataan.
Berikut ini merupakan daftar waktu pengerjaan dan batas waktu pekerjaan di PT KDS.
Pekerjaan Waktu pengerjaan (hari) Batas waktu pekerjaan
(hari)
Perpanjang STNK 1 1
Balik Nama STNK 4 6
Mutasi STNK 21 30
Pendaftaran Kendaraan Baru 4 6
CKD (Component Knock
Down)
Pendataran Kendaraan Baru 12 14
CBU (Complete Build Up)
Tabel 3.1 Waktu Pengerjaan dan Batas Waktu Pekerjaan PT Karunia Dinamik Sejahtera

Keterangan:
CBU: Kendaraan yang diimpor secara utuh. Contoh: Vios, Altis, Alphard
CKD: Komponen diimpor terurai dan di rakit di dalam negeri. Contoh: Avanza,Iinnova

Dari daftar di atas, kita bisa mencoba menganalisa penggunaan aturan prioritas FCFS dan EDD
dalam perusahaan.
Berikut perhitungan jika perusahaan menggunakan FCFS (diasumsikan ada 5 pekerjaan
yang semuanya berbeda).

15
 Pekerjaan Waktu Aliran Batas waktu Keterlambatan
pengerjaan Waktu pekerjaan
(hari) (hari)
Perpanjang 1 1 1 0
STNK
Balik Nama 4 5 6 0
STNK
Mutasi STNK 21 26 30 0
Pendaftaran 4 30 6 24
Kendaraan Baru
CKD
(Component
Knock Down)

Pendataran 12 42 14 28
Kendaraan Baru
CBU (Complete
Build Up)
TOTAL 42 104 52
Tabel 4.1 Perhitungan Metode First Come First Served (FCFS)

Waktu penyelesaian rata-rata =

Ultilisasi =

Jumlah pekerjaan rata-rata dalam sistem =

Keterlambatan pekerjaan rata-rata =

Berikut perhitungan jika perusahaan menggunakan EDD (diasumsikan ada 5 pekerjaan
yang semuanya berbeda).
Pekerjaan Waktu Aliran Batas waktu Keterlambatan
pengerjaan Waktu pekerjaan
(hari) (hari)

16
 Perpanjang 1 1 1 0
STNK
Balik Nama 4 5 6 0
STNK
Pendaftaran 4 9 6 3
Kendaraan Baru
CKD
(Component
Knock Down)

Pendataran 12 21 14 7
Kendaraan Baru
CBU (Complete
Build Up)
Mutasi STNK 21 42 30 12
TOTAL 42 78 22
Tabel 5.1 Perhitungan Metode Earliest Due Date
(EDD)

Waktu penyelesaian rata-rata =

Ultilisasi =

Jumlah pekerjaan rata-rata dalam sistem =

Keterlambatan pekerjaan rata-rata =

Dari perhitungan di atas, dapat dilihat bahwa jika ada lima pekerjaan yang semuanya berbeda
jenis, maka, akan lebih baik menggunakan aturan prioritas EDD. Namun, lain halnya jika yang
ada merupakan pekerjaan yang sejenis, misalnya semua pekerjaannya merupakan perpanjangan
STNK yang sama-sama membutuhkan waktu pengerjaan 1 hari dan batas waktu pengerjaan 1
hari, maka yang digunakan adalah aturan prioritas FCFS.

17
3.8 Rasio Kritis (Critical Ratio)
Rasio kritis merupakan urutan prioritas yang lebih dinamis karena rasio kritis menghitung
prioritas per pekerjaan. PT KDS tidak menyinggung masalah rasio kritis dalam penjelasannya.
Namun, jika menggunakan rasio kritis, maka hasil yang didapat akan lebih akurat, karena rasio
kritis menghitung prioritas per pekerjaan dan memberikan hasil angka yang akurat dan bisa
diperbandingkan dengan jelas.
Jika PT KDS menggunakan perhitungan rasio kritis, maka perhitungan prioritas ketika
ada dua pekerjaan, yaitu CKD dan CBU dengan hari kerja yang tersisa sebagai berikut:
Pekerjaan Batas Hari kerja CR Urutan
yang
Waktu Prioritas
tersisa

CKD 6 4 (6- 1 1
2)/4
CBU 14 8 (14- 1,5 2
2)/8
Tabel 6.1 Perhitungan Critical Ratio

Jika menggunakan critical ratio, perusahaan bisa menilai dengan lebih detail urutan prioritas
pekerjaan, seperti yang ada pada contoh perhitungan di atas. Untuk CKD, dengan batas waktu 6
hari dan hari kerja yang tersisa 4, maka CRnya adalah 1. Untuk CBU, dengan batas waktu 14 hari
dan hari kerja yang tersisa 8, maka CRnya adalah 1,5.
CR bernilai 1 untuk CKD menunjukkan bahwa CKD berjalan dengan tepat waktu. Sedangkan
CR bernilai 1,5 untuk CBU menunjukkan bahwa CBU berjalan lebih cepat dari yang diharapkan.
Maka didapatlah urutan prioritas pertama untuk CKD dan kedua untuk CBU. Oleh karena itu,
apabila perusahaan menggunakan critical ratio, perusahaan bisa menilai secara lebih akurat
prioritas pekerjaannya.

3.9 Teori Batasan

Teori batasan adalah ilmu yang berkaitan dengan segala sesuatu yang membatasi kemampuan
organisasi untuk mencapai tujuannya. Sebuah perusahaan harus bisa mengatasi batasan-batasan
yang dimilikinya.

18
 Untuk PT KDS banyak kendala yang dialami pada sistem birokrasi pihak ketiga
(kepolisian). Hal ini terjadi karena proses tidak dikerjakan di lingkup perusahaan sendiri, tetapi
membutuhkan pihak ketiga, yaitu pihak kepolisian.
Kendala-kendala yang dihadapi perusahaan, diantaranya:
1. Apabila ada hari besar atau event kenegaraan maka petugas kepolisian yang biasanya
menjalankan proses administrasi surat-surat kendaraan akan meninggalkan pekerjaan
tersebut untuk melakukan tugas keamanan di lapangan.
2. Apabila ada gangguan pada sistem terkait yaitu administrasi satu atap
Gangguan ini terjadi di Kantor SAMSAT (Sistem Administrasi Satu Atap) yang di dalamnya
terdiri dari bagian instansi kepolisian, instansi dispenda, dan instansi jasa raharja.

Pada tahap ini, perusahaan telah mampu mengidentifikasikan batasan atau kendala yang
dimilikinya. Kendala atau batasan ini agak sulit untuk diatur karena datangnya bukan dari dalam
perusahaan, tapi dari pihak ketiga, yaitu kepolisian. Namun, ada beberapa hal yang bisa
dilakukan oleh perusahaan untuk meminimalisasi dampak dari batasan atau kendala tersebut.
Misalnya perusahaan sudah mengetahui event-event besar yang memerlukan kepolisian dari
jauh-jauh hari, sehingga hal ini bisa diantisipasi misalnya dengan mempercepat proses pengajuan
ke kepolisian ataupun pemberitahuan kepada client akan keterlambatan pengerjaan dibanding
biasanya.
Ada juga batasan atau kendala dari dalam perusahaan sendiri. Misalnya adalah ketika
pesanan sedang ramai dan menumpuk di satu bagian. Tidak dapat dipungkiri, walaupun staff
yang bekerja di perusahaan ini sudah cukup untuk menangani order yang datang, tapi ada saatnya
ketika pesanan sangat banyak dan menumpuk di satu bagian. Ketika hal itu terjadi, tidak menutup
kemungkinan pekerja dari bagian lain untuk membantu pekerjaan dari bagian yang sedang sibuk
tersebut.

Misalnya bagian general affair untuk membantu pekerjaan kepada bagian yang sibuk
tersebut dan diberi pekerjaan yang sifatnya ringan, contoh filing atau input data karena hal
tersebut bukan pekerjaan yang sifatnya decision maker.

3.10 Penjadwalan pada Sektor Jasa

PT KDS adalah perusahaan jasa. Perusahaan jasa sifatnya padat karya di mana pekerja
menjadi objek yang sangat penting. Di PT KDS ini, staff yang tersedia sudah cukup untuk

19
memenuhi kebutuhan menangani pekerjaan. Untuk memenuhi kebutuhan order sebanyak 4000
dokumen per bulan dibutuhkan SDM sebagai berikut:

1. PIC dan Data Support sebanyak 14 orang

2. Messenger sebanyak 6 orang
3. Officer sebanyak 9 orang
4. Finance sebanyak 7 orang
SDM tersebut di atas masih bisa mengerjakan hingga 6000 dokumen

PT KDS merupakan perusahaan jasa yang aturan penjadwalannya harus sangat

memperhatikan pekerja. Oleh karena itu pertimbangan hukum, seperti peraturan upah, jam kerja,
dan kontrak serikat pekerja akan memengaruhi keputusan penjadwalan. Selain itu, masalah
tingkah laku, sosial, kedudukan yang lebih tinggi, dan status juga akan memengaruhi
penjadwalan.
Namun, PT KDS mengatasi hal tersebut dengan beberapa cara. Misalnya untuk mengatasi
masalah permintaan pekerja, PT KDS merekrut pekerja atau SDM yang ada di lingkungan sekitar
perusahaan sehingga upah dapat ditekan seminimal mungkin karena pekerja cukup jalan kaki dari
rumah ke tempat kerja sehingga tidak mengeluarkan biaya transportasi.
Namun demikian perusahaan tetap mempunyai kebijakan menaikkan upah berkala setiap
tahunnya disesuaikan dengan tanggal dan bulan masuk kerja dan menaikkan upah apabila terjadi
inflasi. Hal ini dilakukan PT KDS untuk mengatasi masalah tingkat upah pekerjanya.
Untuk masalah limit hours, PT KDS juga tidak pernah mempekerjakan pekerjanya di luar
batas wajar. Memang apabila di saat tertentu terjadi over order maka dilakukan overtime
terhadap pekerja, tapi hal tersebut pun dipertimbangkan sedemikian rupa agar tidak mengurangi
hak dari pekerjanya.

20
 BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan
PT Karunia Dinamik Sejahtera melakukan scheduling dalam penyediaan jasa pengurusan
dokumen (surat-surat kendaraan). Kegiatan operasi perusahaan terdiri dari HRD, General Affair,
dan Operasional Proses. Kegiatan operasional proses perusahaan sendiri terdiri dari messenger,
person-in-charge dan data support, officer, serta finance.
Scheduling atau penjadwalan jangka pendek dilakukan oleh perusahaan untuk
meminimalisir waktu, memaksimalkan kepuasan konsumen, meminimalisir wip inventory atau
surat yang masih di proses, serta untuk meminimalisir waktu tunggu konsumen.
Perusahaan tidak menggunakan cyclical scheduling karena waktu kerja perusahaan tidak 24
jam, namun perusahaan menggunakan sistem forward scheduling, yaitu memulai pekerjaan
setelah persyaratan suatu pekerjaan diketahui (sesuai dengan pesanan pelanggan dan biasanya
diminta untuk dikirim sesegera mungkin).
Hambatan yang dihadapi perusahaan berkaitan dengan scheduling/penyelesaian surat adalah
sistem pada birokrasi pihak ketiga (kepolisian). Sistem pada birokrasi pihak ketiga ini merupakan
proses yang dikerjakan di luar lingkup perusahaan dan melibatkan pihak ketiga. Misalnya yaitu
adanya hari besar atau acara kenegaraan yang menyebabkan petugas kepolisian sebagai pihak
ketiga tidak dapat menjalankan proses administrasi surat-surat kendaraan karena harus
melakukan tugas keamanan di lapangan, serta gangguan pada sistem terkait, yaitu sistem
administrasi satu atap (SAMSAT) yang terdiri dari instansi kepolisian, instansi dispenda, dan
instansi jasa raharja. Sedangkan hambatan yang dihadapi perusahaan terkait dengan scheduling
decision adalah adanya inflasi yang menyebabkan perusahaan mempunyai kebijakan untuk
menaikkan upah pekerja, serta adanya overorder yang menyebabkan pekerja diharuskan untuk
kerja overtime.
Scheduling yang dilakukan perusahaan didukung oleh jumlah staff atau pekerja perusahaan
yang mencukupi. Dimana untuk memenuhi kebutuhan order sebanyak 4000 dokumen setiap
bulannya, dibutuhkan SDM berupa PIC dan data Support sebanyak 14 orang, messenger
sebanyak 6 orang, officer sebanyak 9 orang, serta finance sebanyak 7 orang. Namun jumlah
SDM tersebut masih bisa menyelesaikan pekerjaan hingga 6000 dokumen.

21
 PT. Karunia Dinamik Sejahtera mengurutkan rangkaian pekerjaan yang dimiliki
menggunakan metode aturan prioritas EDD (Earliest Due Date) dan FCFS (First Come First
Serve). EDD adalah aturan prioritas yang mendahulukan pengerjaan pekerjaan yang jatuh
temponya paling cepat, sedangkan FCFS adalah aturan prioritas yang mendahulukan pengerjaan
pekerjaan yang diperoleh atau datang terlebih dahulu. FCFS dijadikan sebagai prioritas pertama
perusahaan sebagai aturan yang paling adil apabila tidak ada pekerjaan khusus yang mendesak.
Dilihat dari ukuran keefektivan metode aturan prioritas, maka akan lebih baik perusahaan
menggunakan aturan prioritas EDD dibandingkan aturan prioritas FCFS. Dimana dengan
menggunakan aturan prioritas EDD, perusahaan memiliki waktu penyelesaian rata-rata yang
lebih cepat, utilitasasi yang lebih maksimal, jumlah pekerjaan rata-rata dalam sistem yang lebih
kecil, dan keterlambatan pekerjaan rata-rata yang lebih sedikit. Namun, lain halnya jika ada
pekerjaan yang sejenis, misalnya semua pekerjaannya merupakan perpanjangan STNK yang
sama-sama membutuhkan waktu pengerjaan 1 hari dan batas waktu pengerjaan 1 hari, maka
sebaiknya yang digunakan perusahaan adalah aturan prioritas FCFS.
Jika menggunakan critical ratio, perusahaan bisa menilai dengan lebih detail urutan prioritas
pekerjaan, seperti yang ada pada contoh perhitungan di atas. Untuk CKD, dengan batas waktu 6
hari dan hari kerja yang tersisa 4, maka CRnya adalah 1. Untuk CBU, dengan batas waktu 14 hari
dan hari kerja yang tersisa 8, maka CRnya adalah 1,5.

4.2 Saran
Menurut kelompok kami penjadwalan jangka pendek pada PT Karunia Dinamik Sejahtera
sudah baik. Dalam menerapkan priority rules dalam scheduling perusahaan, penerapan peraturan
First Come First Served sudah benar bagi perusahaan sebagai perusahaan jasa, FCFS penting
bagi pelanggan sebagai bentuk customer service yang adil. Namun, perusahaan perlu
menggunakan aturan prioritas EDD (Earliest Due Date) jika ada permintaan khusus, yaitu
dibutuhkan penyelesaian pekerjaan yang cepat. Secara keseluruhan, efektivitas penjadwalan yang
dilakukan perusahaan sudah cukup baik, namun alangkah baiknya lagi jika perusahaan dapat
menerapkan konsep critical ratio dalam kegiatan penjadwalannya, agar dapat menilai urutan
prioritas pekerjaan yang sifatnya lebih detail dan akurat.

22