ONE STEP SERVICE SINGGLE ADMISI PADAKARTU TANDA MAHASISWA (KTM) UMG

A. Implementasi Sistem atau Existing pada Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) UMG
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) kartu berati kertas tebal, yang berbentuk
persegi panjang.1 Sedangkan tanda berarti pengenal.2 Jadi, Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
merupakan kartu identitas atau pengenal bagi mahasiswa yang terdaftar sebagai mahasiswa di
Universitas tertentu.
Sedangkan Kartu Tanda Mahasiswa UMG adalah kartu identitas atau pengenal bagi
mahasiswa Universitas Muhammadiyah Gresik (UMG). Berikut adalah contoh Kartu Tanda
Mahasiswa UMG :
Tampak bagian depan Tampak bagian belakang

1. Fungsi KTM
Setiap Universitas pasti memberikan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) pada setiap mahasiswa
baru. Berikut pengimplementasian Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) di Universitas
Muhammadiyah Gresik diantaranya:
1. Sebagai Identitas
Setiap universitas menggunakan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) sebagai identitas dari suatu
universitas di mana mahasiswa tersebut menempuh pendidikan. Jika seseorang memiliki
Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) Universitas Muhammadiya Gresik, maka seseorang tersebut
adalah mahasiswa dari Universitas Muhammadiyah Gresik.

2. Sebagai Syarat untuk Meminjam Buku di Perpustakaan UMG

Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) dapat difungsikan sebagai syarat peminjaman buku di
perpustakaan. Ketika mahasiswa meminjam buku dari perpustakaan di Universitas
Muhammadiyah Gresik maka harus menyerahkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang
dimiliki, oleh karena itu mahasiswa dari universitas lain tidak dapat meminjam di
perpustakaan Universitas Muhammadiyah Gresik karena tidak memiliki Kartu Tanda
Mahasiswa (KTM) Universitas Muhammadiyah Gresik.

3. Sebagai Syarat Beasiswa untuk Calon Mahasiswa Baru

1
https://kbbi.web.id/kartu
2
https://kbbi.web.id/tanda

1
 Saat ini KTM memang dijadikan sebagai salah satu syarat administratif untuk mahasiswa
baru yang ingin mendaftarkan diri di Unniversitas Muhammadiyah Gresik dengan jalur
beasiswa keluarga. Dimana para Calon Mahasiswa Baru (Camaba) harus menyerahkan bukti
yaitu, fotocopy KTM (1 lembar) dan surat keterangan bahwa mahasiswa dalam KTM tersebut
masih aktif. Surat keterangan tersebut dapat diminta di TU (Tata Usaha) Fakultas.

4. Sebagai Syarat Beasiswa untuk Mahasiswa Aktif

Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) berperan penting dalam hal pengajuan beasiswa tersebut.
Karena setiap beasiswa selalu memberikan syarat untuk memfotocopy Kartu Tanda
Mahasiswa (KTM). Jika tidak ada Kartu Tanda Mahasiswa maka proses seleksi beasiswa tidak
dapat di proses.

5. Sebagai Syarat untuk Menjadi Struktural suatu Organisasi

Jika ingin menjadi bagian dari struktural suatu organisasi di Universitas Muhammadiyah
Gresik, Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) merupakan salah satu persyaratan agar bisa lolos
seleksi berkas.

6. Digunakan untuk mendaftar skripsi

Sebagai mahasiswa semester akhir dimana ketika mau mendaftar skripsi harus menunjukkan
kartu tanda mahasiswanya.Dimana dikartu tanda mahasiswa ada nomer induk mahasiswa
yang dimana bisa dicek apakah mahasiswa itu aktif atau tidak.Dan pembayarannya sudah
lunas semua atau belum.
7. Sebagai syarat untuk mengambil Ijazah
Untuk alumni yang mengambil ijazah diperlukan KTM sebagai penunjuk identitas ijazah
dengan pemilik ijazah.
8. Sebagai syarat simpan pinjam di koperasi mahasiswa
Diperlukan KTM agar petugas mengetahui apakah mahasiswa tersebut benar mahasiswa
UMG atau bukan.
9. Terintegrasi untuk memberikan diskon hiburan.
Banyak tempat hiburan yang memberikan diskon bagi mahasiswa dengan menunjukkan
kartu mahasiswanya sebagai bukti.

2. Cara Membuat Kartu Tanda Mahasiswa(KTM)

1. Untuk Mahasiswa Baru
 Mahasiswa Baru langsung menuju ke Ruangan P2MB yang berada di Service Center
 Menuliskan Nama, Nomor Induk Mahasiswa (NIM), dan Jurusan pada form yang
disediakan
 Melakukan proses foto. Background foto ditentukan dari tahun lahir mahasiswa. Jika
tahun kelahiran berangka ganjil maka backgroundnya berwarna merah dan jika tahun
kelahiran berangka genap maka backgroundnya berwarna biru.
 Mahasiswa bisa menunggu sebentar di ruangan tersebut, karena Kartu Tanda
Mahasiswa bisa langsung diproses dan jadi.

2
 2. Kehilangan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
Untuk mahasiwa yang pernah pernah memiliki Kartu Tanda Mahasiwa dan
kehilangannya, terdapat 2 (dua) pilihan yang diberikan. Yang pertama, mendapatkan
Kartu Tanda Mahasiswa sementara dan hanya berlaku selama 3 bulan. Berikut langkah-
langkahnya :
 Mahasiswa menuju ke Service Center ke bagian Mahasiswa
 Mahasiswa diminta untuk mengisi Form “Tanda Mahasiswa Sementara”.
 Lalu form tersebut dibawa ke ruangan P2MB untuk di tandatangani oleh Ka.Biro P2MB

Form Tanda Mahasiswa Sementara

pengganti Kartu Tanda Mahasiswa.

Yang kedua, untuk mendapatkan

Kartu Tanda Mahasiswa yang asli mahasiswa diminta untuk menunggu sampai
pembukaan pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) untuk Mahasiswa Baru dan
perlu membayar Rp 10.000,- (sepuluh ribu rupiah).

B. Desain Sistem atau Kebutuhan yang Akan Datang

Jika KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) saat ini hanya bisa dugunakan sebagai tanda pengenal,
bahwa mahasiswa tersebut masih aktif kuliah di Universitas Muhammadiyah Gresik dan sebagai
syarat beberapa administratif lainnya. Lalu bagaimanakah KTM akan dipergunakan dalam 3,5
tahun atau bahkan 5 tahun kedepan? Jika kita membicarakan 3,5 tahun atau 5 tahun kedepan?
1. Kartu Parkir
Di lingkungan Universitas Muhammadiyah Gresik, sistem parkir masih menggunakan sistem
manual, sehingga untuk menjadikan lebih efisien dan aman maka perlu dikembangkan sebuah
sistem komputerisasi yang mendukung yaitu KTM yang dapat berfungsi sebagai kartu parkir.
Dengan penambahan fungsi tersebut parkir tidak lagi secara manual.
2. Uang Elektronik (E-Money)
Menurut Merulalia, dalam situsnya https://merulalia.wordpress.com/2016/01/27/uang-
elektronik-e-money/ yang mengutip dari Adiyanti (2015: 2), “uang elektronik adalah uang yang
digunakan dalam transaksi internet dengan cara elektronik. Biasanya, transaksi ini melibatkan
penggunaan jaringan komputer.” Uang elektronik merupakan uang yang tersimpan secara
elektronik yang dapat digunakan sebagai transaksi, hal ini KTP dapat berfungsi sebagai uang
elektronik yang dapat digunakan untuk pembayaran di kantin UMG.
3. Sebagai ATM (alat untuk mendebit uang)

3
 Sama dengan uang elektronik, KTM diharapkan dapat berfungsi sebagai alat untuk mendebit
uang yaitu KTM dapat dijadikan sebagai kartu ATM. Sehingga tidak perlu lagi mencetak kartu
baru, akan tetapi KTM digunakan sebagai kartu ATM. Dengan nomor rekening sama dengan
nomor NIM mahasiswa.
4. KTM sebagai Kartu Kesehatan Muhammadiyah
Dengan memiliki KTM di UMG sekalitgus menjadi kartu kesehatan yang berlaku di semua
Rumah Sakit Muhammadiyah, diharapkan mahasiswa yang berobat dapat memperoleh
pelayanan terbaik.
5. KTM sebagai Presensi kehadiran mahasiswa
Sistem presensi di UMG masih menggunakan sistem manual dan menghidari mahasiswa
yang titip absen, dengan adanya teknologi diharapkan presensi mahasiwa dapat diganti dengan
sistem berbasis komputerisasi dengan menggunakan KTM.
6. KTM sebagai syarat potongan kuliah untuk keluarga kandung
Dengan memiliki KTM maka dapat diturunkan kepada anggota keluarga kandung, misalnya
anak kandung yang ingin mendaftar di UMG, akan mendapat subsidi potongan biaya dengan
menunjukkan KTM orang tuanya sebagai bukti.
7. KTM terintegrasi dengan perusahaan Muhammadiyah
Sebagai alumni yang ingin mencari pekerjaan, dengan memiliki KTM maka mahasiswa
alumni yang ingin mendaftar pada perusahaan-perusahaan Muhammadiyah akan diberikan
prioritas dengan menunjukkan KTM sebagai bukti.
8. KTM terintegrasi dengan Group Bisnis Muhammadiyah
Dengan memiliki KTM mahasiswa akan mendapatkan potongan harga (diskon) pada grup
bisnis yang di miliki oelh Muhammadiyah.

C. Alternatif atau Pengembangan Sistem Sesuai dengan Kebutuhan yang Akan Datang
Dalam penggunaan Kartu Tanda Mahasiswa yang semakin berkembang, maka perlu di
dukung dengan sistem yang sesuai agar dapat menunjang teknologi yang sedang dikembangkan.
Mahasiswa awalnya diberikan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) saat baru masuk ke universitas
Muhammadiyah Gresik.
1. Penggunaan Alat Pendukung Kartu Parkir yaitu CCTV dan Pemindai Barcode
Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) diatas sudah didesain memiliki barcode di bagian belakang
kartu, namun hanya difungsikan sebagai identitas untuk presensi di perpustakaan. Namun
barcode tersebut nantinya tidak hanya difungsikan sebagai identitas untuk presensi di
perpustakaan saja akan tetapi akan difungsikan sebagai identitas mahasiswa yang
memarkirkan kendaraanya di tempat parkir Universitas Muhammadiyah Gresik.
Barcode yang tertera pada Kartu Tanda Mahasiswa tersebut akan dipindai informasi
identitasnya (Nama dan NIM) oleh mesin pemindai barcode (mesin barcode) kemudian
informasi yang terekam tentang mahasiswa atau user akan masuk ke dalam database server
untuk disimpan. Disamping itu, harus didukung dengan penggunaan CCTV untuk merekam

4
 gambar, tipe kendaraan, dan plat nomor kendaraan, serta waktu dan tanggal masuk ke
dalam tempat parkir. Informasi dari rekaman CCTV tersebut juga dikirim ke dalam database
server untuk di simpan. Setelah perekaman dan penyimpanan data selesai, sistem akan
mengirimkan sebuah perintah untuk membuka mikroler untuk dibuka. Prose tersebut juga
berlaku sama untuk kendaraan yang keluar dari tempat parkir Universitas Muhammadiyah
Gresik.
Mahasiswa yang ingin keluar dari tempat parkir harus menggunakan Kartu Tanda Mahasiswa
yang sama, apabila server menemukan ketidak cocokan antara rekaman data awal masuk
dengan data keluar maka server memunculkan informasi bahwa user atau pengendara tidak
sama. Oleh karena itu, Kartu Tanda Mahasiswa tidak boleh hilang ataupun tertukar. Apabila
mahasiswa tidak bisa menunjukkan Kartu Tanda Mahasiswanya maka kendaraan tidak bisa
keluar dari tempat parkir. Dengan dikembangkannya parkir berbasis sistem ini diharapkan
dapat menjadi salah satu sistem pengamanan parkir bagi mahasiswa.
2. Penggunaan Mesin Pembayaran Non Tunai
Kartu Tanda Mahasiswa terintegrasi merupakan kartu multifungsi, tidak hanya sebagai alat
pembayaran non tunai namun juga sebagai kartu identitas mahasiswa dalam lingkungan
pendidikan.3Untuk mendukung e-money maka dibutuhkan teknologi yang berupa mesin
pembayaran non tunai yaitu mesin EDC. Dasar mesin EDC adalah Magnetic Stripe Card (MSC)
dimana sudah menjadi input dan outputnya, masyarakat pasti sudah mengenal MSC yang
sudah banyak beredar sampai dengan era sekarang ini, pihak Bank membuat atau
memproduksi ragam jenis MSC seperti Kartu kredit, Kartu Debet, Kartu Voucher, Kartu
Token, dan masih banyak lagi.4
3. KTM sebagai syarat potongan kuliah untuk keluarga kandung
KTM diintegrasikan dengan sistem yang ada untuk memberikan fasilitas bagi alumni dengan
deteksi KTM untuk mendapatkan fasilitas berupa potongan harga atau diskon pembayaran
bagi keluarga alumni. Dengan sistem tersebut diharapkan KTM dapat berlaku sepanjang
masa sehingga pemilik KTM dapat menikmati manfaatnya sekalipun sudah tidak menjadi
mahasiswa. Hal ini juga akan menjadi media promosi bagi unerveitas karna pemilik KTM
akan mengajak keluarganya untuk bergabung dengan universitas karna adanya tawaran
potongan harga tersebut
4. Memudahkam dalam sistem presensi dengan di berlakukannya presensi Face ID atau dengan
menngunakan barcode pada KTM dengan beberapa kecanggihan sistem untuk
meminimalisir adanya kecurangan dari mahasiswa yang memalsukan tanda tangan. Dengan
demikian hasil presensi akan lebih akurat dan mahasiswa akan lebih disiplin.
Presensi Online Sistem kehadiran ini sangat diperlukan untuk memenuhi perkembangan
sistem dimasa yang akan datang karna sistem yang berlaku saat ini adalah sistem manual
yang kebenaran datanya tidak bisa dipertanggungjawabkan dimana banyak dari mahasiswa
yang memalsukan tanda tangan untuk presensi kehadiran dan hal ini juga akan
menimbulkan ketidakvalidan data yang diinout ke sistem. Dan dalam beberapa kasus lainnya
yakni dosen memanggil nama mahasiswanya satu persatu yang menimbulkan adanya waktu

3
http://journal.um.ac.id/index.php.jesp/article/download/5319/1974
4
http://www.infopintar.com/2017/01/mengetahui-mesin-pembayaran-non-tunai.html

5
 pembelajaran yang terbuang karna masalah absensi ini. Masalah presensi ini juga tidak
hanya terjadi pada mahasiswa saja akan tetapi juga terjadi pada beberapa dosrn yang sering
datang terlambat ke kelas. Oleh karena itu, sistem otomatis dengan barcode yang dapat
mencatat kehadiran mahasiswa dengan menggunakan Kartu Tanda Mahasiswa terintegrasi
pada sistem pembaca dapat menyelesaikan masalah di atas. Sistem ini akan membantu
bagian sekretariat dalam manajemen kehadiran mahasiswa tiap kelas sehingga
meningkatkan kualitas pembelajaran dan monitoring kehadiran mahasiswa. Dan juga dapat
meminimalisir adanya kecurangan dari mahasiswa yang memalsukan tanda tangan
kehadiran. Diharapkan dengan menggunakan Kartu Tanda Mahasiswa terintegrasi proses
presensi dapat berjalan secara efisien dan beberapa tindak kecurangan dapat teratasi. Dan
hal ini juga dapat diberlakukan pula pada presensi dosen yang mengajar untuk menghindari
keterlambatan dosen yang selama ini sering terjadi.

5. Menjadi nilai tambah bagi alumni yang ingin melamar pekerjaan di Universitas
Muhammadiyah sehingga alumni bisa merasakan manfaat dari KTM tersebut. Karna dengan
adanya KTM ini menandakan bahwa si pelamar pernah bergabung dengan Universitas
Muhammadiyah dan menjadikan pertimbangan nilai plus bagi pelamar (alumni).
Kedepannya diharapkan KTM dapat langsung terintegrasi dengan sarana pelamaran kerja,
jadi disediakan sistem pelamaran kerja online dan KTM ini dapat terhubung langsung dengan
sistem online tersebut sehingga KTM dapat langsung terdeteksi oleh sistem dan menjadikan
nilai tambah bagi pelamar.
6. Memberikan fasilitas yang terhubung dengan pelayanan kesehatan untuk memberikan
kemudahan bagi pemilik KTM dapat berlangganan dengan pelayan kesehatan dan jaminan
kesehatan yang disediakan sehingga KTM dapat dijadikan sebagai kartu langganan prlayan
kesehatan yang nantinya dapat memudahkan pemikik KTM menerima prlayanan kesehatan.
7. Menjadi kartu tanda anggota koperasi mahasiswa sehingga dapat dijadikan kartu anggota
dan bisa dijadikan sarana simpan dan pinjam yang bisa memudahkan anggotanya dapat
meminjam dana dari koprasi dan tabungan di koprasi yang bisa dijadikan alat prmbayaran
dikantin dan koprasi untuk dapat memperoleh potongan harga dikantin sehingga dapat
memudahkan pembayaran dikantin dan menghindari antrian karna prmbayaran tunai yang
cukup memakan waktu.
8. Demi Kemudahan transaksi, KTM diharapkan dapat terintegrasi dengan bank sehingga
dengan KTM ini pemilik bisa langsung berhubungan dengan bank yang dimiliki dan pemilik
KTM juga dapat meminimalisir banyaknya kartu yang dimiliki karna KTM ini dapat
terintegrasi langsung dengan pelayanan-pelayanan yang ada.

Daftar Pustaka

6
Ebta Setiawan. 2012-2019. Kamus Besar Bahasa Indonesia. (https://kbbi.web.id/kartu). Diakses pada
hari Selasa tanggal 25 Juni 2019.
Ebta Setiawan. 2012-2019. Kamus Besar Bahasa Indonesia. (https://kbbi.web.id/tanda). Diakses
pada hari Selasa tanggal 25 Juni 2019.
Didin Elok Parastiti, dkk. 2015. Analisis Penggunaan Uang Elektronik Pada Mahasiswa Fakultas
Ekonomi Universitas Negeri Malang (Studi Kaus: Uang Elektronik Brizzi.
(http://journal.um.ac.id/index.php.jesp/article/download/5319/1974). Diakses pada hari Kamis
pada tanggal 27 Juni 2019.
Infopintar. 2019. Mengetahui Mesin Pembayaran Non Tunai atau Mesin EDC (Electronic Data
Capture) Yang Berbahaya. (http://www.infopintar.com/2017/01/mengetahui-mesin-
pembayaran-non-tunai.html). Diakses pada hari Selasa tanggal 25 Juni 2019.
Merulalia. 2018. Uang Elektronik (E-Money). (https://merulalia.wordpress.com/2016/01/27/uang-
elektronik-e-money/). Diakses pada hari Selasa tanggal 25 Juni 2019.