CONTINUOUS IMPROVEMENT

BOGASARI 2017

TEMA KKM:

Tuliskan Tema Perbaikan Yang Dilakukan

Nama Tim KKM: Tuliskan Nama Tim KKM

Divisi/Anak Perusahaan: Tuliskan Divisi/Anak Perusahaan

Kolom Persetujuan

Ketua KKM Fasilitator Department Head

VP Operations Chairman QIT

PROFILE GROUP KKM

A. DATA GROUP KKM

NAMA GROUP KKM: Tema yang pernah dibahas:
DEPARTEMEN/SEKSI: Tahun Tema
DIBENTUK: (tgl-bln-thn)
TEMA KE: (dari tema yang pernah dibahas)
PERIODE AKTIFITAS:
JUMLAH PERTEMUAN:
LAMA PERTEMUAN:
TINGKAT KEHADIRAN:

B. STRUKTUR ORGANISASI KKM

Nama
Foto
Pembina

Nama
Foto
Fasilitator

Nama
Foto
Ketua

Nama
Foto
Sekretaris

Nama Nama Nama Nama Nama

Foto Foto Foto Foto Foto
Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota

D. PROFIL ANGGOTA KKM

No Nama Usia Masa Kerja Dept/ Seksi Jabatan
1 Ketua
2 Sekretaris
3 Anggota
4
5
6
7
1.Masih tahap belajar 2.Mengerti dan dibantu 3.Mengerti dan memahami 4.Dapat mengerjakan sendiri 5.Bisa mengajar
E. AKTIFITAS KKM
NO STEP BULAN BULAN BULAN BULAN BULAN
1 PEMILIHAN TEMA PLAN
ACTUAL
2 PENETAPAN TARGET PLAN
ACTUAL
3 ANALISA KONDISI YANG ADA PLAN
ACTUAL
4 ANALISA SEBAB AKIBAT PLAN
ACTUAL
5 RENCANA PENANGGULANGAN PLAN
ACTUAL
6 PENANGGULANGAN PLAN
ACTUAL
7 EVALUASI HASIL PLAN
ACTUAL
8 STANDARISASI & TINDAK PLAN
LANJUT ACTUAL

F. ALUR PROSES
Tampilkan:
1. Alur proses dimana akan dilakukan improvement, ATAU alur/proses kritis dimana perbaikan akan dilakukan
2. Boleh dilengkapi dengan sketsa, gambar atau foto
1. PEMILIHAN TEMA
1. TABEL PROBLEM & GRAFIK PARETO
Tabel problem dan gunakan grafik Pareto atau tools yang sesuai
N Problem Jumlah % Akumulasi Ran
o dari Problem % Problem k
proble
m
1 Problem 1 XXX (XXX/∑X 1
)
2 Problem 2 XX 2
3 3
4 4
… …
Total ∑X 100%
Lanjutkan dengan membuat breakdown pada problem dengan prioritas tertinggi

2. BREAKDOWN PROBLEM 1
N Problem Jumlah % Akumulasi Rank
o dari Problem % Problem
problem
1 Problem 1.A XXX (XXX/∑X) 1
2 Problem 1.B XX 2
3 3
4 4
… …
Total ∑X 100%
Lakukan breakdown problem seterusnya hingga menemukan problem tunggal
Untuk mendapatkan problem tunggal akan menggunakan beberapa pareto atau tools lain untuk
pemilihan prioritas

3. DARI STRATIFIKASI PROBLEM DI ATAS, MAKA KKM…MENGAMBIL TEMA:

“TEMA………………”

4. ALASAN PEMILIHAN TEMA

a. Alasan 1…
b. Alasan 2…..dst
Tampilkan alasan kenapa tema tersebut diangkat
Bisa diperkuat dengan tabel dampak dari sisi QCDSME
Faktor Item Dampak
Produvtifity
(Produktifitas)
Quality
(Mutu)
Cost
(Biaya)
Delivery
(Respon terhadap waktu dan durasi)
Safety & health
(Keselamatan & Kesehatan Kerja)
Moral
(Moral)
Environment
(Lingkungan)
2. PENETAPAN TARGET
1. Grafik Target
Yang telah memenuhi persyaratan S.M.A.R.T

2. Tinjauan target dari unsur S.M.A.R.T

Unsur Penjelasan
Spesific
(Cakupan jelas, fokus)
Measurable
(Terukur satuannya)
Achievable
(Dapat dicapai)
Reasonable
(Beralasan kuat)
Time Based
(Target waktu jelas)

Persetujuan Tema dan Penetapan Target

Disiapkan Oleh Disetujui Oleh

Ketua KKM Fasilitator Department Head

 3. ANALISA KONDISI YANG ADA (ANAKONDA)

Tabel hasil dari aktifitas Anakonda

Metode
Faktor Item Standard Actual % Keterangan
Check

Diisikan: Diisikan: Diisikan: Diisikan: Diisikan: Tuliskan:

Man Jenis aktifitas yang Standard Metode % actual “Problem” apabila
merupakan “Potensi yang pengukuran Data terkini, bukan terhadap ditemukan gap.
Penyebab langsung” seharusnya yang dipakai: opini atau total sample Sekecil apapun
Method yang menyebabkan terjadi / Jumlah data/pendapat / populasi gap –nya harus
masalah terjadi dilakukan sample atau masa lalu yang tidak yang diukur dikategorikan
Didasarkan pada: (what should populasi yang relevan (what problem yang
Machine  temuan be happened diukur actually happened - harus diselesaikan
langsung di – WSBH) WAH)
tempat,
Material  penelitian Dapat disajikan
langsung dari berupa Control
melihat, Chart, histogram
bertanya,
atau alat yang lain
analisa dan
yang dapat
lain-lain
Environment menggambarkan
kinerja proses yang
ada problem

Bisa ditambahkan:
 Ilustrasi atau gambar yang dapat lebih menjelaskan
 PIC yang melakukan pengukuran/pengamatan
 Kapan pengukuran/pengamatan dilakukan
4. ANALISA SEBAB AKIBAT
 Diagram Tulang Ikan atau tools yang lain yang dapat menganalisa akar penyebab dari suatu problem
 Ambil Penyebab Langsung yang didapat dari step Anakonda dan masukkan sebagai Cabang Utama dari
masing-masing faktor
 Cari penyebab-penyabab dari masing-masing Cabang Utama hingga mendapatkan akar penyebab

Method Man

Penyebab

Akar
Penyebab 1

Cabang Utama Man

Problem

Cabang Utama
Environment

Akar
Penyebab 2
Machine Material Enviroment
Penyebab

 Antar cabang harus ada korelasi, apabila ada bisa ditampilkan Diagram Pencar untuk memastikan
korelasinya
 Atau lakukan pengujian akar penyebab masalah yang ditemukan sehingga terbukti secara ilmiah
 Diagram Pencar datanya dapat dilakukan dengan studi kasus seperti di step Anakonda
 Apabila tidak ada korelasinya, dapat dihapus
 Akar penyebab yang ada diberikan nomor untuk pengurutan dan identifikasi akar penyebab di langkah
berikutnya
 Semua akar penyebab yang telah tervalidasi mempunyai korelasi, tidak boleh ditinggal / dihilangkan, dan
nantinya harus ditanggulangi
  Rencana Perbaikan dengan metode 5W + 2H (What, Why, How, Who, Whean, Where dan How Much)
5. RENCANA PERBAIKAN
Rencana Perbaikan dibuat untuk masing-masing akar penyebab yang telah tervalidasi di step sebelumnya
 Dari masing-masing Rencana, dibuatkan Target Antara, yaitu Target yang ditetapkan untuk tiap Rencana
 Pastikan Target Antara lebih baik dari Target di step 2, supaya dapat menjamin target di step 2 dapat
dicapai (baik dari sisi ukuran target maupun waktunya)

Contoh:
1. (What) Akar Penyebab 1: …..
2. (Why)Target: ….. (harus lebih baik dari target step 2)
3. Solusi: ….. (rencana solusi bisa hasil dari brainstorming yang diperkuat dengan NGT, Diagram Matrix atau tools yang
lain untuk memilih suatu solusi)
Biaya
Aktifitas PIC Schedule Lokasi
No (How
(How) (Who) (When) (Where)
Much)
1 Desain
2 Persetujuan
3 Order
4 Install
5 Evaluasi
Standarisasi &
6
Sosialisasi

Implementasi &
7
Follow Up

1. (What) Akar Penyebab 2: …..

2. (Why)Target: …..
3. Solusi: …..
Biaya
Aktifitas PIC Schedule Lokasi
No (How
(How) (Who) (When) (Where)
Much)
1 Desain
2 Persetujuan
3 Order
4 Install
5 Evaluasi
Standarisasi &
6
Sosialisasi
Implementasi &
7
Follow Up

1. (What) Akar Penyebab 3: …..

2. (Why)Target: …..
3. Solusi: …..
Biaya
Aktifitas PIC Schedule Lokasi
No (How
(How) (Who) (When) (Where)
Much)
1 Desain
2 Persetujuan
3 Order
4 Install
5 Evaluasi
Standarisasi &
6
Sosialisasi
Implementasi &
7
Follow Up
 6. PERBAIKAN
 Tuliskan Pelaksanaan Perbaikan serta usaha yang dilakukan untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan di
step 5
 Fokus pada langkah-langkah proses pelaksanaan perbaikan yang didalamnya bisa jadi terdapat informasi
kesulitan dan kendala serta pemecahannya
 Tunjukkan usaha-usaha yang dilakukan dalam setiap solusi
 Lakukan terhadap semua yang direncanakan pada step 5

Contoh:
1. Akar Penyebab 1: …..
2. Solusi: ….
3. Detail Aktifitas:
1) Desain
Alternatif dari Solusi
No Efektifitas Kelemahan Keputusan
1
1 Desain/Alat/Sistem 1 Kurang/Cukup/Efektif
2 Desain/Alat/Sistem 2 Kurang/Cukup/Efektif
3 Desain/Alat/Sistem 3 Kurang/Cukup/Efektif
Alternatif desain/alat/sistem merupakan langkah aktualisasi dari Solusi.
Lengkapi dengan analisa atau gambar apabila perlu sehingga proses desain tersajikan dengan lengkap dan
akurat. Termasuk tinjauan analisa keuangan apabila ada.
Pemilihan bisa menggunakan tools Diagram Matrix atau tools pemilihan dengn kriteria lainnya yang lebih
sesuai
2) Install
Tampilkan visualisasi atau gambar untuk menunjukkan implementasi dari desain/alat/sistem
Ceritakan tentang proses instalasi, masalah/kesulitan dan penanganannya
3) Evaluasi
Tampilkan pencapaian hasil antara dari Alat/Sistem yang dipilih terhadap Target Antara yang telah ditetapkan

Apabila evaluasi tidak menggambarkan hasil yang tidak tercapai sesuai target, maka tampilkan juga proses
PDCA di dalamnya sampai hasilnya tercapai, disini dapat menceritakan jalannya proses implementasi dengan
detail
7. EVALUASI HASIL
1. Evaluasi Hasil Perbaikan
yang membandingkan target tema yang dibahas dengan hasil dari perbaikan yang telah
dilakukan

2. Evaluasi Dampak dan faktor PQCDSME

dampak terhadap item lain yang dibahas saat pemilihan tema di awal. (bisa tampilkan Pareto
di awal dibandingkan Pareto setelah perbaikan, seharusnya problem yang terpilih di awal
sudah bergeser posisinya menjadi yang terkecil di Pareto) dan dampak terhadap faktor
PQCDSME

Faktor Item Sebelum Sesudah Keuntungan

Produvtifity

Quality

Cost

Delivery

Safety & health

Moral

Environment
3. Tinjauan Keuangan
Perhitungan terhadap investasi, cost saving, real cost saving, return of investment, payback
period
Perhitungan Cost Saving Perhitungan Investasi
Contoh:
Pembuatan alat= Rp.
Instalasi alat= Rp.

Diskusikan dengan bagian Fiannce & Accounting

Contoh:
mengenai syarat suatau barang/alat yang
Material Cost Saving= Rp.
dikategorikan sebagai investasi atau aset.
Energy Cost Saving= Rp.
Contoh
- Umur investasi atau aset minimal 1 tahun
- Nilai awal investasi minimal Rp…

Total Investasi (TI) =

Total Cost Saving (TCS) = Rp. Perkiraan Umur Investasi (UI) =

Real Cost Saving (RCS) Return Of Investment (ROI)
ROI (%)

ROI (%) = TCS/(TI/UI) X 100%

RCS = TCS – (TI/UI) per bulan ROI (%) =

Payback Period (PBP)

PBP = (TI/UI)/TCS X periode (hari/bulan/tahun)

Total Real Cost Saving (TRCS) = Rp PBP =

4. Peningkatan Kemampuan Anggota

kemampuan anggota setelah ber-KKM (bisa berupa perbandingan grafik radar yang
menampilkan antara sebelum dan sesudah ber-KKM)

8 Steps 7 Tools
No Nama Kriteria Poin
Before After Before After
1 Nama 1 5 5 4 5
2 Nama 2 4 4 3 5 1.Masih tahap belajar
3 Nama 3 3 4 3 4 2.Mengerti dan dibantu
4 Nama 4 3 4 2 3 3.Mengerti dan memahami
5 Nama 5 2 3 2 3 4.Dapat mengerjakan sendiri
6 Nama 6 2 3 1 3 5.Bisa mengajar
7 Nama 7 2 3 1 2
8. STANDARISASI & TINDAK LANJUT
1. Standarisasi
bisa berupa dokumen SOP dan lebih baik bisa ditambahkan kontrol implementasi dari
Standarisasi tersebut dengan buktinya (contoh pelaksanaan dari Standarisasi)

Keterangan /
No Item Standarisasi Poin Penting Yang Harus Diperhatikan
No. Dokumen

2. Tindak lanjut

o Identifikasi tema selanjutnya

o Prioritas problem yang akan dibahas selanjutnya (bisa berupa Pareto)
N Problem Jumlah % Akumulasi Ran
o dari Problem % Problem k
proble
m
1 Problem 1 XXX (XXX/∑X 1
)
2 Problem 2 XX 2
3 3
4 4
… …
Total ∑X 100%

o Schedule rencana aktifitas

NO STEP BULAN BULAN BULAN BULAN BULAN

1 PEMILIHAN TEMA PLAN
ACTUAL
2 PENETAPAN TARGET PLAN
ACTUAL
3 ANALISA KONDISI YANG ADA PLAN
ACTUAL
4 ANALISA SEBAB AKIBAT PLAN
ACTUAL
5 RENCANA PENANGGULANGAN PLAN
ACTUAL
6 PENANGGULANGAN PLAN
ACTUAL
7 EVALUASI HASIL PLAN
ACTUAL