Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi
pemprosesan informasi terkait yang terus menerus berhubungan dengan pembelian
serta pembayaran barang dan jasa.

Aktivitas utama siklus pengeluaran melibatkan pertukaran informasi dengan supplier

(Vendor) sebagai pihak yang mengadakan barang atau jasa keperluan perusahaan.
Disamping itu, siklus pengeluaran juga berhubungan dalam tukar menukar informasi
dengan siklus penjualan, produksi, kontrol inventory, dan general ledger and reporting.

Tujuan utama dalam siklus ini adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan
pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan
perusahaan untuk berjalan. Untuk mencapai tujun tersebut, manajemen harus membuat
keputusan penting sebagai berikut:

1. Berapa tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki?

2. Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga
terbaik?
3. Bagaimana perusahaan dapat mengkosolidasikan pembelian antar unit untuk
mendapatkan harga optimal?
4. Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkatkan efesiensi dan keakuratan
fungsi logistic inbound?
5. Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan
setiap diskon yang ditawarkan pemasok?
6. Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus
kas?

Siklus pengeluaran mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan penting diatas dengan

cara melakukan aktivitas pemesanan,:

1.0 Pemesanan (Ordering)

Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam siklus pengeluaran adalah
melakukan pemesan bahan baku, perlengkapan, atau jasa. Hal ini menunjukan
bahwa pemesanan ini terlebih dahulu dimulai dengan mengidentifikasi apa,
kapan (reorder point), dan berapa banyak yang dibeli, yang mana hal ini juga

2
dengan mempertimbangkan metode pengendalian inventory yang digunakan oleh
perusahaan apakah EOQ, MRP, atau JIT. Kemudian mengidentifikasi dan memilih
vendor mana yang akan diajak bekerja sama.
Aktivitas pemesanan memiliki beberapa sub-aktivitas didalamnya, yaitu
ada menentukan apa yang akan dipesan dan memilih pemasok. Adapun
kebutuhan perusahaan ditentukan dari pemintaan barang yang ada, baik melalui
back order atau purchase requisition. Kemudian pada setelah dilewatinya proses
pemilihan pemasok, maka akan diterbitkan purchase order yang diberikan ke
pemasok dan salinannya diarsip oleh divisi penerimaan.

Figure 1 Data FLow Diagram : Pemesanan

Pada saat memilih pemasok, staf pembelian memiliki peranan penting.

Oleh karena itu, banyak pemasok memberikan hadiah atau disebut kickback.
Kickback adalah hadiah yang diberikan oleh pemasok kepada agen/staf
pembelian dengan tujuan untuk mempengaruhi keputusan penentuan pemasok
dan membuat agen pembelian menjadi subjektif’. Untuk tetap menguntungkan
pemasok walaupun memberikan hadiah, biasanya pemasok menaikkan harga
atau mengganti barang dengan kualitas inferior.
Economic order quantity (EOQ) adalah jumlah pemesanan yang paling
opnimal untuk meminimalisir total biaya pemesanan, carrying, dan stockout, EOQ
digunakan untuk menentukan berapa banyak barang harus dipesan. Reorder point
adalah level yang mengindikasikan jumlah minimum persediaan harus dimiliki

3
 yang dimiliki perusahaan sebelum pesanan replenish dibuat. Material
Requirements planning (MRP) adalah sebuah pendekatan manajemen inventori
yang bertujuan untuk mengurangi tingkat inventori yang dibutuhkan dengan
meningkatkan akurasi dari Teknik forecasting agar memperbaiki jadwal
pembelian untuk memenuhi kebutuhan produksi. Just in times (JIT) adalah sebuah
system untuk meminimalisir inventori dengan cara membeli atau membuat
inventori yang memang dibutuhkan, dibandingkan sebagai forecasted.
Perbedaan MRP dengan JIT adalah sistem MRP lebih cocok digunakan
untuk produk yang memiliki pola pemesanan lebih teratur, sedangkan JIT untuk
produk-produk yang memiliki siklus penggunaan/hidup yang sedikit dan sulit
untuk dapat memprediksi permintaan kedepannya. Pengendalian inventory yang
belum optimal dapat menimbulkan risiko adanya pencatatan yang tidak baik, dan
mengakibatkan inventory habis.
2.0 Penerimaan (Receiving)
Aktivitas yang kedua ini menunjukan adanya pemisahan proses dalam
fungsi organisasi. Departemen penerimaanlah yang bertanggung jawab untuk
menerima pengiriman dari para pemasok yang nantinya akan dilaporkan ke
manajer gudang dan wakil direktur manufaktur. Selajutnya bahan baku,
perlengkapan atau jasa tersebut diterima oleh departemen penyimpanan
persediaan yang akan dilaporkan juga ke manajer gudang.
Aktivitas penerimaan ini sendiri terdiri dari 2 sub-aktivitas, dikutip dari
buku Accounting information system Marshall romney aktivitas tersebut adalah
menerima barang dan mengirimkan barang ke Gudang atau departemen. Ketika
barang sampai, staf penerimaan membandingkan nomor PO dengan packing slip
pemasok dan file purchase order untuk memastikan jumlah barang yang dipesan.
Staf penerimaan mengecek receiving report dan fisik barang, agar barang yang
diterima tidak berbeda dengan yang dipesan, barang rusak, atau barang inferior.
Apabila ditemukan barang rusak, maka perusahaan mengeluarkan debit memo
yang kemudian dikirimkan ke pemasok. Setelah diterima dan disetujui, maka
selanjutnya pemasok mengeluarkan credit memo dan mengirimkannya kembali
perusahaan.

4
 Figure 2 Data Flow Diagram Level 1: Penerimaan

Saat barang diterima dari supplier, manajer Gudang akan melaporkan

wakil presiden produksi. Banyaknya PO yang diproses akan meningkatkan waktu
dan biaya yang dikeluarkan, tapi ada beberapa cara untuk mengurangi sumber
daya yang dikeluarkan dengan menerapkan vendor-managed inventory (VMI),
reverse auctions, dan pre-award audits. VMI adalah sebuah praktik dimana
produsen dan distributor mengelola retail inventori milik konsumen
menggunakan EDI. Pemasok memiliki akses ke sistem point of sales (POS)
konsumen untuk memantau inventori dan secara otomatis mengisi ulang produk
ketika sudah ada pada level tertentu. Reverse auctions pemasok berkompetisi
dengan satu dan lainnya untuk bisa memenuhi permintaan pada biaya paling
rendah. Reverse auctions lebih cocok untuk barang-barang komoditas,
dibandingkan barang-barang yang penting. Pre-award audit biasanya digunakan
untuk pembelian besar yang melibatkan tawaran formal dari pemasok. Pihak
audit internal kemudian mengunjungi pemasok untuk memastikan akurasi dari
penawaran tersebut.

3.0 Penyetujuan faktur pemasok (Approve Supplier Invoice)

Aktivitas yang dilakukan untuk melakukan pengendalian terhadap tagihan
yang diterima dengan jumlah barang yang diterima dan permintaan
pembeliaannya. Ketika faktur pemasok diterima, divisi utang atau keuangan

5
 bertanggung jawab untuk mencocokkan faktur dengan dokumen pendukung
lainnya seperti receiving report dan PO atau sering disebut voucher package.
Ada 2 cara untuk memporses faktur pemasok, disebut sistem voucher dan
nonvoucher. Pada sistem voucher, sebuah dokumen tambahan yang disebut
disbursement voucher dibuat ketika faktur pemasok telah disetujui untuk
dibayar. Pada sistem nonvoucher, tiap faktur (bersama dengan dokumen
pendukungnya) di posting pada tiap catatan utang pemasok.
Cara lain untuk mempercepat proses pembayaran adalah dengan
penghapusan faktur dari pemasok. Pada pembelian terjadi secara berulang,
perusahaan mengetahui harga dari barang atau jasa saat dipesan dan ketika bukti
terima barang atau jasa telah diverifikasi, maka perusahaan sudah dapat
membayar ke pemasok karena semua informasi yang diperlukan telah dipenuhi.
Pendekatan “Invoiceless” ini dinamakan evaluated receipt settlement (ERS). ERS
ini menggantikan three-way matching process (Supplier invoice, receiving report,
dan purchase order) menjadi two-way matching process (Purchase order dan
receiving report).
Divisi pembelian tidak hanya membeli barang inventori produksi, tetapi
juga barang-barang non inventori guna menunjang proses bisnis perusahaan.
Biasanya pembelian barang-barang non inventory bernilai tidak signifikan
dibandingkan total nilai pembelian secara keseluruhan, maka perusahaan
mengeluarkan procurement card untuk mempercepat proses pembayaran. Kartu
ini adalah semacam kartu kredit yang dapat digunakan karyawan untuk tujuan
tertentu dan memiliki limit pengeluaran.

4.0 Pengeluaran Kas (Cash Disbursment)

Aktivitas terakhir yang dilakukan pada siklus pengeluaran yaitu
melakukan pembayaran atas tagihan pembelian dari pemasok. Kasir, yang
bertanggung jawab pada bendahara atau kepala divisi keuangan, bertanggung
jawab membayar pemasok. Segregation of duties dilaksanakan oleh beberapa
pihak, diantaranya: fungsi custody dipegang oleh kasir, autorisasi dipegang oleh
divisi pembelian, dan pecatatan oleh divisi keuangan/account payable

6
Dokumen terkait expenditure cycle :

• Purchase Requisition (Permintaan Pembelian)

Dokumen yang mengidentifikasi requisitioner (yang meminta barang),

menentukan lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan, mengidentifikasi
nomor barang, deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap barang yang diminta,
dan mungkin akan menyarankan seorang pemasok. Dokumen ini dibuat oleh staf
yang bertugas sebagai pengendalian inventory atau yang menemukan indikasi
shortage. Kemudian dokumen ini diautorisasi untuk kemudian dapat diproses
menjadi PO oleh divisi keuangan.

• Purchase Order (Pesanan Pembelian)

Dokumen yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan
produk tertentu pada harga tertentu. Ini juga merupakan sebuah pernytaan untuk
membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya.
Dokumen ini dibuat (biasanya) oleh divisi keuangan berdasarkan Purchase
requisition yang masuk.

Dokumen ini memuat informasi seputar nama supplier dan agen pembelian,
tanggal pemesanan, tujuan lokasi, metode pengiriman, dan detil barang yang
dikirimkan.

• Receiving Report (Laporan Penerimaan Barang)

Dokumen yang mencatat detail setiap pengiriman termasuk tanggal diterima,

pengirim, pemasok, kuantitas yang telah diterima.

• Debit memo (Memo Debit)

Dokumen yang digunakan untuk mencatat pengurangan terhadap saldo yang
harus dibayarkan ke pemasok.
• Voucher Package (Paket Voucher)
Dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini
terdiri dari pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur pemasok
• Vendor Invoices (Faktur dari Vendor)
Dokumen yang mengidentifikasi pemasok, mencantumkan jumlah bersih yang
harus dibayakan stelah dikurangi setiap diskon dan potongan yang bersih.

7
• Blanket order
Sebuah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu pada harga yang telah
disepakati dari supplier tertentu dalam kurun waktu tertentu, biasanya 1 tahun.

8
Aktivitas Kontrol

Kontrol yang dapat dilakukan dalam expenditure cycle terkait aktivitas dasarnya, yaitu :

Aktivitas Dasar Ancaman Kontrol yang Dapat Diterapkan

Pemesanan 1. Kekurangan dan 1.1 Sistem persediaan secara prepetual

1.2 Menggunakan Barcode atau label RFID
kelebihan
1.3 Perhitungan persediaan fisik secara
persediaan
periodik

2. Membeli barang 2.1 Sistem persedian secara prepetual

yang tidak 2.2 Tinjauan dan persetujuan permintaan
pembelian
dibutuhkan
2.3 Fungsi pembelian secaratersentralisasi

3. Membeli pada 3.1 Membuat dan melihat daftar harga

3.2 Melakukan penawaran yang kompetitif
harga yang
3.3 Mempunyai minimal anggaran setiap
melambung
perlengkapan/bahan baku

barang 4.1 Hanya membeli bahan baku,

4. Membeli
perlengkapan, atau jasa dari pemasok
berkualitas inferior
yang disetujui
4.2 Tinjauan dan persetujuan dari
pemasok baru
4.3 Menahan manajer pembelian yang
bertanggung jawab untuk biaya
pengerjaan ulang dan scrap
4.4 Pelacakan dan pemantauan kualitas
produk dengan pemasok

5. Pemasok yang 5.1 Meminta kepada pemasok yang

memiliki sertifikat kualitas
tidak dapat
5.2 Mengumpulkan dan mengawasi data
diandalkan
kinerja pengiriman pemasok

9
 6. Membeli dari 6.1 Mengurus daftar pemasok yang sudah
disetujui dan mengkonfigurasi sisitem
pemasok yang tidak
untuk hanya mengizinkan pemesanan
diotorisasikan
kepada peasok yang disetujui saja.
6.2 Pengendalian EDI secara spesifik

7.1 Melarang menerima hadiah dari

7. Penyuapan
pemasok
7.2 Audit pemasok
7.3 Rotasi pekerjaan dan liburan wajib

Penerimaan 8. Menerima barang Mensyaratkan keberadaan pesanan

yang tidak dipesan pembelian yang disetujui sebelum
menerima setiap pengiriman

9. Kesalahan dalam 9.1 Mensyaratkan pegawai yang bertugas

menerima pesanan pembelian untuk
perhitungan
menandatangani laporan penerimaan
9.2 Penggunaan barcode dan label RFID
9.3 Konfigurasi sistem ERP untuk
menandai diskrepansi antara kuantitas
yang dipesan dan diterima

10.1 Pengendalian anggaran

10. Memverifikasi
10.2 Audit
penerimaan jasa

11.1 Pembatasan akses fisik atas

11. Pencurian
persediaan
persediaan
11.2 Dokumentasi atas selurh transfer
persediaan antar para pegawai
penerimaan dan persediaan
11.3 Perhitungan persediaan fisik secara
periodik dan rekonsiliasi untuk
mencatat kuantitas

10
 11.4 Pemisahan tugas antara
penyimpanan persediaan dengan
penerimaan.

Penyetujuan 12. Kesalahan dalam 12.1 Verifikasi keakuratan faktur

12.2 Mensyaratkan tanda terimayang
Faktur faktur pemasok
mendetail untuk pembelian dalam
Pemasok
kartu pengadaan
12.3 Pembatasan akses ke data induk
pemasok
12.4 Verifikasi tagihan biaya pengiriman
dan penggunaan saluran pengiriman
yang disetujui

13. Kesalahan dalam 13.1 Pengendalian terhadap edit entri data

mem-posting ke 13.2 Rekonsiliasi catatan utang yang detail
dengan akun kontrol buku besar
akun utang
umum

Pengeluan Kas 14. Membayar untuk Mesyaratkan bahwa seluruh faktur

barang yang tidak pemasok dicocokan dengan dokumen
diterima pendukung yang diakui, baik oleh
penerimaan dan pengendalian persediaan.

15.1 Mesyaratkan sebuah paket voucher

15. Pembayaran
yang lengkap untuk semua
Duplikat
pembayaran
15.2 Kebiajakan untuk mmbayar hanya
dari salinan asli atas faktur pemasok

16.1 Kemanan fisik atas cek kosong dan

16. Pencurian Kas
mesin penandatangan cek
16.2 Pemisahan tugas
16.3 Melakukan rekonsiliasi secara rutin
pada rekening bank dengan jumlah
yang dicatat oleh seseorang yang

11
 independen atas prosedur
pengeluaran kas
16.4 Audit

Data Flow Diagram Expenditure Cycle

Back order
Revenue cycle
Receipt of goods

Goods and service

Invoice R.M needs

Vendors EXPENDITURE CYCLE Production cycle

Purchase order Receipt of goods

Payments Purchase and payments data

Purchase needs
Receipt of goods

Receipt of goods Purchase needs

General ledger and

Inventory control
reporting department

Various department

Figure 3 Context Diagram Siklus pembelian

12
 Request
Request

Various 1.0 Copy of P.O Inventory

Copy of P.O
departments Order goods control
Request
Purchase order

Open Copy of P.O

Production
purchase Inventory Suppliers
cycle
order

Back order

2.0
Revenue
Suppliers Goods and packing slip Receive and Receipts
cycle
strore goods

Receiving report

Copy of P.O

Bukti pernerimaan barang

General Account
ledger payable

Inventory
3.0
Invoice Copy Receiving report stores
Pay for goods
Payments (warehouse)

Figure 4 DFD Level 0 Expenditure Cycle

13
 Daftar Pustaka

Romey, Steinbart, 2018. Accounting information system. New York: Pearson

14