Man Power Planning: Cara Perusahaan Menghitung Kebutuhan Pegawai

Dalam memenuhi kebutuhan pegawai, perusahaan melakukan proses

penghitungan dengan metode yang disebut Man Power Planning (MPP).
Penghitungan MPP didasarkan pada kebutuhan perusahaan dan tingkat
pertumbuhan perusahaan.
Tak jarang, perusahaan juga harus mengantisipasi siklus 5 tahunan, seperti
yang dilakukan oleh PT PP (Persero) Tbk. Mengutip dari Laporan Tahunan PT
PP (Persero) Tbk tahun 2017, perusahaan menetapkan ulang target 5 tahun
dalam bentuk RJPP (Rencana Jangka Panjang/Pendek Perusahaan).
Dalam kurun waktu  tersebut, biasanya perusahaan menuntut pertumbuhan
bisnis yang cukup signifikan. Lonjakannya bisa mencapai rasio 20%–30%
dibandingkan tahun sebelumnya. Target ini tentu membutuhkan
pertumbuhan personel yang tidak sedikit. Jika perhitungan hanya dilakukan
dalam durasi 1 tahun, maka kebutuhan untuk saat ini belum tentu tercukupi,
apalagi untuk masa mendatang.
Fokus perhitungan kebutuhan tidak hanya pada bisnis inti, tapi kacamata tim
HCM harus bisa pula melihat kebutuhan di anak perusahaan. MPP disusun
untuk mendapatkan tenaga kerja ahli yang kompeten dalam mengisi jabatan
yang dibutuhkan oleh perusahaan. Ini merupakan langkah penting untuk
menciptakan jumlah tenaga kerja yang ideal, sehingga di masa mendatang
tidak terjadi kekurangan atau bahkan kelebihan tenaga kerja. Komposisi
tenaga kerja yang tidak sesuai (kelebihan/ kekurangan) tentu berdampak
pula pada efisiensi dan efektivitas perusahaan secara keseluruhan.
Setiap perusahaan memiliki pola perhitungan tenaga kerja yang berbeda.
Mereka tentu menyesuaikan dengan tipikal bisnis dan besaran pertumbuhan
yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Berikut adalah proses
perhitungan MPP yang diterapkan oleh PT PP (Persero) Tbk:
1. Menghitung demografi karyawan keseluruhan. Cara ini dilakukan
untuk mengecek, berapa banyak karyawan yang sudah dimiliki dan pada
posisi jabatan apa saja. Selain itu, melalui data ini dapat diperoleh komposisi
pemenuhan karyawan secara menyeluruh, baik pada tingkat level jabatan,
usia, maupun sebaran karyawan di setiap lokasi kerja.
2. Menghitung demografi key personel di proyek. Key personel
merupakan jabatan yang akan berputar paling dinamis dibanding jabatan
lain. Maka, analisis kuantitatif key personel perlu dilakukan sebagai
perhitungan awal. Perhitungan ini diperlukan untuk mendapatkan gambaran
komposisi jumlah key personel dan berapa tingkat pemenuhan serta
komposisi koefisien perangkapannya.
3. Menyesuaikan komposisi personel proyek yang tersedia dengan
struktur organisasi proyek. Proyek memiliki klasifikasi tersendiri seperti
K1, K2, dan K3 yang memiliki struktur organisasi berbeda dan jumlah
komposisi kebutuhan personel yang berbeda. Dengan membandingkan
antara komposisi yang tersedia dan komposisi kebutuhan sesuai struktur
organisasi, dapat diketahui berapa rentang kebutuhan personel yang harus
dicapai. Namun, hasil perhitungan tidak berhenti sampai langkah ini.
4. Melakukan simulasi jumlah proyek terbanyak (peak project). Tahap
ini berfungsi untuk memprediksi puncak kepadatan proyek dalam jangka
waktu 1 tahun serta akan terjadi di bulan apa. Dari jumlah proyek terbanyak
yang dihasilkan pada bulan tertentu ini, menjadi patokan berapa proporsi
jumlah personel proyek yang dibutuhkan. Misal, jumlah peak project yang
dihasilkan adalah 120. Maka idealnya, jumlah Project Manager yang ada
haruslah 120. Namun berdasarkan data koefisien perangkapan (sebagaimana
uraian langkah no. 2), mungkin jumlah kebutuhan tidak 120, melainkan 110
karena ada 5 orang PM yang memiliki kapasitas merangkap lebih dari 1
proyek.
5. Analisis rentang kebutuhan karyawan. Kebutuhan promosi akan
selalu ada setiap tahunnya. Saat mempromosikan seseorang pada suatu
jabatan, artinya posisi jabatan di bawahnya akan mengalami kekosongan. Ini
akan menjadi rentang yang juga perlu dipertimbangkan dalam melakukan
perhitungan MPP.
6. Kebijakan rekrutmen. Pada tahapan ini, perlu dilakukan perbandingan
komposisi antara rekrutmen internal (PKWT—Kontrak Karyawan Waktu
Tertentu) vs rekrutmen eksternal. Hal ini bertujuan untuk menghitung
proporsional kewajaran perekrutan karyawan.