2.

3 PROSES PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Proses perenanaan SDM dimaksudkan adalah pembuatan ramalan tentang

kebutuhan jumlah SDM untuk masa yang akan datang dibandingkan dengan proyeksi
persediaan SDM yang ada. Ada tiga kangkah proses perencanaan SDM seperti
paparan berikut ini

A. Meramalkan Kebutuhan Sumber Daya Manusia

Secara umum dapat dikatakan bahwa tujuan perusahaan merupakan dasar

untuk meramalkan kebutuhan akan SDM pada masa yang akan datang karena
permintaan akan tenaga kerja sangat dipengaruhi oleh permintaan terhadap barang
dan jasa yang dihasilkan perusahaan itu. Ramalan permintaan akan tenaga kerja
sangat dipengaruhi oleh permintaan terhadap barang dan jasa yang dihasilkan
perusahaan itu. Ramalan kebutuhan SDM yang akan dapat ditentukan oleh kegiatan
produksi yang dilaksanakan oleh perusahaan.

Untuk mengetahui SDM yang dibutuhkan perusahaan maka Departemen SDM

perlu melihat secara konkret kondisi perusahaan pada saat itu serta perencanaan dari
setiap unit kegiatan yang ada di perusahaan, seperti perencanaan keuangan,
pemasaran, operasional dan lain-lain. Dengan demikian dapat diketahui jum lah
persyaratan dan karakteristik SDM yang dibutuhkan. Peramalan ini dapat digunakan
untuk menilai permintaan akan tenaga kerja dan persyaratan jabatan yang diperlukan
perusahaan pada masa yang akan datang. Dalam hal meramalkan kebutuhan SDM ada
berbagai teknik atau pendekatan yang dapat digunakan sehingga perusahaan dapat
menentukan teknik mana yang paling akurat.

1. Perencanaan untuk status quo Pola ini tepat untuk digunakan apabila pendekatan
perencanaan meru- pakan pendekatan yang paling sederhana untuk memalkan
kebutuhan tenaga kerja pada masa yang akan datang dengan anggapan persediaan
tenaga kerja yang ada cukup. Penggantiannya hanya untuk tenaga kerja yang
dipromosikan maupun keluar.
2. Petunjuk praktis. Pola ini mudah digunakan karena perusahaan mempunyai
keyakinan perbandingan pengaruh dengan karyawannya. Misalnya satu orang
pengawas membawahi 10 orang karyawan.
 3. Metode Delphi. Metode ini mengandalkan pendapat para ahli dalam membuat
ramalan jangka panjang.
4. Skenario, Dengan skenario ini memungkinkan para perencana untuk
mempertimbangkan beberapa faktor guna meramalkan kebutuhan SDM untuk tiap
keadaan tertentu.
5. Peramalan unit. Peramalan unit hanya memerlukan manajer atau supervisor.
Supervisor memperkirakan kebutuhan SDM untuk tahun berikutnya. Ramalan unit
ditambahkan untuk suatu ramalan total.
6. Simulasi komputer. Penggunaan model simulasi komputer untuk meramalkan
kebutuhan SDM yang paling rumit. Simulasi tersebut dapat berupa gambaran
matematis mengenai proses organisasi, kebijakan, dan gerakan gerakan SDM
yang penting.
B. Meramalkan Sumber Daya Manusia yang Tersedia

Perkiraan tentang jumlah dan kualitas SDM yang diharapkan harus sesuai
dengan kebutuhan pada masa yang akan datang. Perkiraan ini didasarkan atas
perkiraan yang cermat tentang SDM yang sudah ada dan pola gerakan SDM
sepanjang waktu. Pola gerakan SDM merupakan suatu pertimbangan yang penting
untuk membuat proyeksi yang didasarkan atas SDM yang sudah ada, karena susunan
SDM dapat berubah sepanjang waktu dengan adanya faktor perubahan seperti
promosi, pemindahan dan pemberhentian. Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam
memproyeksikan persediaan SDM pada masa yang akan datang adalah faktor berikut.

1. Persediaan sdm sekarang

2. Tingkat produktivitas
3. Tingkat pergantian tenaga kerja atau perputaran tenaga kerja
4. Tingkat kehadiran
5. Perpindahan antar pekerja
C. Membandingkan Kebutuhan dan Persediaan Sumber Daya Manusia

Berdasarkan hasil analisis dari kedua perkiraan tersebut maka perusahaan

dapat mengetahui kebutuhan SDM yang sebenarnya pada waktu yang akan datang.
Kebutuhan ini hendaknya ditentukan, baik untuk tiap jabatan dalam perusahaan
maupun untuk perusahaan secara keseluruhan. Sebab, persediaan mungkin saja cukup
untuk perusahaan secara keseluruhan tetapi bisa jadi kekurangan dalam beberapa
 jabatan sementara kelebihan pada jabatan lainnya. Dari hasil perbandingan kebutuhan
dan persediaan SDM yang dimiliki, menghasilkan tiga kemungkinan, yaitu sebagai
berikut:

1. Permintaan sama dengan penambahan yang berarti tidak ada kegiatan

penambahan atau pengurangan SDM.
2. Kekurangan SDM, yang berarti perusahaan harus memikirkan strategi untuk
memenuhi kekurangan tersebut.
3. Kelebihan SDM, yang berarti perusahaan harus memikirkan strategi mencari jalan
keluar untuk mengurangi kelebihan.

Proses perbandingan yang diperlukan juga mengandung perbandingan

kecakapan yang diperlukan dalam jabatan yang mempunyai kekurangan atau
kelebihan ramalan. Data ini sangat bermanfaat bagi perencanaan SDM.

D. Merencanakan Kebijakan dan Program

Setiap kebutuhan tenaga kerja neto dapat ditentukan jumlahnya maka

perencana SDM menilai kebijakan dan baiknya kebutuhan akan SDM diperkirakan.
altera

1. Merencanakan kekurangan SDM

Untuk mengatasi kekurangan SDM dapat dilakukan dengan cara berikut:

a. Memindahkan tenaga kerja ke jabatan yang kekurangan tenaga kerja.

b. Melatih tenaga kerja untuk dipromosikan ke jabatan yang kekurangan tenaga
kerja.
c. Menyuruh tenaga kerja untuk kerja lembur.
d. Meningkatkan produktivitas
e. Mempekerjakan tenaga kerja dengan bekerja tidak penuh
f. Mempekerjakan tenaga kerja dengan bekerja penuh untuk sementara waktu.
g. Mempekerjakan tenaga kerja dengan bekerja penuh untuk selamanya.

Dari ketujuh kebijakan cara mengatasi kekurangan SDM, empat butir pertama
adalah alternatif kebijakan dengan perusahaan, sedangkan butir terakhir merupakan
alternatif kebijakan untuk memenuhi kekurangan SDM dengan memperkerjakan atau
menarik tenaga kerja baru. Pada saat inilah faktor-faktor persedian tenaga kerja di
pasar kerja masuk dalam proses perencanaan SDM.

2. Merencanakan Kelebihan SDM

Strategi yang bisa dilaksanakan untuk mengatasi kelebihan SDM adalah
dengan cara berikut:
a. Memindahkan tenaga kerja dengan tidak perlu mencari penggantinya.
b. Mengurangi jumlah jam kerja yang berarti tenaga kerja bekerja kurang dari
jumlah jam kerja yang semestinya.
c. Mengadakan pembagian kerja, seperti pekerja secara bergantian atau
setengah waktu pada satu jabatan.
d. Mengurangi dan tidak memberikan kenaikan upah atau gaji kepada tenaga
kerja.
e. Melatih tenaga kerja dengan memberikan keterampilan tertentu sehingga
mereka dapat pindah keluar perusahaan dan bekerja di perusahaan lain atau
berwirausaha.
f. Mengadakan pemutusan sementara dengan memberikan pesangon kepada
tenaga kerja.
g. Memberhentikan tenaga kerja untuk sementara waktu.
h. Memberhentikan tenaga kerja selamanya.

3. Menilai Alternatif- Alternatif

Setelah diadakan pendekatan alternatif untuk mengatasi kekurangan dan
kelebihan SDM yang diper rakan maka perencana SDM harus menilai alternatif
tersebut dan memilih alternatif terbaik untuk direkomendasikan kepada
manajemen. Beberapa dasar memilih alternatif yaitu sebagai berikut;
a. Banyaknya kekurangan dan kelebihan SDM yang diperkirakan.
b. Lamanya waktu perubahan permintaan yang diperkirakan dan mempengaruhi
kebutuhan SDM.
c. Lamanya waktu yang diperlukan untuk perusahaan sebelum terjadi
kekurangan atau kelebihan SDM.
Perencanaan SDM dapat memberikan bantuan yang penting untuk
keefektifan dan kemampuan perusahaan dengan memberikan strategi alternatif
kepada manajer untuk memecahkan masalah persediaan
E. Menilai Keefektifan Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perusahaan harus menilai keefektifan perencanaan SDM dalam membantu
mencapai tujuan. Menilai perencanaan SDM dari segi biaya dan keuntungan agak
sulit dilakukan atau sulit mengukurnya. Perencanaan SDM berusaha meramalkan
kebutuhan akan SDM maka ukuran keefektifan perencanaan adalah betapa baiknya
kebutuhan akan SDM diperkirakan dapat dipenuhi, Suatu ukuran perkiraan-perkiraan
kebutuhan SDM yang efektif adalah jumlah lowongan jabatan dalam perusahaan dan
berapa lama jabatan ini tetap lowong. Jabatan yang tetap lowong untuk jangka waktu
yang lama dan jumlahnya banyak menunjukkan gagalnya perusahaan merencanakan
kebutuhan SDM secara efektif.