Human Resources Management

Personnel Planning and Recruiting

Kelompok 6

Rahmi Putri Sari 2120522059

Nur Hapizah 2120522071

PROGRAM STUDI S2 MAGISTER MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS ANDALAS

PADANG

2022
 Personnel Planning and Recruiting

A. Perencanaan dan Peramalan Tenaga Kerja

Perencanaan tenaga kerja adalah proses menentukan posisi apa yang harus diisi
perusahaan, dan bagaimana cara mengisinya. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi
dan mengatasi kesenjangan antara tenaga kerja pemberi kerja saat ini, dan kebutuhan
tenaga kerja yang diproyeksikan. Perencanaan tenaga kerja harus mendahului perekrutan
dan seleksi.
Pendekatan satu perusahaan konsultan menggambarkan perencanaan tenaga kerja.
1. Meninjau rencana bisnis klien dan data tenaga kerja.
2. Mengidentifikasi posisi apa yang harus diisi perusahaan dan potensi kesenjangan
tenaga kerja, dengan membuat proyeksi penawaran dan permintaan tenaga kerja.
3. Mengembangkan rencana strategis tenaga kerja
4. Menerapkan perubahan (misalnya, program perekrutan dan pelatihan baru), dan
menggunakan berbagai metrik untuk memantau proses.

a. Strategi dan Perencanaan Tenaga Kerja

Perencanaan tenaga kerja paling baik dipahami sebagai hasil dari perencanaan
strategis dan bisnis perusahaan. Sebagai contoh, rencana untuk memasuki bisnis
baru, untuk membangun pabrik baru, atau untuk meningkatkan kegiatan semua
akan mempengaruhi jumlah dan jenis posisi yang akan diisi. Pada saat yang sama,
keputusan mengenai bagaimana mengisi posisi ini akan berdampak pada rencana
SDM lainnya, misalnya, rencana pelatihan dan rekrutmen.
 Biasanya memerlukan tiga set perkiraan pekerjaan:
1. Untuk kebutuhan personel (permintaan)
2. Untuk pasokan kandidat dalam
3. Pasokan kandidat luar
b. Peramalan Kebutuhan Personel (Permintaan Tenaga Kerja)
Kebutuhan kepegawaian perusahaan di masa depan mencerminkan
permintaan akan produk atau layanannya, disesuaikan dengan perubahan yang
akan dibuat oleh perusahaan dalam tujuan strategisnya dan untuk perubahan
dalam tingkat turnover dan produktivitasnya.
Proses dasar untuk memperkirakan kebutuhan personel adalah
memperkirakan pendapatan terlebih dahulu. Kemudian perkirakan ukuran staf
yang diperlukan untuk mendukung volume penjualan ini. Namun, manajer juga
harus mempertimbangkan faktor-faktor lain. Alat dasar untuk memproyeksikan
kebutuhan personel meliputi:
1. Analisis tren
Analisis tren mempelajari variasi dalam tingkat pekerjaan perusahaan selama
beberapa tahun terakhir. Analisis tren dapat memberikan perkiraan kasar awal
tentang kebutuhan staf di masa depan. Namun, tingkat pekerjaan jarang
tergantung hanya pada perjalanan waktu. Faktor-faktor lain (seperti
produktivitas dan pensiun, misalnya), dan perubahan kebutuhan keterampilan
akan mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja yang akan datang.
2. Analisis rasio
Teknik peramalan untuk menentukan kebutuhan staf masa depan dengan
menggunakan rasio antara, misalnya, volume penjualan dan jumlah karyawan
yang dibutuhkan. Pendekatan sederhana lain, analisis rasio, berarti membuat
perkiraan berdasarkan rasio historis antara (1) beberapa faktor penyebab
(seperti volume penjualan) dan (2) jumlah karyawan yang dibutuhkan (seperti
jumlah tenaga penjualan). Seperti analisis tren, analisis rasio mengasumsikan
bahwa hal-hal seperti produktivitas tetap hampir sama. Jika produktivitas
penjualan naik atau turun, rasio penjualan dengan tenaga penjualan akan
berubah.
3. Sebar plot
Metode grafis yang digunakan untuk membantu mengidentifikasi hubungan
antara dua variabel. Sebaran plot menunjukkan secara grafis bagaimana dua
variabel seperti penjualan dan tingkat kepegawaian perusahaan saling terkait.

Sebagai contoh, misalkan sebuah rumah sakit dengan 500 tempat tidur
berharap untuk berkembang menjadi 1.200 tempat tidur selama 5 tahun ke
depan. Direktur sumber daya manusia ingin memperkirakan berapa banyak
perawat terdaftar yang dibutuhkan rumah sakit. Direktur sumber daya manusia
menyadari bahwa ia harus menentukan hubungan antara ukuran rumah sakit
(dalam jumlah tempat tidur) dan jumlah perawat yang diperlukan. Dia
memanggil delapan rumah sakit dengan berbagai ukuran dan menemukan ini:

Pada gambar membandingkan ukuran rumah sakit dan jumlah perawat.

Jika keduanya terkait, maka poin yang akan di plot (dari data di atas) akan
cenderung jatuh pada garis lurus. Jika dengan hati-hati menggambar garis
untuk meminimalkan jarak antara garis dan masing-masing titik yang diplot,
maka akan dapat memperkirakan jumlah perawat yang dibutuhkan untuk
setiap ukuran rumah sakit. Jadi, untuk rumah sakit 1.200 tempat tidur,
direktur sumber daya manusia akan menganggap dia membutuhkan sekitar
1.210 perawat.
 Meskipun sederhana, alat seperti sebar plot memilik kelemahan.
• Hubungan penjualan/personel historis mengasumsikan bahwa kegiatan
dan kebutuhan keterampilan perusahaan yang ada akan terus berlanjut
sebagaimana adanya.
• Perusahaan cenderung memberi penghargaan kepada manajer karena
menambah karyawan, terlepas dari kebutuhan perusahaan.
• Perusahaan cenderung melembagakan cara-cara yang ada dalam
melakukan sesuatu, bahkan dalam menghadapi perubahan.
c. Meramalkan Pasokan Kandidat Di Dalam
Tugas utama adalah menentukan karyawan mana yang memenuhi syarat atau
dapat dilatih untuk pembukaan yang diproyeksikan. Manajer departemen atau
pemilik perusahaan yang lebih kecil dapat menggunakan perangkat manual untuk
melacak kualifikasi karyawan. Misalnya, dalam membuat inventaris keterampilan
personel perusahaan dan formulir pengembangan catatan. Untuk setiap karyawan
saat ini, buat daftar keterampilan, pendidikan, kursus yang disponsori perusahaan,
minat karier dan pengembangan, bahasa, penugasan yang diinginkan, dan
pengalaman terkait lainnya.

Grafik penggantian personil

Catatan perusahaan menunjukkan kinerja saat ini dan kemampuan promosi
kandidat dalam untuk posisi yang paling penting.

Kartu pengganti posisi

Kartu yang disiapkan untuk setiap posisi di perusahaan untuk menunjukkan
kandidat pengganti yang potensial dan kualifikasi mereka.
 Perusahaan yang lebih besar jelas tidak dapat melacak kualifikasi ratusan
atau ribuan karyawan secara manual. Karena itu mereka mengomputerisasi
informasi ini, menggunakan berbagai sistem perangkat lunak paket seperti
Perangkat Lunak Inventaris Keterampilan Survey Analytics. Sistem inventaris
keterampilan seperti dari Perceptyx (www.perceptyx.com) memungkinkan
pengusaha mengumpulkan dan menyusun informasi keterampilan karyawan
secara real time melalui survei karyawan online.
Program inventaris keterampilan membantu manajemen mengantisipasi
kekurangan staf dan keterampilan, dan memfasilitasi perencanaan, rekrutmen, dan
pelatihan tenaga kerja. Biasanya mencakup item seperti kode pengalaman kerja,
pengetahuan produk, tingkat keakraban karyawan dengan lini produk atau layanan
majikan, pengalaman industri orang tersebut, pendidikan formal, pengalaman
industri, keterampilan bahasa asing, keterbatasan relokasi, minat karier, dan
penilaian kinerja.
Proses inventaris keterampilan yang biasa bagi karyawan, penyelia, dan
manajer sumber daya manusia untuk memasukkan informasi tentang latar
belakang, pengalaman, dan keterampilan karyawan melalui sistem. Kemudian,
ketika seorang manajer membutuhkan seseorang untuk suatu posisi, maka
menggunakan kata-kata kunci untuk menggambarkan spesifikasi posisi. Sistem
yang terkomputerisasi yang menghasilkan daftar kandidat yang memenuhi syarat.
d. Meramalkan Pasokan Calon Luar
Meramalkan ketersediaan tenaga kerja tergantung pada pengertian manajer
tentang apa yang terjadi di industri dan lokalnya. Misalnya, tingkat pengangguran
di atas 7% beberapa tahun yang lalu mengisyaratkan kepada manajer SDM bahwa
menemukan kandidat yang baik mungkin lebih mudah. Manajer kemudian
melengkapi pengamatan tersebut dengan analisis pasar tenaga kerja formal.
Karena penyusup dapat menyerang dari luar organisasi atau dari dalam,
departemen SDM dapat membantu menyaring pencuri identitas potensial dengan
mengikuti empat aturan dasar:

• Melakukan pemeriksaan latar belakang pada siapa saja yang akan

memiliki akses ke informasi pribadi.

• Jika seseorang dengan akses ke informasi pribadi sedang sakit atau cuti,
jangan mempekerjakan karyawan sementara untuk menggantikannya.
Alih-alih, bawalah pekerja terpercaya dari departemen lain.

• Lakukan pemeriksaan latar belakang acak seperti tes obat secara acak.

• Batasi akses ke informasi seperti SSN, informasi kesehatan, dan data

sensitif lainnya untuk manajer SDM yang mengharuskannya melakukan
pekerjaan mereka.
Penekanan hari ini pada teknologi berarti banyak pelamar yang tidak
memiliki keterampilan dasar seperti matematika, komunikasi, kreativitas, dan
kerja tim. Kebutuhan seperti itu juga dimasukkan ke dalam angkatan kerja dan
rencana pelatihan majikan.
e. Pemantauan Tenaga Kerja Prediktif
Perencanaan tenaga kerja seringkali melibatkan perhatian terus menerus
terhadap masalah perencanaan tenaga kerja. Manajer menyebutnya pemantauan
tenaga kerja prediktif ini. Sebagai contoh, Intel Corporation melakukan “Penilaian
Kemampuan Organisasi” setengah tahunan. Departemen kepegawaian bekerja
dengan kepala bisnis perusahaan dua kali setahun untuk menilai kebutuhan tenaga
kerja baik dalam waktu dekat maupun hingga 2 tahun di masa mendatang. Boeing
 Corp. mempertimbangkan berbagai faktor ketika memprediksi kesenjangan bakat
sebagai bagian dari proses "pemodelan tenaga kerja". Ini termasuk karakteristik
tenaga kerja Boeing seperti usia, kelayakan pensiun untuk karyawan dengan
berbagai keterampilan, tren ekonomi, kenaikan atau penurunan yang diantisipasi
dalam tingkat kepegawaian, dan transfer serta promosi internal. Fitur SDM
sebagai Pusat Profit yang menyertainya menunjukkan contoh.
f. Menyesuaikan Pasokan Tenaga Kerja yang Diproyeksikan dan Permintaan Tenaga
Kerja
Perencanaan tenaga kerja harus secara logis berujung pada rencana tenaga
kerja. Rencana ini memaparkan kesenjangan tenaga kerja dan keterampilan yang
diproyeksikan dari majikan, serta rencana penempatan staf untuk mengisi
kesenjangan ini. Misalnya:
• Rencana harus mengidentifikasi posisi yang harus di isi
• Kandidat atau sumber potensial internal dan eksternal untuk posisi ini
• Pelatihan dan promosi yang menggerakkan orang ke posisi akan
memerlukan
• Sumber daya yang menerapkan rencana akan membutuhkan, misalnya,
dalam biaya perekrut, perkiraan biaya pelatihan, biaya relokasi, dan biaya
wawancara
g. Perencanaan Suksesi
Perencanaan suksesi melibatkan pengembangan rencana tenaga kerja untuk
posisi teratas perusahaan. Perencanaan suksesi adalah proses yang berkelanjutan
untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengembangkan kepemimpinan organisasi
secara sistematis untuk meningkatkan kinerja. Ini mencakup tiga langkah:

1. Mengidentifikasi kebutuhan posisi kunci, mengembangkan kandidat di dalam,

dan menilai orang-orang yang akan mengisi posisi kunci. Pertama,
berdasarkan pada rencana strategis dan bisnis perusahaan, manajemen puncak
dan direktur sumber daya manusia mengidentifikasi apa yang dibutuhkan oleh
posisi kunci masa depan perusahaan. Hal-hal yang perlu diatasi di sini
termasuk menentukan posisi kunci dan "karyawan berpotensi besar,"
 meninjau bakat perusahaan saat ini, dan membuat profil keterampilan
(berdasarkan strategi perusahaan) untuk posisi kunci.

2. Manajemen beralih ke menciptakan kandidat untuk pekerjaan.

Mengidentifikasi kandidat di dalam atau di luar dan memberikan mereka
pengalaman perkembangan yang mereka butuhkan untuk menjadi kandidat
yang layak. Pengusaha mengembangkan karyawan berpotensi tinggi melalui
pelatihan internal dan pengalaman lintas fungsional, rotasi pekerjaan,
pelatihan eksternal, dan penugasan global/regional.

3. Perencanaan suksesi membutuhkan penilaian kandidat dan memilih mereka

yang benar-benar akan mengisi posisi kunci. Mereka mengisi resume online
untuk diri mereka sendiri, termasuk minat karier, dan perhatikan
pertimbangan khusus seperti batasan geografis. Para manajer juga menilai diri
mereka sendiri pada empat kompetensi. Setelah manajer memberikan
inputnya, program memberi tahu atasan manajer itu, yang menilai
bawahannya dan menunjukkan apakah orang tersebut dapat dipromosikan.
Penilaian ini dan resume online kemudian secara otomatis ke kepala divisi dan
direktur SDM divisi.
B. Mengapa Merekrut yang efektif itu Penting
Merekrut karyawan Menemukan dan/atau menarik pelamar untuk posisi terbuka
majikan. Dengan asumsi perusahaan memberi manager wewenang untuk mengisi posisi,
langkah selanjutnya adalah membangun, melalui perekrutan, kumpulan pelamar. Perekrutan
karyawan berarti menemukan dan/atau menarik pelamar untuk posisi terbuka. Perekrutan itu
penting. Jika hanya dua kandidat yang mengajukan dua lowongan, manager punya banyak
pilihan selain mengontrak kandidat. Tetapi jika 10 atau 20 pelamar muncul, manager dapat
menggunakan teknik seperti wawancara dan tes untuk menyaring semua kecuali yang
terbaik. Bahkan ketika tingkat pengangguran tinggi, banyak pengusaha kesulitan menemukan
pelamar yang memenuhi syarat. Satu survei menemukan bahwa sekitar dua pertiga dari
eksekutif manufaktur yang disurvei beberapa tahun yang lalu menghadapi "kekurangan
tenaga kerja terampil yang moderat.
 Study Case “Techtonic Group”
Diperkirakan ada lebih dari 600.000 pekerjaan teknis yang tidak terisi (insinyur sistem,
programmer, dan sebagainya) di Amerika Serikat.182Oleh karena itu, perusahaan IT seperti
Techtonic Group terus berjuang untuk pelamar yang baik.
Selama bertahun-tahun, Techtonic mengalihdayakan pengembangan perangkat lunak
aplikasi ke Armenia; CEO Heather Terenzio terbang dua kali setahun untuk bekerja dengan
orang-orang di sana. Namun, gaji programmer di Eropa Timur adalah meningkat, dan jarak yang
terlibat dan perbedaan bahasa memperumit pengelolaan proyek. Oleh karena itu, CEO
memutuskan harus ada cara yang lebih baik. Karena programmer di luar negeri membutuhkan
instruksi yang lebih rinci, dia memutuskan dia bisa mempekerjakan orang-orang junior yang
lebih dekat ke rumah. Kemudian dengan upaya dan instruksi yang hampir sama, Techtonic dapat
melakukan pemrogramannya secara lokal.
Masalahnya, bagaimana Anda merekrut talenta ketika tingkat pengangguran untuk
pekerja teknologi mendekati nol? Ms. Terenzio punya solusi baru. Alih-alih mencari lulusan
perguruan tinggi dengan gelar teknis, Techtonic membuat program pelatihan/ magang.
Tujuannya adalah untuk menarik orang-orang yang tidak harus memiliki gelar sarjana tetapi yang
menyatakan keinginan kuat untuk melakukan pemrograman. Orangorang mendaftar untuk
program lima minggu di "Techtonic Academy," di mana mereka belajar keterampilan
pengkodean komputer dasar. Beberapa lulusan kemudian memenuhi syarat untuk magang
berbayar selama delapan bulan di Techtonic, tempat mereka belajar pengembangan perangkat
lunak
Program ini berhasil. Mereka biasanya mendapatkan sekitar 400 pelamar untuk masing-
masing dari 15 tempat di setiap program Akademi lima minggu. Kota Boulder membantu
mensubsidi program, dan pelamar tidak membayar untuk kelas. Perusahaan sekarang
memperluas program akademi/magang ke kota-kota AS lainnya.
Pertanyaan
5-15. Khususnya sumber perekrutan apa yang akan Anda gunakan untuk menarik peserta ke
Akademi Techtonic, dan program magang?
Jawab : Dalam menarik peserta ke “Techtonic Academy” dan program magang
perusahaan dapat mengandalkan sumber eksternal. Namun tidak menutup
kemungkinan juga berasal dari sumber internal. Sumber internal misalnya
karyawan-karyawan non-operasional yang sudah bekerja di perusahaan namun
tidak pada bidang operasional utama perusahaan terkait IT. Dengan kata lain,
misalnya karyawan bagian administrasi atau bagian lain yang sebelumnya
memiliki tingkat pekerjaan lebih rendah dibanding dengan tawaran dalam
“Techtonic Academy”.
Sedangkan melalui sumber eksternal, sekalipun dikatakan tingkat
pengangguran untuk pekerja teknologi mendekati nol, perusahaan dapat
menggunakan metode perekrutan misalnya advertising dan referrals. Keduanya
sangat cocok diimplementasikan, terlebih bila perusahaan tidak mensyaratkan
pendidikan tertentu dan berpegang pada keinginan kuat dalam bidang
pemrograman.

5-16. Apa sumber rekrutmen lainnya (selain akademi dan program magang) apakah Anda akan
merekomendasikan penggunaan Techtonic, dan mengapa?
Jawab : Perusahaan dapat menggunakan sumber perekrutan eksternal seperti advertising
dan referrals.
5-17. Saran apa yang akan Anda berikan kepada Techtonic untuk peningkatan dalam proses
perekrutannya?
Jawab : Perusahaan harus dapat melakukan perekrutan dengan efektif. Sehingga dapat
memilih pelamar yang sesuai dari sekian banyak pelamar yang ada. Untuk
meningkatkan proses rekrutmen, perusahaan dapat berfokus pada tiga hal utama.
Pertama, meyakinkan bahwa perekrut yang melakukan rekrutmen itu adalah
orang yang kompeten dan mengetahui seputar perekrutan dan pekerjaan yang
ingin diisi. Kedua, perusahaan harus dapat memastikan bahwa sumber
perekrutan yang dipilih benar-benar menyasar target pelamar perusahaan. Jangan
sampai yang terjadi adalah hanya membuang-buang anggaran untuk sesuatu
yang tidak terfokus. Ketiga, perusahaan harus juga memperhatikan branding
perusahaan. Citra perusahaan sebagai tempat kerja yang diharapkan harus
dibangun. Hal ini akan percuma bila perekrut sudah baik dan sumber perekrutan
sudah efektif, namun branding perusahaan buruk di mata pelamar.