#1

QUALITY
ASSURANCE (QA)

Powered by :

PT. Mina Maritim Indonesia

TEN
Mina Indonesia (PT. Mina Maritim Indonesia) adalah perusahaan

Education Technology yang berfokus untuk melakukan

TANG
pendidikan, pelatihan di bidang bisnis dan karir berstandar

internasional di Indonesia dan Asia Tenggara. Saat ini Mina

Indonesia telah melakukan penddikan, pelatihan, dan

pendampingan ke lebih dari 7000 pelaku usaha dan umkm,

MINA
industri, BUMN, karyawan, mahasiswa, dosen, freshgraduate,

asosiasi, pemerintah, penyuluh, pensiunan, dan stakeholder

lainnya di seluruh nusantara. Produk yang sudah Mina Indonesia

INDO
adakan seperti Pelatihan Food Safety Management System

(FSMS) yang termasuk didalamnya ISO 22000, FSSC 22000,

GMP, HACCP, dan SSOP, Pelatihan Quality Health Safety

NESIA
Environment (QHSE) yang termasuk didalamnya ISO 9001, ISO

14001, ISO 45001, dan SMK3 PP No 50 Tahun 2012. Pelatihan ini

diadakan di 30 Kota di seluruh Indonesia.

Selama proses perkembangannya sampai dengan saat ini, Mina

Indonesia juga telah menghasilkan produk pelatihan bidang

akuakultur, yaitu Pelatihan Bisnis Budidaya Udang Vannamei

Berskala Ekspor Berbasis Teknologi. Program pelatihan ini telah

dilaksanakan sebanyak lima kali di berbagai kota di Indonesia

seperti Jakarta, Garut dan Makassar. Pada kegiatan pelatihan

bisnis budidaya udang vannamei, juga ditingkatkan antara teori

dan prakteknya dengan kunjungan tambak budidaya udang

vannamei di beberapa kota, yaitu Subang, Garut, Indramayu

dan Makassar. Pada pelatihan bidang akuakultur ini

dikembangkan juga produk Pelatihan Bisnis Ekspor dan Fieldtrip

Tambak Budidaya Udang Vannamei Skala Supra Intensif.

Melalui program pendidikan, pelatihan bidang bisnis dan karir,

Mina Indonesia berkomitmen secara konsisten dan terlibat

langsung mewujudkan visi dan misi Indonesia yaitu

meningkatkan sumber daya manusia yang unggul untuk

Indonesia maju. Sebagai perusahaan Education Technology,

dengan produk pendidikan, pelatihan bidang bisnis dan karir, 

Mina Indonesia ingin menjadi platform, sarana dan wadah

pakar dan praktisi industri agar bisa mentransfer ilmunya ke

masyarakat luas, untuk mencapai pertumbuhan perekonomian

Indonesia.
OUTLINE
Tentang Mina Indonesia

Quality Plan x Quality

Assurance

Quality Assurance

Penutup

Daftar Pustaka

#BerlatihJadiHebat

Sumber : gettyimages.com
QUALITY PLAN X
QUALITY ASSURANCE
Sebelum kita melakukan tindakan kontrol terhadap

barang dan jasa untuk mengendalikan kualitas, kita

harus bisa membuat perencanaan atau planning

Bagaimana barang dan jasa yang kita

produksi bisa dikendalikan kualitasnya?

Bagaimana mengurangi barang yang

reject/rework, sehingga proses produksi

bisa berjalan maksimal.

Bagaimana menjaga kualitas bahan baku

dari awal sampai di tangan konsumen?

Hal ini memerlukan perencanaan mulai dari ruang lingkupnya, bagaimana hal

ini dapat mendukung kepentingan perusahaan, penentuan kriteria atau

standar kualitas mutu sebagai acuan standar produksi, bagaimana ancaman

serta peluangnya, bagaimana faktor-faktor lingkungan perusahaan sehingga

dapat mendukung pencapaian kualitas terbaik, dan bagaimana kebijakan

atau operasional prosedur perusahaan dapat mendukung pencapaian

kualitas terbaik. Ini semua diatur melalui Quality Plan.

Sumber : gettyimages.com
Quality Plan merupakan  proses mengidentifikasi standar kualitas

yang relevan dengan kebutuhan, untuk memenuhi standar peraturan yang

berlaku di setiap bagian pekerjaan, melakukan penetapan standar secara

spesifik, dan ditetapkan sebagai perencanaan strategi pencapaian standar

yang telah direncanakan. Untuk lebih memahami bagaimana proses Quality

Plan, bisa melihat gambar di bawah ini (Gambar 1):

Tools &
Inputs Outputs
Techniques

Quality management
Scope baseline Cost-benefit analysis
plan
Stakeholder register Cost of quality
Quality metrics
Cost performance Control charts
Quality checklist
baseline Benchmarking
Process improvement
Schedule baseline Design of experiments
plan
Risk register Statistical sampling
Project document
Enterprise Flowcharting
updates
environmental factor Proprietary quality

Organizational management

process assets methodologies

Additional quality

planning tools

Gambar 1. Proses Quality Plan

Beberapa hal yang diatur dalam

quality plan antara lain ruang

lingkup suatu masalah (misalnya

masalah A yang ingin

ditingkatkan kualitasnya),

kemudian merincikan segala

masalah teknis yang membuat

kualitas tidak baik, menentukan

standar kualitas dengan

pertimbangan biaya dan

kebutuhan customer. Setelah

kita selesai menentukan ruang

lingkupnya kita bisa

menyesuaikan dengan

kepentingan perusahaan

(misalnya apa yang ingin

dicapai oleh perusahaan

tersebut), lalu kita mengatur

jadwal serta biaya yang Sumber : static.pb.pl

dibutuhkan untuk mencapai

kualitas atau standar yang

sudah ditentukan.
Dalam melakukan planning, kita juga harus melakukan

analisis dampak resiko dan peluang pembiayaan

setiap prosedurnya (baik dari segi biaya maupun

kinerja agar efisien). Selain itu, budaya atau kebijakan

serta prosedur yang sudah ada dalam perusahaan

harus menjadi pertimbangan dalam melakukan

planning. Faktor lingkungan perusahaan ini tidak

hanya hubungan karyawan dengan karyawan maupun

karyawan dengan atasannya, tetapi juga bagaimana

hubungan karyawan dengan pemerintahan, hubungan

perusahaan dengan agen lainnya, serta bagaimana

kondisi lingkungan kerjanya. Karena kondisi ini tentu

akan mempengaruhi kualitas barang dan jasa juga.

Secara garis besarnya, Quality Plan (QP) memiliki

empat elemen utama, yaitu:

1.    Penentuan kebijakan mutu (Quality Policy)

2.   Penentuan penanggung jawab kebijakan mutu

3.   Penentuan arah pencapaian mutu

4.   Penentuan strategi pencapaian mutu

Success

Planned Unintended
and but
Successful Successful
dennalpnU
dennalP

Planned Unintended
and but
Successful Successful

Failure
Gambar 2. Alur Quality Plan
Tools yang bisa digunakan dalam membuat Quality Plan (QP) adalah:

1. Cost Benefit Analysis, membandingkan total biaya hingga

mencapai kualitas yang diharapkan

2. Cost Of Quality, menghitung semua biaya untuk mencapai kualitas

(termasuk biaya tidak terduga yang mungkin terjadi selama proses

produksi)

3. Control charts, menggambarkan batas minimum dan batas

maksimum untuk mencapai kualitas yang sudah ditentukan baik

dari segi biaya maupun kontrol

4. Benchmark, melakukan perbandingan antara yang di lapangan

dengan yang tertera di kertas atau buku

5. Design experiments, melakukan beberapa pengujian, dan

membandingkan dampak buruk baiknya

6. Statistical sampling

7. Flowcharting, menggambarkan hubungan antara proses dengan

langkah-langkah prosedur yang diambil

8. Proprieraty quality management methodologies

9. Additional quality planning tools

Output yang dihasilkan dengan menggunakan tools

diatas adalah

Quality management plan (berisi gambaran

bagaimana tim akan mengimplementasikan

kebijakan mutu yang sudah disepakati dan

disesuaikan dengan organisasi),

Quality metrics (berisi gambaran atribut yang

diperlukan selama proses kontrol kualitas

berlangsung dan pengukuran terhadap proses

kontrol kualitas yang dilakukan),

Quality checklist (tujuannya untuk melakukan

verifikasi terhadap langkah-langkah atau prosedur

yang sudah dilakukan),

Process improvement plan (termasuk didalamnya

langkah-langkah atau prosedur untuk mengalisis

proses yang sudah dilakukan),

Project document updates

Output yang dihasilkan Quality Plan ini nantinya

digunakan oleh seorang Quality Assurance (QA)

sebagai pedoman atau panduan untuk menghasilkan

kualitas yang sesuai dengan standar organisasi atau

perusahaan. Quality Assurance sebagai penjamin

kualitas di suatu perusahaan. Penjamin kualitas atau

mutu adalah seluruh rencana dan tindakan sistematis

yang dibuat oleh QA yang nantinya dikontrol oleh

seorang Quality Control (QC) agar pedoman atau

standar yang dibuat oleh QA dapat diterapkan dan

diimplementasikan sehingga kualitas atau mutu dapat

terjamin mulai dari penerimaan bahan baku sampai

ke tangan konsumen.
Sumber : gettyimages.com

Secara umum tahapan yang perlu dilakukan

dalam membuat Quality Plan menurut Arif

(2011) adalah :

1.   Mengidentifikasi customer dan target

pasar

2. Mengidentifikasi kebutuhan customer

3.  Menterjemahkan kebutuhan customer ke

dalam produk atau jasa yang diperlukan

4.  Mengembangkan produk atau jasa yang

lebih dari customer butuhkan

5.  Mengembangkan proses yang dapat

menghasilkan barang atau jasa

untuk menciptakan produk dengan cara

paling efisien

6.  Mengubah desain yang ada ke dalam

organisasi dan operasional

QUALITY ASSURANCE

Sumber : gettyimages.com

Perencanaan mutu menjadi proses awal dalam suatu siklus manajemen

kualitas. Quality Plan (QP), Quality Assurance (QA), dan Quality Control

(QC) memiliki fungsi yang saling berkolerasi dan berintregrasi. Dasar dari

pembuatan QP menjadi acuan seorang QA untuk membuat standar atau

prosedur, standar ini yang nantinya akan dikontrol oleh seorang QC untuk

memastikan bahwa proses yang berlangsung sudah sesuai dengan

pedoman, apabila selama proses produksi ada hal yang tidak sesuai, maka

QC akan melaporkan kepada QA dan QA melakukan improvisasi hingga

standar perusahaan atau organisasi dapat tercapai.

Quality Assurance (QA) artinya adalah

Penjaminan Kualitas.

Istilah “Assurance” atau jaminan menyatakan suatu kepastian ataupun

kepercayaan terhadap barang dan jasa yang dihasilkan organisasi. QA

berorientasi pada proses, dimana proses yang berlangsung diharapkan

sesuai dengan standar yang ditentukan, sehingga diperoleh jaminan

(perlindungan) bahwa pelanggan atau customer terhindar dari

kemungkinan terjadinya kerugian/cacat mengenai suatu produk atau jasa

(Kalimantara, 2016).
Prinsip Dasar

Quality Assurance

#BerlatihJadiHebat

Sumber : gettyimages.com

1. Fokus pada pelanggan

2. Keterlibatan karyawan

3. Peningkatan berkelanjutan

4. Sistem terintegrasi

5. Pendekatan strategi dan sistematis

6. Pembuatan keputusan berdasarkan fakta

7. Komunikasi
Tanggung Jawab

Quality Assurance

1. Bertanggung jawab untuk sistem

manajemen dokumen

2. Memastikan kepatuhan berkelanjutan

dengan persyaratan peraturan kualitas

dan industri yang ditetapkan

perusahaan

3. Menafsirkan dan menerapkan standar

jaminan kualitas

4. Menganalisis data untuk

mengidentifikasi area untuk perbaikan

dalam sistem mutu

5. Mengelola dan memeriksa kegiatan

manajemen risiko

6. Mengembangkan, merekomendasikan

dan memantau tindakan perbaikan dan

pencegahan

7. Mengevaluasi kecukupan standar

jaminan kualitas

8. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan

dan mengatur intervensi pelatihan untuk

memenuhi standar kualitas

9. Meninjau pelaksanaan dan efisiensi

kualitas dan inspeksi sistem agar

berjalan sesuai rencana, melaksanakan

dan memantau pengujian dan inspeksi

bahan dan produk untuk memastikan

kualitas produk jadi.

10. Menyelidiki keluhan pelanggan dan

masalah ketidaksesuaian

11. Merancang sampel prosedur dan

petunjuk untuk mencatat dan

melaporkan data berkualitas

12. Perencanaan prosedur jaminan kualitas

suatu produk atau jasa

Masukan atau input yang biasanya

digunakan oleh seorang QA adalah

project management plan, quality

matrics, work performance informations,

and quality control measurement.

Sebagian dari input merupakan hasil dari

pembuatan QP.

Mengapa Quality Control Measurement

menjadi masukan juga? Karena

berdasarkan hal ini seorang QA dapat

melakukan improvement lebih lanjut agar

proses produksi terus melakukan

perbaikan. Sumber : gettyimages.com

Tools yang biasanya digunakan oleh seorang QA adalah:

a.    Plan quality & perform quality

control tools and techniques

(merencanakan tools QC apa yang

digunakan dan teknik sampling seperti

apa yang sesuai)

b.    Quality Audits

(meninjau dan mengidentifikasi

prosedur yang terbaik, kekurangan dari

setiap prosedur, meningkatkan

produktivitas, dan menandakan bagian

mana yang paling berkonstribusi

selama proses audit)

c.    Process Analysis

(mengidentifikasi perbaikan yang bisa

dilakukan kedepannya dan memeriksa

masalah atau kendala yang terjadi

selama proses produksi)

Sumber : gettyimages.com

Dengan menggunakan tools tersebut, seorang QA akan menghasilkan

organizational process assets updates, change request, project management

plan updates, dan project document updates (Hashim et al., 2004).

Proses kegiatan QA apabila ditinjau dari pengendalian bisnis prosesnya

yaitu Incoming Quality Assurance (QA), In Process Quality Assurance

(IPQA), dan Out Going Quality Assurance (OQA)

Sumber : gettyimages.com

1.    Incoming Quality Assurance (IQA)

Menentukan standar, prosedur penerimaan, metode

pengujian/analisa, dan menangani masalah kualitas, perencanaan

kualitas, sebelum dilakukan proses produksi dan memastikan kontrol

penerimaan bahan baku sudah sesuai dengan standar yang telah

ditentukan

Tugas spesifik IQA meliputi:

Membuat prosedur penerimaan barang

Membuat standar keberterimaan supplier

Melakukan evaluasi daftar supplier

Menentukan standar pengendalian kualitas

Menentukan prosedur analisa

Melakukan pemantauan

Memastikan keberterimaan kualitas material

Peningkatan kualitas
2.    In Process Quality Assurance (IPQA)

Menetukan prosedur, standar, metode

pengujian, analisa, menangani masalah dan

perencanaan kualitas selama proses produksi

sesuai standar yang telah ditentukan.

Tugas spesifik IPQA meliputi:

Menentukan spesifikasi standar

Menentukan metode analisa

Membuat prosedur proses dan release

produk   

Membuat perencanaan kualitas produk

Mengevaluasi data statistik

Lakukan audit proses

Memastikan keberterimaan produk akhir

3.   Out Going Quality Assurance (OQA)

Memastikan produk yang dikirim sudah

memenuhi persyaratan kepuasan

pelangan.

Tugas spesifik OQA meliputi:

Metode verifikasi di gudang finish

good

Menentukan prosedur proses

pemuatan barang sampai customer

Menentukan parameter pengujian

pengiriman produk jadi

Melakukan evaluasi dan survey

kepuasan pelanggan
PENUTUP
Peran dan fungsi dari Qual ity Pl an ( QP), Quality Assurance

(QA) , dan Quality Control (QC) tidak dapat dipisahkan karena

setiap fungsinya memil iki hubungan yang saling berkol erasi.

Tanpa ada QP, QA tidak bisa berjalan, karena QP dibuat oleh

QA dan sebagai dasar seorang QA untuk menentuk an pedoman

atau aturan standar proses produksi. Tanpa adanya aturan dari

QA ini, seorang QC juga tidak bisa berjalan, karena

tidak ada pedoman atau panduan untuk mencapai kualitas

terbaik di suatu perusahaan atau organisasi. Mesk ipun peran

dan fungsi dari kedua hal ini (QA dan QC) berbeda, tidak

jarang perusahaan menjadikan satu (misalnya seorang QA

merangkap sekaligus sebagai QC) karena terbatasnya cost

maupun karyawannya. Tetapi meskipun hal seperti ini ter jadi,

kita tetap harus tau bagaimana sistem kerja seorang QC

maupun QA karena tugasnya memiliki fokus yang berbeda.

Penerapan sistem QA dan QC in tentu merupak an investasi

jangka panjang suatu perusahaan atau organisasi, hal ini

berdampak pada efektifitas dan efesiensi

ker ja perusahaan dengan mencapai k ualitas terbai knya.

Report by Siti Ropikoh

Layouting by Nabilla Dhani Amanda

Material by Matheus Nugroho

Daftar Pustaka

Arif, A. 2011. Quality  Assurance dengan Metode Quality Function

Deployment: Konsep Implementasi pada Institusi Perguruan Tinggi.

Jurnal Akuntansi Universitas Jember. 41-58

Hashim, M,M., M,S, Hamed., Moemen, N,E,D. 2004. Quality Control Basics

and Systems. Helwan University. 1-48

Kalimantara, B,R,F. 2016. Manajemen Quality Assurance sebagai upaya

meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap sekolah. Jurnal

Manajemen dan Supervisi Pendidikan. 1(1): 52-59

PT MINA MARITIM INDONESIA
Address :

Jalan Raya Pasar Minggu No. 26 G

Pasar Minggu, Jakarta Selatan

DKI Jakarta, 12520

E-mail :

cs@minaindonesia.com

Phone :

0822-1777-7616

Get In
021-278-71-384

Touch
With Us

minaindonesia

@minaindonesia

mina_indonesia

Minaindonesia.com