MAKALAH

TEKNIK ANALISIS DATA EKSTAN

Disusun untuk memenuhi tugas dari dosen pengampu

Prof. Dr. Abdul Hasan Saragih, M.Pd

DISUSUN OLEH

Chairunnisak (8196122013)
Friska Apriani Siregar (8196122010)
Debby Latifah Simatupang (8196122009)

PROGRAM STUDI TEKNOLOGI PENDIDIKAN

PASCA SARJANA UNIMED
2020
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas kasih dan
karuniaNya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Teknik Analisis Data
Ekstan”.
Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Analisis Kebutuhan Pelatihan
Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, namun kami sudah berusaha
mengerjakannya dengan baik. Untuk itu kami menerima dengan senang hati saran, kritik dan
masukan untuk penyempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini bermanfaat bagi kita semua.

Medan, 13 Oktober 2020

Tim Penyusun,

Kelompok 1

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar .................................................................................................. i

Daftar isi ............................................................................................................ ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ............................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ......................................................................................... 2
C. Tujuan Penulisan Makalah ............................................................................ 2
D. Tujuan Penulisan Makalah ............................................................................ 2

BAB II PEMBAHASAN

A. Teknik Analisis Untuk Sebuah Penelitian .................................................. 3

B. Langkah-langkah Analisis Sebuah penelitian .............................................. 4

C. Solusi Mengatasi Kebutuhan Pelatihan ........................................................ 8

D. Ekstan Data Analisis/ Analisis Data Ekstan ................................................. 9

E. Tujuan Analisis Data Ekstan ...................................................................... 10

F. Gambaran Teknik Analisis Data Ekstan ..................................................... 12

G. Kapan Teknik Ekstan Data Digunakan ....................................................... 14

BAB III PENUTUP

A. Simpulan ................................................................................................... 17

B. Saran ......................................................................................................... 17

DAFTAR PUSTAKA

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Analisis kebutuhan pelatihan perlu dilakukan sebelum memulai kegiatan. Dari hasilnya
akan dihasilkan disain pelatihan yang sesuai dan tepat sasaran. Berdasarkan pengalaman,
umumnya peserta pelatihan langsung diberikan materi tanpa terlebih dahulu melalui proses
analisis kebutuhan pelatihan. Seorang pelatih profesional harus terlebih dahulu melakukan
analisis kebutuhan pelatihan sebelum melaksanakan suatu pelatihan. Pelatihan adalah kegiatan
yang dirancang untuk meningkatkan kinerja pekerja dalam pekerjaan yang dEiserahkan kepada
pelatih. Pelatihan dilakukan secara sistematis menurut prosedur dan metode yang sesuai serta
dijalankan secara sungguh-sungguh dan teratur.
Bagi seseorang yang baru bekerja, pelatihan diberikan untuk membantu pekerja tersebut
dalam mendapatkan dan menguasai kecakapan dan keterampilan dalam bidang kerjanya. Sebagai
contoh untuk mengoperasikan computer atau mesin bagi pekerja baru dia harus mengetahui tata
cara mengoperasikannya tapi bagi pekerja lama dia akan perlu dilatih apabila bila ada perubahan
tata kerja atau penggantian alat kerja. Meskipun pada umumnya pelatihan diberikan pada para
pekerja operasional dan manual, namun tidak terbatas bagi mereka saja. Seorang pekerja pada
bidang manajerial tidak jarang memerlukan juga pelatihan misalnya dibidang manajemen baru
atau prosedur kerja baru sebagai akibat penggunaan teknologi kerja yang baru.
Dengan mendapatkan pelatihan yang sesuai para pekerja diharapkan dapat meningkatkan
produktivitas kerja mereka yang diakibatkan meningkatnya kepercayaan diri dan semangat
kerja. Pelatihan yang sesuai dihasilkan dari kegiatan analisis kebutuhan pelatihan yang
mencakup (1) masalah kinerja; (2) sistem dan teknologi baru; dan (3) otomatisasi dalam
pekerjaan. Dari ketiga analisis kebutuhan ini poin 1 dan 2 akan dibahas dalam pembahasan
berikut, untuk poin 3 karena merupakan kebiasaan (habitual training) sudah baku dan tidak perlu
dibahas.
Secara umum analisis kebutuhan pelatihan didefinisikan sebagai suatu proses pengumpulan
dan analisis data dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau faktor-faktor apa saja yang
ada di dalam instansi yang perlu ditingkatkan atau diperbaiki agar kinerja pegawai dan

1
produktivitas instansi menjadi meningkat. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperoleh
data akurat tentang apakah ada kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan.

B. Rumusan Masalah
Dengan melihat latar belakang maka dapat dirumuskan beberapa rumusan masalah sebagai
berikut :
1. Apa teknik analisis yang tepat untuk sebuah pelatihan?
2. Apa langkah-langkah analisis untuk sebuah pelatihan?
3. Apa solusi untuk kebutuhan sebuah pelatihan?
4. Apa yang dimaksud dengan teknik analisis data ekstan?
5. Apa Tujuan teknik analisis data ekstan?
6. Bagaimana Gambaran teknik analisis data ekstan?
7. Kapan Teknik Ekstan Data digunakan?

C. Tujuan Penulisan
Adapun yang menjadi tujuan dari penulisan makalah ini adalah Agar mahasiswa dapat
memahami:
1. Teknik analisis yang tepat untuk sebuah pelatihan.
2. Langkah-langkah analisis yang tepat untuk sebuah pelatihan.
3. Solusi yang tepat untuk sebuah pelatihan.
4. Teknik analisis data ekstan.
5. Tujuan teknik analisis data ekstan
6. Gambaran teknik analisis data ekstan
7. Kapan Teknik Ekstan Data digunakan

D. Manfaat Penulisan
Manfaat yang diharapkan dari penulisan makalah ini antar lain:
1. Sebagai bahan kajian mahasiswa pasca sarjana pada matakuliah Analisis Kebutuhan
Pelatihan.
2. Menjadi masukan dan bahan informasi bagi para pembaca tentang teknik analisis data
ekstan

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Teknik Analisis Untuk Sebuah Pelatihan

Pelatihan merupakan kegiatan belajar. Dalam pelatihan yang baik terjadai perubahan dalam
hal pengetahuan, sikap, perilaku, kecakapan dan keterampilan menjadi lebih baik yang
diakibatkan oleh interaksi antara peserta dengan kegiatan pelatihan tersebut. Dalam proses
pelatihan, peserta mendapatkan pengetahuan baru, pandangan baru, perilaku baru, cara baru,
kecakapan baru dan keterampilan baru tentunya. Pembelajaran melalui pelatihan tidak secara
otomatis dilakukan, yang berarti bahwa pelaksanaan pelatihan membutuhkan kerjasama antara
pelatih dan peserta pelatihan. Oleh karena itu peran antara pelatih dan peserta pelatihan perlu
dioptimalkan.
Hardjana (2001:16) mengidentifikasikan beberapa tanggung jawab dan tugas seorang
pelatih professional yang berkaitan dengan pelatihan, yaitu :
1. Mengumpulkan dan mendiagnosis data tentang kebutuhan pelatihan, serta menganalisis
dan menyimpulkan data tersebut untuk menentukan pelatihan yang diperlukan.
2. Merancang dan mengembangkan program pelatihan yang sesuai.
3. Menyusun rancangan penyampaian pelatihan yang meliputi metoe, strategi, dan tekniknya.
4. Melaksankan pelatihan, baik sendiri ataupun dalam tim.
5. Mengevaluasi pelatihan yang sudah dilaksanakan.
6. Mengadministrasikan pelatihan yang sudah dilaksanakan, program, materi, sistem evaluasi,
peserta, dan pembiayaannya.
7. Menyusun rencana follow-up dan pelaksanaannya.
Melalui proses pelatihan diharapkan peserta dapat siap dan bersedia meninjau
pengetahuan, sikap, perilaku, kecakapan, dan keterampilan mereka dan berusaha untuk
mengubahnya, mengenal kekuatan-kekuatan yang mendukung terjadinya perubahan
pengetahuan, sikap, perilaku, kecakapan dan keterampilan mereka maupun kelemahannya,
mampu merumuskan perubahan-perubahan yang mereka inginkan dalam pengetahuan, sikap,
perilaku, kecakapan, dan keterampilan yang sudah diubah menjadi baru, baik selama pelatihan
maupun dalan dunia nyata dalam hidup dan kerja mereka.

3
Ada 3 (tiga) teknik TNA yang akan dilakukan pada analisis kebutuhan pelatihan yaitu:
1. EDA = Extant Data Analysis / Analisis data ekstan
2. SMA = Subject Matter Analysis atau Analisis Materi Subjek dan
3. NA = Needs Assessment/Analisis Kebutuhan.

B. Langkah-Langkah Analisis Untuk Sebuah Pelatihan

Masalah umum yang dihadapi oleh para pelatih profesional dalam menganalisis kebutuhan
pelatihan terbagi atas:
1. Masalah Kinerja
Masalah kinerja diawali oleh keluhan seorang manajer : “ Apa yang sedang terjadi di sini?
“ atau “Dulu para pekerja begitu mahir dengan peralatan dan pola kerja yang telah ada.” Namun ,
“mengapa saat hal itu tidak ditemui? Masalah-masalah kinerja ini terjadi di tengah-tengah usaha-
usaha dalam situasi ketika para pekerja harus mengetahui cara mengerjakan pekerjaan mereka.
2. Sistem dan Teknologi baru
Pengenalan sistem-sistem dan teknologi-teknologi baru telah memerlukan waktu yang
cukup banyak bagi para pelatih. Biasanya, para pelatih professional menghadapi pertanyaan:
“Tolong ajari para pekerja menggunakan sistem-sistem”. Atau : kami mengetahui bahwa
peralatan kami benar-benar bersifat teknis dan itu baik. Masalah yang ditemukan adalah
bagaimana membantu para pekerja merasa nyaman dengan sistem-sistem yang ada.”
Untuk mengetahui masalah di atas, seorang pelatih idealnya diperlengkapi dengan teknik-teknik
dan alat-alat analisis kebutuhan pelatihan. Teknik-teknik tersebut mencakup: (a)Analisis data
ekstan (informasi yang dikumpulkan oleh perusahaan tentang hasil-hasil kinerja para pekerja, (b)
Analisis kebutuhan, dan (c) Analisis pokok masalah. Sedangkan alat-alat yang digunakan dalam
analisis kebutuhan mencakup: (a) wawancara, (b) observasi, dan (c) survey. Sedangkan tujuan-
tujuan dari teknik dan alat ini diarahkan pada (a) hasil-hasil optimal, (b) hal-hal actual (c) sebab-
sebab, (d) perasaan-perasaan, dan (e) solusi-solusi.
Masalah-masalah kinerja dan sebab-sebab secara umum berkaitan dengan beberapa hal
seperti:
1. Kurang keahlian atau pengetahuan
Keahlian dan pengetahuan dalam pelaksanaan tugas sangat penting dimiliki oleh pekerja
demi kelancaran dan keberhasilan tugas yang dilaksanakannya. Namun, banyak pekerja yang

4
saat diminta untuk melakukan suatu pekerjaan tidak bisa melaksanakannya karena tidak
memiliki keahlian atau pengetahuan walaupun pihak manajemen memaksa mereka untuk
mengerjakan tugas tersebut ataupun jika mereka menginginkan pekerjaan itu. Mereka tidak tahu
apa yang semestinya harus dilakukan, ataupun jika tahu tapi mengerjakannya tidak sesuai dengan
standar manajemen. Hal ini terjadi karena pada saat mereka diminta untuk melakukan tugas
tersebut, mereka tidak memiliki keterampilan dan pengetahuan yang cukup untuk melaksanakan
tugas yang diberikan padanya.

2. Kurang Insentif
Umpan balik, pujian, insentif dan kebijakan dalam dunia kerja selalu berkaitan dengan
masalah kinerja. Hal ini adalah bentuk dari suatu konsekuensi pekerjaan. Pekerja yang mampu
melaksanakan tugasnya dengan baik akan mendapatkan nilai positif drai pihak manajemen atas
pekerjaannya, begitu pula sebaliknya. Namun, bila kita melihat dalam suatu pekerjaan, banyak
ditemukan masalah yang berkaitan dengan intensif. Banyak pekerja yang merasa bahwa
pekerjaan yang telah mereka lakukan dengan baik tidak sepadan dengan pendapat yang mereka
dapatkan. Tentu hal ini akan menjadi suatu masalah dalam pekerjaan apabila pekerja merasa jika
pekerjaan yang telah mereka lakukan tidak sebanding dengan pendapatan yang mereka terima.
Berkaitan dengan masalah insentif, dapat ditekankan dalam 2 hal :
 Pekerja menginginkan insentif yang sesuai/ sebanding
 Pendapatan yang konsisten dan sesuai dengan standar umum.
Pekerja yang produktif akan memberi keuntungan bagi pihak manajemen sehingga
manager akan memberi perhatian lebih pada mereka yang produktif, baik berupa penambahan
insentif maupun bentuk reward lainnya. Penting bagi pihak manajemen untuk memberikan
kebijakan berupa insentif maupun reward sebagai motivasi bagi pekerja untuk mampu
memberikan kinerja yang terbaik di tempat kerjanya. Insentif dapat menjadi salah satu pemicu
produktivitas kerja.
3. Kurang Dukungan dari Lingkungan
Insentif dan lingkungan kerja saling berkaitan, karena bentuk insentif tidak terlepas dari
peranan komponen dibalik lingkungan dunia kerja itu sendiri, yaitu pihak manajemen serta
kebijakan yang diambil.

5
Banyak masalah yang disebabkan oleh kebijkan, hal pribadi dan faktor-faktor kontekstual
lainnya. Dalam hal ini, dapat dilihat 3 kawasan untuk menentukan apakah lingkungan
menghalangi kinerja yang efektif.
a. Personal : siapa yang bertanggung jawab terhadap pekerja yang memiliki masalah dalam
kinerjanya? Pertanyaan berikut dapat dipakai untuk mencari penyebab masalahnya.
 Kepada siapa pekerja harus bergantung?
 Apakah masalah datang dari pekerja?
 Apakah pekerja menganggapnya sebagai masalah yang penting?
 Apakah supervisor cukup mengetahui apa yang pekerja harus lakukan?
 Apakah supervisor memberi insentif yang sesuai dengan kinerja?
 Apa yang dilakukan supervisor jika pekerja tidak melakukan kinerjanya?
 Apakah supervisor menganggap bahwa hal ini merupakan suatu masalah atau hanya
berkaitan dengan hal manajemen?
 Apakah manajer atau supervisor menginginkan pekerjaannya untuk mengikuti
pelatihan?
 Apakah pihak manajer manaruh perhatian pada hal ini? Apa yang terjadi jika mereka
mengabaikannya.
b. Kebijakan dan prosedur : setiap perusahaan memiliki kebijakan kerja serta prosedur-
prosedur yang harus dilakukan oleh pekerjanya. Kebijakan serta prosedur yang baik
terhadap suatu pekerjaan yang harus dilakukan pekerja akan memberikan hasil kinerja
yang baik pula.
c. Perangkat : untuk jenis pekerjaan tertentu, khususnya berkaitan dengan keterampilan,
alat/perangkat sangat penting dalam pelaksanaan kinerja yang efektif dan efisien.

4. Kurang Motivasi
Motivasi dan insentif sangat menyangkut penyebab masalah kinerja. B hwa diperlukan
suatu bentuk pemberian insentif untuk meningkatkan kinerja. Masalah kinerja tidak selamanya
berkaitan dengan prilaku. Dewasa ini, banyak kajian pelatihan dan pengembangan berorientasi
kognitif menempatkan perhatian pada apa yang terjadi dalam diri setiap pekerja. Saat kita
menempatkan insentif dan motivasi secara bersamaan, kita mengabaikan perbedaan antara faktor

6
internal dan eksternal dan hanya memusatkan pada variabel eksternal yang lebih tradisional,
seperti insentif dan lingkungan.
Lalu, apakah motivasi itu dan bagaimana suatu pekerjaan yang telah dilakukan
memberikan kontribusi terhadap pemahaman tentang masalah kinerja dan penyebabnya? Dalam
The Journal of Instructional Development, John Keller menjelaskan implikasi teori motivasi dan
penelitian untuk perancang pembelajaran. Dengan memahami akar psikologi perilaku dan
kognitif maka dapat dipahami aspek internal dari pebelajar/peserta pelatihan. Selanjutnya, Keller
menjelaskan bahwa motivasi adalah :
MOTIVASI = NILAI X PENGHARAPAN
Nilai adalah nilai individu yang melekat pada hasil kinerja yang dilakukan. Peserta
pelatihan harus memahami nilai apa yang ada padanya, apa yang akan mampu dilakukannya
dengan nilai tersebut serta mengapa nilai itu pantas dalam pekerjaannya. Mereka harus dapat
menyadari apa yang baik, bernilai dan berharga dari suatu nilai yang akan dipelajari untuk
implikasinya dalam pekerjaan sekarang dan akan datang.
Pengharapan adalah persepsi tentang keberhasilan tugas yang dilakukan. Peserta pelatihan
yang tidak memiliki pengharapan tentang pelatihan yang diambilnya akan lebih sering
mengundurkan diri daripada mereka yang memiliki motivasi.
Pelatih menyukai peserta yang memiliki nilai dan pengharapan yang tinggi. Saat
menghadapi peserta yang kurang termotivasi, maka diperlukan suatu bentuk pemberian insentif
untuk melaksanakan pekerjaannya, seperti halnya dalam pelatihan militer. Kemungkinan situasi
yang terburuk dan sering terjadi adalah melihat kelompok peserta pelatihan yang tidak
menginginkan untuk turut dalam pelatihan tersebut (nilai rendah), peserta yang meragukan
kemampuan mereka akan keberhasilan tugasnya (pengharapan rendah) atau supervisor yang
tidak ingin mengirimkan pesertanya untuk pelatihan (alasan kesulitan insentif).
Dapat disimpulkan bahwa motivasi adalah apa yang diyakini serta nilai yang dimiliki
pekerja tentang prosedur atau hasil kontribusi terhadap pekerjaannya. Insentif adalah apa yang
dilakukan pihak manajemen terhadap hasil kinerja pekerjanya. Faktor internal adalah apa yang
pekerja ketahui dan rasakan tentang dirinya sedangkan faktor eksternal adalah hubungan yang
terjadi antara diri pekerja dengan unsur-unsur yang terlibat dalam pelaksanaan kinerjanya.

7
C. Solusi Mengatasi Kebutuhan Pelatihan
Satu solusi yang diusulkan oleh manajemen : melatih dan mengajar, “masalah dapat berlalu”
atau “ kegunaan sistem baru akan diperoleh”. Langkah-langkah yang dilakukan oleh pelatih
professional dalam pemecahan masalah yaitu :
1. Analysis
Menemukan masalah, memahami dengan baik sehingga dapat dipecahkan
2. Design
Suatu masalah dapat dipecahkan melalui pelatihan atau bantuan kerja kemudian pelatih
(pengembang instruksional) akan membangun atau mendesain pelatihan yang jelas dan berguna
3. Development
Berdasar tujuan, strategi pelatihan direncanakan dan dikembangkan. Dalam pengembangan
ini kita menuliskan materi pelajaran.
4. Implementation
Dalam implementasi ini kita melaksanakan solusi pelatihan yang telah dikembangkan
5. Evaluation
Dalam melaksanakan evaluasi seorang pelatih harus memperhatikan beberapa pertayaan
seperti :
a. Apakah intervensi dapat bekerja?
b. Apakah kebutuhan telah berubah?
c. Apakah hasil atau sistem pelatihan akan digunakan lagi?
d. Apakah manajer lebih termotivasi jika itu masalahnya?

Dalam evaluasi pelatihan perlu memperhatikan apakah masalah telah teratasi, alasan untuk
melaksanakan pelatihan telah hilang. Lalu tim evaluasi mengumpulkan data untuk menilai
manfaat dari pelatihan. Dalam evaluasi berbasis tujuan pertimbangan hanya jika tujuan tercapai
secara efektif.

8
 Berikut ini diberikan contoh analisis kebutuhan pelatihan dari masalah-masalah kinerja dan
sebab-sebab di atas.
NO PENYEBAB
MASALAH
1 Ketiadaan keterampilan
2 Ketiadaan pengetahuan
3 Lingkungan kerja yang
buruk
4 Insentif yang tidak
sesuai
5 Ketiadaan motivasi
CONTOH SOLUSI
Tidak dapat merancang kegiatan Pelatihan
belajar mengajar secara efektif
Tidak dapat membaca kode-kode Pelatihan
komponen elektronik
Pekerja sosial memiliki direktori Panduan yang
dan panduan referensi yang lama baru
Setelah mendapat CBT yang efektif, Penugasan ke
pelatih mendapat produk baru yang tugas yang baru
menyenangkan
Karena tidak adanya pengetahuan Pelatihan
peserta pelatihan untuk apa tujuan
dan manfaat pelatihan dilakukan
sehingga motivasi mereka kurang

D. Extant Data Analysis / Analisis Data Ekstan

Merupakan teknik analisis yang mengarahkan langsung pada hasil. Data yang ada berupa
laporan hasil dari kemampuan/kerja karyawan. Merupakan gambaran aktivitas pekerja dilihat
dari hasil kerja, dengan melihat apa yang dikerjakan atau merupakan penilaian terhadap kinerja
sesuai dengan kenyataan yang ditunjukkan dari hasil kerja karyawan. Dalam EDA, tidak melihat
pada apa yang dilakukan oleh para karyawan, akan tetapi melihat efek-efek dan kemudian
menyimpulkan kembali hasilnya untuk membuat sebuah gambaran dari kemampuan/performa
karyawan yang ada saat ini dari hasil-hasil tersebut. Tujuan utama EDA adalah menguji hasil,
mencari kebenaran melalui trend, menyesuaikan tujuan perusahaan, menghemat dana, dan
memeriksa/membuktikan apa yang didengar selama TNA. Pengertian teknik analisis data Ekstan
dapat disimpulkan bahwa analis data ekstan adalah usaha analisis yang dilakukan berdasarkan
analisis awal dan akhir dari kinerja dan prestasi kerja yang akan dijadikan sebagai landasan
penyusunan program pelatihan.

9
E. Tujuan Analisis Data Extant
Tujuan analisis data extant adalah:
1. Hasil Penelitian terhadap pandangan perilaku
Tujuan utama dari analisis data extant adalah menentukan hasil dari upaya karyawan dan
kemudian menggunakan mereka untuk mengerti penampilan karyawan. Berpikir tentang penjaja
karnaval yang menjual dan bernyanyi dan memohon dengan sangat, tetapi sedikit pelanggan
memilih untuk berkunjung pada pamerannya. Atau mempertimbangkan penerbangan kepada
pembantu perilaku. Semua minuman dan makanan didistribusikan dan dikimpulkan pada
saatnya, mengubah adalah membuat dan dikembalikan kepada penumpang, tetapi masih terdapat
komplain bahwa pembantu penerbangan kurang respon daripada pesaing. Anda akan dapat
melihat penjaja dan pembantu dan tidak diketahui bahwa terdapat sebuah masalahdengan
penampilan. Dengan memfokuskan pada prestasi, anda tahu terdapat problem, terjadi jika
permukaan indicator memberi kesan bahwa mereka dalam keadaan baik.

2. Mencari kebenaran melalui kecenderungan.

Extant data tidak menipu. Walau extant data tidak memberikan suatu gambaran lengkap
tentang apa yang sedang berlangsung, ekstant data memberikan suatu potret hasil-hasil mengenai
apa yang benar-benar terjadi dan apa yang biasanya berlangsung pada bisnis pasar malam dan
para pelayan penerbangan. Ketika ahli pelatihan menggunakan analisis data extant untuk mencari
kebenaran, pria dan wanita mencari kecenderungan dalam hasil-hasil yang memancarkan, terang
pada kecenderungan-kecenderungan dalam tindakan kerja. Sebuah surat keluhan dari seorang
pelanggan atau sebuah bagian penjualan yang rendah menunjukkan suatu jenis kebenaran dalam
manajemen. Tantangan bagi personil atau spesialis pelatihan ialah menentukan bilamana
potongan extant data itu (surat itu atau titik layer radar penjualan) bersifat menunjukkan
kebenaran yang lebih luas mengenai apa yang sedang dikerjakan karyawan dan apa yang tidak
dikerjakannya.

3. Menggunakan hasil-hasil untuk membentuk upaya TNA

Kebenaran yang lebih luas ini selanjutnya memberi penerangan kepada TNA, menjadi basis
untuk susunan pertanyaan bagi tingkat penyelidikan terakhir. Sebagai pengganti pertanyaan
seperti, “apa masalah dengan laporan penjualan, “orang terbaik”?, anda dapat menyusun
pertanyaan yang mana didasarkan melalui kenyataan dan terperinci. Sebagai contoh, “bagian

10
penjualan ketiga perhitungan pasar uang, sebelum perkenalan orang terbaik adalah stabil, hampir
sama dengan bagian ketiga tahun lalu. Ketika penjualan “orang terbaik” itu turun 11 persen
menurut kasir menyebabkan laporan baru. Kenapa para kasir menjual begitu sedikit dalam
laporan ini?” adalah suatu pertanyaan yang baik. Hal ini menunjukkan kepada anda untuk
mengetahui apa yang sedang berlangsung dan mendorong tanggapan tertentu. Contoh lain: “biar
saya memberi anda dari beberapa surat para penumpang. Apakah anda berpikir bahwa mereka
secara tepat membayangkan perilaku penumpang?”Menurut pertanyaan orang terbaik, pelatih
menggunakan data extan untuk memperoleh keterangan tentang sebab dari masalah itu.
Contohnya, dalam pesawat terbang, extant data mencari-cari dasar/menyelidiki keterangan
mengenai tindakan kerja pelayan penerbangan yang sebenarnya.

4. Menyesuaikan dengan tujuan-tujuan yang berdasarkan dengan korporasi atau perwakilan.

Data extant dapat digunakan untuk mengukur perusahaan atau perwakilan berhadapan
dengan tujuan-tujuannya atau alasan-alasan paling penting untuk keberadaannya. Pikiran extant
data itu dengan cara berikut ini. Pemasangan tenaga nuklir sungguh-sungguh berkenaan dengan
produk energi, melakukan hal itu lebih sedikit biaya pemasangannya, melakukannya dengan
aman, dan diijinkan oleh para pengatur untuk menjaga operasinya. Tidak ada tindakan kerja
karyawan yang khusus, di dalam dan pada dirinya sendiri merupakan perhatian manajemen.
Menurut pandangan manajemen, materi perilaku karyawan menyumbang bagi pencapaian
tujuan-tujuan organisasi. Untuk itulah kenapa analisis extant data merupakan alat yang demikian
kuat untuk negosiasi dengan manajemen, para karyawan sumpahkan bahwa mereka tahu dan
bekerja, melainkan bagaimana mewujudkan tujuan-tujuan yang jelas yang telah ditetapkan.
Pembicaraan tersebut ialah hasil-hasil sekumpulan usaha-usaha karyawan dibandingkan dengan
pertimbangan kelompok yang ada tersebut. Adakah karyawan menanggapi secara tepat ketika
sebuah alarm hidup? Apakah para penumpang melaporkan jenis pengalaman tertentu di pesawat
terbang? Adakah perhitungan yang telah dijual oleh para kasir? Kelompok sumber daya manusia
melatih adnauseum, dan perilaku karyawan yang barangkali berhasil, tetapi penghargaan akan
dating hanya ketika semua upaya itu berhasil dalam pencapaian yang berhubungan/dihubungkan
dengan tujuan-tujuan.

11
5. Menyimpan /menghemat uang walaupun pada saat yang sama memperoleh pengertian
mengenai masalah.

Karena analisis extant data mengandalkan pemeriksaan keterangan yang ada dalam
perusahaan atau perwakilan, para pelatih menghindari biaya yang menyebabkan opini-opini baru
dan data-data baru. Ketika kita menggunakan teknik analisis extant data, kita tidak
mengumpulkan keterangan yang baru. Tidak ada daftar pertanyaan. Kita tidak mencari yang
tidak ada dan tidak ada secara alamiah sekarang dalam organisasi. Apa yang kita inginkan ialah
jalan masuk kepada catatan-catatan, file-file, formulir dan cetakan-cetakan, biasanya
dikumpulkan dan disimpan untuk tujuan lain dari analisisa oleh para ahli pelatihan.

6. Membuktikan apa yang anda dengar selama TNA

Karena anda mendengarkan pentas TNA, anda akan sering mendengar, “Mereka tidak tahu
bagaimana untuk.................? atau “kita tahu semuannya mengenai itu. Kita tidak membutuhkan
pelatihan. Kita membutuhkan lebih banyak............atau lebih baik.....”menggunakan analisis data
extant untuk kembali dan menyelidiki bilamana mereka menurut kenyataannya mengetahui
bagaimana menjelaskan laporan dan mengisi formulir. Beberapa tahun lalu, saya ikut terlibat
dalam TNA untuk pelatihan word processing. The word processor memberi tahu kita bahwa
word processor mengetahui semua sistem itu, maka tidak perlu susah dengan pelatihan. Jika
disana ada beberapa masalah, ia ada dalam sistem dan dalam pengawasannya. Apa yang kita
lakukan ialah memeriksa dokumen, dokumen itu telah siap cetak pada sistem untuk kesalahan
dan sekerap jenis penggunaan. Mengambil kesimpulan kembali dari extant data ini, kita dapat
membuktikan pernyataan-pernyataan itu dan memperoleh suatu gambar yang jelas dari apa yang
mereka lakukan sebenarnya dan juga apa yang mereka pilih untuk bekerja dengan sistem itu.

F. Gambaran Teknik Analisis Data Ekstant

Teknik pengumpulan data (tools) yang digunakan dalam EDA adalah :

1. Interviews atau wawancara, merupakan salah satu alat atau instrument dalam pengumpulan
data atau informasi yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan system
informasi. Interviews atau wawancara adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan-
tujuan tertentu dengan menggunakan format tanya jawab yang terencana. Interview dapat

12
 diartikan sebagai wawancara yang merupakan metode dalam pengumpulan data yang
menghendaki komunikasi langsung antar penyelidik dengan subjek atau dapat disebut
sebagai responden. Wawancara memungkinkan dalam pengumpulan data mendengar tujuan-
tujuan, perasaan, pendapat, dan prosedur-prosedur informal dalam wawancara dengan para
pembuat keputusan organisasional. Dengan teknik pengumpulan informasi menggunakan
wawancara untuk mengembangkan hubungan mereka dengan klien, mengobservasi tempat
kerja serta untuk mengumpulkan data yang berhubungan dengan kelengkapan informasi.
Wawancara secara langsung adalah yang paling efektif dilakukan selama wawancara untuk
mengumpulkan data, kendatipun demikian beberapa situasi yang tidak memungkinkan
pewawancara dan responden bertemu dapat dilakukan melalui telepon.
2. Observations adalah sebagai salah satu alat analisis kebutuhan pelatihan memegang peranan
penting dalam proses analisis. Alasan yang sangat mendasar sehingga observasi digunakan
adalah untuk mendapatkan informasi keadaan yang aktual dan kondisi yang optimal dalam
suatu pekerjaan. Keberhasilan dalam melakukan observasi sangat ditentukan oleh observer
yaitu orang yang ditugaskan untuk melakukan dan melaporkan hasil pengamatan dengan
baik, maka seorang observer perlu memiliki kemampuan-kemampuan pendukung dalam
upaya penggalian informasi dalam analisis kebutuhan pelatihan. Melalui observasi,
profesioanal pelatihan menggunakan pemikiran dan perasaan mereka untuk mengamati apa
yang terjadi dalam lingkungan kerja ketika karyawan melakukan pekerjaannya. Panduan
observasi adalah alat bantu kerja yang digunakan saat melakukan pengamatan di lapangan,
menggali data yang sudah ada sebelum dan sesudah ke lapangan.
3. Survey atau angket, dalam analisis kebutuhan pelatihan berfungsi sebagai alat
pengumpulan data yang berupa serangkaian pertanyaan yang diajukan pada responden untuk
mendapat jawaban. Angket dapat berupa daftar atau kumpulan pertanyaan tertulis yang
harus dijawab secara tertulis dana sebagai jalan komunikasi untuk memperoleh data dari
sumber data (responden). Suatu survey dan angket yang disusun dan disebarkan untuk
memperoleh informasi dari berbagai sumber. Daftar pertanyaan dalam angket atau survey
dipersiapkan untuk tujuan yang spesifik, menyalurkan sumber, biasanya nama responden
tidak dikenal, hasil pengisian dikembalikan ke pengirim, dan untuk selanjutnya dianalisis
untuk memperoleh informasi tertentu sesuai dengan tujuan penyusunan angket dan survey.

13
 Langkah-langkah Analisis Extant Data:
 Menggali hasil-hasil dari tindakan kerja karyawan
Misalnya, jumlah penjualan, laporan kejadian, pendaftaran
 Membuat kemungkinan menentukan hubungan antara upaya karyawan dan tujuan
organisasi
Misalnya, menyesuaikan penjualan dengan harapan
 Menjamin internal itu, data perusahaan tetap adalah bagian dari awal dan akhir penelitian
Misalnya, laporan kejadian atau wawancara luaran sebagai bagian penyelidikan
 Melibatkan bujukan dan negosiasi untuk informasi
 Dikumpulkan dan diuji dengan sumber-sumber profesional tetapi bukan semula
disebabkan oleh mereka.

G. Kapan Teknik Ekstant Data Digunakan?

Lebih awal dan berulang-ulang ketika berhadapan dengan masalah tindakan kerja dalam
situasi yang terus menerus biasanya bukan sistem baru, produk baru, produk baru atau teknologi
baru.
Di bawah ini kondisi yang baik, seorang pengawas atau manajer menggunakan extant data
untuk menentukan seluk beluk masalah sebelum anda menentukannya. Pria dan wanita
selanjutnya memberikan anda gambaran awal tentang situasi berdasarkan atas tinjauan catatan-
catatan. Itu tidak selalu terjadi.
Apa yang paling sering terjadi ialah bahwa satu potongan data (seperti sebuah kejadian atau
sebuah surat kepada CEO) mengambil momentum berikutnya. “Letakkan bersama suatu kursus
atas sesuatu ini maka kita tidak akan ditimpa kejadian seperti ini lagi” atau “lakukan suatu
komunikasi bagi pelayanan penerbangan kita. Mereka tidak tahu bagaimana menjaga
kebahagiaan penumpang kita.” Sebelum melakukan sesuatu berhubungan dengan catatan-catatan
dan keterangan, pastikan bahwa anda pertama sekali memperhatikan secara dekat kebiasaan itu
dan secara hati-hati memperhatikan kebiasaan itu. Analisis data ekstan dilakukan di awal dan
berulang-ulang ketika berhadapan dengan masalah prestasi kerja dalam situasi yang terus
menerus biasanya bukan sistem baru, produk baru atau teknologi baru.

14
Tahap I : Memeriksa Pekerjaaan dan Hasilnya
Periksalah pekerjaan dan pusatkan pada tugas-tugas atau kewajiban yang diketahui sebagai
bermasalah. Pikirkan apa yang akan dilakukan para karyawan dan peluang atau tantangan yang
dihadapi mereka. Sebagai contoh, perhatikan dengan seksama pada peluang kasir untuk menjual
rekening "Salt". Periksalah materialnya yang telah diberikan pada pelanggan yang menanyakan
soal rekening "Salt of the Earth". Lihatlah pada arahan belum lama ini yang berkaitan dengan
waktu tunggu pelanggan.
Tahap II : Kenali Hasil Kuantitatif Pekerjaan
Urutkan dalam daftar hasil kuantitatif pekerjaan yang positif dan nyata. Terdapat hasil
berjalan dan hasil terminal. Sebagai contoh, hasil berjalan adalah formulir yang harus diisi
petugas kasir untuk mengawali pembukaan rekening. Sedangkan hasil terminal adalah jumlah
rekening yang terjual dan ukuran rekening itu. Pengolahan kata bisa menghasilkan contoh
lainnya. Hasil kuantitatif berjalan bisa jadi telepon dan pertanyaan lewat surat elektronik yang
menanyakan sistem dan kegunaannya. Sedangkan hasil terminal adalah jumlah dan jenis
dokumen yang dihasilkan per karyawan. Menetapkan hasil kuantitatif berdasarkan pada target
tujuan perusahaan.
Tahap III : Kenali Hasil Kualitatif Pekerjaan
Urutkan dalam daftar setiap laporan pengaruh pelaksanaan kualitatif terhadap masyarakat.
Seperti apa yang dikatakan pelanggan atau pengguna lainnya? Apakah ada surat atau telepon
yang datang? Bagaimana tentang penilaian pelaksanaan atau wawancara keluar? Umumnya
perusahaan mengumpulkan keterangan tentang tanggapan masyarakat lainnya terhadap mereka.
Apa sajakah itu? Contoh klasik dari data ini adalah surat bernadakan keluhan dan penghargaan.
Manakala memikirkan hasil kualitatif, sangat penting untuk melakukan lebih daripada
menghitung komentar. Anda akan ditekan untuk melakukan analisa isi, suatu pemeriksaan serius.
Tahap IV : Menentukan Bagaimana Mendapatkan Data yang Masih Ada dan
Melenyapkan Halangan
Kini setelah Anda memiliki daftar, Anda masih perlu melakukan sesuatu terhadap daftar itu.
Di mana informasi itu? Siapa yang memilikinya? Siapa lagi yang memilikinya? Akankah ada
kendala atas upaya Anda menggali arsip-arsip dan membaca hasil cetakan data komputer?
Apakah ada laporan yang muncul untuk tujuan lainnya yang mungkin terkait dengan masalah
atau suatu situasi yang genting?

15
 Tidak semua data bisa diakses dengan mudah. Biasanya, Anda bisa mendapatkan akses lebih
gampang untuk hasil berjalan daripada data yang masih ada. Pihak perusahaan, sebagai
contohnya, akan memberikan Anda salinan slip dan kartu rekening yang telah diisi oleh para
kasir. Sedangkan bagian yang akan mereka tolak adalah pada salinan data komputer yang
menjelaskan penjualan per kasir, per pengawas dan per cabang. Karena tidak biasanya manajer
perusahaan ingin mengetahui "kenapa ada orang yang masih ikut pelatihan ingin mengetahui
laporan-laporan perusahaan.
Tahap V : Memeriksa Data
Apa yang akan Anda lakukan dengan laporan setelah mendapatkannya? Coba lihat kembali
pada daftar yang mungkin dipakai bagi data yang masih ada termasuk pada awal bab ini. Yang
mana yang sesuai dengan situasi yang Anda hadapi saat ini?
Pada contoh penaksiran pelaksanaan, bersama pakar dari kelompok personil, Anda bisa
memeriksa secara acak penaksiran terhadap masalah yang sering terulang kembali. Apa sajakah
itu? Pada baris yang mana? Apa saja sebenarnya itu? Apakah kurang kekhususan? Gagal
menggunakan pernyataan terkait kelakuan? Gagal membenarkan? Hal-hal tentang kesalahan
yang terdapat pada formulir harus dianalisa dan selanjutnya diringkaskan.
Sebagai contoh, masalah pada awak penerbangan boleh jadi akan melibatkan catatan yang
saling berbeda. Untuk kasus itu, kita bisa saja mengatakan kalau pelatih memeriksa semua surat
permohonan pelanggan yang diterima kantor pusat dalam tiga bulan terakhir dan menganalisanya
berdasarkan isinya.
Analisa data memberikan informasi tentang apa sebenarnya yang telah dilakukan karyawan,
setidaknya dalam hal opini pelanggan yang memilih untuk menulis surat pada pihak maskapai
penerbangan itu. Apakah membutuhkan konfirmasi tambahan? Pada saat Anda mempelajari hal-
hal ini, Anda kemungkinan heran KENAPA mereka tidak atau melakukan sesuatu? Apa
implikasinya terhadap apa yang telah kita temukan?

16
 BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN

Dari paparan pembahasan di atas dapat disimpulkan beberapa hal yakni :

1. Pelatihan merupakan kegiatan belajar, dalam pelatihan yang baik terjadi perubahan dalam hal
pengetahuan, perilaku, sikap, kecakapan, dan keterampilan menjadi lebih baik yang
diakibatkan oleh interaksi antara peserta dengan kegiatan pelatihan.
2. Masalah umum yang dihadapi oleh para pelatih professional untuk menganalisis kebutuhan
pelatihan adalah masalah kinerja serta Sistem dan teknologi baru.
3. Untuk mengetahui masalah tantangan yang dihadapi pelatih professional, seorang pelatih
idealnya diperlengkapi ddengan teknik-teknik dan alat-alat analisis kebutuhan pelatihan .
4. Teknik-teknik analisis kebutuhan pelatihan mencakup : Analisis data ekstan, Analisis
kebutuhan, Analisis pokok masalah
5. Teknik Analisis Data Ekstan Merupakan teknik analisis yang mengarahkan langsung pada
hasil. Data yang ada berupa laporan hasil dari kemampuan/kerja karyawan.
6. Alat yang digunakan dalam analisis kebutuhan dalam teknik analisis data ekstan mencakup :
Wawancara, observasi, dan survey

Adapun saran pembahasan di atas yakni :

Mahasiswa diharapkan dapat memahami teknik analisis data ekstan diharapkan teknik
analisis data ekstan dapat pula diterapkan dalam proses pendidikan

17
 DAFTAR PUSTAKA

Hardjana M.A. 2001. Training SDM yang Efektif. Yogyakarta: Kanisius

Hamalik Oemar. 2005. Pengembangan Sumber Daya Manusia Manajemen Pelatihan

Ketenagakerjaan Pendekatan Terpadu : Bumi Aksara Jakarta

Rosett, Allison dan Joseph W. Arwady. 1989. Training Need Assesment. Educational
Technology Publication New Jersey

18