II.

TUGAS DAN PERANAN QS

Secara umum kecakapan QS meliputi beberapa bidang, yaitu

ekonomi konstruksi (construction economic), hukum, manajemen
proyek, pengukuran volume dan teknik bangunan (secara umum, bukan
yang sifat perencanaan). Dengan kecakapan atas bidang-bidang tersebut
profesi QS kemudian berkembang sebagai bagian dari suatu struktur
organisasi proyek. Dengan keahliannya tersebut seorang QS dapat
bekerja untuk Pemberi Tugas, Kontraktor, Badan-badan pemerintah atau
bahkan sebagai Credit Analyse di Institusi Keuangan (Bank).

Berdasarkan laporan yang dibuat oleh RICS di tahun 1971, fungsi

dan peranan QS didefinisikan sebagai ‘Suatu profesi yang mempunyai
keahlian dalam perhitungan volume, penilaian pekerjaan konstruksi,
sedemikan sehingga suatu pekerjaan dapat dijabarkan dan biayanya
dapat diperkirakan, direncanakan, dianalisa, dikendalikan dan
dipercayakan’. Karena itu dalam organisasi proyek QS, biasanya
berperan sebagai pengatur masalah-masalah finansial proyek (Financial
Management). QS akan membuat dan mengola anggaran proyek
sedemikan sehingga hasil optimum dan efisien dari suatu proyek dapat
dicapai. Hal itu dilakukan mulai dari tahap paling awal dari suatu proses
pembangunan sampai dengan diselesaikannya suatu proyek. Dengan kata
lain QS berperan dalam membuat perencanaan anggaran dan juga
sebagai pengendali anggaran, baik pada masa perencanaan maupun pada
masa pelaksanaan proyek. Karena itu perusahaan jasa QS biasanya
menyebut perusahaannya sebagai Konsultan Biaya Konstruksi
(Construction Cost Consultan). Hal lain yang dijalankan oleh QS di
dalam organisasi proyek adalah sebagai Administrator Kontrak
(Contract Administrator).

Hal-hal yang berkaitan dengan pelanggan, dokumentasi kontrak,

administrasi kontrak selama pelaksanaan pekerjaan dan pada saat akhir
pekerjaan, biasanya dilakukan oleh QS. Dalam hal administrasi kontrak
selama masa pelaksanaan pekerjaan biasanya QS akan berperan sebagai
penasihat ataupun pembantu Manajer Proyek untuk hal-hal yang
berkaitan dengan kontrak antara Pemberi Tugas dan Kontraktor. Dan
sebagai pengembangan dari fungsi Administrator Kontrak ini QS dapat
berperan sebagai Arbirator dalam menyelesaikan perbedaan pendapat
antara pihak-pihak yang mengikat kontrak.

Secara tradisional, tugas dan peranan QS di dalam organisasi

proyek adalah sebagai berikut :

1. Perencanaan dan pengendalian biaya konstruksi

Dalam membuat perencanaan biaya konstruksi ini QS dapat
dilibatkan dari tahap paling awal dari suatu proses perencanaan, yaitu
pada tahap ‘Inception’. Pada tahap ini memang tidak ada hasil yang
konkret didapat. Pada tahap ini Pemberi Tugas biasanya baru mulai
menjajaki kemungkinan dia membuat suatu proyek. Untuk keperluan
penjajakan ini informasi dari QS diperlukan. Informasi itu biasanya
berupa suatu patokan biaya-biaya konstruksi untuk jenis-jenis bangunan
tertentu. Dari informasi tersebut Pemberi Tugas kemudian menentukan
sikap apakah akan membangun, membeli atau menyewa. Jika diputuskan
membangun, maka dari informasi-informasi tersebut dapat ditentukan
besarnya bangunan yang dapat dibangun oleh Pemberi Tugas dengan
mengingat kemampuan finansial Pemberi Tugas.
Pada tahap selanjutnya dari proses pembangunan, QS berperan
dalam membuat perencanaan biaya pembangunan proyek tersebut.
Seperti juga perencanaan teknis dari proyek tersebut yang tidak dapat
langsung jadi sekaligus, perencanaan biaya juga mengalami proses
sejalan dengan perkembangan perencanaan. Sampai tahap perencanaan
skematik perencanaan biaya belumlah pasti, dalam arti anggaran tersebut
belum disetujui atau diverifikasi oleh Pemberi Tugas. Begitu
perencanaan skematik disetujui oleh Pemberi Tugas, maka perencanaan
biaya (anggarannya) harus disetujui. Setelah kedua hal tersebut disetujui
oleh Pemberi Tugas, maka tugas QS, pada tahap selanjutnya proses
perencanaan, akan menjadi pengendali biaya konstruksi pada tahap
perencanaan. Pegendalian biaya pada tahap perencanaan ini
dimaksudkan untuk membatasi pengembangan perencanaan agar masih
di dalam koridor anggaran yang telah ditetapkan. Ataupun jika hasil
terjadi peningkatan biaya pembangunan yang cukup besar dapat
diketahui dan diantisipasi sedini mungkin. Fungsi pengendalian biaya ini
akan terus dilaksanakan sampai dengan semua perencanaan selesai.
Didalam melaksanakan pengendalian biaya, atau dalam istilah
Qsnya disebut Cost Check, ini QS akan melaksanakan pemeriksaan atas
beberapa sistim perencanaan, seperti apakah akan lebih ekonomis jika
menggunakan struktur baja atau beton, atau pondasi tiang pancang atau
pondasi bor dll. Dalam hal perencanaan mekanikal dan elektrikal QS
dapat juga melakukan beberapa pemeriksaan alternatif perencanaan
seperti, apakah lebih ekonomis menggunakan sistim AC sentral atau
split, atau penggunaan sistim deteksi kebakaran sistim konvensional atau
yang addresable dll. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan biaya
pembangunan yang optimum tanpa mengurangi kriteria perencanaan
atau hasil akhir yang diharapkan, baik oleh Pemberi Tugas maupun
Perencana. Kegiatan pengendalian biaya pada tahap perencanaan ini
dapat dikategorikan sebagai bahan dari sistim Value Engineering. Atau
dalam istilah QS kegiatan ini dikategorikan sebagai bagian dari apa yang
disebut Life Cycel Costing. Di akhir proyek semua data biaya tersebut
akan diolah kembali oleh QS untuk dijadikan data untuk proyek yang
sejenis di masa mendatang. Hal ini, dalam istilah QS biasa disebut
dengan Cost Analysis.
Kegiatan perencanaan dan pengendalian biaya ini adalah
merupakan suatu keahlian khusus dari QS dan pada pelaksanaan sehari-
harinya inilah yang menjadi inti bisnis (core business) dari jasa QS. Hal
ini pula yang sengaja membedakan fungsi QS dengan fungsi Estimator
yang biasa dikenal di dunia konstruksi. Fungsi perencanaan biaya yang
dilakukan oleh QS berbeda dengan apa yang dilakukan oleh Estimator.
Estimator biasanya bekerja untuk mendapatkan besarnya biaya yang
akan digunakan untuk melaksanakan suatu proyek atau yang biasa
disebut, dalam istilah QS, dengan pricing.

2. Dokumentasi
Setelah para Perencana merampungkan perencanaanya maka
tibalah saatnya QS untuk mempersiapkan Dokumen Lelang. Di dalam
BQ ini suatu proyek diuraikan menjadi bentuk pokok-pokok pekerjaan
yang akan menunjukan lingkup pekerjaan yang dilelangkan. Dalam
membuat BQ ini ada aturan-aturan baku yang dimiliki oleh QS, baik
dalam perhitungan volume pekerjaan maupun dalam merinci pekerjaan
menjadi pokok-pokok pekerjaan. Aturan baku tersebut bisa dituangkan
dalam bentuk yang biasa disebut Standart Method of Measurement
(SMM). SMM ini banyak macamnya dan agak berbeda di setiap negara.
Perbedaan tersebut sebenarnya terjadi dikarenakan adanya perbedaan
cara kerja yang biasa dilakukan di suatu negara. Di Indonesia SMM yang
biasa digunakan ada beberapa acuan antara lain Hong kong Standard,
Singapore Standard, UK Standard maupun yang biasa digunakan
kontraktor asing di Indonesia yang biasa disebut POMI (Procedure of
Measurement International).
Kemampuan QS dalam menghitung volume dan menyiapkan BQ
ini juga merupakan keahlian spesifik dari profesi QS. Hal ini juga
merupakan suatu trade mark dari jasa QS yang biasa diberikan kepada
Pemberi Tugas. BQ yang dibuat atau disiapkan oleh QS ini biasanya
mencakup seluruh komponen dari suatu proyek dari mulai pekerjaan
tanah sampai dengan pekerjaan furnitur, termasuk pekerjaan Mekanikal
dan Elektrikal. Di beberapa negara BQ untuk pekerjaan Mekanikal dan
Elektrikal biasanya dibuat oleh Perencana Mekanikal dan Elektrikal.
Didalam dokumen lelang QS juga menyiapkan persyaratan
administrasi dan persyaratan kontrak, yang akan menjadi aturan main
dari lelang suatu pekerjaan. Dengan keahliannya dibidang kontrak ini,
QS memang dipercaya untuk menyiapkan, mengatur dan mengelola
kontrak konstruksi oleh Pemberi Tugas. Adapun syarat-syarat kontrak ini
biasaya diambil dari standar-standar international yang berlaku, seperti
JCT, FIDIC, ACA, IFC, ICE dll. Namun demikian standar-standar
internasional tersebut tidak dengan bulat-bulat digunakan, karena pada
dasarnya standar tersebut dibuat berdasarkan hukum yang berlaku di
negara pembuatnya. Sehingga jika kita hendak menggunakannya,
beberapa penyesuaian harus dilakukan. Penyesuaian tersebut biasanya
dibuat mengikuti aturan yang berlaku di Indonesia dan menyesuaikan
juga dengan aturan main yang dapat diterima oleh Pemberi Tugas dan
Kontraktor. Adalah tugas QS untuk terus berusaha menyeimbangkan isi
kontrak tersebut atas kepentingan ke dua belah pihak. Syarat kontrak
yang terlalu berat kepada Pemberi Tugas akan mengakibatkan beban
resiko kontraktor yang lebih besar dan untuk itu kontraktor akan
menyiapkan tunjangan untuk mengantisipasi resiko tersebut, sehingga
pada akhirnya akan membebani harga penawaran. Begitu juga sebalikya
syarat kontrak yang terlalu berat kepada kontraktor akan memberi
Pemberi Tugas ketidakpastian, baik dalam hal finansial maupun
kekuasaanya atas kontraktor. Hal inilah yang menjadikan QS
menggunakan standar-standar yang tersedia, karena standar kontrak
tersebut telah disusun oleh beberapa pihak yang berkompeten dalam
bidangnya, antara lain organisasi Pemberi Tugas, organisasi kontraktor,
organisas profesi (Arsitek, QS, Perecana dll.) dan dari kalangan
pemerintah tempat standar itu dibuat. Dengan demikian standar-standar
tersebut minimal telah mengakomodir kepentingan pihak-pihak
penyusunnya secara seimbang.
Demikianlah hal-hal utama yang dilakukan QS dalam kaitannya
dengan proses dokumentasi. Adapun akhir dari proses dokumentasi ini
adalah dengan dikeluarkannya laporan evaluasi lelang yang akan
dimasukkan ke Pemberi Tugas sebagai bahan pertimbangan Pemberi
Tugas untuk menentukan pemenang lelang.

3. Administrasi Kontrak
Seperti dijelaskan diatas bahwa QS mempersiakan syarat-syarat
kontrak, maka pada tahap pelaksanaan hal-hal yang berkaitan dengan
administrasi kontrak menjadi bagian dari jasa QS yang diberikan kepada
Pemberi Tugas. Hal-hal yang berkaitan dengan administrasi kontrak ini
adalah dimulai dari masa pelelangan pekerjaan, masa pelaksanaan
pekerjaan dan masa penyelesaian pekerjaan.
Pada masa pelelangan QS, selain menyiapkan dokumen lelang,
mengatur tata cara pelelangan mengeluarkan risalah-risalah rapat
pelelangan, mengikuti rapat-rapat klarifikasi lelang, mengikuti proses
negosiasi dan diakhir dengan pembuatan evaluasi lelang yang akan
diberikan kepada Pemberi Tugas sebagai bahan pertimbangan pemilihan
kontraktor. Selain itu QS juga memberikan evaluasi dan rekomendasi
atas sistim Procurement yang akan digunakan oleh Pemberi Tugas untuk
melaksanakan proyeknya tersebut. Yang dimaksud dengan sistim
Procurement di sini adalah sistim manajemen pelaksanaan proyek,
apakah menggunakan sistim tradisional (Main Contractor), Design and
Build, Manajemen Konstruksi, Manejemen Kontraktor, Project
Manager dll. Pemilihan sistim Procurement ini harus dibicarakan
dengan seksama oleh QS dan Pemberi Tugas dengan
mempertimbangkan prioritas Pemberi Tugas. Dari prioritas tersebut
kemudian dianalisa untuk dicarikan sistim yang tepat untuk digunakan
pada suatu proyek.
Pada masa pelaksanaan, QS melakukan kegiatan-kegiatan yang
berkaitan dengan administrasi kontrak yang berupa pembayaran berkala
(Interim Valuation), memeriksa tagihan dan klaim-klaim kontraktor yang
berkaitan dengan kerja tambah-kurang, membantu dokumentasi
instruksi-instruksi lapangan, menentukan status kontraktor secara
kontraktual dan hal-hal lain yang berkaitan dengan masalah administrasi.
Selama masa ini seringkali QS dimintai bantuan oleh Manajer proyek
atau Manjemen Konstruksi atau siapapun pengelola proyek untuk
memberikan masukkan mengenai langkah-langkah yang sesuai dengan
kontrak jika terjadi sesuatu perselisihan atau perbedaan pendapat antara
Kontraktor dan Pengelola Proyek. Hal-hal tersebut adalah merupaka
bagian dari keahlian QS yag berkaitan dengan kontrak.
Hal lain yang tidak kalah penting pada masa pelaksanaan ini
adalah pembuatan laporan keuangan atas kondisi pelaksanaan proyek.
Laporan ini biasanya dibuat secara periodik sebagai kontrol Pemberi
Tugas atas komitmen finansial. Jika terjadi pekerjaan tambah-kurang
yang terlalu banyak, yang tentu saja akan mempengaruhi biaya
pembangunan secara keseluruhan, hal ini harus dilaporkan kepada
Pemberi Tugas agar langkah-langkah antisipatif dapat dilakukan. Jika hal
itu terjadi, maka adalah tugas Manajer Proyek atau Manejemen
Konstruksi atau siapapun Pengelola Proyek untuk sedapat mungkin
mengembalikan keadaan tersebut ke jalur yang telah disepakati, dalam
hal ini adalah anggaran yang telah disepakati. Hal tersebut dapat berupa
adanya penghematan di beberapa pos pekerjaan ataupun penggantian
beberapa material sehingga didapat penghematan.
Pada akhir proyek, tugas utama QS adalah menyaipkan
perhitungan akhir (Final Account) proyek. Perhitungan akhir ini akan
melibatkan perhitungan kembali kontrak awal kontraktor, tagihan
pekerjaan tambah-kurang, tagihan-tagihan antar kontraktor, kontra klaim
dan denda-denda. Hal-hal tersebut harus dibicarakan dan disetujui oleh
kontraktor dan Pemberi Tugas, sehingga harga akhir proyek dapat
ditemukan dan dibayarkan. Pada akhir proyek ini pula QS seringkali
dimintakan bantuannya oleh Pengelola Proyek untuk menyiapkan Serah
Terima Pekerjaan, baik dari segi format serah terimanya maupun dari
status pekerjaan tersebut. Demikianlah secara garis besar fungsi
administrasi QS pada masa pelaksanaan pekerjaan sampai diserahkannya
pekerjaan oleh kontraktor kepada Pemberi Tugas.
 4. Arbitrasi
Dengan kemampuannya dan pemahamanya di bidang kontrak dan
administrasi kontrak, QS dapat ditunjuk sebagai Arbitrator dalam
menyelesaikan masalah antara Pemberi Tugas dengan Kontraktor atau
antara Kontraktor dengan para Sub-Kontraktornya. Arbitrator yang
dimaksud disini adalah tindakan pendahuluan penyelesaian masalah
sebelum dilimpahkan ke pengaddilan atau Badan Arbitrasi Nasional
(BANI).
Di dalam standar kontrak JCT, hal ini dimungkinkan. Jika terjadi
perselisihan antara pihak-pihak yang mengikat kontrak maka kedua
belah pihak dapat menunjuk seorang atau institusi independen yang akan
bertindak sebagai penengah dalam menyelesaikan perselisihan atau
perbedaan pendapat tersebut. Biasanya, orang atau institusi yang
ditunjuk tersebut adalah QS. Hal ini disebabkan karena alasan yang
disebutkan diatas, selain untuk mempercepat proses penyelesaian
masalah atau perselisihan. Jika melalu alur pengadilan BANI hal ini
tidak dapat diselesaikan secara tepat. Cepatnya penyelesaian masalah
seringkali diperlukan karena, biasanya perselisihan tersebut menyangkut
masalah keuangan atau ada sangkut pautnya dengan uang, jika terlalu
lama diselesaikannnya akan berakibat kepada makin lamanya uang atau
tagihan yang diperselisihkan tersebut menjadi beban bagi kedua belah
pihak.
Dalam kaitannya dengan arbitrasi ini, dalam beberapa kasus, QS
juga dapat ditunjuk sebagai Saksi Ahli (Expert Witness) dalam suatu
penyelesaian suatu kasus perselishan atau perbedaan pendapat antara
pihak-pihak yang mengikat kontrak telah diajukan atau diproses di
pengadilan. Sebagai saksi ahli, QS dapat memberikan pendapatnya
mengenai masalah yang terjadi. Hal inilah yang membedakannya dengan
saksi biasa, yang secara hukum hanya boleh menyatakan fakta.
Dalam prakteknya, di negara asalnya, banyak QS maupun
perusahaan jasa QS yang mengkhususkan diri dalam hal-hal yang
berkaitan dengan masalah arbitrasi atau hal-hal yang bersifat hukum
kontrak.
Demikianlah tugas dan fungsi QS secara tradisional berdasarkan
keahlian dasarnya. Di Indonesia sendiri fungsi dan peranan QS, selama
ini baru sampai pada taraf perencanaan dan pengendalian biaya. Hal
itulah yang terlintas di benak para praktisi konstruksi jika disebutkan
profesi QS. Hal-hal ini yang dapat dikerjakan oleh QS, seperti
digambarkan diatas, sering kali masih rancu atau tersamar dengan sistim
pengelolaan proyek yang banyak digunakan di Indonesia, seperti sistim
Manajemen Konstruksi, Rancang Bangun dll. Profesi ataupun jasa QS
sendiri di Indonesia kebanyakan masih digunakan oleh para Pengembang
atau Pemberi Tugas Swasta, terutama jika Pemberi Tugasnya meminjam
uang dari Bank (asing) untuk menjalankan proyeknya.
Untuk proyek-proyek pemerintah jarang menggunakan jasa QS.
Namun secara tidak langsung jasa QS juga digunakan yaitu melalui
institusi BAPPENAS atau BAPPEDA. Di dalam BAPPENAS proyek-
proyek dilihat kelayakannya, baik dari segi finansial, teknis dan
sosialnya. Apa yang dilakukan di sana sebenarnya tidak jauh dari apa
yang dilakukan QS pada suatu proyek swasta pada tahap-tahap awal
perencanaan. Fungsi pengendalian biaya, yang merupakan salah satu
fungsi QS, pada proyek pemerintah akan dilakukan oleh BPKP ataupun
BPK. Sedangkan fungsi administrasi kontrak biasanya dijalankan oleh
tim proyek, yang dikepalai oleh seorang Kepala Proyek. Berikut ini
adalah uraian lengkap tugas Quantity Surveying sebagai berikut :
1. Membuat perencanaan kegiatan operasional Quantity Surveyor.
2. Merencanakan program kerja (tagihan, progress proyek,
pekerjaan tambah / kurang, evaluasi anggaran, opname Mandor /
Subkontraktor, volume pekerjaan, final account ke Owner /
Subkontraktor).
3. Mengatur kegiatan operasional Quantity Surveyor.
4. Melakukan koordinasi dengan Site Manager / Project
Manager terkait dengan kebutuhan material dan biaya dengan
persetujuan Atasan.
5. Melakukan koordinasi dengan Project Manager terkait dengan
progress claim proyek dengan persetujuan Atasan.
6. Melakukan koordinasi dengan Cost Control terkait dengan
evaluasi proyek berjalan dengan persetujuan Atasan.
7. Melakukan koordinasi dengan Subkontraktor terkait volume dan
progress pekerjaannya dengan persetujuan Atasan.
8. Melaksanakan kegiatan operasional Quantity Surveyor.
9. Menghitung volume pekerjaan pada awal proyek untuk
pembuatan RAP (Rencana Anggaran Proyek).
10. Membuat progres proyek.
11. Menyiapkan SPK untuk mandor berdasarkan quantity yang sudah
dihitung dari approved shop drawing dan BBS.
12. Memberikan informasi upah Mandor kepada PM / SM
berdasarkan prosedur dan ketentuan yang berlaku, dalam
pembuatan SPK dan opname Mandor.
13. Menghitung prestasi volume kerja Subkont dan Mandor dari
pencapaian progress pelaksanaan dilapangan.
14. Menghitung pekerjaan tambah dan kurang / variation order di
lapangan sebelum disetujui oleh Project Manager dan diajukan
ke Pemberi Tugas.
15. Membuat progres pekerjaan yang akan ditagihkan kepada Owner
dan membuat laporan kepada Project Manager.
16. Menjabarkan master schedule menjadi schedule kurva S.
17. Menghitung volume material yang dibutuhkan.
18. Membuat final account proyek (owner, Subkontraktor dan kantor
pusat)
19. Membuat evaluasi Subkontraktor, supplier dan item pekerjaan
yang akan dikerjakan sendiri.
20. Mendukung kegiatan audit.
21. Melaksanakan peraturan tata tertib, sistem dan prosedur proyek.
22. Memelihara aset yang ada di bagiannya dengan baik.
23. Membuat laporan kegiatan.
24. Mengerjakan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan
pekerjaan proyek dibidangnya yang diberikan oleh atasan
langsung / lebih tinggi.
25. Melaksanakan K3 dan memelihara kebersihan dan kerapian area
kerja.
26. Mengontrol pelaksanaan operasional Quantity Surveyor.
27. Mengontrol progress proyek ( Subkontraktor, mandor, progress
claim, dll).
28. Mengontrol permintaan dan pemakaian material.
29. Memonitor pekerjaan tambah dan kurang / variation order di
lapangan.
30. Mengontrol dokumen terkait dengan tugas dan tanggung
jawabnya.
31. Arbitrasi (Pengadilan Sengketa).