SISTIM INFORMASI MANAJEMEN

( SIM )

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM ( MIS )

I. MATA KULIAH INI AKAN MEMBAHAS 10 TOPIK , YI :
1. INTRODUCTION / PENGANTAR SIBK(CBIS)
2. SISTEM
3. KOMPONEN SIM
4. PERENCANAAN SIM
5. PERMODELAN
6. SISTEM PENUNJANG DAN KOMUNIKASI DATA
7. PENGEMBANGAN DAN STRATEGI SISTEM
8. IMPLEMENTASI SIM
9. QUALITY ASSURANCE
10. EVALUASI SIM

II. DESKRIPSI SINGKAT MATAKULIAH

Pengenalan MIS, Peran dan Fungsi MIS, Komponen MIS,
Model, Konsep, Perencanaan dan Pengendalian, Sistem
Penunjang, Pengembangan dan Strategi Sistem
Informasi, Implementasi (SIM : Pengadaan, Organisasi
dan Lainnya), Quality Assurance dan Evaluasi Sistem
Informasi.

1
III. TUJUAN UMUM PEMBELAJARAN
Mampu memberikan dan menyediakan informasi secara
cepat dan akurat dalam organisasi

IV. REFERENSI :
1. Robert G.Murdick, Joel E.Ross and James R
Clagett,1995, Sistem Informasi untuk Manajemen
modern, Jakarta : Erlangga.
2. Gordon B. Davis and Margetbe H. Olson, 1984,
Management Information System.
3. Hanson, Ward..2000, Pemasaran Internet, Jakarta
:Salemba Empat.
4. Mcleod Raymond 195, Management Information
System, A. Study of Computer-Based Information
System, New Jersey : Prentice-HII
5. Scott, Geroge M 1999. Prinsip-prinsip Sistem Informasi
Manajemen, Jakarta : PT Raja Grafindo.
6. Whitter, Jeffre Y.I, dkk, System Analysis & Design
Methods, Arizona University.

2
 Topik 1
INTRODUCTION
1.1. Sumber daya organisasi dan pengelolaannya
1.1.1. Sumber Daya Organisasi ( 5 M Plus ) :
 Man
 Money Sumber daya fisik
 Materials
 Machine
 Methode Sumber daya konseptual
 plus Information
1.1.2. Pengelolaan SDO
 Tugas manajer adalah mengelola SDO agar dapat
digunakan dengan cara yang paling efektif. Para
manajer menggunakan sumber daya konseptual
untuk mengelola sumber daya fisik. Oki Sumber
daya informasi juga harus dikelola dengan baik
sebagaimana halnya SDO lainnya.
 Pengelolaan sumber daya informasi adalah suatu
rangkaian aktivitas mulai dari pengumpulan
data/bahan mentah, di proses menjadi informasi
yang berguna, disebar dan diterima oleh semua
anggota organisasi yang membutuhkan dalam
bentuk yang tepat dan saat yang tepat sehingga

3
 informasi dapat dimanfaatkan, membuang informasi
yang tidak lagi berguna dan menggantikannya
dengan informasi baru.
 Rangkaian aktivitas berupa memperoleh informasi,
menggunakannya seefektif mungkin , membuang
dan mengganti pada saat yang tepat disebut
Manajemen Informasi
1.2. Mengapa terdapat perhatian yang begitu besar pada
Manajemen Informasi ?
Ada 2(dua) alasan utama , yaitu :
a. Kegiatan bisnis yang semakin kompleks dan
meningkat,karena :
1) Pengaruh ekonomi Internasional.
Kekacauan ekonomi USA karena kredit
perumahan, kenaikan harga BBM di pasar
internasional, nilai tukar valas.
2) Persaingan global.
Persaingan bisnis saat ini tidak hanya dalam
skala nasional tetapi sudah berskala global.
3) Kemajuan teknologi yang semakin meningkat.
Hampir semua kegiatan bisnis sekarang ini
berbasis komputer (Bar code scanners,
ATM,reservasi, dll)

4
 4) Batas waktu yang semakin singkat.
Banyak kegiatan operasional bisnis sekarang
menjadi lebih cepat karena penggunaan
komputer, telepon, faxmile, dll.
5) Kendala-kendala sosial.
Masalah perburuhan, lingkungan, dll
b. Kemampuan komputer yang semakin baik.
Seiring kemajuan teknologi, bentuk dan kegunaan
komputer menjadi bertambah baik dan canggih dan
sudah menjadi peralatan kantor biasa/standard
1.3. PENGERTIAN
SIM / MIS bukan merupakan hal yang baru dan tidak
identik dengan komputer. MIS / SIM ini sudah ada /
dikenal sebelum adanya komputer atau dg kata lain
komputer adalah alat untuk membantu operasionalisasi
MIS / SIM dalam suatu organisasi.
MIS

MANAJEMEN INFORMASI SYSTEM

1.3.1. Pengertian secara parsial

 Manajemen.
Proses atau kegiatan yang menjelaskan apa yang
dilakukan manajer pada organisasinya :

5
 merencanakan, mengorganisasikan, memprakarsai
dan mengendalikan operasi.
Berhub pengambilan keputusan merupakan
persyaratan yg mendasar bagi tiap proses yg
terdahulu, maka tugas MIS / SIM adalah
memberikan kemudahan dalam proses
pengambilan keputusan yg diperlukan untuk
Perenc, Peng-org- an, pengendalian pek dan fungsi
bisnis.
 Informasi
• Informasi adalah data yg telah diolah dan
memiliki arti / nilai tertentu untuk tujuan informatif
atau sebagai dasar untuk peramalan dan
pengambilan keputusan. Contoh : Laporan
bulanan belanja pegawai
• Data adalah fakta dan/atau angka yang tidak
sedang digunakan dan belum mempunyai
nilai/arti tertentu dan biasanya berbentuk catatan
historis yang dicatat dan diarsipkan. Contoh :
Daftar jumlah pegawai per masing-masing
Satker, Daftar data Individu Pegawai.

6
 Sistem
• Bagian-bagian yang saling berhubungan untuk
suatu tujuan bersama,atau sekelompok elemen
yang saling berhubungan dan terintegrasi untuk
suatu tujuan bersama. Subsistem adalah bagian
dari sistem yang lebih kecil. Sistem yang lebih
besar disebut Supersistem. Oleh karena itu
setiap sistem akan dipengaruhi oleh pertukaran
informasi. Organisasi adalah sistem dan
bagiannya (Divisi, Departemen, Biro) adalah
subsistem
• KONSEP SIM : Menghubungkan kerja dari
subsistem-subsistem pada pertukaran
informasi menengah, atas dan bawah.
• Tujuan suatu MIS / SIM adalah menyajikan
informasi untuk pengambilan keputusan pada
perencanaan, pengorganisasian, pemrakarsaan
dan pengendalian kegiatan operasi subsistem
suatu organisasi dan menyajikan sinergi
organisasi pada proses.
• Kita berkepentingan dengan 3 sistem, yi :
 Sistem sosial yg disebut organisasi.

7
  Sistem manajemen yg digunakan dlm praktek
untuk memperbaiki operasi, produktivitas
organisasi dan subsistem nya.
 Sistem informasi manajemen, yg menyajikan
informasi utk pengambilan keputusan melalui
proses manajemen.
• Manajemen Informasi : Seluruh aktivitas untuk
memperoleh informasi, menggunakannya
seefektif mungkin dan membuangnya pada saat
yang tepat
1.3.2. Pengertian SIM
a. Donald W Kroeber
SIM adalah sebuah organisasi, sejumlah proses
yang menyediakan informasi kepada manajer
sebagai dukungan dalam operasi dan pembuatan
keputusan dalam suatu organisasi.
b. Gordon B Davis
SIM merupakan sebuah sistem mesin pemakai
yang terintegrasi, menyediakan informasi untuk
menunjang operasi-operasi menajemen dan
fungsi-fungsi pengambilan keputusan didalam
sebuah organisasi. Sistem tersebut memanfaatkan
perangkat keras dan perangkat lunak komputer,

8
 dan prosedur-prosedur manual model-model untuk
analisa, perencanaan, pengawasan dan
pengambilan keputusan dan suatu database.
c. George M.Scott ( 1999 )
Serangkaian sub-sub sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional
terpadu yang mampu mentransformasi data
sehingga menjadi informasi lewat serangkaian
cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai
dengan gaya dan sifat pimpinan atas dasar kriteria
mutu yang telah ditetapkan.
Kesimpulan dari ketiga pendapat diatas :
• Ditekankan pada suatu sistem mesin
• Sebuah organisasi
• Pihak penyaji informasi
• Terdapat dalam suatu organisasi
• Ditujukan untuk sesuatu hal, yaitu operasi sebuah
analisis dan pengambilan keputusan untuk
meningkatkan produktivitas.
• Melibatkan komputer, prosedur, suatu database.

9
1.4. Peran SIM
Perancangan, penerapan dan pengoperasian
sebuah SIM adalah mahal dan sulit. Upaya yang kuat
dan biaya yang diperlukan harus diperhitungkan. Ada
beberapa faktor yang membuatnya menjadi semakin
diperlukan dibandingkan pada beberapa tahun
belakangan ini, antara lain :
a. Pimpinan berhadapan dengan lingkungan organisasi
yang lebih rumit dibanding masa-masa yang lalu.
Kerumitan ini akibat situasi yang cukup cepat
berubah, akibatnya mensyaratkan organisasi untuk
selalu mempunyai data & informasi terbaru.
b. Lingkungan organisasi bukan saja rumit tetapi juga
sangat dinamis. Oleh sebab itu pimpinan harus
membuat keputusan dengan cepat, untuk
memperpendek waktu antara munculnya masalah
baru dengan pemecahan masalah. Sebuah SIM
yang mampu memberikan informasi yang canggih
(cepat, tepat dan terbaru) merupakan bahan yang
sangat mendukung seorang pimpinan untuk
mengambil suatu keputusan yang tepat. Hal ini akan
meningkatkan kemampuan adaptasi organisasi
terhadap lingkungannya. Dengan demikian peran

10
 SIM pada sebuah organisasi sebagai media yang
membantu meningkatkan kemampuan adaptasi
organisasi dengan lingkungannya. Yang
berhubungan langsung dengan lingkungan
organisasi tersebut adalah para pemakai SIM.
Para pemakai SIM dapat digolongkan atas :
• Pimpinan tingkat atas, menengah, dan bawah.
• Non-pimpinan
• Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam &
luar (pemerintah, masyarakat,)
 Ada 3 perubahan yang sekarang
berlangsung pada perusahaan yg progresif, yaitu :
1) Manajemen telah berorientasi pada sistem dan
teknik manajemen yang rumit.
2) Informasi dirancang dan dibuat tersedia bagi
manajer setiap saat diperlukan.
3) Suatu sistem informasi mengkaitkan perencanaan
serta pengendalian oleh manajer dengan
implementasi sistem operasi.
 Hasil gabungan dari konsep ini adalah sistem
Informasi manajemen.
Maksud dari suatu MIS adalah untuk meningkatkan
pengelolaan dari tingkat informasi yg sedikit demi

11
 sedikit, kadang-kadang baik dan kadang-kadang
buruk, perkiraan yang berdasarkan intuisi dan
pemecahan masalah yang terisolasi menjadi tingkat
wawasan sistem, informasi sistem, pengolahan data
yg canggih dan pemecahan masalah sistem. Manajer
selalu mempunyai “sumber” informasi dan MIS
menyediakan suatu sistem informasi. Jadi MIS
merupakan alat / metoda yg ampuh untuk membantu
manajer pada pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan.
1.5. Fungsi SIM
Ada berbagai tujuan/ fungsi SIM dalam organisasi, baik
fungsi secara umum maupun khusus. Namun fungsi/
tujuan SIM pada umumnya ditujukan untuk :
“Menyediakan informasi yang digunakan untuk
pengambilan keputusan pada perencanaan usulan,
pengorganisasian dan pengawasan kerja dari sub-sub
sistem organisasi “
Dari uraian diatas, sudah jelas fungsi utama SIM adalah
menyediakan informasi untuk kebutuhan organisasi.

12
1.6. Manajemen dan komputer.
Dalam era digital sekarang ini, semua Manajer harus
mengerti (literacy) dan memahami komputer dan
informasi.
• Mengerti komputer maksudnya adalah memiliki
pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan untuk
mengoperasionalkan komputer (computer literacy),
meliputi : istilah-istilah komputer, keunggulan dan
kelmahan komputer, kemampuan menggunakan/
mengoperasonalkan komputer.
• Mengerti informasi (information literacy) maksudnya
adalah memiliki pengetahuan dan kemampuan untuk
mencari dan memperoleh informasi, berbagi informasi
serta menggunakan informasi pada tiap tahap proses
pemecahan masalah.
1.6. SUATU MODEL SISTIM INFORMASI BERBASIS
KOMPUTER (CBIS).
• Manajer membuat keputusan untuk memecahkan
masalah dan informasi digunakan dalam membuat
keputusan.
• Pada awalnya aplikasi komputer digunakan sebagai
pengolahan data akutansi dan disebut sebagai
pengolahan data (data processing). Aplikasi komputer

13
 pertama sebagai suatu sistem informasi disebut
sebagai sistem informasi manajemen (management
Information System/MIS).
• Selanjutnya secara berturut-turut diikuti oleh Sistem
pendukung keputusan (Decission support
system/DSS), Otomatisasi perkantoran (Office
Automation/OA), Sytem berbasis pengetahuan (Expert
System/ES). Kelima aplikasi tersebut sebagai sub-sub
sistem membentuk Sistem Informasi berbasis komputer
( Computer Based Information System/CBIS)
1.7. SPESIALIS INFORMASI.
Spesialis informasi (Information Specialist) adalah
orang atau pegawai yang sepenuh waktu bertanggung
jawab mengembangkan dan memelihara sistem
berbasis komputer.
Ada 5 (lima) golongan utama spesialis informasi, yaitu :
• Analis sistem.
Analis sistem adalah pakar dalam mendifinisikan
masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis
mengenai cara komputer membantu pemecahan
masalah.

14
 Analis Sistem bekerja sama dengan pemakai
mengembangkan sistem baru dan memperbaiki
sistem yang sudah ada sekarang.
• Pengelola data base.
Pengelola data base adalah orang yang mengelola
suatu kumpulan data komputer yang sudah
terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara
yang memudahkan pengambilan kembali.
Pengelola database bekerja sama dengan pemakai
komputer dan analisis sistem menciptakan data base
yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan
informasi bagi pemakai.
• Spesialis jaringan.
Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang
komputer dan telekomunikasi. Generasi baru dari
spesialis jaringan, yang disebut webmaster, memiliki
keahlian khusus dalam menggunakan World Wide
Web.
Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis
sistem dan pemakai membentukjaringan komunikasi
data yang menyatukan berbagai sumber daya
komputer yang tersebar.

15
• Programer.
Programer menggunakan dokumentasi yang
disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode
instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer
mengubah data menjadi informasi yang diperlukan
pemakai.
• Operator.
Operator menangani peralatan komputer berskala
besar seperti komputer mainframe dan komputer
mini, memantau layar komputer, mengganti ukuran-
ukuran kertas di printer,mengelola perpustakaantape
and disk storage dan tugas-tugas serupa lainnya.
Gambar dibawah menunjukkan bagaimana para
spesialis ini secara tradisional bekerja sama dengan
pemakai mengembangkan sistem berbasis komputer.
Panah-panah menggambarkan arus komunikasi,
termasuk arus informasi terakhir dari komputer ke
pemakai. Gambar ini memperlihatkan rantai komunikasi
tradisional yang menghubungkan pemakai, para
spesialis informasi dan komputer. Pemakai dapat
berupa seorang manajer, , non manajer, individu atau
organisasi dalam perusahaan.

16
 Pengelola
data base

Kompu
Pemakai Analis Progra- Opera- ter
sistem mer tor

Spesialis
jaringan

1.8.KECENDERUNGAN MENUJU END-USER

COMPUTING.
Mulai dekade tahun 70 an ada perubahan berupa
meningkatnya kecenderungan minat pemakai dalam
mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri..
End-User computing (EUC) adalah pengembangan
seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh
para pemakai.
Rantai Komunikasi End-User Computing :

17
 Spesialis
Informasi

Pemakai Komputer

Faktor-faktor yang mendorong End-user computing :

• Meningkatnya pengetahuan tentang komputer.
Semakin banyak orang yang ingin mengerti dan
mengoperasionalkan komputer baik lewat pendidikan
di Sekolah maupun kursus-kurusus. Dewasa ini
manajer dari berbagai tingkatan sudah mengerti
tentang komputer.
• Antrian jasa informasi.
Para spesialis informasi dalam dekade tahun 80 an
lebih banyak pekerjaan / permintaan daripada yang
yang dapat mereka tangani sehingga orang harus
antri menunggu giliran untuk dapat ditangani datanya.
• Perangkat keras yang murah.
Semakin lama harga perangkat keras komputer

18
 menjadi lebih murah sehingga pemakai dapat
membeli atau memesan sendiri.
• Perangkat lunak jadi.
Dewasa ini semakin banyak perangkat lunak dalam
bentu jadi yang dapat dibeli di pasaran , baik untuk
tugas akutansi maupun pengambilan keputusan. Hal
ini jelas memudahkan dan memampukan perusahaan
atau pemakai individu menerapkan sistim berbasis
komputer.
1.6. Sistem & Informasi
Diatas telah diuraikan bahwa informasi adalah sekumpulan
data yang telah diolah dan memiliki arti. Sedangkan sistem
bagian-bagian yang saling berhubungan membentuk tujuan
tertentu. Sedangkan konsep SIM sendiri menghubungkan
bagian-bagian tersebut sehingga terjadi pertukaran informasi
pada semua level organisasi.

1.5.Kaitan SIM & Organisasi

Dalam merancang SIM perlu disadari bahwa para
pimpinan ada diberbagai level organisasi dan berbagai
area fungsi organisasi, karena hal ini dapat
mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajian
informasi. Tingkatan pimpinan seperti Direktur, Wakil

19
Direktur sering disebut pimpinan atas, dimana
pekerjannya lebih banyak membuat perencanaan
strategis. Ini berarti keputusan level atas akan
berpengaruh pada seluruh level organisasi. Sedangkan
pimpinan tingkat menengah lebih banyak melakukan
kegiatan pengendalian, bertanggung jawab
melaksanakan rencana pimpinan atas dan memastikan
tujuan tercapai. Pimpinan tingkat bawah (terendah)
melakukan operasional kegiatan organisasi.
Istilah eksekutif sering digunakan menggambarkan
seorang pimpinan yang berada pada level atas dan
melakukan tugas pada tingkat perencanaan strategis.
Pada gambar berikut dapat dilihat kaitan antara
kebutuhan informasi pada setiap level organisasi.
Dimana pimpinan tingkat atas lebih menekankan
informasi lingkungan daripada pimpinan tingkat bawah
dan para pimpinan tingkat bawah lebih mementingkan
informasi internal. Sedangkan gambar sebelah bawah
menunjukkan pimpinan tingkat atas lebih menyukai
informasi dalam bentuk ringkas, sedang para pimpinan
tingkat bawah memilih bentuk rinci.

20
 EXTERN
Tingkat perencanaan Strategis
Tingkat Pengendalian manajemen

INTERN
Tingkat Pengendalian Operasional

Gambar 1.2 Pengaruh pada sumber informasi

Ringkas
Tingkat perencanaan Strategis
Tingkat Pengendalian manajemen
Tingkat Pengendalian Operasional
Rinci (terurai)

Gambar 1.3 Pengaruh pada bentuk informasi

21
Tingkat Perencanaan Strategis

Tingkat pengendalian
manajemen

Tingkat pengendalian
operasional

Fungsi Fungsi Fungsi Fungsi

Keu. SDM Informasi Publ.

Gambar 1.4 contoh Pengelompokan pimpinan pada semua

tingkat organisasi dan area Fungsional

MASALAH DAN PERTANYAAN.

1. Jelaskan apa saja sumber daya organisasi saat ini dan
bagaimana hubungannya dengan 5(five) M.
2. Mengapa dewasa ini perhatian manajer terhadap
pengelolaan informasi semakin besar dan meningkat ?
Jelaskan.

22
3. Siapa saja para pemakai komputer di Perusahaan ?
Jelaskan
4. Jelaskan apa perbedaan antara data dan informasi.
Berikan contohnya.
5. Apa yang dimaksud dengan Computer Based Information
System (CBIS) dan apa saja elemen-elemennya serta
perkembangannya.
6. Siapa sajakah yang dimaksud dengan spesialis informasi
dan apa saja tugasnya ? Jelaskan
7. Apa yang dimaksud dengan “End-user computing” dan
bagaimana pengaruhnya terhadap para spesialis
informasi ? Jelaskan
8. Sistim informasi merupakan milik para pemakai bukan
para spesialis informasi. Apa maksudnya ? Jelaskan.
9. Apakah konsekuensi politik dan sosial dari implementasi
pendekatan sistem (System Approach) ? Misalnya
bagaimana kita dapat menerapkan perencanaan fasilitas
terminal bis pemerintah bilamana diijinkan persaingan
yang tak terkendalikan. Apakah beralasan bagi lima
perusahaan bis yg berlainan untuk menjalankan bis-bis
luar kota yg terisi hanya 50 % menuju tujuan yg sama
pada sekitar waktu yg sama pula.

23
10Apakah dampak dari : a) revolusi teknologi, b) Penelitian
dan pengembangan, c) Perubahan produk dab d) ledakan
informasi terhadap kebutuhan informasi oleh manajemen
pada perusahaan manufaktur otomotif, Rumah sakit dan
Universitas.
11. Presiden Direktur sebuah perusahaan besar pembuat
makanan dan pengepakan nasional menyatakan baru-
baru ini bahwa “Sistim informasi kami memberikan
kepada kami senjata yang kami perlukan untuk mengatasi
pesaing kami “ . Jelaskan cara dimana sistem informasi
dapat memberikan senjata yang bersaing untuk
perusahaan ini.
4. Tunjukkan bagaimana pendekatan sistem dapat
bermanfaat dalam mengatasi masalah ekologi pada kota
yg besar. Bagaimana hendaknya organisasi industri
bekerja sama dengan Pemerintah dalam masalah ini.
12Tunjukkan bagaimana komponen sistem informasi
manajemen (manajemen, informasi, sistem) saling
dihubungkan.Tunjukkan juga bagaimana MIS dapat
memudahkan fungsi umum manajemen ( Merencana,
mengorganisasi dan mengendali)

24
 Topik 2
SISTEM
2.1.Teori Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai
suatu tujuan.

Sistem

subsistem

supersistem

Sistem Terbuka dan Tertutup :

Sistem terbuka adalah sistem yang tidak dapat mengatur
operasinya sendiri, sedangkan sistem tertutup
sebaliknya.

25
 input Transformasi output

Sistem Terbuka

Tujuan

Mekanisme
Pengendali

input Transformasi output

Sistem Tertutup

2.2.Sistem Fisik dan Sistem Konseptual

Sistem fisik terdiri dari sejumlah sumber daya fisik.
Sistem Konseptual adalah sebaliknya, ia menggunakan
informasi dan data untuk mewakili suatu sistem fisik.
Misal berupa citra mental dari pikiran supervisor/
manajer/ pimpinan, angka-angka tulisan pada selembar
kertas.

26
 Komputer adalah sistem fisik, tetapi data dan
informasi yang disimpan didalamnya dapat dipandang
sebagai suatu sistem konseptual. Sebab data dan
informasi mewakili satu atau lebih sistem fisik. Yang
terpenting adalah apa yang diwakili oleh data dan
informasi tersebut. Sistem fisik diperlukan karena
ujudnya, sedangkan sistem konseptual penting karena
penggambarannya atas sistem fisik.
Contoh : Jika pada komputer tercatat ada 70 perkakas
digudang, inspeksi di gudang harus mengungkap
ke 70 perkakas tersebut.
Sebab-sebab Pentingnya Pandangan Sistem :
1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas
struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang
baik.
3. Menekankan pentingnya kerjasama semua bagian
dalam organisasi.
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan
lingkungannya.
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi
umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara
sistem lingkaran tertutup.

27
2.3.Model SIM & Komputer
Suatu Model Sistem Informasi untuk memecahkan
masalah pada Komputer dapat dilihat pada gambar
berikut :

SI berbasis
komputer
SI
Akuntansi
Masalah

Keputusan Informasi SIM

Sistem
Pendukung
Pemecaha Keputusan
n Masalah

Sistem
Otomasi
Kantor

Sistem Pakar

Suatu contoh SIM :

Laporan I

28
 Laporan Proyeksi Penggunaan Tenaga Kerja Jan – Des
2002
Dinas Kodya Bandung

No Tgl Tujuan Wilayah Panjang (M) Pekerja Pekerja Total

Tetap Kontrak
1 2 Jan’02 Perbaikan Jalan B Utara 3000 30 0 30
Utama
2 15 Jan’02 Perbaikan Jalan B Kota 40000 50 30 80
Utama
3 1 Feb’02 Pelebaran Jalan Setiabudi 2600 15 100 115

2.3. Organisasi Jasa Informasi :

Pengelola
database

Pemakai Analis Programer Operator Komputer

Sistem

Spesialis
Jaringan

Rantai Komunikasi End-User Computing :

29
 Spesialis
Informasi

Pemakai Komputer

2.4.Siklus Hidup Komputer

• Perancanaan
Tahap Tahap
Penggunaan Perencanaan
• Analisis
• Rancangan
• Penerapan Tahap Tahap
Penerapan Analisis
• Penggunaan
Tahap
Rancangan

30
Berbagai Peran Supervisor dan Spesialis Informasi
selama Siklus Hidup Sistem :

Tahap Manajer Spesialis Informasi

Mendefinisikan
masalah Mendukung
Perencanaan

Analisis Melaksanakan
Mengatur penelitian
sistem

Rancangan
Mengatur Merancang
sistem

Penerapan
Mengatur Mererapkan
sistem

Mengatur
Penggunaan Menyiapkan
sistem

2.5. Tugas & Diskusi :

1. Setujukah, Mengerti informasi lebih penting dari
pada mengerti komputer, jelaskan!
2. Jelaskan suatu sistem bukan milik spesialis
informasi, walaupun mereka lebih banyak
mengerjakan pengembangannya!

31
3. Sebuah unit/ instansi merencanakan biaya operasi
kantor tiap bulan untuk tahun 2002. anggaran tahun
2001 (tahun lalu) untuk unit tersebut 800 juta rupiah
(diluar gaji pegawai). Diminta buatlah anggaran tiap
bulan dan kebutuhan apa yang diperlukan per 15
hari sampai akhir tahun. Sebagai bahan
perbandingan carilah informasi di Adm. Jurusan
Adm. Niaga. Harap dikerjakan dengan Lembar kerja
(Spreadsheet) Excel.

32
 Topik 3
KOMPONEN SIM
( APA YANG HARUS DIKETAHUI OLEH MANAJER TENTANG SISTIM KOMPUTER )

input

Sistem Manual Bank data

Manual
pengolahan

Pengolah Penyimpan Kartu

Data dan
komputernya an. Berbagai Konversi Komputer
altternatif Sistem dan MIS
sistem
Pita
Output Sistim
Komputer

Akses Penerapan
Program / Langsung
prosedur

33
3.1. Persyaratan sebuah sistim informasi manajemen yang
modern & efektif.
Ada beberapa syarat yg harus dipenuhi untuk sebuah sistem
manajemen yang modern dan efektif, yang berdasarkan
komputer, yaitu :
1) Adanya sistim Manajemen yaitu struktur organisasi, Struktur
dan prosedur yg diperlukan untuk perencanaan dan
pengendalian yang memadai, serta hal-hal lain yang
diperlukan untuk manajemen dan administrasi yang baik..
2) Harus tersedia data dan informasi : mengenai sasaran,
sumber daya, lingkungan, kebijakan (Policies), operasi dan
renc. Perusahaan serta perbandingan prestasi kerja yang
dicapai dengan yg direncanakan.
3). Perlu peralatan yang memadai dan selaras dalam mengolah
data, agar dapat :
• Memberikan kemampuan untuk mengeluarkan
(mengakses) data dari arsip penyimpanan, secara
ekoomis dan cepat.
• Mengolah data secara ekonomis dan dengan kecepatan
tinggi.
• Memasukkan informasi kedalam sistem dan
mengeluarkannya kembali untuk ditampilkan pada layar
display

34
3.2. Komponen dasar sistem informasi
Sistim informasi terdiri dari 5 komponen dasar yang sekaligus
merupakan fungsi-fungsi sistm informasi. Fungsi ini dapat
dilakukan secara manual (manusia) ataupun dengan komputer.
Komponen dasar tersebut adalah sebagai berikut :
1) Memasukkan data kedalam sistemnya ( input data ).
2) Mengolah data ( kalkulasi, kontrol, logika )
3) Menyediakan dan memelihara arsip-arsip penyimpanan
( Intern, Ekstern )
4) Mengembangkan prosedur-prosedur, yang akan menentukan
data mana yg diperlukan, darimana diperoleh, untuk apa
digunakan termasuk instruksi pengolahannya.
5. Menyiapkan laporan outputnya
3.3. Peralatan yang dibutuhkan.

Unit pengendali/ MB

35
 Data Informasi output
Input
Unit penyimpanan
primer

Arithmetic logic unit

Unit
penyimpanan
sekunder

Gambar 3.1 Unit dasar sebuah komputer

(Skema komputer)

Saat ini sebagai alat bantu SIM yang paling banyak digunakan
adalah dengan bantuan komputer. Oleh karena itu diperlukan
berbagai peralatan untuk menjalankannya, baik fisik
(hardware), software dan operator yang akan mengoperasikan
komputer tersebut. Beberapa peralatan fisik dan software yang
perlu menjadi fokus perhatian adalah sbb:
Penyimpanan Primer :
RAM, ROM, CDRAM
Penyimpanan Sekunder (merupakan output) :
Floppy Disk (Disket)
Hard Disk
CD

36
Flash disk
Unit Input :
• Keyboard
• Alat penunjuk (Mouse, Trackball (bolanya diatas), Tauch
Screen, Light Pen, Remote Control)
• Pembaca Optik (CD Rom)
• Pembaca Magnetic (Contoh ATM)
• Pengenal Suara (memasukkan perintah sesuai dengan
suara yang dikenal)
Unit Output :
• Output Tampilan (monitor, layar cembung dan datar)
• Output cetakan :
o Line printer, contoh : impact printer
o Character printer, contoh : dot matrix
o Page printer, contoh : Laser, dll
• Output suara
• Plotler ( output dalam bentuk grafik)
• Microform (Microfilm)

Perangkat lunak :
• Perangkat Lunak Sistem Operasi (DOS, Windows,
Linux)

37
 • Perangkat Lunak Utility (Norton, Disk Doctor, dll)
• Perangkat Penerjemah Bahasa (Cobol, Fortran, Vbasic,
Cfoxfro, dll)
• Perangkat Lunak Aplikasi (MS Word, MS Excel, dll)
3.4. Informasi yang Diolah
Saat para pimpinan organisasi memutuskan
menggunakan informasi sebagai cara untuk beradaptasi dengan
kebutuhan lingkungan (masyarakat dan pemerintah, swasta)
maka para pimpinan perlu menyadari sumber daya informasi
yang mereka miliki. Sebab data yang digunakan akan diolah
oleh sumber daya informasi tersebut. Kualitas informasi sangat
ditentukan oleh kualitas sumber daya informasi yang dimiliki :
Informasi yang diolah pada suatu organisasi dapat dibedakan
atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut.
Beberapa fungsi dan informasi yang diolahnya adalah :
1) Personalia
Termasuk informasi perekrutan, pelatihan, bimbingan para
pegawai, prestasi kerja pegawai serta perencanaan pegawai.
2) Akunting
Informasi transaksi keuangan, aset, jaminan-jaminan,
laporan keuangan, pengendalian keuangan, pemasok,
pemesan, jumlah pmesanan ekonomis.

38
 3) Manajemen Persediaan
Informasi yang berkaitan dengan pengendalian fiskal atas
persediaan, material, komponen-komponen, mesin-mesin,
jumlah yang tersedia, nilai/harga.
4).Bendahara
Informasi yang berkaitan dengan kegiatan keuangan
organisasi, jumlah pinjaman dana tunai.
5) Manajemen Informasi
Termasuk informasi bagaimana mengembangkan,
mengoperasikan dan menjaga sistem informasi untuk
menyajikan informasi kepihak-pihak yang berkepentingan,
6) Dan lain sebagainya, sesuai fungsi-fungsi yang ada organisasi
tersebut.
3.3 Tugas
1. Anggaplah Anda akan ditugaskan oleh pimpinan membeli
sebuah komputer untuk unit kerja anda. Sebelum anda
membeli informasi apa saja yang perlu anda kumpulkan?
Beri alasan ringkas.
2. Suatu saat anda diminta oleh pimpinan mencari sebuah
software yang mampu menangani kebutuhan informasi
tentang jalan raya. Informasi apa yang anda butuhkan

39
 sebelum anda mencari (membeli atau membuat) software
tersebut? Kenapa demikian?
Topik 4
PERENCANAAN SISTEM
4.1. Konsep Perencanaan dan Pengendalian
Perencanaan dan pengendalian merupakan kegiatan yang
sangat erat hubungannya. Ditujukan untuk mengarahkan
kegiatan agar sesuai dengan standar untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
4.2. Tahap/ Langkah Perencanaan SIM :
1. Menyadari masalahnya
(Dirasakan oleh sekelompok pimpinan & non Pimpinan)
2. Definisikan Masalah
(Kumpulkan informasi, pahami masalahnya, kemudian
deinisikan masalah tersebut).
3. Menentukan Tujuan Sistem
Pimpinan bersama orang sistem mengembangkan sistem,
daftar tujuan sistem yang akan dibuat, mengatakan tujuan
secara umum yang nantinya dibuat secara spesifik.
4. Identifikasi kendala-kendala sistem
Sumber kendala : Lingkungan, manajemen
5. Membuat Studi Kelayakan

40
 Adalah tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan
mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan
yang diinginkan.
Dimensinya :
• Teknis, perangkat keras & lunak ada?
• Pengembalian Ekonomis, perbandingan kegunaan
dengan biaya
• Pengembalian nonekonomis, keuntungan
nonekonomisnya apa?
• Hukum & Etika, Apa sistem ini tidak melanggar
hukum & etika nantinya?
• Jadwal, mungkinkah diterapkan dalam waktu yang
ditentukan?
USULAN PENELITIAN SIM
6. Persiapan Usulan Penelitian Sistem
Studi yang memberikan dasar rinci untuk rancangan sistem
baru mengenai apa yang harus dilakukan den bagaimana
melakukannya.
Iktisar Usulan Penelitian :
1. Executive Summary (Ringkasan inti)
2. Pendahuluan
3. tujuan dan Kendala Sistem
4. Berbagai alternatif sistem yang mungkin

41
 5. Proyek penelitian sistem yang disarankan
5.1. Tugas yang harus dilaksanakan
5.2. Kebutuhan SDM
5.3. Jadwal Kerja
5.4. Perkiraan Biaya
6. Dampak yang diterapkan dari sistem
6.1. Dampak pada struktur organisasi
6.2. Dampak pada struktur operasi organisasi
6.3. Dampak pada sumber daya organisasi
7. Rncana pengembangan umum (Tahap analisis,
rancangan dan penerapan)
7. Menyetujui atau Menolak Penelitian Proyek
Pimpinan + orang-orang inti akan pro dan kontra dari
rancangan proyek yang diajukan. Pertanyaan inti mereka
yang harus di antisipasi :
1. Apa tujuan akan tercapai?
2. Apa ini satu-satunya cara terbaik?
8. Menetapkan mekanisme Pengendalian
4.3. Mekanisme Pengendalian
Pengendalian suatu proyek/ sistem menentukan :
• Apa yang harus dikerjakan
• Siapa yang melakukan
• Kapan akan dilaksanakan

42
 • Jumlah Waktu perperiode (Jadwal)
• Monitor kemajuan sistem/ proyek (Misal: gunakan
dokumentasi, tabel, grafik-grafik, diagram jaringan, ...
4.4. Tugas (Kasus) :
Nona Ann? Saya adalah Asep, saya dari departemen SIM,
kami sedang mengadakan survei atas semua orang yang
menerima laporan untuk melihat apakah laporan-laporan
tersebut dapat ditingkatkan. Menurut catatan kami anda
mendapat laporan inventaris barang tiap bulan. Benarkah
demikian?
Nona Ann, kepala bagian peralatan dan barang dari organisasi
X, mulai membereskan kertas-kertas diatas mejanya. “Saya
rasa laporan itu ada disini, Saya biasanya tidak
menyimpannya, tetapi saya pikir saya telah menerimanya
kemarin. Saya benar-benar tidak menggunakannya. Pimpinan
yang disini (dulu) sebelum saya yang memesannya dan laporan
itu terus datang. Saya telah bermaksud untuk menghubungi
departemen kalian untuk menghentikannya, tetapi saya tidak
pernah sempat. Terlalu sibuk mungkin. Oh ini dia, Nona Ann
menarik keluar laporan tebal dari setumpuk kertas-kertas.
Bolehkah saya duduk? Tanya Asep, “Tampaknya
laporan itu dapat diperbaiki”. Mengapa anda tidak melihatnya
dan beritahukan pada saya apa yang salah?. Nona Ann berkata

43
“Hm pertama, laporan ini untuk bulan januari 2002 stempel
sekretaris saya menunjukkan bahwa kami menerimanya
tanggal 12 Fabruari 2002. mengapa begitu lama untuk sampai
kapada saya? Pada saat saya menerimanya itu sudah menjadi
sejarah”.
Mungkin laporan itu begitu panjang, jawab Asep. Kami
memiliki banyak laporan seperti itu dan perlu waktu yang lama
untuk mencetak semua halaman tsb. Ditambah waktu yang
diperlukan melalui pos perusahaan, anda mendapatkannya
sangat terlambat. Kami seharusnya dapat mengeluarkannya
lebih cepat. Semua data ada didalam komputer pada akhir
bulan. Saya akan mencoba mempercepatnya. Ada lagi?
Sebenarnya ya. Apakah ada cara untuk meringkasnya?
Pasti itu akan membuat laporan ini lebih mudah dibaca. Saya
kira kita memiliki banyak persediaan yang telah kosong atau
tidak dibutuhkan lagi selama 5 tahun belakangan ini. Lebih
baik menyediakan persediaan yang betul-betul dibutuhkan oleh
masing-masing unit aktif. Saya tahu jika saya menghabiskan
beberapa hari mempelajari laporan ini, saya dapat menemukan
persediaan yang tidak diperlukan lagi beserta nilainya, tetapi
terlalu membuang waktu saya yang berharga.
Oh ya, saya yakin kami dapat memberikan anda suatu
laporan yang membantu anda membuat keputusan tanpa

44
menghabiskan seluruh waktu anda jawab Asep. Apa yang
menentukan bahwa suatu pelayanan kita (tentang barang,
mesin, peralatan, ...) memuaskan unit-unit lainnya? Dapatkah
anda memberikan beberapa panduan?
Jika ada satu barang yang tidak terpakai selama 10
bulan saya ingin mengetahuinya. Dapatkah anda
memberitahukannya?
Asep menarik selembar kertas dari mapnya. “Ini adalah
penjelasan kamus data dari catatan yang kami gunakan untuk
mencetak laporan”. Disana tidak terdapat tanggal penerimaan
dan pengeluaran barang, tetapi saya yakin kami dapat
menambahkannya. Lalu dengan mudah dapat dipilih catatan-
catatan yang tidak berubah selama 10 bulan atau periode
apapun.
Saat itu sekretaris Nona Ann masuk kedalam ruangan
dan berkata “Nona Ann mereka telah menunggu anda diruang
konference. Perlukah saya beritahukan mereka bahwa anda
akan sedikit terlambat? Jangan, saya segera kesana.
Saya berterima kasih karena anda menyediakan waktu
utk membahas laporan ini dengan saya. Jika anda dapat
melakukan beberapa hal yang telah kita bahas, saya yakin saya
akan menggunakan laporan ini lebih sering.

45
 Satu pertanyaan terakhir, Asep bertanya ketika Nona
Ann beranjak ke pintu” Apakah anda pernah menggunakan
komputer?” Oh tidak, jawab Nona Ann, saya buka programer.

Pertanyaan :
1. apakah kelihatannya Nona Ann memerlukan
suatu laporan khusus atau laporan periodik? Beri penjelasan
ringkas.
2. Apa yang dapat dilakukan untuk
memperpendek keterlambatan laporan yang sampai pada
Nona Ann?”
3. Apakah anda menyarankan urutan
meningkat atau menurun? Apa yang akan menjadi field
kunci (pengendalinya)?
4. Dengan menyakinkan Nona Ann bahwa
field tanggal dapat ditambahkan, apakah Asep telah
bertindak benar?
5. Misalkan organisasi X memutuskan untuk
menyediakan pelatihan pada para pimpinan megenai
penggunaan Query language (data base barang) alasan apa
yang dapat Asep berikan agar Nona Ann mengikutinya?”
6. Buatlah bentuk yang diperlukan (informasi
dan model yang memenuhi keinginan Nona Ann)

46
1. KASUS TOKO BUKU ANEKA ILMU
Anda adalah seorang wiraniaga Bookstore Software Inc., yaitu suatu
Perusahaan Nasional yang memasarkan suatu paket perangkat lunak
untuk digunakan oleh toko buku maupun perpustakaan. Suatu hari
saat anda berbicara dengan Bp.Herman, manajer penjualan Toko
Buku Aneka Ilmu di Surabaya, anda mengetahui bahwa perusahaan
tersebut memiliki masalah dengan persediaannya. Catatan manual
yang mereka buat tidak mencerminkan secara akurat status
persediaan, jumlah , jenis buku dan nama pengarang buku-buku yang
tersedia di dalam toko bukunya. Saat pengiriman barang / buku baru
tiba, diperlukan beberapa hari untuk memperbarui catatan persediaan.
Seorang pembeli yang menginginkan satu buku tertentu dan buku
tersebut baru diterima serta ada di dalam toko buku tersebut, tetapi
wiraniaga yang ada tidak mengetahuinya, Penjualan buku menjadi
gagal karena informasi yang buruk.
Anda sebagai wiraniaga Bookstore Software Inc. tahu bahwa paket
perangkat lunak anda, yang disebut SMABORT (Sistem Manajemen
for Bookstore Retail Trade) dapat memecahkan masalah ini. Dengan
SMABORT, suatu toko buku dapat memperbarui catatan
komputernya begitu suatu pengiriman tiba atau suatu penjualan
terjadi. Catatan komputer selalu mencerminkan secara tepat buku /
barang apa yang ada atau tersedia didalam toko buku. Biaya perangkat
lunak dan perangkat keras sangat terjangkau oleh sebuah toko buku
yang cukup besar.
Langkah anda selanjutnya adalah adalah mendekati direktur Toko
buku Aneka Ilmu, Bp. Yohanes yang kebetulan baru saja beberapa
minggu menduduki jabatan tersebut untuk menawarkan produk
perusahaan anda. Saat anda menelpon Bp. Yohanes untuk
menjelaskan produk anda, dia memotong anda dan berkata : “Dengar,

47
 saya masih baru dalam jabatan ini. Saya baru lulus dari suatu
Perguruan Tinggi terkenal, dengan kesarjanaan dalam teori sistem.
Jika anda dapat menjelaskan bagaimana produk anda dapat
membantu kami, dalam istilah-istilah Sistem , saya pikir saya dapat
mengerti. Sekarang Jelaskanlah”.
Tugas anda :
Jelaskan dalam istilah-istilah sistem, bagaimana SMABORT
dapat menguntungkan Toko Buku Aneka Ilmu.

2. Bagaimana teknologi informasi modern berkontribusi pada makin

singkatnya batas waktu transaksi bisnis ? Berikan contoh peralatan
apa yang dapat digunakan dengan telpon dan apa dampaknya ?
Jelaskan.

3. Berikan contoh-contoh informasi yang mengalir antara suatu

perusahaan dan pemegang sahamnya. Bagaimana teknologi informasi
dapat digunakan untuk memudahkan arus ini ? Jelaskan.

4. Seorang CIO menyatakan keyakinannya bahwa keunggulan

kompetitif yang berkelanjutan dapat dicapai dengan mengurangi biaya
operasi perusahaan. Setujukah anda dengan statement CIO diatas ?
Jelaskan argumentasi anda.

5. Apa yang dapat dilakukan suatu perusahaan untuk membuat

pengunjung terus kembali ke home page-nya ? Jelaskan.

48
 Topik 5
PERMODELAN
Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model
mewakili sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas
(entity).
Orang menggunakan model untuk mewakili permasalahan
yang akan dipecahkan.
5.1. Jenis-jenis Model
Ada empat jenis dasar model :
1. Model fisik
2. Model naratif

49
 3. Model Grafik
4. Model Matematika
Model Fisik adalah penggambaran objek dalam bentuk tiga
dimensi. Model fisik biasanya digunakan untuk
menggambarkan suatu objek dalam ukuran mini, seperti :
maket gedung, atau prototype mesin-mesin, dll.
Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi
oleh benda nyata. Contohnya, investor gedung dapat membuat
sejumlah perubahan secara lebih murah pada rancangan model
fisik mereka dibandingkan pada gedung yang sesungguhnya.
Model Naratif, Ada satu jenis model yang digunakan orang
setiap hari, namun jarang dikenali sebagai suatu model. Ini
adalah model naratif, yang menggambarkan entitasnya secara
lisan maupun tulisan. Pendengar atau pembaca dapat
memahami entitas dari narasi atau cerita. Semua komunikasi
bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan
jenis model yang paling populer.
Model Grafik. Jenis model lain yang terus digunakan adalah
model grafik. Model ini menggambarkan entitasnya dengan
sejumlah garis, symbol atau bentuk. Model grafik digunakan
untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan
organisasi kepada organisasi pusat berisi grafik-grafik
berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan organisasi.

50
 Grafik juga digunakan untuk mengkomunikasikan informasi
kepada pimpinan.
Model grafik juga digunakan dalam rancangan system
informasi. Banyak yang digunakan oleh analis sistem dan
programer bersifat grafik. Bagan arus (flowchart) dan diagram
arus data (data flow diagram) adalah contohnya, dan
diperlihatkan dalam gambar 5.1 Peralatan-peralatan grafik ini
akan dijelaskan dalam modul teknis.
Model Matematika. Sebagian besar perhatian dalam
pembuatan model saat ini tertuju pada model matematika.
Segala formula atau persamaan matematika adalah suatu
model matematika. Model matematika yang digunakan para
pimpinan umumnya tidak lebih rumit dari pada model yang
biasa digunakan untuk menghitung, Contoh EQQ :

EQQ = 2 PA
M

Dimana P adalah biaya pembelian per unit (dlam rupiah), S adalah

penjualan per tahun (dalam unit), dan M adalah biaya
penyimpanan per unit untuk satu tahun (dalam rupiah). Biaya
penyimpanan meliputi semua biaya yang berkaitan dengan
penyimpanan barang, seperti asuransi, kerusakan, dan kecurian.
Model EQQ hanya menggunakan satu persamaan. Sebagian model
matematika menggunakan ratusan hingga ribuan persamaan.

51
Model-model besar cenderung tidak praktis dan sukar digunakan.
Kecenderungan sekarang mengarah pada model-model yang lebih
kecil yang ditujukan untuk membantu pimpinan tertentu
memecahkan masalah-masalah khusus.
Keunggulan model matematika adalah ketelitian dalam
menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.
Matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang
berdimensi lebih banyak daripada model grafik yang dua dimensi
atau model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan
pimpinan yang menyadari kerumitan sistem organisasi,
kemampuan multidimensional model matematika adalah model
yang berharga.
Kegunaan Model :
• Mempermudah pengertian
• Mempermudah komunikasi
• Memperkirakan masa depan

Pesanan Pelanggan
Penjualan

Edit
pesanan
Edit penjualan
Pesanan

Memasukkan
data pesanan

Pesanan
Penjualan

52
 Memasukkan
Pesanan penjualan

File
Memasukkan Pesanan historis
data pesanan Penjualan pesanan
penjualan penjualan

Menyiapkan Menyiapkan
laporan pesanan laporan
penjualan pesanan
penjualan

Laporan
File historis
pesanan
penjualan

Pimpinan
Penjualan

A. Diagram Arus Gambar 5.1 Contoh sebuah model Grafik

B. Diagram Arus Data

5.2. Pendekatan Sistem dalam Permodelan

Model sistem Umum adalah suatu pendekatan yang
menggunakandiagram grafik disertai narasi dengan kerangka
kerja sistem (sistem fisik & konseptual).
Sistem Fisik : Terdiri atas input, proses dan output
Gambar 5.2 menunjukkan sistem fisik organisasi yang
mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output.
Sumber daya input datang dari lingkungan organisasi, terjadi
suatu transformasi dan sumber daya output dikembalikan ke

53
lingkungan yang sama. Karena itu sistem fisik organisasi
merupakan sistem terbuka yang berhubungan dengan
lingkungannya melalui arus sumberdaya fisik.

Sumber Proses Sumber

daya Input transformasi daya Output

Gambar 5.2 Sistem Fisik Organisasi

Sistem konseptual. Sebagian sistem terbuka dapat

mengendalikan kegiatannya sendiri, sebagian lagi tidak.
Pengendalian dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran
yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut yang
dinamakan lingkaran umpan balik, menyediakan suatu jalur
bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian dan
dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem. Mekanisme
pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-
sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan
menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.

Manajemen

Sumber Proses Sumber

daya input transformatik daya
output

54
 Gambar 5.3 Sistem Fisik Organisasi sebagai sistem yang
terkendali
Gambar 5.4 adalah suatu laporan yang menggambarkan suatu
aspek dari sistem input. Analisis pemasok ini membandingkan
beberapa pemasok satu jenis tertentu bahan mentah dalam hal
harga, pengiriman dan kualitas. Departemen pembelian dapat
meminta laporan saperti ini sebelum menentukan siapa yang
akan menjadi pemasok.

Suplier :
Number Name Last Transaction Qt Unit PriceDays PCT
Date P.O.No. to Rejects
y
Receipt

201 CV Dian7/1 1324 56 600.00 12 0.00

207 PT XYZ2 1206 0 0 6 0.02
150 Merry &8/1 1113 80 50.000 3 0.00
175 CO 3 995 76 999.00 19 0.04
Bay, PT 9/8 0 0
10/ 42 300.00
7 8 0

55
Gambar 5.4 Contoh laporan analisis input tentang pemasok
Contoh berikut ini menunjukkan bagaimana sistem konseptual
dapat membantu pimpinan mengetahui status proses
transformasi. Nomor pekerjaan dimasukkan kedalam
komputer, pimpinan dapat mengetahui rincian mengenai suatu
pekerjaan yang sedang berlangsung, sehingga pimpinan
mengetahui perkerjaan tersebut telah masuk langkah keberapa.

Job Number 84-182

Customer Wankel Automotive

Current Status
Step 4-wels support to frame
Departement 410-welding
Date and time begun 10/8;10:15A
Projected job completion 10/14;9:30A
Next process
Step 5-paint frame
Gambar 5.5Departement
Laporan632-paint
Status Pekerjaan (Informasi Tentang
Proses Transformasi)
Dimensi-dimensi Informasi
Saat para pimpinan menentukan output yang harus disediakan
pengolah informasi, mereka mempertimbangkan empat
dimensi dasar informasi. Dimensi-dimensi ini memberi
kontribusi pada nilai informasi.
1. Relevansi Informasi, memiliki relevansi jika berkaitan
langsung dengan masalah yang ada. Pimpinan harus
mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa

56
 membaca seluruh informasi mengenai subyek-subyek
lain.
2. Akurasi Idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi
peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena
alasan tersebut, pimpinan terpaksa menerima ketelitian
yang kurang dari sempurna. Berbagai aplikasi yang
melibatkan uang, seperti pembayaran gaji, penagihan
dan piutang, menuntut ketelitian 100 persen. Beberapa
aplikasi lain., seperti ramalan ekonomi jangka
panjangdan laporanstatistik sering dapat tetap berguna
jika datanya mengandung sedikit kesalahan.
3. Ketepatan Waktu, Informasi harus tersedia untuk
pemecahan masalah, sebelum situasi terjadi menjadi
tidak terkendali atau kesempatan menjadihilang.
4. Kelengkapan, harus mampu menyajikan informasi
lengkap tentang suatu masalah. Pimpinan adalah orang
yang tepat untuk menentukan dimensi-dimensi
informasi yang ia perlukan.
5.3. Tujuan dan Standar
Pengendalian atas Output. Agar output dapat
dikendalikan, maka harus ada dua unsur yaitu : informasi
tentang apa yang telah dicapai dan standar kinerja yang
mencerminkan apa yang harus dicapai.

57
 Suatu sistem harus memiliki sedikitnya satu tujuan, tetapi
dapat pula beberapa tujuan. Tujuan biasanya dinyatakan secara
umum. Supaya para pimpinan dapat mengendalikan sistem,
mereka memerlukan sesuatu yang lebih khusus dari pada
tujuan, dan ini dicapai melalui standar. Standar adalah suatu
ukuran kinerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal
dalam istilah-istilah spesifik. Tabel 5.1 menggambarkan
perbedaan antara sifat umum tujuan dan sifat khusus standar.
Pimpinan menggunakan standar untuk mengendalikan
sistem fisik dengan membandingkan kinerja actual, seperti
yang dilaporkan pengolah informasi, dengan standar. Hasil
perbandingan menentukan apakah suatu tindakan diperlukan.
Gambar 5.6 menggambarkan tambahan standar pada model
umum. Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik
terdiri dari tiga elemen penting : manajemen, pengolahan
informasi dan standar.

Tabel 5.1 Perbandingan Antara Tujuan dan Standar

Tujuan Standar kinerja
Memenuhi Mencapai volume tahunan sedikitnya
kebutuhan Rp. 25 milyar
masyarakat Mempertahankan 20% pangsa pasar
Mempertahankan tingkat
pertumbuhan tahunan 15%
Beroperasi secara
efisien Mempertahankan rekor hari-hari tanpa

58
 kecelakaan kerja
Menjaga turnover pekerja dibawah 10%
Mengurangi tingkat kebocoran dana s.d
10%

Investasi bagi masaMenginvestasikan sedikitnya 15% laba

depan untuk penelitian dan pengembangan

Memanfaatkan Menginvestasikan tidak kurang dari 10%

metode-metode pendapatan untuk otomatisasi,
modern komputerisasi dan mekanisasi.

Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti

pimpinan, yaitu pimpinan terlibat dalam aktivitas hanya jika
aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima
Management by exception memberikan tiga keuntungan
dasar :
1. Pimpinan tidak membuang waktu memantau aktivitas yang
berlangsung secara normal.
2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan
dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada
hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Management by exception adalah suatu kemampuan dasar
yang disediakan oleh SIM yang berbasis komputer. Dengan
cara ini data-data dimasukkan kekomputer, sehingga komputer

59
 dibiarkan memikul sebagian tanggung jawab memantau sistem
fisik dan waktu pimpinan dapat digunakan secara efektif.

Standar

Pengolah Informasi & Data

Manajemen
informasi

Sumber Proses Sumber SD Fisik

daya transformatik daya
Input Output

Gambar 5.6 Model sistem umum organisasi

5.4. Diagram Arus Data (DFD)

Pada uraian diatas telah dinyatakan bahwa diagram arus data
sangat berguna untuk berkomunikasi pada model grafik.
Diagram arus data (data flow diagram/ DFD), ialah suatu
gambar grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah
simbol-simbol untuk menggambarkan bagaimana data
mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan.
Penekanan pada DFD ada pada proses, bukan pada data.
DFD merupakan cara yang umum untuk mendokumentasikan
proses, dimana input pada suatu proses, akan menjadi input
pada proses berikutnya. Penggunaan DFD biasanya
dikombinasi dengan peralatan lainnya. Kombinasi yang umum
dalam pemakaian DFD adalah :

60
• DFD
• Bahasa Inggris terstruktur, digunakan untuk proses
• Kamus Data, suatu penjelasan tertulis (berupa daftar)
mengenai data yang berada didalam database, efektif untuk
data.
Simbol-simbol DFD :
DFD hanya terdiri dari 4 simbol utama. Simbol tersebut
digunakan untuk :
1 Elemen lingkungan yang berhubungan dengan sistem.
2 Untuk proses
3 Arus data
4 Penimpanan data
Elemen-elemen lingkungan
Menyediakan untuk input data dan output data sistem. Simbol
yang digunakan untuk input dan output sebagai awal dan akhir
sistem, diberi nama terminator, dengan gambar :

Unit Reka
X nan

Terminator

Tiap simbol terminator diberi label dengan nama elemen

lingkungannya. Suatu terminator dapat berupa :

61
 • Orang, seperti : pimpinan, yang menerima laporan dari
sistem
• Organisasi, seperti : Dept. A, Dept. B, dstnya
• Sistem lain yang berhubungan dengan sistem yang lain.
Proses
Adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses
dapat digambarkan dengan lingkaran, segi empat horizontal,
atau segi empat tegak dengan sudut bulat. Tiap simbol proses
diidentifikasikan dengan label. Teknik pembuatan label yang
paling umum adalah dengan menggunakan kata kerja dan
objek, tetapi dapat juga digunakan nama sistem atau program
komputer.

Mencetak Menghitung Memperbaharui

Faktur Upah Bersih buku besar

Arus Data :
Terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara
logis, bergerak dari sati proses ke proses lain. Disimbolkan
dengan tanda garis lurus atau garis cekung. Contoh :

Catatan pembelian
Sistem
pembelian
Faktur

62
 Menerima Menerima data
pengiriman

Transaksi buku besar Memperbaharui

Buku besar

Order
Status query Menyediakan
Pimpinan status pesanan
Order
Status respon

Penyimpanan Data
Disebut juga store, adalah suatu penampungan data.
Disimbolkan dengan set garis parallel, segi empat terbuka atau
bentuk lonjong.

File master File barang Buku besar File Peminjam

Gaji

Level DFD
Level 0 (diagram konteks) mendokumentasikan sistem pada
tingkat tertinggi. Diagram konteks mudah digambar saat anda
memiliki ide, terdiri dari satu simbol proses yang
menggambarkan seluruh sistem. Diagram konteks

63
menunjukkan data mengalir ke dan dari terminator. Jika ingin
mendokumentasikan sistem secara lebih rinci dari diagram 0,
maka perlu digunakan satu atau beberapa diagram gambar n.

Masyarakat Mengajukan permohonan

Sistem
perawatan
jalan

Lap. Perawatan Dinas PU

Gambar 5.7 Diagram Konteks

Perlu diperhatikan saat menggambar diagram konteks :

1. Menggunakan hanya satu simbol proses
2. Memberi label simbol tersebut untuk menggambarkan
seluruh sistem
Dapat digunakan kata kerja, nama sistem
3. Tidak menomori satu simbol proses tersebut
4. Menyertakan semua terminator dari sistem
5. Menunjukkan semua arus data antara terminator dan sistem

64
 Contoh DFD Level 1
Mengajukan permohonan
Masyarakat

1
Seleksi Surat permohonan
Permohonan

2
Masukkan Memasukkan File Form
Memasukkan data Data Permohonan Perawatan
perawatab Permohonan perawatan

3
Sortir
perawatan
jalan

Sortir data perawatan jalan

4
Gambar
Menghitung 5.8 Contoh DFD Level 1
biaya
5.5. Tugas/ Project Model :
pimpinan anda padaLap.Unit “X” inginDinasmendapatkan
perawatan PU
laporan
Proyek “Y” setiap akhir bulan. Pandanglah sistem tersebut
sebagai elemen lingkungan. Anda diminta membuat diagram
kontek (DFD level 0, dan level n). Data-data dapat anda
kembangkan dengan menggunakan asumsi. Harap dituliskan
pada catatan tersendiri asumsi yang digunakan.

65
 Topik 6

SISTEM PENUNJANG dan KOMUNIKASI DATA

6.1 Sistem Penunjang

Dalam hal-hal tertentu, informasi yang tersedia tidak memadai untuk

mengambil keputusan yang spesifik. Oleh karena itu diperlukan media yang

mampu mendukung pengambilan keputusan spesifik tersebut.

Sistem pendukung keputusan berupa grafik, tabel-tabel, yang lebih cepat

dibuat dengan bantuan komputer atau melalui software tertentu. Sistem

pendukung keputusan yang dibuat umumnya dijalankan oleh komputer dan

dapat menunjang untuk perencanaan dan pengambilan keputusan.

Tujuan Sistem Pendukung Keputusan

• Membantu pimpinan membuat keputusan

• Mendukung penilaian pimpinan

66
 • Meningkatkan efektivitas keputusan

Pimpinan (perorang)
Sistem Pendukung Keputusan
Kelompok (sharing)

Sistem ini banyak bersumber dari database. Isi database terdiri atas :

1. Perangkat lunak penulisan laporan

2. Model matematika

3. Perangkat lunak pendukung keputusan

6.2. Kosep Database

Manajemen data merupakan bagian dari sumber daya informasi.

Manajemen data digunakan untuk memastikan bahwa sumber daya/ data

perusahaan mencerminkan secara akurat sistem fisik yang diwakilinya.

Sumber daya data disimpan dalam penyimpanan sekunder, yang harus

dapat diakses secara langsung dan cepat oleh orang berhak

menginginkannya.

Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi,

diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan

pengambilan kembali. Pada gambar berikut dapat dilihat banyak file

File
File yang dapat
organisasi Statistik File
terintegrasi secara File
logis. Integrasi logis dari catatan-
Pegawai Jasa yg Pelayanan Piutang
diberikan
catatan (data) dalam banyak file ini disebut konsep database. Garis-garis

dalam gambar menggambarkan integrasi logis.

File
File File File Hutang
Pembeli Persediaan Pemasok dagang

File
Pesanan File 67
pembelian Buku besar
Gambar 6.1 Database terdiri dari file-file yang terintegrasi
Dua tujuan utama konsep database adalah meminimumkan pengulangan

dan mencapai independensi data. Independensi data adalah kemampuan

untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan

pada program yang memproses data. Independensi data dicapai dengan

menempatkan spesifikasi dalam tabel dan kamus data yang terpiash secara

fisik dari program. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data.

Perubahan pada struktur data hanya dilakukan sekali yaitu dalam tabel.

Saat organisasi mengadopsi konsep database, maka datanya menjadi :

• Database
• File
• Catatan-catatan
• Elemen data
Gambar 6.2 Model Pendukung Keputusan

Pemecah Anggota
masalah kelompok lain
perorangan

68
 Software Model Software
penulisan matematika/ DSS
laporan formula

Data
Sistem base
Pendukung
Keputusan

Lingkungan

Data Komunikasi Informasi

Salah satu tugas pimpinan adalah memecahkan masalah untuk mencapai

tujuan. Selama pemecahan masalah pimpinan mengambil berbagai

keputusan. Agar keputusan yang diambil tepat, maka diperlukan

pendekatan-pendekatan tertentu. Salah satunya pendekatan sistem.

Implementasi dari hal tersebut berupa tahap-tahap pemecahan masalah

sbb :

6.3. Tahap-tahap Pemecahan Masalah

Tahap 1. Persiapan

Langkah 1. Memandang organisasi sebagai sistem

Langkah 2. Mengenali sistem lingkungan

Langkah 3. Mengidentifikasi subsistem organisasi

Tahap 2. Usaha Definisi

Langkah 4. Bergerak dari itngkat sistem ke subsistem

69
 Langkah 5. Menganalisis bagian sistem

(Standar, manajemen, proses, sumber daya)

Tahap 3. Uasha Solusi

Langkah 6. Mengidentifikasi solusi alternatif

Langkah 7. Mengevaluasi solusi alternatif

Langkah 8. Memilih solusi terbaik

Langkah 9. Menerapkan solusi terbaik

Langkah 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu

efektif.

6.4. Konsep Networking

Bila organisasi aktivitasnya tersebar pada berbagai geografis yang cukup

luas, maka timbul kebutuhan untuk mengumpulkan data sacara network

(jaringan). Pengiriman dan penyebaran data secara network memungkinkan

memberikan informasi secara luas tanpa halangan faktor geografis. Dengan

konsep Networking ini dimungkinkan juga sharing (berbagai) : data,

peralatan, software, dan sebagainya. Dengan demikian sebuah data dapat

diakses lebih dari satu orang pada saat yang bersamaan. Ada beberapa

penggolongan jaringan, antara lain :

• Jaringan Lokal (LAN/ Lokal Area Network)

Server + Harddisk

Workstation 1 Workstation 2 Workstation 3 Workstation 4 Workstation 5

70
 • Wide Area Network (WAN)

Jaringan ini pada hakekatnya menyambung LAN to LAN pada area

yang cukup jauh. Media yang menghubungkannya digunakan

fasilitas jasa telepon atau melalui satelit. Contoh yang paling mudah

Wade Area Network adalah internet.

Satelit

Stasiun
IXC circuit
bumi (interexchange
Modern
pemakai channel)
Stasiun
bumi
Local
loop
IXC circuit
(interexchange
channel)
Kantor sentral Menara
gelombang mikro
Local Modern
perusahaan telepon Menara
gelombang mikro
loop pemakai

Kantor sentral Kantor sentral

Kantor sentral perusahaan telepon perusahaan telepon
perusahaan telepon

Gambar 6.3 Saluran Wide Area Network

6.5. Internet

Internet = International Network/ Jaringan masyarakat global

71
WWW = World Wide Web/ Webside, menggabungkan konsep multimedia,

sehingga berbentuk interaktif dan dinamis.

Menyajikan informasi antara lain :

• Shopping • Chatting

• Video Telp • Email

• Teleconference • Dan lain-lain

Hardware

PII, Ram 64, HD4GB, Multimedia

Modem = Modulator Demodulator (menjembatani antara PC

dengan kabel telp, Model dilihat dari kecepatannya (Kbps)

Jaringan perantara (kabel Telp, TV Kabel/ Antene)

Server = terminal data, biasa dikelola oleh ISP (Provider)

Software

Software untuk Website :Email, Chatting, ...

Software Browse untuk : mengakses Website

Contoh : Internet Explorer, Nescape Navigator

E-mail Client : Contoh : MS-Outlook, Netscape Compose, ...

IRC Client (Internet Relai Chat) untuk berbincang lewat teks

ISP (Internet Service Provider)→ Sebuah perusahaan yang menyediakan

jasa koneki PC ke Jaringan internet

K.telp/
PC Modem ISP
Antene

72
 Internet
Global

K.telp/
PC Modem ISP
Antene

Beberapa perusahaan ISP : Indosat net, Melsa Net, Telkomnet Instan

Langkah-langkah memasang Internet :

• Siapkan hardware (disarankan PII)

• Pasang Model

• Daftarkan diri ke ISP

• Instal software dari ISP

• Isi username & Pasword yang diminta oleh software ISP

Mulai Internet

1. Jalankan internet, melalui : Internet Explorer, atau Netscape

Navigator

2. Masukkan alamat Website : www.astaga.com

Bentuk alamat Website : http://www.nama.domain

http = hipertext transfer protocols, digunakan sebagai penghubung

dengan browser

domain = identitas Website (komersil, pendidikan, militer, ...)

.com = comersial

.edu = education

.org = organisasi nonprofit

73
 . net = jaringan internet

. go = goverment

.mil = militer

3. Cari informasi yang dibutuhkan

Link, Menghubungkan satu Website dengan Website lainnya, ciri :

1. Teks yang mengandung Link biasanya bergaris bawah

2. Saat disorot, pointer berubah menjadi gambar tangan

Thumbnail, Sebuah Link tapi berujud gambar kecil, sebagai miniatur

gambar sesungguhnya

Back ( ) dan Forward ( ) : Back kembali ke halaman sebelumnya.

Favorites : untuk menyimpan alamay Website

Cetak Website : File, Print

Download : Mengambil dan Menyimpan data dari Internet :

• Save 1 halaman Website

File, Save as (A: ..., C: ...), untuk membukanya via internet Exp

• Menyimpan Gambar

Pilih sebuah link

Klik kanan, Save Target as...

• Membuat Wallpaper

74
 Cari sebuah gambar, Klik kanan, Set as Wallpaper (objek langsung

jadi wallpaper)

E-mail :

Alamat e-mail : Username@server.domain

Membuat e-mail : Sign Up Now

Masuk ke e-mail : masuk ke Website

Login/ sign in→Inbox(baca surat)→Compose/ Write mail : Tulis Surat

Mengirim dokumen bersama e-mail : (contoh dengan Hotmail.com)

1. Masuk ke Website hotmail

2. Cari Compose/ Write mail

3. tulis tujuan surat (To:...)

4. tulis isi pesan

5. Cari tombol “Attachman”, tampil sebuah halaman, tempat

memasukkan file

6. Attach to message

7. Ulangi langkah 2-5 jika dokumen yang akan disisipi lebih dari 1. jika

telah selesai pilih : Done

Reply : Untuk membalas surat

Send : Mengirim surat

75
Mengirim surat kebanyak orang sekaligus :

To : masukkan alamat-alamat emailnya, masing-masing batasi dgn koma

Iklan On-line :

1. Baris (gratis)

2. Banner (gambar, diletakkan pada sebuah Website strategis, bayar),

hakekatnya iklan ini sebuah Link.

Untuk memasang iklan (contoh di Hotmail) perlu diperhatikan :

1. Masuk ke address iklan

2. Tentukan subjek iklan yang dicari (Famili, Heavy tools, ...)

3. Klik iklan tersebut.

Beberapa addres iklan :

www.iklanbaris.co.id

www.iklan-25.co.id

www.iklanmini.co.id

www.iklaniklan.com666

Job :

Dilakukan : 1. Mencari lewat iklan On-line

2. Menawarkan diri via iklan On-line

76
 3. Melalui Biro Kerja On-line

4. Kirim langsung, via e-mail

1. Mencari lewat iklan on-line :

Contoh : Masuk ke www.iklanbaris.co.id

Job vacancy

Baca dan silahkan cari

2. Menawarkan diri :

Contoh : Masuk ke www.iklanbaris.co.id

Post (isi formulirnya)

Pada kotak kategori : Job Resume

3. Via Biro Jasa : www.jobsdb.com (menyediakan lapangan kerja)

www.jobstreet.com (menyalurkan)

Search Engine : (mesin pencari Website)

Metode : 1. Gunakan kata kunci atau

2. Cari berdasarkan kategori (setelah masuk ke Website

tertentu)

Beberapa Engine : Yahoo.com, Catcha, Altavista, Labalab, ...

Bila ingin mencari kata yang tepat : waktu Option, pilih :

77
 An, Exact Pharase Match

Chatting : Mengobrol lewat teks di internet.

Untuk melakukan Chatting, perlu diperhatikan :

Alamat server (Malaysia, Singpura, ..., sebeb kemungkinannya

ybs di negara tersebut), Nickname, Tema obrolan

Beberapa addres untuk Chatting ;

www.Alamat.com; Astaga.com, Kafegaul.com

6.6. Tugas :

1. Ambil sebuah nomor undian sebelum bapak/ Ibu ke lab internet.

2. Lihat beberapa Website berikut :

Pasarbuku.com; thumbnail.com; amazon.com; kencanrileks,

bimamail.com; mailcity.com.

3. No. Urut 1 diminta mencari Website pemda propinsi Nangro Darussalam

(Aceh, Sumut) beserta tingkat II, No.2 Sumbar, Riau beserta tingk II,

No.3, tolong didiskusikan sesama rekan, No.4 dan seterusnya.

4. Masing-masing pemilik nomor mencari salah satu Website pemerintahan

asing (subway, Car, machine, suplier, etc)

5. Fokuskan perhatian pada ke PU-annya

6. Create of resume (max. 2 page), and please send to : Your partner (min.

5 person and give me I report).

78
 7. Harap mendownload semua informasi yang dibutuhkan, masukkan ke

Disket.

“ Selamat bekerja “

Topik 7

PENGEMBANGAN DAN STRATEGI SISTEM

7.1. Masalah Dalam Penerapan SIM

Ada berbagai masalah dalam menerapkan SIM pada suatu

organisasi. Pada umumnya masalah tersebut disebabkan oleh

faktor intern dan extern dari sumber daya manusia yang dimiliki.

79
Beberapa masalah yang mungkin timbul dalam penerapan

sistem adalah sebagai berikut :

• Sebagian informasi yang diperlukan oleh pimpinan

berorientasikan pada masa depan. Sangatlah sulit

memberikan prediksi yang tepat tentang masa depan. Sistem

informasi untuk perencanaan dan intelejen sangat banyak

membantu masalah ini.

• Sebagian besar informasi yang diperlukan oleh pimpinan

senior adalah untuk satu jenis masalah, yang seringkali sulit

diantisipasi. Karena masalah seperti ini sering tidak berulang,

maka upaya membangun sistem informasi bagi kelompok ini

biasanya sangat mahal, atau tidak dapat menyediakan

informasi secepat yang mereka harapkan. Dengan kenyataan

seperti ini para pimpinan senior akan menyatakan

ketidakmampuan sistem informasi yang ada untuk

menyediakan informasi dengan cepat yang diperlukan untuk

mengatasi masalah khusus tertentu.

• Para pimpinan menerima sebagian informasi dari diskusi

dengan orang lain ketimbang dari sistem komputer. Mereka

biasanya tidak memandang manusia sebagai bagian sistem

80
 informasi, atau tidak menyadari bahwa informasi dari orang-

orang tersebut berasal dari sistem komputer. Oleh karena itu

mereka menganggap sistem informasi tidak memadai.

• Para pimpinan terlalu mengandalkan pada sistem informasi

formal.

• Tanggung jawab pimpinan sering berubah, yang

mengakibatkan diperlukannya revisi substansial atasi sistem

informasi manajemen. Ini berarti SIM selalu berada dalam

transisi tidak pernah selesai dengan tuntas.

• Para pimpinan biasanya memiliki pola pikir yang berbeda dan

berbicara dengan bahasa yang berbeda pula dengan teknisi

komputer. Ini berarti jalinan komunikasi akan sering tertutupi

oleh kesalahan pahaman itu.

• Banyak pimpinan tidak memahami teknologi sistem informasi

dengan baik.

• Para analisis kurang memahami proses manajemen,

sehingga sistem yang dibangunnya kurang memuaskan para

pimpinan.

• Para pimpinan berorientasi pada tindakan dan hanya memiliki

sedikit waktu untuk menyelesaikan masalah. Mereka tidak

81
 akan dapat mengorbankan waktu untuk turut serta

mengembangkan sistem informasi.

• Masih banyak organisasi yang memiliki pandangan bahwa

SIM semata-mata hanya untuk meringkas informasi dari

tingkat operasional.

• Disamping itu kendala lainnya secara extern adalah kendala

politis, permasalahan teknologi, kurangnya dukungan

pimpinan, dan lain sebagainya.

Manajemen dan Informasi

Ada kaitan antara manajemen dan informasi. Bila diamati kaitan

tersebut sangat erat hubungannya dengan peran-peran yang

dimainkan oleh pimpinan pada semua level serta wewenang

yang diterima masing-masing unit dan pimpinan. Mintzberg

mengelompokkan peran-peran pimpinan atas :

Tabel 7.1 Peran Pimpinan

• Interpersonal Figurhead Tugas-tgas seremonial

Roles Leader Memotivasi pegawai

Liaison Memelihara hub dgn unit lain

• Informational Monitor Mengawasi linerja unit

Roles Disseminator Meneruskan informasi ke

82
 Spokesperson intern

Meneruskan informasi ke

extern
• Peran Enterpreneur Membuat perbaikan-

Keputusan Disturbance perbaikan

handler Aksi pada kejadian tak

Recource terduga

Allocator Mengendalikan pengeluaran

Negotiator unit-unit

Menengahi berbagai konflik

Dalam menetapkan “ Arus informasi” maka hirarki dalam

organisasi mempengaruhi sistem informasi, dan struktur hirarki

merupakan kerangka dasar disekitar nama informasi

diorganisasikan (Scott, 1999,77). Ini berarti sistem informasi

dirancang untuk mengalirkan informasi dari atas kebawah

berupa tujuan-tujuan organisasi, strategi, kebijakan-kebijakan,

dll. Sedangkan dan bawah keatas berupa laporan-laporan

periodik dan nonperiodik.

Wewenang & Informasi. Dapat diberikan kepada unit-unit/

bawahan yang disebut juga dengan “decentralized management”

(manajemen tersebar) dan dapay pula terpusat (centralized

83
management). Dengan manajemen terpusat, manajemen puncak

bertanggung jawab atas seluruh keputusan penting, sedang

pada manajemen tersebar sebaliknya.

Manajemen terpusat ini menimbulkan sistem informasi yang

padat, karena banyaknya informasi-informasi yang harus

dilaporkan pada pimpinan puncak, sehingga mereka tidak

sempat lagi menganalisisnya dengan cepat dan tepat.

Kemungkinan terjadinya pengambilan keputusan yang lambat

cenderung terjadi bila yang bersangkutan information overload

undeskill. Demikian pula halnya dengan sistem tersebar akan

terjadi sebaliknya, antara lain : kesalahan pengambilan

keputusan di unit-unit karena kurangnya data, keterbatasan

pengetahuan/ tenaga ahli, dll,. Namun kecepatan pengambilan

keputusan cenderung terjadi.

Kecepatan pengambilan keputusan “sangat erat

hubungannya dengan gaya manajemen/ kepemimpinan

seseorang. Dimana gaya manajemen/ kepemimpinan akan

menentukan bagaimana suatu organisasi bekerja yang sekaligus

menentukan kinerja organisasi “ (Scott, 1999,16). Sedangkan

gaya manajemen/ kepemimpinan sangat dipengaruhi oleh mutu

84
pemikiran pimpinan (sikap dasar/ kecerdasan alamiah, sifat

pengolahan informasi, pengalaman).

Hasil riset Scott tentang informasi menyatakan ada 4 unsur

kualitas seseorang yang mempengaruhi kemampuan

memproses informasi, seperti ditunjukkan gambar berikut :

Preseptif

A D

Sistematis Intuitif

B C

Reseptif

Seorang yang memiliki pemikiran sistematis biasanya

memecahkan masalah dengan cara menstrukturkannya secara

tepat kedalam istilah tertentu dengan metode sistematis, yang

selanjutnya mengarah pada pemecahan yang sesuai. Jenis

pimpinan seperti ini adalah pimpinan yang memiliki dasar

pemikiran baik.

85
 Pimpinan yang berpola intuitif, biasanya menggunakan cara

coba-coba dalam menguji berbagai bentuk pemecahan masalah.

Mereka mampu mendekati masalah-masalah yang sulit dan

kemudian menemukan pemecahan yang sesuai atas dasar

penilaian yang dikembangkannya dari pengalamannya. Pimpinan

tipe ini tidak memerlukan model berbasis komputer yang canggih

dan metode khusus untuk memecahkan masalah, bila

dibandingkan dengan tipe sistematis.

Pimpinan reseptif mambangun pemecahan atas dasar

informasi yang rinci. Mereka tenggelam dalam data selama

proses penganalisaan. Sedang pimpinan preseptif cenderung

memusatkan perhatiannya pada hubungan antar unsur suatu

data. Mereka terlalu cepat menguji rincian data, demi

menentukan cara yang paling sesuai, sehingga dihasilkan

gambaran umum dan masalah. Pimpinan reseptif biasanya

memiliki pengalaman, skill teknis dan pimpinan preseptif memiliki

pengalaman dan pendidikan tinggi.

Perbedaan dari sifat-sifat pemikiran pimpinan tersebut perlu

diwaspadai dalam merancang SI dan menyajikan informasinya.

86
 Tabel berikut memberikan informasi kelompok pimpinan dengan

format yang disukai (Scott, 1999,25).

Tabel 7.2 Kelompok Pimpinan & Format yang disukai.

Kelompok Pimpinan Format informasi yang

disukai
Akuntan Tabel keuangan dan laporan

keuangan
Pimpinan Keuangan Bagan-bagan dan tabel

keuangan
Insinyur Grafik
Pimpinan umum Deskripsi Naratif
Pengacara Ringkasan naratif dalam

bentuk kasus
Ilmuwan manajemen Rumusan dan model

matematis

Disamping hal tersebut diatas, agar pimpinan terdorong dan

termotivasi memakai/ memahami serta mau berinteraksi dengan

SI (Sistem Informasi), maka SI hendaknya dibuat sesederhana

mungkin. Sistem yang sederhana biasanya kurang menakutkan

baik bagi staf maupun pimpinan (pengguna SI). Beberapa sifat

pimpinan seperti ditujukan oleh tabel berikut :

Tabel 7.2 Sifat Pimpinan & Dampak pada SI

No Sifat-sifat Dampaknya pada Sistem
Pimpinan Informasi
1 Pimpinan tidak Sistem harus sederhana dan

87
 akan mudah dipahami
mengandalkan diri
pada sistem yang
tidak dipahaminya
2 Pimpinan Apabila diberikan pilihan, pimpinan
berorientasi pada lebih senang menerima informasi
manusia dari manusia ketimbang dari sistem
informasi.
3 Pimpinan Pimpinan kurang suka berinteraksi
berkepentingan langsung dengan sistem informasi
pada penggunaan
waktunya secara
efisien
4 Pimpinan Pimpinan memerlukan informasi
melakukan atas masalah yang selalu ada,
pemrioritasan dan sehingga mereka dapat
pemrioritasan ulang menggunakannya apabila mereka
memiliki waktu untuk mengatasi
masalah. Pimpinan yang
sebelumnya setuju untuk terlibat
dalam perancangan sistem,
biasanya menata kembali
prioritasnya, sehingga membuat
personil sistem frustasi.
5 Kerja seorang Ahli analisis sistem frustasi karena
pimpinan biasanya sedikitnya waktu pimpinan bagi
terpecah mereka
6 Pimpinan tidak Sistem informasi harus dirancang
menyukai kejutan untuk mencegah munculnya
kejutan dengan memberikan
informasi tentang kecenderungan
dan peristiwa-peristiwa kunci
7 Sebagai pimpinan, Pimpinan cenderung menghindari
ia tidak ingin terlihat semua diskusi berlebihan tentang
ketidaktahuannya sistem dengan para personil sistem

SISTEM & SUMBER DAYA INFORMASI

88
 Pada topik 1 (pengantar) telah dibahas bahwa sebuah

organisasi adalah suatu sistem fisik yang dikelola dengan

menggunakan sistem konseptual. Organisasi disatu sisi tertutup

(dalam arti dikelola oleh manajemen dengan informasi sebagai

umpan balik), disisi lain juga sistem terbuka, dalam arti

berhubungan dengan lingkungannya sbb :

Pemerintah
pusat
Masyarakat
keuangan Masyarakat
umum

Dep-dep.
Organisasi Lain
Pemasok A, B, C, …

Serikat …..dst
Buruh Pemda

Gambar 7.1 Lingkungan sebuah organisasi

Lingkungan sangat berarti bagi organisasi, tiap organisasi

mempunyai ciri khas lingkungan tersendiri. Lingkungan adalah

89
 alasan utama adanya organisasi tersebut. Pimpinan perlu

menyadari akan pelayanan pada lingkungan karena dari

lingkunganlah berasalnya sumber daya yang dimiliki.

Arus Sumber Daya Informasi

Informasi dapat dikelola dengan maksimal bila ada sumber

daya informasi yang menghasilkan informasi tersebut. Jadi

perhatian harus juga diberikan pada pengolah informasi yang

mengubah input menjadi output, seperti :

♦ Perangkat lunak

♦ Perangkat keras

♦ Para spesialis informasi

♦ Pemakai (Tingkat menu, perintah, program, pendukung,

fungsional spesialis)

♦ Fasilitas

♦ Database

♦ Informasi

Pimpinan Jasa Informasi

Chief Information Officer (CIO) atau pimpinan tertinggi jasa

informasi adalah seorang pimpinan yang menyumbangkan

90
 keahlian managerialnya tidak hanya untuk memecahkan

masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi, tetapi

juga area operasi unit-unit lainnya.

Teknik-teknik untuk menjadi CIO :

♦ Sediakan waktu, pelajari masalahnya+teknologinya

♦ Buat kemitraan dengan unit organisasi lainnya, jangan

menunggu diuandang.

♦ Fokuskan pada perbaikan dasar.

♦ Jelaskan biaya IS dalam istilah sederhana

♦ Bangun kepercayaan unit-unit lain

♦ Jangan bersifat defensif

Perencanaan Strategis

Adalah perencanaan jangka panjang, yang menentukan

strategis-strategis tertentu untuk mencapai tujuan organisasi.

Perencanaan strategis ditentukan oleh top management. Setelah

perencanaan strategis ditentukan, maka tiap unit perlu

mengembangkan rencana strategis masing-masing sesuai area

tugas unit tersebut. Hubungan perencanaan strategis antar unit

dalam organisasi seperti ditujukan oleh gambar berikut :

91
 Rencana
strategis

Rencana Rencana
strategis strategis

Rencana Rencana
strategis strategis

Gambar 7.2 Hubungan perencanaan strategis antar unit

Perancanaan Strategis Sumber Daya Informasi

• Pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan perenc

tersebut sepenuhnya pd tujuan strategis organisasi. Hasil dari

perencanaan strategis Sumber Daya Informasi (SDI) disebut

kumpulan strategis SIM terdiri atas :

♦ Tujuan

♦ Strategi.....

♦ ..........

92
Transformasi perencanaan strategis tersebut dapat dilihat seperti

yang ditunjukkan oleh gambar berikut :

Strategi Organisasi Strategi SIM

• VISI • Tujuan
• MISI sistem
• Tujuan Proses Perencanaan • Kendala
• Strategi Strategi SIM sistem
Organisasi • Strategi

Gambar 7.3 Transformasi Strategis

Isi Rencana Strategis SDI :

• Tujuan yang akan dicapai
• Waktu
• Sumber Daya yang dibutuhkan
Contoh :
Misal sistem persediaan Departemen X, pada wilayah Y
akan dimodifikasi, agar pesanan unit-unit lain didaerah
tersebut tertangani lebih cepat. Peningkatan kecepatan
dapat dicapai dengan membuat form permintaan dan
pengiriman barang secara elektronik dan barang
langsung dikirim oleh supplier ke user aktif.

Langkah selanjutnya dalam perencanaan adalah

mengidentifikasikan sumber daya informasi yang dibutuhkan

untuk mencapai tujuan tersebut. Seperti yang diperlihatkan pada

gambar :

93
 Rencana
Strategis
SDI

Tujuan Tujuan Tujuan Tujuan Tujuan

SIA SIM DSS OA S.Pakar

Kebutuhan Kebutuhan Kebutuhan Kebutuhan Kebutuhan

SDI SDI SDI SDI SDI

SDM SDM SDM SDM SDM

Perangkat Perangkat Perangkat Perangkat Perangkat

keras keras keras keras keras

Perangkat Perangkat Perangkat Perangkat Perangkat

Lunak Lunak Lunak Lunak Lunak

Informasi Informasi Informasi Informasi Informasi

& Data & Data & Data & Data & Data

94
 Sistem Persediaan
Subsistem Permintaan & pengiriman barang
Tujuan Menerapkan sebuah program pada 1
Feb’2003, yang memudahkan
pengisian pesanan dan pengiriman
barang dari supplier langsung ke user

Kebutuhan Sumber Daya

Perangkat Keras 3 jam waktu mainframe tiap hari,
pemeliharaan dan pengujian program
Fasilitas Konfigurasi mainframe membutuhkan
sekitar 30 MB ruang disk, sebuah
terminal keyborad, 1 printer+mouse
Perangkat lunak Menggunakan fasilitas yang ada
Database Program......yang telah dimodifikasi,
Coding diperkirakan 1000 baris
Spesialis Menggunakan master file yang ada
Informasi Pengalokasian waktu jasa informasi
sbb:
Analisis sistem (6), pengelola
database (4), programmer (6),
operator (2), Staf gudang 2 orang
Keterangan Pegawai adm gudang memerlukan
kode unit permintaan dan kode
supplier. Kode ini dimasukkan pada
master catatan persediaan.
Pemakai Staf sistem pergudangan akan
memberikan bantuan form yang
diinginkan, notasi matematis.
Pimpinan gudang memerlukan 2 hari
latihan untuk praktek penggunaan
sistem bersama stafnya, diajarkan staf
sistem pergudangan. Jasa informasi

95
 akan menyediakan panduan pemakai.

Gambar 7.4 Rencana Strategis sistem permintaan & pengiriman

barang

Konsep Manajemen SDI

Adalah aktivitas yang dijalankan oleh pimpinan pada semua

tingkatan dalam organisasi dengan tujuan mengidentifikasi,

memperoleh dan mengelola sumber SDI. Manajemen SDI

mencerminkan mengenai nilai informasi dan sumber daya yang

menghasilkan informasi. Pimpinan disemua level memang

memberikan kontribusi pada SDI, tetapi sikap eksekutif

(pimpinan atas) adalah kuncinya.

7.2. Strategi Penerapan SIM

Ada beberapa strategi organisasi yang terkait pada sistem

informasi manajemen, diantaranya :

1. Strategi Multinasional

Dimana organisasi memberikan banyak kebebasan pada

unit-unit organisasi untuk memenuhi kebutuhan

masyarakat yang berada dalam wilayahnya. Strategi ini

96
 sering juga disebut “strategi lepas tangan”, dimana unit-unit

melaporkan kegiatan masing-masing ke pusat.

Pengendalian ketat
Kept. Strategis jauh

Pusat

Arus pelaporan keuangan

Gambar 7.5 strategi multinasional

Disini terjadi desentralisasi pengambilan keputusan, masing-

masing memproses dan memiliki database sendiri-sendiri.

2. Strategi Global

Mengumpulkan pengendalian di organisasi induk.

Organisasi berusaha memenuhi kebutuhan masyarakat

97
 dengan jasa-jasa yang telah distandar (sesuai aturan,

panduan, juklan yang jelas, ....)

Pengendalian ketat
Kept. Strategis diatur terpusat

Pusat

Arus satu arah

(Fisik&konseptual)

Gambar 7.6 strategi Global

Implikasinya pada strategi ini sebagian besar kapasitas

sistem informasi berlokasi di organisasi induk dan terdapat

sentralisasi proses & database.

3. Strategi International

Perpaduan sentralisasi pengendalian dari strategi global

dengan desentralisasi pengendalian strategi multinasional.

Strategi ini memerlukan suatu tim ahli di organisasi induk.

98
 Keahlian tim ini disediakan untuk unit-unit organisasi. Unit-

unit organisasi menggunakan tim ahli yang ada

diorganisasi pusat.

Sistem pengendalian formal

Pusat

Desentralisasi aktiva
(Fisik & konseptual)

Gambar 7.7 Strategi International

Disini terjadi informasi 2 arah, keahlian dari pusat dan

laporan dari unit-unit ke pusat. Disamping itu untuk

memudahkan komunikasi dua arah diperlukan

interorganisasi yang menghubungkan proses database di

unit-unit dengan di pusat organisasi.

4. Strategi Transnasional

99
 Strategi ini menitik beratkan aktivitas pada unit-unit

organisasi. Organisasi induk dan unit-unit bekerjasama

memformulasikan kebijakan-kebijakan (operasi, logistik, ...)

untuk pelayanan masyarakat. Organisasi induk berusaha

mencapai efisiensi dengan memberikan flexibilitas pada

unit-unit organisasi.

Arus besar Fisik & konseptual

Pengendalian rumit, perlu

keahlian koord. yang tinggi,
kept.strategis yang terkoord
Distribusi : kemampuan
Pusat sumberdaya dan
pengambilan keputusan

Gambar 7.8 Strategi Transnasional

Disini kapasitas pemrosesan informasi pada tingkat unit

organisasi, tetapi SI yang digunakan standar. Database

dirancang seragam untuk tiap-tiap unit organisasi.

Strategi Penerapan SIG (sistem Informasi Global)

100
 Strategi penerapan SIG sangat bervariasi dan

tergantung pada strategi yang dibuat oleh organisasi. Jika

mengikuti strategi multinasional (desentralisasi) diperlukan

sejumlah tim pengembangan yang bekerja di sejumlah

unit-unit organisasi. Jika strategi global (sentralisasi) diikuti,

tim pengembangan SIG mengerjakan sebagian tugasnya di

organisasi pusat. Jika strategi internasional maka satu/

sejumlah tim pengembangan dapat bepergian ke unit-unit

organisasi. Untuk strategi transnasional tingkat

pengembangan menyertakan wakil-wakil dari unit-unit

organisasi.

Sabagai model disajikan penerapan SIG pada

strategi transnasional :

a. Menghubungkan SIG dengan strategi Organisasi :

i. Bekerjasama dengan eksekutif organisasi untuk

memahami SIG

ii. Mengerti strategi organisasi & unit-unit

iii. Menentukan strategi SIG yang sesuai

iv. Menentukan Tujuan SIG

101
 v. Mengidentifikasi aplikasi yang diperlukan &

prioritasnya

vi. Menugaskan orang-orang yang bertanggung

jawab untuk menjalankan aplikasi.

b. Menentukan Sumber Daya Informasi :

1. Jumlah & lokasi data unit-unit

2. Identifikasi supplier

3. Spesifikasi perangkat keras & lunak

4. Rencana unit penolong 24 jam

c. Menyediakan Pembagian Data

1. Model data global (Share data)

2. membentuk suatu kelompok terdiri dari wakil-wakil

unit Org.

3. Memperhatikan kaidah peraturan

4. Menerapkan Database

d. Memperhatikan lingkungan Budaya

1. Perbedaan budaya unit-unit organisasi

2. Survei atas keahlian spesialis informasi yang dimiliki

3. sediakan pelatihan tentang penggunaan SIG

102
 4. Buat program formal agar pimpinan pusat

bekerjasama dengan pimpinan unit.

7.3. Pengembangan Sistem Informasi

Perspektif ini sangat berguna karena semuanya akan

membentuk sistem dan juga menunjukkan lingkup proyek

tertentu terhadap seluruh sistem. Pada gambar 3.9 dapat dilihat

perspektif pengembangan SIM.

Bagian atas gambar berkaitan dengan struktur organisasi, SIM

harus disesuaikan dengan struktur organisasi dan gaya

manajemen. Gaya manajemen menentukan keperluan informasi.

Kedua hal tersebut ditambah dengan rencana organisasi

khususnya rencana jangka panjang akan membentuk konteks

didalam mana rencana SIM dikembangkan. Sebaliknya rencana

SIM akan mengendalikan arah perkembangan masa depan dari

seluruh SIM, masa kini dan masa yang akan datang.

Pada bagian bawah dari gambar 7.9 dapat dilihat dimana

masing-masing program pertama kali dilutis sendiri atau dibeli

dan file yang berkaitan dirancang satu atau lebih program

dikombinasikan dan satu atau lebih file, sehingga membentuk

“Aplikasi-aplikasi” yang berfungsi melaksanakan satu tugas,

103
 seperti : menambah nama pegawai baru kedalam sistem

penggajian, ....dst.

Pada tingkat program/ file, tugasnya adalah mengembangkan,

membeli, merancang, memodifikasi file atau menjaga program

tertentu. Lingkup kontek pengembangan ditentukan oleh

tingkatan sbb :

1. SIM

2. sistem

3. Aplikasi

4. Program/ file
Struktur Gaya Rencana
organisasi manajemen organisasi

Perencanaan
SIM
Konfigurasi
Informasi dari perangkat keras
sumber lain SIM
Perangkat lunak
sistem

Sistem Sistem Sistem

Aplikasi Aplikasi Aplikasi

Program Program Program File File

Gambar 7.9 Perspektif Pengembangan Sistem

104
 Topik 8

IMPLEMENTASI SISTEM

8.1. Sistem Informasi Organisasi

Pada hakekatnya SIM di implementasikan di semua fungsi

organisasi, baik pada unit yang menjalankan fungsi pelayanan

manusia (Unit kepegawaian). Humas, Keuangan, dan lain

sebagainya. Implementasi SIM pada semua fungsi organisasi ini

disebut SIM fungsional.

Titik kunci mengenai sistem informasi fungsional adalah

bahwa suatu organisasi tidak seharusnya menerapkan hanya

105
satu tanpa memperhatikan yang lain. Semua sistem itu harus

ada, contoh adalah Humas. Sebagian besar data Humas berasal

dari Bagian Kepegawaian dan unit lainnya. Jika unit-unit lain

tidak berusaha mencapai kualitas yang tinggi dalam database

(kelengkapan data) dan informasi lainnya, maka unit Humas

tidak akan dapat bekerja secara maksimal dan berkualitas

memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

Dalam arti semua unit-unit dalam organisasi harus sinergis

secara keseluruhan, sehingga data dan informasi dapat

terintegrasi secara optimal.

Hasil akhir dari sistem informasi fungsional ini, akan

digunakan oleh kelompok eksekutif sebagai masukan-masukan

untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi yang digunakan

eksekutif tersebut dinamakan sistem informasi eksekutif.

Gabungan antara kedua sistem informasi ini dinamakan sistem

informasi organisasi, eperti yang terlihat pada gambar berikut :

Subsistem
eksekutif
Sistem
informa
si
eksekuti
Sistem f
informasi
organisasi

Subsistem
fungsional

Sistem
Sistem Sistem Sistem informasi 106
informasi informasi informasi sumber daya
pemasaran manufaktur keuangan manusia
 Gambar 8.1 Sistem Informasi Organisasi

Dari gambar dan urian diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan

bahwa sistem informasi fungsional adalah suatu sistem yang

memberikan informasi rinci bagi suatu aktivitas operasi khusus

atau kelompok aktivitas yang berhubungan. Sistem informasi

fungsional memasok data yang berguna bagi aktivitas fungsional

lainnya atau untuk keperluan perencanaan. Dengan adanya

sistem informasi fungsional maka semua sumber daya yang ada

pada organisasi dapat dikendalikan.

8.2. Sistem Informasi Akuntansi

Dalam membuat sistem informasi akuntansi ada dua tujuan

yang perlu diperhatikan :

1 Memberikan laporan pada kelompok diluar organisasi

menurut syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh aturan

tertentu.

107
 2 Informasinya akan digunakan oleh pimpinan dalam

melaksanakan aktivitas fungsional masing-masing unit, oleh

karena itu perlu didesain dalam bentuk yang diperlukan oleh

pimpinan.

Untuk melayani kebutuhan yang beragam sedangkan

sumber data berasal dari yang sama (database), maka timbullah

sub-sub sistem akuntansi yang lainnya, seperti : sistem

penyetoran dana, sistem pemungutan dana, sistem pemeriksaan

keuangan, sistem pelaporan keuangan, sistem pencatatan dan

pengkodean, sistem penganggaran dan lain sebagainya.

8.3. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Dalam merancang sistem fungsional apapun, perlu

diperhatikan fungsi dari unit yang bersangkutan. Fungsi SDM

pada umumnya memiliki empat kegiatan utama :

1 Perekrutan dan penerimaan

2 Pendidikan dan Pelatihan

3 Pengelolaan data yang berhubungan dengan pegawai

4 Penghentian

Beberapa organisasi telah mempunyai sistem informasi sumber

daya manusia yang dalam operasionalnya telah menggunakan

108
 berbagai software pendukung. Namun sebelum software

tersebut digunakan perlu dibuat model dari masing-masing

subsistem tersebut, sehingga tergambar input, proses, dan

outputnya.

Output dari subsistem tersebut dapat berupa gambar-gambar,

grafik tabel, dan lain sebagainya. Pada gambar berikut dapat

dilihat jaringan aplikasi sistem informasi sumber daya manusia

dan model sistem informasi sumber daya manusia.

Data Informasi

Subsistem
output
Subsistem Subsistem
input perencanaan
angkatan
Sistem kerja
informasi
akuntansi
Subsistem
perekrutan
Sumber
internal Subsistem
manajemen
Subsistem Database angkatan Pemakai
penelitian HRIS kerja
sumber daya
manusia
Subsistem
Sumber komputerisasi
lingkungan
Subsistem
inteligen Subsistem
sumber daya benefit
manusia
Subsistem
pelaporan
lingkungan

Gambar 8.3 Sistem Sumber Daya Manusia

109
 9. Sistem Informasi Logistik

Dalam merancang sistem informasi logistik perlu

diperhatikan fungsi dari logistik itu tersendiri dan fungsi yang

harus dijalankan oleh unit yang bersangkutan. Fungsi dari unit

yang menjalankan kegiatan logistik bukan saja melayani unit-unit

lain dalam organisasi, tetapi bisa saja melayani unit lain diluar

organisasi.

Beberapa fungsi yang perlu menjadi perhatian saat

merancang sistem informasi logistik adalah :

9.2.1.Pengadaan bahan sesuai kualitas

9.2.2.Waktu (sesuai skedul)

9.2.3.Prosedur

9.2.4.Peraturan

Setelah fungsi-fungsinya ditetapkan baru dapat dibuat jaringan

aplikasi dari sistem informasi logistik beserta subsistemnya,

model sistem informasi logistik.

10. Tugas

10.2.1.1. Buatlah suatu kelompok (5-6 orang). Kemudian lakukan

rapat atau diskusi, bicarakan secara brainstorming, sehingga

110
 bisa diketahui ada permasalahan apa diunit-unit organisasi

dan masalah apa yang terjadi hampir diseluruh unit-unit.

(Sebelumnya masing-masing orang harus tahu struktur

organisasi dan fungsi dari masing-masing unit). Kemudian

rangkinglah masalah tersebut. Permasalahan terpenting

(urutan 1-3) akan dipecahkan secara terintegrasi dan

dijadikan masalah organisasi. Bagilah masing-masing orang

sesuai fungsi-fungsi organisasi. Pecahkanlah masalah

tersebut secara fungsional (melalui sistem informasi

fungsional). Gunakan DFD (level 0 ada pada pusat

organisasi). Jaringan pemecahan, model, narasi, output yang

akan dicapai (bentuknya umpama : form, prosedur,...)dan lain

sebagainya.

10.2.1.2. Setelah permasalahan terpenting pada organisasi

dipecahkan, masing-masing orang (kecuali yang bertindak

sebagai pimpinan pusat) memecahkan masalah urgent

unitnya. Lakukan sperti kasus no. 1

10.2.1.3. Pimpinan organisasi menentukan strategi penerapan

pemecahan masalah, beri alasan pemilinan strategi tersebut

dan minta masukkan dari berbagai pihak kemudian buatlah

111
 jadwal sosialisasi kepada orang-orang terkait dalam bentuk

tabel.

10.2.1.4. Secara bersama-sama, gabungkanlah kasus 1, 2, 3 kedalam

suatu bentuk usulan penelitian sistem (iktisar usulan

penelitian), beri cover, nama yang lengkap,...(tetapi tidak lebih

20 halaman), siap-siap untuk dipresentasikan.

Selamat mengerjakan

Topik 9

QUALITY ASSURANCE

9.1. Dimensi Kualitas

Dalam bahasa yang sederhana kualitas dapat didefinisikan

sebagai “kesesuaian dengan spesifikasi masyarakat (yang

dilayani)”. Ide dasarnya, kualitas bukanlah memenuhi kriteria

yang ditetapkan organisasi, sebaliknya kualitas adalah

memenuhi kriteria yang diminta oleh masyarakat. Kunci untuk

mencapai kualitas adalah “mengetahui siapa yang dilayani

112
dan apa yang mereka inginkan”. Dalam dunia sistem informasi,

kualitas dapat pula didefinisikan dengan menyajikan

informasi “tepat waktu, sesuai anggaran dan memenuhi

kebutuhan pemakai”.

Kualitas biasanya tidak ditentukan oleh atribut/ dimensi

tunggal, tetapi ditentukan oleh beberapa atribut. Pilihan kita

mencari makan warung Padang karena rasa yang pedas, harga

murah, dan cepat saji. Karakteristik-karakteristik seperti ini

dinamakan dimensi kualitas dan terdapat pada semua jasa

(produk) yang kita terima.

Berry, Parasuraman dan Zeithmal telah mengidentifikasi

suatu daftar dimensi kualitas jasa sbb :

1 Berujud. Hal-hal yang dilihat oleh masyarakat (pimpinan, unit

organisasi lainnya) saat jasa sedang dikerjakan, seperti :

fasilitas, pegawai, perlengkapan, dan peralatan.

2 Keandalan. Personil jasa harus dapat melakukan

pekerjannya secara konsisten, akurat dan dapat diandalkan.

3 Responsif. Pengguna/ pemakai tidak ingin menunggu untuk

mendapat pelayanan.

113
 4 Kepastian (assurance). Pelanggan mengharapkan personil

jasa sopan dan terpelajar melalui tindakan dan

penampilannya, akan menimbulkan kepercayaan dan

keyakinan pengguna jasa.

5 Emphaty. Personil jasa harus menunjukkan perhatian yang

tulus pada para pengguna jasa dan kebutuhan mereka.

Konteks Dimensi Kualitas :

Saat suatu perencanaan dipikirkan dan belum ditetapkan, maka

dimensi kualitas harus menjadi pertimbangan, dimana dimensi

yang dipilih tersebut diyakini akan memenuhi kebutuhan

pelanggan.

9.2. Manajemen Kualitas

Adalah konsep yang menyatakan bahwa organisasi dapat

mencapai tingkat kualitas yang diinginkan pada proses, produk

dan jasanya dengan mengikuti praktek-praktek dasar

manajemen. Tidak ada satu cara terbaik untuk mencapai

kualitas, sebaliknya ada berbagai alternatif yang dapat

digunakan untuk mencapai kualitas, antara lain dari :

114
W.Edward Deming (terkenal dengan 14 pokok pikiran

Deming)

memberikan 14 point yang perlu dilakukan untuk

meningkatkan kualitas :

1 Tetapkan Tujuan inovasi dan perbaiki secara kontinyu.

2 Ambil filosofi baru, tinggalkan kesalahan lama.

3 Hentikan ketergantungan pada pemeriksaan masal,

persyaratkan bukti statistik.

4 Hentikan praktek memberikan jasa berdasarkan harga

5 Gunakan metode statistik untuk menemukan kesalahan

6 Lestarikan metode modern dalam pelatihan kerja

7 Perbaiki pengawasan. Jangan hanya mensyaratkan kuantitas

8 Usir rasa takut, sehingga setiap orang aman mengeluarkan

pendapat

9 Jalin komunikasi terbuka (antar unit, pemasok, pengguna

jasa,...)

10 Kerjakan dan tunjukkan orang-orang bagaimana

mengerjakannya

11 Hilangkan standar berdasarkan kuantitas (jumlah)

115
 12 Singkirkan halangan antara pegawai dan ciptakan rasa

bangga bekerja

13 Lestarikan program retraining untuk perkembangan baru

14 Minta manajemen puncak untuk menekankan point-point ini

setiap hari.

Inti pemikiran Deming adalah “kualitas bukan ditentukan

oleh pegawai, tetapi oleh manajemen”.

Pendekatan lain yang dapat digunakan adalah pendekatan Total

Quality Management (TQM). Dasar TQM adalah :

• Kualitas didefinisikan oleh pelanggan

• Kualitas dicapai oleh manajemen

• Kualitas adalah tanggung jawab seluruh

perusahaan

(Untuk mengetahui lebih jauh, baca buku-buku teknik TQM)

9.3. Quality Control

Armand Feigenbaun (1965) menyadari bahwa kualitas bukan

tanggung jawab seorang saja (sebuah unit saja) tetapi juga

tanggung jawab semua orang atau sesama area fungsional.

Konsepnya melahirkan total quality control. Inilah yang menjadi

116
dasar bahwa kualitas adalah tanggung jawab seluruh unit

organisasi.

Sementara itu untuk meningkatkan pengawasan kualitas, Juran

(1951) menyatakan “kualitas dapat disarikan menjadi tiga

proses :

1 Perencanaan kualitas

2 Pengendalian kualitas

3 Perbaikan kualitas

Proses Juran ini terkenal dengan Trilogi dari Juran sbb :

1 Perancanaan

• Identifikasi pemakai (int + ext)

• Tentukan kebutuhan pemakai

• Kembangkan feature jasa yang memenuhi kebutuhan

pemakai

• Tetapkan tujuan kualitas dan lakukan pada biaya

minimum.

• Kembangkan suatu proses yang menghasilkan feature

yang diinginkan

• Uji kemampuan proses, bahwa proses tersebut dapat

mencapai tujuan kualitas.

117
2. Pengendalian

• Pilih subjek pengendalian (apa yang harus dilakukan)

• Pilih unit pengukuran

• Tetapkan pengukuran

• Tetapkan standar

• Ukur kinerja aktual

• Interprestasikan perbedaan (aktual >< standar)

• Ambil tindakan atas perbedaan

3. Perbaikan

• Buktikan perlunya perbaikan

• Identifikasi proyek-proyek perbaikan spesifik

• Lakukan pengorganisasian untuk mencapai proyek

tersebut

• Organisir diagnosis

• Lakukan diagnosis untuk mencari penyebab

• Berikan solusinya/ penyelesaiannya

• Buktikan bahwa solusi tersebut efektif dalam

pelaksanaan

118
 • Sediakan pengendalian untuk menjaga hasilnya (misal :

kuesioner)

Keberhasilan meningkatkan kualitas akan meningkatkan loyalitas

pemakai, yang pada akhirnya akan meningkatkan pendapatan organisasi.

Sedang dampak lain dari meningkatkan kualitas adalah meningkatnya

efisiensi internal, yang dicerminkan dalam penurunan biaya organisasi.

9.4. Etika & Sistem Informasi

Etika berasal dari ethic (ethos-Yunani). Yang berarti

karakter. Etika adalah satu set kepercayaan, standar atau

pemikiran yang mengisi suatu individu atau masyarakat. Semua

individu bertanggung jawab pada masyarakat atas perilaku

mereka.

Dalam kehidupan sehari-hari, banyak orang berpendapat

bahwa suatu organisasi mencerminkan kepribadian

pemimpinnya. Hubungan antara pemimpin dengan pegawai

merupakan dasar etika di organisasi yang bersangkutan. Oleh

karena itu manajemen puncak harus etis dalam semua tindakan

dan kata-katanya. Manajemen puncak memimpin dengan

memberi contoh. Perilaku ini adalah budaya etika.

119
 Tugas manajemen puncak adalah memastikan bahwa

konsep etikanya menyebar di seluruh lapisan organisasi.

Penerapan budaya etika melalui 3 tahap :

1 Organisation credo

2 Program-program etika dan kode etik.

Tetapkan
Credo org.

Tetapkan
Credo org.

Tetapkan
Credo org.

Gambar 9.1 Penerapan Budaya Etika

Organisation Credo, adalah pernyataan ringkas mengenai nilai-

nilai yang ditegakkan organisasi. Tujuannya adalah untuk

menginformasikan pada orang-orang (intern & extern) mengenai

nilai-nilai etis organisasi. Contoh : berupa komitmen-komitmen

yang dibangun organisasi dari dan untuk masyarakat.

Program etika adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai

aktivitas, dirancang untuk mengarahkan pegawai dalam

120
melaksanakan organisation credo. Contoh Pertemuan orientasi

untuk pegawai baru, audit etika (Ditanyakan pada pemasok

“Pernahkan Anda memberi Hadiah pada Bagian Pembelian?”,...)

Kode Etik Organisasi, adalah panduan yang mengungkapkan

bagaimana seseorang sebagai anggota tertentu bertindak

tanduk. Biasanya kode etik ini berbentuk tertulis, baik yang

dikeluarkan oleh organisasi tertentu maupun oleh perkumpulan

profesional.

Sebagai contoh kode etik ICCP yaitu suatu organisasi yang

memberi sertifikasi pada para profesional komputer. Sertifikasi

ICCP (Certified Computer Programmer (CPP) dan Certified in

Data Processing (CDP)). Untuk mendapatkan sertifikat ini para

pelamar harus lulus ujian dan setuju untuk terikat pada kode etik

ICCP, yang mensyaratkan para anggotanya bertanggung jawab

pada profesi, pemberi kerja, dan kliennya. Pelanggaran yang

dilakukan dapat mengakibatkan sertifikasi dicabut.

121
 Topik 10

EVALUASI SIM

10.1. Analisis Sistem

Analisis sistem adalah suatu yang dilakukan untuk memperbaiki segi

tertentu dari sistem informasi, esensinya adalah untuk memperbaiki

kinerja orang-orang yang terlibat didalamnya. Analisis sistem sering juga

disebut orang usaha pengembangan sistem yang dilakukan dengan

mengandalkan pada metodologi dan seperangkat alat serta teknik

122
analisis, serta desain dan penerapannya pada sebagian tahu keseluruhan

sistem informasi.

Dalam melaksanakan analisis sistem mutlak mengetahui

permasalahannya, proses analisis sistem, alat dan teknik yang digunakan

dalam penyelidikan sistem. Ada 5 cara yang dapat dilakukan seseorang

dalam analisis sistem.

1 Sebagai pengguna. Semua posisi dalam organisasi menggunakan

informasi, yang kebanyakan diberikan oleh sistem informasi yang

resmi. Para pengguna sistem informasi dapat secara aktif menentukan

keperluan informasinya tanpa menunggu untuk diminta. Seorang

pengguna seharusnya memahami bentuk sistem informasi sehingga

dapat mengenali kemungkinan-kemungkinan perbaikannya.

2 Sebagai wakil pengguna. Seringkali suatu departemen mencalonkan

anggotanya sebagai petugas penghubung dengan departemen sistem

informasi dari organisasi yang bersangkutan. Tugas penghubung

adalah bertemu dengan wakil SIM dan departemen lainnya,

mengkomunikasikan keperluan informasi departemen yang diwakilinya

pada sistem analisis serta menjelaskan perubahan-perubahan yang

diusulkan pada pihak-pihak terkait.

3 Sebagai peserta dalam penyelidikan sistem. Seorang pimpinan

yang baru diangkat biasanya secara berkala ditugaskan dalam

penyelidikan sistem. Penugasan ini tentu memberikan pengalaman

yang berharga.

123
4 Sebagai penyedia. Setelah mendapatkan pengalaman yang cukup

dalam organisasi, seseorang dapat ditugaskan sebagai penyedia

dalam penyelidikan sistem.

5 Sebagai analis sistem yang terlatih. Seorang pimpinan muda dapat

memilih bekerja dalam bidang pengambangan sistem.

Analisis sistem dilakukan bila sistem yang ada telah berjalan beberapa

lama atau sistem tersebut sudah out of date. Dalam penyelidikan/ analisis

sistem, auditor sistem harus dapat menjamin bahwa problem terpenting

dari sistem telah diidentifikasi. Bantuan seorang audit akan sangat bernilai

bila ia memahami bahwa sistem yang ada merupakan akibat dari proses

audit sebelumnya. Disamping itu ketika akan mendekati fase audit, auditor

harus memastikan bahwa sistem yang baru akan dapat memberikan data

bagi proses audit selanjutnya.

Kegiatan analisis sistem sangat berbeda dengan kegiatan dalam

perancangan sistem informasi. Kegiatan analisis sistem sangat

berorientasi pada manusia dan kurang terstruktur. Ada beberapa

karakteristik kegiatan analisis sistem.

1. Mendefinisikan apa yang seharusnya dilakukan oleh sistem, yang

berhubungan dengan masa mendatang.

2. Melakukan negosiasi secara ektensif, tentang bentuk masalah, sistem

baru yang akan dipakai,... seorang analisis sistem harus peka pada

orang lain serta memiliki kemampuan diplomasi dan teknis. Hubungan

124
 antar manusia selama masa analisis sangat kompleks dan seringkali

ditemui permusuhan yang kadang-kadang ditimbulkan oleh analis.

3. Kompromi adalah kenyataan yang perlu dijalankan oleh penganalisis

sistem.

4. Perkiraan merupakan acara harian dalam pekerjaan analisis. Biaya

diperkirakan, perkiraan keperluan memori komputer, perkiraan beban

proses masa yang akan datang,...

5. Hal terpenting dalam kegiatan analisis sistem adalah berorientasi pada

mencegah kesalahan dibanding keberhasilan total.

Penyelidikan/ analisis sistem dapat dibedakan atas 3 jenis :

• Penyelidikan yang melibatkan perangkat keras

• Penyelidikan yang melibatkan perangkat lunak

• Penyelidikan yang melibatkan pengembangan sistem informasi untuk

pimpinan, dengan orientasi tetap pada perangkat lunak.

10.2. Tahap analisis & Pengembangan Sistem

Ada beberapa tahap pengembangan sistem antara lain :

1. Melakukan analisis sistem, kemudian melakukan pengadaan program

atau sistem dari penjual luar.

2. Membuat prototipe program atau sistem baru.

125
3. Memilih kelompok pengguna yang mengembangkan program dan

masing-masing sistem, baik dengan atau tanpa bantuan analisis,

perancangan atau programmer profesional.

4. Mengembangkan program dan sistem dengan tradisional, dengan

menggunakan personil sistem yang profesional.

Fase Analisis Sistem :

1. Fase Studi Awal. Aktivitas dalam analisis disini meliputi :

• Penemuan masalah (Studi diadakan bila dirasakan ada masalah)

• Analisis Awal

• Persiapan Studi

2. Fase Analisis Sistem

Ada 6 komponen utama dari fase ini :

1. Proposal studi sistem, berisi tujuan perbaikan sistem

2. Surval sistem, tujuan surval adalah untuk menguji sistem yang ada.

Pengujian mencakup penaksiran dan dokumentasi sekurang-

kurangnya untuk hal-hal berikut : Jumlah total transaksi, periode,

presentase penggunaan sistem, jenis kesalahan, jenis dokumen,

penggunaan laporan, keandalan, kualitas pelayanan.

3. Spesifikasi problem, berisi lingkup masalah dari perspektif yang

berbeda.

4. Revisi Proposal Studi, memasukkan tentang pembahasan singkat

alternatif-alternatif utama.

126
 5. Analisis Sistem, minimal berisi kebaikan dan kelemahan sistem

6. Pelaporan Persyaratan spesifikasi sistem, isinya melaporkan

sistem apakah yang diperlukan.

10.3. Alat & Teknik Analisis Sistem

Apakah penyelidikan sistem akan diarahkan pada perangkat keras, lunak

atau pertimbangan SIM? Yang pasti, teknik analisis sistem yang

digunakan adalah sama. Beberapa alat dan teknik ini kebanyakan relevan

dengan studi awal dan fase analisis sistem seperti yang dibahas pada

bagian atas.

Beberapa teknik yang dapat digunakan untuk menganalisis sistem adalah

sebagai berikut :

• Wawancara

• Bagan arus

• Bagan organisasi

• Pedoman operasi

• Deskripsi Kedudukan

• Kuesioner

• Pemerikasaan atas dokumen sistem dan formulir

• Perawatan dokumen

• Pengamatan langsung

• Pengukuran kerja

127
 • Pengujian atas sistem lain

10.4. Tugas

• Buatlah sebuah alat ukur tentang penggunaan sistem X (tentukan

sendiri). Alat ukur yang digunakan : Kuesioner (16 item), wawancara,

pengamatan. Pekerjaan dibuat secara individu.

• Mintalah temannya untuk mengisi kuesioner yang telah dibuat.

Catatlah ada berapa kali yang bersangkutan menanyakan tentang

maksud (isi) kuesioner tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Agung, Geogrius. Panduan Berinternet, Yokyakarta : Adipura

Gordon B. Davis and Margetbe H. Olson, 1984, Management Information

System.

Hanson, Ward..2000, Pemasaran Internet, Jakarta :Salemba Empat.

Mcleod Raymond 195, Management Information System, A. Study of Computer-

Based Information System, New Jersey : Prentice-HII

128
Scott, Geroge M 1999. Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen, Jakarta : PT

Raja Grafindo.

Whitter, Jeffre Y.I, dkk, System Analysis & Design Methods, Arizona University.

Permasalahan Kasus:
Sebagai seorang calon Analisis sistem, anda mendapat tugas untuk
mengunjungi toko “Sukawati Mart” guna mengenal dan menganalisa
kegiatan-kegiatan di Toko tersebut.
Dalam kunjungan ke toko tersebut pada jam 10.00 anda melihat dan
menemui kondisi sebagai berikut:
Tempat parkir sudah penuh sehingga anda agak kesulitan memarkir mobil
anda.
Toko tersebut cukup besar dengan 12 tempat kasir tapi hanya 4 yang buka.
Pada keempat tempat kasir tersebut termasuk salah satunya adalah jalur
expres terlihat antrian pembeli yang panjang.
Setelah anda mengamati sejenak kegiatan tersebut, selanjutnya anda menuju
gudang. Disana terlihat beberapa orang sedang bekerja dan mereka
kelihatannya sedang mencari-cari sesuatu. Ada beberapa barang yang habis
sehingga beberapa pembeli terpaksa memesan lebih dulu dan diberi tanda

129
 terima pesanan. Ini juga salah satunya yang menyebabkan terjadinya antrian
panjang di tempat kasir.
Ruangan gudang tidak teratur dan berantakan serta karton tersebar dimana-
mana. Ketika anda menanyakan letak komputer , maka anda diantar kesatu
ruangan kecil di Pojok. Anda tentu saja segera berpikir bahwa disinilah
otomatisasi toko tersebut bekerja.
Setelah melihat kegiatan dibelakang, anda kembali kedepan menuju ruang
Kantor. Ternyata disana juga terdapat antrian panjang, pembeli yang akan
komplain dan mengembalikan barang karena rusak/cacat. Setelah anda
sampai pada ujung antrian anda kaget karena kasirnya adalah si Manajer
Toko tersebut. Setelah ada waktu luang dia menjelaskan bahwa dia terpaksa
“memberhentikan banyak orang” agar dapat tetap dalam anggaran yang telah
ditetapkan oleh Kantor Pusat. Dari cara dia memberikan penjelasan tampak
bahwa dia tidak senang dengan kondisi toko tersebut.

Tugas :
Buatlah laporan untuk Pimpinan anda mengenai kondisi dan kegiatan-
kegiatan di toko tersebut dengan pendekatan Sistem., baik Fisik
maupun konseptual. Untuk tiap masalah anda juga harus mengajukan
tindakan perbaikan yang mungkin dilakukan

1. Jelaskan 4(empat) jenis dasar model dalam SIM dan mana yang paling
sering digunakan dan mana yang paling jarang digunakan oleh Manajer.

2. Pada saat pimpinan akan menentukan output yang harus disediakan oleh
pengolah informasi, maka pimpinan harus mempertimbangkan empat
dimensi dasar informasi, yang memberikan kontribusi terhadap nilai
Informasi. Jelaskan apa saja dimensi-dimensi dasar informasi tersebut.
3. Berikan komentar atas pernyataan berikut :
a. Informasi yang dihasilkan oleh Pengolah informasi harus bebas dari
kesalahan.
b. Sebuah pengolah informasi harus memberikan manajer sebanyak
mungkin informasi.

130
4. Agar suatu masalah menjadi terstruktur, apa yang harus manajer ketahui
mengenai masalah tersebut ? Jelaskan.

5. Jelaskan apa saja tahapan-tahapan pemecahan masalah yang harus

dilakukan oleh pimpinan dalam menerapkan pendekatan sistem

7. Bagaimanakah caranya mendorong dan memotivasi pimpinan agar mau

memahami, memakai dan berinteraksi dengan Sistem informasi ? Jelaskan.

8. Beberapa strategi organisasi terkait pada sistem Informasi Manajemen.

Jelaskan strategi organisasi apa saja yang terkait dengan Sistem Informasi
Manajemen dan bagaimana keterkaitannya.

10. Kemampuan apa yang disediakan semua model dan kemampuan apa yang
hanya disediakan model matematika ? Jelaskan.

11. Jelaskan apa saja 4(empat) arus sumber daya fisik.

12. Jelaskan apa perbedaan antara sistem lingkaran terbuka dengan sistem
lingkaran tertutup. Jenis mana yang menggambarkan suatu perusahaan
bisnis ?

13.Sebutkan dimensi informasi apa saja yang harus dipertimbangkan manajer.

14. Mengapa diperlukan standar bagi pengolah informasi ? Jelaskan.

15.Informasi yang dikumpulkan dari lingkungan sampai kepada manajer melalui

jalur yang melewati model. Jelaskan jalur
16.Elemen pemecahan masalah manakah yang juga muncul dalam model
sistem umum perusahaan ? Jelaskan.

17.Elemen model sistem umum apakah yang akan memberikan keadaan yang
diharapkan ? Jelaskan

18.Agar suatu masalah menjadi terstruktur, apa yang harus manajer ketahui
mengenai masalah tersebut ? Jelaskan.

19.Jelaskan siapa atau apa yang memecahkan : masalah terstruktur, masalah

tidak terstruktur dan masalah semi terstruktur.

20. Nama apa yang digunakan Dewey untuk masalah dan keputusan ? Jelaskan.

21. Jelaskan apa saja tahapan usaha dalam menerapkan pendekatan sistem.

22. Sebutkan 3(tiga) cara untuk membagi suatu perusahaan menjadi subsistem-
subsistem.

131
23. Siapakah yang berada dalam posisi terbaik untuk mengenali pemicu masalah
(Problem trigger) ? Jelaskan.

24. Jelaskan empat karakteristik yang diharapkan dari suatu Standar.

25. Sebutkan tiga cara memilih alternatif terbaik, menurut Mintzberg.

26. Dalam penerapan SIM dijumpai beberapa masalah yang bersumber dari
Sumber Daya manusia yang berakibat menghambat fungsi dan kelancaran
SIM. Jelaskan apa saja masalah tersebut dan bagaimanakah cara untuk
mengatasi masalah tersebut.

27. Jelaskan bagaimana keuntungan dan kerugian penerapan “Decentralized

Management” dibanding dengan “Centralized Management” kaitannya
dengan pengambilan keputusan dan sistem informasi.

28. Jelaskan apa perbedaan pola pemikiran pimpinan dalam kemampuan

memproses informasi antara Pimpinan yang mempunyai “Pemikiran
sistematis” dengan yang “Berpola Intuitif” serta mana dari keduanya yang
tidak memerlukan model berbasis komputer. Berikan argumentasi anda.

29. Sistem yang bagaimanakah yang dapat mendorong dan memotivasi

Pimpinan agar bersedia memahami dan bernteraksi dengan Sistem
Informasi ? Jelaskan.
:

132
133