Modul Pengelolaan Kearsipan

Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar
Modul Pengelolaan Kearsipan 1

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .......................................................................................................... 2
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................... 4
A. Tujuan Umum ............................................................................................ 5

B. Tujuan Khusus ......................................................................................... 5
BAB II KONSEP PENYELENGGARAAN KEARSIPAN ................................................ 6
A. Pengertian................................................................................................. 7
1. Penetapan Kebijakan Kearsipan ........................................................... 9
2. Pembinaan Kearsipan ........................................................................... 10
3. Pengelolaan Kearsipan ......................................................................... 11
B. Dasar Pengelolaan Kearsipan ................................................................... 13
1. Pengertian ........................................................................................... 13
2. Fungsi Arsip ......................................................................................... 15
3. Organisasi Pengelolaan Arsip Dinamis ................................................ 17
BAB III PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ................................................................ 18
A. Penciptaan Arsip..................................................................................... 19
B. Penggunaan Arsip................................................................................... 21
C. Pemeliharaan Arsip................................................................................. 23
D. Penyusutan Arsip .................................................................................... 27
E. Pemindahan Arsip Inaktif ........................................................................ 29
F. Pemusnahan Arsip .................................................................................. 32
BAB IV PENYERAHAN ARSIP STATIS ................................................................... 35
A. Autentikasi .............................................................................................. 36
B. Prosedur Penyerahan ............................................................................. 36
C. Tingkatan Penyerahan ........................................................................... 37
1. Lembaga Negara ............................................................................ 38
2. Pemerintah Provinsi ....................................................................... 38
3. Pemerintah Kabupaten/K ............................................................... 39
4. Perguruan Tinggi Negeri ................................................................. 39

5. BUMN/BUMD .................................................................................. 39
6. Perusahaan Swasta ........................................................................ 40
7. Organisasi Politik/Kemasyarakatan................................................ 40
8. Perseorangan ................................................................................. 40
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 41
A. Perundang-undangan dan Peraturan ...................................................... 41

B. Buku Referensi ...................................................................................... 41
C. Jurnal .................................................................................................... 41
D. Referensi Lainnya .................................................................................. 41
DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN ........................................................... 42
DAFTAR PENYUSUN ............................................................................................ 43

Modul
ModulPelatihan
PelatihanTeknis
TeknisAdministrasi
AdministrasiDasar
Dasar
Modul Pengelolaan
Pengelolaan Kearsipan
Kearsipan
4
BAB I
PENDAHULUAN
Sebuah organisasi didirikan pasti mempunyai tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan oleh semua anggota yang terlibat dalam organisasi tersebut. Guna mencapai
tujuan dan sasaran tersebut, sebuah organisasi harus berkomunikasi, berkegiatan dan
melakukan berbagai transaksi dengan organisasi lainnya.
Adanya interaksi antara satu organisasi dengan organisasi lainnya memerlukan

sarana komunikasi, rekaman kegiatan dalam dokumen dan pemanfaatan teknologi
informasi. Guna mengelola berbagai informasi, rekaman, dan dokumen diperlukan
administrasi. Arsip sebagai bahan administrasi, perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan diperlukan sebuah manajemen/pengelolaan. Pengelolaan arsip sebagai
sebuah aset dan bukti akuntabilitas kinerja organisasi harus dikelola dengan benar.
Keberadaan arsip sebagai aset diperlukan sebagai bukti untuk mempertahankan hak dan
kewenangan terhdap sesuatu yang sangat berharga dan menjadi miliknya. Keberadaan
arsip bagi organisasi dapat dijadikan bahan manajemen organisasi, sedangkan bagi
individu keberadaan arsip merupakan manifestasi jati diri yang bersangkutan.
Dengan demikian keberadaan arsip baik dalam lingkungan organisasi maupun

dalam lingkup individu akan selalu dipertahankan kelestariannya agar selalu dapat
memberikan manfaat bagi pengelola atau pemiliknya.
A. Tujuan Umum
Maksud dari pembuatan modul ini adalah untuk memberikan pengetahuan dan
wawasan tentang dasar-dasar, konsep, dan prinsip kearsipan sebagai suatu disiplin
ilmu terapan. Setelah mengikuti dan menyelesaikan mata ajaran ini, peserta diklat
diharapkan dapat memahami dan memiliki pengetahuan serta wawasan tentang
dasar-dasar, konsep dan prinsi-prinsip kearsipan.
B. Tujuan Khusus
Setelah mengikuti dan menyelesaikan mata ajaran ini, peserta diklat dapat
memahami dan menjelaskan tentang konsep dasar pengertian arsip sesuai dengan
peraturan dan perundang-undangan bidang kearsipan yang berlaku.


BAB II
KONSEP PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
A. Pengertian
Organisasi dan perorangan menciptakan dan menggunakan arsip dalam rangka
pelaksanaan kegiatan bisnis serta untuk berhubungan satu dengan lainnya. Arsip
tersebut berfungsi sebagai penghubung antara struktur sosial dan interaksi manusia,
karena arsip menyediakan informasi mengenai bahan bukti kegiatan dan hubungan
sosial tersebut. Arsip memiliki nilai informasional mengenai kelompok orang,
organisasi, kejadian, dan tempat.
Definisi atau pengertian istilah arsip dapat ditemukan dari berbagai referensi
termasuk dalam peraturan perundang-undangan Republik Indonesia. Dalam Undang-
undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip
didefinisikan sebagai:
“Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.
Berdasarkan pada pengertian arsip di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip tidak
hanya terekam dalam media kertas, tetapi dapat juga terekam dalam berbagai media
lainnya, seperti audio-visual, bentuk mikro, peta, blue-print, foto, film dan video. Dalam
perkembangan teknologi penyimpanan data, pada saat ini bahkan arsip terekam juga
dalam media komputer yaitu dalam bentuk CD, DVD, memory card, hard disc.
Selain Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, terdapat juga

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Kedua jenis peraturan perundang-undangan bidang kearsipan di atas menjadi

pedoman dalam melaksanakan penyelenggaraan dan pengelolaan kearsipan di

Indonesia. Pengelolaan kearsipan mulai dari penciptaan arsip, pemanfaatan dan

perawatannya diatur dalam kedua peraturan perundang-undangan tersebut di atas.
Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,

pembinaan, pengelolaan kearsipan dalam suatu sistem kearsipan nasional yang
didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya
lainnya. Dengan demikian, maka penyelenggaraan kearsipan terdiri dari:
1. Penetapan kebijakan kearsipan.

2. Pembinaan kearsipan.
3. Pengelolaan kearsipan.
Ketiga unsur penyelenggaraan kearsipan tersebut di atas didukung oleh sumber daya
yang terdiri dari:
a. Sumber daya manusia.
b. Sumber daya organisasi atau kelembagaan.
c. Sumber daya prasarana dan sarana.
d. Sumber daya anggaran atau pendanaan.
Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:
a. Menjamin terciptanya dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemayarakatan, dan perseorangan.
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang
sah.
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang benar dan pemanfaatan arsip sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undanngan.
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat
melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsp yang autentik dan terpercaya.
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu.
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.

h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip

yang autentik dan terpercaya.
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan:
a. Kepastian hukum.
b. Keautentikan dan keterpercayaan
c. Keutuhan
d. Asal-usul.
e. Aturan asli.
f. Keamanan dan keselamatan.
g. Keprofesionalan.
h. Keresponsifan.
i. Keantisipasifan.
j. Kepastisipasifan.
k. Akuntabilitas.
l. Kemanfaatan.
m. Aksesibilitas.
n. Kepentingan umum.
1. Penetapan Kebijakan Kearsipan.

Dalam rangka pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan
efisien, maka perlu ditetapkan berbagai kebijakan dalam bidang kearsipan.
Penetapan kebijakan kearsipan tersebut dilakukan secara berjenjang tergantung
pada lingkup kegiatan dan wilayah kewenangannya. Dalam lingkup kegiatan
penyelenggaraan kearsipan secara nasional, maka perlu ditetapkan kebijakan
kearsipan secara nasional oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang
meliputi bidang:
A. Pembinaan kearsipan.
B. Pengelolaan kearsipan.
C. Pembangunan Sistem Kearsipan Nasional (SKN), Sistem Informasi Jaringan
Kearsipan Nasional (SIJKN), dan pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan
Nasional (JIKN).
D. Organisasi atau kelembagaan kearsipan.
E. Pengembangan sumber daya manusia kearsipan.

F. Prasarana dan sarana kearsipan.

G. Pelindungan dan penyelamatan arsip.
H. Sosialisasi kearsipan.
I. Kerjasama kearsipan
J. Pendanaan kearsipan.
2. Pembinaan Kearsipan.
Pembinaan kearsipan dalam rangka penyelenggaraan kearsipan
dilaksanakan secara berjenjang sesuai dengan lingkup dan wilayah
kewenangannya. Pola pembinaan kearsipan dilakukan, dengan tujuan supaya
pengelolaan kearsipan di semua lini diselenggarakan sesuai dengan kaidah baku
kearsipan, mengacu pada perundang-undangan dan peraturan kearsipan. Pola
pembinaan kearsipan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Pembinaan kearsipan nasional dilaksanakan oleh lembaga kearsipan nasional
(ANRI) terhadap lembaga pencipta di tingkat pusat dan daerah, lembaga
kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kebupaten/kota, dan lembaga
kearsipan perguruan tinggi.
b. Pembinaan kearsipan provinsi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi
terhadap lembaga pencipta arsip di lingkungan provinsi dan lembaga kearsipan
kabupaten/kota.
c. Pembinaan kearsipan kabupaten/kota dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
kabupaten/kota terhadap lembaga pencipta arsip di lingkungan
kabupaten/kota.
d. Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan
perguruan tinggi.
Pembinaan kearsipan bertujuan untuk membina penyelenggaraan sistem kearsipan
nasional pada setiap lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan sesuai dengan
arah dan sasaran pembangunan nasional di bidang kearsipan. Pembinaaan
kearsipan di tingkat nasional meliputi:
a. Koordinasi penyelenggaraan kearsipan nasional.
b. Pemberian pedoman dan standard kearsipan.

c. Pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi pelaksanaan

kearsipan.
d. Sosialisasi kearsipan
e. Pengawasan kearsipan.
f. Pendidikan dan pelatihan kearsipan.
g. Perencanaan, penelitian, pengembangan, pemantauan, dan evaluasi.
h. Akreditasi dan sertifikasi.
Pembinaan kearsipan di tingkat provinsi, kabupaten/kota, dan perguruan tinggi
meliputi:
a. Koordinasi penyelenggaraan kearsipan.
b. Penyusunan pedoman kearsipan.
c. Pemberian bimbingan, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan.
d. Sosialisasi kearsipan.
e. Pendidikan dan pelatihan kearsipan.
f. Perencanaan, pemantauan, dan evaluasi.
Dalam rangka pembinaan kearsipan nasional, ANRI dapat memberikan
penghargaan kearsipan kepada lembaga kearsipan, pencipta arsip, arsiparis, dan
masyarakat. Penghargaan kearsipan dalam rangka pembinaan kearsipan dapat
juga diberikan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan.
Dalam rangka pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat, lembaga kearsipan bekerja sama dengan lembaga negara terkait dan
pemerintah daerah melakukan pembinaan kearsipan terhadap lembaga swasta
dan masyarakat yang melaksanakan kepentingan publik.
3. Pengelolaan Kearsipan.
Pengelolaan arsip adalah unsur ketiga dalam penyelenggaraan kearsipan.
Pengelolaan arsip adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengaturng arsip agar
arsip yang dikelola dapat berdaya guna dan berhasil guna bagi pemiliknya.
Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.
Pengelolaan arsip harus dilakukan dengan benar, artinya adalah bahwa
pengelolaan arsip dilaksanakan berdasarkan sistem yang mampu menampung
dan merespons keperluan perkembangan zaman. Sistem pengelolaan arsip benar

harus mempunyai kemampuan: menjaring atau memfasilitasi semua arsip dari

seluruh kegiatan yang dihasilkan organisasi; menata arsip sebagai representasi
proses kegiatan organisasi; melindungi arsip dari pengubahan, pengurangan,
penambahan, atau penyusutan oleh pihak yang tidak berwenang; menjadi sumber
utama informasi secara rutin mengenai kegiatan yang terekam dalam arsip; dan
menyediakan akses terhadap semua arsip beserta metadatanya.
Karakteristik arsip yang dapat ditemukan dalam dokumen yang berisi data
atau informasi itu berasal dari hubungan antara struktur, konten dan konteks.
Arsip menampilkan kejadian yang aktual (nyata) dan merupakan produk dari
kegiatan organisasi atau perorangan yang bersifat lengkap, dapat dipercaya, tidak
berubah, dan autentik. Sifat arsip juga memiliki nilai kebuktian, hukum, keuangan,
manajerial/administrasi, dan pertanggungjawaban sosial.
Hanya beberapa persen dari arsip dinamis terdiri dari arsip yang secara manajerial
dan kultural sangat penting karena mendokumentasikan pola-pola transaksi dan
kegiatan yang berkaitan dengan ekonomi, kehidupan sosial dan poltik baik
individual maupun organisasional. Arsip menunjukkan 2 (dua) peranan penting
dalam kehidupan sosial: arsip menyediakan struktur dan pendukung yang
diperlukan untuk mengelola kegiatan dalam organisasi; dan arsip membentuk
data primer untuk kontruksi dan transfer budaya.
Arsip akan memberikan bukti identitas secara hukum seperti akte
kelahiran, kartu tanda penduduk, surat izin mengemudi, kualifikasi pendidikan,
passport, surat izin usaha, nomor pajak dan sebagainya. Arsip juga menyediakan
bukti kapabilitas, kemampuan, keahlian dan kekuasaan, termasuk menyangkut
hak dan hal-hal lain yang membutuhkan keabsahan dalam perspektif hukum
pembuktian.
Berdasarkan kepada fungsinya, arsip dapat dikategorikan menjadi 2 (dua),
yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan
secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka
waktu tertentu. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh lembaga
pencipta arsip, memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya,
berketerangan permanen, dan telah diverfikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Arsip dinamis dikategorikan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis in aktif.
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus, sedangkan arsip in aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun.
B. Dasar Pengelolaan Kearsipan

1. Pengertian.
Sebelum membahas lebih jauh tentang bagaimana proses pengelolaan arsip

dinamis dilaksanakan, kiranya perlu dipahami terlebih dahulu beberapa pengertian
umum adanya beberapa istilah dalam modul ini. Hal ini adalah untuk menyamakan
persepsi tentang penggunaan istilah-istilah tersebut, sehingga tidak terjadi salah
pengertian. Beberapa istilah yang akan digunakan adalah:
a. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum
dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah
penemuan dan pemanfaatan arsip.
b. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
c. Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan
kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang
kearsipan pemerintah daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota
kabupaten/kota.
d. Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja
perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang
kearsipan pemerintah daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi.
e. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
lembaga pencipta arsip disimpan selama jangka waktu tertentu.
f. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
g. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah lembaga kearsipan
berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas
negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
h. Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi
perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan
tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.

i. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan syarat dasar bagi
kelangsungan operasional lembaga pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
j. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan
yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan
kearsipan serta mempunyai tugas, fungsi, dan tanggung jawab melaksanakan
kegiatan kearsipan.
k. Jadwal retensi arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya
jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang
berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.
l. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
m. Lembaga negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang
kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembag lain yang
fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undanngan.
n. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam
pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip
dinamis.
o. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
p. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan
arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada
lembaga kearsipan.
q. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan
tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang
didirikan dan/atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik
Indonesia.

r. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas
dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
s. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas
dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
t. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas
dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan
penciptaan arsip di lingkungannya.
2. Fungsi Arsip
Dilihat dari segi fungsinya arsip sebagai informasi terekam mempunyai
pengertian peranan yang dapat dibedakan atas dua, yaitu arsip dinamis dan arsip
statis. Arsip dinamis berdasarkan pada kepentingan penggunaannya dapat
dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan inaktif.
Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus
menerus dibutuhkan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi.
Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi
penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah semakin berkurang.
Secara umum setiap organisasi baik itu pemerintahan maupun bisnis
memiliki arsip dinamis aktif dan inaktif. Prosentase kuantitas arsip dinamis yang
disimpan atau dimusnahkan secara umum terdiri dari:
a. 25% arsip dinamis disimpan dalam bentuk arsip aktif.
b. 30% arsip disimpan dalam berkas arsip inaktif.
c. 35% arsip dinamis dapat dimusnahkan.
d. Hanya 10% arsip dinamis yang memiliki nilai permanen dan dapat disimpan di
lembaga kearsipan sebagai arsip statis.
Kehadiran arsip pada dasarnya karena adanya kegiatan organisasi, suatu
kelompok atau individu. Arsip dinamis merupakan informasi keseluruhan proses
dalam organisasi di dalam mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Arsip dinamis
memiliki beberapa fungsi, sehingga dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi
bagi organisasi.
Pengelolaan arsip dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam
penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang
sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:

a. Andal, artinya bahwa pengelolaan arsip dilaksanakan berdasarkan sistem yang

mampu menampung dan merespons kebutuhan perkembangan zaman.
b. Sistematis, artinya pengelolaan arsip sejak arsip diciptakan, diterima,
digunakan dan disusutkan, diatur dalam sistematisasi pengelolaan arsip
melalui desain dan pengoperasian sistem kerja yang mudah diterapkan.
c. Utuh, artinya bahwa sistem pengelolaan arsip dilakukan dengan tindakan
pengawasan yang ketat, seperti pemantauan akses, verifikasi pengguna,
otorisasi pemusnahan dan pengamanan, pengubahan, dan pemindahan arsip.
d. Menyeluruh, artinya sistem pengelolaan arsip dikelola sebagai hasil dari
berbagai kegiatan yang lengkap bagi kebutuhan organisasi atau unit kerja yang
mengelola arsip.
e. Sesuai dengan Norma, Standard, Prosedur, dan Kriteria (NSPK), artinya bahwa
sistem pengelolaan arsip harus dikelola sesuai dengan ketentuan-ketentuan
pelaksanaan kegiatan, dan peraturan perundang-undangan, termasuk norma,
standard, prosedur, dan kriteria yang terkait.
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara
efisien, efektif, dan sistematis, yang meliputi kegiatan:
a. Penciptaan arsip;
b. Penggunaan arsip;
c. Pemeliharaan arsip;
d. Penyusutan arsip.
Pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh lembaga pencipta arsip, yaitu:
a. Lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan
BUMD;
b. Perusahaan dan perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan
APBN, APBD, dan/atau bantuan luar negeri; dan
c. Pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan
lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN atau
BUMD sebagai pemberi kerja.
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien
pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip,
serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Keempat jenis instrumen
pengelolaan arsip dinamis ini merupakan instrumen yang harus tersedia di setiap

pencipta arsip dan dijadikan sebagai alat utama dalam pengelolaan arsip dinamis.
Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib
menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang
dikelolanya.
3. Organisasi Pengelolaan Arsip Dinamis.

Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis,
sehingga dalam pengorganisasiannya juga ada perbedaaan. Arsip dinamis yang
dipergunakan langsung bagi penyelenggaraan pada masing-masing
instansi/organisasi, tanggung jawab pengelolaannya berada pada masing-masing
instansi/organisasi. Dalam undang-undang kearsipan secara tegas dinyatakan
bahwa pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan oleh unit kearsipan, sebagaimana
tercantum pada Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-undng Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Unit kearsipan adalah unit kerja yang melaksanakan pembinaan kearsipan di
seluruh jajaran instansi/organisasi yang bersangkutan. Selain itu unit kearsipan ini
juga berfungsi pula sebagai pusat penyimpanan arsip inaktif yang berasal dari unit-
unit keja, oleh karena itu tugas unit kearsipan cukup luas dan kompleks.
Beberapa instansi pemerintah yang telah melaksanakan pembinaan
kearsipannya menempatkan pusat arsipnya pada Tata Usaha unit kerja yang
biasanya dikenal sebagai Tata Usaha Pengolah. Sistem penyimpanan atau
pengendalian kearsipan untuk arsip inaktif adalah menganut sistem sentralisasi,
sedangkan pengelolaan arsip aktifnya menganut sistem desentralisasi.

Modul Pelatihan
Modul Pelatihan Teknis
Teknis Administrasi
Administrasi Dasar
Dasar
Modul
Modul Pengelolaan
Kearsipan
18
BAB III
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
A. Penciptaan Arsip.
Proses pertama dalam pengelolaan arsip dinamis adalah kegiatan penciptaan arsip,
yaitu diantaranya melalui korespondensi, surat menyurat antara satu atau beberapa
organisasi denan satu atau beberapa organisasi lainnya. Oleh karena itu penciptaan
arsip dapat terjadi karena:
a. Pembuatan arsip; dan
b. Penerimaan arsip.
Penciptaan arsip harus dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin
rekaman kegiatan dan peristiwa yang terjadi dalam organisasi sebagaimana
adanya, sehingga akan menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya
sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya tersebut harus memenuhi beberapa
komponen arsip, yaitu:
1. Struktur, adalah bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) arsip
yang diciptakan dalam media, sehingga memungkinkan isi arsip dapat
dikomunikasikan.
2. Isi, adalah data, fakta, atau informasi yang direkam dalam rangka pelaksanaan
kegiatan organisasi ataupun perseorangan dan konteks arsip.
3. Konteks, adalah lingkungan administrasi dan sistem yang digunakan dalam
penciptaan arsip.
Konsistensi pemenuhan komponen arsip pada saat penciptaan arsip
merupakan salah satu kebutuhan organisasi, karena menyangkut
keterpercayaan arsip yang tercipta. Oleh karena itu, penciptaan arsip baik
pada saat pembuatan arsip maupun penerimaan arsip harus dilaksanakan
dengan berdasarkan kepada:
1. Tata naskah dinas, yang memuat antara lain pengaturan jenis, format,
penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan media yang
digunakan dalam komunikasi kedinasan.

2. Klasifikasi arsip, digunakan sebagai dasar pemberkasan dan penataan

arsip untuk mendukung akses, dan pemanfaatan arsip serta penyusutan
arsip. Klasifikasi arsip disusun berdasarkan analisis fungsi dan tugas
pencipta arsip yang disusun secara logis, sistematis, dan kronoligis.
3. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, merupakan aturan
pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya, sebagai
dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka
melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam
pelayanan arsip. Klasifikasi keamanan dan akses arsip ditentukan
berdasarkan sifat arsip yang dapat diakses, terdiri dari:
a. Arsip yang bersifat terbuka; dan
b. Arsip yang bersifat tertutup.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penciptaan arsip antara lain:
1. Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi

arsip untuk mengelompokkan arsip sebagai satu keutuhan informasi
terhadap arsip yang dibuat dan diterima.
2. Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi
keamanan dan akses arsip dinamis untuk menentukan keterbukaan
atau kerahasiaan arsip dalam rangka penggunaan arsip dan
informasinya sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
3. Pembuatan arsip harus diregistrasi, didistribusikan kepada pihak yang
berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman. Registrasi
adalah tindakan pencatatan terhadap penciptaan arsip yang merupakan
bagian dari tahapan kegiatan pengurusan surat.
4. Pendistribusian arsip diikuti dengan tindakan pengendalian, adalah
pencatatan yang dilakukan untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut
dari arsip yang telah didistribusikan.
5. Pencatatan pada saat penciptaan arsip dilakukan oleh unit pengolah
dan unit kearsipan sesuai kewenangan baik dengan sarana manual
maupun elektronik.

6. Penerimaan arsip dianggap sah diterima, adalah penerimaan arsip oleh

petugas atau pihak yang berhak menerima yang ditandai dengan bukti
penerimaan dan komunikasi.
7. Penerimaan arsip harus diregistrasi oleh pihak yang menerima. Arsip
yang diterima sebagaimana didistribusikan kepada unit pengolah diikuti
dengan tindakan pengendalian.
8. Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan penerimaan arsip harus
didokumentasikan oleh unit pengolah dan unit kearsipan.
9. Unit pengolah dan unit kearsipan wajib memelihara dan menyimpan
dokumentasi pembuatan dan penerimaan arsip.
10. Pembuatan dan penerimaan arsip harus dijaga autentisitasnya
berdasarkan tata naskah dinas.
11. Tanggung jawab terhadap autentisitas arsip yang dibuat, dibuktikan
dengan cara pemberian tanda tangan atau paraf oleh pejabat yang
berwenang.
12. Unit pengolah bertanggung jawab terhadap autentisitas arsip yang
diciptakan.
13. Yang dimaksud dengan “dokumentasi pembuatan dan penerimaan
arsip” adalah buku agenda dan catatan pengendalian pembuatan dan
penerimaan arsip.
14. Asas pengurusan surat masuk (penerimaan surat masuk) dan surat
keluar (pembuatan surat) ditentukan oleh pencipta arsip yang
bersangkutan.
B. Penggunaan Arsip
Tahap kedua pengelolaan arsip dinamis adalah penggunaan arsip. Arsip
dinamis yang dikelola oleh pencipta arsip digunakan bagi kepentingan organisasi,
pemerintahan dan masyarakat. Penggunaan arsip bagi kepentingan organisasi
sebagai sumber informasi bagi manajemen dalam merencanakan, melaksanakan
atau bahkan mengevaluasi dan memonitor kegiatan. Dalam tahap ini arsip dinamis
yang tercipta, menjadi hal yang penting dan utama dalam manajemen organisasi
untuk berbagai hal yang bermanfaat.

Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan karena arsip dinamis memiliki informasi

keseluruhan proses dalam organisasi. Oleh karenanya arsip dinamis ini memiliki
beberapa fungsi yang dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi bagi
organisasi. Fungsi arsip dinamis antara lain:
1. Mendukung proses pengambilan keputusan.
Dalam proses pengambilan keputusan, pimpinan dalam tingkat manajerial pasti
membutuhkan informasi. Informasi yang dibutuhkan merupakan rekaman proses
kegiatan yang telah dilakukan.
2. Menunjang proses perencanaan.
Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan kondisi
yang akan datang yang akan dicapai. Upaya pencapaian ini akan dilaksanakan
melalui serangkaian kegiatan yang telah ditentukan dalam rencana-rencana.
Untuk menyusun perencanaan dibutuhkan banyak informasi yang mendukung
perkiraan yang akan dicapai.
3. Mendukung pengawasan.
Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan informasi terekam tentang rencana
yang telah disusun, kegiatan yang telah dilakukan, kegiatan yang belum
dilaksanakan.
4. Sebagai alat pembuktian.
Di dalam institusi pengadilan akan banyak menghasilkan informasi terekam yang
nantinya dapat kembali digunakan oleh pengadilan itu sendiri.
5. Memori perusahaan.
Keseluruhan kegiatan bisnis, baik itu berupa transaksi, aktivitas internal
perusahaan atau keluaran yang dibuat oleh perusahaan dapat direkam dalam
bentuk arsip dinamis.
6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.
Kegiatan politik dan ekonomi akan banyak menghasilkan dan membutuhkan
informasi. Berbagai informasi diperoleh dari berbagai sumber, dan salah satunya
berasal dari arsip dinamis.
Dalam rangka penggunaan arsip dinamis, pimpinan unit pengolah/unit kerja
bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan informasi, penyajian arsip
vital dan arsip aktif, di lingkungan kerjanya. Oleh karena itu, pimpinan unit
kerja/pengolah dapat melakukan berbagai cara dan metode agar arsip dinamis

yang dikelolanya dapat mudah ditemukan atau mudah diakses apabila

diperlukan. Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses tersebut,
arsip dinamis dapat dialihmediakan ke dalam berbagai format antara lain ke
dalam bentuk atau format digital.
Tidak semua arsip dapat diakses dan digunakan oleh semua pengguna.
Penggunaan arsip dinamis atau akses terhadap arsip dinamis harus dilaksanakan
berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Berdasarkan sistem
klasifikasi keamanan dan akses arsip tersebut dapat dengan mudah
mengidentifikasi arsip yang boleh diakses dan siapa saja yang boleh mengakses
arsip tersebut.
Penggunaan arsip dinamis oleh pengguna yang berhak dilaksanakan berdasarkan
ketentuan peraturan perundang-undangan. Yang dimaksud dengan “pengguna
yang berhak” adalah setiap orang atau badan hukum yang memiliki akses
terhadap arsip yang didalamnya terkandung informasi publik yang tidak
dikecualikan sebagaimana dimaksud dalam undang-undang yang mengatur
tentang keterbukaan informasi publik.
Penggunaan arsip dinamis ini juga berkaitan dengan Undang-undang Nomor 14
Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, yang mengamanatkan bahwa
pencipta arsip wajib memberikan layanan informasi kepada masyarakat.
Berdasarkan pertimbangan ini maka sistem klasifikasi keamanan dan akses
sebagai salah satu instrumen pengelolaan arsip dinamis sangat penting
keberadaannya. Berdasarkan ini pula kita wajib membuat daftar arsip yang
dikecualikan dan atau arsip yang tidak dikecualikan sebagai pembatas terhadap
keterbukaan dan ketertutupan suatu arsip dinamis yang dikelola.
C. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah tahap kegiatan dalam rangka pengelolaan arsip
dinamis. Pada tahap ini kegiatan pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk
menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Pemeliharaan
arsip dinamis meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktif dan arsip inaktif baik yang
termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun arsip umum.

Pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah/unit kerja
yang mengelola arsip dinamis tersebut. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan
melalui kegiatan:
a. Pemberkasan arsip aktif;
b. Penataan arsip inaktif;
c. Penyimpanan arsip; dan
d. Alih media arsip.
Pemberkasan arsip aktif dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima,
dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip. Kegiatan pemberkasam arsip aktif ini
menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip
aktif. Daftar arsip aktif terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas. Daftar
berkas sekurang-kurangnya memuat:
a. Nama unit pengolah;
b. Nomor bekas;
c. Kode klasifiksi;
d. Uraian informasi berkas;
e. Kurun waktu;
f. Jumlah; dan
g. Keterangan.
Adapun daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat:
a. Nomor berkas;
b. Nomor item arsip;
c. Kode klasifikasi ;
d. Uraian informasi arsip;
e. Tanggak;
f. Jumlah; dan
g. Keterangan.
Unit pengolah/unit kerja menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit kearsipan
paling lambat 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.
Pemeliharaan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan.
Pemeliharaan arsip inaktif dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan.
Penataan arsip inaktif dilakukan asas asal-usul dan asas aturan-asli. Penataan
arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan:

a. Pengaturan fisik arsip;

b. Pengolahan informasi arsip; dan
c. Penyusunan daftar arsip inaktif.
Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat:
a. Pencipta arsip;
b. Unit pengolah;
c. Nomor arsip;
d. Kode klasifikasi;
e. Uraian informasi arsip;
f. Kurun waktu;
g. Jumlah; dan
h. Keterangan.
Beberapa hal yang perlu diketahui berkaitan dengan pemeliharaan arsip
adalah sebagai berikut:
1. Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi
tanggung jawab kepala unit kearsipan lembaga negara, pemerintah
daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan \BUMD. Daftar arsip dinamis
meliputi daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif tersebut, dibuat
berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
2. Penyimpanan arsip dilakukan terhadap arsip aktif dan arsip inaktif yang
sudah didaftar dalam daftar arsip.
3. Penyimpanan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit
pengolah.
4. Penyimpanan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit
kearsipan.
5. Penyimpanan arsip aktif dan inaktif dilaksanakan untuk menjamin
keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan
arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
6. Dalam rangka pemeliharaan arsip dinamis dapat dilakukan alih media
arsip.
7. Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai
kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan peraturan
perundang-undangan.

8. Dalam melakukan alih media arsip, pimpinan masing-masing pencipta

arsip menetapkan kebijakan alih media arsip.
9. Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan
nilai informasinya.
10. Arsip asli yang telah dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan
hukum berdasarkan peraturan perundang-undangan.
11. Hasil kegiatan alih media arsip diautentifikasi oleh pimpinan di
lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang
dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan hasil alih media.
12. Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang
disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan.
13. Berita acara alih media arsip dinamis sekurang-kurangnya memuat:
a. Waktu pelaksanaan;
b. Tempat pelaksanaan;
c. Jenis media;
d. Jumlah arsip;
e. Keterangan proses alih-media yang dilakukan;
f. Pelaksana; dan
g. Penandatangan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau pimpinan unit
kearsipan.
14. Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan sekurang-kurangnya memuat:
a. Unit pengolah;
b. Nomor urut;
c. Jenis arsip;
d. Jumlah arsip;
e. Kurun waktu; dan
f. Keterangan.
15. Pelaksanaan alih media arsip dinamis ditetapkan oleh pimpinan pencipta
arsip.
16. Arsip hasil alih-media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah
sesuai denngan ketentuan peraturan perundang-undangan.

D. Penyusutan Arsip.
Penyusutan arsip merupakan indikasi pengeloloaan arsip yang baik sebagai
proses pengendalian informasi arsip bernilaiguna primer dan sekunder setara
berkesinambungan dan terus menerus. Nilai guna primer adalah nilai guna arsip bagi
kepentingan instansi pencipta arsip ketika arsipnya masih dinamis. Adapun nilai
guna sekunder adalah nilai guna arsip bagi kepentingan organisasi lain atau
masyarakat luas dan ketika arsipnya telah dinyatakan sebagai arsip statis.
Penyusutan arsip perlu dilakukan karena tidak setiap yang tercipta dalam
organisasi memiliki informasi yang sama pentingnya, dan oleh karena itu berarti juga
memiliki masa simpan yang berbeda. Ketika setiap hari arsip tercipta dan semakin
banyak sehingga membuat ruangan kerja penuh sesak, maka pada saat itu perlu
dilakukan upaya pengurangan jumlah arsip di rungan kerja dengan cara penyusutan
arsip.
Upaya penyusutan arsip dilakukan disamping untuk efisiensi pengelolan arsip,
juga untuk pelestarian arsip yang bernilai guna kesejarahan. Undang-undang Nomor
43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, mengisyaratkan bahwa penyelamatan arsip
menjadi tanggung jawab bersama, pemerintah dan masyarakat. Arsip sebagai
cerminan perjalanan kehidupan berbangsa dan bernegara, memerlukan kualitas
pengelolaan yang baik dan benar, sehingga arsip sebagai hasil rekaman
pembangunan tetap dapat dimanfaatkan untuk keperluan sumber informasi dan
penelitian.
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip
yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan, sebagai suatu bagian dari pengelolaan arsip dinamis.
Penyusutan arsip sebagaimana diuraikan di atas merupakan suatu pekerjaan
untuk mencapai efisiensi dalam pengelolaan arsip. Efisiensi yang dimaksud adalah
meliputi ruang/tempat penyimpanan, tenaga, biaya dan waktu. Karena itu
penyusutan memerlukan suatu prosedur sesuai dengan volume dan jenis
pekerjaannya. Penyusutan arsip yang dilakukan oleh instansi pemerintah/swasya
sebagai pencipta arsip dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan
dilakukan sebagai bagian dari pengelolaan arsip dinamis, JRA merupakan daftar
berisi tentang jenis-jenis arsip dan jangka waktu penyimpanannya.

Dengan demikian, penggunaan JRA dapat diketahui masa simpan arsip aktif, arsip
inaktif, retensi dimusnahkan atau retensi simpan permanen. Kewajiban
institusi/lembaga/organisasi dalam penyusunan dan penggunaan JRA diatur
sebagai berikut:
1. Lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD
wajib memiliki JRA.
2. JRA di lingkungan lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri,
BUMN dan BUMD ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pimpinan
pemerintah daerah pimpinan BUMN dan BUMD, setelah mendapat persetujuan
Kepala ANRI.
3. Dalam rangka melaksanakan penyusutan dan penyelamatan arsip dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, perguruan
tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan organisasi
kemasyarakatan harus memiliki JRA.
4. JRA di lingkungan perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi
politik, dan organisasi kemasyarakatan ditetapkan oleh pimpinan perguruan
swasta, pimpinan perusahaan swasta, pimpinan organisasi politik, dan pimpinan
organisasi kemasyarakatan setelah mendapat pertimbangan Kepala ANRI.
5. Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip.
6. Pedoman retensi arsip disusun oleh Kepala ANRI bersama dengan lembaga
teknis terkait.
Kegiatan penyusutan arsip harus diatur prosedurnya secara rinci dan tegas
menurut kebutuhan dan kondisi instansi masing-masing. Prosedur dapat
diartikan sebagai rangkaian tata cara melakukan pekerjaan untuk mencapai hasil
tertentu. Penyusutan arsip berdasarkan JRA meliputi beberapa prosedur sebagai
berikut:
a. Prosedur pemindahan arsip inaktif;
b. Prosedur pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna;
c. Prosedur penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.

E. Pemindahan Arsip Inaktif.

Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dilakukan dengan
tujuan efisiensi penggunaan ruang, peralatan, maupun tenaga kerja dan menjadi
tanggung jawab dari pimpinan unit pengolah.
Penyimpanan arsip di Pusat Arsip dilaksanakan secara efisien, baik itu faktor
biaya maupun peralatan serta tenaga kerjanya. Oleh karena itu arsip-arsip inaktif
yang berada di unit kerja, disebabkan fungsi dan frekuensi penggunaannya telah
menurun perlu dipindahkan ke tempat penyimpanan yang efisien di unit kearsipan.
Pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan memiliki makna
penyusutan secara tidak langsung, namun dapat juga memberikan pemahaman yang
lebih luas, misalnya efisiensi pada biaya pengelolaan/penyimpanannya yang lebih
murah. Adapun prosedur pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan,
sesuai peraturan perundang-undangan adalah sebagai berikut:
1. Penyeleksian Arsip Inaktif
Penyeleksian dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip tersebut sudah
benar-benar inaktif atau belum. Penentuan arsip sebagai arsip inaktif
berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dilaksanakan dengan melihat kolom Retensi
Arsip Aktif di dalam Jadwal Retensi Arsip. Misalnya: arsip tentang kenaikan
pangkat memiliki retensi aktif 4 tahun, maka apabila arsip tersebut diciptakan
pada Desember 2005, maka 4 tahun berikutnya yaitu pada Desember 2009, arsip
tersebut dapat dinyatakan sebagai arsip inaktif.
Didalam kegiatan penyeleksesian ini dilaksanakan juga kegiatan penyatuan
berkas menjadi Series Arsip. Antara berkas yang satu dengan berkas lain yang
memiliki keterikatan dan merupakan satu kesatuan informasi harus digabung
menjadi satu Series Arsip, tanpa merubah penataan semula. Misalnya berkas
tentang kenaikan pangkat golongan I, kenaikan pangkat golongan II, dan kenaikan
pangkat golongan III dapat digabungkan menjadi satu Series Arsip Kenaikan
Pangkat.
2. Pembuatan Daftar Arsip Inaktif.
Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif, maka arsip tersebut harus
didaftar secara lengkap: judul seriesnya, jenis arsipnya, tahun, volome, kondisi,
sistem penyimpanannya, sebelum dilakukan pemindahan.

3. Penataan arsip inaktif ini dilaksanakan untuk menjaga agar penataan arsipnya
dilakukan sebagaimana penataan arsip aslinya (Original Order). Misalnya: arsip
yang ketika masih aktif disimpan berdasarkan sistem pemberkasan numerik,
maka harus tetap dipertahankan. Penataan arsip ini menyangkut penataan tiap
lembar arsip dalam setiap folder/map penataan antara folder yang satu dengan
folder yang lain dalam boks dan penataan antara boks yang satu dengan boks
yang lain.
Penataan lembaran arsip dalam setiap folder dilaksanakan secara kronologis
ataupun alfabetis tergantung dari indeksnya. Bila indeks yang tertuang di dalam
forder menyebut nama orang, organisasi atau tempat, maka dapat diatur secara
alfabetis. Bila indeks yang tertuang didalam forder menyebut suatu urutan
kegiatan, maka dapat diatur secara kronologis. Sedangkan penataan boks yang
satu dengan lainnya dilaksanakan sesuai urutan nomor boks dan nomor yang
terdapat didalam daftar.
4. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip.
Mengingat bahwa pemindahan arsip ini menyangkut pula pengalihan wewenang
dan tanggung jawab dari satu unit ke unit organisasi yang lain, atau pengalihan
wewenang dan tanggung jawab dari unit pengolah/unit kerja ke unit
kearsipan/Pusat Arsip/Records Center, maka pada umumnya orang membuat
suatu bukti pemindahan arsip yang biasanya dalam Bentuk Berita Acara
Pemindahan Arsip. Pada waktu pemindahan arsip, maka Berita Acara ini
ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan dengan
dilampirkan daftar arsip yang dipindahkan.
5. Pelaksanaan Pemindahan.
Setelah arsip tertata dalam boks yang telah diberi nomor sesuai nomor dalam
daftar arsip yang akan dipindahkan dan disiapkan berita acaranya, maka
dilaksanakan pemindahan arsip inaktif. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif
dapat dilaksanakan sesuai dengan kondidi organisasi. Bila suatu organisasi
memiliki gedung untuk unit kearsipan/record center terpisah cukup jauh dengan
lokasi kantor, misalnya di pinggir kota, maka diperlukan sarana transportasi yang
harus dipersiapkan dengan baik, sehingga proses pengangkutan arsip tidak
menimbulkan kerusakan arsip yang dipindah. Waktu pemindahan dapat dilakukan
secara periodik sesuai degan kondisi dan kebutuhan.

a. Pemindahan Arsip di Lembaga Negara (Pemerintah Pusat).

Pemindahan arsip inaktif di lingkungan lembaga negara dilaksanakan dari unit
pengolah ke unit kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang ada di
Indonesia. Lembaga negara dapat memindahkan arsip inaktif yang memiliki
nilai berkelanjutan ke unit penyimpanan arsip inaktif yang dikelola oleh ANRI.
b. Pemindahan Arsip di Lingkungan Pemerintah Provinsi.
Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintah provinsi dilakukan sebagi
berikut:
• Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi dibawah 10 tahun
dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan satuan kerja
pemerintah provinsi;
• Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi minimal 10 tahun dilakukan
dari pencipta arsip di lingkungan satuan kerja pemerintah provinsi ke
lembaga kearsipan provinsi.
c. Pemindahan Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota.
Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintah kabupaten/kota
pelaksanaannya sebagai berikut:
pemerintah kabupaten/kota;
dari pencipta arsip di lingkungan satuan kerja pemerintah kabupaten/kota
ke lembaga kearsipan kabupaten/kota.
d. Pemindahan Arsip di Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri.
Pemindahan arsip inaktif di perguruan tinggi negeri sebagai berikut:
rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain;
dari pencipta arsip di lingkungan satuan kerja rektorat, fakultas, atau
satuan kerja dengan sebutan lain ke lembaga kearsipan perguruan tinggi.

e. Pemindahan Arsip di lingkungan BUMN/BUMD.

Pemindahan arsip inaktif di lingkungan BUMN/BUMD diatur oleh pimpinan
BUMN/BUMD berdasarkan pedomn yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.
F. Pemusnahan Arsip.
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip
melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.
Pemusnahan arsip ini memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena arsip yang
sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau tercipta lagi. Kegiatan ini
menuntut kesungguhan dan ketelitian tinggi, sehingga tidak akan terjadi kesalahan
sekecil apapun. Pemusnahan arsip dilakukan dengan pertimbangan arsip tersebut
tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan musnah
berdasarkan JRA, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, tidak
berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. Jika ketentuan tersebut masih
belum terpenuhi, maka retensi dari arsip, ditentukan oleh pimpinan pencipta arsip.
Pada hakikatnya, pemusnahannya arsip dilaksanakan untuk memelihara kontinuitas
pengelolaan arsip dan memelihara keseimbangan hidup arsip, sejak diciptakan
kemudian dikelola dan pada akhirnya dimusnahkan. Terkait dengan resiko yang
sangat tinggi, maka kegiatan pemusnahan arsip harus berdasarkan prosedur yang
tepat, yaitu:
a. Pembentukan Panitia Penilai Arsip
Pembentukan panitia penilai arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip. Panitia
ini sebaiknya terdiri dari pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap
anggota, pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai
anggota, dan arsiparis sebagai anggota pula.
b. Penyeleksian Arsip.
Penyeleksian arsip pada dasarnya dilakukan setiap kali arsip akan dimusnahkan.
Penyeleksian dilaksanakan untuk apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah
memasuki masa inaktif atau memang telah habis masa simpannya. Penyeleksian
ini dilaksanakan berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip, arsip-arsip yang telah
dinyatakan habis masa retensinya, maka arsip tersebut perlu diperiksa tentang
kebenaran isinya, kelengkapan informasinya, kemungkinan ketertakaitan dengan
arsip lain.

c. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah.

Arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat
daftarnya. Sehingga dapat diketahui secara jelas informasi mengenai arsip yang
akan dimusnahkan.
d. Penilaian oleh Panitia Penilai Arsip.
Arsip yang telah diseleksi dan dibuat daftar arsip usul musnah, selanjutnya akan
dinilai oleh panitia penilai arsip. Dalam tahap ini dilakukan pemeriksaan apakah
arsip usul musnah tersebut memang telah habis retensinya, tidak terikat dengan
arsip lain dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan, serta
tidak berkaitan dengan penyelesian proses suatu perkara.
e. Permintaan Persetujuan.
Setelah melewati proses penilaian, maka arsip usul musnah tersebut selanjutnya
diajukan oleh pimpinan pencipta arsip untuk mendapat persetujuan dari Kepala
ANRI/pimpinan daerah sesuai dengan jenjang tingkat lembaga tersebut.
f. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan.
Penetapan arsip yang akan dimusnahkan dilakukan setelah diajukan permintaan
persetujuan dari pimpinan pencipta arsip dan dilakukan berjenjang sesuai dengan
tingkatan kelembagaan di Indonesia. Pada tingkatan lembaga negara (pemerintah
pusat), maka pemusnahan arsip ditetapkan oleh pimpinan negara yang
bersangkutan setelah mendapat pertimbangan tertulis dari Panitia Peniai Arsip
dan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI. Penetapan arsip yang akan
dimusnahkan di lingkungan pemerintah provinsi, kabupaten/kota, di lingkungan
perguruan tinggi negeri, BUMN atau BUMD dengan retensi arsipnya di bawah 10
tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja di lingkungan pemerintah provinsi,
kabupaten/kota, di lingkungan perguruan tinggi negeri, BUMN atau BUMD setelah
mendapat pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip dan persetujuan tertulis
dari pimpinan daerah/lembaga masing-masing. Dalam hal ini Gubernur untuk
pemerintah daerah setingka provinsi; Bupati/Walikota untuk pemerintah
kabupaten/kota; Rektor atau sebutan yang sejenis bagi perguruan tinggi negeri;
Pimpinan BUMN/BUMD bagi BUMN/BUMD.
Penetapan arsip yang akan dimusnahkan di lingkungan pemerintah provinsi,
kabupaten/kota, di lingkungan perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD dengan

retensi arsipnya minimal 10 tahun ditetapkan oleh pimpinan daerah/lembaga

masing-masing setelah mendapat pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip
dan persetujuan tertulis dari Kapala ANRI.
g. Pelaksanaan Pemusnahan.
Pemusnahan arsip diaksanakan secara total yaitu dengan cara dibakar, dicacah
atau dibuat bubur kertas, yang penting fisik dan informasinya tidak dapat dikenali
lagi. Kemudian dalam pelaksanaan pemusnahan arsip perlu disaksikan oleh
minimal dua orang pejabat dari unit hukum dan/atau bidang pengawasan dari
lingkungan pencipta arsip. Selanjutnya dilakukan penandatanganan berita acara
yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan dan ditandatangani oleh kedua
pejabat tersebut.
Arsip yang tercipta dalam kegiatan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh
pencipta arsip serta diperlakukan sebagai arsip vital yang meliputi:
1. Keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
2. Notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;
3. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip
yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi
syarat untuk dimusnahkan;
4. Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
5. Surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki
retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun;
6. Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan
pemusnahan arsip;
7. Berita acara pemusnahan arsip; dan
8. Daftar arsip yang dimusnahkan.
Berita ACARA dan Daftar Arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada Kepala
ANRI.

Modul
ModulPelatihan
PelatihanTeknis
TeknisAdministrasi
AdministrasiDasar
Dasar
Modul
Modul Pengelolaan
Kearsipan 35
BAB IV
PENYERAHAN ARSIP STATIS
Penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan dilakukan bila arsip tersebut memang
benar-benar memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan
dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip. Penyerahan arsip wajib dilaksanakan oleh
lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD, dan
perusahaan swasta. Selanjutnya penyerahan arsip statis tersebut menjadi tanggung jawab
pimpinan pencipta arsip. Bagi perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan
anggaran negara, APBD, atau bantuan luar negeri dan ternyata belum mempunyai lembaga
kearsipan perguruan tinggi, wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan
daerah. Adapun dalam pelaksanaan penyerahan arsip statis tersebut harus melalui
beberapa langkah yang meliputi:
A. Autentikasi.
Arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan harus
merupakan arsip yang autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan. Apabila arsip
statis yang diserahkan tidak autentik maka pencipta arsiplah yang melakukan
autentikasi, jika pencipta arsip tidak melakukan autentikasi maka lembaga kearsipan
berhak untuk menolak penyerahan arsip statis. Sedangkan untuk arsip statis yang tidak
diketahui penciptanya, maka autentikasinya dilakukan oleh lembaga kearsipan. Dengan
pelaksanaan proses autentikasi ini maka pada masa yang akan datang, nilai informasi
yang ada didalam arsip tersebut dapat dipertanggungjawabkan kepada generasi
penerus.
B. Prosedur Penyerahan.
Penyerahan dapat dilakukan karena adanya rencana kegiatan pemusnahan arsip di
suatu instansi, yaitu ketika menyampaikan daftar arsip yang akan dimusnahkan ke ANRI
dan ternyata terdapat arsip statis, atau memang penyerahan arsip yang dilakukan
karena telah direncanakan oleh instansi yang bersangkutan. Disamping itu penyerahan
arsip juga dapat dilakukan setelah adanya pendekatan ANRI kepada instansi pencipta
arsip. Prosedur penyerahan arsip statis adalah sebagai berikut:

1. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit
kearsipan.
2. Penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah.
3. Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada
kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan
pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik,
terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
4. Verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah
kewenangannya.
5. Penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip.
6. Pelaksanaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala
lembaga kearsipan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.
Penyerahan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan format dan media arsip yang
diserahkan. Seluruh arsip yang diserahkan dalam proses ini, wajib disimpan oleh
pencipta arsip dan lembaga kearsipan serta diperlakukan sebagai arsip vital, meliputi:
1. Keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
2. Notulen rapat panitia penilai arsip;
3. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang
menyatakan bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan dan telah memenuhi
syarat untuk diserahkan;
4. Surat persetujuan dari kepala lembaga kearsipan;
5. Surat pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan
autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan;
6. Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan penyerahan
arsip statis;
7. Berita acara penyerahan arsip statis;
8. Daftar arsip statis yang diserahkan.
C. Tingkatan Penyerahan.
Penyerahan arsip statis dari pencipta arsip statis ke lembaga kearsipan perlu
memperhatikan penjenjangan organisasi berserta kewenangannya. Penjenjangan yang
ada terbagi atas lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi, BUMN/BUMD,
perusahaan swasta, dan organisasi politik/kemasyarakatan. Sedangkan bila dari

retensinya, maka terdapat dua jenis arsip statis yaitu arsip statis dengan retensi
minimal 10 tahun, dan arsip statis dengan retensi di bawah 10 tahun.
1. Lembaga negara.
Penyerahan arsip statis yang dilakukan oleh lembaga negara tingkat pusat memiliki
ketentuan sebagai berikut:
a. Arsip statis lembaga negara tingkat pusat wajib diserahkan kepada ANRI serta
ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara. Pelaksanaan penyerahan arsip
statis tersebut menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan lembaga
negara tingkat pusat.
b. Arsip statis lembaga negara tingkat pusat yang berada di daerah wajib
diserahkan kepada ANRI sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain
dan dilaksanakan oleh pimpinan lembaga negara tingkat pusat di daerah
kepada kepala unit depot penyimpanan arsip ANRI di daerah. Dengan
pertimbangan sebagai berikut:
1. Nilai informasi arsip;
2. Keamanan dan keselamatan arsip statis;
3. Aksesibilitas arsip statis; dan
4. Kearifan lokal.
Apabila belum ada unit/depot penyimpanan arsip ANRI di daerah, lembaga negara
tingkat pusat di daerah dapat menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan
daerah provinsi sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain.
2. Pemerintah Provinsi.
Penyerahan arsip statis oleh pemerintah provinsi diatur sebagai berikut:
a. Arsip statis pemrintah provinsi wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan
daerah provinsi.
b. Penetapan arsip statis yang akan diserahkan oleh pimpinan penciptaan arsip
pada pemerintah provinsi dilakukan oleh Gubernur.
c. Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi di bawah 10 tahun
menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan pemerintah provinsi.
d. Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi minimal 10 tahun
menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan provinsi.

3. Pemerintah Kabupaten/Kota.
Penyerahan arsip statisnya dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Arsip statis pemerintah kabupaten/kota wajib diserahkan kepada lembaga
kearsipan kabupaten/kota.
b. Penetapan arsip statis yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip pada
pemerintah kabupaten/kota ditetapkan oleh bupati/walikota.
menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan pemerintah
kabupaten/kota.
menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan kabupaten/kota.
4. Perguruan Tinggi Negeri.
Penyerahan arsip statis oleh perguruan tinggi negeri diatur sebagai berikut:
a. Arsip statis perguruan tinggi negeri wajib diserahkan kepala lembaga kearsipan
perguruan tinggi negeri.
b. Penetapan arsip statis yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip pada
perguruan tinggi negeri dilakukan oleh rector atau sebutan lain yang sejenis.
menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan satuan kerja rektorat,
fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain yang sejenis.
menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri.
5. Penyerahan arsip statis oleh BUMN/BUMD.
Penyerahan arsip statis oleh BUMN/BUMD diatur sebagai berikut:
a. Arsip statis BUMN/BUMD wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan.
Penetapan arsip statis yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip pada
BUMN/BUMD dilakukan oleh pimpinan BUMN/BUMD.
b. Arsip statis yang telah ditetapkan kemudian diserahkan oleh:
1. Pimpinan BUMN kepada Kepala ANRI.
2. Pimpinan BUMD provinsi kepada lembaga kearsipan provinsi.
3. Pimpinan BUMD kabupaten/kota kepada lembaga kearsipan
kabupaten/kota.

c. Penyerahan arsip statis BUMN di daerah dilaksanakan oleh pimpinan lembaga

BUMN di daerah kepada unit depo penyimpanan arsip ANRI di daerah. Apabila
belum ada unit/depot penyimpanan arsip ANRI di daerah, BUMN di daerah dapat
menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan daerah provinsi sepanjang
instansi induknya tidak menentukan lain.
6. Penyerahan arsip statis oleh perusahaan swasta.
Arsip statis perusahaan swasta diserahkan kepada lembaga kearsipan dan
ditetapkan oleh pimpinan perusahaan swasta.
7. Organisasi politik dan organisasi kemasyarakatan nasional.
Arsip statis organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di
tingkat pusat diserahkan oleh pimpinan organisasi politik atau organisasi
kemasyarakatan kepada Kepala ANRI. Sedangkan untuk arsip statis organisasi
politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat daerah diserahkan oleh
pimpinan organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di daerah
kepada kepala unit depot penyimpanan arsip ANRI di daerah.
Penyerahan arsip statis organisasi politik dan organisasi kemasyarakatan
nasional di tingkat pusat dilakukan setelah mendapat persetujuan oleh pimpinan
organisasi politik dan organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat pusat yang
dilanjutkan dengan dengan penetapan oleh pimpinan organisasi politik dan
organisasi kemasyarakatan nasional tersebut.
8. Perseorangan
Penyerahan arsip perseorangan dilakukan oleh yang bersangkutan atau pihak
yang mewakilinya, kepada lembaga kearsipan di pusat (ANRI) maupun di daerah
(Provinsi/Kabupaten/Kota).

DAFTAR PUSTAKA
A. Perundang-undangan dan Peraturan.
1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5071).
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di
Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah.
3. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 29 Tahun 2012 tentang Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.
4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan ((Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5286).
5. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 1 Tahun 2015 tentang
Penyelenggaraan Kearsipan di Provinsi Jawa Tengah.
B. Buku Referensi.
1. Yayan Daryan, 2015. Pengantar Pengelolaan Arsip Dinamis. Modul – Seri Bahan
Pengajaran Diklat Arsiparis Tingkat Terampil. Pusdiklat Arsip Nasional RI, Jakarta.
2. LAN RI, 1994. Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia – Jilid II. CV Haji
Masagung, Jakarta.
C. Jurnal dan Buletin.
ANRI – Pusjibang Sistem Kearsipan, 2008. Jurnal Kearsipan. Vol. 3, No.1, Jakarta.
D. Referensi Lainnya.
1. W.J.S. Poerwadarminta, 1987. Kamus Umum Bahasa Indonesia. Balai Pustaka,
Jakarta.
2. Drs. Nur Arifin Chaniago dkk., 2000. Kamus Sinonim Antonim Bahasa Indonesia.
CV Pustaka Setia, Bandung.

DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN

A. Daftar Peralatan/Mesin
No. Nama Peralatan/Mesin Keterangan
1. Laptop, LCD Projector, Laserpointer Untuk di ruang teori
2. Printer
3. Scanner
4. Standar dan Penjepit Flip Chart
5. Spidoll Permanent dan Spidoll WB
6. White Board
B. Daftar Bahan
No. Nama Bahan Keterangan
1. Modul Pembelajaran (buku informasi, buku kerja, Setiap peserta

buku penilaian)
2. Kertas HVS A4
3. Ballpoint
4. Kertas chart (flip chart)
5. Pensil

DAFTAR PENYUSUN MODUL
NO. NAMA PROFESI
1. DRS. AGUS RIYANTO • Kabid Pengembangan dan HAL

Barpus Provinsi Jateng
2. DIDIK SINGGIH, S.E, M.Si. • Widyaiswara Bandiklat Jateng.

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
44

Modul Pengelolaan Kearsipan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Pengelolaan Kearsipan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar

Modul Pengelolaan Kearsipan 1

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................... 4

A. Tujuan Umum ............................................................................................ 5

BAB II KONSEP PENYELENGGARAAN KEARSIPAN ................................................ 6

BAB III PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ................................................................ 18

BAB IV PENYERAHAN ARSIP STATIS ................................................................... 35

Modul Pengelolaan Kearsipan 2

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 41

A. Perundang-undangan dan Peraturan ...................................................... 41

DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN ........................................................... 42

DAFTAR PENYUSUN ............................................................................................ 43

Modul Pengelolaan Kearsipan 3

Adanya interaksi antara satu organisasi dengan organisasi lainnya memerlukan

Dengan demikian keberadaan arsip baik dalam lingkungan organisasi maupun

Modul Pengelolaan Kearsipan 5

Modul Pengelolaan Kearsipan 6

Selain Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, terdapat juga

Kedua jenis peraturan perundang-undangan bidang kearsipan di atas menjadi

Modul Pengelolaan Kearsipan 7

Indonesia. Pengelolaan kearsipan mulai dari penciptaan arsip, pemanfaatan dan

Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,

1. Penetapan kebijakan kearsipan.

Modul Pengelolaan Kearsipan 8

h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip

1. Penetapan Kebijakan Kearsipan.

Modul Pengelolaan Kearsipan 9

F. Prasarana dan sarana kearsipan.

Modul Pengelolaan Kearsipan 10

c. Pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi pelaksanaan

Modul Pengelolaan Kearsipan 11

harus mempunyai kemampuan: menjaring atau memfasilitasi semua arsip dari

Modul Pengelolaan Kearsipan 12

B. Dasar Pengelolaan Kearsipan

Sebelum membahas lebih jauh tentang bagaimana proses pengelolaan arsip

Modul Pengelolaan Kearsipan 13

Modul Pengelolaan Kearsipan 14

Modul Pengelolaan Kearsipan 15

a. Andal, artinya bahwa pengelolaan arsip dilaksanakan berdasarkan sistem yang

Modul Pengelolaan Kearsipan 16

3. Organisasi Pengelolaan Arsip Dinamis.

Modul Pengelolaan Kearsipan 17

Modul Pengelolaan Kearsipan 19

2. Klasifikasi arsip, digunakan sebagai dasar pemberkasan dan penataan

1. Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi

Modul Pengelolaan Kearsipan 20

6. Penerimaan arsip dianggap sah diterima, adalah penerimaan arsip oleh

Modul Pengelolaan Kearsipan 21

Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan karena arsip dinamis memiliki informasi

Modul Pengelolaan Kearsipan 22

yang dikelolanya dapat mudah ditemukan atau mudah diakses apabila

Modul Pengelolaan Kearsipan 23

Modul Pengelolaan Kearsipan 24

a. Pengaturan fisik arsip;

Modul Pengelolaan Kearsipan 25

8. Dalam melakukan alih media arsip, pimpinan masing-masing pencipta

Modul Pengelolaan Kearsipan 26

Modul Pengelolaan Kearsipan 27

Modul Pengelolaan Kearsipan 28

E. Pemindahan Arsip Inaktif.

Modul Pengelolaan Kearsipan 29

Modul Pengelolaan Kearsipan 30

a. Pemindahan Arsip di Lembaga Negara (Pemerintah Pusat).

Modul Pengelolaan Kearsipan 31