Sekretaris

Membahas perbidang lalu terintegrasi, dari bidang itu tadi sebagai kelengkapan utuh kepemimpinan
rayon, yg harus punya daya jawab terhadap program operasi dan keumatan.

Sekretaris yg dimaksud dan dibutuhkan yg mlm ini kita bahas.

Sekretaris bisa disebut bidang bisa, tdk disebut bidang juga bisa karena kekhususannya. Sekretaris
itu adalah orang dibalik ketua, dalam arti memfasilitasi ketua. Kalau menggunakan kata kunci, pada
kerja sekretaris itu, fasilitator, mediator, komunikasi dan informasi (infokom).

Sekretaris sebagai :

1. Fasilitator adalah, memfasilitasi apapun yg menjadi upaya memperlancar tugas ketua, yg

ditugaskan kepada sekretaris. Contoh :

a. Ketua bertugas memimpin rapat rutin, maka penyelenggaraan rapat, kelengkapan utk
memperlancar rapat, mengundang anggota rapat, notulensi rapat, sampai mencatat kesimpulannya,
itu ada di sekretaris.

b. Ketua dalam mengelola rayonnya sesuai dg perencanaan yg sudah dibuat 3 thn misalkan di
breakdown per bulan, per catur wulan itu sudah punya agenda. Apa agenda2 ketua bulan ini, catur
wulan ini, thn ini, itu ada di sekretaris. Lalu Sekretaris membuat agenda rayon, misalkan ketua rayon
bertanya, agenda saya (ketua rayon) catur wulan ini apa? itu ada di sekretaris, atau sekretaris yg
mengingatkan, Pak kalau menurut rencana kemarin itu, ada agenda ini bulan ini, bagaimana
eksekusinya, itu sekretaris. Jadi agenda rayon dan agenda ketua itu difasilitasi oleh sekretaris.

Agenda2 strategis di rayon, sekretaris yg menyimpan, agenda2 bidang yg bersangkutan dg ketua,

bukan yg di internal bidangnya, mediasinya di sekretaris. Contoh : Pak ada agenda minggu dpn itu
bahwa ketua itu akan mengadakan pembinaan pada staf pembinaan, staf bendahara apakah ada
perubahan atau tidak? kalau tdk ada perubahan kalau begitu akan dipersiapkan. Jadi sekretaris harus
bisa menurunkan dari program satu tahun itu misalkan menjadi kalendernya rayon, jadi tertib
nantinya.

2. Mediator adalah, sebagai jembatan atau yg mengkomunikasikan, yg memediasi saluran-saluran

diantara ketua dg bidang2, diantara ketua dg cabang2, diantara bidang dengan bidang. Tapi kalau
diantara cabang ke cabang tentu harus sesuai order khusus dari ketua, tdk langsung. Jadi sekretaris
itu memediasi ketua dengan bidang2, jd tdk ada persoalan kalau misalkan tidak harus ketua itu
memanggil langsung para bidang2, bisa melalui sekretaris, sekretaris bisa saja yg memanggil. Atau
ada hal kendala komunikasi yg perlu dijembatani sekretaris. Misalkan ketua tidak bisa secara
langsung utk mengkomunikasikan kepada bidang tertentu karena alasan tertentu maka sekretaris
menjembatani, prinsipnya apa yg akan disampaikan oleh ketua sampai kpd yg dituju, begitu juga ke
cabang. Atau juga bidang2, dlm kasus tertentu mungkin ada kendala dari bidang ke ketua, itu bisa
dijembatani oleh sekretaris, misal komunikasinya ternyata lebih nyaman dengan sekretaris, maka
sekretaris bisa menjadi jembatan atau perantara, yg penting komunikasi antara cabang dg ketua
tidak menjadi terkendala, juga diantara bidang2.
3. A. Sekretaris juga sebagai sumber informasi Internal, khususnya informasi yg dibutuhkan oleh
ketua didalam mengelola operasi dan keumatan, contoh mengenai operasi : Berapa atau bagaimana
perkembangan pengembangan bulan ini, CAWU ini, laporan bisa dihimpun di sekretaris. format
laporan yg ditetapkan dari ketua bisa rinci, disetorkan dari bidang pengembangan ke ketua, tapi
sekretaris meresumenya, shg sekretaris bisa menulis ulang laporan tadi pada bentuk yg lebih mudah
utk dibaca ketua, dan arsip uth ada di sekretaris, shg ketua mudah utk membuat keputusan.
Biasanya mitra diskusi ketua adalah dg sekretaris. Sekretaris bukan untuk menilai bidang, bukan utk
mengevaluasi bidang, tp sekretaris bisa memberikan masukkan kepada ketua.

Dari sisi manajemen:

1. Perencanaan atau tentang induk perencanaan (masterplan) yg sdh disusun 3 thn, diturunkan per
tahun lalu diturunkan seterusnya, itu dokumentasinya ada di sekretaris. Tapi perencanaan rayon
direspon oleh masing2 bidang, oleh masing2 cabang dengan mengajukan perencanaan turunan.
Perencanaan turunan yg sebagai tafsir oleh masing2 bidang dan masing2 cabang, dokumennya ada
di sekretaris.

Revisi perencanaan, di rapat ada revisi, dan revisi itu harus jelas, dan itu ada di sekretaris, contoh
keputusan rapat ini direvisi, atau rapat terakhir direvisi.

2. Informasi, setelah perencanaan selanjutnya diturunkan pada tindakan2 membentuk atau

memperbaharui struktur dan staffing (personalia), apakah struktur dan staff sekarang masih aktual
thd sukses program yg disusun? Biasanya diadakan rapat, yg sekarang eksistingnya spt apa?
staffingnya bgmn? kalau itu hasil rapat evaluasi2 sebelumnya, notulensi hasil evaluasi itu ada di
sekretaris.

Perjalanan dari rapat ke rapat atas putusan berkenaan dg pembaharuan dari struktur dan personalia
dll itu ada di sekretaris, shg hasil rapat sebelumnnya tdk menguap.

Usia bidang2 sudah 40 th bahkan sampai menyentuh usia 50 th, ini hrs ada wakil, karena
ketentuannya begitu, diberi toleransi paling lambat 1 thn awal utk mempersiapkan, tp thn kedua hrs
sdh ada, jd hrs ada perekrutan atau staffing.

3. Aktualisasi atau pelaksanaan

Biasanya ada arahan dari ketua ke bidang dan ke cabang, berdasarkan keputusan2 rapat. Arahan
bisa langsung disampaikan oleh ketua, sekretaris wajib mencatat arahan hari ini, jangan sampai
paradoks dg arahan berikutnya.

Arahan itu adalah : instruksi2, perintah2 harian, perintah2 ketua dlm rangka menggulirkan
perencanaan.

4. Monitoring

Ketua perlu mendapatkan informasi seberapa jauh proses itu berjalan dilapangan (dikenal dg
monitoring). Apa yg dipantau, apa alat ukur pemantauan, spt apa frekwensi pemantauan thd operasi
tertentu, sekretaris hrs dpt itu. Sekretaris buat format pemantauan, pemantauan melalui format
pelaporan.
Monitoring di luar tulisan, Sekretaris jalan2 ke cabang, ke bidang utk memonitor kegiatan shg ketua
dapat informasinya, jd sekretaris bisa dikatakan bidang umum. misalkan ketua memonitor struktural
bersama sekretaris, atau seksi struktural, keumatan. Sekretaris bersama ketua punya panduan kerja
atau arahan2 bagi cabang, ranting, pangkal. Cabang, Ranting, Pangkal dilatih.

Kalau Cabang, Ranting, Pangkal sudah dilatih, maka harus digerakkan utk melakukan operasi,
bagaimana cara menggerakkannya ? tentu dengan arahan2, setelah bergerak harus dilakukan
monitoring, sejauh mana cabang dan ranting bergerak sesuai dg arahan2. Contoh bagaimana
memonitoring Cabang, target WI di rayon mau dibebankan ke siapa? contoh dibebankan ke cabang,
artinya cabang melakukan usaha. Contoh Cabang itu menurut rayon tugasnya juga mempersiapkan
calon warga (pra A1) utk masuk ke A1.1 di pembinaan, krn itu bukan bagian pembinaan, krn
mempersiapkan warga yg akan dibina itu bagian dari cabang. Sistem itu akan tercermin dari kerja
sekretaris, makanya sekretaris itu integrator dari semua bidang dan struktural.

5. Evaluasi

Evaluasi hasil, tiap2 bidang membuat laporan yg dihimpun di sekretaris, sekretaris membuat laporan
yg memudahkan pekerjaan cabang, sekretaris membuat laporan yg simpel.

3. B. Sekretaris sebagai sumber informasi eksternal. Dalam pengembangan membutuhkan informasi

eksternal, terutama informasi mengenai kompetitor sebagai inteligen, Untuk pembinaan juga
membutuhkan informasi eksternal, khususnya media, model dan metoda kompetitor dalam
membina dan melatih. Inteligen dalam hal data kantung2 pembinaan, ada di DKM, di perpustakaan
dll. Begitu pula dg dana dan usaha, harus ada informasi eksternal, utk menangkap peluang, spt apa?
Ekonomi keumatan spt apa? dulu spt apa?

Jadi cakupan sekretaris itu disesuaikan dg operasi.

Berkaitan dg bendahara, kalau ada dana yg dimungkinkan utk alokasi dana khusus pengurus di
rayon, sejumlah dana dikelola khusus, kalau tdk di ketua mungkin di sekretaris, dan biasanya
anggaran utk sekretaris itu tersendiri, utk kesekretariatan. Sekretaris itu pengendalian dananya
memang tidak perlu diketahui yg lain, hanya ketua dan sekretaris saja yg tahu. Yg paling dipercaya
dan dapat menyimpan rahasia adalah sekretaris.

Sekretaris itu administrasi bukan? administrasi itu instrumen atau alat bantu bagi tugas sekretaris
agar bisa menjalankan fungsi informasi secara tertulis, jadilah bentuk administrasi, fungsi
monitoring, fungsi evaluasi, media ketua dg yg lain dsb.

Dokumentasi di sekretaris : Menyimpan dokumen kerayonan secara keseluruhan, Dokumen

Pelaporan, Dokumen kelengkapan tertentu, Menghancurkan dokumen yg ada setelah beberapa
tahun setelah diputuskan hasil rapat, misalkan ada dokumen 3 atau 6 tahun sebelumnya, ini masalah
keamanan dan ketertiban. Sekretaris bisa dibantu oleh tenaga administrasi.

Didalam tertib administrasi ada kaidah, Format laporan sederhana/simpel, aman, sesuai
kebutuhan/informatif dan efisien.

Karakter sekretaris detail dan telaten