PDCA (Siklus Deming)

Plan, Do, Check, Act"

(Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak lanjuti)

P (Plan = Rencanakan)
a) Judul rencana kerja (topic),
b) Pernyataan tentang macam dan besarnya masalah mutu yang dihadapi (problem
statement),
c) Rumusan tujuan umum dan tujuan khusus, lengkap dengan target yang ingin dicapai
(goal, objective, and target),
d) Kegiatan yang akan dilakukan (activities)
e) Organisasi dan susunan personalia pelaksana (organization and personnels)
f) Biaya yang diperlukan (budget),
g) Tolak ukur keberhasilan yang dipergunakan (milestone).

D (Do = Kerjakan)
melakukan perencanaan sebagai sebuah proses yang telah ditetapkan sebelumnya. Ukuran-
ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap PLAN. Dalam konsep DO ini kita harus
benar-benar menghindari penundaan, semakin kita menunda pekerjaan maka waktu kita
semakin terbuang dan yang pasti pekerjaan akan bertambah banyak.

C (Check = Evaluasi)
a) Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil lterhadap sasaran dan spesifikasi dan
melaporkan hasilnya.
b) Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu memantau dan
mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi.
c) Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila masih menemukan
 kelemahan-kelemahan, maka disusunlah rencana perbaikan untuk dilaksanakan
selanjutnya. Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain, namun jika berhasil, dilakukan
rutinitas.
d) Mengacup ada verifikasi apakah penerapan tersebut sesuai dengan rencana
peningkatan dan perbaikan yang diinginkan.

A (Act = Bertindak) ➔ evaluasi Sasaran dan Proses

a) Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga
meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum
implementasi berikutnya.
b) Menindaklanjuti hasil berarti melakukan standarisasi perubahan, seperti
mempertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan, merevisi proses yang
sudah diperbaiki, melakukan modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada,
mengkomunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan dan suplier atas perubahan yang
dilakukan apabila diperlukan, mengembangkan rencana yang jelas, dan
mendokumentasikan proyek. Selain itu, juga perlu memonitor perubahan dengan
melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur.
Contoh Masalah
“KETERLAMBATAN LAMA WAKTU DITEMUKANNYA DOKUMEN
REKAM MEDIS RAWAT INAP”
▪ Judul rencana : Penurunan angka keterlambatan ditemukannya dokumen rekam
medis rawat inap di Rumas Sakit Merdeka Jaya.
o Rumusan pernyataan dan uraian masalah
20% berkas dokumen rawat inap di Rumah Sakit Merdeka Jaya pada bulan Januari 2017
mengalami keterlabatan saat ditemukannya / retrieval. Keterlambatan dari standar waktu
yang ada adalah terjadi karena:
(1). Faktor salah penyimpanan / Dokumen Rekam Medis tidak disimpan pada rak yang
sesuai no Rekam Medis-nya
(a). Petugas penyimpanan kurang teliti meneliti Nomor Rekam Medis.
(b). Tulisan Nomor Rekam Medis pada sampul dokumen kurang jelas, sehingga terjadi
keselahan saat dibaca oleh petugas penyimpanan.
(2). Faktor Keterlambatan pengembalian dokumen Rekam Medis dari unit pelayanan.
(a). Berkas masih diperbaiki pencatatannya di unit pelayanan
(b). Berkas dipinjam oleh unit lain
(c). Berkas tercecer di unit pelayanan
(3). Berkas belum disimpan di rak penyimpanan
(a). Berkas terlambat pengembaliannya dari unit pelayanan
(b). Jumlah Petugas penyimpanan kurang
Rumusan tujuan:
Menurunkan angka keterlambatan pengambilan kembali dokumen rawat inap di RS
Merdeka Jaya dari 30% pada bulan januari 2017 menjadi 10% pada bulan maret 2017
Uraian kegiatan:
Rencana perbaikan prosedur pencatatan dan penyimpanan antara lain :
(1) Memperbaiki prosedur penulisan Nomor Reka Medis pada sampul menggunakan
spidol (font yang lebih besar dan jelas).
(2) Rotasi petugas penyimpanan.
 (3) Pembuatan lembar ceck list pengembalian Rekam Medis.
(4) Melakukan observasi berkala berkas yang dikembalikan.
(5) Sosialisasi prosedur baru.
(6) Monitoring.
Metode dan kriteria penilaian:
1. Obervasi dan supervisi
2. Sosialisasi SOP
Waktu: Januari- Maret 2018
Pelaksana
bertugas untuk mengidentifikasi dalam kegiatan ini dilaksanakan oleh:
- 1 orang untuk monitoring
- 1 orang bertugas untuk supervisi
- 1 orang bertugas untuk sosialisasi
o Biaya
Tidak Ada

TAHAP PELAKSANAAN (DO)

1. Memperbaiki prosedur penulisan No RM pada sampul menggunakan spidol (font yang
lebih besar dan jelas)
2. rotasi petugas penyimpanan
3. pembuatan lembar ceck list pengembalian Rekam Medis.
4. melakukan observasi berkala pada berkas yang dikembalikan
5. Sosialisasi prosedur baru
6. Monitoring
TAHAP CHECK (PENGECEKAN)
Selanjutnya sesuai dengan urutan siklus PDCA pada kasus ini, tahapan Chek pada kasus
ini adalah :
No KEGIATAN DILAKUKAN TIDAK DILAKUKAN
1
2
3
4
5
6

D. TAHAP TINDAK LANJUT (ACT)

a) Melakukan supervisi di bagian rekam medis
b) Melengkapi kekurangan dari hasil evaluasi agar program ini memperoleh hasil yang
maksimal.
c) Menerima dan mempertimbangkan masukan berbagai pihak.

Tugas:
Buatlah siklus PDCA pada permasalah:
1. Capaian angka kelengkapan diagnosis medis rawat inap 80%
2. Capaian Angka Pemberian Edukasi pada Pasien Rawat Inap Stroke 75%