TUGAS PRAKTIKUM 13 & 14

SISTEM MANAJEMEN MUTU

ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA)

DOSEN PENGAJAR :
ERLINDAI., SKM., M.Kes

DISUSUN OLEH :
KELOMPOK 2
MARTHA RIANG CAHYANI ZILIWU 2013462066
EMOS ANUGRAH ZILIWU 2013462080
EVELYN MARITO 2013462059
FATIMAH RISMAYANI PUTRI 2013462060
JOSHUA ELBERDIN SITUMEANG 2013462077
ANNA LILIS GEA 2013462055
LISKA LORENA BR SINAMBELA 2013462064
RIZKI ADHA YANRI TANJUNG 2013462073
ROMA ANANDA GIRSANG 2013462070

PROGRAM STUDI PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

UNIVERSITAS IMELDA
MEDAN
T.A. 2021/2022
Tugas Praktikum
Latihan Tes

1.      Siapkan alat-alat yang diperlukan dalam pengerjaan pratikum

2.      Praktikan bagaimana mensimulasikan Root Cause Analysis (RCA )

3.      Gunakan Tool Penilaian Praktikum untuk mengetahui sejauh mana kompetensi saudara
dalam mensimulasikan Root Cause Analysis (RCA )

PDCA (Siklus Deming)

Plan,DO,Check,Act”
(Rencanakan,kerjakan,cek,Tinda Lanjutin)

P (Plan = Rencanakan)
a) Judul rencana kerja (topic)
b) Pernyataan tentang macam dan besarnya masalah mutu yang dihadapi (problem
statement),
c) Rumusan tujuan umum dan tujuan khusus, lengkap dengan target yang ingin dicapai
(goal,objective, and target)
d) Kegiatan yang dilakukan (activities)
e) Organisai dan susunan personalia pelaksana (organization and personnels)
f) Biya yang diperlukan (budget)
g) Tolak ukur keberhasilan yang dipergunakan (milestone).

D (Do=Kerjakan)
melakukan perencanaan sebagai sebuah proses yang telah ditetapkan sebelumnya. Ukuran-
ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap PLAN. Dalam konsep DO ini kita harus
benar-benar menghindari penundaan,semakin kita menunda pekerjaan maka waktu kita
semakin terbuang dan yang pasti pekerjn akan bertambah banyak.
C (Check=Evaluasi)

a) Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi
dan melaporkan hasilnya
b) Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan,yaitu memantau dan
mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi.
c) Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila masih
menemukan kelemhan-kelemahan,maka disusunlah rencana perbaikan untuk
dilaksanakan selanjutnya. Jika gagal,maka cari pelaksanaan lain, namun jika
berhasil,dilakukan rutinitas.
d) Mengacup ada verifikasi apakah penerapan tersebut sesuai dengan rencana
peningkatan dan perbaikan yang diinginkan

A (Act=Bertindak) evaluasi Sasaran dan Proses

a)Menindaklanjuti hasill untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga
meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaiki sebelum
implementasi berikutnya.
b) Menindaklanjuti hasil berarti melakukan standarisasi perubahan,seperti
mempertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan,merevisi proses yang
sudah diperbaiki,melakukan modifikasi standar,prosedur dan kebijakan yang
ada,mengkomunikasikan kepada seluruh staf,pelanggan dan supplier atas perubahan
yang dilakukan apabila diperlukan,mengembangkan rencana yang jelas,dan
mendokumentasikan proyek.selain itu,juga perlu memonitor perubahan dengan
melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur.

Contoh Masalah

“KETERLAMBATAN LAMA WAKTU DITEMUKANNYA

DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT INAP”

 Judul rencana : Penurunan angka keterlambatan ditemukannya dokumen rekam medis rawat
inap di Rumah Sakit Imelda Pekerja Indonesia Medan
o Rumusan pernyataan dan uraian masalah
20% berkas dokumen rawat inap di Rumah Sakit Imelda Pekerja Indonesia Medan pada
bulan januari 2022 mengalami keterlambatan saat ditemukannya/retrieval. Keterlambatan
dari standar waktu yang ada adalah terjadi karena :
(1). Faktor salah penyimpanan/dokumen rekam medis tidak disimpan pad arak yang sesuai no
Rekam Medis-nya

(a) Petugas penyimpanan kurang teliti meneliti Nomor Rekam Medis

(b). Tulisan Nomor Rekam Medis pada sampul dokumen urang jelas,sehingga terjadi
keselahan saat dibaca oleh petugas penyimpanan.

(2). Faktor Keterlambatan pengembalian dokumen Rekam Medis dari unit pelayanan.
(a). Berkas masih diperbaiki pencatatannya di unit pelayanan
(b). Jumlah Petugas penyimpanan kurang
(3). Berkas belum disimpan di rak penyimpanan
(a). Berkas terlambat pengembaliannya dari unit pelayanan
(b). Jumlah Petugas penyimpanan kurang

Rumusan tujuan :

Menurunkan angka keterlambatan pengambilan kembali dokumen rawat inap di RS IMELDA

PEKERJA INDONESIA MEDAN dari 30% pada bulan januari 2022 menjadi 10% pada bulan
maret 2022

Uraian Kegiatan :

Rencana perbaikan prosedur pencatatan dan penyimpanan antara lain :

(1) Memperbaiki prosedur penulisan Nomor Rekam Medis pada sampul menggunakan
spidol (font yang lebih besar dan jelas).
(2) Rotasi petugas penyimpanan.
(3) Pembuatan lembar ceck list pengembalian Rekam Medis
(4) Melakukan observasi berkala berkas yang dikembalikan.
(5) Sosialisasi prosedur baru.
(6) Monitoring.

Metode dan kriteria penilian:

1. Observasi dan supervise

2. Sosialisasi SOP

Waktu : Januari-Maret 2022

Pelaksana
Bertugas untuk mengidentifikasi dalam kegiatas ini dilakukan oleh :

-1 orang untuk monitoring

-1 orang bertugas untuk supervise
-1 orang bertugas untuk sosialisai

o Biaya
Tidak Ada
 TAHAP PELAKSANAAN (DO)
Rencana perbaikan prosedur pencatatan dan penyimpanan antara lain :
1. Memperbaiki prosedur penulisan Nomor Rekam Medis pada sampul
menggunakan spidol (font yang lebih besar dan jelas).
2. Rotasi petugas penyimpanan.
3. Pembuatan lembar ceck list pengembalian Rekam Medis
4. Melakukan observasi berkala berkas yang dikembalikan.
5. Sosialisasi prosedur baru.
6. Monitoring.

TAHAP CHECK (PENGECEKAN)

Selanjutnya sesuai dengan urutan siklus PDCA pada kasus ini, tahapan Check pada kasus ini adalah :

 
 
No KEGIATAN DILAKUKAN TIDAK DILAKUKAN
1
2
3
4
5
6

D. TAHAP TINDAK LANJUT (ACT)

a) Melakukan supervise di bagian rekam medis

b) Melengkapi kekurangan dari hasil evaluasi agar program ini memperoleh hasil yang
maksimal
c) Menerima dan mempertimbangkan masukan berbagai pihak.
DUKUMENTASI PRATIKUM