Perencanaan Kebutuhan Pegawai

Dalam rangaka penyelenggaraan tata kelola pegawai di

lingkungan pemerintahan yang efektif dan efisien, pegawai dituntut untuk
bekerja secara profesional. Namun, pada kenyataannya, profesionalisme
yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud. Penyebab utamanya
karena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan
jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian tersebut, disebabkan oleh
komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang belum proporsional.
Demikian pula pendistribusian pegawai saat ini masih belum mengacu
pada kebutuhan organisasi yang sebenarnya, dalam arti belum
didasarkan pada beban kerja yang ada. Menumpuknya pegawai di satu
unit lain tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya pegawai di unit lain
merupakan suatu contoh yang nyata dari permasalahan tersebut.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan perbaikan
dalam pelaksanaan manajemen kepegawaian kearah yang lebih baik,
terarah, mempunyai pola yang jelas, serta berkesinambungan
(sustainable). Salah satu komponen yang sifatnya mendesak untuk ditata
saat ini adalah perencanaan pegawai, utamanya perencanaan untuk
formasi pegawai. Selama ini perencanaan formasi pegawai khususnya
Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebagai bagian manajemen kepegawaian
belum sepenuhnya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan
dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan
tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. Penetapan formasi perlu
dilakukan melalui analisis kebutuhan pegawai. Analisis kebutuhan
pegawai yang dimaksud adalah adalah proses yang dilakukan secara
logic, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan
kualitas pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan
agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara
nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi
atau program yang telah ditetapkan.
 Kebutuhan pegawai di lingkungan instansi pemerintahan akan
selalu bertambah seiring berkembangnya institusi yang menaungi.
Perkembangan institusi ini tak pelak membutuhkan pegawai baru yang
mengisi unit bagian yang semakin banyak. Untuk merekrut pegawai baru,
ada beberapa hal yang harus dicermati mengenai analisis analisis
kebutuhan pegawai. Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan:
a. Jenis Pekerjaan
Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus
dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas
pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara,
penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.
b. Sifat Pekerjaan
Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan
formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk
melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaanpekerjaan yang cukup
dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha,
tetapi ada pula pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam penuh,
misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di
rumahrumah sakit pemerintah.
c. Perkiraan Beban Kerja
Beban kerja frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan
dalam jangka waktu tertentu.
d. Perkiraan Kapasitas Pegawai
Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan
suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban
kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing
jenis pekerjaan.
e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat,
Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu
organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak
ditinjau per unit organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan
satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu
organisasi.
 f. Analisis jabatan
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan
untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang
dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan
tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan.
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan
mengorganisasikan informasi tentang jabatan.
g. Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan
Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam
menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan
membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan
sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus
diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau
pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan
diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat
pegawai untuk pekerjaan itu.
h. Peralatan yang tersedia
Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam
menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi
jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada umumnya makin
tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang
memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.
i. Kemampuan Keuangan Negara/Daerah
Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang
selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai Negeri
Sipil. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan
berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu,
akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas,
maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan
keuangan negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun
secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis
kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan kemampuan
anggaran yang tersedia. Lalu bagaimana penyusunan formasi pegawai
untuk swasta?, hal apasajakah yang harus dipertimbangkan?. Untuk
 perusahaan swasta berukuran kecil perekrutan pegawai baru lebih
ditekankan pada kebutuhan perusahaan dan dana yang tersedia,
namun untuk perusahaan berskala besar, prinsip diatas juga dapat
digunakan sebagai bahan pertimbangan selain prinsip-prinsip yang
tentunya dimiliki perusaan sendiri.
Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip
sebagai berikut:
a. Setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban
kerjanya.
b. Setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya
mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan
yang lowong.
c. Selain beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai
juga tidak berubah.
Ada beberapa sistem yang digunakan dalam rangka penyusunan
formasi yaitu system sama dan system ruang ligkup. Sistem sama
merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang
sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya
beban kerja. Sedangkan system ruang lingkup merupakan suatu system
yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan
beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.
Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat
dipergunakan. Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda
yang sederhana yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi
instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja
yang diidentifikasi dari:
a. Hasil kerja
b. Objek kerja
c. Peralatan kerja
d. Tugas per tugas jabatan