TUGAS KELOMPOK 2

PELATIHAN ADMINKES ANGKATAN II TAHUN 2021

MATERI AKREDITASI INSTITUSI PENYELENGGARA PELATIHAN
BIDANG KESEHATAN

KELOMPOK 2
I Wayan Gede Sweca, SKM
I Ketut Putra Kumara Jaya, SKM
Ni Made Ayu Saskarani, SKM
Ni Ketut Budiartini, SKM
Ni Luh Trisnawati, SKM
Titin Agustina, S.ST.,M.Kes
Rita Ranggung, S.Kep.Ns.M.Kes
Ellen Timmerman, S.Kep.Ns.M.Kes
Ni Luh Putu Lely Karnia Dewi, SKM.,M.H.Kes
 PERSIAPAN INSTITUSI DALAM PENYELENGGARAAN PELATIHAN
YANG TERAKREDITASI

A. Persiapan Akreditasi
a. Persiapan oleh Institusi Penyelenggara Pelatihan
1. Institusi yang mengajukan akreditasi untuk pertama kali.
Persiapan meliputi :
1) Mengikuti pelatihan/ workshop/ mempelajari literature/ konsultasi terkait dengan akreditasi
institusi
2) Membangun komitmen antara pimpinan dan seluruh jajaran organisasi untuk menerapkan
sistem penjaminanmutu di institusi pelatihan dengan pendekatan Plan, Do, Chek, Action
(PDCA) dan siap diaudit baik oleh internal maupun eksternal
3) MenetapkanSK Tim Penyusun Dokumen Mutusebelum menerapkan manajemen sistem mutu.
4) Menetapkan SK Tim Pengendali Mutu (TPM) sebelum penerapan manajemen sistem mutu
5) Menerapkan manajemen sistem mutu minimal 1 tahun
6) Apabila memerlukan fasilitasi untuk persiapan akreditasi , institusi dapat mengajukan
permohonan kepada Kepala Pusat Pelatihan SDM Kesehatan.
Untuk Fasilitasi awal sebaiknya dilaksanakan paling lambat 12 bulan sebelum rencana
penilaian.
7) Tim Penyusun Dokumen Mutu menyusun dokumen mutu sesuai dengan yang dipersyaratkan
didalam akreditasi institusi.
8) Jajaran organisasi melengkapi dokumen terkait sesuai dengan yang dipersyaratkan sebagai
bukti bahwa dokumen mutu diterapkan
9) Sebelum dokumen mutu dibagikan ke unit terkait untuk diterapkan , TPM melakukan audit
kecukupan dokumen mutu ( jumlah da nisi) sesuai Pedoman Audit MutuInternal
10) Seluruh dokumen mutu diterapkan oleh semua unit kerja dalam institusi
11) TPM melakukan audit terhadap penerapan dokumenmutu, kemudian melaporkan hasil
audinya kepada kepala institusi 2 (dua) kali dalam setahun, untuk ditindaklanjuti, sesuai
Pedoman Audit Mutu Internal
12) Sebelum dilakukan visitasi, TPM melakukan penilaian mandiri (self assessment) dalam
rangka persiapan penilaian dengan memperhitungkan waktu untuk menindaklanjuti hasil
penilaian mandiri tersebut.
13) Apabila masih memerlukan fasilitasi untuk persiapan penilaain, dapat mengajukan
permohonan kepada Kepala Pusat Pelatihan SDM Kesehatan
 14) TPM Membuat laporan hasil audit mutu internal dan penilaian mandiri (self assessment)
kemudian diserahkankepada pimpinan untuk ditindaklanjuti
15) Mengrimkan dokumen pembuktian pemenuhan ketentuan institusi yang akan diakreditasi
pertama kali.

b. Institusi yang Telah Diakreditasi (Akreditasi Ulang)

1) Membangun komitmen antara pimpinan dan seluruh jajaran organisasi untuk menerapkan
sistem penjaminan mutu di Institusi pelatihan dengan pendekatan Plan, Do,Chek, Action
(PDCA) dan siap diaudit baik oleh internal maupun eksternal
2) Menerapkan manjemen sistem mutu secara berkesinambungan
3) Apabila memerlukan fasilitasi untuk persiapan akreditasi , dapat mengajukan permohonan
fasilitasi kepada Kepala Pusat Pelatihan SDM Kesehatan
4) Tim Penyusun Dokumen Mutu menyiapkan dokumen mutu dan melengkapi terkait seperti
yang dipersyaratkan pada masing-masing parameter. Dokumen terkait yang dipersiapkan
sesuai dengan masa berlaku sertifikat akreditasi institusi
5) TPM melakukan audit kecukupan dokumen mutu (jumlah dan isi) sesuai Pedoman Audit
Mutu Internal :
a) Seluruh dokumen mutu diterapkan oleh semua unit kerja dalam institusi
b) TPM melakukan audit terhadap penerapan dokumen mutu, kemudian melaporkan hasil
auditnya kepada kepala institusi 2 (dua) kali dalam setahun, untuk ditindaklanjuti,
sesuai Pedoman Audit Mutu Internal
c) Sebelum dilakukan visitasi, TPM melakukan penilaian mandiri (self assessment) dengan
memperhitungkan waktu untuk menindaklanjuti hasil penilaianmandiri tersebut.
Dokumen yang dinilai secara mandiri sesuai dengan masa berlaku sertifikat akreditasi
institusi.
d) Apabila masih memerlukan fasilitasi untuk persiapan penilaain, dapat mengajukan
permohonan kepada kepala Pusat Pelatihan SDM Kesehatan
e) TPM membuat laporan hasil audit mutu internal tiap semester dan penilaian mandiri
setiap tahun, kemudian diserahkan kepada pimpinan tiap semester untuk ditindaklanjuti
c. Pengajuan Permohonan Visitasi
1) Institusi mengajukan permohonan visitasi secara tertulis kepada Kepala Pusat Pelatihan
SDM Kesehatan
2) Pengajuan permohonan visitasi diajukan 3 (Tiga) bulan sebelum jadwal pelaksanaan visitasi
yang telah direncanakan
Surat permohonan visitasi dilampiri dengan dokumen yang terdiri dari :
a. Profil Institusi
b. Dokumen mutu (pedoman mutu, prosedur, instruksi kerja, standard an ketentuan) yang
masih berlaku
c. Hasil audit TPM 1 (satu) tahun terakhir (dua semester)
d. Hasil penilaian mandiri (self assessment) minimal 1 (satu) tahun terakhir
3) Surat permohonan visitasi dan dokumen dapat dikirim melalui email
akred.institusi@gmail.com.
4) Apabila masih ada umpan balik dari pusat pelatihan SDMK terkait dokumen yang
dilampirkan , maka institusi pemohon menindaklanjuti umpan balik yang diberikan dan
dapat mengirimkan dokumen tersebut melalui email akred.institusi@gmail.comselambat-
lambatnya 2 (dua) minggu setelah umpan balik diterima

2. Persiapan oleh Pusat Pelatihan SDM Kesehatan

Kegiatan persiapan yang dilakukan oleh Pusat Pelatihan SDM Kesehatan, meliputi :
a. Menyelenggarakan pelatihan / worshop/melayani konsultasi akreditasi institusi, penyusunan
dokumen mutu dan audit mutu internal
b. Memastikan bahwa tim asesor telah memahami tugasnya
c. Melakukan verifikasi dokumen pembuktian pemenuhan ketentuan institusi yang akan
diakreditasi pertama kali.
d. Membuat SK tim yang terdiri dari tim penilai, tim asesor, dan sekretaiat akreditasi institusi
pelatihan
e. Melaksanakan rapat/pertemuan tim penilai, tim assessor dan seketariat akreditasi institusi
pelatihan
f. Menindaklanjuti secara tertulis permintaan fasilitasi akreditasi institusi
g. Menyampaikan informasi secara tertulis kepada institusi tentang jadwal penilaian ulang, 1
(satu) tahun sebelum masa berlaku akreditasi institusinya habis
h. Mendokumentasikan surat pengajuan permintaan visitasi dan soft file dokumen pengajuan
akreditasi
 i. Melakukan verifikasi dokumen yang dilampirkan pada saat mengajukan permohonan visitasi
dan memberikan umpan balik secara tertulis kepada institusi pemohon tentang hasil verifikasi
dokumen
j. Menindaklanjuti permintaan visitasi secara tertulis
k. Menyerahkan dokumen lampiran permohonan visitasi kepada tim asesor yang akan
ditugaskan

3. Fasilitasi Akreditasi Institusi

Fasilitasi dilakukan sesuai dengan permintaan institusi dengan biaya ditanggung oleh institusi
pemohon. Pelaksanaan fasilitasi, paling lama 3 (tiga) hari efektif atau sesuai kebutuhan institusi
dengan fasilitator sebanyak 3 orang
a. Persiapan Fasilitasi :
1) Institusi mengajukan permohonan fasilitasi secara tertulis kepada kepala Pusat Pelatihan
SDM Kesehatan
2) Sekretariat mendokumentasikan surat permohonan fasilitasi dan menjawab surat
permohonan tersebut disertai informasi tanggal pelaksanaan fasilitasi berdasarkan
kesepakatan antara asesor yang ditugaskan untuk menfasilitasi dengan institusi pemohon
dan dilampirkan jadwal pelaksanaan fasiliatsi’
3) Sekretariat menyiapakn surat tugas untuk tim fasilitasi yang bertugas
b. Pelaksanaan Fasilitasi Untuk Penyusunan Dokumen Mutu Institusi Pemohon
1) Menyiapkan ruangan, pengeras suara, dan infocus untuk pemaparan dan fasiliatsi
2) Institusi menyiapkan laptop minimal 1 laptop per komponen
3) Menggandakan instrument akreditasi institusi
4) Menyiapkan dokumen mutu dan dokumen terkait yang sudah disusun
5) Mengikuti paparan tentang akreditasi institusi dan cara penyusunan dokumen mutu serta
cara melengkapi dokumen terkait
6) Mengikuti fasilitasi penyusunan dokumen mutu akreditasi mulai dari awal sampai dengan
fasilitasi berakhir
7) Menyajikan hasil penyusunan dokumen akreditasi

Tim fasiltasi :
1) Sebelum fasilitasi di mulai, tim memberikan paparan tentang akreditasi institusi kepada
kepala institusi, tim akreditasi institusi dan seluruh pegawai yang terkait
2) Tim fasilitator menyampaikan cara penyusunan dokumen mutu
 3) Tim Fasilitator melakukan fasilitasi penyusunan dokumen mutu sebagi berikut :
a) Melakukan pembimbingan penyusunan dokumen mutu menggunakan instrument
akreditasi institusi.
b) Menjelaskan cara menyiapkan dokumen-dokumen terkait untuk masing-masing
parameter, seperti yang tercantum pada instrument akreditasi institusi
c) Apabila dokumen mutu dan dokumen terkait sudah disusun, tim menilai dokumen
tersebut dan membuat catatan jika menemukan dokumen yang masih belum sesuai
atau harus dilengkapi
4) Fasilitator menjelaskan urutan penataan dokumen mutu dan dokumen terkait
5) Fasilitatormenjadi moderator saat peserta menyajikan hasil penyusunan dokumen
akreditasi
6) Membuat berita acara hasil fasilitasi yang ditandatangani oleh tim fasilitasi dan kepala
isntitusi pelatihan.
7) Menyampaikan feedback hasil fasilitasi kepada pimpinan dan seluruh pegawai terkait

B. PELAKSANAAN AKREDITASI
1. Persiapan sebelum Pelaksanaan Akreditasi
a. Sekretariat menetapkan waktu pelaksanaan visitasi berdasarkan kesepakatan dengan institusi
pemohon
b. Sekretariat menyerahkan soft file dokumen akreditasi dan rekomendasi hasil fasilitasi kepada
assessor yang ditugaskan untuk melakukan visitasi
c. Asesor yang ditugaskan untuk visitasi mempelajari semua dokumen yang diterima dan
menyiapkan pedoman-pedoman terkait akreditasi
d. Sekretariat menyiapkan keperluan administrasi perjalanan dinas, seperti surat tugas, tiket dll
2. Pelaksanaan Visitasi
Visitasi dilaksanakan paling lambat 2 (dua) bulan sebelum masa berlaku sertifikat habis,
dilaksanakan selama 3 (tiga) hari efektif.
a. Institusi Yang divasilitasi.
1) Seluruh pegawai hadir didalam pertemuan awal visitasi
2) Kepala institusi menyampaikan upaya yang telah dilakukan dalam persiapan visitasi dan
perubahan performance dalam organisasi
 3) Seluruh pegawai dan tim penyusun dokumen mutu di bagi 3 kelompok sesuai dengan
tanggung jawab dalam menangani komponen akreditasi institusi dan memberikan
klarifikasi jka diperlukan
4) Pegawai yang ditugaskan untuk diwawancara stanby agar sewaktu-waktu diperlukan
sudah siap
5) Kepala institusi menandatangani dan menerima acara hasil pemeriksaan dan rekomendasi
b. Tim Asesor :
1) Mengadakan pertemuan awaldengan Kepala Institusi, tim akreditasi dan seluruh
pegawai terkait
a) Menyampaikan tujuan visitasi
b) Menyampaikan jadwal pelaksanaan visitasi
c) Menetapkan jadwal visitasi
d) Menetapkan responden
2) Membagi tugas untuk menilai 3 Dokumen komponen akreditasi
Penilaian dilakukan dengan metode :
a) Cek dokumen.
Mencocokan dokumen dengan keadaan yang sebenarnya, untuk membuktikan
keakuratan dokumen dengan bukti fisik melalui klarifikasi ,verifikasi dan validasi
b) Observasi
Melakukan observasi lapangan untuk pengecekan kesesuaian dokumen dengan
kondisi factual.Pada saat observasi didampingi oleh penangung jawab terkait.
c) Wawancara kepada alimni peserta latih, pelaksan, pegawai, dan stake holder
3) Melakukan pemeriksaan dan verifikasi dengan menggunakan instrument akrediatsi
institusi dan membuat cataatn apabila ada dokumen yang harus dilengkapi pada setiap
parameter.
4) Melakukan kesepakatan rumusan rekomendasi hasil pemeriksaan dan yang perlu di
tindak lanjuti
5) Menyampaikan hasil pemeriksaan dan rekomendasi kepada kepala institusi dan tim
akreditasi yang diluangkan dalam berita acara
6) Diakhir pelaksanaan tim asesor dan kepala institusi menandatangani berita acara visitasi.

3. Menindaklanjuti Rekomendasi
a. Institusi menerima rekomendasi hasil visitasi dari tim asesor dan menindaklanjuti
rekomendasi tersebut serta mengirimkanperbaikan kepada asesor selambat-lambatnya 5 hari
 kerja setelah visitasi. Apabila pengiriman dokumen yang diminta melewati batas waktu yang
sudah ditentukan maka dokumen yang dinilai adalah dokumen saat visitasi
b. Asesor melakukan perhitungan skor hasil visitasi dengan menggunakan pembobotan
penilaian yang telah ditentukan
c. Tim asesor menyerahkan hasil visitasi dan rekomendasi kepada secretariat dalam amplop
tertutupselambat-lambatnya 10 hari kerja setelah visitasi

C. PENETAPAN HASIL AKREDITASI

Penetapan hasil akreditasi dilaksanakan melalui siding yang dilaksanakan setahun 4 kali yaitu pada
bulan Maret, Juni, September dan Desember
1. Pra Sidang
Prasidang adalah persiapan yang dilakukan secretariat sebelum dilaksanakan sidang untuk
membahas hasil penilaian.
2. Sidang Penetapan Nilai Akreditasi
Sidang penetapan nilai akreditasi oleh tim penilai dengan jumah ganjil paling sedikit 5 orang.

D. PENERTIBAN SURAT KEPUTUSAN (SK) DAN SERTIFIKAT AKREDITASI INSTITUSI

Surat keputusan dan sertifikat akreditasi institusi ditetapkan oleh Kepala Badan PPSDM Kesehatan
yang dilampiri dengan rekomendasi hasil penilaian

E. PELAPORAN
1. Sekretariat membuat laporan akhir kegiatan pelaksanaan akreditasi institusi sesuai ketentuan
2. Laporan dikirimkan kepada kepala Puslat SDM Kesehatan

F. PASCA VISITASI
Untuk menjaga kesinambungan penerapan akreditasi dilakukan
1. Audit Mutu Eksternal
Pelaksanaan audit mutu eksternal diatur pada pedoman audit mutu eksteral yang diterbitkan oleh
Pusat Pelatihan SDM Kesehatan
2. Pembinaan
Apabila sistem mutu di Institusi penyelenggara pelatihan tidak berjalan sesuai dengan yang
seharusnya, perlu dilakukan pembinaan oleh Pusat Pelatihan SDM Kesehatan dalam bentuk
pendampingan atau bimbingan teknis
G. SANKSI
Apabila saat dilakukan audit mutu eksternal selama masa berlakunya sertifikat akreditasi ditemukan
pelanggaranatau penyimpangan pada penerapan dokumen mutu, maka akan diberikan peringatan
secara tertulis sampai dengan pencabutan sertifikasi akreditasi institusi.
1. Apabila hasil audit mutu eksternal selama masa berlakunya sertifikat akreditasi ditemukan
pelanggaran atau penyimpangan pada penerapan dokumen mutu maka akan diberikan surat
peringatan pertama SP 1 secara tertulis untuk melakukan perbaikan.
2. Apabila SP 1 tidak ditindaklanjuti maka akan diberikan surat peringatan kedua SP 2 secara
tertulis
3. Apabila SP 2 tidak ditindaklanjuti maka akreditasi institusi dicabut dan selanjutnya institusi
pelatihan tersebut tidak algi memiliki kewenangan untuk menyelenggarakan pelatihan bidang
kesehatan
4. Jika ditemukan pelanggaran terkait dengan kewenangannya, maka akan diberikan teguran
samapai dengan pencabutan sertifikat akreditasi institusi.