LAPORAN AKTUALISASI

DIGITALISASI PENGELOLAAN ARSIP PADA SUB BAGIAN

TEKNIS DAN HUPMAS SEKRETARIAT
KOMISI PEMILIHAN UMUM KABUPATEN MAPPI

DISUSUN OLEH

NAMA : RAMA APRIAROSADI RAMDANI

NDH : 25

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN II

KOMISI PEMILIHAN UMUM PROVINSI PAPUA
KERJASAMA BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA
MANUSIA PROVINSI PAPUA
TAHUN 2019
 LEMBAR PERSETUJUAN
EVALUASI PELAKSANAAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN II

KOMISI PEMILIHAN UMUM PROVINSI PAPUA
KERJASAMA BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PROVINSI PAPUA
TAHUN 2019

NAMA : RAMA APRIAROSADI RAMDANI

NIP : 199004142019031005
INSTANSI : SEKRETARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM KAB. MAPPI
JABATAN : PRANATA PEMILU
NHD : 25
JUDUL AKTUALISASI

“DIGITALISASI PENGELOLAAN ARSIP PADA SUB BAGIAN TEKNIS DAN HUPMAS

SEKRETARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM KABUPATEN MAPPI.”

Disetujui untuk disampaikan pada Evaluasi Pelaksanaan Aktualisasi Pelatihan Dasar

Golongan III Angkatan II Komisi Pemilihan Umum Provinsi Papua kerjasama Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Papua Tahun 2019

Jayapura, 12 Desember 2019

Menyetujui

Coach Mentor

Dra. WARA K. WULAN, M.Si. ALBERTIN E TODING ALLO, SE

NIP. 19660605 199303 201 2 NIP. 19811002 200902 200 5

II
 LEMBAR PENGESAHAN
EVALUASI PELAKSANAAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN II

KOMISI PEMILIHAN UMUM PROVINSI PAPUA
KERJASAMA BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PROVINSI PAPUA
TAHUN 2019
NAMA : RAMA APRIAROSADI RAMDANI
NIP : 199004142019031005
INSTANSI : SEKRETARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM KAB. MAPPI
JABATAN : PRANATA PEMILU
NHD : 25
JUDUL AKTUALISASI

“DIGITALISASI PENGELOLAAN ARSIP PADA SUB BAGIAN TEKNIS DAN HUPMAS

SEKRETARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM KABUPATEN MAPPI.”

Telah diseminarkan dan disempurnakan berdasarkan masukkan dari Penguji, Coach dan
Mentor pada tanggal 13 Desember 2019

Jayapura, 13 Desember 2019

Coach Penguji

Dra. WARA K. WULAN, M.Si.

H.F. RUNTUKAHU, S.Sos.,M.Si
NIP. 19660605 199303 201 2
NIP. 19621202 198908 100 1

Mengetahui
An Kepala Badan Pengembangan SDM Provinsi Papua
Kepala Bidang Kepamong Prajaan, Kepemimpinan dan Prajabatan

JOHANNA NAP, S.Sos, M.Si

NIP. 196506231987032012

III
 LEMBAR PERSETUJUAN HASIL PERBAIKAN
EVALUASI PELAKSANAAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN II

KOMISI PEMILIHAN UMUM PROVINSI PAPUA
KERJASAMA BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PROVINSI PAPUA
TAHUN 2019
NAMA : RAMA APRIAROSADI RAMDANI
NIP : 199004142019031005
INSTANSI : SEKRETARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM KAB. MAPPI
JABATAN : PRANATA PEMILU
NHD : 25
JUDUL AKTUALISASI

“DIGITALISASI PENGELOLAAN ARSIP PADA SUB BAGIAN TEKNIS DAN HUPMAS

SEKRETARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM KABUPATEN MAPPI.”

Telah diseminarkan dan disempurnakan berdasarkan masukkan dari Penguji, Coach dan
Mentor pada tanggal 13 Desember 2019

Jayapura, 13 Desember 2019

Coach
Mentor

Dra. WARA K. WULAN, M.Si ALBERTIN E TODING ALLO,SE

NIP. 19660605 199303 2 012 NIP. 19811002 200902 200 5

Penguji

H. F. RUNTUKAHU, S.Sos.,M.Si.
NIP. 19621202 198908 100 1
IV
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH atas limpahan rahmat dan
petunjuk-Nya, sehingga penulisan laporan aktualisasi ini dapat diselesaikan. Laporan
aktualisasi yang berjudul “Digitalisasi Pengelolaan Arsip pada Sub Bagian Teknis dan
Hupmas Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Mappi” ini dibuat untuk memenuhi
Persyaratan kelulusan Pelatihan Dasar CPNS Golongan III.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Bapak dan Ibu Komisioner Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Mappi

2. Bapak Fransiskus Wursok, S.IP Selaku Sekretaris KPU Kabupaten Mappi
3. Bapak Dr. Zakharias Giay, S.KM., M.Kes. M.M, selaku Kepala Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia yang telah menerima Penulis dalam mengikuti Latsar
4. Ibu Dra. Wara K Wulan, M.Si selaku Coach atau Pembimbing yang setia dan sabar
membimbing penulis dalam menyelesaikan laporan aktualisasi ini
5. Bapak H.F. Runtukahu, S.Sos.,M.Si. selaku penguji yang telah memberikan saran dan
masukkan dalam seminar
6. Ibu Albertin Elena Toding Allo, SE selaku mentor dan Kasubag Umum
7. Bapak J.B. Hendrikus Harbelubun, S.Sos selaku Kasubag Teknis dan Hupmas
8. Para Widyaiswara dan Fasilitator yang telah memberikan ilmu pengetahuan selama
pelatihan dasar CPNS ini berlangsung.
9. Panitia Penyelenggara yang mendampingi dan memfasilitasi peserta dalam mengikuti
pelatihan dasar CPNS.
10. Teman-teman Pelatihan Dasar CPNS Komisi Pemilihan Umum Provinsi Papua Golongan
III dan II Tahun 2019

Semoga seluruh bantuan yang diberikan dibalas ALLAH dengan balasan yang berlipat.

Jayapura, 13 Desember 2019

Penulis,

Rama Apriarosadi Ramdani

V
 DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
LEMBAR PERSETUJUAN ..................................................................................... II
LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................................... III
LEMBAR PERNYATAAN PERBAIKANI ............................................................... IV
KATA PENGANTAR ............................................................................................. V
DAFTAR ISI ........................................................................................................... VI
DAFTAR TABEL ..................................................................................................... VII
DAFTAR GAMBAR................................................................................................. VIII

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ............................................................................................. 1
B. Tujuan dan Manfaat ..................................................................................... 3
C. Visi dan Misi ................................................................................................. 4
D. Tugas dan Fungsi ........................................................................................ 4

BAB II RANCANGAN AKTUALISASI

A. Identifikasi Kasus .......................................................................................... 6
B. Perumusan dan Penetapan Isu ................................................................... 6
C. Rancangan Pemecahan Isu ......................................................................... 7

BAB III PELAKSANAAN AKTUALISASI

A. Stategi Pemecahan Isu ................................................................................. 6
B. Capaian Aktualisasi ..................................................................................... 6
C. Analisis Dampak .......................................................................................... 7

BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ................................................................................................... 13
B. Saran ........................................................................................................... 13

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 14

VI
 DAFTAR TABEL

Tabel Kondisi Sebelum Aktualisasi .......................................................................... 1.1

Tabel Matrix USG ................................................................................................... 2.1
Tabel Kriteria Penilaian USG .................................................................................. 2.3
Tabel Strategi Pencapaian ..................................................................................... 3.1
Tabel Kegiatan 1 .................................................................................................... 3.2
Tabel Kegiatan 2 .................................................................................................... 3.3
Tabel Kegiatan 3 .................................................................................................... 3.4
Tabel Kegiatan 4 .................................................................................................... 3.5
Tabel Kegiatan 5 .................................................................................................... 3.6
Tabel Kegiatan 6 .................................................................................................... 3.7

VII
 DAFTAR GAMBAR

Penulis Sedang Mendapatkan Arahan dari Kepala Sub Bagian Teknis

dan Hupmas J.B. Hendrikus Harbelubun, S.Sos .................................................................... 1.1

Penulis Sedang Mendapatkan Arahan dari Kepala Sub Bagian Teknis

dan Hupmas J.B. Hendrikus Harbelubun, S.Sos .................................................................... 1.2

Penulis mendapat arahan dari Ibu Albertin E Toding Allo selaku mentor yang yang
menjabat Kasubag Umum ....................................................................................................... 1.3

Penulis mendapat arahan dari Ibu Albertin E Toding Allo selaku mentor yang
menjabat Kasubag Umum ....................................................................................................... 1.4

Penulis Sedang Mengumpulkan Berkas pada Sub Bagian Teknis dan Hupmas ................... 2.1

Penulis Sedang Mengumpulkan Berkas pada Sub Bagian Teknis dan Hupmas ................... 2.2

Penulis Sedang melakukan Kroscek Kelengkapan Arsip pada Sub Bagian

Teknis dan Hupmas ................................................................................................................. 2.3

Penulis Sedang melakukan Kroscek Kelengkapan Arsip pada Sub Bagian

Teknis dan Hupmas ................................................................................................................. 2.3

Penulis Melakukan Scan Arsip Dokumen ............................................................................... 3.1

Penulis Memberi Nama Pada File Yang Telah di Scan .......................................................... 3.2

Screenshoot Hasil Penamaan File .......................................................................................... 3.3

Meletakkan Kembali Arsip Yang Telah di Scan ke Bindex .................................................... 3.4

Penulis Sedang Mengelompokkan Soft File Hasil Scan Berdasarkan Kategori

Nama Dokumen. ...................................................................................................................... 4.1

Screenshot Hasil Penamaan Folder File ................................................................................ 4.2

Penulis Sedang Melayani Rekan Kerja Yang Membutuhkan Dokumen Arsip

Hasil Pemilu ............................................................................................................................. 5.1

Penulis Memberikan Flashdisk berisi softcopy dokumen yang diminta

oleh rekan kerja ....................................................................................................................... 5.2

Screenshot Proses Upload di Google Drive ........................................................................... 6.1

Screenshot Proses Loading Upload Dokumen di Google Drive ............................................. 6.2

Screenshot File yang telah terupload di Google Drive ............................................................ 6.3

VIII
 BAB 1
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Menunjuk Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai

Negeri Sipil, dijelaskan bahwa setiap CPNS wajib menjalani masa percobaan selama 1 (satu)
tahun atau disebut masa prajabatan yang dilaksanakan melalui proses pendidikan dan
pelatihan terintegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi
nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggungjawab, dan
memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Untuk merealisasikan hal tersebut,
maka pemerintah menyelenggarakan pelatihan ASN yang inovatif dan terintegrasi. Dalam hal
ini, sesuai Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 12 Tahun 2018 tentang pelatihan
dasar Calon Pegawai Negeri Sipil mengatur mengenai penyelenggaraan pelatihan yang
memadukan pembelajaran klasikal dan non-klasikal di tempat pelatihan dan di tempat kerja
sehingga memungkinkan peserta mampu menginternalisasi, menerapkan, dan
mengaktulisasikan, serta membuatnya menjadi kebiasaan (habituasi), dan merasakan
manfaatnya, sehingga terpatri dalam dirinya sebagai karakter PNS yang profesional sesuai
bidang tugas.

Keberadaan ASN yang profesional diharapkan dapat mewujudkan cita-cita besar bangsa
Indonesia sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945 yang diantaranya yaitu membentuk suatu Pemerintahan
Negara Indonesia yang melindungi segenap Bangsa Indonesia, memajukan kesejahteraan
umum, mencerdaskan kehidupan bangsa serta ikut melaksanakan ketertiban dunia. Salah
satu peran Aparatur Sipil Negara sebagai alat negara untuk mewujudkan tujuan-tujuan dari
bangsa dan negara adalah dalam mendukung penyelenggaraan pemilu. Sesuai dengan
amanat Undang-Undang Dasar 1945 Pasal 22E ayat (5) Pemilu diselenggarakan oleh suatu
Komisi Pemilihan Umum yang bersifat nasional, tetap dan mandiri .

Dalam Undang-Undang Nomor 07 Tahun 2017 dikatakan bahwa Komisi Pemilihan

Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota
bersifat hierarkis, adapun sekretariat Komisi Pemilihan Umum merupakan bagian yang tidak

1
terpisahkan dari organisasi KPU yang berkewajiban melaksanakan program dan kegiatan
agar target kinerja yang telah ditetapkan dapat tercapai berdasarkan yang telah ditetapkan
oleh Komisi Pemilihan Umum dalam rangka mewujudkan visi dan misinya. Untuk itu
merupakan satu keniscayaan bahwa keberhasilan penyelenggaraan pemilu harus didukung
oleh Pegawai Negeri Sipil (PNS) memiliki karakter berdasarkan nilai-nilai dasar ANEKA
(Akuntabilitas. Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi.

Menghadapi tantangan global dan era revolusi Industri 4.0, pemerintah menuntut para
ASN dalam penyelenggaraan pemerintahan harus memanfaatkan teknologi terkini, termasuk
dalam pengelolaan informasi. Informasi merupakan hal yang sangat penting karena informasi
dianggap sebagai hal yang mendasar dalam pelaksanaan kegiatan, karena setiap kegiatan
membutuhkan informasi baik secara langsung maupun tidak langsung. Adanya peningkatan
kebutuhan akan informasi menuntut ketersediaan informasi yang cepat, tepat, dan akurat.
Infomasi dapat diperoleh dari berbagai dokumen salah satunya yang dikenal dengan istilah
arsip. Setiap organisasi akan menghasilkan arsip yang berupa dokumen yang dapat dijadikan
bukti keberadaan suatu organisasi. Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009, pengertian arsip
yaitu: “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat
dan bernegara”. Arsip mempunyai nilai yang sangat penting dalam berbagai peristiwa, selain
sebagai informasi, arsip juga merupakan bahan bukti yang dapat di pertanggung jawabkan
kebenarannya. Arsip juga merupakan pusat ingatan dan alat pengawasan.

Dalam administrasi penyelenggaraan pemerintahan, peranan arsip sangat penting

sehingga memerlukan pengelolaan yang baik dan tepat. Disamping itu, arsip akan selalu
bertambah seiring dengan berjalannya suatu organisasi. Arsip sebagai informasi yang
terekam yang tercipta dengan sendirinya dalam pelaksanaan kegiatan administrasi dan terus
bertambah seiring dengan perkembangan kegiatan, tidak menutup kemungkinan arsip yang
dihasilkan dapat menjadi masalah besar apabila tidak dikelola sesuai dengan tata cara

2
pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. Pengelolaan arsip yang baik dan tepat akan
meningkatkan efektivitas dan efesiensi operasional instansi.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan bahwa penyusutan

arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari
unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Dalam Instruksi Presiden Nomor 3 tahun
2003 tentang kebijakan dan strategi Nasional pengembangan E-Government, menyebutkan
bahwa “Pemerintah harus mampu memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk
menciptakan kemampuan mengolah, mengelola, menyalurkan, dan mendistribusikan
informasi dan pelayanan publik”. Selain itu ada dorongan regulasi tentang pentingnya
pemanfaatan teknologi dalam pengelolaan arsip sesuai dengan Undang-Undang Nomor 11
tahun 2008 tentang Informasi dan transaksi elektronik, pasal 5 ayat (3) yang menyebutkan,
“Informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan
sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam undang-undang ini”. Dengan
penerapan teknologi dalam pengarsipan proses pengelolaan dan pengurusan arsip akan
menjadi lebih mudah, diantara manfaatnya yaitu, file lebih cepat ditemukan apabila
dibutuhkan, menghindari resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia kertas,
dapat berbagi arsip dengan mudah. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip
inilah yang sering disebut sebagai Sistem Pengarsipan Elektronik (Electronic Filing System)
yang berbasiskan pada penggunaan komputer.

Salah satu isu yang penulis temui pada Sekretariat Komisi Pemilihan Umum
Kabupaten Mappi yaitu, pada saat ini masih menggunakan sistem pengarsipan secara
manual dengan menggunakan kertas dan bindex sebagai alat pengarsipan. Pengarsipan
yang masih manual di Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Mappi mengakibatkan
pengelolaan arsip tidak efektif untuk menunjang sistem pelayanan yang efektif dan efisien.
Sehingga hasil yang diperoleh pun tidak maksimal.

3
 Tabel 1.1
Kondisi Sebelum Aktualisasi
No Uraian Ket
1 Pengelolaan arsip masih secara manual dan tidak ada back up scan
arsip yang sudah disimpan;
2 Tidak efektif dan efisiennya waktu ketika ada pihak yang menanyakan
data terkait laporan kegiatan, karena harus memeriksa dokumen satu
per-satu.

Merujuk pada latar belakang diatas dengan isu berupa belum optimalnya pengarsipan
dengan sistem manual tersebut, maka penulis ingin melakukan implementasi aktualisasi,
yang mengarah pada optimalisasi pengelolaan arsip, yaitu merubah pengelolan arsip dari
manual ke digital. Selanjutnya menimbang waktu aktualisasi yang tidak lama, maka penulis
akan membatasi dokumen-dokumen yang akan di digitalisasi. Dokumen yang akan di
digitalisasi oleh penulis terdiri dari beberapa dokumen tahapan yang dilakukan oleh Sub
Bagian Teknis dan Hupmas, diantaranya arsip Pemilu Serentak tahun 2019 yang dibagi
menjadi beberapa tahapan diantaranya 1. Penataan dan Penetapan Daerah Pemilihan
(DAPIL), 2. Pencalonan Anggota DPRD Kabupaten Mappi 3. Kampanye Calon Anggota
DPRD Kabupaten Mappi 4. Pemungutan dan Penghitungan Suara, 5. Rekapitulasi Hasil
Penghitungan Suara, 6. Penetapan Perolehan Kursi dan Calon Terpilih dengan Permohonan
Perselisihan Hasil Pemilu, dan 7. Penetapan Perolehan Kursi dan Calon Terpilih Pasca
Putusan Mahkamah Konstitusi.

B. Tujuan dan Manfaat

1. Tujuan dibagi menjadi dua, yaitu
a. Tujuan umum untuk dapat memberikan pedoman secara prima dalam
mengaktualisasikan nilai-nilai dasar ASN yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika
publik, Komitmen mutu dan Anti korupsi (ANEKA) di lingkungan kerja Komisi
Pemilihan Umum Kabupaten Mappi. Hal tesebut diakukan guna menerapkan fungsi
ASN sebagai Pelaksana Kebijakan, Pelayan Publik serta Perekat dan Pemersatu
bangsa.

4
 b. Tujuan khusus khusus untuk meningkatkan optimalisasi pengelolaan arsip berbasis
elektronik di Sub Bagian Teknis dan Hupmas Komisi Pemilihan Umum Kabupaten
Mappi

2. Manfaat
Manfaat dari laporan aktualisasi ini dapat digunakan sebagai pedoman untuk
efektivitas dan efisiensi pengguna layanan dan terciptanya optimalisasi pengelolaan
arsip di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Mappi.

C. Visi dan Misi Organisasi

1. Visi Komisi Pemilihan Umum

Menjadi Penyelenggara Pemilihan Umum yang Mandiri, Profesional, dan
Berintegritas untuk terwujudnya Pemilu yang Luber dan Jurdil.

2. Misi Komisi Pemilihan Umum :

a. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan Pemilu yang efektif dan efisien, transparan,
akuntabel, serta aksesibel;
b. Meningkatkan integritas, kemandirian, kompetensi, dan profesionalisme
penyelenggara Pemilu dengan mengukuhkan code of conduct penyelenggara
Pemilu;
c. Menyusun regulasi di bidang Pemilu yang memberikan kepastian hukum, progesif,
dan partisipasif;
d. Meningkatkan kualitas pelayanan Pemilu untuk seluruh pemangku kepentingan;
e. Meningkatkan partisipasi dan kualitas pemilih dalam Pemilu, Pemilih Berdaulat
Negara Kuat; dan
f. Mengoptimalkan pemanfaatan kemajuan teknologi informasi dalam
penyelenggaraan Pemilu.

5
D. Tugas dan Fungsi Komisi Pemilihan Umum
Berikut ini tugas dan fungsi dari Komisi Pemilihan Umum, yaitu :
1. Tugas Komisi Pemilihan Umum
Komisi Pemilihan Umum memiliki tugas sebagai penyelenggara Pemilihan Umum
yang memiliki integritas, profesional, mandiri, transparan dan akuntabel, demi
terciptanya demokrasi Indonesia yang berkualitas berdasarkan Pancasila dan UUD
1945 dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
2. Fungsi Sub Bagian Teknis dan Hupmas
Adapun Tugas Pokok dan fungsi Sub Bagian Teknis dan Hupmas Komisi Pemilihan
Umum Kabupaten Mappi (berdasarkan Peraturan KPU Nomor 4 Tahun 2010) adalah
sebagai berikut :
1. Mengumpulkan dan menyusun identifikasi bahan dan informasi pembagian
daerah pemilihan dan alokasi kursi untuk Pemilu Anggota DPR, DPD, dan DPRD
Kabupaten/ Kota;
2. Menyusun draft pembagian daerah pemilihan dan alokasi kursi untuk Pemilu
Anggota DPRD Kabupaten/Kota;
3. Mengumpulkan dan menyusun identifikasi bahan dan informasi tentang
pemunggutan suara, perhitungan suara, dan penetapan hasil Pemilu;
4. Menyusun dan mencari bahan draft pedoman dan petunjuk teknis pemungutan,
perhitungan suara, dan penetapan hasil Pemilu;
5. Mengumpulkan dan menyusun identifikasi bahan informasi untuk penyusunan
pedoman dan petunjuk teknis penggantian antar waktu dan pengisian Anggota
DPRD Kabupaten/Kota;
6. Menyiapkan semua berkas kelengkapan Penggantian Antar Waktu Anggota
DPRD Kab/Kota dan hubungan calon pengganti untuk melengkapi kekurangan
persyaratan;
7. Mengumpulkan dan mengidentifikasi bahan pemberitaan dan penerbitan
informasi Pemilu;
8. Menyusun draft pemberitaan dan penerbitan informasi Pemilu;

6
9. Mengumpulkan dan mengidentifikasi bahan dan informasi pelaksanaan
kampanye;
10. Menyusun draft tata cara pelaksanaan sosialisasi dan kampanye;
11. Mengumpulkan dan mengidentifikasi bahan dan informasi pedoman teknis bina
partisipasi masyarakat, dan pelaksanaan pendidikan pemilih;
12. Melakukan identifikasi kinerja staf di Subbagian Teknis Pemilu dan Hubungan
Partisipasi Masyarakat;
13. Mengiventarisasi permasalahan yang terjadi dan menyiapakan bahan-bahan
yang diperlukan dalam rangka pemecahan masalah;
14. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Sekretaris KPU Kabupaten/Kota;
15. Melaksanakan dan menjalankan tugas-tugas lain yang di berikan oleh Sekretaris
KPU Kabupaten/Kota;
16. Membantu dan mengelola memfasilitasi pemeliharaan data dan
dokumentasi hasil Pemilu;
17. Menyiapkan pelaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Subbag Teknis dan
Hupmas;
18. Menjalankan tugas lain yang diperintahkan oleh pimpinan

7
 BAB II
RANCANGAN AKTUALISASI
A. Identifikasi Kasus
Berdasarkan hasil pengamatan penulis selama bekerja di Sekretariat Komisi Pemilihan
Umum Kabupaten Mappi ada beberapa isu yang ada, diantaranya :
1. Tidak adanya digitalisasi pengelolaan arsip
2. Kurangnya pemahaman pegawai tentang pengarsipan
3. Tidak adanya pusat informasi dan data berbasis online
B. Perumusan dan Penetapan Isu
Dalam menentukan core isu yang akan dipilih untuk diselesaikan, dilakukan
pengamatan dengan menilai beberapa aspek, yaitu urgensi, seriousness, dan growth.
Sehingga dilakukan analisis USG sebagai berikut :
Tabel 2.1
Matrix USG
Total Urutan
NO Isu Yang Diidentifikasi U S G
Skor prioritas
1 Tidak Adanya Digitalisasi Pengelolaan
5 5 4 14 I
Arsip
2 Kurangnya pemahaman Pegawai
4 4 4 12 II
tentang Pengarsipan
3 Tidak adanya Pusat Informasi dan Data
3 3 3 9 III
berbasis Online

Tabel 2.2
Kriteria Penilaian USG

Urgency (U) Seriousness (S) Growth (G)

1 = Tidak Penting;
2 = Kurang Penting;
3 = Cukup Penting;
4 = Penting;
5 = Sangat Penting.
1 = Akibat tidak serius;
2 = Akibat kurang serius
3 = Akibat cukup serius
4 = Akibat serius
5 = Akibat Sangat Serius
1 = Tidak Berkembang
2 = Kurang Berkembang
3 = Cukup Berkembang
4 = Berkembang
5 = Sangat Berkembang

8
 Berdasarkan analisis masalah yang telah diidentifikasi, diperoleh satu isu dengan nilai
USG tertinggi, yaitu : Tidak Adanya Digitalisasi Pengelolaan Arsip.

C. Rancangan Pemecahan Isu

Unit Kerja : Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Mappi
Identifikasi isu :
1. Tidak Adanya Digitalisasi Pengelolaan Arsip
2. Kurangnya pemahaman Pegawai tentang Pengarsipan
3. Tidak adanya Pusat Informasi dan Data berbasis Online

Isu yang diangkat : Tidak adanya digitalisasi pengelolaan arsip

Gagasan Pemecahan Isu : Digitalisasi Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik di
Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Mappi

9
 Kombinasi
Keterkaitan Substansi Penguatan Nilai
terhadap Visi &
No Kegiatan Tahapan Output/Hasil Mata Pelatihan Organisasi
Misi Organisasi

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
1. Konsultasi 1. Menanyakan Mendapat Akuntabel : Memohon Dalam Konsultasi 1. Mempersiapkan
terkait kesediaan waktu arahan dan arahan dan petunjuk dengan kepala sub bahan konsultasi
kegiatan Kepala Sub persetujuan dari kepada pimpinan bagian Teknis & merupakan bentuk
aktualisasi Bagian Teknis Kasubag Teknis mengenai isu yang di Hupmas sesuai profesional
kepada dan Hupmas dan Hupmas angkat secara jujur dengan
Kepala Sub 2. Melaksanakan Visi KPU berupa 2. Meminta
Bagian konsultasi terkait Nasionalisme : Dalam Mewujudkan dukungan dan
Teknis dan rencana kegiatan berbicara menggunakan penyelenggara persetujuan
Hupmas pelaksanaan bahasa Indonesia yang Pemilu yang merupakan bentuk
aktualisasi baik dan benar transparan, akuntabel
akuntabel, dan
Etika Publik : Berbicara aksesable
dengan Kepala Sub
Bagian Teknis dengan
sopan dan santun.

Wog : Konsultasi dengan

Kasubag terkait
aktualisasi

10
2. Pengumpulan 1. Mengelompokkan Arsip Tersusun Akuntabel : Dalam kegiatan 1. Pengelompokkan
arsip yang arsip Sub Bagian sesuai urutan Melaksanakan pekerjaan pengumpulan arsip suatu
ada pada Teknis Dan waktu mengumpulkan berkas arsip, sesuai bentuk nilai yang
Sub Bagian Hupmas arsip dengan penuh rasa dengan misi KPU efisien
Teknis dan Arsip sudah siap tanggung jawab. yang pertama
Hupmas 2. Melakukan untuk di scan yaitu
kroscek Nasionalisme: Meningkatkan 2. Melakukan
kelengkapan Mengerjakan kualitas kroscek
Arsip pengumpulan dan penyelenggaraan merupakan suatu
kroscek kelengkapan Pemilu yang efektif bentuk nilai
arsip dengan penuh dan efisien, profesional
semangat transparan,
akuntabel, serta
Komitmen Mutu: aksesibel
Mengelompokkan arsip
bagian Teknis dan
Hupmas yang ada secara
teliti kemudian diatur
sesuai kategori.

Manajemen ASN :
Melaksanakan pekerjaan
Pengumpulan arsip
merupakan perwujudan
ASN sebagai pelaksana
kebijakan publik

11
3. Pelaksanaan 1. Melakukan scan Arsip sudah di Akuntabel : Saya Pada kegiatan 1. Keteraturan
scan arsip; Scan ke dalam mengerjakan scan pelaksanaan dalam
digitalisasi computer dokumen dengan penuh scanning, sesuai pengarsipan
arsip 2. Memberi nama menjadi file rasa tanggung jawab. dengan misi KPU memiliki nilai
berbasis pada file yang digital yang pertama aksesibel
elektronik telah di scan Nasionalisme: yaitu 2. Penataan
File sudah diberi Mengerjakan scan Meningkatkan pengarsipaan
3. Meletakkan nama sesuai dokumen dalam jumlah kualitas memiliki nilai
kembali arsip dengan judul banyak dengan penuh penyelenggaraan tertib
yang telah di dokumen semangat Pemilu yang efektif
scan ke Bindex arsipnya dan efisien,
Komitmen mutu: transparan,
Arsip kembali Melakukan scan akuntabel, serta
rapi dalam dokumen arsip dengan aksesibel
bindex baik

Manajemen ASN :
Melaksanakan pekerjaan
Scanning merupakan
perwujudan ASN sebagai
pelaksana kebijakan
publik

Anti Korupsi :
Mengerjakan pada saat
jam kerja kantor tanpa
melakukan hal lain di luar
pekerjaan

12
4. Pembuatan 1. Mengelompokkan File arsip Akuntabel : Saya Pada kegiatan 1. Pengelompokan
format arsip soft file hasil scan tersusun rapi Mengerjakan pembuatan pembuatan format data memiliki nilai
digital berdasarkan berdasarkan format arsip digital arsip digital tertib, efektif dan
berbasis kategori, yaitu kategori di dalam dengan penuh rasa berbasis efisien
komputerisasi nama dokumen folder-folder tanggung jawab. komputerisasi,
beserta tahun, yang sudah sesuai dengan 2. Pemeriksaan
bulan, dan berlabel Nasionalisme: misi KPU yang ulang memiliki
tanggal dokumen pengelompokan soft file pertama yaitu nilai akuntabel
. berdasarkan kategori Meningkatkan
2. Memeriksa isi masing-masing dengan kualitas
soft file penuh semangat penyelenggaraan
Pemilu yang efektif
Komitmen mutu: dan efisien,
Melakukan transparan,
pengelompokan file hasil akuntabel, serta
scanan dengan teliti aksesibel

Manajemen ASN :
Melaksanakan
pembuatan format arsip
merupakan perwujudan
ASN sebagai pelaksana
kebijakan publik

Anti Korupsi :
Mengerjakan pada saat
jam kerja kantor tanpa
melakukan hal lain di luar
pekerjaan

13
5. Pengecekan 1. Menanyakan Penerima Akuntabel : saya Pada kegiatan 1. Pengecekan
tata kelola tujuan melihat layanan merasa melakukan pengecekan Pengecekan tata laporan memiliki
arsip digital di dokumen puas tata kelola arsip digital di kelola arsip digital nilai akuntabel
komputer tersebut; komputer saat ada pihak di komputer saat 2. Pemberian hard
saat ada 2. Meminta nama menanyakan laporan ada pihak copy atau soft
pihak atau data kegiatan dengan penuh menanyakan copy memiliki nilai
menanyakan kegiatan yang rasa tanggung jawab laporan kegiatan, terbuka dan
suatu akan di cek sesuai dengan aksesibel
dokumen berkasnya Etika Publik: misi KPU poin ke
kegiatan; 3. Mengecek Memberikan layanan empat,
laporan kegiatan secara jujur, tanggap, Meningkatkan
dengan langsung cepat, dan santun kualitas pelayanan
membuka folder Pemilu untuk
yang sudah Komitmen Mutu : seluruh pemangku
dibuat Mencari dan Memberikan kepentingan
sebelumnya dengan cepat berkas
4. Memberikan hard yang diminta;
copy atau soft
copy kepada Pelayanan Publik:
pihak yang memudahkan pengguna
menanyakan untuk mendapatkan data
laporan kegiatan yang dibutuhkan
tersebut.

6. Melakukan 1. Proses upload File tersimpan Akuntabel : saya Pada kegiatan 1. Upload dokumen
upload dokumen hasil aman di dalam melakukan kegiatan upload dokumen arsip ke system
dokumen scan tidak bisa Google Drive upload dokumen yang scan kedalam cloud computing
yang sudah dilakukan di dan terhindar sudah di scan kedalam sitem cloud merupakan
di scan ke Kabupaten Mappi dari potensi Google Drive dengan computing, sesuai kegiatan yang
dalam sistem karena fasilitas resiko kerusakan penuh rasa tanggung dengan misi KPU bernilai efisien
cloud internet yang dan kehilangan jawab yang pertama
komputing memadai masih soft file yaitu 2. Pengecekan hasil
dalam hal ini belum tersedia. Nasionalisme: Meningkatkan upload memiliki
Google Drive Untuk itu upload Melakukan kegiatan kualitas nilai akuntabel
dokumen upload dokumen dengan penyelenggaraan
14
 dilakukan ketika penuh semangat Pemilu yang efektif
berada di dan efisien,
Kabupaten Komitmen Mutu : transparan,
Merauke. Memastikan berkas yang akuntabel, serta
terupload sempurna; aksesibel
2. Ketika berada di
Kabupaten
Merauke saya Manajemen ASN :
melakukan Melaksanakan upload
upload dokumen dokumen merupakan
yang telah di perwujudan ASN sebagai
scan ke dalam pelaksana kebijakan
Google Drive . publik

3. Mencoba
membuka file
yang sudah
terupload di
Google Drive

15
 BAB III
PELAKSANAAN AKTUALISASI

A. Strategi Pemecahan Isu

Strategi pencapaian aktualisasi ini memberikan suatu gambaran tentang

cara, metode yang digunakan untuk menjelaskan pentingnya suatu kegiatan
sehingga dapat dikelola dengan baik.

Tabel 3.1 Strategi Pencapaian

No Kegiatan Strategi Pencapaian

1. Konsultasi terkait Untuk berkonsultasi dengan atasan langsung

kegiatan aktualisasi saya mempersiapkan diri dengan baik dan
kepada Kepala Sub sesuai dengan waktu yang ditentukan,
Bagian Teknis dan selanjutnya saya memperhatikan dengan
Hupmas seksama semua arahannya, agar saya dapat
melaksanakan sesuai dengan arahan tersebut.
2. Pengumpulan arsip Untuk pengumpulan arsip saya terlebih dahulu
yang ada pada Sub memeriksa berkas yang ada di ruangan,
Bagian Teknis dan selanjutnya mengumpulkan arsip Sub Bagian
Hupmas Teknis dan Hupmas, adapun berkas sub
bagian lain yang saya dapatkan di ruangan
akan saya serahkan ke rekan kerja sub bagian
lain tersebut. Proses memilih berkas ini saya
lakukan sembari membersihkan dan merapikan
ruangan kerja.
3. Pelaksanaan scan Saya melaksanakan proses scanning terhadap
digitalisasi arsip seluruh produk arsip Sub Bagian Teknis dan
berbasis elektronik Hupmas berbentuk hardfile yang sebelumnya
telah di kumpulkan. Kemudian saya beri nama
pada soft file tersebut sesuai nama dokumen,
bulan dan tahun dikeluarkannya. Selanjutnya
berkas hardfile yang sudah selesai di scan
dikembalikan ke Bindex seperti semula.

16
4. Pembuatan format arsip Pada tahapan ini yang saya lakukan adalah
digital berbasis membuat folder dan diberi judul, judul disini
komputerisasi saya beri format “jenis arsip dokumen _bulan
dokumen_tahun dokumen. Selanjutnya
memindahkann arsip dokumen yang berbentuk
softfile didalam folder-folder tersebut.

5. Pengecekan tata kelola Saya melakukan pelayanan dengan baik,

arsip digital di komputer dengan search soft file dokumen arsip tersebut
saat ada pihak di komputer kemudian mencopynya di flashdisk,
menanyakan suatu selanjutnya memberikan softfile dimaksud
dokumen kegiatan; kepada yang meminta.

6. Melakukan upload Proses upload dokumen hasil scan tidak bisa

dokumen yang sudah di dilakukakan di Kabupaten Mappi karena
scan ke dalam sistem fasilitas internet yang memadai masih belum
cloud komputing dalam tersedia. Untuk itu upload dokumen saya
hal ini Google Drive lakukan ketika berada di Kabupaten Merauke.

17
B. Capaian Aktualisasi

Tabel 3.2 Kegiatan 1

No. Kegiatan 1
Waktu 4 s.d. 5 November 2019 & 14 s.d. 15 November 2019
Pelaks.Kegiatan
Kegiatan Melakukan konsultasi dengan atasan
 Menanyakan kesediaan waktu
Tahapan
Kegiatan  Melakukan konsultasi

Output Persetujuan atasan

Akuntabel : Memohon arahan dan petunjuk kepada

pimpinan mengenai isu yang di angkat secara jujur

Nasionalisme : Dalam berbicara menggunakan bahasa

Keterkaitan
Indonesia yang baik dan benar
Substansi mata
Pelatihan
Etika Publik : Berbicara dengan Kepala Sub Bagian
Teknis dengan sopan dan santun.

Wog : Konsultasi dengan Kasubag terkait aktualisasi

Dalam Konsultasi dengan Kepala Sub Bagian Teknis &

Hupmas sesuai dengan Visi KPU berupa mewujudkan
Kontribusi Thdp
Visi Misi penyelenggara Pemilu yang transparan, akuntabel, dan
aksesable.

1. Mempersiapkan bahan konsultasi merupakan bentuk

Penguatan profesional
terhadap Nilai2
2. Meminta dukungan dan persetujuan merupakan bentuk
organisasi
akuntabel

18
 Gambar 1.1 Penulis Sedang Mendapat arahan dari Kepala Sub Bagian
Teknis dan Hupmas Bapak J.B. Hendrikus Harbelubun, S.Sos, di rumah
beliau, dikarenakan beliau sakit sehabis kecelakaan

Gambar 1.2 Penulis Sedang Mendapat arahan dari Kepala Sub Bagian
Teknis dan Hupmas Bapak J.B. Hendrikus Harbelubun, S.Sos, di rumah
beliau, dikarenakan beliau sakit sehabis kecelakaan

19
Gambar 1.3 Penulis mendapat arahan dari Ibu Albertin E Toding Allo
selaku mentor yang menjabat Kasubag Umum

Gambar 1.4 Penulis mendapat arahan dari Ibu Albertin E Toding Allo
selaku mentor yang menjabat Kasubag Umum

20
 Tabel 3.3 Kegiatan 2

No. Kegiatan 2
Waktu
18 s.d. 20 November 2019
Pelaks.Kegiatan
Pengumpulan arsip yang ada pada Sub Bagian Teknis
Kegiatan
dan Hupmas
 Mengelompokkan arsip Sub Bagian Teknis Dan
Tahapan
Hupmas
Kegiatan
 Melakukan kroscek kelengkapan Arsip
Output Arsip sudah siap untuk di scan

Akuntabel : Melaksanakan pekerjaan mengumpulkan

berkas arsip dengan penuh rasa tanggung jawab.

Nasionalisme: Mengerjakan pengumpulan dan kroscek

kelengkapan arsip dengan penuh semangat
Keterkaitan
Substansi mata Komitmen Mutu: Mengelompokkan arsip bagian Teknis
Pelatihan dan Hupmas yang ada secara teliti kemudian diatur sesuai
kategori.

Manajemen ASN : Melaksanakan pekerjaan

pengumpulan arsip merupakan perwujudan ASN sebagai
pelaksana kebijakan publik

Dalam kegiatan pengumpulan arsip, sesuai dengan misi

KPU yang pertama yaitu Meningkatkan kualitas
Kontribusi Thdp
Visi Misi penyelenggaraan Pemilu yang efektif dan efisien,
transparan, akuntabel, serta aksesibel
1. Pengelompokkan arsip suatu bentuk nilai yang efisien
Penguatan
terhadap Nilai2 2. Melakukan kroscek merupakan suatu bentuk nilai
organisasi profesional

21
Gambar 2.1 Penulis Sedang Mengumpulkan Berkas pada Sub Bagian
Teknis dan Hupmas

Gambar 2.2 Penulis Sedang Mengumpulkan Berkas pada Sub Bagian

Teknis dan Hupmas

22
Gambar 2.3 Penulis Sedang melakukan Kroscek Kelengkapan Arsip
pada Sub Bagian Teknis dan Hupmas

Gambar 2.4 Penulis Sedang melakukan Kroscek Kelengkapan Arsip

pada Sub Bagian Teknis dan Hupmas

23
 Tabel 3.4 Kegiatan 3

No. Kegiatan 3
Waktu
21 s.d. 26 November 2019
Pelaks.Kegiatan
Kegiatan Pelaksanaan scan digitalisasi arsip berbasis elektronik
 Melakukan scan arsip;
Tahapan  Memberi nama pada file yang telah di scan
Kegiatan
 Meletakkan kembali arsip yang telah di scan ke Bindex
 Arsip sudah di Scan ke dalam computer menjadi file
digital
Output
 File sudah diberi nama sesuai dengan judul dokumen
arsipnya dan waktu pembuatan arsip

Akuntabel : Saya mengerjakan scan dokumen dengan

penuh rasa tanggung jawab.

Nasionalisme: Mengerjakan scan dokumen dalam jumlah

banyak dengan penuh semangat

Keterkaitan Komitmen mutu: Melakukan scan dokumen arsip dengan

Substansi mata baik
Pelatihan
Manajemen ASN : Melaksanakan pekerjaan scanning
merupakan perwujudan ASN sebagai pelaksana kebijakan
publik

Anti Korupsi : Mengerjakan pada saat jam kerja kantor

tanpa melakukan hal lain di luar pekerjaan

Pada kegiatan pelaksanaan scanning, sesuai dengan misi

KPU yang pertama yaitu Meningkatkan kualitas
Kontribusi Thdp
Visi Misi penyelenggaraan Pemilu yang efektif dan efisien,
transparan, akuntabel, serta aksesibel
Penguatan 1. Keteraturan dalam pengarsipan memiliki nilai aksesibel
terhadap Nilai2
2. Penataan pengarsipaan memiliki nilai tertib
organisasi

24
Gambar 3.1 Penulis Melakukan Scan Arsip Dokumen

Gambar 3.2 Memberi nama pada file yang telah di scan

25
 Gambar 3.3 Screenshot Hasil Penamaan File

Gambar 3.4 Meletakkan kembali arsip yang telah di scan ke Bindex

26
 Tabel 3.5 Kegiatan 4

No. Kegiatan 4
Waktu
27 s.d. 28 November 2019
Pelaks.Kegiatan
Kegiatan Pembuatan format arsip digital berbasis komputerisasi
 Mengelompokkan soft file hasil scan berdasarkan
Tahapan kategori nama dokumen.
Kegiatan
 Memeriksa isi soft file
File arsip tersusun rapi berdasarkan kategori di dalam
Output folder-folder yang sudah berlabel nama arsip dan
keterangan waktu arsip di keluarkan

Akuntabel : Saya Mengerjakan pembuatan format arsip

digital dengan penuh rasa tanggung jawab.

Nasionalisme: pengelompokan soft file berdasarkan

kategori masing-masing dengan penuh semangat

Keterkaitan Komitmen mutu: Melakukan pengelompokan file hasil

Substansi mata scanan dengan teliti
Pelatihan
Manajemen ASN : Melaksanakan pembuatan format arsip
merupakan perwujudan ASN sebagai pelaksana kebijakan
publik

Anti Korupsi : Mengerjakan pada saat jam kerja kantor

tanpa melakukan hal lain di luar pekerjaan

Pada kegiatan pembuatan format arsip digital berbasis

komputerisasi, sesuai dengan misi KPU yang pertama
Kontribusi Thdp
Visi Misi yaitu Meningkatkan kualitas penyelenggaraan Pemilu yang
efektif dan efisien, transparan, akuntabel, serta aksesibel

1. Pengelompokan data memiliki nilai tertib, efektif dan

Penguatan efisien
terhadap Nilai2
organisasi 2. Pemeriksaan ulang memiliki nilai akuntabel

27
Gambar 4.1 Penulis Sedang Mengelompokkan soft file hasil scan
berdasarkan kategori nama dokumen.

Gambar 4.2 Screen Shot Hasil Penamaan Folder hasil Scan

28
 Tabel 3.6 Kegiatan 5

No. Kegiatan 5

Waktu Jumat, 29 November 2019

Pelaks.Kegiatan
Pengecekan tata kelola arsip digital di komputer saat ada
Kegiatan
pihak menanyakan suatu dokumen kegiatan

 Menanyakan tujuan melihat dokumen tersebut;

 Meminta nama atau data kegiatan yang akan di cek
berkasnya
Tahapan  Mengecek laporan kegiatan dengan langsung
Kegiatan
membuka folder yang sudah dibuat sebelumnya
 Memberikan hard copy atau soft copy kepada pihak
yang menanyakan laporan kegiatan tersebut.

Output Penerima Layanan Merasa Puas

Akuntabel : saya melakukan pengecekan tata kelola

arsip digital di komputer saat ada pihak menanyakan
laporan kegiatan dengan penuh rasa tanggung jawab

Etika Publik: Memberikan layanan secara jujur, tanggap,

Keterkaitan cepat, dan santun
Substansi mata
Pelatihan
Komitmen Mutu : Mencari dan Memberikan dengan cepat
berkas yang diminta;

Pelayanan Publik: memudahkan pengguna untuk

mendapatkan data yang dibutuhkan

Pada kegiatan Pengecekan tata kelola arsip digital di

komputer saat ada pihak menanyakan laporan kegiatan,
Kontribusi Thdp sesuai dengan misi KPU poin ke empat, Meningkatkan
Visi Misi
kualitas pelayanan Pemilu untuk seluruh pemangku
kepentingan
1. Pengecekan laporan memiliki nilai akuntabel
Penguatan
terhadap Nilai2 2. Pemberian hard copy atau soft copy memiliki nilai
organisasi terbuka dan aksesibel

29
 Gambar 5.1 Penulis Sedang melayani rekan kerja yang
membutuhkan dokumen arsip hasil pemilu

Gambar 5.2 Penulis Memberikan Flashdisk berisi softcopy dokumen

yang diminta oleh rekan kerja

30
 Tabel 3.7 Kegiatan 6

No. Kegiatan 6
Waktu
2 s.d. 4 Desember 2019
Pelaks.Kegiatan
Melakukan upload dokumen yang sudah di scan ke dalam
Kegiatan
sistem cloud komputing dalam hal ini Google Drive
 Proses upload dokumen hasil scan tidak bisa
dilakukakan di Kabupaten Mappi karena fasilitas
internet yang memadai masih belum tersedia. Untuk
itu upload dokumen dilakukan ketika berada di
Tahapan Kabupaten Merauke.
Kegiatan  Ketika berada di Kabupaten Merauke saya melakukan
upload dokumen yang telah di scan ke dalam google
drive .
 Mencoba membuka file yang sudah terupload di
Google
File tersimpan aman di dalam Google Drive dan terhindar
Output
dari potensi resiko kerusakan dan kehilangan soft file
Akuntabel : saya melakukan kegiatan upload dokumen
yang sudah di scan kedalam Google Drive dengan penuh
rasa tanggung jawab

Nasionalisme: Melakukan kegiatan upload dokumen

Keterkaitan dengan penuh semangat
Substansi mata
Komitmen Mutu : Memastikan berkas yang terupload
Pelatihan
sempurna;

Manajemen ASN : Melaksanakan upload dokumen

merupakan perwujudan ASN sebagai pelaksana kebijakan
publik

Dalam kegiatan upload dokumen ke Google Drive, sesuai

dengan misi KPU yang pertama yaitu meningkatkan
Kontribusi Thdp
Visi Misi kualitas penyelenggaraan Pemilu yang efektif dan efisien,
transparan, akuntabel, serta aksesibel
1. Upload dokumen arsip ke system cloud computing
Penguatan
terhadap Nilai2 merupakan kegiatan yang bernilai efisien
organisasi 2. Pengecekan hasil upload memiliki nilai akuntabel

31
Gambar 6.1 Penulis sedang melakukan upload dokumen hasil scan
ke Google Drive

Gambar 6.2 Screenshot Proses Upload di Google Drive

32
Gambar 6.3 Screenshot Proses Loading Upload Dokumen di Google
Drive

Gambar 6.4 Screenshot File yang telah terupload di Google Drive

33
C. Analisis Dampak
Tabel 3.8 Analisis Dampak
No.
Apabila dilakukan
Kegiatan
Apabila saya melakukan
konsultasi dengan atasan
dengan sikap sopan dan santun
maka atasan akan menerima
saya dengan baik. Selanjutnya
Kegiatan apabila saya mendengar
1 dengan penuh perhatian apa
yang atasan sampaikan maka
atasan akan merasa di hargai
dan atasan akan memberikan
arahan dengan penuh perhatian
juga.
Apabila saya melakukan
pengumpulan berkas arsip
dengan teliti, dengan diawali
terlebih dahulu memeriksa
berkas yang ada di ruangan
Sub Bagian Teknis dan
Hupmas, maka berkas menjadi
Kegiatan rapih dan memudahkan proses
2 selanjutnya, yaitu berkas sudah
siap di scan.
34
Apabila tidak dilakukan
Sebaliknya apabila saya tidak
melakukan konsultasi dengan
sopan dan ramah maka akan
menimbulkan kesan sok tahu .
Selanjutnya bisa saja atasan
tidak memberikan arahan dan
petunjuk terkait kegiatan
aktualisasi saya.
Sebaliknya apabila saya tidak
melakukan pengumpulan
berkas arsip terlebih dahulu,
maka memperlambat proses
selanjutnya. Selanjutnya
apabila arsip kertas yang ada
tidak tertata dengan rapi maka
memungkinkan arsip bisa
hilang karena terselip maupun
rusak,untuk meminimalisirkan
kerusakan suatu arsip
berbentuk kertas maka
seharusnya untuk penataan
arsip bisa di tata dengan baik
dan rapi.
 Apabila saya melakukan Apabila saya tidak melakukan
proses scan arsip dengan proses scan arsip dengan baik,
baik, maka hasil scan akan maka hasil scan bisa jadi
bagus. Selanjutnya saya kabur. Selanjutnya apabila
Kegiatan
memberi nama softfile yang saya tidak memberi nama
3
telah discan sesuai judul arsip softfile yang telah di scan serta
dan waktu dokumen tersebut memberi tambahan keterangan
dibuat agar mudah waktu dokumen dikeluarkan
diidentifikasi. maka akan sulit mencari soft
file tersebut.
Apabila saya melakukan Apabila saya tidak melakukan
pengelompokkan softfile di pengelompokkan softfile di
folder masing-masing dengan folder masing-masing dengan
teratur dan folder teratur dan folder penyimpanan
Kegiatan
penyimpanan di beri judul tidak di beri judul dengan
4
dengan format nama arsip format nama arsip dan juga
dan juga waktu pembuatan, waktu pembuatan arsip maka
agar mudah dalam pencarian tidak mudah dalam pencarian
folder tersebut folder tersebut.
Apabila saya melayani Apabila saya tidak melayani
permintaan arsip dokumen permintaan arsip dokumen
Kegiatan
dengan ramah dan cepat dengan ramah dan cepat maka
5
maka yang diberi pelayanan yang diberi pelayanan akan
akan merasa puas. merasa kurang puas.
Apabila saya melakukan Apabila saya tidak melakukan
upload dokumen ke dalam upload dokumen ke dalam
Google Drive maka membuat Google Drive maka masih
potensi lost softfile dokumen terdapat potensi lost softfile
Kegiatan
menjadi sangat kecil dan dokumen semisal komputer
6
semakin mudah dalam tempat menyimpan rusak atau
mengaksesnya, semisal hilang.dan juga untuk
ketika di minta oleh KPU RI. mengaksesnya tidak dapat
dilakukan di luar kantor

35
 BAB IV
PENUTUP

A. KESIMPULAN

Pengelolaan kearsipan yang baik disebuah instansi akan sangat

membantu dalam menyediakan kebutuhan informasi baik untuk bahan
pengambilan keputusan maupun sebagai bahan pertanggung jawaban.
Pengelolaan arsip memberikan dampak positif dalam rangka
menyelamatkan arsip agar tidak hilang baik fisik maupun informasinya
karena arsip merupakan sumber informasi.

Pengarsipan yang masih manual di Sekretariat Komisi Pemilihan Umum

Kabupaten Mappi mengakibatkan pengelolaan arsip kurang efektif untuk
menunjang sistem pelayanan, sehingga hasil yang diperoleh pun tidak
maksimal. Untuk itu maka diperlukan optimalisasi pengarsipan dengan cara
digitalisasi.

B. SARAN
Ada beberapa saran yang penulis bisa sampaikan terkait dengan
perbaikan pengelolaan arsip pada Sub Bagian Teknis dan Hupmas Komisi
Pemilihan Umum Kabupaten Mappi yaitu :
1. Pentingnya melakukan perubahan dari arsip manual ke arsip digital.
2. Kedepan arsip digital agar di terapkan bukan hanya pada Sub Bagian
Teknis dan Hupmas tetapi di sub bagian lain juga, selain itu agar
kegiatan peralihan ini dapat berkelanjutan bukan hanya pada saat
kegiatan Latsar saja.
3. Produktivitas menjadi perhatian penting dan tolak ukur kinerja suatu
instansi, Perkembangan teknologi yang semakin pesat setiap harinya
juga menuntut kinerja instansi untuk lebih baik, agar target dapat
tercapai. Maka menjadi suatu kewajiban yang bersifat mutlak perlu di
lakukan upload arsip digital di Google Drive secara rutin apabila di
Kabupaten Mappi fasilitas internet sudah tersedia, sebagai upaya
backup yang efektif dan efisien.

36
 DAFTAR PUSTAKA

Pemerintah Indonesia. 2017. Undang-Undang No. 7 Tahun 2017 tentang Pemilihan

Umum. Lembaran Negara RI Tahun 2017, No. 182. Sekretariat Negara. Jakarta.

Pemerintah Indonesia. 2017. Peraturan Pemerintah No. 11 Tahun 2017 tentang

Manajemen PNS. Lembaran Negara RI Tahun 2017, No. 63. Sekretariat Negara.
Jakarta.

Pemerintah Indonesia. 2017. Intruksi Presiden No. 23 Tahun 2003 tentang kebijakan
dan strategi Nasional Pengembangan E-Government. Di keluarkan di Jakarta 09 Juni
2003

Pemerintah Indonesia. 2018. Peraturan Lembaga Administrasi Negara No. 12 Tahun

2018 tentang Pelatihan Dasar Pegawai Negeri Sipil. Berita Negara RI Tahun 2018
No.1800. Lembaga Administrasi Negara. Jakarta.

37