RPS 14

KONSEP DASAR PERUBAHAN DALAM ORGANISASI

A. Perspektif tentang perubahan
Perubahan selalu terjadi di mana saja, bahkan dapat dikatakan tak ada yang abadi
kecuali perubahan tersebut.
Perubahan bersifat universal (di mana saja, kapan saja, serta dihadapi oleh siapa
saja. Kekuatan-kekuatan yang memicuperubahan dapat bersifat eksternal seperti sistem
politik, ekonomi, teknologi, pasar dan yang lainnya, ataupun internal seperti visi, misi,
tujuan, kebijakan manajemen dan teknologi baru, serta sikap dan perilaku para pegawai.
Kekuatan baik elsternal dan internal tersebut sering saling berhubungan.
Reaksi menghadapi pembahan, berbeda-beda, dan seringmengundang pro dan
kontra yang bila tidak dikelola dengantepat akan dapat memicu konflik, yang ujung-
ujungnya dapat mempengaruhi efektifitas, efisiensi dan kesehatan organisasi.
Karena itu pemahaman mengenai proses perubahan, hal yang harus diperhatikan
dalam suatu proses hal perubahan.reaksi terhadap perubahan, dan cara memanajemen
reaksi tersebut secara efektif perlu dicermati, terutama oleh pimpinan puncak
organisasi. Kegamangan dalam mengantisipasi serta mengelola perubahan memiliki
implikasi manajerial yang cukup signifikan

B. Desakan untuk melakukan perubahan

Menurut Indriyo Gito Sudarmo dan Nyoman Sudita (1997)ada dua yaitu:
1. Dari dalam
a. Perubahan nilai kerja
b. Produk usang
c. Masalah proses organisasi
2. Dari luar
a. Persaingan
b. Perubahan permintaan konsumen
c. Ketersediaan sumber-sumber
d. Teknologi
e. Sosial politik.
Menurut Wilson (1994), Heifetz (1995) yang dikutip oleh Wustari Mangunjaya
dalam tulisannya "Memanajemeni Perubahan di Organisasi" dalam buku Pengembangan
Kualitas SDM dari Persfektif PIO tahun 2001, juga ada dua, yakni :
1. Dari dalam
a. Visi, misi dan filosofi baru.
b. Strategi baru.
c. Redifinisi core business.
d. Restrukturisasi dan reengineering organisasi.
 e. KondisiSDM.
f. Perubahan budaya organisasi.
2. Dari luar
a. Kondisi ekonomi
b. Nilai-nilai politik
c. Perubahan kondisi pasar
d. Teknologi baru
e. Peraturan baru
f. Standar dan kualitas baru.

C. Penolakan terhadap perubahan

1. Penolakan oleh individu karena:
a. ketakutan akan kehilangan, kegagalan, sesuatu yang tak diketahui.
b. ketidakmampuan beradaptasi.
c. ketidakpercayaan terhadap manajemen.
d. ancaman terhadap keterampilan dan kompetensi.
2. Penolakan organisasi, karena:
a. ancaman terhadap struktur kekuasaan.
b. keengganan merubah struktur yang sudah stabil. c. sub sistem/sistem hubungan.
c. biaya besar.

Reaksi dan perilaku penolakan menurut Maurer (1996)yang dikutip oleh Wustari
Mangunjaya (2001) dapat dibagi menjadi beberapa katagori sebagai berikut.
a. Tertutup, penolakan dilakukan secara tertutup ataumemang sengaja ditutupi
sehingga perubahan kurang mendapat dukungan.
b. Terbuka, mereka yang menolak erubahan mengekspresikan pandangannya secara
terbuka. Lebih mudah dipecahkan ketimbang yang tertutup.
c. Tidak disadari, penolakan ini terjadi biasanya karena informasi yang salah,
kurangnya pelatihan, atau rutinitas kerja yang telah tertanam dengan kuat.
d. Disadari, penolakan yang termotivasi secara sadar, karena pandangan mereka yang
negatif terhadap perubahan.
Bentuk-bentuk penolakan terhadap perubahan menurut Galpin (1996) yang dikutip
oleh Wustari Mangunjaya (2001)antara lain sebagai berikut.
a. Mempertanyakan teori, pendekatan, dan metode.
b. Menolak adanya masalah.
c. Secara terus menerus menanyakan detil dan keterangan.
d. Memberikan berbagi macam alasan penolakan.
e. Menyatakan bahwa waktu perubahan tidak tepat.
f. Menanyakan masalah praktis atau kelayakam dan rencana.
g. Menyatakan bahwa hal ini pernah dilakukan sebelumnya dan gagal.
 h. Menanyakan penelitian awal dan dalam skala yang besar.
i. Pasif, diam dan mengacuhkan rencana perubahan.
j. Berpura-pura tidak punya waktu, marah, kesal, dan mencari kambing hitam.

D. Mengatasi penolakan terhadap perubahan

Banyak penulis Perilaku Keorganisasian yang menawarkan strategi/metode yang
dapat digunakan dalam mengatasi penolakan terhadap perubahan, yang bila dipilah
adalah sebagai berikut.
a. Pendidikan dan Komunikasi
Jelaskan hakekat perubahan, mengapa perubahan perlu dilakukan, Jelaskan masalah
yang berkaitan dengan perubahan, berikan pemahaman yang logis dan rasional
mengenai perubahan. Dilakukan bila terjadi adanya kekurangan informasi dan
informasi yang akurat mengenai perubahan.
b. Keterlibatan dan Partisipasi
Libatkan bawahan dalam melakukan perubahan. Dilakukan bila pemilik gagasan
tidak memiliki semua informasi yang diperlukan untuk mendesain perubahan.
c. Dukungan
Bangkitkan dukungan, dengarkan kekhawatiran pekerja dan berikan respon untuk
menghilangkan kekhawatiran. Dilakukan bila orang-orang menentang adanya
penyesuaian permasalahan.
d. Insentif dan Negosiasi
Persetujuan dengan pekerja, menawarkan tambahaninsentif karena
persetujuannya/ dukungannya. Dilakukan bila seseorang/kelompok memiliki
kekuasaan yang kuat untuk menentang.
e. Manipulasi Pemilihan
Informasi dimanipulasi sehingga pekerja hanya menerima informasi yang dapat
mendorong penerimaa terhadap perubahan. Dilakukan bila tidak ada pilihan dalam
proses perubahan.
f. Paksaan
Memaksa pekerja untuk menerima perubahan dengan mengancamnya. Dilakukan
bila orang yang memiliki inisiatif mengadakan perubahan memiliki kekuasaan yang
besar.

E. Agen perubahan
Banyak pakar yang telah memberikan pengertian tentangagen perubahan
tersebut, tetapi bila diambil kesimpulannya bahwa agen perubahan tersebut "adalah
orang orang dapat berupa konsultan, manajer baru, manajer yang senior yang
mempunyai perspektif baru, mampu menciptakan efisiensi, efektivitas dan kesehatan
organisasi di dalam perubahan atau pengembangan organisasi" Atau "Orang-orang yang
membawa gagasan baru dan pendapat/solusi yang membantu anggota organisasi untuk
 menyelesaikan masalah yang dihadapi olch organisasi sehingga organisasi dapat
berubah menjadi efisien, efektif dan sehat". Peranan agen perubahan, antara lain:
a. Menyediakan bantuan teknis, spesialis dalam mengelola upaya perubahan. atau
nasehat
b. Mendiagnosa kebutuhan atau masalah perubahan.
c. Merencanakan dan memimpin kegiatan pelatihan.
d. Katalisator dalam menunjang perubahan internal.
e. Menyumbangkan pengetahuan demi mengelola pengembangan organisasi.

F. Jenis-jenis agen perubahan

a. Agen perubahan internal
Adalah staf ahli dari dalam organisasi sendiri yang secara khusus dilatih untuk
melakukan pengembanganorgamsasi.
Keunggulan agen perubahan internal:
1. Memahami organisasi secara mendalam
2. Dapat melakukan hubungan dan kepercayaan yang diperlukan dalam perubahan.
Kelemahannya: Sering dianggap sebagai agen yang hanya melihat permasalahan dari
sisi manajemen saja.
b. Agen perubahan eksternal
Adalah individu dari luar organisasi yang diminta atau ditugasi untuk
memberikan usulan tentang perubahan.
Keuntungan agen perubahan ekstemal:
1. Dapat memandang permasalahan lebih obyekfif.
2. Dapat membawa gagasan baru
3. Pekerja lebih terbuka mengemukakan permasalahan yang dihadapi oleh
organisasi.
4. Pekerja lebih percaya pada kemampuan orang luar dari pada orang dalam.
Kelemahannya:
1. Sulit menanamkan rasa kepercayaan
2. Kurang pemahamannya terhadap organisasi sehingga kurang mampu melihat
permasalahan secara proporsional
3. Cenderung memberikan rekomendasi pembahan yang drastis.

c. Agen perubahan ekstemal – internal

Adalah berusaha memadukan orang-orang dari dalam dan dari luar organisasi
dengan mengambil manfaat atau kelebihan dan mengurangi kelemahan dari agen
perubahan internal dan ekstemal.
Dengan memadukan antara orang luar yang umumnya memiliki keahlian,
pengalaman dan wawasan baru dengan orang dalam yang mengetahui organisasi
 dan permasalahannya secara mendalam sehingga perubahan yang
direkomendasikan cenderung dapat diterima semua pihak.Model yang digunakan
oleh agen perubahan untuk melaksanakan perubahan menurut Indriyo Gitosudarmo
dan Nyoman Sudita (1997) adalah sebagai berikut.
1. Model kesehatan (diagnosa masalah dan merekomendasi tindakan).
2. Model dokter-pasien (merekomendasi aktivitas untuk meningkatkan
prestasi).
3. Model rekayasa (agen perubahan mencetuskan ide baru untuk melakukan
perubahan misalnya merancang program imbalan baru).
4. Model proses (kerjasama antara manajemen dengan agen perubahan untuk
melakukan perubahan).
G. Proses Pengembangan Organisas
Nimran (1999) mengatakan pada dasarnya pengembangan organisasi adalah suatu
pendekatan situasional atau kontingensi untuk meningkatkan efektivitas organisasi.
Meskipun teknik yang digunakan berbeda-beda, prosesnya mencakup tahap - tahap
sebagai berikut.
1. Pengenalan masalah misalnya: konflik antar unit organisasiyang ada, semangat kerja
rendah, biaya operasional terusmeningkat.
2. Diagnosis organisasional: manajer puncak mengundang para ahli pengembangan
organisasi, lalu keduanya sepakat akan perlunya melakukan diagnosis
organisasional, yang diikuti dengan pengumpulan informasi oleh ahli pengembangan
organisasi (konsultan).
3. Pengembangan strategi perubahan, di mana konsultan mengemukakan hasil
temuannya dan menawarkan sejumlah alternatif, disertai dengan petunjuk untuk
kemudahan proses pengembangan.
4. Intervensi, merupakan langkah yang menyangkut suatu perubahan atas dasar
rekomendasi yang sebelumnya diperoleh melalui pengembangan strategi,
bentuknya berupa perubahan struktur organisasi, pembentukan tim yang bertugas
untuk mendorong semangat karyawan atau tim yang bertanggung jawab untuk
program penekanan biaya.
5. Pengukuran dan evaluasi, dilakukan setelah beberapa saat pengembangan
dilaksanakan misalnya catur wulan, semester atau setahun, tujuannya untuk
mengukur efektivitas upaya pengembangan yang telah dilaksanakan.

H. Asumsi dan Kepercayaan PO (Pengembangan Organisasi)

Penerapan pengembangan organisasi didasari oleh sejumlah asumsi dan
kepercayaan yang meliputi :
1. Asumsi tentang orang/individu
Berkaitan dengan kemampuan fisik dan intelektual orangdan individu dalam
penerapan pengembangan organisasi.
2. Asumsi kentang kelompok
 Berkaitan dengan kekuatan dan pengaruh kelompok terhadap penerapan
pengembangan organisasi.
3. Asumsi tentang organisasi
Berkaitan dengan kemampuan organisasi untuk menangani proses penerapan
pengembangan organisasi.
4. Asumsi sarana dan prasarana
Berkaitan dengan fasilitas dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung
pelaksanaan pengembangan organisasi.
5. Asumsi pasar/konsumen
Berkaitan dengan pasar/konsumen yang akanmenggunakan produk/jasa yang
dihasilkan dari proses penerapan pengembangan organisasi.

I. Merancang Pengembangan Organisasil Merancang Teknik Intervensi

Dari berbagai buku perilaku keorganisasian yang ada, banyak yang telah
menyinggung tentang siapa yang menjaditarget serta metode/teknik intervensi apa
yang ditawarkan dalam pengembangan tersebut. Intervensi adalah langkah khusus yang
diambil dalam rnenjawab permasalahan yang telah diidentifikasi sebelumnya melalui
kegiatan diagnosa.
Indriyo Gitosudarmo dan Nyoman Sudita (1997) mengatakan bahwa target
pengembangan organisasi meliputi sebagai berikut.
1. Hubungan antar pribadi
2. Proses kelompok
3. Proses antar kelompok
4. Keseluruhan organisasi
Pengembangan organisasi melalui hubungan antar pribadi.
Teknik yang digunakan:
a. Bimbingan dan konseling, dilakukan oleh konsultan dariluar yang sudah terlatih.
b. Pelatihan kepekaan (sensifivity training)
Bertujuan untuk membantu orang-orang dalam mempelajari cara meningkatkan
hubungan antar pribadi. Difokuskan pada emosi bukan konseptual. Dilakukan
melalui training group, bertempat di luar tempat pekerjaan. Pengembangan
organisasi melalui proses kelompok/ antarkelompok.
Teknik yang dipakai antara lain:
a. Pertemuan kelompok diagnostik, yang diikuti oleh hanya unit kerja tertentu,
antara atasan dengan bawahan. Bisa juga mengundang konsultan luar.
Pertemuan menganalisis permasalahan kelompok, dan merankingnya, dan
secara bersama menemukan solusi.
b. Pertemuan tim membangun (Tim Building)
 Bertujuan untuk membangun fungsi tim agar lebih baik.Dilakukan di luar tempat
kerja dalam beberapa hari.Dengan bantuan konsultan luar, mengidentifikasi
masalah mencari solusi/ alternatif pemecahan. Semua anggota
mestiberpartisipasi aktif. Keputusan diambil secara konsensus bukan voting.
c. Teknik analisis peran.
Ditentukan kebutuhan peran yang akan dimainkanterlebih dahulu. Teknik ini
meliputi dua tahap. Tahappertama, menentukan peran yang akan dimainkan,
namanya, mengapa peran itu ada, bagaimana peran itu ditempatkan dalam
mencapai tujuan organisasi. Tahap kedua penjelasan dan harapan pemegang
jabatan terhadap yang lain. Kedua tahap tersebut biasanya ditulis di papan tulis
dan kemudian didiskusikan, sampai kelompok dan pemegang jabatan
menerimanya.
Pengembangan organisasi secara keseluruhan.
Ada tiga cara yang cukup dikenal secara luas, yakni
a. Survei umpan balik
Memakai kuesioner, dilengkapi clengan observasi danwawancara. Data yang
diperoleh dipakai untuk menganalisis masalah dan pengembangan rencana-
rencana kegiatan tertentu untuk memecahkan berbagai masalah organisasi
yang ada.
b. Sistem Empat Likert, mirip dengan survei umpan balik. Para anggota diminta
untuk menjelaskan gaya kepemimpinan melalui kuesioner. Hasilnya
disampaikan kepada setiap orang dalam organisasi, terutama kepada para
manajer, karena terkait dengan gaya kepemimpinan
c. Perubahan struktur
Meliputi mengubah rentang kendali, dasar departementasi, sistem
wewenang, atau kebijakan organisasi. Biasanya perubahan yang dibawa
adalah bersifat permanen baik kepada perilaku individu dan fungsi
organisasi. Perubahan struktur dapat dilakukan secara sepihak oleh
manajemen puncak.