Tahapan dalam Manajemen Perubahan

Implementasi manajemen perubahan dalam organisasi melibatkan serangkaian tahapan.

Pada awalnya, organisasi harus mampu mengidentifikasi perubahan yang terjadi, setelah itu
membuat perencanaan strategis dalam mengahadapi perubahan yang selanjutnya dari
perencanaan strategis yang ada diimplementasikan oleh organisasi. Setelah itu, organisasi harus
melakukan evaluasi dari strategi yang telah diimplementasikan dan melakukan perbaikan untuk
menjalankan langkah selanjutnya, adapun sebagai berikut:

a) Indentifikasi Perubahan
Organisasi harus mampu mengindentifikasi berbagai faktor yang menyebabkan pentingnya
melakukan perubahan, baik faktor internal maupun faktor eksternal.
b) Perencanaan Stratejik dalam Menghadapi Perubahan
Organisasi membutuhkan strategi dalam mewujudkan tujuannya. Adanya strategi sangat penting
karena semakin pesatnya kemajuan teknologi informasi serta tingginya persaingan dan ancaman
baik dari internal maupun eksternal organisasi. Adanya persaingan menuntut organisasi untuk
memiliki strategi yang tepat dan dapat diandalkan untuk mengatasi ancaman yang ada. Ancaman
yang ada tersebut dapat beruppa sumber daya organisasi yang semakin terbatas, ketidakpastian
dari daya saing yang dimiliki organisasi, keputusan-keputusan yang dibuat, dan tidak adanya
kepastian mengenai pengendalian inisiatif.
Analisis SWOT cocok digunakan untuk menganalisis strategi perubahan.
Adapun unsur dari analisis ini diantaranya:
 Kekuatan (Strengths)
Sumber daya atau kapabilitas yang dikendalikan atau tersedia bagi suatu organisasi membuat
organisasi lebih unggul dibandingkan pesaingnya dalam memenuhi kebutuhan pelanggan yang
dilayaninya.
 Kelemahan (Weakness)
Keterbatasan atau kekurangan dalam satu atau lebih sumber daya atau kapabilitas suatu organisasi
terhadap pesaingnya menjadi hambatan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan secara efektif.
 Peluang (Opportunities)
Situasi utama yang menguntungkan dalam lingkungan organisasi.
 Ancaman (Threats)
Ini adalah situasi utama yang tidak menguntungkan dalam lingkungan organisasi.

Analisis SWOT dapat digunakan untuk memetakan keunggulan yang dimiliki dengan
kelemahan yang ada untuk mengetahui apa yang menjadi peluang dan ancaman yang berasal dari
lingkungan sekitar organisasi, baik dari lingkungan eksternal maupun internal organisasi. Dengan
 begitu akan lebih mudah untuk melakukan suatu perumusan strategi yang sesuai dengan kebutuhan
organisasi.

c) Implementasi Strategi Perubahan

d) Evaluasi dan Umpan Balik Strategi Perubahan
Suatu evaluasi dan umpan balik strategi perubahan sangat penting untuk dianalisis agar
bisa diketahui sejauh mana pencapaian visi dan misi atau tujuan dari sebuah organisasi.
Evaluasi adalah tindakan akhir dari sebuah strategi, tetapi evaluasi adalah tahap awal dari
strategi selanjutnya. Dengan menganalisis kesesuaian antara penyebab perubahan, strategi
perubahan, dan implementasi perubahan maka dapat disimpulkan dalam sebuauh evaluasi
dapat menyangkut hal hal berikut:
 Tujuan dan sasaran perubahan
Tujuan adalah keinginan yang ingin dicapat dalam jangka waktu yang akan datang dan
relatif panjang serta tidak terbatas waktu. Sedangkan sasaran lebih menekankan pada
kegiatan untuk untuk mencapai tujuan dalam jangka waktu yang relatif singkat dan dapat
diukur atau dihitung.
 Lingkungan organisasi
Organisasi pasti berinteraksi dengan lingkungan di sekitarnya dan menjadikan tidak dapat
tertutup dari lingkungan strategisnya sehingga penyesuaian perlu dilakukan.
 Kemampuan internal
Berupa kekuatan dan kelemahan yang dimiliki organisasi untuk menghadapi lingkungan
strategisnya.
 Kompetisi
Evaluasi berkenaan dengan situasi kompetisi yang terjadi dalam lingkungan strategis
organisasi.

Penolakan Individu Terhadap Perubahan

Persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan menyebabkan individu punya potensi
besar dalam melakukan penolakan. Beberapa faktor yang terkait dengan penolakan individu
terhadap perubahan dijelaskan debagai berikut:

a) Kebiasaan
Kebiasaan adalah pola tingkah laku yang ditampilkan secara berulang ulang dalam periode
yang lama. Kebiasaan pada umumnya berhubungan dengan rasa nyaman dan kesenangan tertentu.
Misalnya, seorang pegawai terbiasa datang ke kantor pagi hari secara berulang dalam periode atau
jangka waktu yang lama maka hal tersebut menjadi kebiasaan.
 b) Rasa Aman dan Nyaman
Jika kondisi saat ini sudah memberikan rasa aman dan nyaman maka kebutuhan terhadap rasa
aman tersebut akan relatif tinggi dan berlangsung dalam periode yang lama sehingga potensi
penolakan atas perubahan menjadi besar.
c) Ekonomi
Alasan ekonomi sering kali menjadi isu dalam penolakan perubahan. Banyak orang tidak mau
berubah karena perubahan tersebut mengamcam pendapatan seseorang.
d) Takut Akan Sesuatu Yang Tidak Diketahui
Sebagian besar perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. Oleh karena itu muncul ketidak
pastian dan keraguraguan. Kalau kondisi sekarang sudah pasti dan kondisi nanti setelah perubahan
belum pasti, maka orang akan cenderung memilih kondisi sekarang dan menolak perubahan.
e) Persepsi
Persepsi cara pandang individu terhadap dunia sekitarnya. Cara pandang ini mempengaruhi
sikap. Pada awalnya program keluarga berencana banyak ditolak oleh masyarakat, karena banyak
yang memandang program ini bertentangan dengan ajaran agama, sehingga menimbulkan sikap
negatif.

Penolakan Organisasi Terhadap Perubahan

Terdapat enam sumber penolakan atas perubahan.

a) Inersia Struktural
Artinya penolakan yang terstrukur. Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan main,
uraian tugas, disiplin, dan lain sebagainya menghasilkan stabilitas. Jika perubahan dilakukan, maka
besar kemungkinan stabilitas terganggu.
b) Fokus perubahan berdampak luas
Perubahan dalam organisasi tidak terjadi jika difokuskan pada satu bagian saja karena
organisasi adalah suatu sistem. Jika satu bagian diubah maka bagian lain pun akan terpengaruh. Jika
manajemen mengubah proses kerja dengan teknoligi baru tanpa mengubah struktur organisasinya
maka perubahan akan sulit berlangsung dengan lancar.
c) Tim kerja
Perubahan individu juga sering mendapatkan tantangan dari tim kerja yang sudah mapan.
Walau ketika individu mau mengubah perilakunya, norma kelompok punya potensi untuk
menghalanginya. Sebagai anggota serikat pekerja, walau sebagai pribadi kita setuju atas suatu
perubahan, namun jika perubahan itu tidak sesuai dengan norma serikat kerja, maka dukungan
individual menjadi lemah.
 d) Ancaman terhadap keahlian
Perubahan dalam pola organisasional bisa mengancam keahlian kelompok kerja tertentu.
Misalnya, penggunaan computer untuk merancang suatu desain akan mengancam kedudukan
desainer gambar manual sehingga perubahan mendapatkan resistensi yang kuat.
e) Ancaman terhadap kekuasaan
Perubahan terkadang mengancam kekuasaan yang telah ada sehingga orang orang yang
memiliki kekuasaan cenderung menolak dengan memanfaatkan struktur organisasional yang ada.
f) Ancaman Terhadap Alokasi Sumberdaya
Kelompok-kelompok dalam organisasi yang mengendalikan sumber daya dengan jumlah relatif
besar sering melihat perubahan organisasi sebagai ancaman bagi mereka. Apakah perubahan akan
mengurangi anggaran atau pegawai kelompok kerjanya?

Solusi Atas Penolakan Terhadap Perubahan

a) Pendidikan dan Komunikasi

Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan
kepada semua pihak. Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan,
presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya. Pada tahap perencanaan pengembangan perlu dilakukan
komunikasi dan sosialisasi terhadap semua pihak yang terkait rencana, manfaat dan konsekuensi
lainnya yang akan muncul dari penerapan e-government. Pendidikan dan pelatihan untuk
meningkatkan kemampuan pegawai juga perlu dilakukan untuk lebih menyiapkan sumberdaya yang
terkait, sehingga pelaksanaan bisa terkendala dengan kemampuan teknis pegawai.
b) Partisipasi
Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Biarkan anggota organisasi yang mengambil
keputusan. Usulan-usulan dan ide-ide perlu diakomodasi dalam perancangan pengembangan sistem
baru, termasuk e-government. Apabila gagasan perubahan datang dari orang lain, pimpinan sekalipun,
pihak penerima akan menjadi pasif, dan merasa tak tertarik. Pemimpin yang bijak akan memberi jalan
agar para pengikutnya dapat secara aktif memberi kontribusi, mengajukan gagasan-gagasan
perubahan. Kalau gagasangagasan itu datang dari mereka, maka hampir dapat dipastikan mereka akan
lebih bersemangat. e-government bukanlah sesuatu yang kaku walaupun sifatnya merupakan
teknologi tinggi. Selama mampu menawarkan manfaat e-government dengan baik, masih terbuka
ruang – ruang untuk memodifikasi applikasi sehingga sesuai dengan aspirasi yang diajukan.
c) Memberikan kemudahan dan dukungan
Jika pegawai takut atau cemas, lakukan konsultasi atau bahkan terapi. Beri pelatihan-pelatihan.
Memang memakan waktu, namun akan mengurangi tingkat penolakan.
d) Negosiasi
Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang menentang
perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yang menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil.
Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka
e) Manipulasi dan kooptasi
Manipulasi adalah menutupi kondisi yang sesungguhnya. Misalnya, memelintir fakta agar
tampak lebih menarik, tidak mengutarakan hal yang negative, sebarkan rumor, dan lain sebagainya.
Kooptasi dilakukan dengan memberikan kedudukan penting kepada pemimpin sebagai penentang
perubahan dalam mengambil keputusan.
f) Paksaan
Taktik terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan hukuman bagi siapapun yang
menentang untuk dilakukannya perubahan.

Selain itu, terdapat juga model yang disebut dengan AKDAR. AKDAR adalah model yang dapat
memberdayakan seseorang agar memiliki keinginan untuk berubah. AKDAR berupa rencana yang
efektif bagi suatu organisasi dalam melakukan perubahan. AKDAR berupa rencana yang efektif bagi
suatu organisasi dalam melakukan perubahan. AKDAR model terdiri dari 5 tahap sebagai berikut;

 Kesadaran (Awareness)
Membuat catatan tentang alasan yang kita percaya bahwa perubahan itu perlu. Review alasan ini dan
nilai derajat dari orang-orang yang mencoba untuk berubah dan sadar bahwa perubahan itu perlu.
 Keinginan (Desire)
Mempertimbangkan faktor-faktor yang memotivasi, termasuk orang-orang yang berkeyakinan dalam
faktor ini dan mengasosiasi akibat atau konsekuensinya.
 Pengetahuan (Knowledge)
Catat skills atau pengetahuan tentang keperluan untuk mendukung perubahan, termasuk jika orang-
orang telah menggambarkan perubahan yang ingin dicapai. melakukan pelatihan kepada pegawai
adalah hal yang harus dilakukan.
 Kemampuan (Ability)
Mempertimbangkan pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki. Kemampuan untuk menerima
pengetahuan yang baru. Tahap ini juga akan memberikan pelatihan pegawai.
 Penguasaan (Reinforcement)
Tahap satu sampai empat dilakukan secara berkelanjutan.