PENGELOLAAN PERUBAHAN ORGANISASI

A. PERUBAHAN ORGANISASI
Perubahan organisasi (Organization Change) merupakan modifikasi substantive pada beberapa
bagian organisasi. Oleh karena itu, perubahan dapat melibatkan hampir semua aspek dari suatu
organisasi seperti jadwal pekerjaan, dasar untuk departementalisasi, rentang manajemen, mesinmesin, rancangan organisasi, orang-orang di dalam organisasi itu sendiri, dan lain sebagainya.
Setiap perubahan yang terjadi dalam organisasi memiliki dampak yang besar bagi organisasi itu
sendiri. Dan tentunya perubahan itu diharapkan mampu memberi dampak positif yang membuat
organisasi bisa berjalan secara efektif dan efisien.
1. Dorongan Untuk Berubah
Adanya permasalahan yang terjadi dalam sebuah organisasi menuntut sebuah perusahaan untuk
berubah agar kegagalan yang dihadapi dapat di antisipasi, dorongan untuk berubah di pengaruhi
oleh 2 faktor, yaitu faktor eksternal organisasi dan faktor internal organisasi.

Dorongan eksternal
Dorongan eksternal adalah dorongan untuk berubah yang berasal dari lingkungan umum
seperti pertukaran mata uang, tingkat bunga international, inflasi, pesaing, pemasok, dan
peraturan pemerintah.

Dorongan internal
Dorongan internal adalah dorongan untuk berubah yang berasal dari dalam organisasi itu
sendiri, misalnya dari tenaga kerja.

2. Perubahan Terencana Versus Perubahan Reaktif

Perubahan terencana (Planned Change) adalah perubahan yang dirancang secara berurutan dan
tepat waktu sebagai antisipasi dari peristiwa di masa mendatang.

Perubahan reaktif (Reactive Change) adalah perubahan atau respons bertahap terhadap peristiwa
ketika muncul. Perubahan reaktif dilakukan dengan cepat sehingga potensi untuk perubahan
yang disusun dan dilaksanakan bisa mengakibatkan kebobrokan organisasi meningkat. Itu
sebabnya perubahan terencana lebih dominan dalam proses perubahan daripada perubahan
reaktif.
B. MENGELOLA PERUBAHAN DALAM ORGANISASI
Perubahan organisasi merupakan suatu fenomena yang kompleks, sehingga seorang manajer
tidak bisa melakukan suatu perubahan terencana secara langsung namun perlu perubahan secara
sistematis dan logis agar memiliki suatu kesempatan realistic untuk berhasil. Untuk
mengimplementasikan perencanaan untuk perubahan, manajer perlu memahami langkah-langkah
yang efektif dan bagaimana mengatasi penolakan karyawan terhadap perubahan-perubahan yang
efektif dan bagaimana mengatasi penolakan karyawan terhadap perubahan.
1. Langkah-langkah dalam Proses Perubahan
Langkah-langkah dalam proses perubahan menurut Kurt Lwein yang kemudian disebut model
Lewin adalah :
a. Unfreezing, yaitu proses penjelasan perubahan kepada individu yang akan terpengaruh
oleh perubahan agar dapat memahami mengapa perubahan itu diberlakukan.
b. The Change it Self, yaitu perubahan itu sendiri, yang dimplementasikan / dihilangkan.
c. Refresing, yaitu proses penekanan dan mendukung perubahan sehingga ia menjadi bagian
dari sistem..
Selain model Lewin, ada juga langkah lain seperti pendekatan komprehensif terhadap perubahan.
Pendekatan ini memerlukan pandangan sistwm yang memaparkan serangkaian langkah-langkah
spesifik yang sering menyebabkan keberhasilan suatu perubahan. Langkah-langkah tersebut
dapat dilihat pada bagan dibawah ini :
a. Perubahanyangdirencanakan

Perubahanyangdirencanakanadalahperubahanperubahanyangdiperkirakanatauyang
telahdirencanakanterlebihdahuluolehpihakpihakyanghendakmengadakanperubahan
didalammasyarakat.Pihakpihakyangmenghendakisuatuperubahandinamakanagent
of change, yaitu seseorang atau sekelompok orang yang mendapat kepercayaan dari
masyarakat sebagaipemimpinsatu atau lebih lembagalembagakemasyarakatan. Oleh
karena itu, suatu perubahan yang direncanakan selalu di bawahpengendaliandan
[[pengawasanagentofchange.Secaraumum,perubahanberencanadapatjugadisebut
perubahan dikehendaki. Misalnya, untuk mengurangi angka kematian anakanak
akibatpolio, pemerintah mengadakan gerakan Pekan Imunisasi Nasional (PIN) atau
untuk mengurangi pertumbuhan jumlah penduduk pemerintah mengadakan program
KeluargaBerencana(KB).
b. PerubahanyangStruktural
Salahsatucaramembentukstrukturorganisasiadalahdenganmembuatdisainorganisasi
(organizationdesign).Disainorganisasisendirimerupakanpembentukanperan(roles),
aktifitaspengolahan(process),danbentukhubunganformal(formalrelationship)dalam
suatu organisasi. Didalamnya, ada pengembangan struktur keseluruhan di dalam
organisasibaikunitmaupunsubsubunitnya,sertadefinisiperandanprosesyanglebih
detildalamunitmaupunsubunittersebut.
Didalampembentukanstrukturorganisasiitusendiri,adabeberapaprinsipdasaryang
harusdimilikiolehstrukturorganisasitersebut,diantaranya:

Strukturorganisasimemberiprioritaspadapelanggankunci(keycustomerpriorities)
Strukturtersebutmampumengurangidanmenghilangkanduplikasiorganisasi
Strukturmenyederhanakanlapisanmanajemendidalamorganisasi.
Struktur organisasi dapat meningkatkan saluran komunikasi (channel of

communication)didalamorganisasi.
Struktur organisasi tersebut memberikan peran, tanggungjawab yang jelas serta
memilikiakuntabilitas.

Dalamkerangkakonsepstrukturorganisasibanyakdipengaruhiolehfaktorinternaldan
eksternal.
Faktorinternalyangmempengaruhiantaralain:
VisidanMisiorganisasi

StrategiOrganisasi
Modelkepemimpinan(leadershipmodel)
Kebijakanmaupunprosedur

Budayaorganisasi

Faktoreksternalyangmempengaruhidisainstrukturorganisasiantaralain:
Pelanggan
Supplier
Pemerintah
Aturanformal,hukumdanperundangan
TeknologiManajemen,dan
Stakeholderlainnya(masyarakat,komunitasdll).
Kesemuafaktortersebutsangatmempengaruhiprosesdesainorganisasi.Tentunyadisain
organisasi yang baik akan mempertimbangkan semua faktor tersebut sampai
terbentuknyastrukturorganisasiyangefektifdanefisien.
2. Memahami Penolakan akan Perubahan
Elemen lain dari manajemen perubahan yang efektif adalah memahami penolakan yang
seringkali mengikut perubahan. Manajer harus tahu mengapa orang menolak perubahan dan apa
yang bisa mereka lakukan terhadap penolakan. Penolakan sering terjadi karena ketidak pastian,
kepentingan pribadi yang terencana, perbedaan persepsi dan rasa kehilangan.
a. Ketidakpastian

Seorang karyawan mengadakan penolakan terhadap perubahan karena ketidak pastian.

Dalam hal ini, akan muncul kekhawatiran mengenai kemampuan mereka untuk memenuhi
tuntutan pekerjaan baru serta keamanan pekerjaan yang akan terancam.
b. Kepentingan pribadi yang terancam
Banyak perubahan yang mengganggu kepentingan pribadi dalam suatu organisasi, sehingga
secara potensial bisa mengurangi kekuasaan atau pengaruh mereka dalam organisasi.
c. Perbedaan persepsi
Persepsi yang berbeda mengakibatkan seseorang bisa menolak perubahan bahkan tak jarang
perbedaan persepsi ini mengakibatkan kerjasama antara manajer dan karyawan bisa
kompleks.
d. Rasa kehilangan
Rasa kehilangan terhadap sesuatu yang dimiliki bisa membuat seseorang menolak perubahan
yang terjadi. Sebagai contoh dalam sebuah organisasi akan terjadi perubahan, tapi perubahan
itu bisa membuat dia kehilangan kekuasaan, status, dan keamanan kerja sehingga
kemungkinan untuk menolak perubahan itu terjadi.
3. Mengatasi Penolakan Terhadap Perubahan
Seorang manajer seharusnya tidak menyerah dalam menghadapi penolakan terhadap perubahan,
tetapi melakukan teknik, antara lain :
a. Partisipasi
Partisipasi merupakan teknik yang paling efektif untuk mengatasi penolakan terhadap
perubahan. Karyawan yang berpartisipasi dalam perencanaan dan berpartisipasi dalam
menerapkan suatu perubahan lebih dapat memahami alasan dari perubahan tersebut. Masalah
ketidak pastian dapat dikurangi dari kepentingan pribadi dan hubungan sosial lebih tidak
terancam.

b. Pendidikan dan komunikasi

Mendidik karyawan mengenai kebutuhan akan perubahan dan hasil yang diharapkan dari
suatu perubahan yang tertunda seharusnya mengurangi penolakan mereka. Komunikasi yang
terbuka juga diharapkan mampu mengurangi penolakan selama proses perubahan serta
ketidak pastian dapat diminimalkan.
c. Fasilitas
Prosedur fasilitas juga sangat penting saat membuat sebuah perubahan. Ketika
mengumumkan sebuah perubahan di muka umum dan memberikan waktu bagi orang untuk
melakukan penyesuaian terhadap cara baru dalam melakukan berbagai hal bisa membantu
mengurangi penolakan terhadap perubahan.
d. Analisis Bidang Kekuatan
Walaupun analisis bidang kekuatan mungkin terdengar seperti sesuatu yang berasal dari
sebuah film star trek, namun analisis ini juga dapat membantu mengatasi penolakan terhadap
perubahan. Dalam setiap situasi perubahan, berbagai kekuatan bertindak mendukung dan
menolak perubahan. Oleh sebab itu, manajer mulai mengumpulkan setiap rangkaian kekuatan
dan berusaha untuk mempengaruhi keseimbangan agar kekuatan yang memfasilitasi
perubahan lebih besar dari pada kekuatan yang menolak perubahan.
C. BIDANG-BIDANG PERUBAHAN ORGANISASI
Bidang-bidang perubahan dalam masing-masing kategori dapat dilihat pada tabel di bawah ini :
Struktur dan Rancangan
Organisasi

Rancangan pekerjaan

Teknologi dan Operasi

Teknologi

Departementalisasi

Orang

Kemampuan dan
keterampilan

Peralatan

Hubungan pelaporan

Proses pekerjaan

Kinerja

Distribusi otoritas

Urutan pekerjaan

Persepsi

Mekanisme koordinasi

Sistem pengendalian

Ekspektasi

Struktur lini-staf

Sikap

Rancangan keseluruhan

Nilai

Budaya
Manajemen SDM

Secara umum, sebagian besar campur tangan perubahan dilakukan dengan cara:
1.

Mengubah struktur dan rancangan

2.

Mengubah teknologi dan operasi

3.

Mengubah orang

4.

Merekayasa ulang dalam organisasi