Manajemen Perubahan
Dosen: Didih Setiabudi,SH,M.Si
Disusun oleh:
A. Latar Belakang
Perubahan pada hakekatnya merupakan upaya pergeseran dari kondisi status quo ke
kondisi yang baru. Perubahan ini untuk sebagian orang yang sedang mendapatkan
manfaat dari kekuasaan dirasakan akan mengandung resiko, sehinggah cenderung
adanya resistensi atau penolakan. Demikian halnya dengan pada tingkat organisasional
akan terjadi halnya dengan penolakan.
Perubahan adalah merupakan suatu fenomena yang harus di hadapi, namun tidak
semua orang bersedia menerima kenyataan adanya perubahan, sehinggah bersifat
resisten, menolak perubahan. Untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan terlebih
dahulu harus di kenali siapa yang menunjukkan sikap resisten. Perlu adanya
komunikasi terlebih dahulu harus di kenali siapa yang menunjukkan sikap resisten.
Perlu adanya komunikasi dua arah agar bawahan dapat memahami manfaat dari
perubahan dan atasan tahu apa yang di harapkan bawahan.
Resistensi terhadap perubahan bukan merupakkan masalah tetapi hanyalah suatu
petunjuk adanya ketidakberesan dalam pelaksanaan perubahan. Oleh karna itu,
diperlukan suatu pemahaman yang jelas tentang reesistensi terhadap perubahan agar
manajemen perubahan dapat dilaksanakann dengan efektif.
B. Rumusan Masalah
1. BAGAIMANA CARA MENGIDENTIFIKASI MASALAH?
2. Apa tujuan dari resistensi?
3. Bagaimana bentuk dan sasaran perubahan?
BAB II
LANDASAN TEORI
LANDASANA TEORI
Perubahan merupakan suatu hal yang pasti (terjadi,dan akan terjadi), hal mana sudah
diketahui oleh manusia sejak zaman dahulu, yang diungkapkan mereka oleh kata-kata
“panta re” (bahasa Belanda:alles verandert- bahasa Inggris everything changes).
Dengan demikiaan berarti bahwa manusia perlu senantiasa “berubah” sesuai dengan
tuntutan perubahan iu sendiri. Perubahan yang dimaksud meliputi misalnya perubahan
dalam perilaku, perubahan dalam sistem nilai dan penilaian, perubahan dalam metode,
dan cara-cara bekerja, perubahan dalam peralatan yang digunakan, perubahan dalam
cara berpikir, dan perubahan dalam hal bersikap
1. Pengertian Perubahan
ada hakikatnya, kehidupan manusia dan organisasi selalu bergerak dan diliputi oleh
perubahan secara berkelanjutan. Perubahan terjadi karena lingkungan internal dan
eksternal. Perubahan berarti bahwa kita harus mengubah dalam cara mengerjakan atau
berpikir tentang sesuatu. Perubahan tersebut dapat terjadi pada struktur organisasi,
proses mekanisme kerja, SDM, dan budaya.
Untuk lebih memahami makna perubahan, terdapat beberapa karakteristik perubahan
(Kasali, 2006), yaitu :
a. Bersifat misterius karena tidak mudah dipegang
b. Memerlukan tokoh terkenal dalam melakukan perubahan
c. Tidak semua orang bisa diajak melihat perubahan
d. Perubahan terjadi setiap saat secara kontinu
e. Ada sisi lembut dan sisi keras dalam perubahan
f. Membutuhkan waktu, biaya, dan kekuatan
g. Dibutuhkan upaya khusus untuk menyentuh nilai dasar/budaya korporat
h. Banyak diwarnai mitos
i. Perubahan menimbulkan ekspektasi yang dapat menimbulkan getaran emosi dan
harapan
j. Perubahan selalu menakutkan yang menimbulkan kepanikan
2. Tujuan Perubahan
Tujuan perubahan disatu sisi untuk memperbaiki kemampuan organisasi dalam
menyesuaikan didi dengan perubahan lingkungan dan disisi lain, mengupayakan
perubahan perilaku karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya. Perubahan harus
dilakukan secara hati-hati dengan mempertimbangkan berbagai hal agar manfaat yang
ditimbulkan oleh perubahan harus lebih besar daripada beban kerugian yang harus
ditanggung.
3. Sasaran Perubahan
a. Struktur organisasi
b. Teknologi
c. Pengaturan tata letak fisik ruang kerja
d. Sumber daya manusia
e. Proses
f. Budaya organisasi
A. PERKEMBANGAN PERUBAHAN
Perkembangan perubahan organisasional menurut Corner (1992) diklasifikasikan
dalam tiga kelompok berdasarkan tahapan proses perkembangannya, yaitu sebagai
berikut.
1. Introduksi teknologi baru
Pada awalnya, perubahan ditunjukkan dengan adanya introduksi teknlogi baru pada
sekitar tahun 1980. Perkembangan teknologi dilakukan terus menerus untuk
meningkatkan efisiensi dan dalam banyak hal telah berhasil mengembangkan
perusahaan.
2. Total quality management (TQM)
TQM dikembangkan antara lain oleh Edward Deming, yang merupakan usaha dalam
keseluruhan organisasi untuk memperbaiki kualitas produk, proses, SDM, dan
lingkungan secara kontinu melalui perubahan struktur, sistem, praktik, dan sikap untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan daya saing perusahaan. TQM
merupakan keberhasilan perusahaan-perusahaan jepang, tetapi pada perusahaan
barat tidak menunjukkan keberlanjutan.
3. Business Process Reengineering (BPR)
BPR merupakan bagian dari TQM yang menjalankan perubahan secara radikal,
dramatis, dan fundamental. Tujuan BPR adalah untuk perbaikan kinerja organisasi
melalui efisiensi dan efektivitas proses bisnis yang mencakup biaya ,
mutu, delivery, service, dan speed.
2. Tipologi perubahan
Kritner dan Kinicki (2001) mengelompokkan perubahan ke dalam tiga tipologi,
yaitu.
1) Adaptive change merupakan perubahan yang paling rendah tingkat
kompleksitasnya dan ketidakpastiannya.
2) Innovative change memperkenalkan praktik baru dalam organisasi. Perubahan ini
berada di tengah kontinum diukur dari kompleksitas, biaya dan ketidakpastiannya.
3) Radically innovative change merupakan jenis perubahan yang paling sulit
dilaksanakan, cenderung paling menakutkan bagi manajer untuk melaksanakan, karena
memberikan dampak kuat pada keamanan kerja karyawan.
2. Kegagalan Perubahan
Menurut Hussey (2000), ada sepuluh penyebab kegagalan dalam melaksnakan
perubahan, yaitu sebagai berikut.
a. Implementasi memerlukan waktu lebih lama daripada yang direncanakan
b. Kebanyakan masalahnya tidak diidentifikasi sebelumnya
c. Aktivitas dalam implementasi tidak cukup koordinasi
d. Aktivitas dan krisis bersaing memecahkan perhatian, sehingga keputusan tidak
dilakukan
e. Manajer kekurangan kapabilitas yang diperlukan untuk melakukan perubahan
f. Pelatihan dan instruksi yang diberikan kepada bawahan tidak cukup
g. Factor eksternal yang tidak terkendali berdampak pada implementasi
h. Manajer departemen tidak cukup memberikan kepemimpinan dan arahan
i. Tugas pokok implementasi tidak didefinisikan secara rinci
j. Sistem informasi yang tersedia tidak cukup untuk memonitor implementasi
D. Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan adalah suatu proses sistematis dalam menerapkan
pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan untuk mempengaruhi
perubahan pada orang yang terkena dampak dari proses tersebut. Manajemen
perubahan ditujukan untuk memberikan solusi bisnis yang diperlukan secara sukses
dengan cara yang terorganisir dan metode, melalui pengelolaan dampak perubahan
pada orang yang terlibat. Pendekatan dalam manajemen perubahan adalah sebagai
berikut.
a. Mengidentifikasikan objek yang terkena dampak perubahan yang mungkin
menolak perubahan
b. Menelusuri sumber, tipe dan tingkat resistensi perubahan yang mungkin
ditemukan
c. Mendesain strategi yang efektif untuk mengurangi resistensi tersebut
3. Peran dan Tanggung Jawab Perubahan
Menurut Potts dan LaMarsh (2004), peran utama dalam menjalankan perubahan adalah
sebagai berikut.
a. Change advocates yaitu orang yang mempunyai gagasan tetapi tidak mempunyai
wewenang untuk melaksanakan.
b. Sponsor, biasanya adalah direktur atau manajer senior yang sibuk dengan
pekerjaan, tetapi bertanggung jawab dalam menjalankan peran aktif dalam proses
perubahan.
c. Change agents, yaitu yang merencanakan dan mengimplementasikan perubahan
atas namanya sendiri.
d. Targets, yaitu seseorang yang terkena dampak perubahan. Target termasuk
orang diluar organisasi seperti pelanggan atau pemasok.
e. Stakeholders, yaitu semua orang yang terlibat dalam perubahan, termasuk
semua sponsor, agen perubahan dan target.
4. Komitmen Perubahan
a. Persiapan
Fase ini melakukan komitmen terdiri dari contact dan awareness. Usaha melakukan
kontak dalam bentuk rapat, pidato atau memo untuk mendapatkan kepedulian. Hasil
yang mungkin diperoleh dari kepedulian bisa pemahaman atau kebingungan.
b. Penerimaan
Penerimaan terdiri atas tahapan pemahaman dan persepsi. Hasil dari pemahaman bisa
persepsi positif atau negatif. Persepsi positif akan mendukung memulai perubahan.
c. Janji (commitment)
Fase ini terdiri dari installation, adoption, institutionalization, dan internalization.
Installation merupakan kesempatan pertama dimana tindakan komitmen timbul. Ada 2
kemungkinan hasil dari installation stage, yaitu perubahan digugurkan setelah
implementasi awal atau diadopsi untuk pengujian jangka panjang. Adopsi fokus pada
kepentingan dengan masalah mendalam dan jangka panjang. Tingkat komitmen
dipertimbangkan untuk mencapai tahap adopsi, tetapi proyek perubahan pada tahap ini
tetap dievaluasi, dengan opsi pada penundaan. Ada 2 kemungkinan hasil pada tahap
adopsi : perubahan dapat dihentikan setelah digunakan secara ekstensif atau
perubahan dapat dilembagakan sebagai prosedur standar operasi.
Resistensi Perubahan
A. Latar Belakang dan Pengertian Resistensi
Untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan, terlebih dahulu harus dikenali siapa
yang menunjukkan sikap menolak perubahan, kemudian dilakukan komunikasi timbal
balik agar bawahan yang menolak perubahan dapat memahami manfaat dari
perubahan dan atasan mengetahui apa yang diharapkan bawahannya.
Respons orang terhadap perubahan dapat bersifat negatif atau positif. Respons negatif
dilakukan melalui 8 fase, yaitu: (1) Stabilitas, (2) Tidak bergerak, (3) Penolakan, (4)
Kemarahan, (5) Perundingan, (6) Tertekan, (7) Pengujian, dan (8) Penerimaan.
Sedangkan respons positif berlangsung 5 fase, yaitu: (1) Perasaan optimis secara
diam-diam, (2) Pernyataan pesimis terhadap perubahan, (3) Tumbuhnya kesadaran
bahwa perubahan merupakan realitas, (4) Keberanian menyatakan optimis terhadap
perubahan, (5) Kesediaan turut serta dalam proses perubahan.
Tingkatan Resistensi
Tingkatan resistensi dari yang paling lemah sampai pada paling kuat (Wibowo, 2006)
adalah sebagai berikut:
a. Acceptance
Kesediaan menerima perubahan ditunjukkan oleh sikap antusias, kesediaan bekerja
sama, kerja sama di bawah tekanan manajemen, atau kesediaan menerima perubahan.
b. Indifference
Sikap tidak acuh ditunjukkan oleh sikap apatis, hilangnya minat bekerja, bekerja dan
hanya jika diperintah, serta merosotnya perilaku karyawan.
c. Passive resistence
Ditunjukan oleh adanya sikap tidak mau bekerja, melakukan protes, dan melakukan
kegiatan sedikit mungkin.
d. Active resistence
Ditunjukkan dengan cara bekerja lambat, memperpanjang waktu istirahat kerja,
meninggalkan pekerjaan, melakukan kesalahan, mengganggu atau sabotase.
2. Resistensi organisasi
Terdapat beberapa faktor menjadi penghambat pada organisasional dalam
menjalankan proses perubahan (Wibowo, 2006), yaitu:
a. Kelambanan struktural
b. Kelambanan kelompok kerja
c. Tantangan keseimbangan kekuatan yang ada
d. Usaha perubahan sebelumnya tidak berhasil
e. Fokus atas perubahan terbatas
f. Ancaman atas keahlian
g. Ancaman pada hubungan kekuasaan yang sudah ada
h. Ancaman atas alokasi sumber daya yang sudah ada
D. Mengatasi Resistensi
1. Teknik mengatasi resistensi
a. Membentuk dinamika politik
b. Mengidentifikasi dan menetralisasi penolakan perubahan
c. Mendidik angkatan kerja
d. Mengikutsertakan karyawan pada usaha perubahan
e. Menghargai perilaku konstruktif
f. Menciptakan organisasi pembelajaran
g. Memperhitungkan situasi
a. Saying goodbye
Mengucapkan selamat tinggal pada cara lama. Di atas kertas adalah logis bergeser ke
arah self-managed team, tetapi hal ini mengakibatkan orang tidak percaya lagi pada
supervisor untuk membuat keputusan.
b. Shifting into neutral
Merupakan tahap yang sulit, penuh ketidakpastian dan kabingungan. Tahap sulit
selama ini merupakan tahap yang sulit, terutama pada saat merger dan akuisisi,
dimana keputusan karier kebijakan dan aturan main ditinggalkan, sedangkan dua
kepemimpinan mengerjakan masalah kekuasaan dan pengambilan keputusan.
c. Moving forward
Merupakan tindakan bergeser ke depan dan berprilaku dengan cara baru. Fase ini
memerlukan orang yang memulai berprilaku baru, meletakkan kompetensi dan nilai
risiko.
J. Model Accounting-Turnaround
Model ini diperkenalkan oleh Harlan D. Platt (1998) yang sangat kental dengan
akuntansi dan hukum. Platt membedakan strategi perubahan ke dalam tiga kelompok,
yaitu: transformasi korporat, turnaround, dan manajemen krisis. Ketiga strategi tersebut
dijalankan menurut kondisi yang berbeda-beda pada keadaan perusahaan yang sedang
menurun.
Teori Motivasi
Beckhard dan Harris (dalam Kasali, 2006) merumuskan teori-teori motivasi untuk
berubah. Perubahan akan terjadi bila ada sejumlah syarat, yaitu:
1. Manfaat-biaya
2. Ketidakpuasan
3. Persepsi hari esok
4. Cara yang praktis
D. Pembaruan Perusahaan
Menurut Platt(1998) perubahan strategis suatu perusahaan dilakukan dalam tiga
kategori, yaitu: transformasi manajemen, manajemen turnaround, dan manajemen
krisis.
a) Transformasi manajemen
Biasanya dilakukan perusahaan yang sehat, yaitu perusahaan yang menangkap
adanya signal yang kurang menguntungkan.
b) Manajemen turnaround
Hal ini biasanya dilakukan bila perusahaan menghadapi masalah yang pelik dan
melibatkan pihak-pihak yang lebih luas. Namun, pada tahapan ini, perusahaan masih
mempunyai sumber daya (pada sisi aset) dan tersedia waktu untuk melakukan manuver
perbaikan.
c) Manajemen krisis
Hal ini biasanya dilakukan bila perusahaan memasuki krisis, yaitu saat perusahaan
mulai kehabisan dana dan energi(reputasi, motivasi)
d) Kombinasi strategis
Manajemen selalu mengupayakan prinsip going concern yang antara lain tercermin
dalam:
1. Biaya produksi yang efisien,
2. Kualitas produk atau jasa selalu ditingkatkan,
3. Pendapatan terus tumbuh,
4. Citra perusahaan dan merek harus diajaga,
5. Mutu SDM selalu ditingkatkan dan lebih produktif.
E. Perubahan Antisipasi, Reaktif, dan Krisis
Black & Gregersen (2003) membagi strategi perubahan dalam tiga kategori, yaitu:
a. Perubahan antisipatif, yaitu perubahan sebelum segala sesuatu terjadi yang
biasa digunakan oleh pemimpin pasar untuk mendikte dan menguasai pasar.
b. Perubahan reaktif adalah perubahan yang paling sering digunakan perusahaan
sebagai reaksi atas setiap kejadian dan merespons setiap hal yang baru terjadi.
c. Perubahan krisis, dimana sesuatu yang rutin manjedi kacau, tidak ada
keteraturan dan kordinasi. Perubahan dalam krisis membutuhkan biaya besar dan
energi yang sangat besar.
C. Mencapai keunggulan
Untuk menjadi SDM yang unggul dalam persaingan yang ketat, diperlukan berbagai
kegiatan yaitu sebagai berikut.
1) Mengembangkan potensi
Untuk mencapai keunggulan, pemimpin mengembangkan potensi semua orang yang
ada di dalam organisasi, dengan langkah-langkah berikut.
a. Membangun atribut kunci
b. Membangun percaya diri
c. Mengambil risiko
d. Mengembangkan dorongan
e. Memimpin dengan efektif
f. Mengejar keunggulan
2) Memperbaiki keterampilan
Kinerja seseorang harus senantiasa ditingkatkan dengan mengembangkan
pengetahuan, keterampilan, selalu belajar mengembangkan diri, berpikir efektif,
memperbaiki memori, memperbaiki kemampuan membaca, kemampuan menulis dan
berbicara lebih lancer.
3) Menjadi lebih efektif
Terdapat sejumlah alat dan teknik untuk meningkatkan kinerja lebih efektif adalah
dengan mendorong kreativitas, menggunakan waktu yang efisien, menjadi lebih
produktif, kemampuan memilih prioritas, memahami manfaat dan biaya, mengurangi
stress, dan mengukur progress.
4) Mencapai sukses
Sukses melekat pada kemampuan mengelola karir dengan baik. Untuk mencapai
sukses harus dilakukan hal-hal berikut.
a. Mengukur kembali tujuan
b. Menemukan mentor
c. Melakukan kontak
d. Berperan sebagai pemimpin
5) Mempengaruhi orang lain
Mempengaruhi orang lain agar menerima sudut pandang, gagasan, dan rencana aksi
adalah sangat penting untuk mencapai sukses. Bila dilakukan negosiasi, harus
mempunyai gagasan mengenai hasil optimal yang diinginkan, hasil yang diharapkan,
dan hasil minimal yang dapat diterima.
6) Merencakan ke depan
Merencakan merupakan hasil pemikiran apa yang diharapkan dapat tercapai dimasa
depan.
1. Kesimpulan
Perubahan terjadi karena lingkungan internal dan eksternal. Perubahan berarti
bahwa kita harus mengubah dalam cara mengerjakan atau berpikir tentang sesuatu.
Perubahan tersebut dapat terjadi pada struktur organisasi, proses mekanisme kerja,
SDM, dan budaya.
Tujuan perubahan disatu sisi untuk memperbaiki kemampuan organisasi dalam
menyesuaikan didi dengan perubahan lingkungan dan disisi lain, mengupayakan
perubahan perilaku karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya
Hambatan Perubahan
a. Demografis
b. Persepsi terhadap revolusi informasi
c. Lingkungan dan social
Untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan, terlebih dahulu harus dikenali
siapa yang menunjukkan sikap menolak perubahan, kemudian dilakukan komunikasi
timbal balik agar bawahan yang menolak perubahan dapat memahami manfaat dari
perubahan dan atasan mengetahui apa yang diharapkan bawahannya.
Respons orang terhadap perubahan dapat bersifat negatif atau positif. Respons
negatif dilakukan melalui 8 fase, yaitu: (1) Stabilitas, (2) Tidak bergerak, (3) Penolakan,
(4) Kemarahan, (5) Perundingan, (6) Tertekan, (7) Pengujian, dan (8) Penerimaan.
Sedangkan respons positif berlangsung 5 fase, yaitu: (1) Perasaan optimis secara
diam-diam, (2) Pernyataan pesimis terhadap perubahan, (3) Tumbuhnya kesadaran
bahwa perubahan merupakan realitas, (4) Keberanian menyatakan optimis terhadap
perubahan, (5) Kesediaan turut serta dalam proses perubahan.
DAFTAR PUSTAKA