BAB I

PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan

ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia
sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik
atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang benar.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan
Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk
menyimpan rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun
1972 melalui SK. MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah
sakit mengenai kewajiban rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar
institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam
medis dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Permenkes
No.749A/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum
bagi semua tenaga medis dan para medis dan SK Dir Jen Yan Medik
No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan
Penyelenggaraan Rekam Medis / Medical Record di rumah sakit.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam
proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus
dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis
tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi
oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas
di Rumah Sakit Islam Ar Rasyid Palembang.

1
 BAB II
GAMBARAN UMUM

2.1. Sejarah Rumah Sakit Islam Ar Rasyid

Yayasan Ar-Rasyid merupakan sebuah perkumpulan yang bergerak dibidang
sosial, keagamaan dan kemanusiaan dengan berlandaskan Al Qur’an dan As Sunnah
dengan karakter tajdid senantiasa istiqomah dan aktif dalam melaksanakan dawah amar
ma’ruf nahi munkar disegala bidang kehidupan sehingga menjadi rahmatan lil alamin
bagi kehidupan umat menuju terwujudnya masyarakat islam yang paripurna. Salah satu
bentuk perwujudan itu Yayasan adalah mendirikan Rumah Sakit Islam Ar Rasyid.
Rumah Sakit Islam Ar Rasyid merupakan amal usaha Yayasan Ar-Rasyid yang
memiliki tanggung jawab untuk menjalankan visi dan misi perkumpulan bidang
kesehatan guna mendukung Sumatera Selatan sehat. Sebagai bentuk rasa tanggung
jawab akan kesehatan masyarakat Sumatera Selatan khususnya Palembang Rumah Sakit
Islam Ar Rasyid berkomitmen mendukung program kesehatan nasional, regional,
maupun lokal. Tentu hal ini memerlukan komitmen yang kuat dari semua pemangku
kepentingan.
Pada awalnya Rumah Sakit Islam Ar Rasyid yang terletak di Jalan Jln. Kol. H.
Burlian - HM. Saleh KM 7 Sukarami Palembang merupakan Klinik Holistic
Palembang, namun dalam perkembangannya keberadaan Klinik Holistic kurang
diminati masyarakat dan hanya mampu bertahan tidak lebih dari 2 tahun. Oleh
karenanya Yayasan mengubahnya menjadi Rumah Sakit Islam Ar Rasyid dengan
maksud memberikan pelayanan kesehatan islami yang modern.
Mewujudkan kehendak Yayasan sebagai pembawa rahmat bagi lingkungan,
Rumah Sakit Islam Ar Rasyid melakukan pengelolaan Rumah Sakit secara amanah,
professional, berkualitas, dan akuntabilitas serta menjadikan rumah sakit sebagai
perwujudan da’wah perkumpulan dalam arti yang luas.
Rumah Sakit Islam Ar Rasyid berkeinginan penyelenggaraan kesehatan dengan
mewujudkan nilai “PELAYANAN sebagai IBADAH” . Pelayanan diwujudkan dengan
melayani dengan ikhlas didukung sumber daya insani dan fasilitas yang handal dengan
membangun sinergi sebagai wujud menunaikan amanah guna memberikan rasa nyaman
bagi setiap pelanggan. Menyediakan sarana dan prasarana pelayanan kesehatan dengan
mempertimbangkan ilmu pengetahuan dan teknologi agar pelayanan mampu bersaing di
era globalisasi. Menyelenggarakan pelatihan, penelitian dan pengembangan manajemen

2
yang berkesinambungan untuk menghasilkan sumber daya insani yang memiliki
kompetensi dan berakhlak mulia.

Kepercayaan dan dukungan masyarakat serta pemerintah bagi Rumah Sakit

Islam Ar Rasyid adalah harapan mutlak, sebagai perwujudan rahmat Allah SWT
juga sebagai wujud pencapaian perjuangan persyarikatan serta kerja keras seluruh
pimpinan yayasan AR-RASYID. Disisi lain juga merupakan amanah yang harus
dipertahankan bahkan di masa yang akan datang wajib baik kualitas maupun
kuantitasnya. Oleh karena, dalam rangka akselerasi peningkatan kualitas pelayanan
tersebut, maka Rumah Sakit Islam Ar Rasyid terus melakukan pembenahan infra
dan supra struktur. Dalam konteks peningkatan kualitas pelayanan kesehatan, maka
disusun statuta (Hospital By Laws) sebagai suatu pedoman umum serta arah
pembinaan dan pengembangan rumah sakit untuk menjawab tantangan dunia
kesehatan/teknologi di masa yang akan datang.

3.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit Islam Ar Rasyid

Rumah Sakit Islam Ar Rasyid merupakan rumah sakit umum dengan

kapasitas 206 tempat tidur, merupakan milik Yayasan Sejahtera Progress.
Rumah Sakit Islam Ar Rasyid mempunyai fungsi memberikan pelayanan
kesehatan paripurna dengan motto melayani dengan penuh cinta kasih.
Dalam mengemban fungsi tersebut di atas, Rumah Sakit Islam Ar Rasyid
mempunyai tugas pokok berupa :
1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi.
2. Senantiasa meningkatkan kompetensi sumber daya manusia agar selalu
memberikan pelayanan secara profesional, etis dan bermartabat.
3. Menyediakan wahana bagi pendidikan tenaga kesehatan, dalam turut serta
menyumbang upaya mencerdaskan bangsa.

3
 BAB III
VISI, MISI, MOTO, LANDASAN NILAI, TUJUAN

3.1 Visi

Menjadi rumah sakit kebanggan umat islam yang memberikan pelayanan secara
islami, modern, profesional, yang berlandaskan semangat fastabikul khoirot untuk
mengamalkan perintah Allah ta'awanu’alal birri wattaqwa dalam bidang kesehatan

3.2 Misi

1 Memberikan pelayanan kesehatan dan menyediakan tenaga medis yang islami

kompeten dalam bidangnya sesuai dengan standar pelayanan dan dapat
dijangkau oleh seluruh lapisan masyarakat dengan tidak membedakan status
sosial
2 Mengutamakan keselamatan pasien dan menciptakan lingkungan yang aman,
bersih dan sehat
3 Menyediakan peralatan yang modern, canggih dan komputerized
4 Meningkatkan kemampuan Sumber Daya Manusia (SDM) sehingga dapat
berperan dalam pengembangan dan kemajuan rumah sakit.

3.3 Moto

“Pelayananku Ibadahku”

3.4 Tujuan

Mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya bagi semua lapisan

masyarakat melalui pendekatan pemeliharaan kesehatan (promotif), pencegahan
penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan kesehatan
(rehabilitatif) yang dilaksanakan secara menyeluruh sesuai dengan peraturan
perundang-undangan, serta tuntutan ajaran islam dengan tidak memandang agama,
golongan dan kedudukan

3.5 Nilai

1 Tanggung jawab, yakni kewajiban untuk memikul segala akibat karena hasil
pekerjaannya dalam memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan internal
dan eksternal
2 Profesinalisme, yaitu tindak tanduk yang bercirikan suatu profesi atau orang
yang ahli dalam bidangnya, dengan memegang teguh etika profesi dan standar
mutu keahlian yang tinggi

4
 BAB IV
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN
UNIT REKAM MEDIS (URM)

1. Visi Unit Rekam Medis

Memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
2. Misi Unit Rekam Medis
Meningkatkan kualitas hidup manusia dengan cara memberikan pelayanan informasi
yang cepat, tepat dan akurat
3. Falsafah Unit Rekam Medis
Dokumen pasien yang akurat merupakan dasar untuk menentukan pelayanan
kesehatan bagi pasien
4. Nilai Unit Rekam Medis adalah CITRA, yaitu
1. C : Cepat
Memberikan pelayanan secara cepat kepada mitra kerja, pasien dan keluarga
2. I : Inovatif
Inovatif dalam pelayanan admisnistratif dan informasi kesehatan
3. T : Tepat dan Terpercaya
Menunjang terciptanya tertib administrasi yang tepat dan terpercaya dalam
rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit
4. R : Rahasia
Kerahasiaan informasi medis pasien aman dan terjaga dengan baik.
5. A : Akurat
Informasi yang dikeluarkan selalu akurat.
5. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka
upaya peningkatan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Islam Ar Rasyid. Tanpa
didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil
tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana diharapkan, sedangkan
tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya
pelayanan kesehatan di rumah sakit

5
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS
Unit Rekam Medis Rumah Sakit Islam Ar Rasyid dipimpin oleh manajer penunjang medis yang membawahi koordinator Rekam Medis.
oordinator Rekam Medis. membawahi Penanggung Jawab Admission & Registrasi Rawat Inap , Rawat Jalan dan management rekam medis.

Ketua Yayasan
H. Djuliar Rasyid

Direktur
KOL. CKM(P). dr. Toni Siguntang, Sp. THT-KL.,
MARS

Manajer Penunjang Medis

dr. Regina Noer Primalita

Koordinator Rekam Medis

Yosi Nirmala Mei Anjar Sari, Amd.PK

Admisi Filling Pendaftaran Poli Pendaftran igd Asembling,analising & Portir

Intan sari dewi Pelaporan
Elza fitri Reny anggraini,Amd.Kes apriliani,S.Tr.Keb Erli lia Mardiana, S.sos
nasution,S.Tr.Keb Peronika bonita, Amd.PK Melysa pratiwi,Amd.Keb ningsih,Amd.Keb M.Reza alichsan,Amd.Kes
komaria
Vivi herawati,Amd.Kes Mahmuhajir,Amd.Kes Anjeli syahputri,Amd.Kes Indah sundari, M.Rizki, Amd.PK
Pujiarti,Amd.Keb Hariyanti Amd.Keb Yosi Nirmala Mei Anjar
Ravena amelia Udayana, SE Sari,Amd.PK
Retno palupi

6
 URAIAN TUGAS
VI.1. Koordinator Rekam Medis
Nama Jabatan : Koordinator Rekam Medis
Unit Kerja : Penunjang Medis

Uraian Tugas
1. Menyiapkan bahan rancangan kebijakan Instalasi Rekam Medis berdasaran peraturan
yang berlaku.
2. Menyusun rencana pelaksanaa kegiatan Instalasi Rekam Medis
3. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan Instalasi Rekam Medis
4. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan dalamrangka
kelancaran tugas rumah sakit.
5. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis Instalasi Rekam Medis
6. Menyusun usulan kebutuhan dan pengembangan tenaga di ingkungan Instalasi Rekam
Medis.
7. menyiapkan laporan eksternal maupun internal dengan mengumpulkan data Laporan
bulanan,berupa sensus,demografi,dan 10 penyakit terbesar dari bagian rawat
inap,rawat jalan dan igd di bagian reporting
8. membuat perbandingan kunjungan pasien perbulan,tahun dan perhari dari rawat
jalan,rawat inap dan igd
9. mengambil laporan analisa berkas rekam medis dari petugas analising untuk melihat
perkembangan kelengkapan pengisian berkas rekam medis yg kembali
10. mengambil laporan dari bagian flling untuk melihat perkembangan seberapa banyak
berkas pasien menggunakan status yang baru
11. Menginput/entri data pasien rawat inap berdasarkan program INA CBGs
12. Melakukan kodefikasi diagnosa berdasarkan ICD 10
13. Melakukan kodefikasi prosedur berdasrkan ICD 9 CM
14. Menelaah keberkasan rekam medis rawat inap untuk melihat kelenggkapan resume
15. medis dan pemeriksaan penunjang
16. Membuat laporan hasil kegiatan setiap bulan
17. Melaksanakan tugas sesuai perintah atasan

Perangkat Kerja :
1. Komputer & ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Kamis : jam 07.30 - 14.30
Jumat : jam 07.30 - 15.00
Sabtu : jam 07.30 – 12.30

Tanggung jawab :

7
1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis.
2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:
 Admission Dan Registrasi
 Assembling dan indeks kode penyakit.
 Statistik dan pelaporan rumah sakit.
 Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.
3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi.
4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.
5.
Wewenang :
1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis.
2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Ruang pengolahan data Diruang tertutup dan berAC
rekam medis
2 Tempat kerja : Admission Dan Diruang terbuka, umum dan
Registasi berAC

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering

8
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal: 22 tahun

9
VI.2. Penanggung jawab Admission Dan Registrasi
Nama Jabatan : Staf Admission.
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uaian Tugas :

Melakukan verifikasi data pasien sebelum di lakukan entri ke SIM RS.

Menginput nama pasien ke SIM RS, minimal 2 suku kata.
Mereservasi dan meregistrasi pasien rawat inap kedalam menuirna di SIMRS
Mengentri dan Mencetak SEP rawat inap untuk pasien BPJS di aplikasi V-Klaim BPJS
Mencetak label pasien (Barcode) Rawat Inap
Mencetak RM 01 Rawat Inap
Meregistrasi pasien rawat inap pra operasi terjadwal
Menyediakan stok BRM, GELANG PASIEN, KLIP PASIEN, KERTAS LABEL PASIEN, TINTA LA
Rawat Inap
Memutakhirkan data pasien secara elektronik melalui SIMRS
Melakukan permintaan mutasi bed di SIMRS
Melakukan edukasi general konsen
Menjelaskan tentang deposit untuk pasien umum
Melaksanakan tugas lainnya dari atasan langsung.

Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.

Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu : - Shift Pagi : jam 07.30 - jam 14.00
- Shift Siang : jam 14.00 – jam 19.30
- Shift Malam : jam 19.30 – jam 07.30

Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.
2. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam medis dengan
pasien yang akan diperiksa.
3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.

10
4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas, dan
kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit.
5. Kebenaran laporan kegiatan Admission dan Registrasi.

Wewenang :
1. Memotivasi petugas Admission dan Registrasi.
2. Mengatur rencana kegiatan Admission dan Registrasi.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit kerja yang
terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung :

1. Staf Admission.
2. Staf Registrasi

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Admission dan Diruang terbuka, umum dan berAC
Registrasi

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas

Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam Medis. -Pengalaman di Admission dan
Medis/SLTA - Pelatihan Customer Registrasi min 2 tahun.
Plus Service.

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering

11
 2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal: 21 tahun

VI.3. Staf Pendaftaran

Nama Jabatan : Staf Pendaftaran
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :

Melakukan verifikasi data pasien sebelum di lakukan entrike SIM RS.

Menginput data pasien baru sesuai dengan KTP/ KK.
Menginput nama pasien ke SIM RS, minimal 2 suku kata.
  Meregistrasi pasien rawat jalan IGD kedalam menuirda di SIMRS
Mengentri dan Mencetak SEP rawat jalan untuk pasien BPJS di aplikasi V-Klaim BPJS
Mereservasi dan meregistrasi pasien rawat inap kedalam menuirna di SIMRS
Mengentri dan Mencetak SEP rawat inap untuk pasien BPJS di aplikasi V-Klaim BPJS
Melayani pendaftaran pasien umum.
Mencarikan kamar rawat inap pasien dari IGD
Mencetak label pasien (Barcode) Rawat IGD dan Rawat Inap
Mencetak RM 01 pasien IGD dan Rawat Inap
Menyediakan stok BRM, GELANG PASIEN, KLIP PASIEN, KERTAS LABEL PASIEN, TINTA
pendaftaran IGD
Memutakhirkan data pasien secara elektronik melalui SIMRS
Melakukan permintaan mutasi bed di SIMRS
Melaksanakan tugas lainnya dari atasan langsung.

Perangkat Kerja :
1. Perangkat SIRS ( komputer ).
2. ATK.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu : - Shift Pagi : jam 07.30 - jam 14.00
- Shift Siang : jam 14.00 – jam 19.30

12
 - Shift Malam : jam 19.30 – jam 07.30
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.
4. Bertanggung jawab atas pemulangan rekam medis pasien rawat jalan yang
sudah selesai berobat.
5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
6. Bertanggung jawab atas laporan absensi dokter.
7. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan.

Wewenang :
1. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui kepastian
kedatangannya.
2. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan kedatangan
pasien.
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Staff Registrasi Instalasi Rekam Medis Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Registrasi Diruang tertutup ber AC

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas pelayanan pendaftaran rawat

13
 jalan.

Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/ - Pelatihan Rekam Medis.

SLTA Plus - Pelatihan Customer
Service.

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 18 tahun
VI.4. Staf Assembling
Nama Jabatan : Staf Assembling
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
Menginput/entri data pasien rawat inap ke program analisa
Mengecek kelenggkapan berkas rekam medis berdasar indikator analisanya
Menginput data analisa ke komputer berdasarkan formulir
Melakukan membuat laporan hasil analisa
  Mengembalikan hasil analisa yang tidak lengkap
Melaksanakan tugas sesuai perintah atasan

Perangkat kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK
2. Telepon.

Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

14
 Tanggung jawab :
1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.
Wewenang :
1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Managemen Rekam Medis Diruang tertutup dan terbuka

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas.

Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/SLTA - Pelatihan ICD

Plus - Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit.

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal: 18 tahun

15
VI.5. Staf Penyimpanan
Nama Jabatan : Staf penyimpanan
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :

Menerima dokumen RM yang sudah lengkap

Menyimpan dokumen RM
Menyediakan dokumen RM untuk keperluan pelayanan
Mencatat penggunaan dokumen RM
Melacak dokumen yang tidak ditemukan pada tempat penyimpanan
Melakukan retensi dan penyortiran dokumen RM menjadi dokumen yang aktif dannon aktif
Melaksanakan tugas lainnya dari atasan langsung

Bahan Kerja :
1. Berkas rekam medis.
2. Tracer
3. Buku ekspedisi.
4. A T K
5. Berkas rekam medis.
6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.

Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.

16
 Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 14.00 – jam 21.00 shift II.
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari rak
penyimpanan.
2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.
3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.
4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk semua
kepentingan pengobatan pasien.
5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang kembali dan
keluar dengan buku ekspedisi.
6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis diruang
penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor.
7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada dokter yang
akan mengisi formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan
lainnya.

Wewenang :
1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission.
2. Koordinasi dengan petugas poliklinik.
3. Koordinasi dengan petugas IGD
4. Koordinasi dengan petugas IRNA.
5. Meminta arahan dari atasan.
6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait.
7. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC
2 Tempat kerja : Lingkungan rumah sakit Diruang terbuka

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR

17
 1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/SLTA - Pelatihan ICD

Plus - Pelatihan Pelaporan Rumah
Sakit

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1 Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2 Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3 Umur minimal: 21tahun

VI.6. Staf Statistik Dan Pelaporan

Nama Jabatan : Staf statistik dan pelaporan
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :

Menginput/entri data pasien rawat jalan berdasarkan program INA CBGs

Melakukan kodefikasi diagnosa berdasarkan ICD 10
Melakukan kodefikasi prosedur berdasrkan ICD 9 CM
Menelaah keberkasan rekam medis rawat jalan untuk melihat kelenggkapan berkas RM dan
pemeriksaan penunjang
Melaksanakan tugas sesuai perintah atasan
Mengirimkan laporan DBD,MALARIA,COVID

Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.

18
 Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift I.

Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan sensus harian.
2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan pasien
rawat jalan, inap dan penunjang, laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit
menular, efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS.
3. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan rekanan, visum
et repertum dan pengisian form untuk puhak ketiga yang berwenang.
4. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target yang ditetapkan.

Wewenang :
1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan
2. Meminta arahan dari atasan.
3. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repetum dan
form dari pihak ketiga yang berwenang.
4. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Pengolahan Data Diruang tertutup dan berAC
2 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas

Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

19
1 DIII Rekam - Pelatihan ICD
Medis/SLTA Plus. - Pelatihan Pelaporan Rumah
Sakit

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 21 tahun

20
 BAB VII
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya

melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat

bagi organisasi.

Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi

dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya

adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada

waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan

jabatan.

Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan

oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.

Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis

Rumah Sakit Ar Rasyid adalah sebagai berikut :

21
 POLA KETENAGAAN
INSTALASI REKAM MEDIS RS AR RASYID

NAMA JABATAN KUALIFIKASI TENAGA YANG

DIBUTUHKAN
FORMAL & INFORMAL

Ka. Instalasi Rekam Medis D III Rekam Medis 1

(Pelatihan ICD 10 + Pelatihan
Pelaporan RS + Pengalaman
Kerja minimal 2 tahun )

Staf Admission DIII Rekam Medis / SLTA Plus 2

(Pelatihan Customer Service)

Staf Registrasi DIII Rekam Medis / SLTA Plus 9

(Pelatihan Customer Service)

Staf Assembling dan Indeks Kode DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1
Penyakit (Pelatihan ICD 10)

Staf Penyimpanan dan Distribusi DIII Rekam Medis / SLTA Plus 4

Berkas RM (Pelatihan Rekam Medis)

Staf Statistik dan Pelaporan Rumah DIII Rekam Medis / SLTA Plus 3
Sakit (Pelatihan Pelaporan RS)

Jumlah 20

22
 BAB VIII

PENILAIAN KINERJA SDM

1. Penilaian Kinerja SDM

Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan kualitas kerja
menjadi tuntutan dunia bisnis dan industri yang tidak bisa ditunda lagi bila ingin
memiliki daya saing yang memadai untuk mengatasi persaingan pasar baik
ditingkat nasional, regional maupun global. Gabungan dari kinerja ( hasil kerja )
setiap karyawan akan menghasilkan kinerja perusahaan secara menyeluruh.
Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja,
yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang
terdapat standart prestasi kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai
membuat penilaian atas dasar skala dengan peringkat ‘baik sekali’ angka 5 (lima)
sampai dengan ‘Buruk’ angka 1 (satu). Aspek yang dinilai terdiri dari tiga bagian
bersifat fundamental, yaitu hasil kerja, kerja sama dan kepribadian.
Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen manajemen yang
penting untuk menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi,
pelatihan dan pendidikan yang dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan
penghargaan bagi karyawan.

2. Tujuan dan Sasaran

A. Tujuan ( > 1 tahun )
Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :
Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang harus
dicapai dan bagaimana mencapainya, yang keseluruhannya mengacu pada
pelayanan dengan penuh cinta kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen
dan selanjutnya dapat mengatasi persaingan pasar, serta menghasilkan laba
perusahaan yang dapat membuat manajemen mampu untuk meningkatkan
kesejahteraan karyawan dan mewujudkan misi bersama serta berkelanjutan.

23
 Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan kemampuan,
usaha dan sikap mental positifnya, sehingga dapat memperoleh keberhasilan
dalam karyanya.
Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar Grup Progress
dengan dilandasai hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan, antar
rekan kerja dan antar bagian untuk melayani dengan penuh cinta kasih.
B. Sasaran ( < 1 tahun )
Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan serta
efisiensi perusahaan.

3. Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja

Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh karyawan dibagi
atas 3 bagian besar sebagai berikut :
1. Penilaian Staf Pelaksana
2. Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan / Sederajat dan Kepala
Seksi / Sederajat
3. Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi.

X.3.1.Kriteria Penilaian Prestasi Kerja

A. Hasil Kerja
1. Kecepatan
Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah ditentukan.

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih cepat 5
Baik Lebih cepat 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih lama 2
Buruk Jauh lebih lama 1
Catatan :
- Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau
rencana kerja operasional bila tidak dapat diukur dengan time motion study.
- Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus
terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.
-
2. Ketepatan

24
 Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan (Standar Prosedur
Operasional)

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik ≥ 99 % 5
Baik 96 % - 98 % 4
Cukup 95 % 3
Kurang 93 % - 94 % 2
Buruk ≤ 92 % 1

3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan

Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume pekerjaan yang
diharapkan.

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih banyak 5
Baik Lebih banyak 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih sedikit 2
Buruk Jauh lebih sedikit 1

Catatan :
Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh masing-masing
kabag sesuai dengan jenis pekerjaannya dan harus terlebih dahulu mendapat
persetujuan direksi.

4. Kepuasan pemakai hasil kerja

Kualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan pemakai hasil
kerja.

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih banyak 5

25
 Baik Lebih banyak 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih sedikit 2
Buruk Jauh lebih sedikit 1

Catatan :
Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey kepuasan dari para
pemakai hasil kerja yang dalam hal ini dieakili oleh minimal Kaur dari masing-
masing bagian.

B. Kerja sama
1. Komunikasi
Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah pikirannya (setelah
mempertimbangkan pemikiran orang lain) dengan jelas, lugas dan tepat waktu.

Penilaian Pendengar Jelas Lugas Tepat Nilai

Yang baik Waktu
Sangat Selalu Selalu Selalu Selalu 5
Baik
Baik Selalu Selalu Selalu Kadang- 4
kadang
Selalu Selalu Kadang- Selalu 4
kadang
Cukup Selalu Selalu Kadang- Kadang- 3
kadang kadang
Kurang Kadang- Selalu Kadang- Kadang- 2
kadang kadang kadang
Selalu Kadang- Kadang- Kadang- 2
kadang kadang kadang
Buruk Kadang- Kadang- Kadang- Kadang- 1
kadang kadang kadang kadang

2. Keterbukaan.

26
 Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan pemikirannya konstruktif
yang berpengaruh pada kepentingan perusahaan.

Penilaian Menerima Menerima Memberi Nilai

kritik saran pemikiran
konstruktif
Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5
Baik Hampir Selalu Hampir 4
Selalu Selalu
Cukup Kadang- Selalu Kadang- 3
kadang kadang
Kurang Sesekali Hampir Sesekali 2
Selalu
Buruk Sesekali Kadang- Sesekali 1
kadang

3. Kebanggaan
Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan menjaga
citra / nama baik perusahaan dan membela kepentingan perusahaan secara
konstruktif.
Penilaian Bangga Jaga citra Membela Nilai
perusahaan perusahaan
Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5
Baik Selalu Hampir Hampir 4
Selalu Selalu
Cukup Selalu Kadang- Kadang- 3
kadang kadang
Kurang Kadang- Kadang- Kadang- 2
kadang kadang kadang
Buruk Kadang- Sesekali Sesekali 1
kadang

4. Kepercayaan
Yakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada perusahaan.

Penilaian Yakin Nilai

Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2 27
Buruk Tidak pernah 1
 5.Keadilan
Bertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan urutan
kepentingan perusahaan.

Penilaian Bertindak Adil Nilai

Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

C. Kepribadian
1. Keramahan
Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi bahasanya.

Penilaian Murah Senyum Nilai

Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

2. Kerapihan
Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan hasil kerjanya.
Penilaian Rapi Nilai
Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

28
3. Disiplin
Patuh pada peraturan & tata tertib perusahaan dalam melaksanakan
pekerjaannya.

Penilaian Pelanggaran & Tata Nilai

tertib
Sangat Baik Ox 5
Baik 3x 4
Cukup 5x 3
Kurang 7x 2
Buruk >7x 1

4. Sikap mental positif

Dalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat melaksanakan
pekerjaannya.

Penilaian Berpikir dan Nilai

berperilaku
Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

5. Inisiatif
Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan tindakan yang
diperlukan & bermanfaat bagi perusahaan tanpa menunggu perintah atasan atau
dari manapun juga.

Penilaian Memberikan Nilai

Gagasan
Sangat Baik >3x 5
Baik 3x 4
Cukup 2x 3
Kurang 1x 2

29
 Buruk Tidak pernah 1

4. Peningkatan Kompetensi SDM

Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik dilakukan
melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk
meningkatkan kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.

Pendidikan
- Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam Medis adalah
sebagai berikut :
 DIII Rekam Medis
 S1 Informasi Kesehatan
Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik dilaksanakan
melalui:
- Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah
Sakit Ar Rasyid, meliputi:
 Pelatihan Manajemen Umum
 Pelatihan Sistem Dokumentasi
 Pelatihan Manajemen Mutu
 Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja.
 Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran
 Pelatihan Evaluasi Kinerja

30
- Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang diikuti sesuai
dengan kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit
khususnya rekam medis.

31