i

Laporan fortofolio kejuruan

Dokumentasi administrasi humas

Disusun Oleh:

NAMA SISWA NIS KELAS TANGGAL TANDA TANGAN

KUMPUL SISWA
MELIANA ICA CAHYANI 18191156 XII OTKP 1 -

NAMA PENILAI MATA TANGGAL NILAI TANDA TANGAN GURU

PELAJARAN KOREKSI PENGAMPU
RITA NURBAYA S.sos

i
 IDENTITAS SISWA
Nama Lengkap Siswa : Meliana Ica Cahyani

Nomor Induk Siswa : 18191156

Jenis Kelamin : Perempuan

Tempat, Tanggal Lahir : Subang, 09 Juli 2003

Kopetensi Keahlian : Humas

Kelas : Xll Otkp 1

Alamat siswa : Dsn. Liangbuaya utara Desa. Kotasari rt/rw 04/01

KecamatanPusakanagara Kab. Subang

No. Telpon : 089663685018

Email : cahyanimell4@gmail.com

Pamanukan, Maret 2021

penyusun

Meliana Ica Cahyani

ii
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat allah SWT. atas segala rahmat dan karunianya
hingga dapat menyelesaikan laporan penugasan ini adalah untuk memberikan gambaran dan
memudahkan dalam melaksanakan penugasan humas ini dapat diselesaikan. Adapun tujuan dari
laporan penugasan ini adalah untuk memberikan gambaran dan memudahkan dalam melaksanakan
penugasan sehingga tidak menyimpang dari norma – norma yang telah diciptakan, baik oleh sekolah.

Disini kami juga berkesempatan mengucapkan trimakasih kepada:

1. Bapak Hengky Iriawan,S.S,.S.Pd selaku kepala sekolah SMK Darul Ma’arif Pamanukan
2. Ibu Rita Nurbaya,S.Sos selaku ketua jurusan Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran (OTKP)
3. Ibu Ijah Khadijah selaku Wali Kelas Xll Otkp 1
4. Ibu Etin Rosmayanti,S.E. selaku guru mata pelajaran
5. Orang tua yang telah membantu dan memberikan baik secara materi maupun moral
6. Semua pihak yang turut membantu dalam penyelesaian fortopolio ini.

Penyusun menyadari bahwa dalam pembuatan laporan penugasan ini masih banyak
kekurangan, oleh karna itu penyusun sangat membutuhkan kritik dan saran yang bersifat
membangun demi perbaikan dan penyempurnaan pembuatan penugasan ini dimasa yang akan
datang. Oleh karna itu, penyusun mengucapkan trimakasih.

Pamanukan, Maret 20201

Penyusun

Meliana ica cahyani

iii
 DAFTAR ISI

COVER ...................................................................................................................................... i

IDENTITAS SISWA...................................................................................................................... ii

KATA PENGANTAR .................................................................................................................... iii

DAFTAR ISI................................................................................................................................. iv

BAB I RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN................................................................................... 1

DEFINISI RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN................................................................................... 1

TUJUAN.......................................................................................................................................... 1

ASAS-ASAS...................................................................................................................................... 1

PERANAN........................................................................................................................................ 1

UNSUR....................................................................................................................................... 3

BAB II PEMBAWA ACARA ATAU MC........................................................................................... 5

DEFINISI MC.................................................................................................................................... 5

PERANAN MC ................................................................................................................................ 5

FUNGSI MC..................................................................................................................................... 5

HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN KETIKA MENJADI MC ....................................................... 6

PEMBAWA ACARA.......................................................................................................................... 6

BAB III PERJALANAN DINAS....................................................................................................... 8

KONSEP PERJALANAN DINAS.......................................................................................................... 8

TUJUAN PERJALANAN DINAS.......................................................................................................... 8

LANGKAH-LANGKAH ATAU TATA CARA.......................................................................................... 9

PENGATURAN PERJALAN DINAS..................................................................................................... 10

DOKUMEN PERJALANAN DINAS..................................................................................................... 10

PERENCANAAN PERJALANAN DINAS.............................................................................................. 10

BAB lV JADWAL KERJA PIMPINAN............................................................................................. 13

PENGERTIAN AGENDA KERJA PIMPINAN........................................................................................ 13

FUNGSI AGENDA KERJA PIMPINAN................................................................................................ 13

JENIS – JENIS AGENDA KERJA PIMPINAN........................................................................................ 13

iv
PERENCANAAN PENGATURAN JADWAL KEGIATAN PIMPINAN .....................................................

CIRI CIRI PERENCANAAN KERJA PIMPINAN ...................................................................................

iv
BAB 1 . RUANG LINGKUP KEPEROTOKOLAN
1. DEFINISI PROTOKOL DAN KEPEROTOKOLAN
Yaitu serangkaian kegiatan atau urutan kegiatan yang didalamnya
meliputi aturan-aturan dan tatacara yang terdapat dalam acara resmi
maupun acara-acara kegiatan.

2. TUJUAN KEPEROTOKOLAN
Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara
yang akan dilaksanakan meliputi pemilihan waktu, tempat dan
juga situasi yang akan digunakan. Adalah suatu fungsi yang
memiliki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota
yang terlibat disuatu acara.

3. ASAS-ASAS KEPEROTOKOLAN

1. ASAS KEBANGSAAN
Adalah keperotokolan harus mencerminkan sifat dan
watak bangsa indonesia yang pruralistrik dengan menjaga
prinsip NKRI .

2. ASAS KETERTIBAN & KEPASTIAN HUKUM

Adalah keperotokolan yang harus menimbulkan ketertiban
dalam masyarakat dalam melalui adanya kepastian hukum.

3. KESEIMBANGAN ASAS, KESESUAIAN DAN KESELARASAN

Adalah keperotokolan harus mencerminkan
keseimbangan, keserasian, dan keselarasan antara individu
dan masyrakat dengan mengedepankan kepentingan
bangsa dan negara.

4. ASAS TIMBAL BALIK

Adalah keperotokolan diberikan setimpal atau balas jasa
terhadap keperotokolan dari negara lain

1
5. ASAS AGAMA
Yaitu tidak menyudutkan suatu agama dengan agama lain

4. PERANAN KEPEROTOKOLAN
1) Kegiatan keperotokolan dapat menjadi mediator dan
koordinasi
2) Menjadi suatu sarana agar suatu acara menjadi lancar
serta aman
3) Penentu keberhasilan suatu acara
4) Menciptakan acara agar terkesan khitmat, megah dan
agung
5) Sebagai media komunikasi dengan pihak-pihak yang
terlibat

5. UNSUR KEPEROTOKOLAN

 TATA ACARA
Unsur keperotokolan yang menetukan tindakan yang harus
dilaksanakan dalam suatu acara tindakan tersebut
dilaksanakan suatu acara tertentu.

 TATAKRAMA
Unsur keperotokolan dengan memperhatikan pilihan kata,
tatacara berbicara serta perbuatan yang disesuaikan
dengan jabatan atau tujuan acara.

 ATURAN-ATURAN ADAT KEBIASAAN

Suatu aturan yang menjadikan kebiasaan yang telah
ditetapkan secara universal oleh setiap negara.

 TATA PENGHORMATAN
Unsur keperotokolan yang mengatur tentang tatacara
kesopanan terhadap orang lain dalam suatu acara
keperotokolan

2
 6. PENGERTIAN RAPAT

1. UNSUR KEPEROTOKOLAN
Dengan memperhatikan pilihan kata, tatacara berbicara serta perbuatan
yang di sesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara. Suatu aturan yang menjadi
kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap negara.

2. TUGAS DAN FUNGSI KEPEROTOKOLAN

i. TUGAS
b. Menyusun dan menyelaraskan kerja di seksi protokoler
c. Melaksanakan pelayanan kedinasan prtokoler dan perjalanan
d. Melaksanakan fasilitas dan koordinasi dengan tugas di
protokoler
e. Menyelenggarakan urusan, pekerjaan dan kegiatan dibidang
protokoler, persiapan acara atau upacara tertentu pengurusan
perjalanan dinas pimpinan, pejabat maupun tamu daerah

i. FUNGSI
1. `PERENCANAAN
Adalah suatu fungsiyang mengatur mengenai tujuan suatu acara
yang akan dilaksanakan meliputi pemilihan waktu ,tempat dan
waktu juga situasi yang akan digunakan
2. PENGORGANISASIAN
Yang mengetahui secara rinci anggota kepanitiaan yang terlibat
dalam suatu acara
- PENGGERAKAN
Yang memiliki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota
yang terlibat dalam suatu acara

-PENGAWASAN
Yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan
juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peratura
-PENGKOORDINASIAN
Yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerjasama
bagi setiap anggota suatu sistem keperotokolan

3
-PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan

dengan hasil perencanaan suatu kelompok keperotokolan yang pada
akhirnya digunakan pada suatu acara.

3.SYARAT-SYARAT TUGAS PROTOKOL

1. Ketelitian dan kepekaan, harus teliti akan segala sesuatu yang

dianggap penting
2. wawasan yang luas dalam bidang dan ilmu sosial lainnya
3. Kepribadian yang baik yaitu : yaitu ramah, sopan dan
menyenangkan
4. Cerdas, kepribadian tinggi dan memiliki pola pikir
5. Kemampuan berkomunikasi yang baik,yaitu dapat
menyampaikan maksud dan tujuan dengan bahasa yang sudah
dimengerti.

4.RUANG LINGKUP TUGAS PROTOKOL

1.Tata upacara : Tata upacara sebagai mana yang terdapat upacara

resmi kenegaraan,pendatangan perjanjian dan konferensi inter
nasional
2.Tata tempat : Tatacara cara pengaturan tempat duduk dan urutan
3. Tata penghormatan : Tatacara cara dalam penetapan,penyebutan

7. RUANG LINGKUP KEPROTOKOL MELIPUTI 7 HAL YAITU:

1. Penerimaan tamu
2. Kunjungan tamu
3. Perjalanan ke daerah / luar daerah
4. Pengaturan rapat / sidang
5. Penyelenggaraan resepsi /sidang
6. Penyelenggaraan upacara
7. Pernyataanselamat atau bela sungkawa

4
BAB 2 PELAKSANAAN KEGIATAN PEMBAWA ACARA
1.Definisi MC

Mc adalah seni membawakan acara dengan bahasa lisan yang efektif

dan vokal dan jelas yang di dukung pengguna bahasa lisan maupun
bhasa tubuh.
2. Peran MC

Peran MC yaitu memfalitasinya terlaksana tanpa hambatan, tugas dan

peran penting MC disingkat dengan tim, yaitu:
a. Time :
Mc yang bertanggung jawab memastikan acara berjalan dengan sesusi
dengan aturan acara yang diteteapkan
b. Introductor
Mc memilii tugas untuk mengenalkan pembicara atau pengisi acara
kepada audience, seperti nama asli,
c. Mood setter :
Pembicara MC harus mamp menjaga anmisiasme, gairah dan
kemeriahan suasana, adalah penggarah bagi audience seperti seorang
produser atau penggarah acara dalam sebuah program televis.
3. Fungsi mc diantaranya :
a. Pengendali jalannya acara ( conduc tor)
b. pengendali acara sesuai dengan waktu dan acara
c. Penghibur
d. Komunikator
e. Daya pikat
f. Menjalin jabatan dalam membangun kreadibilitas pengisi acara atau
pembicara atau pembicara dengan audience.
g. Pengarah bagi audience

5
 h. Kreatif,inspiratif serta mampu berfikir cepat dan tepat
i. Repurtation
j. Semense of humor
k. Bridging
l. Berlatih dan evaluasi mandir
m. Pengetahuan teknis michropone ( mic)
6. Hal –hal yang harus di perhatikan ketika menjadi mc yaitu :

a. vocal
b. Intonasi
c. Pengatahuan yang luas
d. Merubah-ubah bahasa
e. . pengetahuan (mengetahui keingian permisa)
f. Sikap yang baik
g. Mempunyai rasa humor
Bagi yang pertama kali menjadi MC yang harus di perhatikan ada 3 langkah
yaitu:
1. Memahami konsep acara
2. Berkoordinasi dengan penyelenggara
3. Melakukan persiapan yang optimal

7. Menjadi MC dan pembawa acara profesional

a. tubuh harus sehat dan rileks

b. paham ruangan dan kondisinya
c. ketahui kondisi pendengar atau audience
d. kuasi bahan pembicara
e. memiliki wawan yang luas
f. susun pionter
g. berpakaian yang sesuai
h. tatarias sewajarnya
i. gerakan tangan seperlunya

6
 j. hindari makanan pantangan
k. perkuat kepercayaan diri

1. tugas-tugas Mc
ada 10 tugas MC yaitu sebagai berikut:
1. signal tostart
2. salam
3. sapa audiance
4. kenalkan diri
5. ingatkan acara
6. sampaikan susunan acara
7. kenalkan pembicara
8. bridging menjembatani antar – pengisi antara, merangkaikan,
menyambungkan
9. thank to audiance, committe, and sponsors
10.closing, menutup acara,
2. syarat menjadi MC
Ada beberapa syarat menjadi MC yang harus dipenuhi:
a. kepercayaan diri
b. kemampuan manajement
c. pandai beradaptasi
d. etika yang baik
e. kemampuan memngolah suara yang baik
vokal
-intonasi
-artikulasi
-speed
-pernafasan
-power
-asentuasi
-timbree
-tone
-pharasing
-infreksi
f. penguasaan bahasa yang baik dan benar
g. memiliki wawasan dan pengetahuan yang luas
h. body languange baik
i. appeanance
j. MC harus memiliki kedewasaan dan kematangan berpikir

7
 BAB 3 PERJALANAN DINAS

1. Konsep perjalanan dinas

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan
atau pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan
tugas suatu tugas pekerjaan kedinasan.
Perjalanan dinas biasaya dilakukan keluar tempat kedudukan yang
jaraknya sekurang-kurangnnya 5km dari batas kota yang dilakukan
untuk kepentingan perusahan atau institusi tertentu, dapat
dilaksanakan dengan menggunakan kendaraan sendiri yang
biayanya ditanggung oleh perudaahan yang menugaskan
2. Tujuan perjalanan dinas
Ada beberapa tujuan dari perjalanan bisnis, antara lain:
1. Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek
2. Perjalanan bisnis untuk megikuti perjalanan bisnis dengan
maksud mengadakan penjajakan kerjasama peluang bisnis
perusahaan lain
3. Perjalanan untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional
4. Perjalanan bisnis untuk mengikuti rapat umum pemegang
saham (RUPS)
5. Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor atau
perusahaan cabang
6. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan diklat
7. Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja daerah
maupun kenegara lain
3. Macam-macam perjalanan dinas
Menurut ursanto, dilihat dari segi wilayah negara tujuan, ada 2
macam perjalanan yaitu:
a. Perjalanan dinas dalam negeri
b. Perjalanan dinas luar negeri

8
Perjalanan antar dinas anatar negara atau perjalnan dinas luar negeri dari segi
transportasi yang dibedakan menjadi

a. Perjalanan dinas lewat yang dapat ditempuh dengan

kendaraan milik pribadi
b. Perjalanan dinas lewat laut
c. Perjalanan dinas lewat udara
4. Langah – langkah atau tatacara pengaturan perjalanan dinas
a. In house traveling department
b. Brio perjalanan ( Travel Agnet)
c. Administrasi kantor / sekertaris
5. Perencanaan pendahuluan
Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain:
1. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan dinas
2. Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan
3. Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan dinas
yang meliputi keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan
4. Prosedur tentang transporttasi dan akomodasi yang bisa dipakai
5. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang
pimpinan
6. Cara pemesanan (booking) tentang tiket pesawat dan hotel
Ada beberapa informasi yang harus diketahui oleh administrasi
kantor / sekertaris tentang tiket, yaitu:
a. Pembelian tiket
b. Relonformation
c. Stuttle flights
d. Perubahan pemesanan
e. Open return

Keuntungan dari daftar perjalanan dinas :

1. Pekerjaan penting tidak terlewatkan

2. Menghemat
3. Bekerja lebih tenang dan berseteruktur
4. Memiliki data untuk mempertanggung jawabkan
pekerjaannya

9
 5. Memiliki data atau bahan untuk menyusun jadwal keraja
atau kegiatan bersama pimpinan.
Perencanaan meliputi tiga kategori
1. Perencanaan jangka panjang (long term plan)
2. Perencanaan jangka menengah (medium tern plan)
3. Perencanaan jangka pendek (short tren plan)
Proses perencanaan
1. Menentukan / menetapkan maksud tujuan secara jelas
2. Menentukan alternatif
Mengatur sumber- sumber yang diperlukan
3. Menentukan organisasi, metode, prosedur
4. Menentukan /menetapkan rencana itu sendiri ` `

c.pengaturan jadwal kegiatan berdasarkan urutan surta masuk

d. pengaturan jadwal kegiatan berdasarkan tingkat kepentingan
e. menyusun jadwal kegiatan jadwal pimpinan
hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan
pimpinan adalah sebagai berikut:
1. Menerima dan menghimpun surat
2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan
3. Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan
pimpinan
4. Mengingatkan acara pimpinan
5. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap acara perubahan kegiatan
pimpinan
f.ciri-ciri perencanaan kerja pimpinan
1. jelas/masuk akal (rasional)
2. sederhana (simpel)
3lues(fleksibel)

10
4. mencakup kegiatan yang menyeluruh ( Confrenship)

g. manajemen perencanaan agenda pimpinan

1. perorganisasian

2. perkoordinasian

3. pengawasan

h. keterangan-keterangan yang di perlukan dalam pekerjaan dinas

8. persiapan daftar perjalanan (intinuari)

Daftar perjalanan bisnis atau intinuari yaitu sebuah rencana kegiatan yang
akan di lakukan selama perjalanan binis, yang memerlukan kombinasi antara
daftar perjlanan dan janji temu atau pertemuan

a. Membuat daftar perjalanan bisnis

b. Kegunaan daftar perjalanan bisnis

9.dokumen perjalanan dinas

Suatu bukti tertulis atau letak yang dapat memberikan atau keterangan dari
pimpinan ketika kelakuan perjalanan bisnis. Dokumen perjalanan bisnis dapat
dikelompokan menjadi 2 macam yaituL:

a. Dokumen internal
Dokumen internal meliputi:
1. Surat tugas
2. Surat perintah perjalanan dinas
b. Dokumen eksternal
1. Paspor (pasport)
Macam-macam paspor antara lain:
a. Paspor biasa (normal paspor)
b. Paspor dinas
c. Paspor diplomatik
d. Paspor haji
e. Paspor khusus
f. Sea man book
g. Lertificate of identiring
h. Visa

12
Jenis-jenis visa bermacam-macam antara lain:

1. Transit visa
2. Tourist
3. Businnes visa
4. Diplomatic
5. Ofifcial visa
6. Imagrant
7.perencanaan perjalnan dinas pimpinan keputusan untuk waktu yang akan
datang, atau apa yng di lakuka, bila mana akan di lakukan dan siapa yang
melakukan.
Perencanaan mempunyai 2 komponen, yaitu yang bersifat pesimis dan
optimis.

12
 Bab 4 JADWAL KERJA PIMPINAN
1. Pengertian agenda kerja pimpinan
Agenda kerja pimpinan merupakan suatu bagian dari banyaknya
kegiatan keperotokolan yang mempunyai dan mengatur kegiatan –
kegiatan kerja seorang pimpinan dalam rangka menciptakan evektifitas
dam keefesiensi perusahaan.
Pengertian agenda pimpinan adalah sebuah sistem yang tersusun dari
seluruh kegiatan pimpinan yang memperlukan kedatangannya, agenda
pimpinan inin diluar kegiatan sehari- hari yang dilakukan dibalik meja
karjannya.
Dalam menyusun sebuah agenda kerja pimpinan ada 2 hal yang harus
diperhatian atau diprioritaskan, yaitu:
1. Berdasarkan urutan surat masuk
2. Berdasarkan tingkat kepentinganya
2.Fungsi agenda kerja pimpinan
Untuk mengelola dari sebuah aktivitas atau kegiatan kerja pimpinan yang
bertujuan untuk membuat seorang pimpinan dapat melakukan aktifitas –
aktivitas atau kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting, yaitu membuat
sebuah kebijakan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja.
3. Jenis –jenis agenda karja pimpinan
Agenda kerja pimpinan dapat digolongkan menjadi 2 jenis agenda
kerja nyata, yaitu:
1. Jadwal kerja pimpinan
2. Jadwal perjalanan dians /bisnis pemimpnan
Sekertaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal
acara pimpinan agara jadwal acara benar –benar mendukung
kegiatan pimpinan. Ada beberapahal ayang harus di perhatikan, yaitu:
a. Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan
dengan acara mimpinan
b. Menyusun jadwal acra kegiatan pimpinan yang ebrsifat harian,
mingguan, bulanan
c. Memberikan jadwal secara tepat terhadap pertanyaan yang
berkaitan dengan jadwal kegiatan pimpinan
d. Mengingatkan pimpinan tentang setiap kegiatan pimpinan
e. Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara atau
kegiatan.

13
 3. Perencanaan Pengaturan Jadwal Kegiatan Pimpinan
a. Cara penyusunan jadwal perjalanan bisnis
Seorang sekertaris diharapkan mampu membantu pimpinan
dalam menyusun atau mengatur jadwal perjalanan.
Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan ini,diantaranya harus
berpedomana pada timetable (daftar waktu perjalanan) dari
semua perusahaan transporttasi yang akan dipakai dalam
perjalanan dinas ini.
b. Langkah-langkah atau mengatur jadwal perjalan dinas
1. Mengetahui lebih duku rencana perjalanan pimpinan dan
kegiatan-kegiatan selama acara perjalanan dinas tersebut.
2. Mempelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable
adalah buku berisi daftar rute perjalanan waktu
keberangkatan, waktu kedatangan atau tiba ditempat
tujuan, dan jenis transfortasi apa yang akan digunakan
3. Timetable (daftar waktu perjalanan). Pesawat terbang:
-daftar nama-nama kota atau kabupaten tujuan-daftar
waktu keberangkatan dan waktu tiba ditujuan – jenis atau
tipe dan nomer penerbangan (untuk transfortasi udara)
Dengan demikian, sekertaris dapat merencanakan dan
memakai perusahaan tanpa transfortasi yang sama

c. Pengaturan jadwal kegiatan berdasarkan urutan surat masuk

Penyusun menyadari bahwa dalam pembuatan laporan penugasan ini
masih banyak kekurangan, karna penyusun sangat membutuhkan kritik dan

14
saran yang bersifat membangun demi perbaikan dan penyempurnaan
pembuatan penugasan ini dimasa yang akan datang. Oleh karna itu, penyusun
mengucapkan trimakasih yang sebesar – besarnya kepada :

d.Pengaturan jadwal kegiatan berdasarkan tingkat kepentingan

Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinandengan sistem tingkat

kepentingan. Jadwal disusun berdasrkan urutan waktu kedatangan surat
permohonan (contoh jadwal). Dalam melaksanakan kegiatan, pimpinan atau
kepala akan melaksanakan seleksi.

e. Menyusun jadwal kegiatan pimpinan

Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal kegiatan

pimpinannya, sebaiknya sekertaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau
buku khusus untuk mencantumkannya pada white board / lembar khusus yang
diletakan pada ruang pimpinan.
f. Ciri – ciri perencanaan kerja pimpinan
1.) Jelas / masuk akal (rasional)
Jelas dalam arti pekerjaan tersebut dibuat sesuai dengan job description
pimpinan.
2.) Sederhana (simple)
Artinya adalah jadalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekertaris
tidak membuat jadwal yang berlebihan , tetapi disesuaikan dengan
kemampuan.
3.) Lues (fleksible)
Kegiatan yang disusun sekertaris harus fleksible, dalam arti tersebut
kegiatan dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi dalam
perusahaan. Sekertaris harus membuat perkiraan – perkiraan perubahaan
untuk hal – hal yang mungkin terjadi.
4.) Mencakup kegiatan (comperenensive)
Dalam membuat perencanaan pimpinan, sekertaris harus membuat jadwal
kegiatan secara keseluruhan yang menjadi aktifitas pimpinan sehari - hari

15
5.)Berkeseimbungan / terusmenerus (continue)
Maksudnya perencanaan kerja pimpinan tidak berhenti sampai pada 1
priode tertentu, namun suatu proses yang terus menerus .
g. Manajemen perencanaan agenda pimpinan
1.) Pengorganisasian
Sebagai kegiatan mengeditifikasi , menganalisa, mengelompokan
pekerjaan , menentukan pekerjaan bagi setiap pegawai . pengorganisasian
jadwal kegiatan pimpinan.
Hal –hal yang harus diperhatikan dalam pengorganisasian jadwal pimpinan
ada beberapa hal yaitu :
a.) Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus dilakukan
pimpinan
b.) Menetapkan beberapa lama waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan
c.) Menetapkan suatu prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang
dikategorikan , kegiatan setengah mendesak ,dan kegiatan yang tidak
mendesak atau kegiatan yang ditunda sementara.

2.) Pengkoordinasian

Berarti mengkoordinasian antara tugas pimpinan dan sekertaris atau

dengan pegawai lainnya. Harus mengkoordinasi terlebih dahulu kepada
pimpinan mengenai waktu pertemuan , bahan apa saja yang ahrus
diasiapkan dalam rapat , dan siapa- siapa yang akan diundang.

3.) Pengawasan

Juga merupakan kegiatan untuk mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak

sesuai rencana. Dalam melakukan pengawasan jadwal kegiatan
pimpinan, sekertaris juga perlu melihat ketetapan waktu dan kualitas
pekerjaa yang dihasilkan untuk masing-masing kegiatan pimpinan.

h.Keterangan- keterangan yang diperlukan

16
1.) Tujuan perjalanan,persinggahan atau pemberhentian,baik pada waktu
pemberangkat sampai kembali

2.) Tanggal keberangkatan dan kembalinnya

3.) Tanggal,waktu,tempat dan dengan siapa saja

4.) Waktu yang dipilih untuk pemberangkatan

5.) Persiapan transporttasi, dengan menggunakan pesawat, kapal laut, kereta

api atau mobil

6.) Jenis pelayanan yang dihendaki kelas utama atau ekonomi

7.) Hotel yang dihendaki

8.) Angkutan apa yang perlu setiap kota yang dikunjungi

17
TUGAS HUMAS
 PT. SEJAHTERA JAYA

Jln. Raya bogor no.85 jakarta timur

Telep : (021)7654321

Jadwal Perjalanan Dinas

Nama : Bapak Raharja Dinaya.m.m

Jabatan : Manager Pemasaran

Tujuan : Surabaya

Waktu : 24-26, januari, 2021

Hari/tanggal waktu Kegiatan Keterangan

Minggu, 24 19:00 Take of menuju surabaya Kereta api argo
januari 2021 bromo
Senin, 25 04:00 Tiba di surabaya langsung Jemput oleh staff
januari 2021 menuju hotel santika di jalan. kantor cabang
A.yani no. 25 surabaya surabaya
19:00 Rapat kandidat sekarang Jln.sidotopo no.10
surabaya
11:00 Kunjungan ke kantor kerja
cabang surabaya
12:00 Makan siang sekaligus rama
tama dengan pejabat kadin
surabaya
14:00 Kembali kehotel istiroto
19:00 Pertemuan dengan staff Lobi hotel santika
PT.sejahtera jayacabang
surabaya untuk membicarakan
keadaan perusahaan dalam
kondisi pandemi
 22:00 Kembali kehotel
Selasa, 26 08:00 Take of menuju Jakarta Pesawat garuda
januari 2021 no penerbangan
GA 234
09:00 Tiba di bandara soekarno hatta Dijemput supir
pribadi
menggunakan
mobil inova

Jakarta, 28 januari 2021

Menyetujui oleh dibuat

Raharja dinaya.m.m Sekertaris

Assalamualaikum wr.wb
Bissmilahhirohmannirihim
 Alhamdulillahhirohmannirohim wabihinaastain walaumuriddunya wadin
waalaalihi wahsobihin ajmain amabadu

Kepada yth.almukrom khj.ibrahhim ismail

Yth kepala sekolah bp.muhamad mustofa dan tidak lupa juga bapa/ibu serta
undangan,serta steman –teman yang saya sayangi.

Pada kesempatan yang berbahgia ini, marilah kita menghaturkan puji syukur
khadirat allah swt. Yang telah memberikan hidayat serta rahmat nya sehingga
kita dapat berkumpul diacara perpisahan.
Solawat serta salam semoga senantiasa tercurahkan senantiasa tercurah
kepada junjungankita rasullaallah Saw.
Hadirin sekalian yang saya hormati sebelum menginjak keacara berikutnya,
saya akan membacakan acaa susunan acarnya:
1. Pembukaan
2. Pembacaan ayat suci al-quran
3. Pembacaan sholawat nabi
4. Sambutan-sambutan
5. Proses pelulusan
6. Mau’idah hasanah
7. Doa
8. Ramatama dan penutupan
Demikianlah serangkayan susunan acara langsung kita mulai ke acara
selanjutnya yaitu pembukaan .
Pembukaan:
Bapak kepala sekolah dan para dewan guru serta siswi-siswi sekalian yang
berbahagia untuk mempersingkat waktu, langsung saja kita buka acara ini
dengan membaca surat al-fatihah jadi acara kita dapat berjalan lancar.
Rama tama:
Demikianlah tadi acara demi acara sudah kita lewati bersama, yang terakhir
yaitu rama tama dan penutupan. Sebelum acara rama tama dimulai, izinkan
saya pribadi sebagai pembawa acara ini, sebelum mengundurkan diri saya
mohon maaf yang sebesar-besarnya bilamana ada kekurangan kata yang
kurang berkenan, akhirnya, billahitaufikwalhidayah
wassalamualaikum wr.wb