Mission I’m Possible :

“Optimalisasi Proses Peningkatan Tingkat Kematangan Proaktif

Kelembagaan UKPBJ LIPI Melalui Penyusunan SOP Terintegrasi”
Oleh : Diki Rachmah Claudiawati (Biro Umum,UKPBJ)

Salah satu unsur pendukung dalam kegiatan pembangunan sebuah negara

adalah kegiatan pengadaan barang dan jasa. Namun ironisnya penyelewengan
yang paling sering terjadi justru dalam kegiatan pengadaan tersebut. Kontrak
yang tidak sesuai ketentuan, proses tender yang tidak benar, mark-up harga
dengan besaran yang tidak masuk akal, pejabat pembuat komitmen yang nakal,
tidak maksimalnya hasil kerja penyedia, serta berbagai kasus lainnya, merupakan
bentuk-bentuk penyelewengan yang pada akhirnya membuat kegiatan pengadaan
menjadi sebuah kegiatan pemborosan anggaran. Oleh karena itu,
diberlakukannya Perpres 12/2021 terbaru ini sangat penting guna memperbaiki
tata kelola, menurunkan permasalahan korupsi dalam dunia pengadaan
barang/jasa, meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan juga meningkatkan
kecepatan penyerapan anggaran. Salah satu amanat Perpres untuk mewujudkan
hal tersebut adalah pembentukan UKPBJ yang menjadi pusat keunggulan
pengadaan (Procurement Center of Excellence).
Dalam menjalankan fungsi dan peranan sebagai pelaksana kebijakan
publik Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa (UKPBJ) sebagai pusat kegiatan
pengadaan, harus memiliki peningkatan tingkat kematangan lembaga yang
berorientasi kualitas layanan dan kegiatan pengadaan barang dan jasa secara
berkelanjutan sehingga menjadi pendorong dalam penciptaan nilai tambah serta
manfaat dalam kegiatan pengadaan barang/jasa pada lingkungan kementrian /
Lembaga / Pemerintah Daerah. Kematangan organisasi pengadaan adalah salah
satu indikator keberhasilan dalam pengembangan sistem pengadaan barang/jasa
pemerintah yang efisien dan bebas korupsi. Kematangan organisasi pengadaan
merupakan salah satu agenda dalam rencana aksi nasional pencegahan dan
pemberantasan korupsi sesuai dengan Inpres No. 7 Tahun 2015 dan Inpres No.
10 Tahun 2016.
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP)
membentuk program modernisasi pengadaan, untuk menjadi unit layanan
pengadaan yang menuju Center of Excellence harus memenuhi 6 karakteristik
yang dikenal dengan SKOPPER, yaitu Strategis, Kolaboratif, Orientasi Kinerja,
Proaktif, dan Perbaikan berkelanjutan. Strategis yaitu mewujudkan fungsi
pengadaan yang memainkan peran penting dalam pencapaian tujuan organisasi
melalui perencanaan dan eksekusi anggaran serta pengelolaan sumber daya
yang efektif. Kolaboratif yaitu membangun kolaborasi dan sinergi di antara
pemangku kepentingan untuk kinerja fungsi pengadaan yang optimal. Orientasi
Kinerja dengan membangun budaya berbasis kinerja dalam fungsi pengadaan
untuk meningkatkan nilai tambah di empat area (waktu proses, biaya, kualitas dan
tingkat layanan pengadaan). Proaktif dilakukan dengan menciptakan pergeseran
paradigmadalam rantai pengadaan barang dan jasa yang berorientasi pada
pelanggan. Dan terakhir adalah perbaikan berkelanjutan, secara berkelanjutan
meningkatkan kapabilitas organisasi pengadaan sebagai organisasi pembelajar
dengan mengadopsi praktik terbaik pengadaan.
 Model Pengukuran Tingkat Kematangan UKPBJ merupakan instrumen
pengukuran dalam melaksanakan pengelolaan kelembagaan UKPBJ yang
menggambarkan kapabilitas UKPBJ dan menjadi acuan bagi UKPBJ dalam upaya
pengembangan/penguatan kelembagaan UKPBJ menuju pusat keunggulan
Pengadaan Barang/Jasa. Pengukuran Tingkat Kematangan UKPBJ berdasarkan
model tersebut terdiri dari 4 domain dan 9 variabel meliputi,
1. Domain Proses, yang mencakup variable Manajemen Pengadaan, Manajemen
Penyedia, manajemen Kinerja, dan Manajemen Risiko,

2. Domain Kelembagaan, yang mencakup variabel Pengorganisasian, dan

Tugas/Fungsi,

3. Domain Sumber Daya Manusia, yang mencakup variable Perencanaan, dan

Pengembangan,

4. Domain Sistem Informasi, dengan variabel: Sistem Informasi.

Ukuran kematangan UKPBJ menuju pusat keunggulan Pengadaan

Barang/Jasa yang dilakukan secara berjenjang melalui 5 (lima) tingkat
kematangan UKPBJ, yang terdiri dari
1. Inisiasi, yaitu UKPBJ yang pasif dalam merespon setiap permintaan dengan
bentuk yang masih ad-hoc dan belum merefleksikan keutuhan perluasan
fungsi dalam organisasi pengadaan barang/jasa (UKPBJ).

2. Esensi, yaitu UKPBJ yang memfokuskan pada fungsi dasar UKPBJ dalam
proses pemilihan, memiliki pola kerja tersegmentasi dan belum terbentuk
kolaborasi antar pelaku proses PBJ yang efektif.

3. Proaktif, yaitu UKPBJ yang menjalankan fungsi PBJ dengan berorientasi pada
pemenuhan kebutuhan pelanggan melalui kolaborasi, penguatan fungsi
perencanaan bersama pelanggan internal maupun eksternal.

4. Strategis, yaitu UKPBJ yang melakukan pengelolaan pengadaan inovatif,

terintegrasi dan strategis untuk mendukung pencapaian kinerja organisasi.

5. Unggul, yaitu UKPBJ yang senantiasa melakukan penciptaan nilai tambah dan
penerapan praktik terbaik PBJ yang berkelanjutan sehingga menjadi panutan
dan mentor untuk UKPBJ lainnya.

Target setiap UKPBJ adalah mencapai tingkat kematangan level 3 yaitu

PROAKTIF untuk dapat disebut sebagai UKPBJ yang menjadi pusat keunggulan
pengadaan (Procurement Center of Excellence). UKPBJ LIPI sampai saat ini
belum melakukan pengukuran tingkat kematangan UKPBJ karena masih
terhambat dalam mengumpulkan data-data awal yang dapat menjadi bukti dukung
setiap variable. Oleh karena itu sebagai bagian dari tim UKPBJ LIPI, saya akan
mengangkat permasalahan menganai tingkat kematangan UKPBJ untuk menjadi
topik rencana aksi perubahan. Atas topik tersebut, pendekatan fishbone diagram
digunakan untuk memahami persoalan dengan memetakan isu dan
mengidentifikasi berbagai sebab potensial atas topik tingkat kematangan UKPBJ
LIPI yang belum mencapai level proaktif.

Berdasarkan hasil analisis menggunakan Teknik Fishbone terdapat

penyebab utama UKPBJ LIPI belum melakukan pengukuran tingkat kematangan
UKPBJ yaitu karena belum dibentuknya SOP terintegrasi. Permasalahan ini cukup
mendesak untuk diselesaikan dalam rangka program kerja LKPP yang
mengharuskan UKPBJ yang belum mencapai tingkat kematangan UKPBJ proaktif
atau level 3 untuk segera dipenuhi semua persyaratan administrasi yang
dibutuhkan, karena apabila tidak segera diselesaikan maka dapat mempengaruhi
efektifitas dan efisiensi kepada pelaksana Pengadaan Barang/Jasa dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsinya serta akan kesulitan dalam menangani
proses pelaksanaan pengadaan yang semakin kompleks dan dinamis. Oleh
karena itu, langkah awal rencana aksi perubahan yang dapat dilakukan selama
satu bulan pada kegiatan aktualisasi adalah mengidentifikasi kondisi kematangan
UKPBJ saat ini dengan melakukan:
1. Melaksanakan konsultansi kepada Kepala UKPBJ terkait current condition
atau kondisi terbaru saat ini mengenai tingkat kematangan UKPBJ
2. Melakukan review hasil konsultasi terkait current condition dalam bentuk
model deskripsi dan analisis isu instansi
3. Menyusun data dan informasi terkait domain variabel pengukur tingkat
kematangan UKPBJ
4. Mengumpulkan informasi terkait dasar hukum untuk pedoman dalam
penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) pengadaan terintegrasi
5. Melakukan telaah dan mendeskripsikan ruang lingkup pemberlakuan SOP
sesuai kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi UKPBJ. 
6. Mengumpulkan dan melakukaan review informasi SOP dari beberapa
UKPBJ yang sudah menerapkan dan merumuskan penyusunan SOP
sesuai dengan kebutuhan dan kondisi intansi.
7. Menyusun draft SOP sesuai dengan format yang mengacu pada ketentuan
yang berlaku

SOP Pengadaan Terintegrasi memberikan pedoman, petunjuk, arahan

secara umum dan khusus kepada pelaksana Pengadaan Barang/Jasa dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsinya masing-masing. Dengan adanya SOP
Pengadaan Terintegrasi yang jelas dan tepat, diharapkan dapat mendukung
proses Pengadaan Barang/Jasa dan memastikan bahwa perencanaan, persiapan
pengadaan, serta pelaksanaan kontrak dilaksanakan dengan benar sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.