SUMMARY

Jurnal Ilmiah Komptensi

Disiapkan Sebagai Standard Kualifikasi

PERANAN PURCHASING DALAM MENINGKATKAN

KELANCARAN OPERASIONAL PENGADAAN BARANG
DI HOTEL HORISON URIP SUMOHARJO YOGYAKARTA

Disusun Oleh :
Nama : Intam Widyarini
NIM : 2181396219
Semester : VI
Jenjang : D-3
Jurusan : Perhotelan

SEKOLAH TINGGI PARIWISATA AMBARRUKMO

(STIPRAM) YOGYAKARTA
2020
 SUMMARY
Jurnal Ilmiah Komptensi
Disiapkan Sebagai Standard Kualifikasi

LEMBAR PERSETUJUAN

PERANAN PURCHASING DALAM MENINGKATKAN

KELANCARAN OPERASIONAL PENGADAAN BARANG
DI HOTEL HORISON URIP SUMOHARJO YOGYAKARTA

Disusun Oleh :
Intam Widyarini
2181396219

Yogyakarta, ..............................
Telah diterima dan disetujui oleh :

Dosen Pembimbing

1. Dr.Dra Damiasih, MM.,M.Par.,CHE.,CGSP ……………….

2. Dwiyono Rudi Susanto,SE.,MM.M.Par,CHE ……………….

 PEMBAHASAN

A. Pengertian Accounting Secara Umum

Accounting Department merupakan salah satu department di dunia

perhotelan yang berada di back office untuk memberi support pada semua

pekerjaan yang berhubungan dengan keuangan dan juga pemesanan barang

untuk bahan makanan. Walau tidak tampil pada garis depan dalam melayani

para tamu tetapi Accounting merupakan Department yang turut menentukan

kelancaran proses operasional dalam hotel.

Untuk menghasilkan dan mengelola uang, hotel harus mendapatkan laba

yang cukup agar tetap bertahan sekaligus untuk memastikan bahwa laba ini

menghasilkan kas yang cukup untuk membayar semua kewajiban yang jatuh

tempo. Oleh karenanya peranan laba dan kas adalah sama pentingnya

meskipun laba dan kas dua hal yang berbeda.

Bagian Accounting dalam hotel tersebut juga bertanggung jawab untuk

mengendalikan kegiatan operasional keuangan. Jumlah orang di Bagian

Accounting tergantung pada pengelolaan keuangan orang yang bersangkutan.

Staf Accounting perusahaan lokal dalam pembentukan instansi, mereka

mengumpulkan dan mengirimkan data, serta bertanggung jawab untuk hasil

operasi perhitungan secara aktual. Sebagai contoh adalah daftar waktu

dilanjutkan pada kantor instansi di mana daftar gaji karyawan ditarik dan

dikirim kembali ke Bagian Accounting setiap hari, setiap minggu, atau waktu

yang telah ditentukan. Laporan pendapatan kemudian diketik lalu dikirim ke

kantor pusat. mengirim laporan, menerima pembayaran (rekening yang

diterima), menghitung informasi daftar gaji dan menulis daftar gaji,

1
 mengakumulasi data operasi (pendapatan dan biaya), dan mengumpulkan

laporan pendapatan bulanan. Selain itu, mereka membuka rekening bank,

mengamankan uang perusahaan, mengatur semua kegiatan di Bagian

Accounting.

Menurut pengalaman penulis pada saat melakukan hotel practice di Hotel

Horison Urip Sumoharjo Yogyakarta dapat menyimpulkan bahwa tujuan

akutansi perhotelan secara umum adalah sebagai alat untuk menyampaikan

informasi keuangan kepada pihak-pihak yang memerlukannya. Untuk

menyampaikan informasi-informasi tersebut, maka digunakanlah laporan

akutansi atau yang dikenal sebagai laporan keuangan.

B. Pengertian Purchasing

Di dalam suatu usaha, hotel juga tidak terlepas dari kebutuhan barang-

barang untuk menjalankan operasional usaha tersebut. Maka pengadaan atau

pembelian barang tersebut ditangani oleh bagian section purchasing dari

permintaan department atau outlet yang membutuhkan. Purchasing

Departement merupakan salah satu bagian yang mempunyai peranan penting

yang berada dalam satu departemen dengan Accounting Department. Dimana

Purchasing memiliki fungsi yaitu suatu bagian yang berperan dalam

memenuhi segala kebutuhan hotel. Atau bisa juga disebut dengan bagian yang

menangani atau melakukan pembelian atau Procurement Departement

(Bagian Pengadaan). Menurut Richard Sihite (2005:4) bahwa “Bagian

Purchasing bertugas dalam hal pengadaan bahan dan barang untuk semua

keperluan atas dasar permintaan”. Pengadaan barang diadakan setelah

2
mendapatkan persetujuan tertulis dari Chief Accounting dan General Manager

kemudian baru mencarikan penawaran kepada supplier.

Pembelian bahan harus diatur dengan spesifikasi tertentu sehingga

didapat bahan dengan kualitas dan kuantitas yang baik, atau sesuai dengan

Standard Purchase Spesification (SPS). Setelah terjadi kesepakatan antara

petugas Purchasing dengan Supplier maka pengiriman barang dilakukan.

Proses pembelian adalah tindakan–tindakan yang dilakukan secara berurutan

dalam kegiatan pembelian, atau kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan oleh

bagian pembelian.

Bagian pembelian merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah hotel,

fungsi pembelian ini dikatakan dasar karena suatu hotel tidak akan dapat

beroperasi dengan baik tanpa adanya fungsi tersebut. Fungsi pembelian ini

sangat penting untuk dikelola dengan sungguh-sungguh karena ruang lingkup

dari pembelian tidak hanya sebatas bagaimana manajemen berhasil

menerapkan suatu mekanisme pengadaan barang secara tepat waktu dan sesuai

dengan target harga, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menentukan

strategi kemitraan antara hotel yang efektif dan tanggung jawab dari segi

kepuasan dan keselamatan untuk tamu hotel. Dalam penerapannya, secara

sekilas fungsi pembelian terlihat sederhana, namun pada kenyatannya terdapat

suatu hal tertentu yang harus diperhatikan, terutama yang berkaitan dengan

tanggung jawab atas keselamatan tamu hotel. Oleh karena itulah manajemen

dalam pembelian penting untuk diterapkan dalam perusahaan/hotel

3
C. Peran Purchasing Department dalam Pengadaan Barang

1. Membantu pengadaan barang yang di perlukan oleh hotel, karena untuk

memperlancar operasional hotel atau departemen yang membutuhkan

barang untuk diolah, menjadi sebuah produk yang berkualitas dan

pelayanan yang prima.

2. Mengontrol masuknya barang, bertujuan untuk mengkordinasi apa saja

barang yang masuk, sehingga barang yang masuk juga harus sesuai

dengan Purchase Order atau Market List, agar tidak terjadi kelebihan atau

kekurangan, dan bagian Purchasing juga harus berkoordinasi dengan

bagian Receiving, apakah dalam pengiriman barang dari supplier tepat

waktu, serta apakah barangnya berkualitas baik atau tidak.

3. Mengontrol waktu datangnya barang, dan memeriksa barang yang

kualitasnya masih baik ataupun tidak, tujuannya untuk tidak menghambat

operasional, apabila kedatangan barang terlambat, maka operasional hotel

akan berantakan, dan jika tidak memeriksa barang dari segi kualitas, maka

tamu akan complain, dan itu akan menjadi dampak yang kurang baik

untuk hotel kedepannya.

D. Proses Pengadaan Barang Pada Hotel Horison Urip Sumoharjo

Yogyakarta melalui Purchase Request (PR)

1. Purchase Request (PR)

Purchase Request yaitu permintaan barang yang dibutuhkan oleh

departemen masing-masing untuk melakukan pembelian yang dilakukan

melalui Purchase Request. Purchase Request tersebut merupakan barang-

4
 barang yang dibutuhkan oleh department lain, yang tersedia pada bagian

store atau penyimpanan seperti bahan makanan yang sudah berbentuk

kaleng atau box, alat tulis kebutuhan kantor serta kebutuhan kamar tidur

atau amenities. dalam proses tersebut membutuhkan persetujuan atau

konfirmasi dari Department Head yang bersangkutan, seperti : Requested

By, Department Head, Puchasing, Chief Accounting, General Manager

2. Purchase Order (PO)

Purchase order yaitu pemesanan barang oleh bagian section

purchasing atas berdasarkan persetujuan yang telah dilakukan oleh bagian

purchasing dengan vendor atau supplier melalui telephone. Sebelum

menghubungi vendor atau supplier pihak purchasing akan meminta

persetujuan kepada Chief Accounting serta General Manager. Pemesanan

barang dilakukan berdasarkan pemilihan supplier atau vendor menurut

harga dan kualitas supplier yang sesuai kriteria.

3. Receiving (Penerimaan)

Untuk proses receiving ini adalah proses penerimaan barang datang

yang telah di pesan oleh bagian purchasing. Penerimaan barang dilakukan

berdasarkan jumlah barang, kualitas barang, waktu penyimpanan barang,

serta harga barang yang mungkin akan naik atau turun dalam jangka

waktu tertentu, penerimaan nota dan konfirmasi pengiriman. Apabila

barang-barang yang diterima itu sudah disetujui baik kuantitas maupun

kualitasnya, maka bagian Receiving menandatangani dan membubuhkan

cap/stampel hotel pada nota pengiriman barang dari supplier. Setelah nota

5
 sudah diterima maka Section Receiving akan menginput nota yang sudah

datang di sistem. Sehingga selesai menginput lalu data tersebut akan di

print dan di tanda tangani oleh Receiving, Cost Control dan Chief

Accounting.

4. Distribute to General Store

Yaitu barang-barang yang di pesan oleh purchasing kepada vendor

atau supplier, yang sudah datang pada hari itu juga didistribusikan sesuai

dengan Store Item. Lalu di input di bin card dan sistem agar barang

masuk bisa ikut ke record. Tetapi untuk barang yang sudah di pesan oleh

department lain melalui mengisi purchase requisition pihak receiving

akan langsung menghubungi department terkait.

E. Proses Pengadaan Barang Pada Hotel Horison Urip Sumoharjo

Yogyakarta melalui Daily Market List

1. Daily Market List (DML)

Daily Market List merupakan formulir yang digunakan untuk

permintaan pengadaan barang di suatu hotel, khususnya untuk sayur-

sayuran, buah, ayam, ikan, dll. Bagian Kitchen/Restaurant membuat atau

mengisi Daily Market List form yang telah disediakan, di dalamnya harus

di cantumkan apa yang dibutuhkan, dan berapa banyak dalam bentuk

satuan, dari departemen apa, pesan tanggal berapa, minta dikirimkan

tanggal berapa. Dalam proses tersebut membutuhkan persetujuan dari

Department Head, Cost Control dan Purchasing.

6
 2. Selanjutnya Daily Market List form tersebut dibawa untuk diserahkan

kepada Purchasing untuk diorderkan kepada pihak supplier/vendor yang

sudah dipilih oleh purchasing.

3. Receiving / penerimaan barang

Proses penerimaan barang datang yang dipesan oleh purchasing.

Penerimaan barang tersebut dilakukan berdasarkan apa saja yang di pesan

di daily market list, jumlah barang, kualitas barang, serta harga barang

yang mungkin akan naik atau turun dalam jangka waktu tertentu. Apabila

barang yang sudah datang sesuai dengan pesanan purchasing dan sesuai

pada nota maka pihak receiving akan menandatangani dan membubuhkan

cap/stempel hotel pada nota penerimaan barang dari supplier/vendor

tersebut.

4. Distribute to Kitchen Store

Barang-barang yang telah dipesan melalui Daily Market List akan

langsung disimpan ke kitchen store untuk di kelola langsung. Karena

barang daily market list tersebut tidak bertahan lama.

F. Syarat menjadi Vendor atau Supplier

Dalam sistem pembelian barang, bahan dan material yang dibutuhkan

hotel maka Purchasing Department akan memilih Supplier atau Vendor

dengan Competitif bid yakni :

1. Harga semurah mungkin dengan kualitas yang tinggi

2. Jangka waktu pembayaran atau kredit pembelian

7
 3. Perhitungan discount yang diberikan atas dasar kuantitas material yang di

beli

4. Pengantaran yang terjangkau

Sebagai pembanding minimal ada tiga Quotation Price atau penawaran

harga dari tiga supplier dengan demikian harga dan kualitas barang, bahan

serta material senantiasa terjamin kualitasnya.

G. Kendala dan Solusi

1. Kendala : Terjadinya orderan tambahan yang sangat banyak, tidak dalam

satu waktu oleh Kitchen.

Solusi : Bila sudah terlanjur, Purchasing segera menghubungi supplier

yang tepat untuk memesan, bila waktu tidak memenuhi, dan supplier

menolak pesanan, maka Purchasing mencari supplier lain, yang

menyediakan barang yang sejenis, walaupun terkadang harga lebih mahal

dan kualitas berbeda.

2. Kendala : Pembelian barang dengan Purchase Requistion yang mendadak

Solusi : untuk user atau department lain jika ingin mengajukan purchase

requisition diminta untuk tidak mendadak lebih baiknya 2 hari sebelum

barang digunakan.

3. Kendala : Pemesanan barang sudah dilakukan oleh Purchasing, namun

terkadang barang yang diharapkan, berbeda dengan barang yang

dikirimkan pihak supplier.

Solusi : Memberikan pengertian, agar department yang akan menggunakan

harus lebih teliti untuk menjelaskan suatu barang yang akan dipesan.

8
 4. Kendala : Saat menimbang barang beserta tempatnya

Solusi : Harus teliti saat proses penimbangan apakah sesuai dengan

quantity yang ada di SR/ML

H. Simpulan

Berdasarkan pengalaman yang telah diperoleh oleh penulis selama

melakukan hotel practice di Hotel Horison Urip Sumoharjo Yogyakarta,

penulis menyimpulkan bahwa peran Accounting Department sangatlah

penting dalam organisasi sebuah hotel. Karna tugas Accounting Department

adalah pembuat laporan keuangan yang ada didalam hotel. Accounting

mencatat berapa penghasilan yang didapat dan berapa besar biaya yang

dikeluarkan untuk kegiatan sehari-hari. Dan berdasarkan data tersebut hotel

dapat membuat statistic mengenai naik turunnya usaha sehingga management

dapat mengambil keputusan selanjutnya. Accounting bertujuan untuk

memberikan informasi kepada pihak-pihak yang memerlukannya.

Berdasarkan dari hasil penelitian yang dilakukan, dapat disimpulkan

bahwa petugas Purchasing di Hotel Horison Urip Sumoharjo Yogyakarta

telah sesuai dengan peranannya, yaitu terdapatnya hubungan antara peranan

Purchasing terhadap kelancaran operasional barang. Selain itu, untuk

mendukung kerja petugas Purchasing, maka barang-barang permintaan dari

user atau department lainnya harus sesuai dengan order yang didukung oleh

Purchase Order serta Market List. Pembelian bahan atau barang harus diatur

dengan spesifikasi tertentu sehingga didapat bahan dengan kualitas dan

kuantitas yang baik, atau sesuai dengan Standard Purchase Spesification

9
 (SPS). Selain itu, kerja sama dengan Department terkait khususnya dalam hal

pemberitahuan barang-barang yang datang perlu ditingkatkan.

I. Saran

1. Penerapan aturan kerja yang konsisten dan lebih tegas kepada saya

sebagai anak training agar lebih disiplin dalam pelaksanaan tugas di hotel,

atau supaya saya pada saat Job Orientation lebih cepat memahami tugas

atau Job Desk saya maupun peraturan-peraturan yang berlaku di hotel.

2. Rolliing per section Accounting Department pada saat job Orientation

untuk mengetahui setiap divisinya.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Data Job Orientation di Hotel Horison Urip Sumoharjo Yogyakarta Periode 14

September 2020 sampai dengan 14 Februari 2021

Triyono, Joko; Damiasih; Syawal Sudiro. (2018). Pengaruh daya tarik dan
promosi wisata terhadap kepuasan pengunjung kampoeng wisata di
daerah melikan kabupaten klaten:Diambil dari :
http://ejournal.stipram.net

Ndaru Prasastono;Ema Rahmawati; Sri Yulianto Fajar Pradapa. (2020). Analisi

Kualitas Pelayanan Banquet Section Terhadap Kepuasan Tamu The
Wujil Resort And Convention Ungaran Diambil dari :
http://ejournal.stipram.net

Yuniati,Nining. (2017). Green hotel : tinjauan konsep dan prakteknya di

indonesia: Diambil dari : http://ejournal.stipram.net.

Sihite, Richart, (2000). Hotel Accounting and Cashier. Surabaya : SIC

11