SESI NOV 2020 -APR 2021

NYV4014

RULES AND REGULATION COMPLIANCE MONITORING

DISEDIAKAN UNTUK: EN. MOHAMAD ZAA ZAA BIN MOHAMAD AMIN

DISEDIAKAN OLEH:

BIL NAMA PELAJAR NO. PELAJAR

1 NOOR FIRDAUS OWENNE BIN JOHINI 333541224181

2 MOHAMMAD NUR AKHMAL BIN RIPOT 333541224177

3 MUHAMMAD AMIRUL HAIQAL BIN SAKIBON 333541224193
4 MUHAMMAD IZZUDDIN BIN JOHAR 333541224180
1.0 Menganalisasi Keperluan tindakan pencegahan

Tindakan pencegahan bertujuan untuk membetulkan masalah yang berpotensi. Tidak

seperti tindakan pembetulan, yang memperbaiki punca masalah semasa, tindakan pencegahan
cuba mengatasi masalah sebelum ia berlaku. Tindakan pencegahan selalunya kurang ketara
daripada tindakan pembetulan. Mereka tidak selalu melibatkan perubahan fizikal yang kelihatan,
tetapi lebih banyak berlaku di belakang tabir. Beberapa contoh merangkumi:

● Melaksanakan program latihan baru untuk pekerja

● Menyemak dan mengemas kini dokumen syarikat secara berkala seperti, prosedur, kod
etika atau tata kelakuan
● Menjalankan audit dalaman
● Melakukan penyelenggaraan berkala pada peralatan dan mesin
● Menetapkan "penggera" dalam proses kerja anda yang memberi amaran kepada anda
mengenai masalah yang akan berlaku
● Membuat rancangan kecemasan untuk bencana alam, pelanggaran keselamatan dan
kejadian lain

  Tindakan pencegahan   kelihatan lebih mudah untuk menyimpan sesuatu perubahan yang
ada pada setiap organisasi yang diperlukan untuk mengelakkan masalah berlaku . Ulasan tahunan
buku panduan pekerja memerlukan lebih banyak masa dan wang daripada menangani penipuan
dalaman, gangguan, kemalangan atau insiden lain. Untuk menentukan tindakan pencegahan apa
yang diperlukan oleh setiap organisasi , lakukan analisis risiko. Proses ini mengenal pasti jurang,
risiko dan kemungkinan masalah yang mungkin timbul dari proses anda. Dari sana, buatlah
rancangan tindakan untuk menangani setiap bidang risiko. Tindakan pencegahan yang anda pilih
harus "memperbaiki cara dalam pengurusan beroperasi sehingga masalah di masa depan dapat
diminimumkan dan efisiensi dalam pengurusan dapat di maksimumkan
dimaksimumkan ." Dengan membina pelindungan perlindungan dan mengubah prosedur syarikat
anda, anda akan mengurangkan risiko. Semasa memutuskan tindakan yang sesuai, cubalah
pendekatan Plan-Do-Check-Act . Pertimbangkan dengan teliti langkah apa yang harus diambil,
analisis kesannya terhadap syarikat dan buat perubahan jika perlu. Selepas kejadian, proses ini
juga akan merangkumi tindakan pembetulan dalam Rancangan Tindakan Pembetulan dan
Pencegahan (CAPA) sepenuhnya. Semasa meningkatkan proses perniagaan, anda memerlukan
lebih sedikit tindakan pembetulan dan lebih banyak langkah pencegahan. Satu masalah yang
dihadapi oleh banyak orang semasa melaksanakan tindakan pencegahan adalah
ketidakpastian. Ahli pasukan mungkin tidak bersetuju dengan perubahan apa yang akan dibuat
kerana anda tidak tahu dengan tepat masalah apa yang akan anda hadapi. Pengurusan juga
mungkin ragu-ragu untuk menyediakan masa dan sumber kewangan untuk projek-projek
ini. Oleh kerana itu, mereka tidak mempunyai hasil yang cepat dan pasti, mereka dapat dilihat
sebagai prioritas rendah.

Tindakan pembetulan dan pencegahan (CAPA atau hanya tindakan pembetulan) terdiri

daripada penambah baikan kepada proses organisasi diambil untuk menghapuskan punca-
punca ketidak patuhan atau keadaan lain yang tidak diingini. Ini biasanya merupakan
sekumpulan tindakan yang diwajibkan oleh undang-undang atau peraturan organisasi untuk
melakukan pembuatan, dokumentasi, prosedur, atau sistem untuk memperbaiki dan
menghilangkan ketidak patuhan berulang. Ketidak patuhan dikenal pasti setelah penilaian dan
analisis sistematik mengenai punca ketidak patuhan tersebut.  Tindakan pembetulan dan
pencegahan dirancang oleh pasukan yang merangkumi kakitangan jaminan kualiti dan
kakitangan yang terlibat dalam titik pemerhatian sebenar ketidaksesuaian. Ia mesti di laksanakan
dilaksanakan dan di perhatikan diperhatikan secara sistematik kerana kemampuannya untuk
menghilangkan pengulangan ketidakpatuhan tersebut. Tindakan pembetulan ialah tindakan yang
diambil untuk menghilangkan penyebab ketidak sesuaian atau situasi lain yang tidak diingini,
untuk mengelakkan berulang. Manakala Manakal Tindakan pencegahan ialah Tindakan yang
diambil untuk mencegah berlakunya ketidakpatuhan tersebut, secara amnya sebagai hasil analisis
risiko.

CAPA digunakan untuk membawa peningkatan dalam proses organisasi, dan sering
dilakukan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian atau situasi lain yang tidak
diingini.  CAPA adalah konsep dalam amalan pembuatan yang baik . Analisis Bahaya dan Titik
Kawalan Kritikal / Analisis Bahaya dan Kawalan Pencegahan Berasaskan
Risiko ( HACCP / HARPC ) dan banyak standard PENGURUSAN ISO . Ia menumpukan pada
penyelidikan sistematik mengenai punca masalah yang dikenal pasti atau risiko yang dikenal
pasti dalam usaha untuk mencegahnya berulang (untuk tindakan pembetulan) atau untuk
mencegah kejadian (untuk tindakan pencegahan).Tindakan pembetulan di laksanakan
dilaksanakan sebagai tindak balas terhadap keluhan pelanggan, tingkat ketidakpatuhan produk
yang tidak dapat diterima, masalah yang dikenal pasti semasa audit dalaman, serta
kecenderungan buruk atau tidak stabil dalam pemantauan produk dan proses seperti yang akan
diidentifikasi oleh kawalan proses statistik (SPC). Tindakan pencegahan di laksanakan
dilaksanakan sebagai tindak balas kepada pengenalpastian potensi sumber ketidakpatuhan. Untuk
memastikan tindakan pembetulan dan pencegahan berkesan, penyiasatan sistematik mengenai
punca-punca kegagalan sangat penting. CAPA adalah sebahagian daripada sistem pengurusan
kualiti keseluruhan (QMS).
2.0 Menyediakan pelan tindakan pencegahan

*menggunakan kaedah fishbone untuk pelan tindakan pencegahan

PELAN
2. Menilai 3. Selidik
keparahan isu punca
1. Kenalpasti
masalah ‘AKAR’

4. Tentukan

Pilihan
Penyelesaian

8. Mengubah
Prosedur

5. Laksanakan
7. Pantau
Tindakan 6. Laksanakan
Pembetulan Keberkesanan
Tindakan Tindakan
Pencegahan
 1. Kenalpasti Masalahnya

Pada fasa pertama ini, anda baru sahaja menerima aduan dan anda berusaha
mengumpulkan lebih banyak maklumat mengenai masalah tersebut. Masalah dikenal pasti
apabila seseorang menyedari ketidaksesuaian atau kecacatan pada produk atau dalam proses
pembuatan produk. Aduan dibuat melalui sistem dalaman atau luaran seperti garis keluhan
pelanggan, proses tinjauan pengurusan, kotak cadangan kakitangan atau audit.

Oleh itu, fasa pertama ini cuba memberikan beberapa konteks mengenai isu
tersebut. Sekiranya proses tinjauan dan aduan anda komprehensif dan konsisten, sejumlah besar
maklumat ini semestinya sudah didokumentasikan dan tersedia.

Soalan yang perlu diajukan

● Terangkan apa yang terlibat. Adakah produk, peralatan atau proses yang menghadapi
masalah ini?
● Terangkan apa yang berlaku dan apa yang sepatutnya berlaku.
● Terangkan di mana peristiwa itu di perhatikan diperhatikan. Di ruangan atau unit
perniagaan apa masalah tersebut berlaku?
● Terangkan ketika peristiwa itu berlaku. Pada pukul berapa atau pada hari apa masalah
itu ditemui?

2. Menilai Keparahan Isu

Pada fasa kedua, objektif utama anda adalah untuk memutuskan apakah masalah tersebut
memerlukan rancangan untuk diselesaikan, atau apakah strategi yang lebih ringan sesuai.
Langkah ini adalah penting kerana isu-isu yang terlalu tinggi dan kurang sama-sama tidak
berkesan. Memperlakukan setiap masalah sebagai layak untuk membuat anda kewalahan dan
kekurangan sumber daya, sedangkan masalah sifar yang meningkat menimbulkan risiko surat
amaran, denda dan bahaya besar kepada kakitangan atau pelanggan.
 Keputusan ini paling baik dibuat dengan menilai keparahan, bahaya dan kerumitan
masalah. Penilaian ini akan menentukan sama ada perubahan sederhana dapat mengawal masalah
atau jika langkah-langkah berikut diperlukan.

3. Selidiki Punca Akar

Pada fasa ketiga ini, objektifnya adalah untuk menyiasat masalah tersebut dan
menentukan punca utamanya. Punca utamanya adalah sumber masalah atau risiko yang dikenal
pasti, dan ini adalah maklumat penting dalam pertempuran untuk mengelakkan kejadian atau
kejadian tersebut berulang. Jangan menuding jari tanpa penyiasatan yang tepat, walaupun sebab
dan akibatnya jelas. Pengawal selia berwaspada terhadap punca yang tidak dapat disahkan dan
tidak terbukti, dan mengecewakan membuang masa anda untuk menyelesaikan sebab yang salah.
Mengenal pasti punca boleh menakutkan kerana

a) ada banyak kemungkinan penyebab dan

b) sukar untuk memastikan bahawa satu sebab lebih bertanggung jawab bertanggungjawab
daripada yang lain.

4. Tentukan Pilihan Penyelesaian

Pada fasa keempat, tujuannya adalah menggunakan maklumat yang dikumpulkan dari
langkah satu, dua dan tiga untuk mengembangkan rancangan untuk menyelesaikan masalah dan
punca. Terdapat tiga kategori tindakan untuk memperbaiki kejadian: pembetulan, tindakan
pembetulan atau tindakan pencegahan.

● Pembetulan adalah "Perbaikan Band-Aid". Tujuan utamanya adalah untuk

menyelesaikan masalah yang timbul dengan cepat.
● Tindakan pembetulan adalah pembaikan kepada punca untuk mengelakkan berlakunya
masalah.
● Tindakan pencegahan adalah bentuk pengurusan risiko - ia bertujuan untuk mencegah
terjadinya masalah.
5. Laksanakan Tindakan Pembetulan

Fasa lima dan enam adalah mengenai pelaksanaan rancangan penyelesaian anda, sama
ada terdiri daripada tindakan pembetulan, tindakan pencegahan atau kedua-duanya. Sekiranya
anda ingin melaksanakan tindakan pembetulan, anda pasti telah mengenal pasti masalah sistemik
yang melanda syarikat, perkhidmatan atau produk anda. Tindakan pembetulan kadang-kadang
boleh tersentak lutut tetapi langkah cepat dan reaksioner adalah langkah penting dalam
membetulkan dan membendung masalah.

Dalam HR, tindakan pembetulan adalah tindakan yang berkaitan dengan tingkah laku
disiplin. Amaran bertulis, amaran lisan, tinggalkan dengan atau tanpa gaji, penurunan pangkat
atau yang serupa. Dalam bidang pembuatan, tindakan pembetulan merangkumi penggera, reka
bentuk semula, penentukuran instrumen atau mengubah proses pengendalian. Tindakan
pembetulan perlu dilakukan segera.  Apa sahaja tindakan pembetulan yang anda lakukan,
lakukan dengan segera dan menyeluruh. Ingat bahawa mereka mungkin bukan penyelesaian
kekal untuk masalah ini.

6. Laksanakan Tindakan Pencegahan

Tindakan pencegahan adalah berdasarkan ramalan, tindakan proaktif yang bertujuan

untuk mencegah atau memantau potensi risiko sebelum mereka menjadi masalah besar dan
berpotensi memudaratkan.

Tindakan pencegahan yang biasa termasuk:

● Mengkaji atau mengaudit pembekal

● Mengenal pasti masalah yang sering berlaku pada pesaing
● Memantau dan menganalisis trend negatif
● Melaksanakan penggera
● Menjalankan analisis risiko
● Melakukan tinjauan prestasi biasa
● Mengadakan program latihan
● Membangunkan rancangan pemulihan bencana
 ● Melaksanakan program kawalan penentukuran

7. Pantau Keberkesanan Tindakan

Langkah seterusnya prosedur anda adalah memantau dan mendokumentasikan

keberkesanan tindakan pembetulan atau pencegahan yang telah anda laksanakan. Pemeriksaan
keberkesanan ini adalah langkah yang paling penting kerana memastikan tindakan itu bukan
sahaja sesuai tetapi ia akan menyelesaikan masalah dan menghentikannya daripada berlaku (atau
berulang). Terdapat banyak cara untuk melaporkan keberkesanan, bergantung pada langkah-
langkah yang anda pilih untuk di laksanakan dilaksanakan. Contohnya: menganalisis trend
kesalahan manusia, menguji kesilapan dan penyimpananpenyimpangan sebelum dan selepas
anda melaksanakan tindakan pembetulan dapat membantu menentukan apakah ia berfungsi.

Audit kejutan adalah pilihan terbaik untuk pemeriksaan kecekapan. Audit akan

memastikan bahawa semua mesin, orang dan proses bertindak mengikut tindakan pembetulan
yang ditetapkan.

8. Mengubah Prosedur

Jejak Jejaki juga keberkesanan rancangan itu sendiri. Selepas penggunaan pertama,

tanyakan: adakah mudah difahami dan diikuti? Penulisan teknikal yang berkesan sangat penting
untuk proses CAPA anda, ini akan memastikan rancangan dan laporan anda jelas, tidak berat
sebelah, mudah difahami dan lengkap. Atau, lebih baik lagi, mengadakan sesi latihan pada versi
draf prosedur CAPA anda. Gunakan maklum balas untuk menyemak semula prosedur dan
menjelaskan langkah-langkah yang sukar, membingungkan atau tidak jelas. Penglibatan ini
bukan hanya akan memastikan mereka yang terlibat merasakan kepemilikan, mereka kini akan
mempunyai alat untuk menjalankan prosedur ini pada kali pertama.
3.0 Lampiran Taklimat Kesedaran Tindakan

Untuk memastikan peningkatan berterusan sistem pengurusan kesihatan dan keselamatan,

mengenal pasti ketidaksesuaian dan menganalisis punca-punca penyebab tindakan pembetulan
dan pencegahan (CAPA) memainkan peranan penting. Ketidakpatuhan biasanya dikenal pasti
melalui Pemantauan Keselamatan atau Aktiviti Jaminan seperti audit keselamatan, pemeriksaan
tempat kerja dan seumpamanya.

PUNCA TINDAK BALAS ORANG YANG TARIKH

BERTANGGUNG JAWAB PENYELESAIAN
BERTANGGUNGJAWAB SASARAN

Kekurangan sistem Melaksanakan HSE manager maneger 1 Feb 21

pelaporan sistem kad
Observation
Obervation untuk
digunakan oleh
pekerja

Kekurangan Menyediakan General manager maneger 8 Jan 21

komitmen minuman mudah
pengurusan alih untuk pekerja
terhadap
keselamatan

Kekurangan Simpan cecair Kawasan yang bertanggung 1 Jan 21

kesedaran dalam bekas yang jawab bertanggungjawab
keselamatan sesuai dengan label
bahan kimia kimia yang sesuai
 Data Sumber memaparkan semua aktiviti jaminan keselamatan, perincian, lokasi atau
peralatan, ketidaksesuaian, penyebab utama, tindakan pembetulan dan pencegahan, orang yang
bertanggung jawab bertanggungjawab, kemas kini kemajuan, tarikh akhir, status tarikh akhir
yang ditetapkan secara dinamis untuk menunjukkan "Belum Berjangka", "Tamat Tempoh Segera
”,“ Tertunda ” atau “ Tarikh Akhir Ditemui ”. Data sumber secara dinamis melacak hari jatuh
tempoh, tempoh yang digunakan untuk menutup tindakan setelah pengguna mengemas kini
status tindakan sebagai ditutup dan memberikan tarikh tutup.

Papan Pemuka dirancang secara dinamik dengan carta palang bertumpuk, carta lajur
berkerumun dan carta speedometer untuk memvisualisasikan semua tindakan terbuka dan
tertutup, dan maju ke arah sasaran Kadar Tindakan Pembetulan Keseluruhan. Lembaran
selebihnya adalah jadual pusing dan grafik untuk menunjukkan keseluruhan ketidakpatuhan,
status CAPA (Tindakan) dari Aktiviti Jaminan Keselamatan, hari CAPA Telah Dibayar atau
Tertangguh; tempoh Digunakan untuk Menutup CAPA dan akhirnya Daftar CAPA menunjukkan
semua tindakan terbuka & Bertanggung jawab Bertanggungjawab Terbuka & Orang.
4.0 Laporan

Keperluan Tindakan Pencegahan

● Melaksanakan program latihan baru untuk pekerja

● Menyemak dan mengemas kini dokumen syarikat secara berkala seperti, prosedur, kod
etika atau tata kelakuan
● Menjalankan audit dalaman
● Melakukan penyelenggaraan berkala pada peralatan dan mesin
● Menetapkan "penggera" dalam proses kerja anda yang memberi amaran kepada anda
mengenai masalah yang akan berlaku
● Membuat rancangan kecemasan untuk bencana alam, pelanggaran keselamatan dan
kejadian lain

Tindakan penceghan

● Mengkaji atau mengaudit pembekal

● Mengenal pasti masalah yang sering berlaku pada pesaing
● Memantau dan menganalisis trend negatif
● Melaksanakan penggera
● Menjalankan analisis risiko
● Melakukan tinjauan prestasi biasa
● Mengadakan program latihan
● Membangunkan rancangan pemulihan bencana
● Melaksanakan program kawalan penentukuran

Permasalahan

● Mengenal pasti masalah pada fasa pertama ini, anda baru sahaja menerima aduan dan
anda berusaha mengumpulkan lebih banyak maklumat mengenai masalah tersebut.
● Menilai keparahan isu dengan memperlakukan setiap masalah sebagai layak untuk
membuat anda kewalahan dan kekurangan sumber daya, sedangkan masalah sifar yang
 meningkat menimbulkan risiko surat amaran, denda dan bahaya besar kepada kakitangan
atau pelanggan.
● Pengawal selia berwaspada terhadap punca yang tidak dapat disahkan dan tidak terbukti,
dan mengecewakan membuang masa anda untuk menyelesaikan sebab yang salah.
● Pada fasa keempat menentukan Pilihan Penyelesaian, tujuannya adalah menggunakan
maklumat yang dikumpulkan dari langkah satu, dua dan tiga untuk mengembangkan
rancangan untuk menyelesaikan masalah dan punca.
● Fasa lima dan enam adalah mengenai pelaksanaan rancangan penyelesaian dan
pembetulan anda, sama ada terdiri daripada tindakan pembetulan, tindakan pencegahan
atau kedua-duanya. Sekiranya anda ingin melaksanakan tindakan pembetulan, anda pasti
telah mengenal pasti masalah sistemik yang melanda syarikat, perkhidmatan atau produk
anda.
● Tindakan pencegahan adalah berdasarkan ramalan, tindakan proaktif yang bertujuan
untuk mencegah atau memantau potensi risiko sebelum mereka menjadi masalah besar
dan berpotensi memudaratkan.
● memantau Keberkesanan Tindakan Pemeriksaan TindakanPemeriksaan keberkesanan ini
adalah langkah yang paling penting kerana memastikan tindakan itu bukan sahaja sesuai
tetapi ia akan menyelesaikan masalah dan menghentikannya daripada berlaku (atau
berulang).
● Mengubah prosedur. Penulisan teknikal yang berkesan sangat penting untuk proses
CAPA anda, ini akan memastikan rancangan dan laporan anda jelas, tidak berat sebelah,
mudah difahami dan lengkap.
Kesimpulan

Keperluan tindakan pencegahan, ia menumpukan pada penyelidikan sistematik mengenai

punca masalah yang dikenal pasti atau risiko yang dikenal pasti dalam usaha untuk mencegahnya
berulang (untuk tindakan pembetulan) atau untuk mencegah kejadian (untuk tindakan
pencegahan).Tindakan pembetulan di laksanakan dilaksanakan sebagai tindak balas terhadap
keluhan pelanggan, tingkat ketidakpatuhan produk yang tidak dapat diterima, masalah yang
dikenal pasti semasa audit dalaman, serta kecenderungan buruk atau tidak stabil dalam
pemantauan produk dan proses seperti yang akan diidentifikasi oleh kawalan proses statistik
(SPC). Papan Pemuka dirancang secara dinamik dengan carta palang bertumpu bertumpuk, carta
lanjur lajur berkerumun dan carta speedometer untuk memvisualisasikan semua tindakan terbuka
dan tertutup, dan maju ke arah sasaran Kadar Tindakan Pembetulan Keseluruhan.Lembaran
selebihnya adalah jadual pusing dan grafik untuk menunjukkan keseluruhan ketidakpatuhan,
status CAPA (Tindakan) dari Aktiviti Jaminan Keselamatan, hari CAPA Telah Dibayar atau
Tertangguh; tempoh Digunakan untuk Menutup CAPA dan akhirnya Daftar CAPA menunjukkan
semua tindakan terbuka & Bertanggung jawab Bertanggungjawab Terbuka & Orang.