Analisis Proses Bisnis Administrasi Persuratan Sekretariat

Menggunakan Metode Business Process Improvement

(Studi Kasus Masjid Ibnu Sina Kota Malang)

SKRIPSI

Untuk memenuhi sebagian persyaratan

memperoleh gelar Sarjana Komputer

Disusun oleh:
Khoirul Anwar
135150400111015

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2016

1
 BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Negara indonesia merupakan negara muslim terbesar di dunia dengan
penduduk muslim 85 % dari total penduduk negara indonesia. Negara indonesia
juga negara yang dibangun atas landasan spirit beragama warga negaranya,maka
darinya negara indonesia memberikan perhatian khusus terhadap agama di
indonesia.Bentuk perhatian pemerintah adalah memberikan kebebasan
beragama dan kepercayaan, melaksanakan ibadah dan membangun rumah
ibadah, serta memasukkan pendidikan agama dalam kurikulum nasional dengan
tujuan mencetak lulusan yang beriman dan bertakwa(UU no. 20 tahun 2003).
Agama juga dimasukkan sebagai salah satu faktor pembangunan daerah dan
negara. Bagi umat islam, masjid memiliki peran sentral dalam pembangunan
masyarakat. Menurut data kemenag tahun 2013,jumlah masjid di Indonesia
adalah 731.096 bangunan.
Masjid adalah rumah bagi umat Islam, karena sejak awal, masjid telah
mampu menjadi perekat yang menyatukan umat Islam, apapun latar belakang
mereka. Dalam sejarah, meskipun sebuah masjid dibangun oleh pemerintah,
organisasi, lembaga, kelompok maupun perorangan, namun realitasnya,
kedudukan masjid dari dulu hingga kini tetap saja sebagai milik bersama,milik
umat Islam yang masing-masing muslim memiliki hak dan kewajiban sama untuk
memuliakan masjid. Menurut(Efendi,2009)Masjid merupakan pusat kegiatan
ibadah dan muamalah bagi umat islam. Kegiatan ibadah ini mempunyai arti
luas,tidak semata-mata tempat shalat dan pengajian dan mengaji,tapi untuk
segala kegiatan yang bisa membawa kemaslahatan dunia dan akhirat. Masjid
merupakan sarana media komunikasi seorang hamba dengan sang khaliq melalui
pelaksanaan serangkaian ibadah . Namun pada saat yang sama, masjid juga
memiliki nilai sosial(Susanto,2015). Kini, pengurus masjid semakin menyadari
bahwa zaman sudah berubah. Mereka juga paham bahwa kebutuhan jamaah
masjid juga sudah bergeser menuju kepada keanekaragaman kebutuhan. Oleh
karena itu, kerja pengurus masjid sudah tidak bisa asal-asalan lagi karena
merekalah yang menerima amanah jamaah untuk memimpin dan mengelola
masjid dengan baik.
Masjid Ibnu Sina kota malang Masjid Ibnu Sina yang terletak di Jalan
Veteran, Kel. Penanggungan, Kec. Klojen, Kota Malang merupakan masjid yang
berusaha melaksanakan memanajemen masjid secara professional untuk
memenuhi 4 kegiatan utamanya yaitu Dzikir dan ibadah ,Taklum wa taalum
,dakwah illallahdan khidmat masyarakat.Berdasarkan wawancara dengan pihak
takmir masjid ibnu sina,pengurus masjid ibnu sina terdiri atas takmir dan dibantu
oleh remaja masjid (REMAS) untuk melaksanakan kegiatan operasionalnya
maupun melakukan agenda besar seperti tabligh akbar. Dalam menjalan
administrasi persuratannya , takmir masjid masih mengalami beberapa kendala
diantara permasalahan yang terjadi terkait belum adanya proses bisnis yang

2
baku untuk melakukan kegiatannya sehingga proses bisnis di ibnu sina mudah
untuk berubah sesuai dengan aktornya. Dampaknya proses bisnis yang terjadi
menjadi tidak efisien serta memungkinkan terjadinya proses yang saling
berbenturan, terlewat,maupun terjadi duplikasi kerja. Takmir masjid ibnu sina
juga belum memiliki pedoman baku terhadap pelaksanaan proses bisnisnya
sehingga pembangian wewenang dan tanggung jwab masih kurang jelas.
Perbaikan proses bisnis di masjid ibnu sina diperlukan untuk administrasi
persuratan menggunakan pendekatan Business Process Improvement. Setelah
dilakukan perbaikan proses bisnis maka langkah selanjutnya adalah melakukan
perancangan Prosedur Operasional Standar. Dengan adanya Prosedur
Operasional Standar, diharapkan dapat menjadi suatu fondasi bagi perusahaan
untuk mulai membangun suatu sistem kerja yang baku dan efisien. Manfaat
implementasi Prosedur Operasional Standar yang sempurna secara tidak
langsung dapat membantu mengurangiwaste dan mengantisipasi banyak
kesalahan yang mungkin terjadi .
Penelitian ini menghasilkan rancangan proses bisnis usulan dan
rancangan Prosedur Operasional Standar untuk Masjid ibnu sina.Perbaikan
proses bisnis yang dilakukan yaitu pada proses Administrasi Surat Mneyurat
dengan metode BPI dan pemodelan proses bisnis menggunakan BPMN.

1.2 Rumusan masalah

1. Bagaimana memodelkan proses bisnis saat ini (as-is) dan proses bisnis
usulan (to-be) pada administrasi persuratan sekretariat masjid ibnu sina
kota malang?
2. Bagaimana hasil analisa perbandingan antara proses bisnis saat ini (as-is)
dengan proses bisnis usulan (to-be) untuk perbaikan administrasi
persuratan pada sekretariat masjid ibnu sina kota malang?
3. Bagaimana mengembangkan prosedur operasional standar pada proses
administrasi persuratan sekretariat masjid ibnu sina kota malang?

1.3 Tujuan
4. Memodelkan proses bisnis yang terdapat di dalam administrasi persuratan
sekretariat masjid ibnu sina kota malang
5. Memberikan rekomendasi proses bisnis usulan (to-be) administrasi
persuratan kepada sekretariat masjid ibnu sina kota malang
6. Membuat Prosedur Operasional Standar untuk administrasi persuratan di
sekretariat masjid ibnu sina kota malang

1.4 Manfaat
1. Mendapatkan gambaran proses bisnis Administrasi Persuratan yang dapat
digunakan untuk evaluasi sekretariat masjid ibnu sina kota malang
menggunakan Business Process Model and Notation (BPMN).

3
 2. Mendapatkan rekomendasi proses bisnis usulan (to-be) administrasi
persuratan kepada sekretariat masjid ibnu sina kota malang menggunakan
metode Business Process Improvement (BPI) sehingga dapat digunakan
sebagai pertimbangan perbaikan proses bisnis.
3. Mendapatkan Prosedur Operasional Standar untuk memaksimalkan
berjalannya proses bisnis administrasi persuratan di sekretariat masjid
ibnu sina kota malang.

1.5 Batasan masalah

1. Penelitian ini hanya fokus pada proses bisnis administrasi persuratan
Sekretariat Masjid Ibnu Sina Kota Malang.
2. Data didapatkan dari proses wawancara dan observasi pada bidang
Sekretariat Masjid Ibnu Sina Kota Malang.
3. Pemodelan proses bisnis pada penelitian ini menggunakan metode
Business Process Model and Notation(BPMN).
4. Perbaikan proses bisnis administrasi persuratan menggunakan metode
Business Process Improvement (BPI).
5. Penelitian ini hanya sampai fase ketiga dari metode BPI yaitu streamlining.
6. Rekomendasi perbaikan proses bisnis hanya menggunakan beberapa
streamlining tools dari 12 streamlining tools yang ada sesuai dengan
kebutuhan perbaikan proses bisnis.
7. Evaluasi proses bisnis menggunakan 3 tahap simulasi yaitu tahap Process
validation,Time Analysis,dan Resource Analysis.
8. Hasil dari penelitian ini adalah rekomendasi perbaikan proses bisnis (to-be)
dan pembuatan Prosedur Operasional Standar pada proses bisnis
administrasi persuratan pada sekretariat Masjid Ibnu Sina Kota Malang.
9. Dalam perbaikan perbaikan proses bisnis yang memasukkan proses
otomatisasi akan dibuatkan kebutuhan untuk pembuatan sistem.

1.6 Sistematika pembahasan

Sistematika laporan penelitian ini akan diuraikan menjadi enam bab yaitu :
BAB 1 PENDAHULUAN
Menjelaskan tentang latar belakang penelitian, rumusan
masalah,tujuan,manfaat,batasan masalah,dan sistematika
pembahasan.
BAB 2 LANDASAN KEPUSTAKAAN
Menjelaskan tentang profil masjid ibnu sina, penelitian sebelumnya
yang pernah dilakukan dengan penelitian ini serta dasar teori yang
berhubungan dengan penelitian .
BAB 3 METODOLOGI

4
 Menjelaskan tentang metode dan teknik pengumpulan data dan
tinjauan literatur.
BAB 4 PEMODELAN PROSES BISNIS
Melakukan pemodelan proses bisnis saat ini menggunakan metode
Business Process Model and Notation(BPMN) dan melakukan simulasi
proses bisnis saat ini.
BAB 5 ANALISA DAN REKOMENDASI PROSES BISNIS
Menjelaskan hasil temuan proses bisnis saat ini dan membuat
rekomendasi perbaikan proses bisnis dalam administrasi persuratan.
Dan melakukan simulasi dan analisa terhadap proses bisnis saat ini dan
usulan.
BAB 6 PEMBUATAN PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR
Berisi pembuatan Prosedur Operasional Standar berdasarkan proses
bisnis usulan.
BAB 7 PENUTUP
Berisi kesimpulan dan saran dari hasil analisa. Kesimpulan terkait
perumusan masalah penelitian . dan saran berisi pengembangan yang
harus diterapkan dalam penelitian selanjutnya.

5
 BAB 2 LANDASAN KEPUSTAKAAN

2.1 Kajian Pustaka

Kajian pusataka pada bab ini membandingkan penelitian ini dengan
penelitian sebelumnya sebagai referensi pengembangan proses bisnis pada
suatu instansi. Penelitian pertama merupakan skripsi dilakukan oleh dewi nuraini
wardani dengan judul Analisis proses bisnis bidang kesejahteraan dan pembinaan
disiplin pegawai menggunakan metode business process improvement (studi
kasus : Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang). Penelitian ini untuk
mengetahui proses bisnis saat ini (as-is) dan melakukan pemodelan proses bisnis
usulan (to-be) serta kemudian melakukan perbandingan dan mengajukan
rekomendasi perbaikan proses bisnis.Metode pengumpulan data yang dilakukan
adalah wawancara,observasi,data primer,dan studi berkas.Pemodelan proses
bisnis dilakukan dari data hasil identifikasi dan review proses bisnis saat
ini.kemudian melakukan visualisasi model bisnis menggunakan tools BPMN serta
melakukan evaluasi terhadap proses bisnis as-is.Metodologi analisis
danperbaikan proses bisnis menggunakan metode BPI (Business Prosess
Improvement) dengan tiga tahapan yaitu mengorganisir perbaikan,memahami
proses,dan menyederhanakan proses.Penelitian ini membatasi pada 6 proses
bisnis yaitu proses bisnis pengajuan izin cerai, pemberian izin cuti,pengurusan
kartu pegawai, pengurusan kartu istri dan kartu suami, pengurusan pensiun PNS,
dan monitoring dan evaluasi disiplin PNS(Wardani,2016)
Penelitian kedua dilakukan oleh Valentina Russoa, Mario Ciampia,dan
Massimo Esposito dengan judul A Business Process Model for Integrated Home
Care. dengan latar belakang peningkatan kebutuhan pelayanan kesehatan yang
tinggi di eropa menyebabkan banyak didirikannya Integrated Home Care(IHC),
namun pada tingkat operasionalnya yang tinggi IHC membutuhkan prodesur
standar perawatan yang seragam diseluruh dunia . beberapa negara eropa
termasuk italia memiliki tingkat koordinasi dan integrasi antar instasi pelayanan
kesehatan yang rendah.Penelitian ini memodelkan proses bisnis yang
berlangsung pada IHC sebagai penyedia layanan sosial dan kesehatan untuk
mendeteksi beberapa permasalahan integrasi proses bisnis,hingga dalam
pengembangannya dapat mengadopsi ICT.Pemodelan menggunakan tools
Business Process Modelling Notation. Dalam melakukan pemodelan proses bisnis
menggunakan framework IDEF0 (Integrated Definition for Function Modelling)
untuk menggambarkan klinik yang relevan,logistik,dan proses organisasi yang
terkait operasi pada Home Center. Untuk membuat standar internasional IHC
maka digunakan kriteria untuk dianalisa dan dibandingkan antar IHC,kriteria
tersebut adalah aktor yang terlibat dan peran mereka dalam kegiatan yang
berbeda, tidakan spesifik dan urutan mereka, poin keputusan penting,interaksi
antar kegiatan dan aktor yang terlibat dalam proses,serta menejemen
sistem,alat,dan metode yang digunakan untuk koordinasi.Penelitian tersebut
menghasilkan standar formal proses bisnis yang dapat diterapkan kepada selurh
Home Center untuk sebagai landasan melakukan integrasi.
6
Penelitian di atas ,memiliki keterkaitan dengan penelitian ini yaitu melakukan
analisa proses bisnis dan memberikan rekomendasi perbaikan proses bisnis baru
terhadap permasalahan saat ini.Penelitian ini menggunakan metode Business
Process Improvement(BPI) untuk perbaikan proses bisnis dan menggunakan
Business Process Modelling Notation(BPMN) dalam melakukan proses
pemodelan.

2.2 Profil Masjid Ibnu Sina Kota Malang

2.2.1 Struktur Kepengurusan Masjid Ibnu Sina Kota Malang

Gambar 2. 1 Struktur Kepengurusan Masjid Ibnu Sina Kota Malang

Gambar 2.1 menjelaskan tentang sturktur kepengurusan masjiibnu sina
yang terdiri atas 6 bagian yaitu penasehat , Ketua dan wakil takmir , sekretaris ,
bendahara , pengurus harian dan remaja masjid. Pengurus harian sendiri terbagi
menjadi 4 bidang yaitu kerohanian, kepala rumah tangga masjid, humas, dan
bidang kemanan.

7
2.2.2 Asas Kegiatan dan Sekretariat Masjid Ibnu Sina
Masjid Ibnu Sina yang terletak di Jalan Veteran, Kel. Penanggungan, Kec.
Klojen, Kota Malang dalam melaksanakan kegiatannya dilandaskan pada 4 asas
utama fungsi masjid yang telah disepakati yaitu :
1. Dzikir dan Ibadah
2. Ta’lim wa ta’lum
3. Dakwah illallah
4. Khidmat jamaah
Sekretariat Masjid Ibnu Sina merupakan bagian khusus kepengurusan masjid
yang menangani pekerjaan dan urusan yang menjadi tugas sekretaris seperti
administrasi persuratan. Di sekretariat masjid ibnu sina saat ini dikelola oleh
sekretaris takmir dan dibantu oleh remaja masjid ibnu sina.

2.3 Masjid
2.3.1 Definisi Masjid
Masjid merupakan tempat beribadah utama bagi umat Islam,juga
merupakan salah satu institusi yang pertama kali berdiri. Masjid artinya tempat
sujud, tempat beribadah kepada Allah SWT. Akar kata dari Masjid adalah sajadah
dimana berarti sujud atau tunduk. Masjid sebagai salah satu pusat pembinaan
umat Islam menempati peranan penting dalam proses perubahan sosial dan
menunjang percepatan pembangunan dalam masyarakat terutama dalam
membangun aspek rohani(supardi dan amiruddin,2001).
Masjid tidak dapat dipisahkan dari kehidupan umat Islam dalam
mencapai citacitanya. Namun, seringkali perannya menjadi kacau ataugagal
karena pengelolaannya yang kurang tepat. Walaupun sepanjang perjalanan umat
Islam posisi masjid tetap menjadi tempat yang diperhitungkan untuk pembinaan
umat, tetapi karena pengelolaannya tidak dilakukan dengan manajemen yang
modern, maka dampaknya terhadap kehidupan sosial dan budaya kurang
signifikan(supardi dan amiruddin,2001).

2.4 Proses Bisnis

2.4.1 Definisi Proses Bisnis
Proses bisnis adalah kumpulan dari tugas atau aktivitas yang terstruktur yang
dapat menghasilkan layanan atau produk tertentu untuk satu atau banyak
konsumen(Falahah,2012). Pemodelan proses bisnis digunakan untuk
mengevaluasi dan melakukan perbaikan proses bisnis di masa mendatang.
Analisa proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di
dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan(Ramdhani,2015).

8
2.4.2 Karakteristik Proses Bisnis
Beberapa karakteristik suatu proses bisnis menurut (Davenport,1993) :
a. Definability, artinya suatu proses bisnis harus memiliki batasan
masukan dan keluaran yang jelas.
b. Order, artinya suatu proses bisnis harus terdiri atas sekumpulan
aktivitas yang dilakukan dengan berurutan dan menempati ruang
tertentu
c. Customer, artinya suatu proses bisnis harus mempunyai penerima
hasil proses
d. Value-adding ,artinya suatu perubahan proses bisnis harus
memberikan nilai tambah bagi penerima.
e. Embeddedness, artinya suatu proses bisnis tidak dapat berdiri sendiri,
harus merupakan bagian terintegrasi dari organisasi
f. Cross-functionality, artinya suatu proses bisnis mencakup beberapa
fungsional terkait dalam organisasi.

2.5 Business Process Model and Notation (BPMN)

2.5.1 Definisi Business Process Model and Notation (BPMN)
Business Process Modeling Notation (BPMN) menggambarkan suatu bisnis
proses diagram yang mana didasarkan kepada teknik diagram alur, dirangkai
untuk membuat model-model grafis dari operasi-operasi bisnis dimana terdapat
aktivitasaktivitas dan kontrol-kontrol alur yang mendefinisikan urutan
kerja.(Ramdhani,2015).

2.5.2 Elemen Business Process Model and Notation (BPMN)

Diagram BPMN terdiri atas elemen. Elemen ini terbagi atas empat kategori, yaitu
Flow Object, Connecting Object, Swimlanes, dan Artifact. Berikut penjelasan dari
masing masing elemen BPMN(Ramdhani,2015) :
1. Flow Object
a) Event
Event direpresentasikan dalam bentuk lingkaran dan menjelaskan apa
yang terjadi saat itu. Event-event ini mempengaruhi alur proses alur
proses dan biasanya menyebabkan terjadinya kejadian (trigger) atau
sebuah dampak (result) Masing-masing mewakili kejadian dimulainya
proses bisnis, interupsi proses bisnis, dan akhir dari proses bisnis.
Business Process Improvement (BPI)
Tabel 2. 1 Flow Object
Tipe Deskripsi Notasi
Start Menunjukkan awal dari sebuah
proses. Tanda dimulainya sebuah
proses.

9
 Intermediate Mengindikasikan terjadi seuatu
diantara awal dan akhir sebuah
proses. hal ini akan berdampak
kepada aliran proses ,namun tidak
akan mulai atau secara langsung
menghentikan proses.
End Mengindikasikan proses berhenti.

Sumber : Object Management Group (2011)

b) Activity
Activity merepresentasikan pekerjaan yang harus diselesaikan. Memiliki
beberapa macam macam diantaranya task dan process.
 Task : aktivitas yang termasuk dalam sebuah proses dan dapat
berdiri sendiri. Tabel 2.2 mendefinisikan macam-macam task
(Object Management Group (2011) :
Tabel 2. 2 Tabel Notasi Task
Tipe Deskripsi Notasi
Task Task yang tidak memiliki
spesifikasi

User Task Task dimana manusia

mengerjakan tugas dengan
bantuan sistem dan terjadwal
dalam task list manager
Service Task Task yang menggunakan service
lain,dapat berupa aplikasi
maupun web service.

Receive Task Task untuk menunggu datangnya

pesan . task akan selesai setelah
task diterima

Send Task Task untuk mengirim pesan. Task

akan selesai setelah pesan
dikirim.

10
 Script Task Task yang dieksekusi oleh aplikasi
perangkat lunak. Ketika task
dijalankan maka script yang
sudah dibuat akan
dieksekusi.ketika script selesai
dijalankan maka task juga selesai.
Manual Task Task yang dijalankan manusia
tanpa bantuan aplikasi.

Business Rule Task yang menyediakan

Task mekanisme business Rules engine
untuk dieksekusi.

Sumber : Object Management Group (2011)

 Sub-process : Merupakan aktivitas gabungan yang menjadi bagian

dalam sebuah proses. Gabungan proses ini dapat dipecah lebih
rinci menjadi sebuah proses yang lebih sederhana atau lebih
detail. Berikut ini merupakan gambar 2.2 dari sub-proses

Gambar 2. 2 Gambar sub-proses

c) Gateway : Gateway merupakan pengontrol simpangan dan gabungan dari
sebuah proses aliran. Gateway menentukan
percabangan,forking,penggabungan,dan jalur penggabungan. Tabel 2.3
Mendefinisikan tentang macam-macam gateway :
Tabel 2. 3 Tabel Gateway
Tipe Deskripsi Notasi
Exclusive Membuat jalur alternative dalam
Gateway sebuah alur proses.hanya ada
satu jalur yang bisa dipilih.

Event Based Membuat jalur alternative

Gateway berdasarkan event tertentu.
Hanya ada satu jalur terpilih
berdasarkan event.

11
 Parallel event Gateway untuk membuat dan
based menyatukan jalur parallel
gateway berdasarkan event tertentu.

Parallel Gateway untuk membuat dan

gateway menyatukan jalur paralel.

complex Menggabungkan berbagai

gateway percabangan yang kompleks.

Inclusive Membuat jalur alternatif dan juga

Gateway jalur parallel dalam suatu proses.

Sumber : Object Management Group (2011)

2. Connectors
Coonector merupakan element yang menghubungkan flow
object.Tabel 2.4 menjelaskan tentang beberapa tipe connector.
Tabel 2. 4 Tabel connector
Tipe Deskripsi Notasi
Sequence Digunakan untuk menunjukkan
flow urutan aktivitas yang akan
dilakukan dalam sebuah alur
proses.
Association Digunakan untuk
menghubungkan elemen dengan
artifact
Message flow Digunakan untuk menunjukkan
aliran pesan antara dua entitas
yang siap untuk mengirim dan
menerima.

3. Swimlane
Swimlane disimbolkan dengan bentuk persegi panjang yang mewadahi
berbagai proses yang terjadi. Tabel 2.5 menjelaskan tentang beberapa
jenis swimlane.

12
 Tabel 2. 5 Tabel Swimlane
Tipe Deskripsi Notasi
Pool Mewakili partisipan dalam
sebuah proses. Pool juga
berperan sebagai wadah pemisah
dari rangkaian aktivitas dengan
pool lain.
Lane Sub bagian dari sebuah pool.
Digunakan untuk
mengkategorikan aktivitas
Milestone sebuah sub partisi dalam sebuah
proses. hal ini dapat
mengindikasikan perbedaan
tahapan selama proses.

4. Artifact
Elemen yang digunakan untuk memberikan informasi tambahan dari
sebuah proses. Tabel 2.6 menjelaskan tentang beberapa jenis artifact
yang ada dalam BPMN.
Tabel 2. 6 Tabel Artifact
Tipe Deskripsi Notasi
Data Menunjukkan bagaimana data
Object diperlukan dalam sebuah aktivitas
Group Aktivitas pengelompokan yang
tidak mempengaruhi sequence
flow
Annotation Mekanisme memberikan catatan
untuk tujuan tertentu agar
mudah dipahami.

2.6 Business Process Improvement

2.6.1 Definisi Business Process Improvement
Business Process Improvement yaitu sebuah metodologi sistematis dan
terstruktur yang dikembangkan untuk membantu meningkatkan proses bisnis
suatu organisasi dengan cara yang signifikan. Business Process Procedure juga
membantu organisasi dalam menyederhanakan dan merampingkna proses bisnis
yang beroperasi,dengan menghilangkan hal yang menjadi pemborosan dan
birokrasi(Hurrington,1991)

2.6.2 Sasaran Utama Business Process Improvement

Business Process Improvement memiliki sasaran utama yaitu (Harrington,1991):

13
 1. Membuat proses menjadi efektif yaitu menghasilkan output yang
diinginkan
2. Membuat proses menjadi efisien yaitu meminimalkan sumber yang
digunakan
3. Membuat proses menjadi adaptif yaitu dapat beradaptasi terhadap
perubahan perubahan kebutuhan pengguna maupun kebutuhan bisnis

2.6.3 Tahapan Business Process Improvement

Business Process Improvement mempunyai tujuan untuk menjamin suatu
perusahaan memiliki proses bisnis yang diantaranya menghilangkan kesalahan-
kesalahan dan meminimalisir delay atau waktu tunggu(Asari,2011).
Tahapan Process Business Improvement terdiri atas 5 tahap (Harrington.1991)
yaitu :
1. Mengkoordinasi Perbaikan/penataan (Organizing for Improvement)
2. Memahami proses (Understanding the prosess)
3. Menyederhanakan proses (steamlining)
4. Pengukuran dan kontrol (Measurements and Controls)
5. Perbaikan berkelanjutan (Continous Improvement)

2.6.4 Penyederhanaan Proses Bisnis (Steamlining)

Penyederhanaan digunakan untuk menganalisa dan memberikan saran
pemotongan terhadap pemborosan untuk peningkatan kerja dan kualitas proses
bisnis.Untuk itu BPI memfasilitasi penyederhanaan pada tahap ketiga yaitu
streamlining. Streamlining memperhatikan setiap detail waktu yang dapat
mengakibatkan peningkatan kualitas dan kinerja, proses bisnis akan berjalan
dengan sedikit gangguan terhadap lingkungan sekitar dan mengidentifikasi
metode untuk menciptakan perubahan yang efektif,efisien,serta memiliki
kemampuan adaptif(wardani,2016).
Terdapat 12 streamlining tools yaitu (Harrington,1991) :
1. Eliminasi birokrasi (Bureaucracy elimination) dengan cara menghilangkan
tugas administratif yang tidak perlu termasuk penggunaan kertas kerja
yang tidak diperlukan.
2. Eliminasi Duplikasi ( Duplication elimination) dengan cara menghilangkan
proses atau kegiatan yang sama yang terjadi di dalam proses yang
berbeda.
3. Evalusasi Nilai tambah ( Value-added assessment) dengan cara
mengevaluasi seluruh kegiatan dalam proses bisnis untuk menentukan
kontribusinya dalam memenuhi kebutuhan pengguna.
4. Penyederhanaan(Simplification) dengan cara mengurangi kompleksitas
suatu proses sehingga proses menjadi lebih mudah dipahami dan
dilakukan.
5. Pengurangan waktu siklus proses(process cycle-time reduction) dengan
menentukan cara mengurangi waktu perputaran sehingga meminimalkan
biaya pengeluaran.
14
 6. Pencegahan kesalahan(Error proofing) artinya cara mencegah terjadinya
kesalahan dalam proses dengan membuat kondisi yang sulit untuk
memungkinkan pengguna melakukan kesalahan.
7. Peningkatan (Upgrading) dengan cara mengefektifkan penggunaan
fasilitas sehingga meningkatkan performansi suatu proses bisnis.
8. Penyederhanaan bahasa( Simple language) dengan cara mengurangi
kompleksitas cara-cara penulisan dokumentasi. sehingga dokumentasi
lebih mudah dipahami.
9. Standardisasi(standardization) dengan cara menetapkan salah satu cara
pembakuan prosedur dalam melakukan aktifitas pada proses bisnis.
10. Peningkatan kualitas masukan (supplier partnership) yaitu meningkatkan
kualitas masukan ,karena hasil keluaran bergantung pula dengan kualitas
masukan sehingga tercipta proses bisnis yang baik.
11. Pengembangan Skala Besar(Big Picture Improvement) merupakan tool
yang bisa dilakukan bila kesepuluh cara sebelumnya tidak memberikan
hasil yang diinginkan. Tool ini digunakan dengan cara menemukan ide
kreatif untuk mengubah proses yang ada secara signifikan.
12. Otomatisasi dan/ atau mekanisasi ( Automation and/or mechanization)
dengan menggunakan tools peralatan atau komputer untuk membantu
proses.

2.7 Administrasi Persuratan

2.7.1 Definisi Surat
Berikut adalah beberapa definisi surat yang diambil dari bukunya (Ida
Nuraida,2008) yaitu :
menurut J.wajong Surat adalah pernyataan atau ucapan tertulis terhadap
satu atau beberapa orang yang tidak hadir.
menurut S.Hidayat Surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana
dituliskan suatu pernyataan atau berita sesuatu yang hendak orang
nyatakan,beritakan,atau tanyakan kepada orang lain.
Dari dua pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa surat merupakan
media komunikasi tertulis untuk menyampaikan pernyataan menggunakan
tulisan dari pengirim surat kepada penerima surat.

2.7.2 Definisi surat menyurat

Surat menyurat sama artinya dengan istilah korespondensi yang berarti
suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus menerus antara dua
pihak yang dilakukan dengan saling berkirim surat.(Iswani,2011)
korepondensi dalam suatu kantor atau organisasi dibagi menjadi dua,yaitu :
a. korespondensi Eksteren yaitu hubungan surat menyurat yang
dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar

15
 b. korespondensi intern yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan
oleh orang-orang dalam suatu kantor,termasuk hubungan antara
kantor pusat dengan kantor cabang.(Iswani,2011)

2.7.3 Pembagian Surat Berdasarkan Isinya

Menurut (Iswani,2011) berdasarkan isinya surat dibagi menjadi 3 macam
yaitu
a. surat resmi yaitu surat yang ditujukan untuk kegiatan resmi seperti
surat keputusan,surat peraturan,surat
edaran,instruksi,pengumuman,surat memo dan nota.
b. b.Surat bisnis seperti surat yang ditujukan untuk kegiatan bisnis
seperti surat tagihan,surat penawaranmsurat izin,surat
pembelian,kuitansi,dan surat permintaan barang.
c. Surat Pribadi yaitu surat yang ditujukan berdasarkan kepentingan
pribadi seperti surat permohonan yang bersifat pribadi, surat
keluarga, maupun surat lamaran pekerjaan.

2.8 Prosedur Operasional Standar

2.8.1 Definisi Prosedur Operasional Standar
Dalam penelitian (Rusdianasito 2011) menjelaskan bahwa Prosedur
operasional standar menrupakan serangkaian instruksi yang menggambarkan
pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah
organisasi. Selain itu menurut FEMA,1999,Standard Operating Procedure(SOP)
adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu
poses harus dilaksanakan. SOP dibuat baku dan harus dilakukan secara berurutan
untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

2.8.2 Fungsi dan Tujuan Prosedur Operasional Standar

Menurut (Setiawati,2015)Dengan adanya SOP ini diharapkan dapat
memonitor bisnis perusahaan dan meminimalisasi kesalahan kerja sehingga tidak
merugikan perusahaan. Melihat pentingnya SOP, maka penelitian ini bertujuan
untuk mengidentifikasi dan merancang business process yang ada dalam
perusahaan dan merancang SOP bagi perusahaan.Penjabaran SOP yang lebih
dirinci dituangkan dalam instruksi kerja. Instruksi kerja dalam tiap bagian belum
pernah disusun, sehingga perlu ditinjau kembali kesesuaiannya dengan kondisi
saat ini.

2.8.3 Komponen Prosedur Operasional Standar

Penyusunan internal SOP berbeda setiap organisasi. SOP disusun sesuai
dengan tujuan dan kondisi yang ada pada saat SOP disusun. SOP disusun untuk
menggambarkan kegiatan rutin yang berulang baik kegiatan yang bersifat
administrasi seperti prosedur pembelian baku dan prosedur yang bersifat teknik
seperti prosedur kerja penelitian di laboratorium.(Rusdianasito 2011).Komponen
umum yang ada pada SOP antara lain (saleh,2010):
16
 a. Tujuan
Tujuan berisi tentang informasi mengenai tujuan dibuatnya SOP.misalnya
menjaga ketertiban,kelancaran,ketaatan,dan keamanan dalam pelayanan
keanggotaan.
b. Ruang lingkup
Ruang lingkup berisi tentang apa yang menjadi ruang lingkup pekerjaan.
Ruang lingkup membatas bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawab
petugas.
c. Tanggung jawab
Berisis perincian tanggung jawab setiap petugas dalam melaksanakan
prosedur operasional standar
d. Dokumen terkait
merupakan daftar dokumen yang digunakan dalam pembuatan Prosedur
operasional standar.
e. Prosedur
Menurpakan alur kerja berupa flowchart yang berisi penjelasan
aktivitas,dokumen,dan penanggungjawab.

2.8.4 Bentuk Prosedur Operasional Standar

Prosedur Operasional Standar memiliki beberapa macam bentuk yang
digunakan diantaranya menurut stup,2001:
a. Simple Steps
Bentuk SOP ini dipakai untuk prosedur rutin yang singkat dan tidak terlalu
membutuhkan banyak keputusan.
b. b.Hierarchical Steps
Bentuk ini dipakai untuk prosedur yang cukup panjang(lebih dari 10
langkah) tetapi tidak memerlukan banyak keputusan.Bentuk ini memudahkan
orang yang sudah berpengalaman karena bagian dari masing-masing langkah
dijelaskan secara terperinci. Sedangkan untuk orang baru dapat memudahkan
untuk mempelajari prosedur tersebut.
c. Graphic Procedures
Bentuk ini dipakai untuk prosedur yang cukup panjang (lebih dari 10
langkah) tetapi tidak memerlukan banyak keputusan,sama seperti hierarchical
steps. Grafik dapat menyederhanakan suatu proses dari bentuk yang panang
menjadi bentuk yang singkat menggunakan gambar maupun diagram.
d. Flowchart
Merupakan grafik sederhana yang menjelaskan lengkah-langkah proses dalam
pembuatan suatu keputusan.Bentuk flowchart digunakan untuk prosedur yang
memiliki banyak keputusan (Rusdianasito 2011).Contoh Prosedur Operasional
Standar yang menggunakan grafik sederhana dapat dilihat pada gambar 2.3.

17
 Gambar 2. 3 Gambar Operasional Standar Prosedur Permintaan Uang muka
Sumber : Keputusan Ketua Pengurus Masjid Al Amanah Kementerian Keuangan (2013)

Penggunaan simbol yang digunakan dalam menyusun Prosedur

Operasional Standar dalam penggambaran proses bisnis dijelaskan dalam tabel
2. (Rusdianasito 2011).
Tabel 2. 7 Tabel simbol flowchart
Simbol Keterangan
Start/End Untuk mengawali atau mengakhiri flowchart

Process Untuk menunjukkan proses yang terjadi

Paper document Untuk menunjukkan output dari sebuah

aktifitas yang mencakup informasi yang terdokumentasi

Decision Untuk menunjukkan pemilihan keputusan

terjadi

Direction of flow:arrow Untuk menunjukkan arah dan

urutan langkah-langkah proses
Connector Untuk menghubungkan flowchart satu dengan
yang lain

18
2.9 Simulasi Proses Bisnis
Simulasi merupakan suatu tools yang disediakan utnuk melakukan
evaluasi terhadap kinerja model menggunakan konfigurasi yang berbeda dengan
jangka waktu yang disesuaikan dengan spesifikasi, Simulasi digunakan untuk
menemukan kemungkinan kegagalan dalam proses maupun kemacetan yang tak
terduga,untuk mencegah kekurangan atau kelebihan sumber daya baik SDM
maupun biaya,serta untuk mengoptimalkan kinerja sistem( Bizagi Process
Modeler,2013).
Tahap simulasi ada empat,(Bizagi Process Modeler,2013) yaitu :
1. Proses validasi (Process validation) yaitu tahap simulasi pertama untuk
memastikan semua proses dalam struktur proses bisnis tidak mengalami
kegagalan proses.
2. Analisis waktu (Time Analysis) yaitu tahap simulasi kedua untuk mengukur
waktu yang diperlukan dari awal mulai simulasi hingga simulasi berakhir.
3. Analisis Sumber Daya (Resource Analysis) yaitu tahap simulasi ketiga untuk
melakukan prediksi bagaimana proses tetap berjalan menggunakan
pengaturan sumber daya yang berbeda.
4. Analisis Kalender (Calender Analysis) tahap simulasi keempat yang
memberikan informasi kalender untuk mencerminkan proses kerja bisnis
pada tanggal tertentu secara terperinci.

19
 BAB 3 METODOLOGI

Pada bab ini akan membahas tentang langkah-langkah yang akan dilakukan
dalam penelitian. langkah-langkah yang akan dilakukan yaitu Studi Literatur,
Pengumpulan data, pemodelan proses bisnis, analisa dan rekomendasi proses
bisnis, penyusunan Prosedur Operasional Standar,dan diakhiri dengan
kesimpulan dan saran. Metodologi penelitian dapat dilihat pada gambar 3.1.

Gambar 3. 1 Metodologi Penelitian

3.1 Studi Literatur

Studi Literatur
Pada tahap ini dilakukan pemahaman teori berkaitan dengan penelitian yaitu
tentang cara membuat pemodelan menggunakan Business Process Modeling
Notation (BPMN),peningkatan proses bisnis menggunakan metode Business

20
Process Improvement (BPI) dan tentang membuat Prosedur operasional standar
untuk sebuahadministrasi persuratan. Studi literatur digunakan untuk
menunjang keberhasilan penelitian ini, serta penelitian sebelumnya yang
berkaitan dengan penelitian ini.

3.2 Pengumpulan Data

Pengumpulan data
Data yang dibutuhkan dalam penelitian ini berupa data primer uyang didapat
melalui penelitian secara langsung kepada pihak takmir masjid ibnu sina kota
malang terkait dengan proses bisnis saat ini pada bidang administrasi persuratan.
Pengumpulan data primer dalam penelitian ini dilakukan dengan cara :
a. Observasi
Observasi adalah mengamati secara langsung bagaimana gambaran alur proses
bisnis pada administrasi persuratan di sekretariat masjid ibnu sina , kemudian
menganalisa dan mencatatnya secara sistematis.
b. wawancara
Wawancara dilakukan dengan cara tanya jawab langsung kepada responden baik
takmir masjid, remaja masjid, maupun bagian sekretariat yang berkaitan dengan
administrasi dan alur proses persuratan di masjid ibnu sina. Materi wawancara
meliputi permasalahan yang terjadi, tanggungjawab setiap anggota yang
berkaitan dengan administrasi, serta alur proses administrasi yang biasanya
dijalankan di masjid ibnu sina.

3.3 Pemodelan Proses Bisnis

Pada tahap ini melakukan pemodelan proses bisnis saat ini berdasarkan hasil
pengumpulan data yang telah dilakukan. kemudian gambaran proses bisnis
tersebut divisualisasikan untuk kemudian disimulasikan menggunakan tools
BPMN .Semua proses bisnis yang berkaitan dengan administrasi persuratan
dimodelkan untuk kemudian dievaluasi performansi sebuah pemodelan
berdasarkan konfirgurasi dan waktu yang disesuaikan dengan kebutuan
penelitian.

3.4 Analisis dan Rekomendasi Proses Bisnis

Analisis dan rekomendasi Proses bisnis
Pada tahan ini dilakukan analisa hasil dari simulasi model proses bisnis saat ini
yang telah dilakukan untuk kemudian digunakan untuk membuat sebuah
perbaikan proses bisnis yang menghasilkan proses bisnis usulan. dalam
penelitian ini tahapan Business Process Improvement yang dilakukan hanya
sampai pada tahap ketiga yaitu penyederhanaan.
1. Mengorganisir Perbaikan

21
Pada tahapan ini dilakukan pendalaman tentang kebutuhan sekretariat terhadap
proses bisnis administrasi persuratan untuk kemudian memilih proses bisnis
kritis. Menurut (Harrington,1991)terdapat beberapa alasan dalam memilih
proses bisnis kritis yaitu ,permasalahan atau keluhan pengguna proses bisnis baik
internal maupun eksternal, membutuhkan biaya yang tinggi dalam proses bisnis,
membutuhkan waktu siklus yang lebih lama dalam proses bisnis,terdapat cara
yang lebih baik untuk proses , dan tersedianya teknologi baru.
2. Memahami Proses
Menurut (Harrington,1991) pada tahap ini memiliki tujuan untuk memahami
seluruh dimensi dari proses bisnis yang sedang berlangsung. Untuk memahami
proses bisnis secara keseluruhan maka dilakukan dengan beberapa tahapan
diantaranya menentukan ruang lingkup dan misi proses, menentukan batasan-
batasan proses,membuat bagian diagram proses,melakukan penelusuran proses,
dan memperbarui dokumentasi proses
3. Menyederhanakan proses
Tujuan dari tahapan ini adalah dibuatnya proses bisnis usulan yang efektif,efisien
dan adaptif. Beberapa hal yang harus diperhatikan untuk melakukan
penyederhanaan proses diantaranya kesalahan dan pengulangan kerja,kualitas
proses yang buruk,serta waktu tunggu yang lama. Bila telah ditemukan
identifikasi proses yang perlu dilakukan perbaikan penyederhanaan maka
dilakukan penyederhanaan atau streamlining dengan menggunakan tools yang
disediakan oleh BPI. dalam penelitian ini cuma did=gunakan beberapa tools dari
12 streamilining tools

3.5 Penyusunan Prosedur Operasional Standar

Pada tahapan ini dilakukan perancangan prosedur-prosedur operasional terkait
administrasi persuratan. Untuk mendapatkan tujuan dari proses bisnis maka
perlu dijabarkan lebih detail setiap proses bisnis ke dalam prosedur yang disebut
Prosedur operasional standar. Dari proses bisnis usulan yang telah dibuat
sebelumnya, kemudian dipelajari dan dipahami setiap aktivitas pekerjaan yang
ada di dalam proses bisnis administrasi persuratan.setelah itu dijabarkan secara
detail ke dalam sebuah Prosedur operasional standar.

3.6 Kesimpulan dan Saran

pada tahapan ini berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan berisi tentang
penelitian yang telah dilakukan dan memberikan hasil penelitian berupa
perbaikan proses bisnis beserta rancangan prosedur operasional standar pada
administrasi persuratan sekretariat masjid ibnu sina kota malang.Sedangkan
daran berisi tentang kekurangan dalam penelitian ini dan masukan untuk
perbaikan penelitian ini selanjutnya

22
 DAFTAR PUSTAKA

Asari,Desty dwi.2011.Analisis dan perbaikan prosedur seleksi penerimaan

mahasiswa baru di Universitas Sebelas Maret dengan Metode Business
Process Improvement). .S1.Universitas Sebelas Maret Tersedia di : <
https://www.digilib.uns.ac.id/dokumen/download/22424/NDYxNzg=/Analis
is-dan-Perbaikan-Prosedur-Seleksi-Penerimaan-Mahasiswa-Baru-di-
Universitas-Sebelas-Maret-dengan-Metode-Business-Process-
Improvement-BPI-abstrak.pdf> . [diakses 20 Februari 2017].
Bizagi Process Modeler.,2013.Bizagi Process Modeler User's Guide.Tersedia di :
<http://download.bizagi.com/docs/modeler/2511/en/Modeler_user_Guide
.pdf> .[Diakses 1 Maret 2017]
Efendi,Khoirul.2009.Manajemen Masjid Raya Baitussalam Komplek Billy Moon
Jakarta Timur.S1.Universitas Negeri Syarif Hidayatullah.Tersedia di
:<http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/19446/1/KHO
IRUL%20EFENDI-FDK.pdf>[Diakses 28 Februari 2017].
Hurrington,H.J,1991.Business Process Improvement The Breakthrough Strategy
for Total Quality,Productivity,and Competitiveness. New York:McGraw-
Hill.inc
Iswati,2011.Prosedur Pengurusan Surat Menyurat Di Bagian Tata Usaha Perum
Bulog Sub Drive III Surakarta.D3.Universitas Sebelas Maret.Tersedia di
:<https://eprints.uns.ac.id/4835/1/209751411201104351.pdf>[diakses 25
Februari 2017]
Keputusan Ketua Pengurus Masjid Al Amanah Kementerian
Keuangan.2013.Standar Prosedur Operasi Layanan Masjid Al Amanah
Kementerian Keuangan Republik Indonesia.Tersedia di
:<http://www.masjidalamanah.com/wp-
content/uploads/downloads/2013/09/SK-SOP-LAYANAN-MASJID-COPY.pdf>
[Diakses 20 Februari 2017]
Nuraida, Ida,SE. 2008, Manajemen Administrasi Perkantoran,
Yogyakarta:Kanisius.
Object Managemen group .,2011. Business Process Modeling and Notation
BPMN,Needhan : OMG. Tersedia
di:<http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/PDF/> .[Diakses 25 Februari
2017].
Ramdhani,Moch Ali.2015.PEMODELAN PROSES BISNIS SISTEM AKADEMIK
MENGGUNAKAN PENDEKATAN BUSINESS PROCESS MODELLING NOTATION
(BPMN) (STUDI KASUS INSTITUSI PERGURUAN TINGGI XYZ).Tersedia di : <
http://informasi.stmik-im.ac.id/wp-content/uploads/2016/05/06-Moch.-
Ali.pdf> . [Diakses tanggal 28 Februari 2017].

23
Rusdianasito,wisdania,2011.Perancangan Business Process dan Standard
Operational Procedure(SOP) di CV.Banyu Bening. D1.Universitas Sebelas
Maret.Tersedia di
:<https://digilib.uns.ac.id/dokumen/download/23769/NDk4MDU=/Peranca
ngan-Bussiness-Process-Dan-Standard-Operational-Procedure-Sop-Di-Cv-
Banyu-Bening-abstrak.pdf>[diakses 27 Februari 2017]
Russo,valentina .,ciampi,mario .,& espito,massimo.2015.A business process
model for integrated Home care,Tersedia
di:<http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S1877050915024825
/pdf?md5=fa74c46e4d94a033e1588c5057d55c5c&pid=1-s2.0-
S1877050915024825-main.pdf> [Diakses 25 Februari 2017]
Setiawati,Wiwien .2015.PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROCEDURES
(SOP) PADA PT SKETSA CIPTA GRAHA DI SURABAYA.Tersedia di :
<http://studentjournal.petra.ac.id/index.php/manajemen-
bisnis/article/viewFile/2906/2611> [Diakses 27 februari 2017]
Supardi dan Amiruddin, Tengku .2001.Managemen Masjid Dalam Pembangunan
Masyarakat :Optimalisasi Peran dan Fungsi Masjid.Yogyakarta : UII Press.
Susanto,dedy.2015.PENGUATAN MANAJEMEN MASJID DARUSSALAM DI
WILAYAH RW IV KELURAHAN BANJARDOWO KECAMATAN GENUK KOTA
SEMARANG.Tersedia
di:<http://journal.walisongo.ac.id/index.php/dimas/article/viewFile/742/65
8>[diakses 27 Februari 2017]
Undang-undang Republik Indonesia nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional. Jakarta: Kementerian Sekretariat Negara Republik
Indonesia.

24