Proposal Analisis Proses Bisnis Administrasi Persuratan Sekretariat
Proposal Analisis Proses Bisnis Administrasi Persuratan Sekretariat
SKRIPSI
Disusun oleh:
Khoirul Anwar
135150400111015
1
BAB 1 PENDAHULUAN
2
baku untuk melakukan kegiatannya sehingga proses bisnis di ibnu sina mudah
untuk berubah sesuai dengan aktornya. Dampaknya proses bisnis yang terjadi
menjadi tidak efisien serta memungkinkan terjadinya proses yang saling
berbenturan, terlewat,maupun terjadi duplikasi kerja. Takmir masjid ibnu sina
juga belum memiliki pedoman baku terhadap pelaksanaan proses bisnisnya
sehingga pembangian wewenang dan tanggung jwab masih kurang jelas.
Perbaikan proses bisnis di masjid ibnu sina diperlukan untuk administrasi
persuratan menggunakan pendekatan Business Process Improvement. Setelah
dilakukan perbaikan proses bisnis maka langkah selanjutnya adalah melakukan
perancangan Prosedur Operasional Standar. Dengan adanya Prosedur
Operasional Standar, diharapkan dapat menjadi suatu fondasi bagi perusahaan
untuk mulai membangun suatu sistem kerja yang baku dan efisien. Manfaat
implementasi Prosedur Operasional Standar yang sempurna secara tidak
langsung dapat membantu mengurangiwaste dan mengantisipasi banyak
kesalahan yang mungkin terjadi .
Penelitian ini menghasilkan rancangan proses bisnis usulan dan
rancangan Prosedur Operasional Standar untuk Masjid ibnu sina.Perbaikan
proses bisnis yang dilakukan yaitu pada proses Administrasi Surat Mneyurat
dengan metode BPI dan pemodelan proses bisnis menggunakan BPMN.
1.3 Tujuan
4. Memodelkan proses bisnis yang terdapat di dalam administrasi persuratan
sekretariat masjid ibnu sina kota malang
5. Memberikan rekomendasi proses bisnis usulan (to-be) administrasi
persuratan kepada sekretariat masjid ibnu sina kota malang
6. Membuat Prosedur Operasional Standar untuk administrasi persuratan di
sekretariat masjid ibnu sina kota malang
1.4 Manfaat
1. Mendapatkan gambaran proses bisnis Administrasi Persuratan yang dapat
digunakan untuk evaluasi sekretariat masjid ibnu sina kota malang
menggunakan Business Process Model and Notation (BPMN).
3
2. Mendapatkan rekomendasi proses bisnis usulan (to-be) administrasi
persuratan kepada sekretariat masjid ibnu sina kota malang menggunakan
metode Business Process Improvement (BPI) sehingga dapat digunakan
sebagai pertimbangan perbaikan proses bisnis.
3. Mendapatkan Prosedur Operasional Standar untuk memaksimalkan
berjalannya proses bisnis administrasi persuratan di sekretariat masjid
ibnu sina kota malang.
4
Menjelaskan tentang metode dan teknik pengumpulan data dan
tinjauan literatur.
BAB 4 PEMODELAN PROSES BISNIS
Melakukan pemodelan proses bisnis saat ini menggunakan metode
Business Process Model and Notation(BPMN) dan melakukan simulasi
proses bisnis saat ini.
BAB 5 ANALISA DAN REKOMENDASI PROSES BISNIS
Menjelaskan hasil temuan proses bisnis saat ini dan membuat
rekomendasi perbaikan proses bisnis dalam administrasi persuratan.
Dan melakukan simulasi dan analisa terhadap proses bisnis saat ini dan
usulan.
BAB 6 PEMBUATAN PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR
Berisi pembuatan Prosedur Operasional Standar berdasarkan proses
bisnis usulan.
BAB 7 PENUTUP
Berisi kesimpulan dan saran dari hasil analisa. Kesimpulan terkait
perumusan masalah penelitian . dan saran berisi pengembangan yang
harus diterapkan dalam penelitian selanjutnya.
5
BAB 2 LANDASAN KEPUSTAKAAN
7
2.2.2 Asas Kegiatan dan Sekretariat Masjid Ibnu Sina
Masjid Ibnu Sina yang terletak di Jalan Veteran, Kel. Penanggungan, Kec.
Klojen, Kota Malang dalam melaksanakan kegiatannya dilandaskan pada 4 asas
utama fungsi masjid yang telah disepakati yaitu :
1. Dzikir dan Ibadah
2. Ta’lim wa ta’lum
3. Dakwah illallah
4. Khidmat jamaah
Sekretariat Masjid Ibnu Sina merupakan bagian khusus kepengurusan masjid
yang menangani pekerjaan dan urusan yang menjadi tugas sekretaris seperti
administrasi persuratan. Di sekretariat masjid ibnu sina saat ini dikelola oleh
sekretaris takmir dan dibantu oleh remaja masjid ibnu sina.
2.3 Masjid
2.3.1 Definisi Masjid
Masjid merupakan tempat beribadah utama bagi umat Islam,juga
merupakan salah satu institusi yang pertama kali berdiri. Masjid artinya tempat
sujud, tempat beribadah kepada Allah SWT. Akar kata dari Masjid adalah sajadah
dimana berarti sujud atau tunduk. Masjid sebagai salah satu pusat pembinaan
umat Islam menempati peranan penting dalam proses perubahan sosial dan
menunjang percepatan pembangunan dalam masyarakat terutama dalam
membangun aspek rohani(supardi dan amiruddin,2001).
Masjid tidak dapat dipisahkan dari kehidupan umat Islam dalam
mencapai citacitanya. Namun, seringkali perannya menjadi kacau ataugagal
karena pengelolaannya yang kurang tepat. Walaupun sepanjang perjalanan umat
Islam posisi masjid tetap menjadi tempat yang diperhitungkan untuk pembinaan
umat, tetapi karena pengelolaannya tidak dilakukan dengan manajemen yang
modern, maka dampaknya terhadap kehidupan sosial dan budaya kurang
signifikan(supardi dan amiruddin,2001).
8
2.4.2 Karakteristik Proses Bisnis
Beberapa karakteristik suatu proses bisnis menurut (Davenport,1993) :
a. Definability, artinya suatu proses bisnis harus memiliki batasan
masukan dan keluaran yang jelas.
b. Order, artinya suatu proses bisnis harus terdiri atas sekumpulan
aktivitas yang dilakukan dengan berurutan dan menempati ruang
tertentu
c. Customer, artinya suatu proses bisnis harus mempunyai penerima
hasil proses
d. Value-adding ,artinya suatu perubahan proses bisnis harus
memberikan nilai tambah bagi penerima.
e. Embeddedness, artinya suatu proses bisnis tidak dapat berdiri sendiri,
harus merupakan bagian terintegrasi dari organisasi
f. Cross-functionality, artinya suatu proses bisnis mencakup beberapa
fungsional terkait dalam organisasi.
9
Intermediate Mengindikasikan terjadi seuatu
diantara awal dan akhir sebuah
proses. hal ini akan berdampak
kepada aliran proses ,namun tidak
akan mulai atau secara langsung
menghentikan proses.
End Mengindikasikan proses berhenti.
b) Activity
Activity merepresentasikan pekerjaan yang harus diselesaikan. Memiliki
beberapa macam macam diantaranya task dan process.
Task : aktivitas yang termasuk dalam sebuah proses dan dapat
berdiri sendiri. Tabel 2.2 mendefinisikan macam-macam task
(Object Management Group (2011) :
Tabel 2. 2 Tabel Notasi Task
Tipe Deskripsi Notasi
Task Task yang tidak memiliki
spesifikasi
10
Script Task Task yang dieksekusi oleh aplikasi
perangkat lunak. Ketika task
dijalankan maka script yang
sudah dibuat akan
dieksekusi.ketika script selesai
dijalankan maka task juga selesai.
Manual Task Task yang dijalankan manusia
tanpa bantuan aplikasi.
11
Parallel event Gateway untuk membuat dan
based menyatukan jalur parallel
gateway berdasarkan event tertentu.
2. Connectors
Coonector merupakan element yang menghubungkan flow
object.Tabel 2.4 menjelaskan tentang beberapa tipe connector.
Tabel 2. 4 Tabel connector
Tipe Deskripsi Notasi
Sequence Digunakan untuk menunjukkan
flow urutan aktivitas yang akan
dilakukan dalam sebuah alur
proses.
Association Digunakan untuk
menghubungkan elemen dengan
artifact
Message flow Digunakan untuk menunjukkan
aliran pesan antara dua entitas
yang siap untuk mengirim dan
menerima.
3. Swimlane
Swimlane disimbolkan dengan bentuk persegi panjang yang mewadahi
berbagai proses yang terjadi. Tabel 2.5 menjelaskan tentang beberapa
jenis swimlane.
12
Tabel 2. 5 Tabel Swimlane
Tipe Deskripsi Notasi
Pool Mewakili partisipan dalam
sebuah proses. Pool juga
berperan sebagai wadah pemisah
dari rangkaian aktivitas dengan
pool lain.
Lane Sub bagian dari sebuah pool.
Digunakan untuk
mengkategorikan aktivitas
Milestone sebuah sub partisi dalam sebuah
proses. hal ini dapat
mengindikasikan perbedaan
tahapan selama proses.
4. Artifact
Elemen yang digunakan untuk memberikan informasi tambahan dari
sebuah proses. Tabel 2.6 menjelaskan tentang beberapa jenis artifact
yang ada dalam BPMN.
Tabel 2. 6 Tabel Artifact
Tipe Deskripsi Notasi
Data Menunjukkan bagaimana data
Object diperlukan dalam sebuah aktivitas
Group Aktivitas pengelompokan yang
tidak mempengaruhi sequence
flow
Annotation Mekanisme memberikan catatan
untuk tujuan tertentu agar
mudah dipahami.
13
1. Membuat proses menjadi efektif yaitu menghasilkan output yang
diinginkan
2. Membuat proses menjadi efisien yaitu meminimalkan sumber yang
digunakan
3. Membuat proses menjadi adaptif yaitu dapat beradaptasi terhadap
perubahan perubahan kebutuhan pengguna maupun kebutuhan bisnis
15
b. korespondensi intern yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan
oleh orang-orang dalam suatu kantor,termasuk hubungan antara
kantor pusat dengan kantor cabang.(Iswani,2011)
17
Gambar 2. 3 Gambar Operasional Standar Prosedur Permintaan Uang muka
Sumber : Keputusan Ketua Pengurus Masjid Al Amanah Kementerian Keuangan (2013)
18
2.9 Simulasi Proses Bisnis
Simulasi merupakan suatu tools yang disediakan utnuk melakukan
evaluasi terhadap kinerja model menggunakan konfigurasi yang berbeda dengan
jangka waktu yang disesuaikan dengan spesifikasi, Simulasi digunakan untuk
menemukan kemungkinan kegagalan dalam proses maupun kemacetan yang tak
terduga,untuk mencegah kekurangan atau kelebihan sumber daya baik SDM
maupun biaya,serta untuk mengoptimalkan kinerja sistem( Bizagi Process
Modeler,2013).
Tahap simulasi ada empat,(Bizagi Process Modeler,2013) yaitu :
1. Proses validasi (Process validation) yaitu tahap simulasi pertama untuk
memastikan semua proses dalam struktur proses bisnis tidak mengalami
kegagalan proses.
2. Analisis waktu (Time Analysis) yaitu tahap simulasi kedua untuk mengukur
waktu yang diperlukan dari awal mulai simulasi hingga simulasi berakhir.
3. Analisis Sumber Daya (Resource Analysis) yaitu tahap simulasi ketiga untuk
melakukan prediksi bagaimana proses tetap berjalan menggunakan
pengaturan sumber daya yang berbeda.
4. Analisis Kalender (Calender Analysis) tahap simulasi keempat yang
memberikan informasi kalender untuk mencerminkan proses kerja bisnis
pada tanggal tertentu secara terperinci.
19
BAB 3 METODOLOGI
Pada bab ini akan membahas tentang langkah-langkah yang akan dilakukan
dalam penelitian. langkah-langkah yang akan dilakukan yaitu Studi Literatur,
Pengumpulan data, pemodelan proses bisnis, analisa dan rekomendasi proses
bisnis, penyusunan Prosedur Operasional Standar,dan diakhiri dengan
kesimpulan dan saran. Metodologi penelitian dapat dilihat pada gambar 3.1.
20
Process Improvement (BPI) dan tentang membuat Prosedur operasional standar
untuk sebuahadministrasi persuratan. Studi literatur digunakan untuk
menunjang keberhasilan penelitian ini, serta penelitian sebelumnya yang
berkaitan dengan penelitian ini.
21
Pada tahapan ini dilakukan pendalaman tentang kebutuhan sekretariat terhadap
proses bisnis administrasi persuratan untuk kemudian memilih proses bisnis
kritis. Menurut (Harrington,1991)terdapat beberapa alasan dalam memilih
proses bisnis kritis yaitu ,permasalahan atau keluhan pengguna proses bisnis baik
internal maupun eksternal, membutuhkan biaya yang tinggi dalam proses bisnis,
membutuhkan waktu siklus yang lebih lama dalam proses bisnis,terdapat cara
yang lebih baik untuk proses , dan tersedianya teknologi baru.
2. Memahami Proses
Menurut (Harrington,1991) pada tahap ini memiliki tujuan untuk memahami
seluruh dimensi dari proses bisnis yang sedang berlangsung. Untuk memahami
proses bisnis secara keseluruhan maka dilakukan dengan beberapa tahapan
diantaranya menentukan ruang lingkup dan misi proses, menentukan batasan-
batasan proses,membuat bagian diagram proses,melakukan penelusuran proses,
dan memperbarui dokumentasi proses
3. Menyederhanakan proses
Tujuan dari tahapan ini adalah dibuatnya proses bisnis usulan yang efektif,efisien
dan adaptif. Beberapa hal yang harus diperhatikan untuk melakukan
penyederhanaan proses diantaranya kesalahan dan pengulangan kerja,kualitas
proses yang buruk,serta waktu tunggu yang lama. Bila telah ditemukan
identifikasi proses yang perlu dilakukan perbaikan penyederhanaan maka
dilakukan penyederhanaan atau streamlining dengan menggunakan tools yang
disediakan oleh BPI. dalam penelitian ini cuma did=gunakan beberapa tools dari
12 streamilining tools
pada tahapan ini berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan berisi tentang
penelitian yang telah dilakukan dan memberikan hasil penelitian berupa
perbaikan proses bisnis beserta rancangan prosedur operasional standar pada
administrasi persuratan sekretariat masjid ibnu sina kota malang.Sedangkan
daran berisi tentang kekurangan dalam penelitian ini dan masukan untuk
perbaikan penelitian ini selanjutnya
22
DAFTAR PUSTAKA
23
Rusdianasito,wisdania,2011.Perancangan Business Process dan Standard
Operational Procedure(SOP) di CV.Banyu Bening. D1.Universitas Sebelas
Maret.Tersedia di
:<https://digilib.uns.ac.id/dokumen/download/23769/NDk4MDU=/Peranca
ngan-Bussiness-Process-Dan-Standard-Operational-Procedure-Sop-Di-Cv-
Banyu-Bening-abstrak.pdf>[diakses 27 Februari 2017]
Russo,valentina .,ciampi,mario .,& espito,massimo.2015.A business process
model for integrated Home care,Tersedia
di:<http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S1877050915024825
/pdf?md5=fa74c46e4d94a033e1588c5057d55c5c&pid=1-s2.0-
S1877050915024825-main.pdf> [Diakses 25 Februari 2017]
Setiawati,Wiwien .2015.PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROCEDURES
(SOP) PADA PT SKETSA CIPTA GRAHA DI SURABAYA.Tersedia di :
<http://studentjournal.petra.ac.id/index.php/manajemen-
bisnis/article/viewFile/2906/2611> [Diakses 27 februari 2017]
Supardi dan Amiruddin, Tengku .2001.Managemen Masjid Dalam Pembangunan
Masyarakat :Optimalisasi Peran dan Fungsi Masjid.Yogyakarta : UII Press.
Susanto,dedy.2015.PENGUATAN MANAJEMEN MASJID DARUSSALAM DI
WILAYAH RW IV KELURAHAN BANJARDOWO KECAMATAN GENUK KOTA
SEMARANG.Tersedia
di:<http://journal.walisongo.ac.id/index.php/dimas/article/viewFile/742/65
8>[diakses 27 Februari 2017]
Undang-undang Republik Indonesia nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional. Jakarta: Kementerian Sekretariat Negara Republik
Indonesia.
24