MAKALAH

OFFICE AUTOMATION SYSTEM

Disusun oleh :
Nama : Michael Yeremia Kalele
NPM : 19.51.1032
Prodi : S1 Manajemen Perhotelan
Kelas : MH 4 / Reguler pagi

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PARIWISATA INDONESIA

(STIEPARI) – SEMARANG
2020/2021
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur atas Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan
rahmat dan karunia-Nya kepada penulis, sehingga penulisan MAKALAH OFFICE AUTOMATION
SYSTEM dapat terselesaikan dengan baik. saya juga berterimakasih kepada BAPAK M. KHOLIL
ASWAN, S. Kom., MM yang telah mendidik dan memberi ilmu kepada penulis dalam mata kuliah
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN, sehingga dapat lebih memudahkan penulis dalam menyusun
makalah.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna dan
masih banyak terdapat kekurangan-kekurangan. Oleh sebab itu, penulis mengharapkan kritik dan
saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini maupun makalah-makalah
selanjutnya. Dan semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi yang membutuhkan
khususnya bagi penulis dan pembaca pada umumnya.

Semarang, 26 Juni 2021

Penulis

Michael Yeremia Kalele

 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL---------------------------------------------------------------------------------------------------i

KATA PENGANTAR------------------------------------------------------------------------------------------------ii

DAFTAR ISI-----------------------------------------------------------------------------------------------------------iii

BAB I PENDAHULUAN-------------------------------------------------------------------------------------------1

1.1 Latar Belakang----------------------------------------------------------------------------------------------1

1.2 Rumusan Masalah-----------------------------------------------------------------------------------------1
1.3 Tujuan dan Manfaat---------------------------------------------------------------------------------------1

BAB II PEMBAHASAN--------------------------------------------------------------------------------------------2

2.1 Sejarah Office Automation System (OAS) ----------------------------------------------------------2

2.2 Pengertian Office Automation System (OAS) ------------------------------------------------------3
2.3 Peranan dan Manfaat Office Automation System (OAS)----------------------------------------3

BAB III PENUTUP---------------------------------------------------------------------------------------------------5

3.1 Kesimpulan--------------------------------------------------------------------------------------------------5
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Era globalisasi yang diwarnai dengan maraknya inovasi ditandai juga dengan pesatnya
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Menyadari akan persaingan yang semakin
berat, maka diperlukan perubahan paradigma dari yang semula mengandalkan resouce-based
menjadi knowledge-based yang bertumpu pada analisis bidang ilmu pengetahuan.

Membangun keunggulan sebuah organisasi bisnis didalam situasi persaingan yang

sedemikian tinggi, mengharuskan para pelaku bisnis menemukan strategi yang lebih sesuai
dengan tuntutan perubahan lingkungan persaingan. Strategi seharusnya dibangun atas dasar
pemahaman yang komprehensif mengenai aset atau sumber daya apa yang tepat digunakan
organisasi bila ingin unggul. Organisasi yang unggul tidak lagi harus semata-mata bertumpu
pada pada sumber daya finansial, bangunan, tanah, teknologi, posisi pasar, dan aset-aset yang
lebih tangible lainnyaa, tetapi justru harus lebih bertumpu pada aset pengetahuan (intangible)
karena pengetahuan merupakan keunggulan strategik bagi perusahaan juga. Oleh karena itu
banyak perusahaan yang sekarang ini membangun teori organisasinya ke arah pengetahuan.

Untuk dapat mengelola manajemen pengetahuannya dengan baik. Maka perusahaan

harus dapat mengerti tentang sejarah perkembangan manajemen pengetahuan (knowledge
management) dengan baik. Sebenarya, arah bisnis yang disebut sebagai manajemen
pengetahuan telah muncul dalam beberapa dekade terakhir ini. Kemunculan manajemen
pengetahuan pada dasarnya memiliki akar yang cukup panjang dan bahkan dimulai sejak
beberapa abad yang lalu, baik di negara barat maupun timur.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Apa itu Office Automation System?

2. Apa saja peran Office Automation System (OAS)?

1.3 TUJUAN DAN MANFAAT

1. Mendeskripsikan Office Automation System (OAS),

2. Menambah pengetahuan tentang Office Automation System (OAS),
3. Mengetahui peranan dan manfaat dari Office Automation System (OAS).
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Sejarah Office Automation System

Sejarah Asal mula otomatisasi kantor adalah di awal tahun 1960 an, ketika IBM menciptakan
istilah word processing untuk menjelaskan listriknya. Bukti yang nyata pada tahun 1964, IBM
memasarkan mesin yang disebut magnetic tape/selection typewriter(MT/ST) yaitu mesin ketik
yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetic secara otomatis.

Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien( 1996 ) sebagai system informasi berbasis
telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-
pesan, dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan
organisasi. Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan
komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-
orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan.

Jika menelusuri sejarah, maka Pizza Hut-lah yang menjadi perusahaan paling pertama mendirikan
toko online. Mereka menyediakan fasilitas pemesanan online atau pengiriman ke rumah untuk
testing pada tahun 1994 di Santa Cruz, California. Pada tahun 2007 seluruh daerah sudah
mendapatkan opsi dalam sistemnya. Pada akhir tahun 2000, banyak perusahaan Eropa dan
Amerika menyediakan fasilitas pelayanan melalui World Wide Web. Semenjak saat itulah, orang
mulai mengasosiasikan istilah “ecommerce” sebagai kemampuan untuk membeli berbagai produk
melalui Internet. Sekedar untuk diketahui, istilah ecommerce waktu zaman sebelumnya lebih
mengarah ke transaksi secara online/elektronik.
Berlanjut pada tahun 1995, Amazon muncul sebagai toko buku online. Belakangan perusahan
tersebut menyadari barang dagangan lainnya juga memiliki permintaan yang tinggi, sehingga
pada akhirnya mengadakan perluasan dengan menjual berbagai komoditas. Sekarang
perusahaan ini sudah memiliki 20.700 karyawan dengan keuntungan net US$902 juta pada tahun
2009.
Sekarang, hampir toko nyata (di dunia nyata) memiliki toko online. Berkat semakin cepatnya
koneksi dan majunya teknologi, sektor penjualan online sangat berkembang dan terkenal.
Sekarang pun, orang terkadang lebih memilih membeli online daripada ke toko karena alasan
kenyamanan dan perbandingan harga yang menarik.
Sedangkan Kantor Virtual / Kantor Maya atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang
berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang
diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi
usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual
yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual
memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan
menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.

2.2 Pengertian Office Automation System

Office Automation System merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan
komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-
orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Office Automation
System (OAS) terkadang disebut juga dengan otomatisasi kantor, itu merupakan salah satu
teknologi perkantoran, merupakan usaha yang dilakukan untuk pengotomatisasi kegiatan yang
ada di kantor. Tujuan akhir dari Office Automation System ini mengurangi penggunaan kertas
(paperless), peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan
produktivitas kerja.

Pada awalnya penggunaan Office Automation System hanya sebatas pada kalangan pabrik

industri. Namun, sekarang penggunaannya sudah menyebar hingga perkantoran. Office
Automation System dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin Magnetic
Tape/Selectric Typewriter (MT/ST), mesin ketik yang mampu mengetik kata-kata yang
sebelumnya telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

2.3 Peranan Office Automation System

Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara luas,

biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama pekerja,
tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.

Office automation system digunakan untuk mendapatkan semua informasi bagi yang

membutuhkannya. Office automation berfungsi dalam word processing, elctronic message, work
group computing, work group scheduling, facsimile processing, imaging and electronic documents,
and work flow management. Office automation system dirancang baik untuk individu maupun
kelompok.

Personal information system dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari single user. Sistem ini
dirancang untuk meningkatkan produktivitas individu. Contoh dari personal information system
adalah Microsoft’s Office Professional, IBM’s Lotus SmartSuite, Corel’s PerfectOffice, dll.

Work group information systems dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari sebuah kelompok
kerja. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas dari suatu kelompok kerja. Contoh
dari work group information systems adalah Microsoft’s Exchange and Outlook, IBM’s Lotus
Notes/Domino, atau Novell’s GroupWise.

Terkait dengan berbagai komponen yang dimiliki perusahaan dalam menangani proses input data
hingga distribusi, dengan memanfaatkan bantuan dari teknologi kita dapat mengerjakan berbagai
aspek perusahaan secara optimal. Selain itu otomatisasi perkantoran juga memiliki berbagai
manfaat seperti :

1. Menyelesaikan pekerjaan kantor menjadi lebih cepat

2. Mengurangi kebutuhan staff dalam jumlah besar
3. Hanya memerlukan sedikit tempat menyimpan data
4. Data yang disimpan dapat di organisir dengan baik
5. Dan lain sebagainya

Pengotomatisan perkantoran juga memiliki tujuan sebagai berikut

1. Penggabungan penerapan teknologi

2. Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan
 4. Memberikan kemampuan kepada manajemen untuk dapat memcahkan masalah
perkantoran dengan lebih baik
5. Mampu memberikan data yang akurat sehingga dapat mempermudah manajemen dalam
membuat keputusan bisnis yang tepat
6. Dan lain sebagainya

BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Secara umum, pengotomatisan perkantoran adalah sebuah upaya yang dilakukan dengan
memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada dan menerapkannya kedalam perkantoran
dengan tujuan dapat memudahkan proses pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif sehingga
dapat lebih mengembangkan perusahaan.

Salah satu sistem informasi yang dapat mengotomatiskan sistem kerja suatu perusahaan adalah
sebuah software yang biasa dikenal dengan software ERP seperti Acumatica ERP atau SAP
Business One.

Kedua software ini merupakan software yang dapat digunakan sebagai sebuah sistem informasi
yang dapat mengotomatiskan sistem kerja perusahaan dan membuat berbagai proses kerja di
berbagai aspek  perusahaan menjadi lebih efisien dan lebih efektif.