Dokumen Usulan Pengembangan

Sisteminformasi untuk proyek”Peningkatan

dan Pengembangan Sarana dan Prasarana
Perpus PPKB”
Daftar Isi
Halaman Judul...........................................................................................................1

Daftar isi....................................................................................................................2

I. Latar belakang organisasi..............................................................................3

II. Ruang lingkup sistem informasi....................................................................4

III. Sasaran proyek sistem informasi...................................................................4

IV Permasalahan-permasalahan..........................................................................4

V. Kebutuhan informasi pemakai sistem ...........................................................4

VI. Kegiatan pengembangan yang akan dilakukan .............................................5

VII Pendekatan pengembangan yang akan digunakan.........................................5

VIII. Metode pengembangan sistem yang diusulkan.......................................... 5

IX Metodologi pengembangan yang akan di gunakan........................................5

X Kendala-kendala proyek sistem informasi..................................................... 6

XI Biaya pengembangan program sistem informasi ...........................................6

XII Manfaat pengembangan sistem informasi......................................................7

XIII Penilaian kelayakan program informasi.........................................................7

XIV Kebutuhan tenaga pelaksana...........................................................................8

XVI Kebutuhan perangkat keras.............................................................................8

XVII Jadwal pelaksanaan.........................................................................................8

I.Latar belakang organisasi

PPKB merupakan salah satu lembaga pendidikan yang menjadi anggota

civitas akademika UNESA.Sebagai lembaga yang berbasis IT ,PPKB selalu berjuang

untuk meningkatkan mutu pendidikan,diantaranya dengan menambah sarana dan
prasarana penunjang kegiatan pendidikan.

Selain peningkatan dalam hal fisik(komputer)lembaga ini juga mempunyai sebuah ruang
baca,yang diharapkan bisa membantu para mahasiswanya dalam mengikuti kegiatan
perkuliahan.Karena saat sekarang ini para mahasiswa sangat membutuhkan referensi
untuk mendukung perkuliahan.Sebenarnya koleksi yang dimiliki oleh ruang baca sudah
cukup lengkap,namun disisi lain ada sedikit kelemahan.

Walaupun koleksi yang dipunyai oleh ruang baca lumayan lengkap atau bisa dikatakan
cukup lengkap namun mahasiswa hanya bisa membacanya ditempat dan tidak
diperkbolehkan meminjam buku,hal ini mengakibatkatkan para mahasiswa tidak dapat
mempelajari lebih lanjut buku yang mereka ingin pelajarari.

Ditambah lagi minimnya jam buka yang sangat terbatas.Karena permasalahan diatas
kami kemudian membuat sebuah gagasan untuk mengembangkan sebuah sistem
informasi pengembangan dan peningkatan sarana dan prasarana perpus PPKB.Dengan
dikembangkannya sistem inforasi ini diharapkan dapat mengatasi permasalahan yag ada
dan kedepan dapat meningkatkan fungsi perpus sebagai salah satu media pembelajaran.

II.Ruang lingkup sistem informasi

Sistem informasi ini mempunyai ruang lingkup yang harus dikembangkan sebagai
berikut:

1. Meneliti prosedur- prosedur,kegiatan dan laporan yang berhubungan dengan aktifitas

ruang baca.

2. Menganalisis operasi,kegiatan dan laporan yang berhubungan dengan aktifitas ruang

baca.

3. Mendesain sistem informasi yang dapat mendukung semua operasi,aktifitas ruang

baca.

4. Mengintegrasikan sistem informasi dengan sistem informasi yang lain.

5. Membuat program komputer untuk proyek sistem informasi ini.

6. Menerapkan dan mengetes sistem sampai dapat dioperasikan.

III.Sasaran proyek sistem informasi

Sasaran sistem informasi pengembangan dan peningkatan layanan ruang baca yang akan
dikembangkan adalah untuk mengatasi permasalahan yang timbul secara rinci sasaran
yang akan dicapai adalah sebagai berikut:

1.Dapat memberikan layanan kepada pengunjung dengan lebih baik.

2.Meningkatkan minat kunjungan mahasiswa ke ruang baca.

3.Menyediakan buku- buku untuk referensi bagi para mahasiswa/menambah koleksi

buku.

IV.Permasalahan-permasalahan

Meskipun beberapa masalah yang telah kami sebutkan tetapi tidak terlepas juga dari
beberapa permasalahan yang terjadi di ruang baca,permasalahan yang terjadi adalah
sebagai berikut:

1. Buku yang ada tidak daapt dipinjam.

2. Koleksi tidak tertata rapi sehingga mempersulit pencarian buku yang kita inginkan.

3. Tidak adanya katalog online.

V.Kebutuhan informasi pemakai sistem

Kebutuhan informasi minimum yang harus dihasilkan oleh sisten ini adalah sebagai
berikut:

1.Laporan resmi yang berupa:

a) Laporan peminjaman buku.

b) Laporan Pengembalian.

c) Laporan Jenis buku.

 d) Laporan Jumlah buku.

e) Laporan Inventarisasi ruang baca.

VI.Kegiatan pengembangan yang akan

dilakukan
Sesuai dengan ruang lingkup dari proyek sistem informasi yang dijabarkan dan telah
disetujui bersama maka kegiatan- kegiatan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Menganalisis sistem.

2. Mendesain sistem.

3. Menerapkan sistem.

VII.Pendekatan pengembangan yang

akan digunakan
Pendekatan yang akan digunakan untuk mengembangkan sistem ini adalah pendekatan
Down-up approach,System approach.Yang dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Down-top approach Pendekatan bawah naik yang dimulai dari level bawah yaitu
dimulai dengan melihat kenyataan yan terjadi di lapangan.

2. System approach Pendekatan yang memperhatikan sistem informasi sebagai satu

kesatuan yang utuh,terintegrasi dengan semua kegiatan lain yang menekankan pada
pencapaian sasaran keseluruhan organisasi,tidak hanya memperhatikan sasaran sistem
informasi saja.

VIII.Metode pengembangan sistem yang

diusulkan
Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem adalah dengan menggunakan
sistem komputerisasi,metode ini dipilih karena nantinya akan menjadikan hasil dari
sistem informasi ini akan lebih optimal dan juga akan lebih up to date dengan
perkembangan teknologi sekarang.Dan lagi pengoperasiannyapun sangat mudah.
IX.Metodologi pengembangan yang akan
di gunakan
Sistem informasi ini akan dikembangkan dengan menggunakan metodologi
pengembangan sistem yang sudah terbukti keunggulannya ,yaitu Analisis Dan Desain
Terstruktur(Stuctured analisys and design).Metode ini menggunakan alat-alat terstruktur
sebagai berikut:

1. Diagran arus data(Data flow diagram)

2. Kamus data(Data dictionary).
3. Bagan terstruktur(Structure chart).
4. Pseudo code dan diagram IPO.

X.Kendala-kendala proyek sistem

informasi
Kendala yang dihadapi selain dari faktor luar tapi juga datang dari lembaga PPKB
sendiri/peraturan yang mengikat.Kendala ini meliputi:

1.Penggunaan/ketersediaan dana.

Ketersediaan dana yang sangat minim untuk pengembangan sistem yang tidak boleh
melebihi 10 Juta.

2.Waktu.

Semua proyek sistem informasi yang direncanakan harus sudah selesai pada akhir
tahun 2008.

XI.Biaya pengembangan program sistem

informasi
Besarnya biaya yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

1.Biaya pengadaan.

NO Transaksi Tahun 0
1 Pembelian buku Rp.2.000.000
2 Biaya manajeman & staff Rp.1.000.000
Total Rp.3.000.000
 2.Biaya proyek.:

a. Konsultan

NO Transaksi Jumlah
1 Analis
2 Programer
3 Akomodasi

b. Tahap Desain

NO Transaksi Jumlah
1 Pengumpulan data
2 Rapat koordinasi
3 Manajemen & staff
4 Pembelian kertas/ATK

c. Tahap penerapan sistem

NO Transaksi Jumlah
1 Pembuatan katalog on-line
2 Konversi data
3 Manajemen & staff

3.Biaya operasi dan perawatan sistem.

NO Transaksi Jumlah
1 Overhead(listrik,dll)
2 Perawatan Inventaris kantor
3 Manajemen & staff

XII.Manfaat pengembangan sistem

informasi
Besarnya manfaat yang akan dihasilkan oleh sistem adalah sebagai berikut:

Keuntungan tak berujud:

Keuntungan Tahun 0 Tahun 1

Penigkatan pelayanan
Peningkatan kepuasan
kerja
 Peningkatan keputusan
managemant
Total:

Keuntungan berujud:

Keuntungan Tahun 0 Tahun 1

Laporan yang terorganisir
Ketepatan dalam
pelayanan
Lebih efisien dalam
pengerjaan tugas yang ada

XIII.Penilaian kelayakan sistem

informasi
A.Kelayakan Teknik.

Item penilain Keterangan

Ketersediaan teknologi di pasaran Mudah/ada
Kemudahan pengoprasian Mudah

B.Kelayakan Operasi.

Item penilaian Keterangan

Kemampuan personil Mampu
Kemampuan sistem menghasilkan Baik
informasi
Efisiensi sistem Baik
Kemampuan pengendalian sistem

C.Kelayakan Jadual.

Item penilaian Kendala Alternatip

Waktu pengembangan sistem 10 Minggu 9 Minggu
Probabilitas selesai - 95%

D.Kelayakan Hukum.

Pengembangan sistem informasi ini tidak melanggar kaidah-kaidah hukum yang ada,baik
yang di tetapkan oleh pemerintah maupun peraturan internal lembaga PPKB.
 XVI.Kebutuhan perangkat keras
Karena ruang baca yang akan dikembangkan tidak terlalu luas,dan juga sudah tersedianya
komputer untuk proses pengolahan data,tidak di butuhkan lagi komputer.

XVII Jadwal pelaksanaan

Karena waktu untuk masing-masing kegiatan mempunyai unsur probabilitas maka ,waktu
yang akan kami gunakan menggunakan tiga acuan:(Ai)Waktu optimis,(Mi)Waktu tengah,
(Bi)Waktu pesimis.

Kode kegiatan Nama kegiatan Ai Mi Bi

An1 Analisis system 10 8 6
Ds1 Desain system 6 4 2
Pb1 Pengadaan Barang 6 4 2
Pp1 Pembuatan program 1 1 1
PP2 Pemasangan &pengetesa 10 8 6
program
Pf1 Pengoprasian program 3 2 1