Kode Administrasi Surat
Kode Administrasi Surat
Menyurat
Dipublikasi pada 21 Mei 2013 oleh SaepulROHMAN
Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan
administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak
seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:
Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang
dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat
dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan
teratur.
Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis
serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat itu berarti penulis telah
mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.
Dalam menyelenggarakan tata cara penomoran surat menyurat dimaksudkan terwujudnya
keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat dan kearsifan dalam suatu organisasi
atau instansi.
.
NOMOR DAN KODE SURAT
1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi,
kode bulan dan kode tahun kalender.
2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor
surat adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan
organisasi/instansi masing-masing.
3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode
surat yang sesungguhnya.
KODE SURAT
1. Kode surat terdiri dari :
2. Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan
dilaksanakan
a. Konferensi Zona = KZ
b. Seminar Umum = SU
c. Seminar Teknologi = ST
3. Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai
dengan Desember yaitu dengan kode I – XII
4. Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat
Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.
Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi
stempel surat.
Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan telah
ditentukan.
Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi
disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh
menutupinya.
Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.
Buku agenda surat setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat,
alamat dan tujuan serta perihal surat.
Sangat rahasia : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang
berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain akan mengancam suatu
instansi/organisasi.
Rahasia/terbatas : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak
yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu
instansi/organisasi.
Biasa : artinya surat yang boleh diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan
dan tidak mengancam kelembagaan.
Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai
dialamat hari itu juga.
Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan
dikirim menurut jadwal kurir.
Kilat/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat.
Kilat Khusus/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat
khusus.
Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau
rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.
Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan
disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan
masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan.
Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu
kendali dalam file.
Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000
s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi
Pendidikan.
000 UMUM
001 Lambang
Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat
002 861.1
003 Hari Raya/Besar
004 Ucapan
005 Undangan
020 PERALATAN
040 PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi
042 Dokumentasi
045 Kearsipan
060 ORGANISASI / KETATALAKSANAAN
090 PERJALANAN DINAS
230 ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL
232 Persatuan Guru Republik Indonesia
236 Korps Pegawai Republik Indonesia
239 Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya
240 ORGANISASI PEMUDA
410 PEMBANGUNAN DESA
411 Pembinaan Usaha Gotong Royong
.14 Pungutan
.2 Lembaga Sosial Desa (LSD)
.32 Kuliah Kerja Nyata (KKN)
.33 Pusat Latihan
.34 Kursus-Kursus
.35 Kurikulum / Sylabus
.36 Ketrampilan
.37 Pramuka
.4 Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK)
.25 Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan
.3 Koperasi Desa
.32 Koperasi Usaha Desa
420 PENDIDIKAN
Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan
.1 Putra/I Irja
421 Sekolah
.1 Pra Sekolah
.2 Sekolah Dasar
.3 Sekolah Menengah
.4 Sekolah Tinggi
.5 Sekolah Kejuruan
.6 Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
.7 Kegiatan Pelajar
.71 Reuni Darmawisata
.72 Pelajar Teladan
.73 Resimen Mahasiswa
.8 Sekolah Pendidikan Luar Biasa
.9 PLS / Pemberantasan Buta Huruf
422 Administrasi Sekolah
Persyaratan Masuk Sekolah, Testing,
.1 Ujian,Pendaftaran, Mapras, peloncoan
.2 Tahun Pelajaran
.3 Hari Libur
.4 Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP
.5 Beasiswa
423 Metode Belajar
.1 Kuliah
.2 Ceramah, Simposium
.3 Diskusi
.4 Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
.5 Kurikulum
.6 Karya Tulis
.7 Ujian
424 Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor
Klasifikasi Disini: Guru Teladan
425 Sarana Pendidikan
.1 Gedung
.11 Gedung Sekolah
.12 Kampus
.13 Pusat Kegiatan Mahasiswa
.2 Buku
.3 Perlengkapan Sekolah
426 Keolahragaan
.1 Cabang Olah Raga
.2 Sarana
.21 Gedung Olah Raga
.22 Stadion
.23 Lapangan
.24 Kolam renang
Pesta Olah Raga, Klasifikasi nya: PON, Porsade,
.3 Olimpiade,
.4 KONI
Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan
427 Remaja
Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja
428 Kepramukaan
429 Pendidikan Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890
430 KEBUDAYAAN
431 Kesenian
.1 Cabang Kesenian
.2 Sarana
.21 Gedung Kesenian
432 Kepurbakalaan
433 Sejarah
434 Bahasa
435 Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan
440 KESEHATAN
441 Pembinaan Kesehatan
442 Obat-obatan
443 Penyakit Menular
444 Gizi
Rumah Sakit, Balai Kesehatan,
445 PUSKESMAS,PUSKESMAS Keliling, Poliklinik
446 Tenaga Medis
448 Pengobatan Tadisional
450 AGAMA
451 Islam
.1 Peribadatan
.11 Sholat
.12 Zakat Fitrah
.13 Puasa
.14 MTQ
.2 Rumah Ibadah
.3 Tokoh Agama
.4 Pendidikan
.41 Tinggi
42 Menengah
.43 Dasar
.44 Pondok Pesantren
.45 Gedung Sekolah
.46 Tenaga Pengajar
.47 Buku
.48 Dakwah
.49 Organisasi / Lembaga Pendidikan
.5 Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb
.6 Peradilan
.7 Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama
.8 Mazhab
456 Urusan Haji
.1 ONH
.2 Manasik
560 TENAGA KERJA
.1 Pengangguran
561 Upah
562 Penempatan Tenaka Kerja, TKI
563 Latihan Kerja
564 Tenaga Kerja
800 KEPEGAWAIAN
810 PENGADAAN
820 MUTASI
822 Kenaikan Gaji Berkala
823 Kenaikan Pangkat / Pengangkatan
824 Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan
825 Datasering dan Penempatan Kembali
826 Penunjukan Tugas Belajar
828 Mutasi Dengan Instansi Lain
830 KEDUDUKAN
Meliputi: Perhitungan Masa Kerja, Penyesuaian
Pangkat/
Demikian rincian singkat tentang Penomoran Surat. Untuk daftaran nomor surat yang lebih
lengkap dapat di klik di sini.