MAKALAH

“Proses dan Prosedur Ekspor”

Diajukan Sebagai Tugas Mata Kuliah Ekspor Impor

Dosen Pengampu:

Abdul Waris, SE, MM

Disusun Oleh:

1. Ayuning Tyas Pambudi (1932610063)

2. Aida Echa Mellsafura (2132613003)
3. Mita Ajeng Safitri (2132613004)

Kelas : 3G D-III Administrasi Bisnis

PROGRAM STUDI D-III ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MALANG
2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, berkat rahmat, dan karunia-
Nya, penulis dapat menyelesaikan Makalah yang berjudul “Proses dan Prosedur
Eksportir”. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Ekspor
Impor.

Penulis mengharapkan adanya kritik dan saran demi penyempurnaan

penulisan karya tulis ilmiah ini kedepannya. Diharapkan karya tulis ilmiah ini
dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Malang, 09 September 2021

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR........................................................................................................i
DAFTAR ISI......................................................................................................................ii
DAFTAR GAMBAR........................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN..................................................................................................4
1.1 Latar Belakang...................................................................................................4
1.2 Rumusan Masalah..............................................................................................4
1.3 Tujuan................................................................................................................5
BAB II KAJIAN PUSTAKA.............................................................................................6
2.1 Pengertian...........................................................................................................6
2.2 Proses pengapalan barang oleh eksportir............................................................6
2.2.1 Tugas Eksportir Dalam Urusan Pengapalan Barang...................................6
2.2.2 Proses Pengapalan Barang Muatan (Cargo)...............................................7
2.2.3 Pembukuan Muatan Dalam Proses Pengapalan Barang..............................7
2.2.4 Penyerahan Muatan dari Shipper kepada Perusahaan Pelayaran................8
2.2.5 Penyerahan Muatan Melalui Gudang..........................................................9
2.2.6 Penyerahan Barang Di Samping Kapal.....................................................10
2.3 Proses Penguangan Dokumen oleh Eksportir ke Bank Devisa.........................11
2.4 Para Pelaku Ekspor dan Dokumennya..............................................................13
2.4.1 Pelaku dan Badan Usaha di Bidang Ekspor..............................................13
2.4.2 Dokumen Utama.......................................................................................15
2.4.3 Dokumen Tambahan................................................................................18
2.5 Bagan prosedur ekspor.....................................................................................21
BAB III PENUTUP........................................................................................................22
3.1 Kesimpulan......................................................................................................22
BAB IV DAFTAR PUSTAKA........................................................................................23
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Proses Penguangan Dokumen Ekspor.............................................................12

Gambar 2 Contoh Proforma Invoice................................................................................16
Gambar 3 Contoh Commercial Invoice.............................................................................16
Gambar 4 Contoh Packing List.........................................................................................17
Gambar 5 Contoh Bill of Landing......................................................................................18
Gambar 6 Contoh Pemberitahuan Ekspor Barang............................................................18
Gambar 7 Contoh Shipping Instruction............................................................................20
Gambar 8 Contoh Certificate of Origin.............................................................................21
Gambar 9 Contoh Certificate of Analysis..........................................................................22
Gambar 10 Contoh Sertifikat Fitosanitari.........................................................................22
Gambar 11 Contoh Sertifikat Veterinet............................................................................23
Gambar 12 Bagan Prosedur Ekspor.................................................................................24
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Ekspor adalah proses transportasi barang atau komoditas dari suatu
Negara ke Negara lain. Proses ini seringkali digunakan oleh perusahaan
dengan skala bisnis kecil sampai menengah sebagai strategi utama untuk
bersaing di tingkat International. Ekspor dibagi menjadi dua macam yaitu
ekspor langsung dan ekspor tidak langsung. Jenis-jenis barang yang di
ekspor pun berbagai macam, mulai dari barang konsumsi, bahan baku (Raw
Material), barang industry, dan jasa. Berdasarkan kutipan Soekarwati tahun
1991 dalam jurnal Analisa Faktor Faktor Yang Mempengaruhi Ekspor Kopi
Arabika Aceh, negara-negara maju seperti Inggris, Perancis, Jerman dan
negara-negara maju lainnya mengalami pertumbuhan ekonomi yang pesat
karena pertumbuhan ekonomi yang bersandar pada aktifitas perdagangan
International terutama ekspor. Hal ini membuktikan bahwa ekspor
merupakan kegiatan perdagangan internasional yang telah menjadi “Mesin
Pertumbuhan”(engine or growth) bagi negara-negara berkembang. Dengan
kegiatan ekspor, negara-negara berkembang dapat meningkatkan devisa
sehingga akan meningkatkan kekayaan atau pendapatan negara yang secara
tidak langsung juga meningkatkan pendapatan perkapita masyarakat (the
export let growth hypothesis).

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan Ekspor?
2. Bagaimana proses pengapalan barang oleh importir?
3. Bagaimana proses penguangan dokumen oleh eksportir ke bank devisa?
4. Siapa para pelaku ekspor?
5. Apa saja dokumen yang dibutuhkan oleh pelaku ekspor?
6. Bagaimana bentuk bagan prosedur ekspor?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan Ekspor.
2. Untuk mengetahui bagaimana proses pengapalan barang oleh importir.
3. Untuk mengetahui bagaimana proses penguangan dokumen oleh
eksportir ke bank devisa.
4. Untuk mengetahui siapa para pelaku ekspor.
5. Untuk mengetahui apa saja dokumen yang dibutuhkan oleh pelaku
ekspor.
6. Untuk mengetahui bagaimana bentuk bagan prosedur ekspor.
 BAB II
KAJIAN PUSTAKA

2.1 Pengertian
Secara umum, pengertian ekspor adalah perdagangan dengan cara
mengeluarkan barang dari dalam keluar wilayan padean Indonesia dengan
memenuhi ketentuan yang berlaku. Eksportir adalah badan usaha baik berbentuk
bada hukum maupun tidak badan hukum termasuk perorangan melakukan kegiatan
ekspor.

Sering perputaran ekonomi adalah menjadi penting bagi kelompok

perusahaan maupun untuk mampu memperoleh penjualan ekspor atau untuk
bersaing secara efektif dengan impor yang tidak lagi harus melompati penganut
proteksionisme.

2.2 Proses pengapalan barang oleh eksportir

2.2.1 Tugas Eksportir Dalam Urusan Pengapalan Barang

Salah satu tugas eksportir adalah membenahi barang-barang yang akan dikapalkan
sehingga pada saatnya tiba untuk pengapalan barang siap untuk di ekspor. Berikut
ini adalah pembenahan yang harus dilakukan eksportir :

1. Pembenahan Administratif
Yaitu melengkapi barang tersebut dengan dokumen-dokumen yang
diharuskan, seperti :
A. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) yang disahkan
oleh bank devisa dan bea cukai.
B. Surat Keterangan Negara Asal (SKA) yang disahkan
oleh Kantor Wilayah Departemen Perindustrian dan
Perdagangan.
C. Inspection Cerificate yang dikeluarkan
oleh surveyor yang telah ditunjuk.
D. Dan dokumen lain yang diminta oleh pembeli.
 2. Pembenahan Fisik
Yaitu kelengpakan barang-barang dengan :
A. Pengepakan (packing) yang termasuk layak
laut (seaworthy packing).
B. Logo yang jelas (trademark).
C. Petunjuk pemasangan atau penggunaan
barang (Instruction manual).

Setelah barang-barang siap ekspor, maka tugas selanjutnya adalah menyerahkan

barang-barang itu kepada pengangkut. Pengangkut selanjutnya bertanggung jawab
mengangkut dan menyerahkan barang kepada pembeli sesuai dengan kontrak
angkutan yang telah dibuat antara eksportir atau shipper dengan perusahaan
pelayaran.

2.2.2 Proses Pengapalan Barang Muatan (Cargo)

Pada umunya proses pengapalan barang muatan dilakukan dengan cara :

1. Pembukuan muatan.
2. Penyerahan muatan dari shipper kepada perusahaan
pelayaran (shipping company).
3. Penyerahan muatan melalui gudang.
4. Dan penyerahan barang disamping kapal.

2.2.3 Pembukuan Muatan Dalam Proses Pengapalan Barang

Shipper adalah eksportir atau pemilik barang (cargo owner) yang memerlukan
ruangan kapal untuk mengirimkan barang-barangnya kepada pembeli
menghubungi salah satu perusahan pelayaran via telepon. Atau bisa juga dengan
lisan maupun tertulis atau dengan perantara petugas canvasser dari perusahaan
pelayaran yang selalu berkunjung mencari muatan pada shipper dan calon-
calon shipper.
Biasanya urusan pembukuan ruangan (booking space) ini diurus oleh bagian
operasi muatan keluar dari perusahaan pelayaran. Data muatan yang nantinya
diberitahukan oleh shipper adalah :
 1. Jenis dan jumlah muatan.
2. Pelabuhan tujuan yang diinginkan lengkap dengan pelabuhan alternatif
(option).
3. Tanggal pengapalan barang yang diharapkan (estimated time of
departure).
4. Keterangan lain yang diperlukan oleh perusahaan pelayaran, seperti
berat dan volume muatan.
Dengan informasi dari shipper, maka perusahaan pelayaran biasanya
memberitahukan sailing schedule atau jadwal perjalanan
kapal kepada shipper atau pemilik barang. Biasanya bisa dilihat melalui iklan di
surat kabar mengenai kedatangan kapal.

Selanjutnya pihak pelayaran memberikan konfirmasi mengenai pembukuan

muatan dengan cara :

1. Memberitahukan nama kapal.

2. Tanggal terakhir menerima muatan (closing date).
3. Memastikan tanggal perkiraan pemberangkatan (ETD).
4. Menyerahkan blanko formulir resi mualim (mate’s receipt)  atau resi
gudang (dock’s receipt) untuk di isi oleh shipper.
5. Menyerahkan blanko formulir bill of landing untuk di isi oleh shipper.

2.2.4 Penyerahan Muatan dari Shipper kepada Perusahaan

Pelayaran

Pada umumnya dalam urusan transportasi, barang-barang dibagi menjadi dua

kelompok, yaitu :

1. Barang-barang niaga umum (general cargo).

2. Barang-barang berbahaya dan pecah belah (dangerous and dusty cargo,
fragile).
Sesuai dengan pengelompokan barang di atas, maka penyerahan barang dari
shipper (eksportir) kepada pengangkut (carrier) di pelabuhan muat pada dasarnya
dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu :

1. Langsung di dermaga samping kapal (alongside).

2. Melalui gudang yang ditunjuk perusahaan pelayaran (shed/godown).
Barang-barang yang termasuk kelompok general cargo, seperti tekstil, terigu,
karet, teh dan hasil industri lainnya harus diserahkan melalui gudang. Sedangkan
barang-barang yang termasuk kelompok dangerous and dusty cargo &
fragile, seperti amunisi, bahan kimia yang mudah terbakar (flammable), semen
dapat diserahkan langsung di dermaga di samping kapal.

2.2.5 Penyerahan Muatan Melalui Gudang

Penyerahan muatan melalui gudang dalam proses pengapalan barang adalah :

1. Shipper yang telah memperoleh konfirmasi mengenai penyediaan

ruangan di kapal memberitahukan bagian operasi perusahaan pelayaran
mengenai tanggal penyerahan barang yang akan di angkut.
2. Bagian operasi dari perusahaan pelayaran akan memberikan satu set
blanko formulir resi gudang dan satu set blanko formulir bill of
landing kepada shipper.
3. Shipper mengisi kedua formulir tersebut dengan lengkap yang pada
umumnya berisi data :
A. Nama dan alamat lengkap shipper.
B. Nama dan alamat lengkap penerima barang dan
pelabuhan tujuan.
C. Jumlah barang, merk dan nomor colli.
D. Uraian barang tiap colli yang disesuaikan dengan uraian
yang tercantum dalam L/C dan sales contract.
E. Ukuran kubikasi dan berat tiap colli.
F. Nilai barang (jika dianggap perlu).
G. Nama kapal dan nahk0da serta jadwal keberangkatan.
 H. Nama pelabuhan tujuan dan pelabuhan pengganti yang
disinggahi termasuk pelabuhan transit.
I. Keterangan lain yang dianggap perlu.
4. Formulir yang sudah diisi oleh shipper ini kemudian dikembalikan ke
bagian operasi muatan keluar untuk memperoleh konfirmasi waktu dan
tempat penimbunan barang di gudang.
5. Bagian operasi yang berwenang memberikan konfirmasi ini memberi
cap resi gudang yang telah diisi.
6. Shipper membawa barang-barangnya ke gudang yang ditunjuk
sebelum berakhirnya tanggal penyerahan terakhir yang disebutkan.
7. Barang yang diterima oleh shipper akan diterima oleh petugas gudang.
8. Setelah barang diterima lalu disusun dan ditumpuk di dalam gudang
sampai tiba waktunya untuk pengapalan barang.
9. Shipper dengan membawa resi gudang yang telah ditanda tangani
kepala gudang mengembalikan resi gudang itu ke bagian operasi
perusahaan pelayaran untuk ditukarkan dengan received for shipment
bill of landing.
10. Bila barang sudah dimuat ke atas kapal, maka resi gudang atau R.S bill
of landing dikembalikan oleh shipper kepada perusahaan pelayaran
untuk ditukarkan dengan original shipped on board bill of landing.

2.2.6 Penyerahan Barang Di Samping Kapal

Penyerhana barang di sapming kapal dalam proses pengapalan barang adalah :

1. Shipper yang telah memperoleh konfirmasi mengenai penyediaan

ruangan di kapal dari perusahaan pelayaran memberitahukan tanggal
penyerahan barang yang akan diangkut pada bagian operasi dari
perusahaan pelayaran.
2. Bagian operasi perusahaan pelayaran akan memberikan satu set blanko
formulir resi mualim dan satu set blanko formulir shipped on board
bill of landing.
 3. Shipper mengisi kedua formulir tersebut selengkapnya yang berisikan
data.
4. Formulir yang sudah diisi oleh shipper dikembalikan ke bagian operasi
muatan keluar untuk mmeperoleh konfirmasi waktu dan penetapan
dermaga untuk melakukan penyerahan barang di samping kapal.
5. Bagian operasi memberikan konfirmasi dengan memberi cap resi
mualim yang telah diisi.
6. Jika sampai pada tanggal yang disebut untuk penyerahan
barang, shipper membawa barang ke sisi lambung kapal disertai
dengan resi mualim yang sudah dicap konfirmasi waktu penyerahan
barang ke bagian operasi.
7. Kerani penerima barang dari bagian terminal memeriksa barang yang
diserahkan dengan cara mencocokannya dengan data yang tercantum
dalam formulir resi mualim.
8. Jika keterangan barang yang diserahkantidak sesuai sepenuhnya
dengan uraian yang terdapat dalam resi mualim, maka mualim
memberikan catatan mengenai keadaaan itu pada resi mualim. Resi
mualim yang diberi catatan ini disebut resi mualim kotor.
9. Setelah barang selesai dimuat ke atas kapal, maka mualim I
menandatangani resi mualim itu berikut catatan dan
mengembalikannya kepada shipper.
10. Shipper membawa resi mualim yang sudah ditanda tangani ke bagian
operasi perusahaan pelayaran untuk ditukarkan dengan original
shipped in board bill of landing.
Bill of landing ditanda tangani oleh perusahaan pelayaran yang
dibuat berdasarkan resi mualim dan diberi catatan-catatan

2.3 Proses Penguangan Dokumen oleh Eksportir ke Bank Devisa

Apabila barang sudah dikapalkan, maka eksportir sudah dapat mencairkan Letter
of Credit. Dokumen yang diserahkan ke bank di antaranya Bill of Landing,
commercial invoice, packing list, dan lainnya. Proses ini adalah proses
penguangan dokumen pengapalan bagi eksportir dan merupakan proses
untuk claim barang yang telah dibayar bagi Importir.

Adapun bagan proses penguangan dokumen adalah sebagai berikut:

Gambar 1 Proses Penguangan Dokumen Ekspor

1. Setelah menerima B/L dari shipping Company, Eksportir akan
menyiapkan semua keperluan dokumen lain yang diisyaratkan dalam L/C
seperti Invoice, packing list, sertifikasi mutu, Surat Keterangan Negara
Asal (SKA) dan lain sebagainya. Semua dokumen tersebut akan
diserahkan kepada negotiating Bank, dalam hal ini advising Bank, yang
ditentukan dalam L/C untuk memeroleh pembayaran atas L/C

2. Negotiating Bank akan memeriksa kelengkapan dan keakuratan dokumen

pengapalan yang dikirimkan eksportir, jika cocok dengan yang
diisyaratkan L/C maka negotiating Bank akan melakukan pembayaran
sesuai tagihan eksportir dari dana L/C yang tersedia

3. Negotiating Bank akan mengirimkan dokumen pengapalan

kepada opening Bank untuk mendapatkan reimbursement atas pembayaran
yang dia lakukan kepada Eksportir

4. Opening Bank, akan memeriksa kelengkapan dan keakuratan dokumen

pengapalan, jika cocok dengan yang diisyaratkan L/C maka opening
Bank akan memberikan pelunasan pembayaran (reimbursement)
kepada negotiating Bank
 5. Opening Bank selanjutnya memberitahukan penerimaan dokumen
pengapalan kepada Importir. Importir akan menyelesaikan pelunasan
dokumen itu untuk mendapatkan dokumen pengapalan yang berfungsi
untuk mengambil barang pesanan dari shipping agent dan bea cukai
setempat

2.4 Para Pelaku Ekspor dan Dokumennya

2.4.1 Pelaku dan Badan Usaha di Bidang Ekspor 

Dalam kegiatan ekspor impor ada beberapa pelaku terjadinya kegiatan tersebut.
Adapun para pelaku kegiatan ekspor adalah sebagai berikut:

1. Eksportir. Eksportir adalah orang atau perusahaan yang berperan

sebagai produsen yang memproduksi barang untuk dijual ke luar negeri. 
2. Importir. Orang atau perusahaan yang berperan sebagai pembeli
di luar negeri.
3. Bank. Merupakan lembaga keuangan yang dapat memberikan jasa
perkreditan atau meminjamkan dana kepada eksportir maupun importir. 
4. Depperindag. Adalah lembaga pemerintahan yang mengatur dan
menerbitkan suratsurat yang merupakan syarat kegiatan ekspor, seperti
PEB dan SKA (Surat keterangan asal) atau certificate of origin (COO). 
5. Freight Forwarder. Adalah badan usaha yang bertujuan untuk
memberikan jasa pelayanan atau pengurusan atas seluruh kegiatan yang
diperlukan bagi terlaksananya pengiriman.
6. Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL). EMKL adalah usaha
pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut melalui kapal atau
pengurusan dokumen dan muatan yang berasal dari kapal. 
7. Perusahaan asuransi. Adalah perusahaan yang bergerak di bidang
pertanggungan. Dalam kegiatan ekspor ini, perusahaan ini menanggung
risiko keselamatan barang dari eksportir sampai dikirim kepada pihak
importir. 
 8. Bea Cukai. Adalah lembaga pemerintahan yang bertugas untuk
memeriksa barang-barang yang melewati daerah pabean dan memungut
biaya atas barang-barang yang akan diekspor.

Adapun badan usaha yang khusus bergerak di bidang perdagangan ekspor adalah
sebagai berikut:

1. Confirming house. Confirming house adalah perusahaan setempat

yang didirikan berdasarkan hukum setempat, tetapi bekerja atas perintah
dan untuk kepentingan kantor induknya yang berada di luar negeri. 
2. Export Merchant. Export Merchant atau pedagang ekspor adalah
badan usaha yang diberi izin oleh pemerintah dalam bentuk surat
pengakuan eksportir dan diberi kartu Angka Pengenal Ekspor (APE) serta
diperkenankan melaksanakan ekspor komoditas yang dicantumkan dalam
surat pengakuan itu. 
3. Export Agent. Export Agent atau agen ekspor adalah suatu badan
usaha yang membuat sesuatu ikatan perjanjian dengan produsen suatu
komoditas tertentu untuk melaksanakan ekspor komoditi itu untuk dan atas
nama produsen. Bedanya dengan Export Merchant adalah bahwa Export
Merchant bekerja atas biaya dan risiko sendiri, sedangkan Export Agent
bertindak atas nama produsen dengan hanya mendapatkan sekadar
handling fee. Karena itu Export Agent juga disebut juga sebagai Handling
Export. 
4. Trading House. Treding House atau Wisma Dagang adalah
perusahaan dagang besar ekspor-impor.Bila suatu perusahaan dapat
mengembangkan ekspornya tidak lagi terbatas pada satu atau dua
komoditi, tetapi sudah aneka komoditas, maka eksportir demikian disebut
General Exportersatau eksportie umum. Bila perusahaan Genral
Expoerters ini juga bertindak sebagai General Importers atau importir
umum, maka perusahaan itu disebut Trading House atau Wisma Dagang. 
5. Producer Exporter. Istilah produsen eksportir hanya populer di
Indonesia karena fasilitas yang diberikan kepada produsen Indonesia,
 khususnya produsen industri untuk ekspor.Pola integrasi antara produsen
dengan perdagangan (eksportir) inilah yang menjadi cikal-bakal
berkembangnya konglomerasi di Indonesia. 
6. Joint Marketing Board. Joint Marketing Board atau badan
pemasaran bersama adalah suatu organisasi yang didirikan oleh eksportir
sejenis dengan tujuan bersama-sama menentukan kebijakan ekspor
komoditas tertentu, baik mengenai kebijakan harga, penentuan kuota,
pembagian pasar, serta kebijakan lain untuk memperkuat posisi tawar-
menawar (bargaining position) selaku eksportir di pasar internasional. 
7. Joint Venture Company. Joint Venture Comapany atau
perusahaan patungan didirikan oleh pengusaha nasional dengan bekerja
sama dengan pengusaha asing yang bertujuan untuk memproduksi barang-
barang untuk ekspor. 
8. Counter Trade. Counter Trade atau Counter Purchase adalah
transaksi imbal beli, yaitu sesuatu sistem perdagangan imbal balik antara
dua negara.Suatu negara yang menjual suatu komoditi kepada negara lain
diwajibkan untuk membeli pula komoditas dari negara tersebut.

2.4.2 Dokumen Utama

Dokumen utama adalah dokumen yang wajib sifatnya untuk dibuat dalam setiap
transaksi ekspor. Berikut jenis-jenis dokumen utama pada ekspor.
2.4.2.1 Invoice atau Faktur

Invoice, atau bisa disebut sebagai faktur atau nota, merupakan

dokumen yang berfungsi sebagai suatu bukti transaksi atau penagihan,
dibuat oleh eksportir untuk importir. Invoice harus mencantumkan
elemen-elemen berikut: nomor & tanggal invoice, nama barang, harga per
unit barang & total harga, nama & alamat eksportir, nama & alamat
importir, serta keterangan rekening pembayaran jika diperlukan. Penting
juga agar invoice dibuat menggunakan kop surat perusahaan eksportir.

Invoice dalam ekspor dapat berupa tiga jenis:

 Proforma Invoice: Suatu penawaran dari eksportir kepada importir

yang potensial. Jadi ini dibuat untuk menempatkan pesanan yang sering
mendapatkan permintaan dari importir sehingga eksportir bisa
mendapatkan izin impor dari negara tujuan. Faktur ini biasanya
menyatakan syarat-syarat jual beli dan harga barang. Setelah importir
menyetujui pesanan tersebut, maka akan ada kontrak antara eksportir dan
importir sesuai yang ditetapkan pada Proforma Invoice. 

Gambar 2 Contoh Proforma Invoice

 Commercial Invoice: Surat permintaan pembayaran kepada

importir ketika eksportir selesai menyiapkan atau memproduksi barang
pesanan. Nama dan alamatnya harus sesuai dengan yang tercantum pada
 Letter of Credit (L/C). Lalu, invoice yang asli diberikan kepada bank
sebagai bukti pembayaran untuk diteruskan kepada importir.

Gambar 3 Contoh Commercial Invoice

 Consular Invoice: Faktur yang dikeluarkan oleh kedutaan atau

konsulat. Ini bertujuan untuk memeriksa harga jual dibandingkan dengan
harga pasar yang berlaku sehingga memastikan tidak terjadi dumping.
Invoice ini ditandatangani oleh konsulat negara importir. Bisa juga ini
dibuat dan ditandatangani oleh konsulat negara sahabat dari negara
importir.

2.4.2.2 Packing List

Packing list adalah dokumen yang berisikan rincian spesifikasi barang ekspor

sesuai dengan invoice. Ini dibuat oleh eksportir atau perusahaan yang melakukan
pengemasan langsung terhadap barang tersebut. Fungsi Packing List adalah untuk
memudahkan mengetahui isi barang dalam kontainer apabila ada pemeriksaan.
Dokumen ini hampir mirip dengan ‘surat jalan’ yang dipakai ketika melakukan
pengiriman barang di dalam Indonesia.

Di Packing List dimuat setidaknya memuat informasi-informasi berikut: a) nama

barang, nomor dan tanggal packing list; b) jumlah kemasan, dalam satuan seperti
pack, pieces, ikat, kaleng, karton, karung, dll; c) berat bersih; d) berat kotor. 
 Gambar 4 Contoh Packing List

2.4.2.3 Bill of Lading (B/L) atau Air Waybill

Bill of Lading  (B/L) merupakan bukti pengiriman barang atau tanda terima yang
dibuat oleh Shipping Companyuntuk eksportir. B/L dikeluarkan setelah kapal
berangkat dari Indonesia. Dokumen ini juga dapat digunakan sebagai kepemilikan
barang, dengan eksportir yang memegang B/L adalah pemilik barang yang
disebutkan di dalam dokumen tersebut. Sehingga, B/L adalah surat berharga yang
perlu disimpan baik-baik oleh eksportir.

Gambar 5 Contoh Bill of Landing

2.4.2.4 Polis Asuransi

Polis asuransi dibutuhkan sebagai surat bukti penanggungan yang dikeluarkan

perusahaan asuransi untuk menjamin keselamatan atas barang ekspor yang
dikirim, atas permintaan eksportir ataupun importir. Dokumen ini menyatakan
jenis-jenis risiko yang diasuransikan serta pihak mana yang meminta asuransi dan
kepada siapa klaim dibayarkan. Dengan adanya polis asuransi dalam ekspor, akan
meminimalisir kerugian bagi kedua pihak eksportir maupun importir. Setiap
asuransi harus dibayarkan dengan mata uang yang sama tertera di L/C (kecuali
ada syarat lain).

2.4.2.5 PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang)

Gambar 6 Contoh Pemberitahuan Ekspor Barang

PEB adalah surat pemberitahuan yang dibuat oleh eksportir kepada kantor Bea
dan Cukai, sebelum setiap pengiriman ekspor. Pembuatan PEB dapat dilakukan
sendiri oleh eksportir atau diwakilkan oleh forwarder. Lalu, PEB saat ini juga
dapat dikirimkan secara online ke kantor Bea dan Cukai melalui sistem Electronic
Data Interchange(EDI).

Secara garis besar, prosedur pengurusan dokumen PEB adalah sebagai berikut:

 Barang yang akan diekspor diberitahukan ke kantor Bea Cukai

dengan mengisi PEB. informasi-informasi yang perlu diisi dalam PEB ini
diantaranya nama & alamat eksportir, nama & alamat importir, nilai
invoice, HS Code produk, pelabuhan asal, dan pelabuhan tujuan.
 Melakukan pendaftaran PEB paling cepat 7 (tujuh) hari sebelum
tanggal perkiraan pengiriman ekspor dan paling lambat sebelum barang
ekspor masuk Kawasan Pabean. Pendaftaran ini disertai dengan Nomor
Induk Perusahaan (NIPER) dan dilengkapi dokumen pelengkap
diantaranya Invoice, Packing List, Bukti Bayar PNBP (Pendapatan Negara
Bukan Pajak), Bukti Bayar Bea Keluar (untuk barang ekspor dikenai Bea
 Keluar), dan dokumen lainnya dari instansi teknis terkait (untuk barang
ekspor terkena ketentuan larangan atau pembatasan).
 Membayar pelunasan pajak ekspor jika barang ekspor dikenai
pajak ekspor. 

Petugas Bea dan Cukai menjadikan PEB ini sebagai dasar untuk memeriksa
kesesuaian barang yang diekspor, sehingga bisa diberikan persetujuan dan
pemuatan barang ke sarana transportasi. Kesalahan dalam pengisian PEB ini dapat
dianggap dengan penyimpangan secara sengaja, sehingga sahabat UKM perlu
untuk hati-hati dan teliti dalam mengisinya.

2.4.2.6 Shipping Instruction (SI)

SI adalah dokumen yang dibuat dan diberikan oleh eksportir

kepada forwarder atau shipping company untuk melakukan booking pada
container dan ruang di kapal/pesawat. Dokumen ini biasanya bisa dikirim melalui
e-mail

Gambar 7 Contoh Shipping Instruction

 2.4.3 Dokumen Tambahan

2.4.3.1 Certificate of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal (SKA)

COO atau SKA adalah dokumen yang menerangkan bahwa barang yang diekspor
berasal dari Indonesia. Dokumen ini dibuat dan dikeluarkan oleh Dinas
Perindustrian dan Perdagangan (Disperindag) Kabupaten/Kota/Provinsi.

Dokumen ini dapat berfungsi bagi importir untuk memperoleh keringanan bea
masuk di negaranya, bahkan sampai 0% tergantung dengan kebijakan untuk
produknya. Namun, manfaat ini dapat diaplikasikan dengan negara yang telah
menjalin kesepakatan kerjasama perdagangan dengan Indonesia dalam FTA (Free
Trade Agreement). Diperlukan pemahaman yang komprehensif dari sahabat UKM
untuk mengetahui apa saja produk yang mendapatkan keringanan bea masuk dari
masing-masing perjanjian FTA. Baca artikel-artikel tentang FTA untuk
mengetahui ini lebih lanjut. 

Biaya pembuatan dokumen COO atau SKA hanya berkisar antara Rp 15,000 - Rp
20,000 per dokumen sebagai PNBP (penerimaan negara bukan pajak). Biaya ini
hanya berlaku jika diurus sendiri di Disperindag. Pelaku UKM tidak perlu repot
lagi untuk mengurusnya karena pengurusan COO atau SKA juga dapat dilakukan
secara online yang disebut sebagai E-SKA melalui website https://e-
ska.kemendag.go.id. Namun, pelaku UKM tetap diharuskan untuk datang ke
kantor Disperindag untuk mengambil cetakan dokumen asli SKA ini.

Selain pengurusan dilakukan sendiri, pengurusan COO atau SKA juga dapat
diwakilkan oleh perusahaan forwarder, dengan biaya tambahan yang dikenakan
pada jasa forwarder.
 Gambar 8 Contoh Certificate of Origin

2.4.3.2 Certificate of Analysis (COA)

COA adalah dokumen yang berisi hasil analisis dari produk yang diekspor.
Analisis yang tercakup dalam COA ini disesuaikan dengan permintaan importir.
Umumnya, ini sesuai oleh standar wajib dari regulasi pemerintah negara tujuan
atau standar umum yang berlaku. Dokumen COA dapat diminta dari pihak
produsen atau diurus langsung sendiri oleh eksportir melalui laboratorium
independen yang sudah terakreditasi. Dokumen COA kebanyakan diperlukan
untuk produk-produk hasil industri kimia atau hasil pertanian.

Gambar 9 Contoh Certificate of Analysis

2.4.3.3 Phytosanitary Certificate (Sertifikat Fitosanitari)

Phytosanitary certificate merupakan dokumen yang biasa diperlukan pada produk

pertanian seperti buah segar, rempah-rempah, dan lainnya. Dokumen ini
menjamin bahwa produk yang diekspor terbebas dari kuman penyakit berupa
jamur atau bakteri. Ini diurus dan dikeluarkan oleh kantor Balai Karantina
Pertanian yang terdapat di setiap pelabuhan ekspor atau bisa di kantor
perwakilannya di beberapa kota. Selain produk pertanian, dokumen ini juga
diperlukan pada produk dari hewan dan ikan.

Gambar 10 Contoh Sertifikat Fitosanitari

2.4.3.4 Fumigation Certificate (Sertifikat Fumigasi)

Fumigation Certificate dikeluarkan oleh perusahaan fumigasi untuk menjelaskan

bahwa barang ekspor yang bersangkutan telah difumigasi sesuai dengan standar
yang ditetapkan. Proses fumigasi berfungsi untuk mengamankan barang yang
akan diekspor ke negara tujuan dari serangan hama atau rayap selama masa
pengiriman.
2.4.3.5 Veterinary Certificate (Sertifikat Veteriner)

Sertifikat untuk pemberian jaminan keamanan pangan untuk produk ekspor

pangan dan non-pangan asal hewan. Ini dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal
Peternakan dan Kesehatan Hewan (PKH) Kementerian Pertanian.

Gambar 11 Contoh Sertifikat Veterinet

2.4.3.6 Weight Note (Keterangan Timbangan)

Dokumen yang berisikan rincian berat dari tiap kemasan barang sesuai yang
tercantum dalam invoice. Keterangan berat di dokumen pengapalan ini haruslah
sama dengan yang tercantum pada L/C. Disamping untuk memeriksa berat barang
ekspor, ini juga diperlukan untuk mempersiapkan alat-alat pengangkut barang
pada saat pemeriksaan. 

2.4.3.7 Measurement List (Daftar Ukuran)

Dokumen yang berisikan rincian ukuran dan takaran dari tiap kemasan barang
seperti panjang, tebal, diameter, serta volume barang. Ukuran ini haruslah sama
seperti yang tercantum pada L/C. Ini diperlukan untuk menghitung biaya
pengiriman. 

Selain dokumen-dokumen tambahan yang dibahas di atas, sebetulnya masih ada

berbagai dokumen tambahan lainnya dalam ekspor. Ini dapat berupa sertifikat
lainnya atau dokumen pembantu yang sering diperlukan untuk kelancaran
penerimaan barang di pelabuhan tujuan. Contohnya diantaranya yaitu Freight
Forwarder’s Receipt, Warehouse Receipt, dan Trust Receipt. Kebutuhan
dokumen tambahan ini betul-betul harus ditanyakan dengan importir, karena
masing-masing memiliki regulasi dan permintaan yang berbeda.

2.5 Bagan prosedur ekspor

Gambar 12 Bagan Prosedur Ekspor

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Adanya prosedur untuk ekspor adalah untuk kemudahan pengawasan barang
keluar dalam hal ini perdagangan. Prosedur juga sangat diperlukan untuk
acuan perusahaan dalam melakukan kegiatan ekspor legal di Indonesia,
dengan dokumen serta bagan yang jelas diharapkan para eksportir dapat
melakukan kegiatan ekspor dengan aman dibawah pengawasan pemerintah
yaitu badan pabean cukai.

BAB IV
DAFTAR PUSTAKA
Handayaningrat, Soewarno. 1997. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen.
CV Haji Masagung. Jakarta
MS, Amir. 2000. Strategi Pemasaran Ekspor. PT. Pustaka Binaman. Jakarta
Purnamawati, Astuti. 2013.
Dasar-dasar Ekspor Impor Edisi 1. UPP STIM YKPN. Yogyakarta.
Mochammad Satriana, Arga. 2003. Prosedur Pelaksanaan Kegiatan Ekspor.
Universitas Padjadjaran. Bandung
Undang-undang Kepabeanan No 10 tahun 1995. 1995 Tentang Pabean Baik
Dalam Kawasan Berikat Maupun Bukan Kawasan Berikat
MS, Amir. 1996. Seluk-beluk dan Teknik Perdagangan Luar Negeri. PT. Pustaka
Binaman. Cetakan ke 8. Jakarta
http://djpen.kemendag.go.id/app_frontend/contents/93-empat-tahapan-utama-
dalam-ekspor-menggunakan-l-c
https://www.kajianpustaka.com/2017/10/pengertian-pelaku-prosedur-kegiatan-
ekspor.html?m=1

https://indoforwarding.com/proses-pengurusan-pengapalan-barang/