TUGAS 2: CASE STUDY & CHAPTER 4

MANAJEMEN PROYEK

Disusun oleh:

Kelompok 12

1. Ferra Kurnia Dewi 21070119140152

2. Nida Khairunnisa 21070119130102
3. Adam Fachreza 21070118130079
4. Okta Ardyaggarini 21070118120015

DEPARTEMEN TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG

2021
 Case Study (ORION Systems B)

Rosas dan stafnya bekerja keras selama seminggu terakhir untuk mengembangkan rencana untuk
menetapkan standar baru untuk menyelesaikan proyek di ORION. Tim manajemen proyek
Jaguar akan diperluas menjadi tujuh manajer, yang akan bertanggung jawab untuk mengawasi
penyelesaian proyek dari desain ke pengiriman ke pelanggan. Deskripsi singkat tentang tanggung
jawab untuk tiga posisi baru berikut (lihat Gambar C3.3):

• Manajer produksi—bertanggung jawab untuk mengangkat masalah produksi selama fase

desain; bertanggung jawab untuk membangun dan mengelola lini produksi.

• Manajer ILS (dukungan logistik terintegrasi)—bertanggung jawab atas semua aktivitas yang
memerlukan proyek/dukungan pelanggan setelah pengiriman termasuk pelatihan pelanggan,
dokumentasi, dan pengujian peralatan.

• Manajer QA (penjaminan mutu)—bertanggung jawab untuk menerapkan program kualitas

yang akan meningkatkan keandalan, ketersediaan, dan pemeliharaan produk.

Ketujuh manajer ini (tiga yang baru saja dijelaskan ditambah empat yang dibahas di
Bagian (A) akan berkoordinasi penyelesaian proyek dan melihat bahwa masing-masing disiplin
diperhitungkan dalam semua keputusan besar. Rosas, sebagai manajer proyek, akan bekerja
untuk mencapai konsensus, tetapi dia akan memiliki wewenang untuk campur tangan dan
membuat keputusan jika perlu.
 Pekerjaan inti akan diselesaikan oleh 35 tim. Setiap tim akan memiliki “pemimpin”, yang
akan bertanggung jawab untuk merancang, mengembangkan, membangun, dan menguji
subsistem tertentu dari proyek. Mereka juga akan bertanggung jawab atas kualitas dan
produktivitas subsistem dan untuk melakukan pekerjaannya secara tepat waktu dan sesuai
anggaran

Tim akan terdiri dari 5 hingga 12 anggota, dan Rosas bersikeras bahwa setidaknya
setengah dari masing-masing tim ditugaskan untuk bekerja penuh waktu pada proyek. Ini akan
membantu memastikan kesinambungan dan meningkatkan komitmen terhadap proyek. Fitur
kunci kedua untuk rencana tersebut adalah pengembangan keseluruhan rencana induk untuk
proyek tersebut. Ini melibatkan pendekatan sekuensial tradisional untuk produk pengembangan
dan mengadopsi pendekatan rekayasa bersamaan untuk proyek (lihat Gambar C3.4).

Setelah desain sistem ditinjau dan disetujui, tim yang berbeda akan mulai bekerja dalam
laboratorium untuk merancang, mengembangkan, dan menguji subsistem dan komponen
tertentu. Setelah ini mulai tim ILS akan mulai mengumpulkan informasi dan menyiapkan
dokumentasi produk. Setelah PDR selesai, tim produksi akan mulai merancang produksi yang
diperlukan. CDR tidak hanya mencakup penyelesaian pertanyaan teknis utama tetapi juga
rencana untuk manufaktur. Setelah CDR selesai, tim proyek akan memulai uji lapangan
diberbagai kondisi lingkungan yang berbeda sesuai dengan spesifikasi pemerintah. Desain
selanjutnya penyempurnaan akan dikoordinasikan secara erat dengan tim manufaktur dan ILS
sehingga, idealnya, ORION akan siap untuk mulai memproduksi Jaguar setelah selesainya PRR.

Rosas percaya bahwa pentahapan produksi dan dokumentasi berjalan seiring dengan
pekerjaan pengembangan inti akan mempercepat penyelesaian proyek, mengurangi biaya
produksi, dan berkontribusi untuk kepuasan pelanggan.

1. Apa perubahan besar antara rencana ini dan cara ORION mengelola proyek?di masa
lalu?
 2. Seberapa baik Anda percaya bahwa perubahan ini menangani masalah yang
diidentifikasi di Bagian A?

3. Siapa yang mungkin mendukung rencana ini? Siapa yang tidak mungkin mendukung
rencana ini?

Jawaban:
Kasus tersebut menggambarkan bagaimana penanggung jawab proyek memodifikasi rencana
perusahaan untuk memenuhi kebutuhan proyek. Dia merencanakan setiap langkah sebelumnya
untuk memastikan bahwa proyek akan diselesaikan dengan sukses tanpa mengamati kekurangan
apa pun.
1. Beberapa perubahan antara rencana ini dan ORION mengelola proyek yaitu:
- Integrasi lintas fungsi yang ditingkatkan (terutama antara desain dan manufaktur)
- Waktu penyelesaian proyek yang dipercepat
- Manajemen proyek sekarang mencakup seluruh proses desain, manufaktur, dan
pengiriman, dengan manajer Produksi, ILS, dan QA sebagai bagian dari tim
manajemen proyek teratas.
- Tanggung jawab yang diperluas dari para pemimpin tim, yang bertanggung jawab
untuk mengembangkan dan menguji subsistem tertentu (termasuk kualitas dan
kemampuan manufaktur subsistem, anggaran, biaya dan kualitas). Pemimpin tim
akan bertindak sebagai manajer proyek untuk sistem spesifik mereka (dapat
disampaikan) dari proyek.
2. Beberapa alasannya yaitu:

• Biaya produksi harus dikurangi karena masalah manufaktur akan dimasukkan dalam
proses desain dan pengembangan.

• Kualitas harus ditingkatkan karena akan langsung diperhitungkan dalam desain produk
baru.

• Dukungan pelanggan harus ditingkatkan karena mereka akan lebih aktif terlibat dalam
tahap desain dan pengembangan. Evaluasi harus meningkatkan komitmen mereka serta
memberi mereka permulaan dalam mempersiapkan dokumentasi dan merancang program
pelatihan.

• Kepemilikan proyek harus ditingkatkan dengan bersikeras bahwa setidaknya setengah

dari personel bekerja penuh waktu di proyek. Kelompok inti yang bekerja penuh waktu
pada proyek harus mencakup kohesi tim dan produktivitas.

• Scope creep harus dikurangi karena pemimpin tim lebih bertanggung jawab atas
anggaran dan jadwal. Demikian juga, keterlibatan aktif para profesional dari manufaktur,
 dukungan, dan QA harus membantu para insinyur desain untuk tetap fokus pada
pertimbangan praktis.

3. Yang mungkin mendukung rencana ini adalah Para insinyur desain kemungkinan besar,
setidaknya pada awalnya, tidak mendukung rencana tersebut, karena mereka sekarang
harus bekerja sebagai mitra dengan manufaktur, QA, dan dukungan logistik untuk
menyelesaikan proyek.

Yang tidak mungkin mendukung rencana ini adalah Kelompok lain kemungkinan besar
akan sangat mendukung rencana tersebut karena mereka memiliki lebih banyak suara atas
keputusan yang berdampak pada pekerjaan mereka. Pemimpin tim harus menyambut
perubahan karena peran mereka telah berkembang dengan tanggung jawab tambahan dan
akuntabilitas yang lebih besar.
 Review & Exercise

Review

2. What questions does a project objective answer? What would be and example of a good
project objective?

Jawab :

Dalam suatu kegiatan disekitar dapat dianggap sebagai proyek. Misalnya dengan membangun
rumah untuk setiap keluarga pasti menginginkan dengan rumah yang bagus. Sama juga dengan
halnya jika pemerintah membangun pembangkit listrik di kota besar. Terlepas dari jumlah uang
serta material yang terlibat, keduanya tersebut merupakan proyek. karena keduanya melibatkan
orang, uang, dan juga waktu. Dengan memiliki awal dan akhir yang paling penting maka
dibutuhkan seseorang untuk mengawasi dengan tujuan agar proyek berjalan sesuai rencana dan
selesai tepat waktu dan juga sesuai dengan anggaran.

4. What kinds of information are included in a work package?

Jawab:

Informasi yang terdapat pada work packages adalah sebagai berikut:

- Pekerjaan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu segmen proyek

- Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan work package

- Tahapan anggaran yang diperlukan untuk work package dan total anggaran yang diperlukan
dalam work package

- Sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan work package

- Satu orang yang bertanggung jawab dalam penyelesaian work package

- Poin-poin yang diperlukan untuk memonitor progress selama implementasi work package

- Seluruh spesifikasi yang krusial dalam work package

6. How does a communication plan benefit management of projects?

Jawab:

Rencana komunikasi proyek dapat membantu perusahaan menjaga proyek tetap pada jalurnya,
sesuai anggaran dan selaras dengan harapan klien, dengan mengklarifikasi siapa yang akan
berkomunikasi dengan siapa, kapan dan bagaimana. Semakin tepat perusahaan menyusun
rencana, semakin jelas komunikasi dan semakin lancar proyek akan berjalan.

Exercise

2. In small groups, identify real life examples of a project that would fit each of the
following priority scenarios:

a. Time-constrain, Scope-enhance, Cost-accept

b. Time-constrain, Scope-constrain, Cost-accept
c. Time-constrain, Scope-accept, Cost-enhance

Jawab:

a. Kampanye politik, pesta tahun baru

b. Pembangunan jembatan umum
c. Proyek pembuatan baterai tahan lama untuk laptop

4. You are the father or mother of a family of four (kids ages 13 and 15) planning a weekend
camping trip. Develop a responsibility matrix for the work that needs to be done prior to
starting your trip.

Jawab:

Responsibility Matrix Soal Nomor 4

No Project Activity Father Mother 15 Y.o 13 Y.o

1. Pemilihan Lokasi (Diskusi) R/A R/A C C

2. Melakukan Reservasi (Opsional) R/A R/A I I

3. Servis Kendaraan (Bensin, Oli, Radiator) R/A C I I

 4. Menyiapkan Peralatan (Tenda, Tikar, R A R I
Keranjang)

5. Menyiapkan Makanan (Konsumsi) C R/A C C

6. Use an example of a project you are familiar with or are interested in. Identify the
deliverables and organizational units (people) responsible. How would you code your
system? Give an example of the work packages in one of your cost accounts
Jawab :
Proyek yang dipilih yaitu implementasi dari sistem Account Workbenc (APW). Pada proyek ini
melibtkan sistem online yang dimana individu (pemasok, vendor, pelanggan, dan perusahaan)
dapat dengan mudah melakukan berbagai fungsi keuangan dan non keuangan yang terkait
dengan hutang. hasil kerja dan unit organisasi bertanggung jawab dengan proyek tersebut
memiliki hasil utama sebagai penyelesaian an implementasi sistem APW di seluruh organisasi
dalam jangka waktu yang ditentukan. Dan juga harus dipastikan bahwa sistem tersebut mudah
untuk diakses oleh orang-orang dari semua unit. Dalam hal ini tim IT juga bertanggung jawab
atas pengembangan terhadap perangkat lunak.

8. Go to an internet search engine (e.g. Google) and type in “project communication plan.”
Check three or four that have “.gov” as their source. How are they similar or dissimilar?
What would be your conclusion concerning the importance of an internal communication
plan?
Jawaban:
Semua dirancang untuk memenuhi proyek yang dijalankan kelompok. Beberapa proses telah
diidentifikasi di bawah ini yang menyusun Rencana Komunikasi secara keseluruhan serta
tujuan masing-masing. Rencana ini membahas masing-masing dari empat proses seperti
dijelaskan di bawah ini. Di mana data dibutuhkan untuk proses tertentu dimaksudkan untuk
didokumentasikan di luar rencana komunikasi.
· Perencanaan - menentukan informasi dasar dan kebutuhan komunikasi para
pemangku kepentingan
· Manajemen Pemangku Kepentingan - mengelola komunikasi untuk memuaskan
persyaratan pemangku kepentingan di sepanjang jalan.
· Pelaporan Kinerja - mengumpulkan dan mendistribusikan informasi kinerja seperti
laporan status, ramalan, penundaan, dll.
· Distribusi Informasi - membuat informasi yang diperlukan tersedia tepat waktu dan
dalam format yang sesuai, serta menanggapi permintaan untuk informasi