MANAJEMEN KEPROTOKOLAN ACARA

PRESIDEN
"
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan
dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi
yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata
Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada
seseorang sesuai dengan Jabatan dan/ kedudukannya
dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

UU No. 9/2010 tentang Keprotokolan

"
 PROTOCOL
GOALS

Acara berlangsung Presiden HAPPY

SUKSES

Mendapatkan NILAI POSITIF

dari Presiden
 BAGAIMANA
MENCAPAI GOALS ?
Komunikasi
Penerapan
MANAJEMEN Risiko

dalam setiap tahapan

Disposisi Pimpinan

ALUR KERJA Evaluasi Acara

Rapat Koordinasi Pelaksanaan Acara

Survey & Gladi
 DALAM BERKOMUNIKASI

* Sedang / sudah terjadi

MASALAH
* Harus ditangani /
Pertemuan Resmi / Forum Rapat korektif

* Potensi untuk terjadi

RISIKO * Ada waktu untuk

direncanakan
Komunikasi Lisan
tatap muka / media komunikasi SELALU DIINGAT * Preventif
MANAJEMEN RISIKO
FILOSOFI
ARCH BRIDGE

MENGHINDARI RISIKO

MENTRANSFER RISIKO
MEMBAGI RISIKO

MENGURANGI RISIKO
 MANAJEMEN RISIKO
DALAM KEPROTOKOLAN
Komitmen

Perencanaan kerangka kerja

Anggaran Tujuan
PLAN
Perbaikan berkelanjutan
Evaluasi hasil pelaksanaan

CHECK DO

Penetapan konteks / kegiatan

ACT Koordinasi Setpres / iniisiator

Pemantauan / peninjauan
Implementasi hasil rapat koordinasi
 RAPAT
KOORDINASI

Sangat penting memiliki kemampuan

NEGOTIATION SKILLS
 SURVEY
GLADI

Koordinasi Kesiapan Acara Kesepakatan Rapat Fasilitas Pendukung

 contoh
MEKANISME ALUR
PELANTIKAN OLEH
PRESIDEN RI
PETIKAN KEPRES
NASKAH SUMPAH
KEMENTERIAN
SEKRETARIAT BERITA ACARA
NEGARA

PELANTIKAN KEMENTERIAN ROHANIAWAN

PEJABAT AGAMA

PASPAMPRES
KORSIK
 PENGELOLAAN
UNDANGAN SECARA
LURING DAN DARING

Inovasi pengelolaan undangan di Istana

Kepresidenan dengan membuat aplikasi
pengelolaan undangan

1. Undangan Luring
(hadir secara fisik)
2. Undangan Daring
(melalui videoconference)
PENGELOLAAN
UNDANGAN HADIR FISIK
(LURING)
Pemanfaatan QR CODE
1. Fungsi Pengamanan
2. Fungsi Rekap Kehadiran
3. Fungsi Verifikasi
ALUR PENGELOLAAN UNDANGAN HADIR DARING
DENGAN VIDEO CONFERENCE

Input Database di Aplikasi

Undangan Biro Protokol

Email dan WA notifikasi bahwa

peserta undangan akan mendapatkan
link Vcon dari E-mail Zoom

Mendapatkan Link Join

Video conference dikirim
melalui E-mail Zoom

Mengikuti Acara kegiatan

Presiden secara Video
Conference
MENYIAPKAN DUKUNGAN PESAWAT KEPRESIDENAN INDONESIA-1
DALAM RANGKA MENDUKUNG KEGIATAN PRESIDEN:

BBM (Avtur) pesawat Ground Handling

Catering dan Inflight Service Alat telekomunikasi dalam pesawat

Contoh Jenis Moda transportasi

•Pesawat BBJ•Pesawat CN TNI AU•Pesawat RJ-85/Pelita•Helikopter TNI AU•Kapal Laut VVIP•Kereta Luar Biasa (KLB)
PENYESUAIAN TERKAIT PANDEMI COVID-19

Manifest Rombongan Utama SWAB Test PCR petugas

Kepresidenan pendukung Kunjungan
Maksimal 37 orang kerja Presiden
(menyesuaikan) untuk Dilaksanakan sebelum
Pesawat BBJ (sebelumnya dan sesudah bertugas
kurang lebih 52 orang) ke daerah
Komposisi Helikopter Penyiapan akomodasi
(menyesuaikan) 1 (8), Layout/Lokasi Duduk isolasi mandiri saat
Helikopter 2 (10), dan Pengaturan posisi duduk menunggu hasil Swab
Helikopter 3 (10). penumpang pada Pesawat Test PCR pada saat
(Sebelumnya dengan Kepresidenan Indonesia-1 kepulangan
komposisi masing-masing agar sesuai dengan
[10,12,12]) Protokol Kesehatan
PELAKSANAAN
ACARA
HAL YANG PERLU
DIPERHATIKAN SAAT
ACARA BERLANGSUNG

Time Management Mendampingi Pewara/MC

Menjaga ketertiban acara dan Double check perlengkapan yang

melaksanakan protokol menjadi kebutuhan acara walaupun
Kesehatan sudah dipersiapkan sebelumnya

Monitoring dan melaksanakan

tugas dan tanggungjawab

Monitoring dinamika acara

melalui alat komunikasi (HP/HT)
 PROTOKOL
KESEHATAN

MENCUCI TANGAN DAN TIDAK

MENJAGA JARAK
PENGECEKAN SUHU BERJABAT TANGAN

MASKER & FACESHIELD

SWAB PCR
EVALUASI
TANTANGAN DAN HAMBATAN
DALAM PELAKSANAAN ACARA

Evaluasi Receiving LIne Kesiapan Acara

Tamu Undangan Koordinasi dll

 JALAN TOL
ACARA-ACARA
YANG DIGAGAS OLEH
KEMENTERIAN PU PR

SISTEM PENYEDIAAN AIR MINUM

JEMBATAN

PROYEK
INFRASTRUKTUR
LAINNYA
BENDUNGAN
 APA
YANG PERLU DIPERSIAPKAN ?

1. MAKET / PANEL DISPLAY INFORMASI PROYEK

 APA
YANG PERLU DIPERSIAPKAN ?

2. PRASASTI PERESMIAN
* Ukuran : 60 x 90 cm
* Ukuran huruf nama Presiden RI dan nama
Proyek lebih besar dari ukuran huruf lainnya
* Tulisan berwarna emas
* Bahan marmer atau granit berwarna hitam
 APA
YANG PERLU DIPERSIAPKAN ?

3. BENDERA MERAH PUTIH

APA
YANG PERLU DIPERSIAPKAN ?

4. ALAT PERAGA SIMBOLISASI PERESMIAN

APA
YANG PERLU DIPERSIAPKAN ?

5. BACKGROUND TERBUKA
APA
YANG PERLU DIPERSIAPKAN ?
6. TENDA & SOUND SYSTEM

MIC PODIUM untuk PRESIDEN RI

MIC STANDING untuk PEJABAT DAERAH
MIC WIRELESS untuk PEMAPAR DISPLAY PROYEK

TENDA RHODERS
APA
YANG PERLU DIPERSIAPKAN ?

7. PANGGUNG DAN DEKORASI MINIMALIS

 APA
YANG PERLU DIPERSIAPKAN ?

8. UNDANGAN DAN PELAKU ACARA

MC & Pembaca Doa Pejabat Pendamping Tokoh Agama/Masyarakat

(Menteri, Gubernur, Bupati/Walikota, Masyarakat Sekitar
Dirjen / Kepala Proyek) Pejabat Daerah Setempat
Stakeholders terkait
 APA
YANG PERLU DIPERSIAPKAN ?

9. HOLDING ROOM VVIP

Kursi + Meja AC Standing Toilet Portable Mini ICU

(Tisu Basah, Tisu Kering) Jamuan
Ruang Sholat +
Tenda Sarnavil Putih (Snack, Buah, Teh,
Kopi, Air Mineral,
Perlengkapannya
Dekorasi Merah Putih Permen)
APA
YANG PERLU DIPERSIAPKAN ?

10. ALAT PELINDUNG DIRI (APD) & PROTOKOL KESEHATAN

Tempat Cuci Tangan

Masker & Face Shield

Helm Pengaman

Rompi

Sepatu Boot (Menyesuaikan kondisi proyek)

PERESMIAN VIRTUAL
contoh acara
VIRTUAL
MURNI PERESMIAN JALAN TOL MANADO-BITUNG SECARA VIRTUAL
BOGOR, 29 SEPTEMBER 2020
contoh acara
VIRTUAL
MURNI PERESMIAN TOL PEKANBARU-DUMAI
BOGOR, 25 SEPTEMBER 2020
contoh acara
VIRTUAL
MURNI ACARA SOFT LAUNCHING DAN PENGOPERASIAN PERDANA
PELABUHAN INTERNASIONAL PATIMBAN,
20 DESEMBER 2020
contoh acara
VIRTUAL
MURNI PELEPASAN EKSPOR KE PASAR GLOBAL
SECARA VIRTUAL TAHUN 2020 ,
BOGOR, 4 DESEMBER 2020
 contoh acara
VIRTUAL
MURNI
RAKER KEJAKSAAN RI
SECARA VIRTUAL,
JAKARTA, 14 DESEMBER 2020
contoh acara
VIRTUAL PERINGATAN HARI ANTI KORUPSI SEDUNIA
TAHUN 2020 SECARA VIRTUAL,
MURNI JAKARTA, 16 DESEMBER 2020
contoh acara
VIRTUAL
KOMBINASI
PENYERAHAN SERTIFIKAT TANAH
UNTUK RAKYAT SECARA VIRTUAL
TAHUN 2020,
JAKARTA, 9 NOVEMBER 2020
contoh acara
VIRTUAL
KOMBINASI
TERIMA KASIH