Resume & Glossary : Chapter 7 Creating a Flexible Organization

Resume

Apa itu organisasi?

 Organisasi - sekelompok dua orang atau lebih yang bekerja bersama untuk mencapai
serangkaian tujuan bersama
 Rantai komando bisa pendek atau panjang, bergantung pada ukuran organisasi.
 Tidak semua orang yang bekerja untuk suatu organisasi merupakan bagian dari rantai
komando langsung, seperti mereka yang memegang posisi penasihat, atau staf.
 Sebagian besar organisasi kecil merasakan manfaat bagan organisasi.
 Mereka menjelaskan posisi dan hubungan untuk semua orang dalam struktur
organisasi.
 Sulit untuk memetakan bahkan beberapa lusin posisi secara akurat, apalagi ribuan
yang menjadi ciri perusahaan besar.
 Organisasi yang lebih besar hampir selalu mengubah bagian dari strukturnya; dengan
demikian, bagan organisasi akan ketinggalan zaman sebelum diselesaikan.

Spesialisasi Pekerjaan

 Spesialisasi pekerjaan - pemisahan semua aktivitas organisasi menjadi tugas yang

berbeda dan penugasan tugas yang berbeda kepada orang yang berbeda
 Alasan di balik spesialisasi pekerjaan:
- Beberapa spesialisasi pekerjaan diperlukan dalam setiap organisasi karena
"pekerjaan" di sebagian besar organisasi terlalu besar untuk ditangani oleh satu
orang.
- Ketika seorang pekerja harus mempelajari satu tugas khusus dan sangat
terspesialisasi, individu tersebut dapat mempelajarinya dengan cepat dan
melakukannya secara efisien.
- Seorang pekerja yang mengulangi pekerjaan yang sama tidak kehilangan waktu
untuk mengubah operasi.
- Semakin terspesialisasi pekerjaannya, semakin mudah merancang peralatan
khusus.
- Semakin terspesialisasi pekerjaannya, semakin mudah pelatihan kerja tersebut.
  Kelemahan paling signifikan dari spesialisasi pekerjaan adalah kebosanan dan
ketidakpuasan yang mungkin dirasakan karyawan saat mengulangi pekerjaan yang
sama.

Alternatif untuk Spesialisasi Pekerjaan

 Rotasi pekerjaan - perpindahan karyawan secara sistematis dari satu pekerjaan ke

pekerjaan lain
 Contoh: Seorang pekerja dapat diberi pekerjaan yang berbeda setiap minggu untuk
jangka waktu empat minggu dan kemudian kembali ke pekerjaan pertama di minggu
kelima.
 Membantu pekerja:
- Tetap tertarik dengan pekerjaan mereka
- Kembangkan keterampilan baru
- Identifikasi peran baru di mana mereka mungkin ingin memfokuskan energi
mereka di masa depan
 Pembesaran pekerjaan
 Pengayaan pekerjaan

Departementalisasi

1. Berdasarkan Fungsi
 Departementalisasi menurut fungsi - mengelompokkan pekerjaan yang berhubungan
dengan aktivitas organisasi yang sama
 Contoh: Semua tenaga pemasaran dikelompokkan menjadi satu di bagian pemasaran,
semua tenaga produksi di bagian produksi, dan seterusnya.
 Sebagian besar organisasi yang lebih kecil dan lebih baru melakukan departemen
berdasarkan fungsi.
 Keuntungan:
- Pengawasan yang disederhanakan
- Koordinasi yang mudah
 Kekurangan:
- Pengambilan keputusan yang lambat
- Cenderung menekankan departemen atas organisasi secara keseluruhan
2. Berdasarkan Produk
 Departementalisasi menurut aktivitas pengelompokan produk yang terkait dengan
produk atau layanan tertentu
 Pendekatan ini sering digunakan oleh perusahaan yang lebih tua dan lebih besar yang
memproduksi dan menjual berbagai produk.
 Keuntungan:
- Pengambilan keputusan yang lebih mudah
- Menyediakan integrasi semua aktivitas yang terkait dengan setiap produk
 Kekurangan:
- Menyebabkan beberapa duplikasi aktivitas khusus antar departemen
- Cenderung menekankan produk di atas organisasi secara keseluruhan

3. Berdasarkan Lokasi
 Departementalisasi menurut lokasi - kegiatan pengelompokan menurut wilayah
geografis yang ditentukan di mana kegiatan itu dilakukan
 Area departemen dapat berkisar dari seluruh negara hingga wilayah dalam negara
hingga area beberapa blok kota.
 Contoh: Ford memiliki divisi untuk Amerika, Eropa, Asia, Asia Pasifik dan Afrika,
dan Cina.
 Keuntungan:
- Memungkinkan organisasi untuk dengan mudah menanggapi tuntutan atau
persyaratan unik dari lokasi yang berbeda
 Kerugian:
- Seringkali membutuhkan staf administrasi yang besar dan sistem kontrol yang
rumit untuk mengoordinasikan operasi di banyak lokasi

4. Berdasarkan pelanggan
 Departementalisasi oleh aktivitas pengelompokan pelanggan sesuai dengan kebutuhan
berbagai populasi pelanggan
 Keuntungan:
- Memungkinkan perusahaan untuk menangani pelanggan unik atau kelompok
pelanggan secara efisien
 Kerugian:
 - Membutuhkan staf administrasi yang lebih besar dari biasanya

5. Kombinasi Basis

Banyak organisasi menggunakan kombinasi basis departementalisasi.

Delegasi, Desentralisasi, dan Sentralisasi

 Delegasi - menugaskan sebagian pekerjaan dan kekuasaan manajer kepada pekerja

lain
 Derajat sentralisasi atau desentralisasi kewenangan ditentukan oleh keseluruhan pola
pendelegasian di dalam organisasi.

Delegasi Wewenang

 Langkah-langkah dalam Delegasi

- Manajer harus memberikan tanggung jawab.
- Manajer harus memberikan otoritas.
- Manajer harus menciptakan akuntabilitas.
 Hambatan Pendelegasian
Untuk beberapa alasan, manajer mungkin tidak mau mendelegasikan pekerjaan.
- Manajer tidak mempercayai karyawan tersebut untuk menyelesaikan tugas.
- Manajer takut karyawan tersebut akan berkinerja luar biasa dan menarik perhatian
manajer tingkat yang lebih tinggi.
- Manajer mungkin tidak terorganisir dan tidak dapat merencanakan dan
menugaskan pekerjaan secara efektif.

Desentralisasi Otoritas

Faktor-faktor yang mempengaruhi luasnya desentralisasi:

 Lingkungan eksternal tempat perusahaan beroperasi

Semakin kompleks dan tidak dapat diprediksi lingkungan ini, semakin besar
kemungkinan bahwa manajemen puncak akan membiarkan manajer tingkat yang
lebih rendah membuat keputusan penting karena manajer tingkat yang lebih rendah
lebih dekat dengan masalah.

 Sifat dari keputusan itu sendiri

 Semakin berisiko atau lebih penting keputusan yang harus dibuat, semakin besar
kecenderungan untuk memusatkan pengambilan keputusan.

 Kemampuan manajer tingkat bawah

Jika para manajer ini tidak memiliki keterampilan pengambilan keputusan yang kuat,
manajer puncak akan enggan melakukan desentralisasi.

 Praktek tradisional

Perusahaan yang telah mempraktikkan sentralisasi atau desentralisasi kemungkinan

besar akan mempertahankan postur yang sama di masa depan.

Rentang Manajemen

 Jangkauan Pengelolaan yang Luas dan Sempit

- Rentang manajemen yang luas terjadi ketika seorang manajer memiliki lebih
banyak bawahan.
- Rentang sempit terjadi ketika manajer hanya memiliki sedikit bawahan.
 Ketinggian Organisasi
- Jika rentang manajemennya luas, lebih sedikit level yang dibutuhkan, dan
organisasinya datar.
- Jika rentang manajemen sempit, dibutuhkan lebih banyak level, dan organisasi
tinggi.

Bentuk Struktur Organisasi

1. Struktur Garis
 Garis lurus dapat ditarik ke bawah melalui tingkat manajemen, dari kepala eksekutif
hingga ke tingkat terendah dalam organisasi.
 Keuntungan:
- Manajer lini dapat membuat keputusan dengan cepat dengan pertanggungjawaban
langsung karena pembuat keputusan hanya memiliki satu supervisor untuk
melapor.
 Kerugian:
- Manajer lini bertanggung jawab atas banyak aktivitas, dan oleh karena itu harus
memiliki pengetahuan yang luas tentang semuanya.
 - Struktur garis tidak terlalu efektif dalam organisasi berukuran menengah atau
besar.

2. Struktur Line-and-Staff
 Manajer lini memiliki otoritas lini.
 Manajer staf memiliki otoritas penasehat atau otoritas fungsional.
 Manajer staf dalam struktur lini-dan-staf cenderung memiliki akses ke lebih banyak
informasi daripada manajer lini.
 Konflik antara manajer lini dan manajer staf cukup umum terjadi.
 Cara untuk meminimalkan kemungkinan konflik:
- Integrasikan manajer lini dan staf ke dalam satu tim.
- Pastikan bahwa bidang tanggung jawab manajer lini dan staf ditentukan dengan
jelas.
- Mintalah manajer lini dan staf bertanggung jawab atas hasil aktivitas mereka.

3. Struktur Matriks
 Setiap individu yang bekerja dengan tim melapor ke manajer proyek dan atasan
individu di departemen fungsional.
 Proyek tim lintas fungsi mungkin bersifat sementara dan dibubarkan setelah misi
selesai, atau mungkin permanen.
 Keuntungan:
- Menambah fleksibilitas
- Meningkatkan produktivitas
- Meningkatkan moral
- Memupuk kreativitas dan inovasi
- Pengembangan pribadi yang dialami oleh karyawan
 Kekurangan:
- Konflik rantai komando
- Mungkin butuh waktu lebih lama untuk menyelesaikan masalah dan masalah
- Bentrokan kepribadian
- Komunikasi yang buruk
- Peran individu yang tidak ditentukan
 - Tanggung jawab tidak jelas
- Kesulitan dalam menemukan cara untuk menghargai kinerja individu dan tim
secara bersamaan
- Mahal untuk perawatan

4. Struktur Jaringan
 Jenis organisasi ini memiliki beberapa karyawan tetap yang terdiri dari manajemen
puncak dan pekerja administrasi per jam.
 Fasilitas dan peralatan yang disewakan, serta pekerja sementara, bertambah atau
berkurang seiring dengan perubahan kebutuhan organisasi.
 Keuntungan:
- Fleksibilitas yang memungkinkan organisasi menyesuaikan diri dengan cepat
terhadap perubahan
- Lebih mungkin untuk bertahan hidup kehilangan anggota penting
 Kekurangan:
- Kurangnya kendali atas kualitas pekerjaan
- Semangat rendah dan perputaran tinggi di antara pekerja per jam
- Kurangnya hierarki yang jelas

Budaya perusahaan

 Budaya organisasi memiliki pengaruh yang kuat terhadap cara berpikir dan bertindak
karyawan.
 Selain itu juga dapat menentukan persepsi publik terhadap organisasi.
 Indikator budaya perusahaan yang umum:
- Pengaturan fisik (tata letak gedung atau kantor)
- Apa yang dikatakan perusahaan tentang budaya perusahaannya (dalam periklanan
atau rilis berita)
- Bagaimana perusahaan menyapa tamu (area resepsi formal atau informal)
- Bagaimana karyawan menghabiskan waktunya (bekerja sendiri di kantor atau
bekerja dengan orang lain)

Komite dan Satgas

  Komite ad hoc - komite yang dibentuk untuk tujuan jangka pendek tertentu
Contoh: komite yang dibentuk untuk meninjau rencana imbalan kerja perusahaan
 Komite tetap - komite yang relatif permanen yang ditugaskan untuk melakukan
beberapa tugas berulang
Contoh: komite tinjauan anggaran dibentuk untuk meninjau permintaan anggaran
departemen secara berkelanjutan
 Satuan tugas - sebuah komite yang dibentuk untuk menyelidiki masalah besar atau
keputusan yang menunggu keputusan
Contoh: komite dibentuk untuk menilai pro dan kontra merger dengan perusahaan lain
 Keuntungan:
- Pengetahuan dan keterampilan yang berbeda dibawa oleh anggota ke tugas yang
ada
- Cenderung membuat keputusan yang lebih akurat
- Cenderung menyebarkan hasil mereka melalui organisasi secara lebih efektif
 Kekurangan:
- Pertimbangan yang lebih lama
- Kemungkinan kompromi yang tidak perlu
- Kemungkinan dikuasai oleh satu orang

Organisasi Informal dan Grapevine

 Yang melekat pada setiap organisasi informal adalah kelompok informal dan
selentingan yang terkenal kejam.
 Kelompok informal dapat menjadi kekuatan yang kuat dalam organisasi, memberikan
pengaruh positif (misalnya, meningkatkan moral dan kepuasan kerja) dan pengaruh
negatif (misalnya, menyebabkan ketidaksepakatan dan konflik).

Glossary

 Bagan organisasi: Diagram yang merepresentasikan posisi dan hubungan dalam

suatu organisasi
 Rantai komando: Garis otoritas yang membentang dari tingkat tertinggi hingga
terendah dalam suatu organisasi
 Desain pekerjaan: Penataan tugas dan aktivitas yang diperlukan untuk mencapai
tujuan perusahaan menjadi pekerjaan tertentu untuk mendorong produktivitas dan
kepuasan karyawan
 Departementalisasi: Proses pengelompokan pekerjaan menjadi unit yang dapat
dikelola
 Tanggung jawab: Tugas untuk melakukan suatu pekerjaan atau melakukan suatu
tugas
 Otoritas: Kekuatan, dalam sebuah organisasi, untuk menyelesaikan pekerjaan atau
tugas yang diberikan
 Akuntabilitas: Kewajiban seorang pekerja untuk menyelesaikan pekerjaan atau tugas
yang diberikan
 Organisasi terdesentralisasi: Sebuah organisasi di mana manajemen secara sadar
mencoba menyebarkan otoritas secara luas di tingkat bawah organisasi
 Organisasi terpusat: Sebuah organisasi yang bekerja secara sistematis untuk
memusatkan otoritas di tingkat atas organisasi
 Span of management (atau span of control): Jumlah pekerja yang melapor
langsung ke satu manajer
 Tinggi organisasi: Jumlah lapisan, atau level, manajemen dalam sebuah perusahaan
 Struktur garis: Suatu struktur organisasi di mana rantai komando mengarah
langsung dari orang ke orang di seluruh organisasi
 Manajer lini: Posisi di mana seseorang membuat keputusan dan memberikan
perintah kepada bawahan untuk mencapai tujuan organisasi
 Struktur lini-dan-staf: Struktur organisasi yang memanfaatkan rantai komando dari
struktur lini yang dikombinasikan dengan bantuan manajer staf
 Manajer staf: Posisi yang dibuat untuk memberikan dukungan, nasihat, dan keahlian
dalam suatu organisasi
 Struktur matriks: Struktur organisasi yang menggabungkan garis otoritas vertikal
dan horizontal, biasanya dengan melapiskan departemen produk pada organisasi
departemen yang berfungsi secara fungsional.
 Lintas fungsi: Buat tim dalam tim yang terdiri dari individu dengan berbagai
spesialisasi, keahlian, dan keterampilan yang disatukan untuk mencapai tugas
bersama
 Struktur jaringan: Suatu struktur organisasi di mana administrasi adalah fungsi
utama, dan sebagian besar fungsi lainnya dikontrakkan ke perusahaan lain
 Budaya perusahaan: Ritus batin, ritual, pahlawan, dan nilai-nilai perusahaan
 Organisasi informal: Pola perilaku dan interaksi yang berasal dari hubungan pribadi
dan bukan resmi
 Grup informal: Grup yang dibuat oleh anggotanya sendiri untuk mencapai tujuan
yang mungkin relevan atau tidak relevan dengan organisasi
 Grapevine: Jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi