Kas Kecil (Petty Cash) dan Kas di Bank (Cash
in Bank) yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing
Pengertian Kas
Kas merupakan suatu aktiva lancar yang
meliputi uang logam, uang kertas dan pos-pos
lain yang dapat digunakan sebagai alat tukar
dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi
Kas merupakan harta paling lancar (aktiva
paling liquid) bagi perusahaan. Kas juga
merupakan harta yang paling ringkas sehingga
pengamanan terhadap kas perlu dilakukan
seketat mungkin, untuk menghindari
kebocoran yang akan merugikan perusahaan.
Kas dibagi menjadi dua kelompok, yaitu:
1.Kas Kecil (Petty Cash / Cash on Hand)
Merupakan uang kas yang ada dalam brankas
perusahaan yang digunakan untuk membayar
dalam jumlah yang relatif kecil misalnya
pembelian perangko, biaya perjalanan, biaya
telegram, biaya taxi dan pembayaran lain
dalam jumlah kecil.
2.Kas di Bank (Cash in Bank)
Merupakan uang kas yang dimiliki perusahaan
yang tersimpan di Bank dalam bentuk
giro/bilyet dan kas ini dipakai untuk
pembayaran yang jumlahnya besar dengan
menggunakan check.
A.   Pengertian Kas Kecil
Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis
bila dibayar dengan cek.Dana kas kecil
dipisahkan dari kas besar dan diserahkan 
kepada seorang kasir kas kecil, yang akan
mempertanggungjawabkan  setiap
pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil
bisa diserahkan kepada staf yang ada di unit-
unit kerja.Kas kecil ini biasa disimpan di dalam
cash register, dan besarnya jumlah kas kecil
berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran
unit kerja dalam jangka waktu tertentu.
B. Tujuan dibentuknya Kas Kecil
Untuk menangani masalah
perlengkapan/perbekalan kantor yang
dilakukan oleh suatu bagian di kantor
biasanya berdasarkan langkah-langkah
berikut:
1.    Untuk menghindari cara-cara pembayaran
pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak,
yang tidak ekonomis dan tidak praktis.
2.    Meringankan beban para staf dalam
memberikan pelayanan secara optimal
kepada pelanggan termasuk relasi bisnis
pimpinan. Contoh :
Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan
untuk menjamu tamunya rasanya tidak
ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya
melakukan pembayaran pengeluaran dengan
cek.
3.    Untuk mempercepat kegiatan atasan yang
mempergunakan dana secara mendadak dan
tidak terencana.
C.  Pembayaran Kas Kecil
Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk
hal-hal sbb:
1.    Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah
ditentukan batas maksimum setiap terjadi
pengeluaran-pengeluaran
2.    Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan
untuk pemberian pinjaman pada staf
3.    Bukti pengeluaran kas kecil harus
ditandatangani oleh pemengang kas kecil
4.    Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti
kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung
lainnya harus dilampirkan pada bukti
pengeluaran kas.
D. Pengisian Kas Kecil 3.    Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil
melakukan pembentukan dana kas kecil
Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas
kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah
kecil sudah menipis, maka dana harus diisi
pengeluaran.
dengan cara :
Keuntungan metode imprest :
1.    Pemegang kas kecil mengajukan
permintaan pada bendahara kas Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena
tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian
2.    Pemegang kas kecil menyiapkan daftar
atau pengeluaran kas kecil.
pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti
pengeluaran kas kecil. Menghemat waktu dalam pembukuan
pengeluaran rekening nominal.
3.    Apabila sudah sesuai dengan ketentuan,
maka bendahara kas akan memberi tanda  contoh jurnal kas kecil dengan menggunakan
persetujuan pada formulir permintaan dan metode imprest adalah sebagai berikut :
memberikan dana sebesar jumlah kas kecil
yang telah dikeluarkan.
1 Kas Kecil Rp
E. Metode pencatatan Kas Kecil 
xxx,-
      Metode Imprest
Kas Rp
     Adalah metode pembukuan kas kecil xxx,-
dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap.
(Jurnal Untuk
Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas
Mencatat
kecil tidak langsung melalukan pencatatan,
Pembentukan Kas
tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti
Kecil)
pengeluarannya.
2 Pada saat terjadi
Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana pengeluaran pada
kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan kas kecil perusahaan
pembukuan berdasarkan bukti-bukti tidak mencatat
pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil dalam jurnal laporan
mengajukan pembentukan dana kas kecil keuangan.
kepada bendahara kas yang besarnya sesuai Perusahaan hanya
dengan pembukuan dan bukti-bukti menyimpan faktur
pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap pembelian atas
dalam jumlah semula. sejumlah kas yang
Langkah-langkah operasional metode imprest dikeluarkan.
sbb: Pembelian dan biaya
dicatat ketika
1.    Pembentukan dana kas kecil dimana perusahaan mengisi
pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang kas kecil kembali
tunai untuk pembayaran pengeluaran-
pengeluaran yang diprediksikan dapat 3 Beban Perlengkapan Rp
memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu Kantor xxx,
tertentu. Beban Perangko Rp
2.    Dana kas kecil digunakan untuk xxx,
pembayaran pengeluaran-pengeluaran .  Beban Representasi Rp
 xxx,- (Mencatat pembayaran Langganan surat
Kabar Pada Surat kabar “langganan”)
Kas Rp
xxx,-
(Jurnal mencatat
beban perusahaan
apabila perusahaan  Beban Listrik                         Rp. xxx
mengisi kas kecil          Kas Kecil                                                    
kembali) Rp. xxx
4 Kas Rp     (membayar beban Listrik)
xxx,-
Kas Kecil Rp
xxx,-
(Jurnal Untuk Kas Kecil                           Rp. xxx
penutupan Kas Kecil
      Bank                                                               
Perusahaan pada
Rp. xxx
akhir periode)
(Mencatat pengisian Kembali kas kecil)    
Metode Fluktuasi

      Pengisian kas kecil pada waktu tertentu   F. Perbedaan antara metode dana tetap
selalu sama setiap terjadi pengeluaran. dengan metode fluktuasi sebagai berikut:
Pemengang kas kecil harus melakukan
pencatatan  dengan mengkredit kas kecil 1.    Dalam metode dana tetap, pengeluaran
setiap terjadi pengeluaran kas kecil. yang dilakukan oleh kasir kas kecil tidak di
buat jurnal sedangkan dalammetode fluktuasi
Karena pengeluaran setiap periode tidak pengeluaran yang di lakukan oleh kasir kas
sama, sedangkan pengisian dana kas kecil kecil di buat jurnal.
pada setiap periode dalam jumlah yang sama,
maka jumlah rekening kas kecil akan selalu 2.    Dalam metode dana tetap, Besarnya
berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran penggantian sebesar pengeluaran yang telah
yang terjadi. dilakukan sehingga saldo kas kecil selalu tetap
seperti semula. sedangkan dalam metode
 Kas Kecil                                   Rp. xxx fluktuasi pengisian kembali tidak harus
sebesar pengeluaran yang di lakukan.
         Bank                                                                
Rp. xxx 3.    Dalam metode dana tetap, saldo kas kecil
tetap (seperti semula) sedangkan
     (mencatat pembentukan Dana Kas Kecil)
dalam metode fluktuasi saldo kas kecil
berubah-ubah (tidak tetap)

Beban langganan Surat Kabar     Rp. xxx
Kas Kecil                                     Rp. xxx 
Prosedur untuk mengisi kembali kas kecil
dengan metode imperest fund system:
1.    Kas kecil dihitung oleh seorang petugas
dari bagian akuntansi. Jumlah perintah
pengeluaran kas kecil ditambah dengan sisa
uang yang ada harus sama dengan jumlah
pada saat pembentukan.
2.    Semua perintah pengeluaran kas kecil
diperiksa untuk memastikan bahwa
pengeluaran -pengeluaran itu telah mendapat
persetujuan dari pejabat yang berwenang dan
bahwa pengeluaran-pengeluaran itu
dilakukan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
3.    Perintah pengeluaran kas kecil diberi
tanda tertentu agar bukti tersebut tidak dapat
digunakan lagi untuk pengeluaran kas kecil di
kemudian hari.
membuat suatu kebijakan pertama kali
perusahaan menetapkan jumlah kecil,
kemudian digunakan sesuai dengan
kebutuhan perusahaan yang jumlahnya kecil
dan kemudian diisi kembali. Jika dalam sistem
dana tetap, jumlah pengisiannya harus
sebesar kas kecil yang telah digunakan
sehingga saldo akhirnya akan sama dengan
pada waktu pertama kali kas kecil dibuat,
sedangkan dalam sistem dana berubah,
jumlah pengisiannya tidak harus sama dengan
jumlah yang telah digunakan, tetapi boleh
lebih atau kurang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.

4.    Perintah pengeluaran kas kecil

dikelompokkan berdasarkan rekening-
Perbedaan cara pencatatn fluctuation fund
rekening biaya yang ada dalam buku besar.
system dan imperest fund system:
Sistem pencatatan dan metode penilaian dari
Pada saat kas kecil dibelanjakan
kas kecil dan kas di Bank berbeda. Kas di Bank
digunakan prosedur rekonsiliasi bank yang System imperest
dilakukan secara periodik antara pihak
Sistem imperest pada saat dibelanjakan tidak
perusahaan dengan pihak Bank. Sedangkan
perlu dijurnal (no entry), artinya cukup
kas kecil, terdapat dua metode pencatatan,
membuat catatan kecil yang tujuannya untuk
yaitu:
menghitung jumlah kas kecil yang masih
Imperest fund system (sistem dana tetap) tersedia. Akan tetapi membuat bukti
pembayaran dan menyimpannya sebagi bukti.
Dalam sistem ini, kas kecil diupayakan
Sehingga apabila suatu saat dana kas kecil
memiliki dana yang tetap, kecuali perusahaan
diperiksa (petty cash opname), pemegang
menghendaki perubahan jumlah kas kecil,
dana kas kecil dapat
misalnya perusahaan merasakan kas kecil
mempertanggungjawabkan mengenai sisa
tidak mencukupi kebutuhan yang diperlukan
yang ada ditambah jumlah bukti pembayaran
sehari-hari, maka perlu ada penambahan
yang telah dilakukan jumlahnya harus sama
jumlah kas kecil. Atau perusahaan
dengan dana tetap kas kecil.
menganggap kas kecil terlalu besar, maka
perlu dikurangi. Sehingga perusahaan perlu System fluktuasi
membuat kebijakan baru yang berkaitan
Pada sistem fluktuasi harus dicatat semua
dengan jumlah kas kecil yang ada di
jenis pengeluaran yang berasal dari kas kecil.
perusahaan, yaitu dengan melakukan
penyesuaian untuk menambah atau
mengurangi jumlah kas kecil.
Pada saat kas kecil diisi kembali
Fluctuation fund system (sistem dana
berubah) System Imperest

Dalam metode ini, jumlah kas kecil tidak harus Sistem imperest mengklasifikasikan rekening
tetap, tetapi dapat berubah sesuai dengan yang sejenis sesuai dengan rekening buku
kebutuhan perusahaan, misalnya pada waktu besar. Pengisian kas kecil harus sesuai dengan
kebijakan perusahaan, yaitu batas minimum
yang harus diisi, sehingga jumlah kas kecil                                                  Cash                        
setelah diisi harus sama dengan kas kecil pada Cash
saat terbentuk.

System fluktuasi
(* : Rekening yang sama dijumlahkan
Sistem fluktuasi tidak perlu mencapai batas
minimum dan jumlahnya tidak perlu tetap.
Artinya perusahaan boleh mengisi kapan dan
jumlah sesuai dengan kebutuhan kas kecil.
Rekonsiliasi bank

Cara Penjurnalan:
Rekonsiliasi bank yaitu membuat suatu analisa
hal-hal yang menimbulkan perbedaan antara
catatan perusahaan mengenai simpanannya
Keterangan                  Imperest fund system    
di bank dengan catatan yang disajikan oleh
Fluctuation fund system
petugas bank.

Perusahaan secara periodik (misalnya setiap

Saat pengisian atau               Petty Cash               akhir bulan) akan menerima catatan-catatan
Petty Cash secara terperinci dari banknya yang disebut
rekening koran. Dari laporan yang diterima
pembentukan                               Cash                  
akan diketahui berapa saldo simpanan
Cash
perusahaan tersebut di bank yang
bersangkutan dan selanjutnya sekaligus dapat
dicocokkan dengan catatan-catatan yang
Pemakaian kas kecil               No entry                 
Expense dibuat oleh perusahaan sendiri.

                                           Sering terjadi antara saldo simpanan menurut

Petty Cash laporan bank dengan catatan perusahaan
terdapat perbedaan. Perbedaan ini akan
dianalisa dan selanjutnya akan disusun suatu
Pengurangan kas kecil            Cash                       laporan yang dinamakan Bank Rekonsiliasi.
Cash Hal-hal yang biasanya menyebabkan
perbedaan antara nilai sisa di bank dengan
                                                  Petty Cash               nilai sisa buku adalah :
Petty Cash

1.Hal-hal yang sudah dicatat oleh perusahaan

Penambahan kas kecil             Petty Cash             tetapi belum dicatat oleh bank :
Petty Cash

                                                 Cash                        
Cash a.Setoran dalam perjalanan (deposit in
transit)

Perusahaan telah mencatat setoran ini tetapi

Pengisian kembali kas kecil     Expense (*           bank belum mencatat, karena setoran
Petty Cash tersebut belum sampai ke bank atau belum
sempat dicatat misalnya baru dicatat tanggal
berikutnya. Supaya sama catatan yang ada di
bank dan di perusahaan, maka bank harus
mencatat sebagai penambahan setoran
sebesar jumlah yang telah dicatat oleh
perusahaan.
b.Cek dalam peredaran (outstanding check).
Cek ini sudah dikeluarkan oleh perusahaan
dan dicatat dalam buku perusahaan tetapi
belum disampaikan oleh pemegang cek atau
belum dibayarkan oleh bank, sehingga catatan
yang ada di bank dan di perusahaan tidak
sama. Supaya sama maka bank harus
mencatatnya sebagai pengeluaran/
mengurangi jumlah saldo yang dimiliki oleh
perusahaan.
2.Hal-hal yang telah dicatat oleh bank tetapi
belum dicatat oleh perusahaan :
a.Inkaso. Bank kadang-kadang menerima uang
untuk kepentingan nasabah. Banyak
perusahaan yang mempunyai pelanggan yang
langsung membayar ke rekening perusahaan
di bank. Misalnya penagihan uang kas oleh
bank atas wesel tagihan dan pendapatan
bunganya untuk nasabah. Bank akan
memberitahukan kepada nasabah mengenai
penagihan yang dilakukannya ini di dalam
rekening koran. Hal ini
menyebabkan perbedaan catatan yang ada di
perusahaan dengan bank, karena bank
telah mencatat atau menambahkan hasil
tagihan dan bunganya sedangkan perusahaan
belum mengetahui dan belum mencatat, baru
mengetahui setelah memperoleh laporan
rekening koran. Supaya sama catatan yang
ada di perusahaan dan di bank, maka
perusahaan harus menambah jumlah yang
telah dicatat oleh bank.
b.Pendapatan bunga atas rekening checking.
Banyak bank membayar bunga kepada
nasabah yang memiliki nilai sisa yang cukup
banyak di dalam rekeningnya. Bank akan
memberitahukan kepada nasabah mengenai
bunga ini di dalam rekening koran. Karena
perusahaan belum mencatat, maka
perusahaan perlu menambahkan
sejumlah bunga yang telah dicatat oleh bank.
c.Biaya bank
Biaya ini dibebankan kepada perusahaan
karena bank telah
memberikan jasa pada perusahaan misalnya
bank melakukan penagihan kepada nasabah.
Biaya penagihan telah dicatat oleh bank,
tetapi perusahaan belum data/akuntansi
keuangan II/kas kecil dan rekonsiliasi bank
11mengetahui dan baru mengetahui setelah
ada laporan rekening koran dari bank,
sehingga terjadi perbedaan antara catatan
yang ada di bank dan di perusahaan. Supaya
sama maka perusahaan harus mencatat
sejumlah bunga yang dibebankan oleh bank
yaitu dengan mengurangi saldo yang ada di
perusahaan.
d.Cek kosong (non suffecience fund).
Perusahaan telah menerima check dari
langganan dan telah mencatat sebagai hasil
penagihan piutang misalnya kemudian cek
tersebut dikirimkan ke bank untuk
mencairkan atau menambah simpanan,
setelah diteliti ternyata check tersebut kosong
dan ditolak oleh bank (bank tidak melakukan
pencatatan). Mengenai penolakan ini belum
sempat dilaporkan ke perusahaan, setelah
perusahaan mengetahui bahwa cek tersebut
kosong, perusahaan harus mengembalikan
cek tersebut. Maka yang tadi telah dicatat
oleh perusahaan sebagai penambahan saldo
dikurangi lagi supaya nilainya menjadi nol dan
perusahaan masih memiliki piutang kepada
langganannya.

e.Kesalahan yang dilakukan baik oleh bank

maupun perusahaan Kesalahan ini dapat
berupa kesalahan dalam angka ataupun
kesalahan dalam rekening dan untuk
menyamakan harus dilakukan jurnal koreksi
baik koreksi nama rekening maupun koreksi
jumlah angka. Dan untuk angka mungkin akan
menambah saldo atau mungkin akan
mengurangi saldo baik yang ada di
perusahaan maupun yang ada di bank.