2

MAKALAH

ALUR DOKUMEN PEMBELIAN BARANG DI

PT. BAKRIE METAL INDUSTRIES

Disusun oleh:

NAMA : MUHAMMAD RIZKY FAHRI

NIM : 22210057
PROGRAM STUDI : Adminitrasi Bisnis (D3)
FAKULTAS : Ekonomi & Bisnis
TAHUN : 2021
 3

BAB I

PENDAHULUAN

.1 Latar belakang
Alur dokumen pembelian barang merupakan suatu mekanisme yang
dilakukan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Kegiatan Pembelian ini merupakan salah satu fungsi dasar sebuah perusahaan,
karena suatu perusahaan tidak akan dapat beroperasi dengan baik tanpa
pengelolaan pembelian yang benar dan sesuai dengan prosedur. Pembelian
tersebut timbul akibat adanya permintaan barang yang akan diproduksi untuk
menghasilkan suatu output untuk mendapatkan laba.Pada dasarnya peran
fungsi pembelian adalah untuk menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan
oleh perusahaan pada waktu, harga dan kualitas yang tepat. Dan untuk
mencapai tahap pembelian tentunya ada serangkaian proses-proses yang
terjadi di belakang sebelum sampai pada proses pembelian seperti kebutuhan-
kebutuhan dasar produksi yang sebelumnya sudah diperkirakan oleh
departemen produksi.

Pentingnya pembelian ini menjadi fokus penting dan berpengaruh bagi

setiap perusahaan, dan bila perusahaan sudah masuk ke dalam skala besar
biasanya pembelian menjadi suatu proses yang sangat rumit dan harus
dikendalikan dengan benar karena berkaitan dengan kas perusahaan.
 4

Fugsi pembelian sering dianggap sebagai bagian yang paling penting dan
berpengaruh, bahkan bisa dikatakan sebagian besar proses bisnis berasal dari
kegiatan pembelian. Alasan yang sangat fundamental untuk membahas fungsi
pembelian ialah karena dalam bidang ini pemborosan mudah terjadi, baik
karena perilaku yang disfungsional maupun karena kurangnya pengetahuan
dalam berbagai aspek pembelian bahan, sarana, prasarana dan suku cadang
yang diperlukan perusahaan.

Tidak banyak perusahaan yang menguasai sendiri bahan baku yang

diperlukan untuk diolah lebih lanjut menjadi produk jadi, sehingga bisa
disimpulkan bahwa tidak ada satupun bentuk atau jenis perusahaan yang tidak
terlibat dengan fungsi pembelian. Pengalaman banyak perusahaan bahwa
biaya untuk menghasilkan suatu produk mungkin mencapai sekitar lima puluh
persen dari harga jual produk, menjadikan fungsi pembelian sebagai sumber
pemborosan apabila tidak dilakukan dengan baik dan sumber penghematan
yang akan memperbesar laba perusahaan apabila dilakukan dengan teliti dan
cermat.

Pada jaman modern ini beberapa perusahaan telah memberikan

kewenangan untuk melakukan pembelian dengan batasan-batasan tertentu
yang dapat dipertanggung jawabkan oleh setiap departemen terkait agar
pembelian barang dilaksanakan dengan ekonomis dan seefektif mungkin guna
mencapai kondisi perusahaan yang sehat karena pembelian merupakan
kegiatan yang memerlukan pengerahan sumber daya dalam jumlah yang
besar.

Dengan perlakuan seperti itu maka diperlukan komunikasi antar

departemen, di sinilah asimetri informasi kerap terjadi. Asimetri informasi
terjadi karena kurangnya komunikasi antara pemberi dan penerima informasi,
hal ini disebabkan oleh beberapa hal yang mungkin saja datang dari external
maupun internal individu.
 5

Asimetri informasi juga dapat menimbulkan keuntungan pada salah satu

pihak akibat lemahnya penerapan good corporate governance.Maka dari itu
laporan informasi yang benar perlu diberikan kepada departemen
terkait.Penarapan ini untuk menuntut akuntabilitas dan transparasi dari
individu yang diberikan otoritas agar dapat menciptakan suatu pengelolaan
perusahaan secara efektif dan kondisi lingkungan yang kondusif yang juga
dapat menunjang terciptanya pertumbuhan yang efisien.

Good corporate governance diharapkan dapat meningkatkan kinerja

departemen melalui pengawasan dan monitoring kinerja departemen serta
menjamin terciptanya akuntabilitas departemen terhadap departemen terkait
berdasarkan peraturan yang ada. Konsep ini pada intinya menghendaki adanya
transaparasi yang lebih baik bagi semua pengguna laporan yang mana bila
digunakan dengan baik dapat meningkatkan kinerja departemen.

Akuntabilitas sebagai salah satu prinsip good corporate governance

berkaitan dengan pertanggungjawaban pimpinan atas keputusan dan hasil
yang dicapai, sesuai dengan wewenang yang dilimpahkan dalam pelaksanaan
tanggung jawab mengelola organisasi.Prinsip akuntabilitas digunakan untuk

menjalankan sistem kontrol yang efektif.untuk mencapai manajemen public

yang baik. Prinsip akuntabilitas menuntut 2 (dua) hal, yaitu kemampuan
menjawab dan konsekuensi. Akuntabilitas bermakna pertanggungjawaban
dengan menciptakan pengawasan melalui distribusi kekuasaan sehingga
mengurangi penumpukan kekuasaan sekaligus menciptakan kondisi saling
mengawasi.
 6

.2 Rumusan masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas maka

dapat diambil rumusan masalah sebagai berikut:

I. Bagaimakah alur dokumen pembelian yang berlaku di PT. Bakrie Metal

Industries?
II. Apakah pelaksanaan pembelian sudah sesuai SOP?
III. Bagaimanakah tingkat efektivitas penerapan good corporate governance pada
prosedur pembelian PT. Bakrie Metal Industries

.3 Tujuan

Adapun manfaat dari dari observasi struktur organisasi dapat

memberikan suatu informasi bagi pihak-pihak yang terkait yaitu

sebagai berikut :

I. Bagi perusahaan
Hasil observasi ini dapat memberikan manfaat dan sebagai
bahan masukan berupa saran untuk meningkatkan kualitas
informasi dalam penerapan prinsip akuntabilitas pada good
corporate governance.
II. Bagi Penulis

Hasil observasi ini diharapkan dapat menambah wawasan dan

pengetahuan dengan melihat praktik sebenarnya yang terjadi
di lapangan serta belajar memecahkan masalah khususnya
yang berhubungan dengan alur dokumen yang dapat
meningkatkan pemahaman tentang pembelian barang
 7

perusahaan

III. Bagi Perguruan Tinggi

Hasil observasi ini diharapkan dapat dipergunakan sebagai
bahan referensi dan dasar penelitian sejenis yang dapat
dikembangkan lebih luas yang diterapkan pada perguruan
tinggi di masa mendatang

.4 Manfaat bagi mahasiswa

.1 Menambah pengetahuan dan wawasan dalam pembelian barang

di sebuah perusahaan

.2 Menambah nilai akademik mahasiswa

 8

BAB 2

PEMBAHASAN

.1 Sejarah organisasi secara singkat

PT. Bakrie Metal Industries adalah perusahaan yang bergerak dibidang pembuatan
produk-produk baja bergelombang. Adapun sejarah dan struktur organisasi PT. Bakrie
Metal Industries akan diterangkan sebagai berikut Sejarah Perusahaan Perusahaan ini
pada awalnya merupakan usaha bersama antara ARMCO Australia dan PT. Bakrie &
Brother s yang didirikan pada tahun 1981 dan berlokasi di Jalan Raya Kaliabang
Bungur No.86, Kelurahan Harapan Jaya, Kecamatan Bekasi Utara, Bekasi 17124, yang
kemudian pada tahun 1984 keseluruhan saham perusahaan ini dimiliki sepenuhnya
oleh PT. Bakrie & Brother s, dimana pengoperasian perusahaan ini sepenuhnya
dilakukan oleh tenaga-tenaga terampil dari Indonesia. Pada tahun 1987 perusahaan ini
berubah nama menjadi PT. Bakrie Corrugated Metal Industries (PT. BCMI) dan pada
tahun 2008 menjadi PT. Bakrie Metal Industries (PT. BMI) yang merupakan salah satu
perusahaan dari kelompok usaha Bakrie yang bergerak di bidang pembuatan baja
bergelombang serta jembatan. PT. Bakrie Metal Industries adalah perusahaan yang
memiliki manajemen mutu dan sudah bersertifikat ISO 9001:2008. Produk-produk baja
bergelombang PT. Bakrie Metal Industries memiliki mutu standard SNI, sedangkan
untuk proses galvanizing, kemampuan proses mencapai ton per tahun. 29

.2 Struktur organisasi

Struktur Organisasi Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan

antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan
dalam menjalankan kegiatan opersional. Struktur organisasi menggambarkan
dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan
bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Struktur organisasi pada
perusahaan ditunjukkan agar tata kerja organisasi lebih terjamin. Dengan adanya
struktur organisasi yang jelas, dapat diketahui bagaimana tugas dan tanggung
jawab dari tenaga kerja pada PT. Bakrie Metal Industries sebagai anggota
organisasi perusahaan dalam melaksanakan tugasnya. Secara rinci bagian struktur
organisasi pada PT. Bakrie Metal Industries adalah seperti yang digambarkan
seperti ini : DIREKTUR UTAMA / CHIEF EXECUTIVE OFFICER (CEO)
MANAGEMENT REPRESENTATIVE ASSISTANT TO CEO INTERNAL CONTROL
 9

CHIEF TECHNICAL OFFICE (CTO) CHIEF OPERATO R OFFICE (COO) CHIEF

COMMECIAL OFFICE (CCO) Sumber : PT. Bakrie Metal Industries CHIEF
FINANCIAL OFFICER (CFO) CHIEF CORPORATE AFFAIR OFFICE (CCAO)
Gambar di bawah ini merupakan struktur organisasi PT. Bakrie Metal Industries
 10

.3 Gambar / Flowchart alur dokumen

1 1.2

PR PR

1.3 Check
AVL

2.1
2

SPPH SPPH

2.3 SPH SPH 2.2

KLARIFIKASI
2.4 NEGOSIASI

3 3.1 3.2

Check DPH oleh PIC Approval oleh PIC

DPH Sesuai tabel Approva Sesuai tabel Approval
DPH DPH
 11

4 4.1 4.5
4.2

Draft PO Approval PO oleh PIC Approval

Sesuai tabel Approval NO
PO
4.6
4.4 4.3

Kembali ke
List PO PO procurement untuk
dilakukan revisi

5.2 5.1

BRG

BRG

FP FP

INV INV
5

SJ SJ
 12

6 6.1
5.4

ITEM Pembayaran
GRD FG
5.3 CHECK barang

FP

GRD
INV

.4 Penjelasan secara deskriptif flowchart alur dokumen

o 1 = User dept membuat dokumen purchase request ke bagian

prucorement dept
o 1.2 = procurement dept mengumpulkan dokumen kebutuhan
perusahaan dari user dept

o 1.3 = procurement dept membuat check ketersediaan barang

o 2 = procurement membuat surat permintaan penawaran harga

untuk supplier
o 2.1 = supplier menerima surat permintaan penawaran harga dari
procurement
o 2.2 = supplier membuat surat penawaran harga
o 2.3 = procurement menerima surat penawaran harga dari supplier
o 2.4 = procurement mengklarifikasi & melakukan negosiasi

o 3 = Preocurement membuat daftar perbandingan harga dari seluruh

Supplier
 13

o 3.1 = production plan control check dph oleh PIC sesuai tabel
Approval dph
o 3.2 = finance dept approval oleh pic sesuai tabel Approval dph

o 4 = procurement dept membuat daftar pre order ke bagian PPC

o 4.1 = Approval PO oleh PIC sesuai tabel Approval PO
o 4.2 = Finance Dept memutuskan Approval
o 4.3 = jika yes finance dept membuat persetujuan ke Procurement
dept
o 4.4 = Procurement membuat list PO
o 4.5 = jika no Finance dept memerintahkan procurement untuk revisi
o 4.6 = kembali ke procurement untuk melakukan revisi

o 5 = Supplier menyiapkan barang, & membuat faktur pajak, invoice,

surat jalan.
o 5.1 = Supplier mengirimkan barang
o 5.2 = PPC menerima barang dari Supplier beserta faktur pajak,
invoice, surat jalan.
o 5.3 = PPC membuat good receive document (GRD).
o 5.4 = Finanace Dept menerima berkas GRD, faktur pajak, invoice,
surat jalan.

o 6 = Finanace Dept melakukan item check

o 6.1 = setelah dokumen lengkapFinance Dept melakukan
pembayaran ke Supplier
 14

BAB 3

KESIMPULAN

1. Sehubungan dengan adanya permintaan barang dan jasa maka untuk alur
dokumen pembelian barang dimulai dari Purchase Request, Purchase Order,
Invoice, Surat jalan penerimaan barang, sampai dengan closing dokumen oleh
Finance dept.

o Pada PT. Bakrie Metal Industries dokumen yang digunakan dalam proses

pembelian adalah surat order pembelian, pertelaan barangmasuk ,faktur, bukti
pembayaran, dan tanda terima barang. Surat order pembelian atau purchase
order digunakan sebagai bukti atau lampiran pemesanan barang kepada pemasok
yang telah dipilih. surat order pembelian diotorisasi oleh bagian pembelian atau
direktur operasional. Pertelaan barang masuk digunakan sebagai pencatatan atas
 15

barang yang diterima setelah disesuaikan jenis, spesifikasi, mutu dan

kuantitasnya seperti yangtercantum didalam Purchase Order.

o Faktur digunakan sebagai bukti proses pembelian barang dari pemesanan

sampai pengiriman barang. Faktur dibuat oleh pemasok yang akan diberikan
kepada perusahaan. Dan dokumen terakhir yang digunakan adalah tanda terima
barang, dokumen ini digunakan sebagai bukti bahwa barang yang dipesan telah
diterima digudang. Tanda terima dibuat oleh bagian gudang dan diserahkan
kepada pemasok.

o Terdapat beberapa alur dokuman dalam proses pembelian barang pada PT.
Bakrie Metal Industries antara lain dokumen permintaan pembelian, dokumen
permintaan harga dan pemilihan supplier, dokumen order pembelian, dokumen
penerimaan barang.

o Penerapan sistem pengendalian intern pada PT. Bakrie Metal Industries sudah
dijalankan dengan sangat baik. Dikatakan sangat baik dikarenakan antara lain
Adanya pemisahan fungsi : fungsi pembelian, fungsi pengadaan barang, dan
fungsi plan production control. 

o Semua dokumen diotorisasi oleh bagian yang bertanggung jawab.

o dilakukan penawaran harga oleh pemasok- dilakukan pemeriksaan barang oleh

bagian penerimaan barang- Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat
pembayaran- Bagian Finance dept melakukan pengecekan harga sebelum
melakukan pembayaran kepada pemasok.